BAB II : TINJAUAN TEORITIS
3. Fungsi-fungsi Manajemen
Sebagaimana telah diketahui manajemen sebagai suatu proses dan usaha merencanakan, mengorganisir, menggerakkan, mengarahkan, mengawasi dan mengevaluasi semua aktivitas dalam suatu organisasi agar mencapai tujuan yang telah
ditentukan, hal ini diperlukan fungsi-fungsi yang mamapu berjalan dengan maksimal, efektif dan efisisen. Adapun fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut : planning (perencanaan),
organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakkan),
controlling (pengawasan).32
a. Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah maksud yang didokumentasikan secara khusus yang memuat tujuan dan tindakan. Tujuan adalah akhir dari tindakan, sedangkan tindakan itu sendiri adalah alat untuk mencapai tujuan. Tujuan adalah merupakan target yang menjadi sasaran manajemen, sedangakan tindakan merupakan alat dan cara mencapai tujuan.33
Menurut S.P. Siagian, MP.A sebagaimana dikutip oleh Hamzah Ya’kub, menyatakan bahwa perencanaan adalah
32
Soekarna, Dasar-dasar Manajemen, (Jakarta : Miswar, 1986), cet. Ke-15, h. 71
33
Zaini Muchtarom, Dasar-dasar Manajemen Dakwah, (Yogyakarta : Al-Amin Press, 1996) cet. Ke-1, h.62
keseluruhan proses pemikiran dan penetan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.34
Dalam proses perencanaan ini diperlukan ketelitian dan ketepatan membuat perhitungan dan pertimbanagn dalam mengambil keputusan yang menyangkut :
a) Apa yang akan dikerjakan? b) Kapan dilakukan pekerjaan itu?
c) Bagaimana melakukan pekerjanaan itu? d) Kepada siapa tugas itu diserahkan? e) Dimana pekerjaan itu dilaksanakan?
f) Mengapa pekerjaan itu harus dilaksanakan?35
Perencanaan merupakan cara menetukan pola tindakan yang akan diambil. Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam proses perencanaan adalah sebagai berikut :
1) Perhitungan dan perkiraan masa depan
2) Penetapan dan perumusan sasaran dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
3) Penetapan tindakan-tindakan dan prioritas pelaksanaannya. 4) Penetapan metode
5) Penetapan dan penjadwalan waktu 6) Penetapan lokasi.
34
Hamzah Ya’kub, Menuju Keberhasilan Manajemen dan Kepemimpinan, (Bandung : CV Diponegoro, 1984), cet. Ke-1, h. 60
35
7) Penetapaan biaya, fasilitas dan faktor-faktor lain yang diperlukan.36
b. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian berasal dari kata dasar organisasi (organum-bahasa latin) yang berarti alat atau badan.
Pengorganisasian merupakan langkah selanjutnya setelah dibuat perencanaan dengan orang-orang yang akan
menjalankan tugas, membuat pembagian tugas serta
menetepkan kedudukan masing-masing dalam hubungan antara bagian yang satu dengan yang lain.
Secara terminologi pengorganisasian diartikan sebagai “penciptaan suatu struktur dengan bagian-bagian yang
dipadukan, sehingga mempunyai hubungan yang saling mempengaruhi satu sama lain.37
Adapun pendapat lain mengatakan bahwa pengorganisasian adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan atau manajer dalam menyusun struktur wewenang formal, dimana pekerjaan dibagi-bagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil agar dapat dikerjakan oleh orang perorang.38
Dalam melakukan pengorganisasian formal, maka langkah-langkah yang perlu diambil ialah sebagai berikut :
36
Abd. Royad Saleh, Manajemen Dakwah Islam, (Jakarta : Bulan Bintang, 1993), cet. Ke- 3, h. 45
37
Hamzah Ya’kub. Loc . cit., h. 59
38
a) Kejelasan tujuan, tahap pertama yang palling penting adalah tujuan yang jelas yang menjadi sasaran kegiatan.
b) Pembagian tugas pekerjaan, pekerjaan yang dianggap besar harus dibagi-bagi menjadi beberapa tugas –tugas yang kecil c) Pengelompokkan kegiatan, kegiatan yang telah dibagi-bagi
tersebut kemudian dikelompokkan dalam kesatuan-kesatuan praktis.
d) Penggarisan dengan jelas setiap tugas, setiap tugas harus dijelaskan dengan gamblang kegiatan apa saja yang harus dilakukan
e) Penetapan tenaga, setelah jelas tugas dan bagian pekerjaan, maka langkah selanjutnya adalah penempatan orang-orang yang dipandang mampu dan berkompeten dalam menjalankan tugas masing-masing.
f) Delegasi kekuasaan, oarang yang telah diberi tugas tertentu harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya. Untuk memutuskan sesuatu yang berhubungan dengan tugasnya diperlukan pendelegasian atau pemberian wewenang, sehingga orang tersebut itu benar-benar berfungsi.39
c. Actuating (Penggerakkan)
Penggerakkan menurut George R. Terry seperti dikutip Hamzah Ya’kub adalah “tindakan untuk mengusahakan agar
39
semua anggota kelompok atau organisasi suka berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran agar sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha orgaisasi”.40
Menurut Sondang P. Siagian seperti yang dikutip oleh Hamzah Ya’kub, penggerakan adalah sebagai “keseluruhan proses pemberian motivasi bekerja kepada bawahan
sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan
ekonomis”.41
Adapun langkah-langkah penggerakkan adalah pemberian motivasi, pembimbingan, penjalinan hubungan, penyelenggaraan hubungan, penyelenggaraan komunikasi dan peningkatan pelaksana.42
a) Pemberian motivasi, peranan dorongan atau motivasi yang diberikan oleh pimpinan adalah sangat penting dalam sebuah organisasi. Dengan motivasi yang tepat akan lahir semangat yang tinggi serta keikhlasan dalam bekerja. Dengan adanya keikhlasan akan memelihara semangat kerja dan loyalitas yang tinggi.
b) Pembimbingan, pembimbingan yang dilakukan oleh
pimpinan terhadap pelaksana (bawahan) dilakukaan dengan jalan memberikan perintah dan petunjuk serta usaha-usaha 40 Ibid 41 Ibid, h. 78 42
yang lainnya yang bersifat mempengaruhi dan menetapkan arah tindakan mereka.
c) Penjalinan hubungan, usaha ini dilakukan oleh pimpinan terhadap para pelaksana, agar terhindar dari terjadinya kesalah pahaman, kesimpang siuran, kekacauan daan lain-lain.
d) Penyelenggaraan komunikasi, komunikasi yang baik antara pimpinan dengan bawahan sangat membantu dalam kelancaran proses kegiatan.
e) Pengembangan dan peningkatan pelaksana, usaha ini diharapkan mampu meningkatkan kesadaran, kemampuan, keahlian, keterampilan para pelakasana, sehingga proses penyelenggaraan kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien.
d. Controlling (Pengawasan)
Untuk dapat mengetahui apakah tugas-tugas telah dilaksanakan oleh para bawahan, bagaimana tugas-tugas tersebut dilaksanakan, sudah sejauh mana pelaksana tugas-tugas tersebut, apakah ada penyimpangan-penyimpangan, maka disinilah peran seorang pemimpin untuk senatiasa melakukan pengawasan terhadap berjalannya kegiatan-kegiatan di organisasi yang ia pimpin. Dengan adanya pengawasan tersebut pimpinan dapat mengambil langkah-langnkah pencegahan bila terdapat indikasi penyimpangan yang sedang berlangsung.
Adapun pengertian pengawasan adalah “suatu proses usaha untuk menjamin dan mempertahankan berbagai usaha dalam manajemen atau dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, agar sesuai dengan perencanaan semula”.43
