1. Sejarah berdirinya perusahaan
Perusahaan tahu ADMA Malang merupakan usaha industri rumah tangga yang didirikan oleh Ibu nurul pada tanggal 16 agustus 1997, dimana modal yang digunakan adalah modal sendiri dan sebagian modalnya dari orang tua. Dalam menjalankan operasi perusahaannya Ibu Nurul berperan sebagai pemilik serta merangkap sebagai pimpinan.
Pada awal perusahaan ini berproduksi dengan skala kecil untuk wilayah karang ploso saja tetapi pada tahun-tahun berikutnya mulai melebarkan kedaerah dinoyo dan sekitarnya. Pemilik perusahaan selalu mengedepankan kualitas produknya dibandingkan degan kuantitas hal ini untuk memberikan kepuasan dan mendapatkan kepercayaan pelanggan.
2. Struktur organisasi
Struktur organiasasi pada perusahaan ini sangat sederhana yang berbentuk garis sehingga kesatuan komando akan terjalin dengan baik. Wewenang dari atas kebawah, sedang tanggung jawab bergerak dari bawah keatas.
Gambar 2 Struktur organisasi Perusahaan tahu ADMA Malang
Adapun tugas dari masing masing bagian adalah sebagai berikut. a Pimpinan
Pimpinan disini bertugas untuk mengawasi jalannya produksi, mengelola keuangan serta melakukan kegiatan pembelian bahan. b Bagian produksi
Pada bagian produksi terdapat tukang yang bertugas menyiapkan bahan dan mengawasi jalannya proses produksi. Sedangkan pekerja bertugas mengangkut bahan dari satu tempat ketempat lain.
c Bagian pemasaran
Pimpinan
Bag. pemasaran Bag. produksi
Tukang Pekerja Distribusi &
Pada bagian pemasaran bertugas untuk mengantarkan barang jadi /tahu, ketempat penjualan dan melakukan penagihan kepada para pedagang pengecer.
3. Jumlah dan kualifikasi karyawan
Jumlah keseluruhan dari karyawan dan tenaga kerja perusahaan adalah 14 orang, yang terbagi atas:
a. 3 orang tenaga wanita b. 11 orang tenaga pria
Sedangkan kualifikasi karyawan secara terperinci dapat dilihat pada table1 Tabel 1: kualifikasi karyawan berdasarkan pendidikan
Lulusan Jumlah Prosentase Sarjana SLTA SLTP 1 orang 10 orang 3 orang 7,14 % 71,43 % 21,43 %
Untuk hari kerja dimulai pada hari senin sampai minggu dengan waktu kerja yang berlaku pada perusahaan tahu ADMA ini adalah sebagai berikut:
Hari senin, selasa, rabu, kamis, sabtu dan minggu : - jam kerja : 06.00 – 18.00
- jam isrirahat : 12.00 – 13.00 : 15.00 – 16.00 hari jumat :
- jam istirahat : 11.00 – 13.00 : 15.00 – 16.00
Besarnya upah dan gaji disesuaikan dengan kualifikasi karyawan. Sedangkan system pembayarannya dilakukan sebagai berikut :
- untuk tenaga kerja langsung dilakukan berdasarkan system upah borongan yang dapat dilihat pada table 2:
Table 2: jenis dan jumlah upah karyawan
karyawan Jumlah Upah perminggu Tukang Pembantu 4 orang 10 orang @Rp 343.000 @Rp 245.000
4. Mesin dan peralatan
Mesin dan peralatan yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan proses produksi antara lain adalah sebagai berikut:
a mesin ketel b mesin giling c penyaring d pencetak e kotak kontener 5. Bahan baku
Bahan baku merupakan kebutuhan pokok dalam melaksanakan kegiatan proses produksi. Bahan yang digunakan adalah sebagai berikut:
c garam 6. Proses produksi
Proses produksi yang digunakan perusahaan adalah kontinyu, dimana bahan mentah yang masuk proses produksi akan langsung dibuat menjadi produk jadi dan tidak menunggu mengerjakan yang lain. Jadi mulai pabrik berdiri selalu mengerjakan barang yang sama (tidak pernah berganti macam barang yang dikerjakan) sehingga prosesnya tidak pernah terputus dengan mengerjakan barang yang lain. Setup atau persiapan fasilitas produksi dilakukan sekali pada saat pabrik mulai bekerja. Sesudah itu, proses produksi berjalan secara rutin. Urutan proses produksi selalu sama sehingga letak mesin dan peralatan produksi yang lain disesuaikan dengan urutan proses produksinya agar produksi berjalan lancar dan efisien.
Adapun proses produksi untuk membuat tahu adalah sebagai berikut : Gambar 3
Sekema proses produksi
Persiapan
bahan Perendaman Pencucian
Penyaringan Penggilinga n dimasak Pemberian cuka Penggumpalan Pemisahan Pencetakan
a. Penyiapan bahan
kedelai ditampi untuk dipilih biji yang baik, untuk menghasilkan kualitas hasil yang baik
b. Perendaman
Kedelai dicuci, lalu direndam dalam air besar selama dua jam, hal ini supaya kedelai mudah untuk digiling
c. Pencucian
Setelah proses perendaman kedelai dicuci lagi sampai bersih untuk menghilangkan kotoran yang masih tersisa
d. Penggilingan
Kedelai digiling sampai halus, dan butir kedele mengalir ke dalam tong penampung.
e. Perebusan
Bubur kedelai langsung direbus selama 15-20 menit di dalam panic/tungku berukuran besar. Jarak waktu antara selesai penggilingan dan pemasakan tidak lebih dari 5-10 menit untuk menjaga kualitas tahu yang dihasilkan. f. Penyaringan
Bubur kedelai lalu dipindahkan dari tungku ke bak atau tong untuk disaring dengan alat penyaring yang telah diletakkan pada sebuah wadah. Agar semua sari dalam bubur kedelai tersaring semua, pada alat saringnya diletakkan sebuah papan kayu dan seseorang naik di atasnya dan menggoyang-goyangnya. Limbah penyaringan, yang disebut ampas tahu,
diperas lagi dengan menyiram air panas, sampai tidak mengandung sari lagi. Penyaringan dilakukan berkali-kali hingga bubur kedelai habis. g. Pemisahan ampas dan sari kedelai
Bubur kedelai dipisahkan dengan sari kedelai dan ditempatkan dalam wadah yang lain
h. penambahan cuka
Air saringan yang tertampung dalam tong warna kuning atau putih dicampur dengan asam cuka agar menggumpal. Selain asam cuka, dapat juga ditambahkan air kelapa, atau cairan whey (air sari tahu bila tahu telah menggumpal) yang telah dieramkan, atau bubuk batu tahu (sulfat kapur). i. Penggumpalan
Setelah pemberian cuka, sari kedelai akan menggumpal Air asam dipisahkan dari gumpalan atau jonjot putih dan disimpan, sebab masih dapat digunakan lagi
j. Pencetakan
Gumpalan atau jonjot tahu yang mulai mengendap dituangkan dalam kotak berukuran misalnya 50 x 60 cm2 dan dialasi kain belacu. Adonan tahu kotak dikempa selama satu menit, sehingga air yang masih tercampur dalam adonan tahu itu terperas habis.
k. Pemotongan
Adonan tahu berbentuk kotak yang sudah padat kemudian ditaruh dalam bak dipotong-potong, dengan ukuran 6 x 4 cm2. Tahu pun siap dijual.
B. Pembelian
1. Organisasi dan personil pembelian
Bila ditinjau dari aspek perkembangannya, perusahaan tahu ini merupakan tergolong sangat kecil, karena perusahaan ini merupakan industri kecil/ home industri. Oleh karena itu keberadaan aktifitas pembeliannya belum memiliki wadah tersendiri, dan biasanya kegiatan pembeliannya dilakukan oleh pimpinan perusahaan.
Kegiatan pembelian ini dilakukan secara langsung ketempat supplier yang dilakukan setiap 1 sekali. Supplier diri perusahaan tahu ini adalah sebuah agen pemasok kedelai di pasuruan. bila ditinjau dari aspek sistemnya perusahaan ini menggunakan system sentralisasi dimana kewenangan dalam melakukan pembelian hanya terletak pada satu orang.
2. prosedur pembelian
prosedur pembelian bahan pada perusahaan tahu ini adalah sebagai berikut:
a. Berdasarkan informasi dari bagian poduksi, bagian pembelian mempersiapkan kebutuhan bahan –bahan hendak dibeli.
b. Selanjutnya bagian pembelian langsung mendatangi tempat supplier untuk meminta sample bahan. Kemudian sampel ini dipilih mana yang berkuaklitas dan sesuai dengan kebutuhan. Bila telah mendapat sample yang sesui dan kualitasnya bagus maka buyer/
bahan baku yang telah dipersiapkan sebelumnya. Biasanya perusahaan tinggal menunggu pengiriman bahan-bahan yang telah dibeli tersebut 1hari kemudian.
c. Setelah bahan-bahan yang telah dibeli tersebut diterima, kemudian dilakukan pengecekan berdasarkan surat pengiriiman barang atau yang diterima baik jumlah, kualitas, dan apakah terdapat bahan-bahan yang cacat. Bila deketahui ada bahan-bahan yang cacat atau rusak maka jumlah yang rusak tersebut nantinya dikembalikan pada supplier setelah sebelunnya diambil bagian yang baik atau tidak rusak.
3. Strategi pembelian yang digunakan
Srtategi yang digunakan perusahaan adalah dengan pembelian dengan cara biasa, dimana pembelian dilakukan untuk memenuhi kepeluan biasa atau. Rutin. Pembelian semacan ini dilakukan karena proses produksinya adalah terus menerus dengan jumlah yang relative sama setiap tahunnya. Pembelian pada tahun 2006 dilakukan dimalang dan pada awal januari 2007 perusahaan tahu ADMA mencoba dengan pemasok dari daerah pasuruan dengan perbandingan sebagai berikut:
Pemasok dari malang
Pembelian 24 ton kedelai @ 4000/Kg Jadi 24.000 × 3975 = Rp 95.400.000 Biaya pembelian Rp 10.000
Dalam satu tahun januari – desember 2006 telah terjadi 4 kali pengiriman produk rusak dengan jumlah rata-rata 40 Kg @ Rp159.000 × 4 = Rp 636.000
Jadi total biaya pembelian dalam satu bulan adalah: Rp.95.400.000 + Rp.10.000 = Rp. 95.410.000 + Rp.636.000 = Rp.96.046.000
Pemasok dari pasuruan
Pembelian 24 ton kedelai @ 4025/Kg Jadi 24.000 × 4000 = Rp 96.000.000 Biaya pembelian Rp 50.000
Syarat pembelian: barang rusak atau cacat dapat dikembalian
Dalam dua bulan pengiriman januari – mei 2007 belum pernah diterima produk rusak
Jadi total pembelian dalam satu bulan adalah: Rp.96.000.000 + Rp.50.000 = Rp.96.050.000
dengan demikian perusahaan lebih baik melakukan kerjasama dengan supplier dari pasuruan. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak menanggung produk yang rusak yang dikirim karena akan langsung diganti. walaupun harga pembeliannya lebih mahal tetapi kualitas tetap terjaga. Sedangkan bila memilih pemasok dari malang, maka perusahaan akan mengalami kerugian dikarenakan proses produksi akan terganggu dengan adanya produk yang rusak. Bila produk yang rusak tersebut ikut dalam proses produksi maka kualitas yang dihasilkan kurang baik.
4. Kendala yang dihadapi perusahaan dalam pembelian
a Terdapat bahan-bahan yang diterima dalam keadaan rusak hal ini dapat diketahui dari pembelian selama 1 tahun terdapat 4 kali perusahaan menerima produk yang rusak sehingga perlu diganti. b Adanya ketidak sesuian kuantitas bahan yang dipesan
dengan kuantitas bahan yang diterima. Kuantitas barang yang diterima kadangkala kurang 10 sampai 20 Kg. walaupun sedikit tapi hal ini dapat mengurangi jumlah produksi perusahaan.
c Terjadinya fluktuasi harga dalam pembelian. Fluktuasi harga disini terjadi pada tahun 2006 hal ini disebabkan jumlah pasokan kedelai dari agen atau distributor berkurang, karena terjadi kelangkaan jumlah kedelai. Fluktuasi harga kedelai berkisar antara Rp 150 sampai Rp100 per Kg.
d Kadangkala terjadi pemborosan dalam pemakaian. Dalam proses produksi tahu pada waktu penyaringan bubur kedelai yang kurang baik maka sari kedelai yang dihasilkan juga sedikit sehingga tahu yang dihasilkan tidak maksimal jumlahnya.
5. Penyebab dari kendala dalam pembelian Permasalahan yang dihadapi perusahaan diatas disebabkan karena: a. Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian yang kurang
yang sesuaian kualitas, kuantitas dan harga bahan yang dibeli tidak seperti yang diharapkan
b. Kurang adanya pengawasan secara intensif terhadap kondisi fisik bahan dan pemakaian bahan dalam kegiatan proses produksi sehingga menimbulkan adanya pemborosan dalam pemakaian bahan. Hal ini dapat dimaklumi karena kegiatan pembelian perusahaan belum memiliki wadah tersendiri, sehingga pelaksanaanya belum sebaik dan seefektif perusahaan yang mempunyai organisasi pembelian yang lebih baik dimana kedudukannya dalam struktur organisasi sejajar dengan bagian atau departemen yang lainseperti bagian produksi, keuangan atau pemasaran.
Dampak yang ditimbulkan dari permasalahan diatas adalah sebagai berikut :
a Terjadi ketidaksesuaian kualitas bahan yang diterima berakibat pada menurunnya kualitas produk yang dihasilkan sehingga bila hal ini sering terjadi akan menimbulkan berkurangnya kepercayaan masyarakat terhadap kualitas pruduk perusahaan
b Ketidak sesuaian kuantitas menyebabkan hal yang sama dengan adanya produk yang rusak yaitu jumlah produk yang dihasilkan perusahaan berkurang sehingga produksi perusahaan kurang optimal.
produksi menjadi lebih tinggi sehingga jumlah keiuntungan yang diperoleh perusahaan menjadi berkurang.
d Adanya bahan-bahan yang rusak pada waktu diterima mengakibatkan teganggunya proses produksi sehingga dapat menghambat dan mengakibatkan berkurangnya jumlah produksi.
6. kebijakan dalam melakukan pembelian
Selama ini perusahaan telah melakukan kegiatan pembelian dengan cukup baik, namun belum dapat menjamin tingkat efisiensi dalam biaya produksi . dalam melakukan kegiatan pembelian perusahaan telah melakukan pertimbangan dalam hal kualitas dan harga dari bahan-bahan yang akan dibeli, dimana sebelum melakukan pembelian perusahaan meminta sample bahan kepada supplier untuk dipilih sample yang berkualitas pada harga yang pantas dan dibandingkan dengan supplier yang lain.
Pemilihan supplier yang tepat bagi perusahaan merupakan salah satu factor penting yang dapat memberikan keuntungan, karena bila salah dalam memilih supplier maka dalam memperoleh kuantitas, kualitas, harga serta penyerahannya tidak sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Pelaksanaan kegiatan pembelian belumlah tepat bila bagian pembelian hanya mengutamakan factor harga dalam pemilihan pemasok. Namun factor-faktor yang lain perlu juga diperhatikan misalnya jarak tempuh serta ketepatan waktu dalam pengiriman. Disamping itu perusahaan sebaiknya selalu mempertimbangkan adanya supplier-suplier yang lain yang mungkin lebih
baik untuk dapat diajak kerja sama. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat melakukan perbandingan dalam berbagai factor yang ada antara supplier yang satu dengan supplier yang lain. Sehingga perusahaan dapat lebih baik dalam melakukan kegiatan pembeliannya
Untuk dapat mencapai tingkat efisiensi, bagian pembelian perlu melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap kuanlitas dari sample yang telah dipilih dan bahan-bahan yang diterima apakah telah sesuai dengan kualitas sample yang dipilih atau tidak, demikian juga terhadap kuantitas, apakah kuantitas bahan yang diterima telah sesuai dengan kuantitas pesanan, serta adakah bahan yang rusak atau cacat.
Disamping kegiatan tersebut diatas, hal yang penting lainnya adalah penggunaan strategi dalam pembelian bahan yang tepat, guna mencapai tingkat biaya produksi seefisien mungkin. Strategi pembelian yang digunakan perusahaan saat ini bila ditinjau dari segi tujuan yang ingin dicapai masih kurang tepat, yaitu pembelian dengan cara biasa untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari pembelian semacam ini merupakan pembelian yang direncanakan atau tidak direncanakan jauh hari sebelumnya tanpa membuat kontrak kerjasama sehingga bahan yang diterima dari pemasok kadangkala tidak sesuai dengan ketentuan yang dibutuhkan.
Untuk mencapai tingkat efektifitas yang lebih baik, perusahaan sebaiknya menggunakan kebijakan atau strategi dengan system kontrak, dimana pembelian dilakukan untuk mengisi kembali persediaan bahan dengan
a. Dengan kebijakan strategi system kontrak kemungkinan timbulnya kekurangan atau kelebihan bahan dapat diantisipasi sedini mungki, karena jumlah bahan dapat disesuaikan dengan kebutuhan
b. Kegiatan pengawasan terhadap pemakaian bahan baku lebih efisien, karena persediaan bahan baku selalu dapat ditinjau dan diisi kembali tiap periode.
c. Perusahaan dapat memenuhi jumlah pesanan para konsumen.
Kelemahan pada pembelian dengan system kontrak adalah sebagai berikut: a Perusahaan harus selalu memantau jumlah
persediaan baahan baku sebelum melakukan kegiatan produksi untuk memastikan apakah jumlah persediaan telah mencukupi atau tidak.
