BAB IV ANALISIS PERANCANGAN
4.1.4 Fungsi dan Tugas
1. Pimpinan Utama
a.
Membuat kebijakan yang berhubungan dengan arah dan
tujuan perusahaan yang akan dicapai pada masa yang akan
datang.
b.
Mengusahakan tercapainya tujuan perusahaan secara
maksimal dan seluruh kegiatan tiap - tiap bidang agar tidak
terjadi penyimpangan - penyimpangan dalam melaksanakan
tugas masing - masing.
d.
Menyusun rencana strategis bisnis dalam jangka pendek dan
jangka panjang.
e.
Bertanggung jawab terhadap semua bidang didalam struktur
organisasi.
f.
Mengambil keputusan-keputusan strategis dan pertimbangan-
pertimbangan yang matang dalam meningkatkan kinerja
perusahaan.
2.
Bagian Pembelian
a. Mengenali, mengidentifikasi, dan menganalisa situasi pasar.
b. Menerima pesanan selama proses penjualan berlangsung.
c. Bertanggung jawab pada pimpinan utama.
d. Bertanggung jawab atas pemesanan persediaan barang.
e. Membuat order
f. Bekerja sama dengan bagian-bagian yang terkait.
3.
Bagian Keuangan
a.
Bersama staff melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan
harian perusahaan.
b.
Penerimaan kas keuangan.
c.
Menyimpan pemasukan ke rekening bank.
d.
Memberikan laporan
e.
Bertanggung jawab atas pemasukan penjualan barang.
4.
Bagian Gudang
b.
Berhubungan dengan mitra terkait dengan pengadaan stok
barang.
c.
Mengeluarkan barang dari gudang untuk display ke bagian
penjualan ke pabrik/relasi
d.
Memasukkan barang ke gudang dari pembelian barang.
5.
Bagian Penjualan
a.
Melakukan penjualan barang.
b.
Bekerja sama dengan bagian terkait.
c.
Mengatur jumlah barang yang akan di jual.
6.
Bagian Kasir
a.
Melayani transaksi pembelian barang.
b.
Bertanggung jawab atas keuangan pembelian barang dengan
harga yang telah di tentukan.
4.2. Perancangan Perangkat Lunak
Perancangan perangkat lunak akan dijelaskan secara terinci melalui alat
bantu teknik yang digunakan didalam analisa dan perancangan sistem sebagai
berikut :
1.
Perancangan Bagan Alir.
Pada tahap ini dilakukan perancangan bagan alir usulan yang akan
menggambarkan aliran sistem yang akan dirancang.
2.
Perancangan Diagram Arus Data.
Perancangan Diagram Arus Data terdiri dari Perancangan Diagram konteks,
dimana gambaran dari bagan alir akan diturunkan kedalam diagram konteks,
dan Perancangan Data Flow Diagram yaitu Penurunan dari diagram konteks
disebut dengan data flow diagram (DFD).
3.
Perancangan Database.
Perancangan Database terdiri dari Perancangan Kamus Data, Perancangan
kamus data diperlukan untuk mendefinisikan field-field yang digunakan
dalam perancangan perangkat lunak system informasi, dan Perancangan
Relasi Antar Tabel, yaitu dengan mempresentasikan keterhubungan (relasi)
antar table untuk membentuk sebuah basis data.
4.
Rancangan Menu.
Rancangan Menu terdiri dari Rancangan Bagan Alir dan Rancangan
Tampilan Aplikasi.
4.2.1.
Analisis Sistem
4.2.1.1.
Analisis Sistem Lama
Setelah penulis mengamati dan manganalisa terhadap kinerja
aplikasi pembelian jenis plastik, masih banyak memiliki kekurangan
dan kelemahan, diantaranya :
a.
Pembuatan Laporan tidak efektif dan efisien karena
membutuhkan waktu yang lama.
b.
Pengiriman Laporan antara bagian yang satu dengan yang lain
mengalami proses yang lama dikarenakan setiap laporan yang
dibuat harus di cek satu persatu dikarenakan tidak mempunyai
database sendiri-sendiri.
c.
Pecarian data – data barang yang mengalami kenaikan harga
masih menggunakan buku besar pembantu sehingga proses-proses
kenaikan harga menjadi lama.
Penyebab dari kondisi tersebut antara lain sebagai berikut :
Belum adanya aplikasi yang terintegrasi antar Bagian. Pengolahan
data seperti proses pencatatan data, dan proses pencarian data masih
dalam keadaan manual atau buku besar dan tidak memiliki proses
yang setiap data tidak terkoneksi antara satu client dengan client
lainnya.
Tabel 4.1 Perangkat Lunak Pendukung
Nama
Keterangan
Sistem Operasi Windows XP
Sistem operasi yang bertindak sebagai
client/server.
Software Borland Delphi 7.0
Bahasa pemrograman yang dipergunakan
untuk membangun perangkat lunak sistem
informasi Perdagangan Jamu Tradisional.
Database Microsoft Access
Database yang berfungsi sebagai database
server dipergunakan untuk meletakkan /
menyimpan data-data yang dibutuhkan.
Komponen ADOConection
Komponen tambahan yang menghubungkan
aplikasi Delphi dengan Database Microsoft
Access
Tabel 4.2 Perangkat Keras Pendukung.
Nama
Keterangan
4 Unit Komputer
Komputer yang terhubung ke dalam suatu
jaringan komputer yang dibagi 1 server dan 3
client.
1 Unit HUB
Berfungsi sebagai media transfer data antara
komputer server dan client.
Lan Card
Kartu Jaringan.
Kabel RJ-45
Kabel dan RJ-45
Hard Disk
Hard Disk dipergunakan 40 GB untuk server
dan 20 GB untuk client
4 Unit Printer
3 Unit Epson LX-300, 1 Unit Canon HP
Deksjet 2466
Diagram alir sistem merupakan diagram yang menunjukan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem atau mendefinisikan bagian
(pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran
data (dokumen keluaran dan masukan). Diagram alir sistem ini juga
menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang terdapat di
dalam sistem. Berikut akan digambarkan sistem prosedur pengolahan
data pembelian dan penjualan barang yang ada di CV. Indolatief.
Supplier
Data Detail Barang Supplier
Bag. Administrasi
Relasi
Inventory
Pimpinan
Data Supplier Data Pemesanan Barang Supplier Data Retur Supplier Data Relasi Data Pemesanan Barang Relasi Data Piutang Input Input Beli Dan Stock Barang Beli
Jual Dan Stock Barang Jual
Pembuatan Lap. Beli dan Lap. Stock Barang Beli
Pembuatan Faktur dan Daftar Jual Pembuatan
Faktur dan Daftar Beli
Lap. Faktur Penjualan
Faktur Penjualan Data Detail Barang
Input dan Cetak ( Daftar dan Lap.
Stock Barang) Proses Pengecekan Barang Faktur Penjualan Faktur Pembelian Pembuatan Lap. Jual dan Lap. Stock Barang Jual
Daftar Retur Penjualan Daftar Utang Data Utang Lap. Daftar Retur Pembelian Data Beli Barang Data Jual Barang Lap. Stock Barang Penjualan Lap. Daftar Piutang Lap. Data Barang
ng sudah di cek
Lap. Data Barang Yang sudah di cek Ya Lap. Faktur Penjualan Lap. Daftar Piutang Daftar Pemesanan Barang Daftar Piutang Daftar Piutang Lap. Faktur Pembelian Lap. Daftar Utang Lap. Daftar Pemesanan Barang Lap. Daftar Retur Pembelian Lap. Faktur Pembelian Lap. Stock Barang Pembelian Lap. Daftar Utang Lap. Daftar Pemesanan Barang Faktur Pembelian Daftar Retur Penjualan Daftar Utang Daftar Pemesanan Barang Daftar Data Supplier Daftar Data Relasi Daftar Data Supplier Daftar Data Relasi Daftar Data Barang Lap. Daftar Barang Daftar Data
Barang Lap. Daftar Barang
Lap. Daftar Data Relasi Lap. Stock Barang Penjualan Lap. Daftar Data Supplier Lap. Daftar Data Relasi Lap. Stock Barang Pembelian Lap. Daftar Data Supplier
Sebelum suatu sistem itu kerjakan, umumnya terlebih dahulu
dilakukan suatu analisa terhadap sistem yang sedang berjalan. Tanpa
adanya analisa terlebih dahulu, maka pembuatan sistem tidak dapat
berjalan dengan baik. Analisa tersebut dilakukan dengan cara
mengidentifikasikan suatu permasalahan, mengetahui permasalahan-
permasalan yang ada dan mengetahui kebutuhan atau keinginan
terhadap sistem tersebut. Setelah itu dapat ditarik suatu kesimpulan
terhadap sistem yang diinginkan, sehingga sistem tersebut diharapkan
akan menjadi suatu sistem yang lebih baik.
Dalam analisa sistem pembelian dan penjualan barang yang sedang
berjalan yaitu dengan menggunakan cara manual terdapat suatu
kekurangan yaitu yang pertama adalah belum bersifat jaringan
(personal) sehingga monitoring terhadap gudang (persedian barang)
masih dilakukan secara manual. Sehingga keputusan yang diambil
terhadap pembelian barang terlambat yang menyebabkan persedian
barang tidak ada atau 0. Dan yang kedua adalah data keuangan yang
ada tidak bisa memberikan informasi laba-rugi secara tepat dan akurat.
4.2.1.2. Analisa Sistem Usulan
Supplier
Data Detail Barang Supplier
Bag. Administrasi
Relasi
Inventory
Pimpinan
Data Supplier Data Pemesanan Barang Supplier Data Retur Supplier Data Relasi Data Pemesanan Barang
Data Retur Relasi
Input Input
Beli Jual
Pembuatan Faktur dan Daftar
Faktur Pembelian Lap. Faktur Pembelian Faktur Penjualan Lap. Faktur Penjualan
Data Detail Relasi
Input Stock Barang Proses Hitung Beli Lap. Daftar Barang Faktur Penjualan Faktur Pembelian Lap. Daftar Utang Pembuatan Lap. Beli, Lap. Jual dan Lap. Inventory
Lap. Faktur Pembelian Lap. Faktur Penjualan Lap. Utang
Data Utang Data Piutang
Data Beli Barang Data Jual Relasi Daftar Piutang Daftar Piutang Daftar Utang Daftar Utang Lap. Daftar Piutang Lap. Daftar Piutang Daftar Data Supplier Daftar Data Supplier Daftar Data Relasi Lap. Daftar Data Supplier Lap. Daftar Data Relasi Lap. Daftar Data Supplier Lap. Daftar Data Relasi Daftar Data Barang Lap. Daftar Barang Proses Hitung Jual Daftar Retur Pembelian Daftar Pemesanan Barang Daftar Data Relasi Lap. Daftar Retur Pembelian Lap. Daftar Pemesanan Barang Daftar Retur Penjualan Daftar Pemesanan Barang Lap. Daftar Retur Pembelian Lap. Daftar Pemesanan Barang