B. Tahap Penilaian terdiri dari tiga tahap rinci, yaitu:
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atau surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan untuk manajemen bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.
5. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan tentang piutangpada debitur, membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaannya yang dijual dalam kartu persediaan.
2.6.3 Pengendalian Penjualan
Penjualan merupakan suatu bidang dinamis, disertai dengan kondisi yang selalu berubah-ubah. Sehingga selalu terjadi masalah yang baru dan berbeda, oleh karena itu diperlukan suatu analisa yang objektif terhadap penjualan dan biaya distribusi yang dapat membantu para eksekutif terhadap penjualan dan biaya distribusi yang dapat membantu para eksekutif penjualan dalam mengambil keputusan sejalan dengan tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan, yaitu melalui suatu pengendalian.
Pengertian pengendalian penjualan menurut Welsch dan kawan-kawan (2000;3) yang diterjemahkan oleh Purwtiningsih dan Maudy adalah:
“ Suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efisien yang memungkinkan tercapainya tujuan perusahaan. Kegiatan ini mencakup; a) menetapkan tujuan standar, b) membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan standar yang telah ditetapkan dan c) menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan.”
Sedangkan menurut Wilson and Campbell (1997;259) adalah
“ Pengendalian penjualan analisis, penelaahan dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi (Return On Iinvestment - ROI).”
Dari uraian diatas tersebut dikemukakan bahwa pengendalian penjualan meliputi analisis dan telaah yang harus dilakukan terhadap kebijaksanaan, metode dan pelaksanaan yang sesungguhnyauntuk memperoleh volume penjualan yang diinginkan dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi modal.
Laba bersih optimum hanya dapat dicapai apabila terdapat hubungan antara keempat faktor yaitu:
~ Investasi dalam modal kerja dan fasilitas ~ Volume penjualan
~ Biaya operasional ~ Laba kotor
Teknik-teknik analisis untuk peingkatan volume penjualan menurut Wilson and Campbell (1997:263) adalah sebagai beirkut:
1. Analisis dan pelaksanaan penjualan masa lalu dalam hubungannya dengan harga dan volume untuk menyelidiki dengan seksama segi kelemahan dari anggaran dan melaporkannya.
2. Memberi bantuan kepada pimpinan penjual untuk menentukan anggaran penjualan secara menyeluruh yang cocok dan melaporkan ketaatan pelaksanaannya sesuai rencana.
3. Memberi bantuan kepada pimpinan penjualan dalam menyusun standar penjualan.
4. Pembuatan analisis biaya yang wajar dari analisis investasi t = untuk digunakan dalam menentukan harga jual.
Pengendalian akuntansi terhadap penjualan adalah laporan-laporan yang menganalisis kegiatan penjualan yang mengungkapkan trend dan hubungan penyimpangan-penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, anggaran, atau dari standar yang telah dihitung dengan cara yang tapat agar ada tindakan perbaikan.
2.6.4 Laporan Penjualan
Hal-hal yang dapat dimasukan dalam suatu laporan penjualan mencakup bidang yang luas, menurut Wilson dan Campbell (1997:273), laporan tersebut meliputi:
1. Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya, dengan angka-angka untuk bulan berjalan dan sampai dua bulan tahun berjalan.
2. Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai denagn periode berjalan.
3. Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi presentase total. 4. Analisa penyimpangan (variances) antara penjualan yang sebenarnya
dengan yang dianggarkan dengan sebab-sebab terjadinya penimpangan. 5. Hubungan antara penjualan dan biaya, Misalnya biaya per order yang
diterima.
6. Standar penjualan, perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan kouta per salesman.
7. Data harga jual per unit. 8. Data laba kotor.
Isi laporan penjualan berbeda-beda sesuai dengan keperluan dan personalitas pemakai. Laporan –laporan yang dibuat berhubungan dengan jenjang manajemen, semakin rendah jenjang manajemen maka informasi akan menjadi semakin banyak isinya. Frekuensi dari setiap laporan akan tergantung pada kebutuhan masing-masing eksekuTIf atau anggota-anggota stafnya, apakah per hari, per minggu, per bulan, per kuartal, per tahun.
2.7 Peranan Akuntansi Pertanggungjawaban dalam Menunjang Efektivitas Manajer Penjualan.
Akuntansi Pertanggungjawaban merupakan suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulann dan pelaopran biaya dan atau pendapatan dilakukan sesuai dengan pusat pertanggung jawaban dalam organisasi, dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok orang yang
bertanggung jawab atas penyimpangan biaya atau pendapatan yang dianggarkan. Oleh sebab itu akuntansi pertanggungjawaban berperan untuk mengurangi adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan juga sebagai pemotivasi bagi manajer agar dapat melaksanakan tugasnya secara terencana dan terkendali dan kemudian para menajer tersebut harus melaporkan realisasi pendapatan dan atau biaya berdasarkan pusat-pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya dalam bentuk laporan. Dalam laporan tersebut perlu juga untuk menyertakan anggaran untuk diabndingkan dengan realisasinya agar dapat diukur kinerja yang telah dilaksanakannya. Dengan demikian akuntansi pertanggungjawaban berperan sebagai alat untuk mencerminkan skor (score) yang dibuat oleh setiap manajer dengan menggunakan berbagai sumber daya untuk melaksanakan peran manajer tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan.
Informasi akuntansi yang diapakai dalam ukuran kinerja manajer penjualan adalah pendapatan dan atau biaya penjualan. Pengukuran prestaasi manajer penjualan dapat dilakukan dengan membandingkan antara pendapatan dan atau biaya penjualan yang sesungguhnya terjadi dengan pendapatan dan atau biaya penjualan yang telah dianggarkan. Kemudian selisih antara anggaran pendapatan dan atau biaya penjualan dengan realisasinya dianalisis untuk mengetahui sebab timbulnya selisih tersebut. Manajer penjualan membuat laporan realisasi pendapatan dan atau biaya penjualan tersebut sehingga dari laporan tersebut dapat diukur kinerja yang telah dilaksanakannya.