BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Sistem Penggajian
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntans
adalah sebagai berikut:
a) Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab melaksanakan rekruitmen karyawan, pengembangan pendidikan, dan pelatihan karyawan.Fungsi ini juga bertanggung jawab dalam menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atas karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja Seluruh Indonesia (SPSI), menyiapkan daftar absensi karyawan dan dokumen untuk urusan kelengkapan dokumen pendukung dalam urusan biaya pegawai. Fungsi ini berada di tangan Personalia, di bawah Departemen SDM dan Umum.
b) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing.
c) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen gaji berupa gaji pokok sesuai golongan jabatan karyawan, Santunan Sosial (Sansos), kompensasi, dan premi/insentif serta potongan-potongan atas keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.
d) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap bukti kas keluar yang dilampiri daftar gaji karyawan sebelum biaya gaji karyawan dikeluarkan oleh Kasir. Bukti kas keluar dicocokkan dengan daftar gaji sebelum bukti kas keluar diotorisasi. Fungsi ini berada di tangan Staf Akuntansi di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.
e) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pencatatan pada jurnal umum untuk kegiatan yang berkaitan dengan penggajian. Fungsi ini berada di tangan Kasir dibawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.
f) Fungsi Data Entri
Fungsi ini bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini juga membuat bukti kas keluar yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan
a) Surat Pengangkatan Pegawai
Surat Pengangkatan Pegawai adalah dokumen yang digunakan sebagai surat kontrak kerja karyawan. Dokumen ini berisi nama karyawan, nama departemen pegawai tersebut diangkat, pasal tentang keputusan pengangkatan, golongan jabatan, jabatan karyawan, gaji karyawan, santunan sosial, dan ditanda tangani
oleh Direktur. Tembusan dokumen ini diberikan kepada Bagian SPI, SDM, Akuntansi, Ketua SP, dan arsip). Dokumen ini di buat oleh Staf Personalia.
b) Surat Kenaikan Jabatan (Promosi)
Surat Kenaikan Jabatan (Promosi) adalah dokumen yang dikeluarkan berdasarkan prestasi, potensi, kompetensi, dan tersedianya formasi dalam jabatan yang lebih tinggi atas karyawan yang mendapat kenaikan jabatan. Dokumen ini berisi informasi tentang karyawan yang mendapat kenaikan jabatan, penyesuaian gaji dan fasilitas. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia.
c) Surat Kenaikan Gaji
Surat Kenaikan Gaji adalah dokumen yang dikeluarkan setiap tahun oleh Direksi dalam penetapan kenaikan gaji karyawan berdasar Sistem Manajemen Kerja (SMK) karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia.
d) Kartu Jam Hadir
Kartu Jam Hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang bersangkutan dan diawasi oleh petugas keamanan.
e) Daftar Hadir Karyawan (Presensi)
Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua untuk arsip.
f) Daftar Gaji
Daftar gaji adalah dokumen yang berisi nama karyawan dan komponen gaji karyawan tersebut. Komponen gaji yang menjadi hak dan yang menjadi beban karyawan. Daftar gaji juga memuat informasi total seluruh gaji karyawan pada masing-masing departemen. Daftar gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak dua rangkap yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi, rangkap pertama menjadi arsip Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua menjadi arsip Bagian Akuntansi.
g) Bukti Kas Keluar
Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang digunakan sebagai pengantar daftar gaji ke Departemen Akuntansi dan Keuangan untuk mencairkan seluruh gaji karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama sebagai arsip Staf Imbal Jasa, rangkap kedua sebagai arsip Kasir, dan rangkap ketiga sebagai arsip Staf Akuntansi.
h) Tanda Terima Gaji
Tanda terima gaji adalah dokumen yang digunakan Staf Imbal Jasa untuk pendistribusian gaji pada karyawan. Dokumen ini menunjukkan bahwa karyawan telah mengambil gajinya. Karyawan harus menandatangani dokumen ini pada saat pengambilan gaji sesuai nomor urut slip gaji. Dokumen ini hanya dibuat satu dan menjadi arsip Staf Imbal Jasa.
i) Slip Gaji
Slip gaji merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji yang diterima karyawan. Slip gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diberikan kepada karyawan pada saat
pendistribusian gaji. Slip gaji dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada karyawan dan rangkap kedua sebagai arsip.
j) Amplop Gaji
Amplop gaji merupakan dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop gaji memuat informasi tentang bulan pemberian gaji,nama karyawan penerima gaji, dan nomor urut karyawan sesuai nomor urut pada tanda terima gaji. Amplop gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi