Fungsi-fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
a) Bagian penjualan, merupakan fungsi yang bertugas untuk membuat sales order (SO) yang nantinya akan diserahkan ke bagian Pembelian.
b) Bagian pembelian, merupakan fungsi yang bertugas untuk mencari pemasok, memesan, membuat Purchase Order (PO), menerima barang, membuat Tanda Terima Kwitansi (TTK), membuat Bukti Terima Barang (BTB), dan membuat laporan pembelian untuk setiap bulannya.
c) Bagian keuangan, merupakan fungsi yang bertugas untuk melakukan pembayaran ke pemasok dan membuat Bukti Pengeluaran Bank (BPB) dan membuat Aging Hutang.
d) Bagian akuntansi, merupakan fungsi yang bertugas untuk mencatat dan membuat laporan pengeluaran kas serta melakukan pengecekan atas proses pembelian sampai proses pembayaran.
3.2.5 Dokumen dan Formulir yang Digunakan pada Sistem Berjalan
Dokumen yang digunakan pada sistem berjalan, yaitu : 1. Sales Order (SO)
Sales Order (SO) ini dibuat oleh bagian penjualan yang nantinya diserahkan lagi ke bagian pembelian untuk membeli barang. Sales Order (SO)
berisi daftar barang, dan jumlah barang yang dipesan dan harus dibeli oleh bagian pembelian.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Surat yang di buat oleh bagian Pembelian untuk di berikan ke pamasok yang memastikan ketersedian jenis dan jumlah barang yang di pesan dan di cetak sebanyak 2 rangkap.
3. Purchase Order (PO)
Surat yang dibuat oleh bagian pembelian untuk pemasok. PO dibuat berdasarkan Surat Penawaran Harga yang diterima bagian pembelian dari pemasok.PO dicetak rangkap 4(empat) dan berisikan jumlah, jenis dan harga barang.
4. Bukti Terima Barang (BTB)
Bukti terima barang dibuat oleh bagian pembelian sebagai tanda bahwa barang yang dipesan dan diantar oleh pemasok sudah diterima. Bukti terima barang dibuat berdasarkan PO, Surat Jalan dan Faktur Pajak dan dicetak rangkap 3 (tiga) dan berisikan tanggal diterima nya barang tersebut, jumlah dan jenis barang yang diterima.
5. Tanda Terima Kwitansi (TTK)
Tanda terima kwitansi ini dibuat oleh bagian pembelian sebagai tanda bahwa PT. Sumber Sinar Lestari telah menerima kwitansi beserta
Invoice, Delivery Order (Surat Jalan) dan Faktur Pajak dari pemasok.TTK ini dibuat berdasarkan kwitansi yang diterima.TTK dicetak sebanyak 3 rangkap (tiga) dan berisikan keterangan nomor kwitansi, tanggal, serta jumlah uang yang harus dibayar oleh PT. Sumber Sinar Lestari.
6. Bukti Pengeluaran Bank (BPB)
Bukti pengeluaran Bank ini dibuat oleh bagian keuangan sebagai tanda bahwa PT. Sumber Sinar Lestari telah melakukan pembayaran berupa cek/giro.Bukti pengeluaran bank di buat berdasarkan tanda terima kwitansi.Bukti pengeluaran bank dibuat rangkap 2 (dua) dan berisikan keterangan Bank yang digunakan, nomor giro/cek serta nominal pembayaran.
7. Laporan Pembelian
Laporan ini dibuat untuk mengetahui seberapa banyak transaksi pembelian yang dilakukan pada periode waktu tertentu.
8. Aging Hutang
Aging hutang dibuat oleh bagian keuangan sebagai pencatatan hutang serta pengingat hutang yang jatuh tempo pada PT. Sumber Sinar Lestari ke Pemasok selama periode tertentu.
9. Laporan Pengeluaran Kas
Laporan yang dibuat oleh bagian keuangan untuk mengetahui banyak transaksi Pengeluaran Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari selama periode waktu tertentu.
3.3 Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah
Berikut ini adalah beberapa yang terdapat dalam sistem pembelian dan
pengeluaran aks yang sedang berjalan dalam perusahaan dan usulan pemecahan terhadap kelemahan yang ada.
1. Terjadinya kecurangan dalam proses pembelian dan penerimaan barang yang disebabkan adanya perangkapan tugas di Bagian Pembelian. Kriteria Jones dan Rama (2009, p134), pengendalian internal menurut
laporan COSO salah satunya adalah adanya pemisahan tugas yang mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda.
Sebab Didalam perusahaan, bagian pembelian bertanggung jawab terhadap otorisasi transaksi, pencatatan dokumen dan pelaksanaan transaksi meliputi pemesanan barang, pemilihan pemasok, penerimaan barang dan yang melakukan pengecekan barang-barang yang masuk.
Akibat Penggelapan barang yang diterima dari pemasok akibat perangkapan tugas di bagian pembelian.
Usulan Untuk pemecahan masalah ini, maka diusulkan untuk penambahan fungsi bagian penerimaan barang dalam struktur organisasi sehingga adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dengan bagian penerimaan barang. Dengan tujuan agar barang yang diterima lebih terjamin, serta menghilangkan potensi tindak kecurangan yang dapat dilakukan oleh pihak yang bersangkutan.
2. Terjadinya kesalahan di dalam dokumen pencatatan hutang yang disebabkan karena adanya akumulasi pembayaran.
Kriteria Jones dan Rama (2009, p137), resiko terlambatnya, terlewatnya, atau terduplikasinya pembayaran dapat dikurangi dengan mengambil langkah untuk mencatat faktur secara tepat waktu.
Sebab Dalam sistem berjalan ini, ditemukan masalah, misalnya ketika bagian keuangan melakukan pembayaran sebesar Rp. 10.000.000 untuk dua transaksi sekaligus yang terdiri dari satu transaksi yang terjadi hari ini dan satu transaki pembayaran sebelumnya yang diakumulasikan pembayarannya untuk hari ini, namun setelah dilakukan pengecekan ternyata 2 transaksi tersebut hanya sebesar Rp.9.000.000.
Akibat Akibat dari pencatatan transaksi yang digabungkan tersebut membuat bagian keuangan melakukan kesalahan pencatatan hutang pada aging hutang karena adanya pembayaran hutang sebelumnya dapat diakumulasikan dengan pembayaran hutang
yang akan dibayar.
Usulan Untuk pemecahan masalah ini, maka akan dibuat sistem yang membantu dalam proses pencatatan, dimana transaksi yang terjadi dapat langsung tercatat oleh system dan ditampilkan pada saat 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo.
3. Mengembangkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi karena untuk menunjang kebutuhan perusahaan.
Kriteria Puspitawati Lilis dan Anggadini (2011,p.57), manfaat sistem informasi akuntansi salah satunya adalah menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat
melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
Sebab Sering terjadinya kesalahan pencatatan dokumen yang disebabkan oleh human eror sehingga perusahaan tidak dapat mencapai keefektifan dan keefisienan dalam proses bisnis perusahaan.
Akibat Dokumen yang dihasilkan tidak dapat menunjang proses bisnis pembelian dan pengeluaran kas dimana perusahaan membutuhkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat.
Usulan Menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. 4. Tidak adanya laporan hutang jatuh tempo untuk disesuaikan dengan
keuangan perusahaan.