BAB II KAJIAN TEORI
3. Fungsi Manajerial
3. Fungsi Manajerial
Seorang kepala sekolah harus memahami fungsi-fungsi manajerial agar ia dapat menerapkan dalam kepemimpinannya di sekolah. Penguasaan terhadap fungsi-fungsi manajerial sangat penting sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan seorang kepala sekolah.
Fungsi-fungsi manajerial itu meliputi; perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan atau supervisi.
a. Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua kegiatan dalam suatu organisasi karena tanpa perencanaan maka kegiatan-kegiatan lainnya dalam organisasi seperti pengorgaganisasian,
kepemimpinan, dan pengawasan atau supervisi tidak akan bisa dilaksanakan. Dengan perencanakan maka tujuan organisasi dapat terlihat dengan jelas sehingga akan mempermudah mengatur strategi dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang diinginkan.
Kegiatan apapun yang dilakukan memerlukan sebuah perencanaan yang baik agar apa yang dilakukan bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa perencanaan sebuah kegiatan tidak akan mencapai hasil maksimal dan bisa sangat mmngkin mengalami kegagalan. Dalam membuat perencanaan, yang harus dilakukan adalah semua komponen yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Manajer sebelum membuat perencanaan harus mengumpulkan data, menganalis data, dan membuat keputusan.
Perencanaan berarti bahwa para manajer memikirkan kegiatan-kegiatan mereka sebelum dilaksanakan. Berbagai kegiatan-kegiatan ini biasanya didasarkan pada berbagai metode, rencana atau logika, bukan hanya atas dasar dugaan atau firasat.20
Perencanaan (planning), adalah 1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan 2) penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. 21
Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Tanpa perencanaan atau planning, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana personel maupun material.22
Perencanaan sangat penting artinya dalam sebuah kegiatan organisasi. kesuksesan sebuah kegiatan berawal dari perencanaan. Perencanaan berfungsi sebagai alat kontrol dan petunjuk arah kegiatan.
20
T. Hani Handoko, Manajemen, h. 9
21
T. Hani Handoko, Manajemen, h. 23
22
Dari perencanaan akan bisa dilihat sumber daya apa yang diperlukan untuk menunjang kesuksesan apa yang akan dilaksanakan.
Perencanaan terkait dengan apa yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakan, siapa yang akan mengerjakan, kapan akan dikerjakan, dan dimana akan dikerjakan. Dengan demikian dapat ditetapkan apa dan siapa saja yang harus dilibatkan dalam sebuah kegiatan.
Organisasi perencanaan berhubungan dengan penetapan tujuan organisasi, penentuan sumber, dan hambatan dalam mencapai tujuan, dan penentuan langkah untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Secara jelas, langkah-langkah untuk menentukan perencanaan adalah:
1. Menentukan tujuan yang akan dicapai. 2. Mengadakan penelitian masalah. 3. Mengumpulkan data.
4. Menentukan langkah yang akan ditempuh dalam upaya pencapaian tujuan.
5. Mencari upaya pemecahan masalah dan penyelesaian pekerjaan.
Adapun syarat-syarat dalam membuat perencanaan adalah:
1. Memliki tujuan yang jelas, namun sederhana, dan bersifat praktis. 2. Menghindari sikap untung-untungan dalam menentukan
perencanaan dan menghindari adanya penduplikasian perencanaan. 3. Mengoordinasikan kegiatan yang akan dilakukan sehingga dapat
mencapai tujuan yang diharapkan.
4. Mengatur pelaksanaan kegiatan berdasarkan urutan kepentingan masing-masing sehingga tidak terjadi tumpang tindih antara satu kegiatan dengan keiatan yang lainnya.
5. Melakukan penghematan tenaga, biaya, dan waktu dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan sebaik-baiknya dan menyesuaikan kegiatan dengan jumlah dana yang tersedia.23
Perencanaan bisa mengantisipasi akibat yang akan timbul dalam pelaksanaan kegiatan. Dengan perencanaan bisa diukur kendala-kendala yang akan dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan. Sejak awal kegiatan, kendala yang akan dihadapi sudah diantisipasi sehingga kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dan mencapai hasil yang diinginkan.
23
Agar tercapai hasil yang maksimal dalam sebuah kegitana, manajer terlebih dahulu menentukan metode atau cara yang sesuai dengan kegiatan. Metode yang baik akan bisa mencapai hasil yang maksimal jika dilaksanakan oleh orang yang sesuai dan mempunyai kemampuan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
b. Fungsi Pengorganisasian
Manusia adalah makhluk sosial yang tidak bisa memenuhi kebutuhan hidupnya sendiri. Hal itulah menyebabkan manusia cenderung untuk mengelompokkan diri dalam satu organisasi. Setidaknya ada tiga hal yang menyebabkan terjadinya kelompok, yaitu aktivitas-aktivitas, interaksi-interaksi, dan sentimen-sentimen ( perasaan atau emosi ). Tiga elemen pembentuk kelompok tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Semakin banyak aktivitas-aktivitas seseorang dilakukan dengan orang lain ( shared ), semakin beraneka interaksi-interaksinya, dan juga semakin kuat tumbuhnya sentimen-sentimen mereka.
2. Semakin banyak interaksi-interaksi di antara orang-orang, maka semakin banyak kemungkinan aktivitas-aktivitas dan sentimen yang ditularkan ( shared ) pada orang lain.
3. Semakin banyak aktivitas dan sentimen yang ditularkan pada orang lain, maka semakin banyak kemungkinan ditularkannya aktivitas dan interaksi-interaksi.24
Kumpulan individu-individu yang membentuk kelompok organisasi ini membutuhkan seorang pemimpin atau manajer untuk mengarahkan dan mengorganisir agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Tanpa adanya pemimpin atau manajer kelompok individu tersebut belum dapat dinyatakan sebagai organisasi.
Seorang manajer tidak bekerja sendirian. Ia dibantu oleh bawahannya dalam melakukan pekerjaan. Maka agar pekerjaan itu bisa
24
Daniel Goleman, dkk, Kepemimpinan Berdasarkan Kecerdasan Emosi, ( Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 2006 ), h. 81
berjalan dengan baik manajer harus bisa memanfaatkan semua sumber daya manusia yang ada dalam organisasi untuk melaksanakan suatu pekerjaan. manajer diharapkan mampu menempatkan seseorang sesuai dengan keahliannya. Penempatan seseorang pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya inilah salah satu manfaat pengorganisasian.
Organisasi-organisasi adalah peralatan sosial dan teknologi yang dapat dicapai untuk mencapai tujuan-tujuan yang kompleks yang tidak mungkin dilaksanakan oleh orang perorangan. Organisasi-organisasi tersebut dapat dipandang sebagai unit-unit di mana terjadi proses input-input tertentu dari suatu lingkungan untuk tujuan penciptaan output-output khusus yang diperlukan oleh masyarakat berupa barang-barang dan jasa-jasa.25
Sekolah merupakan salah satu bentuk organisasi yang di dalamnya terjadi proses pembelajaran untuk menghasilkan output-output yang nantinya berguna di masyarakat. Sebagai organisasi yang bergerak dalam bidang jasa sekolah diharapkan mampu memberikan kepuasan bagi masyarakat.
Dalam sekolah, pengorganisasian semua potensi sekolah untuk mencapai kemajuan sangat diperlukan. Kepala sekolah bisa bekerjasama dengan oran tua murid dalam rangka upaya meningkatkan prestasi murid. Bisa juga memanfaatkan alumnus untuk menambah kegiatan di sekolah. Potensi-potensi yang dimiliki sekolah hanya akan berdaya guna jika mampu didayagunakan dengan baik oleh kepala sekolah sebagai manajer.
Kreatifitas dan kepekaan kepala sekolah dalam memanfaatkan sumber daya yang dimiliki sekolah sangat penting bagi kemajuan sekolah. Sumber daya sekecil apa pun harus bisa berguna bagi kemajuan sekolah. Kemampuan kepala sekolah dalam membuat konsep terhadap apa yang akan dilakukannya demi kemajuan sekolah merupakan modal penting yang harus dimiliki.
25
c. Kepemimpinan
Kepemimpinan dapat didefinisikan sebagai proses mempengaruhi orang lain untuk berbuat guna mewujudkan tujuan-tujuan yang sudah ditentukan. Kepemimpinan selalu melibatkan upaya seseorang (pemimpin) untuk mempengaruhi perilaku seseorang pengikut atau para pengikut dalam suatu situasi.26
Pemimpin berperan agar semua potensi yang ada dalam organisasi dapat dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin agar dapat digunakan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kepemimpinan sangat erat hubungannya dengan manusia, karena manusia merupakan sumber daya terpenting dalam sebuah organisasi. Manusia yang menetapkan tujuan organisasi, dan manusia pula yang mengupayakan agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai. Kompleksitas sifat manusia inilah yang kemudian harus diarahkan oleh seorang pemimpin agar dapat secara bersama-sama menuju tujuan yang telah ditetapkan. Inilah yang menjadikan adanya seorang pemimpin dalam organisasi sangat penting. Namun pemimpin itu sendiri tidak lahir dengan sendirinya.
Pemimpin bisa lahir dari beberapa faktor. Seorang pemimpin bisa lahir dari lingkungan, artinya lingkungan seseorang menjadikannya sebagai pemimpin. Ini bisa terjadi jika seseorang aktif dalam kegiatan-kegiatan organisasi. ini biasanya disebut teori tabularasa. Pemimpin bisa juga karena memang ia dilahirkan untuk menjadi pemimpin. Artinya sejak lahir ia sudah mempunyai bakat untuk menjadi pemimpin. Ini disebut dengan teori bakat. Atau pemimpin bisa lahir
26 M. Manullang, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: Andi Offset,1987), jilid I, h. 127
dari dua faktor tersebut. Artinya, seseorang yang mempunyai bakat sejak lahir menjadi pemimpin kemudian lingkungan juga mendukung bakat tersebut.
Dalam organisasi sekolah terdapat berbagai macam latar belakang individu dengan berbagai macam keahlian dan keterampilan masing-masing. Kepala sekolah sebagai pemimpin bertugas untuk mengarahkan semua potensi yang ada untuk bisa dimanfaatkan dengan maksimal dalam upaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Walaupun sebuah organisasi mempunyai sumber daya yang berkualitas. Namun jika tidak ada kepemimpinan yang baik maka sumber daya tersebut tidak akan efektif dalam mencapai tujuan.
Keberhasilan seorang pemimpin tidak hanya ditentukan oleh kecerdasan intelektual saja, tapi dalam kepemimpinan modal yang paling penting adalah kecerdasan emosional. Para pemimpin besar bekerja dengan melibatkan emosi.
Seperti yang diingatkan oleh Albert Einstein,” Kita harus berhati -hati agar kita tidak mendewakan intelek. Tentu saja intelek mempunyai kekuatan tetapi tidak memiliki kepribadian. Intelek tidak bisa memimpin, intelek hanya bisa melayani.”27
Pemimpin yang ingin sukses tidak cukup hanya memiliki kecerdasan intelektual saja. Orang yang cerdas secara intelektual saja tidak akan mampu untuk menjadi pemimpin yang baik. Pemimpin (leader) yang sukses adalah pemimpin yang melibatkan emosi dalam kepemimpinannya. Dengan emosi seorang pemimpin akan bisa membawa dampak positif bagi kemajuan organisasi.
Salah satu contoh pemimpin sukses adalah Napoleon Bonaparte yang sukses memimpin Perancis selama 14 tahun. Napoleon bukanlah seorang yang terkenal, ia hanya perwira rendah. Salah satu kunci
27 Daniel Goleman, Kepemimpinan Berdasarkan Kecerdasan Emosi, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2006), cet. 4, h. 31
keberhasilan dari kepemimpinannya adalah kemampuan menyampaikan perintah dengan cepat dan tepat.
Kecepatan dalam bertindak adalah syarat utama keberhasilan dalam peperangan. Kecepatan dalam perencanaan dan pelaksanaan. Kecepatan akan hilang akibat keraguan terhadap persiapan dan pendistribusian perintah yang diperlukan. Perintah panjang yang memerlukan waktu persiapan, pembacaan dan pemahaman yang lebih lama adalah musuh kecepatan. Napoleon mampu mengeluarkan perintah dalam sejumlah kalimat pendek tetapi dapat menggambarkan keinginannya dan hanya memerlukan waktu singkat untuk dipahami.28
Kemampuan pemimpin untuk membaca situasi dan mengambil tindakan terhadap situasi tersebut sangat penting. Yang lebih penting lagi adalah kecepatan dan ketepatan pimpinan dalam menyampaikan perintah terhadap bawahan.
Perintah yang cepat dan tepat adalah awal dari keberhasilan pekerjaan yang akan diberikan. Banyak bawahan yang gagal dalam melaksanakan tugas bukan disebabkan karena ketidakmampuannya, tapi karena perintah yang diberikan tidak jelas sehingga membuat bingung bawahan. Hal yang tidak kalah penting dari seorang pimpinan adalah kemampuannya untuk menjadi contoh bagi bawahannya dengan sifat-sifat yang baik dan terpuji.
Pendekatan sifat-sifat sangat diperlukan dalam kepemimpinan pendidikan, mengingat bahwa kepala sekolah dan guru-guru ataupun para pendidik lainnya perlu memiliki sifat-sifat yang baik yang sesuai dengan norma-norma yang dituntut oleh pendidikan. Sebagai pendidik, guru dan pendidik lainnya diharapkan dapat menjadi suri teladan, dapat memberikan contoh perilaku yang baik kepada anak-anak didiknya. Kepala sekolah dituntut agar memiliki sifat-sifat yang baik untuk dapat memberikan bimbingan dan sekaligus memberi contoh kepada guru-guru dan para siswanya. 29
28
Conrad H. Lanza, Napolen dan Strategi Perang Modern,( Jakarta : Komunitas Bambu, 2010 ), h.19
29
M. Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, ( Bandung : Rosdakarya, 2004 ), h. 45
Sudah menjadi sifat manusia bahwa mencontoh sifat-sifat yang dilihat lebih mudah dilakukan daripada harus melakukan hal yang belum pernah dilihat. Karena itu seorang pimpinan adalah contoh terbaik bagi bawahannya.
d. Pengawasan atau Supervisi
Supervisi ialah suatu aktivitas pembinaan yang direncanakan untuk membantu para guru dan pegawai sekolah lainnya dalam melakukan pekerjaan mereka secara efektif.30
Efektifitas pembelajaran di sekolah akan dapat dirasakan jika ada pengawasan yang cukup dari kepala sekolah. Dengan adanya pengawasan maka akan diketahui kendala dan permasalahannya apa saja yang ada dalam pelaksanaan program-program pendidikan yang telah direncanakan.
Pengawasan dalam pendidikan akan berdampak pada perbaikan hal-hal yang belum sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Kalau dalam pengawasan ternyata guru-guru belum maksimal dalam memberikan pelajaran maka kepala sekolah bisa mengambil tindakan dengan menambah sarana yang mendukung pembelajaran atau bisa juga dengan memberikan peatihan kepada guru-guru. Karena tujuan pengawasan dalam pendidikan pada dasarnya adalah ingin menciptakan perbaikan dalam proses pendidikan.
Memimpin merupakan sebuah pekerjaan yang tidak hanya mengandalkan kecerdasan intelektual saja. Pemimpin yang baik adalah yang mampu merasakan apa yang dirasakan oleh bawahannya. Kepekaan terhadap situasi dan kondisi yang sedang dihadapi bawahan akan menjadikan pimpinan lebih dihargai dan disegani bawahannya.