BAB III PEMBAHASAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singka t Perusahaan dan Perkembangannya
Awal mula terbentuknya PT. Agung Automall dimulai dengan didirikannya PT Agung Concern pada 20 Juli 1954 di Surabaya, Jawa Timur oleh pasangan suami istri Bapak Samuel Pandjaitan (alm) dan ibu Ostina Emanuel Pandjaitan. Pada tahun 1958 bisnis perusahaan berkembang hingga menjadi importir kendaraan bermotor termasuk salah satunya kendaraan bermotor merk Toyota. Hingga perusahaan membuka cabang di Jakarta dengan mengimpor onderdil dan kendaraan built up.
28
Pada tahun 1963 Agung Raya didirikan untuk mendukung kegiatan ekspor-impor, dimulai dengan menangani pergudangan dan pengangkutan hingga berkembang untuk berkiprah di dunia ekspedisi muatan kapal laut, pergudangan, pengelolaan gudang peti kemas, dan jasa pengurusan transportasi. Pada tahun 1972 Seiring dengan perkembangan dunia otomotif di Indonesia, dan dengan pengalaman melakukan penjualan kendaraan bermotor merk Toyota, di tahun ini Agung Concern dipercaya untuk menjadi dealer utama Toyota.
Pada tahun 1977 perusaahan merelokasi kantor pusat dari Surabaya ke Jakarta, serta membuka cabang di Denpasar dan resmi menjadi penyalur suku cadang Toyota. Pada tahun 1988 dengan pengalaman perusahaan di bisnis transportasi membuat PT. Agung Automall yakin untuk mendirikan AgungRent sebagai perusahaan penyedia jasa transportasi di Indonesia yang melayani perusahaan atau individual.
Pada tahun 1992 PT.Agung Automall didirikan untuk sepenuhnya mengelola operasional kedileran Toyota. Pada tahun 2014 terjadinya perubahan identitas nama brand / merk dari PT. Agung Automall Menjadi PT.Agung Toyota hingga saat sekarang ini.
Sebagai perusahaan perdagangan otomotif merupakan awal usaha inti Agung Concern. Pada tahun 1972, Agung Concern mulai melakukan penjualan Toyota ditunjuk sebagai main dealer Toyota di wilayah Surabaya dan Pekanbaru.
Pada tanggal 28 Desember 1992 diadakan kesepakatan bersama untuk mengalihkan divisi trading Toyota ke PT Agung Automall, selanjutnya kedealeran Toyota sepenuhnya dioperasikan oleh PT Agung Automall, dan PT Agung Concern menjadi holding company.
Saat ini PT Agung Automall sebagai main dealer resmi Toyota untuk wilayah Riau, Jambi, Bengkulu, Kepulauan Riau dan Bali dengan total jumlah karyawan tetap mencapai lebih dari 1.000 orang, akan terus memberikan pelayanan yang baik sesuai standar dari Toyota kepada masyarakat dan akan terus bersama masyarakat dalam upaya melakukan pembangunan di wilayah-wilayah operasional Agung Automall.
29
PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi mempunyai anak cabang perusahaan yang dinaunginya yang berada di daerah Kab. Muaro Bulian, dan Kab.
Sarolangun. Serta membuka sales mapping area, untuk memperluas jangkauan penjualaan kendraan. Dengan dibukanya anak cabang perusahaan yang dinaungi PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi, tentu semakin mempermudah customer dalam melakukan transaksi pembelian unit kendaraan.
PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi terus melakukan inovasi dan memberikan fasilitas ternyaman serta pelayanan terbaik sebagai bentuk konsistensi PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi, untuk membuat customer puas atas fasilitas dan pelayanan yang diberikan. PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi terletak di Jl. Prof. Dr, Jl. Sumantri Brojonegoro, No.135 Kec.Telanaipura.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Untuk mempertahakan kinerja suatu perusahaan harus memiliki visi dan misi sebagai acuan untuk mencapai tujuan secara bersama. Visi dan misi PT.
Agung Toyota Cabang Sipin Jambi adalah a. Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan global penyedia jasa dan produk transportasi yang utama dan terhormat
b. Misi Perusahaan
1. Kami memberikan nilai tambah bagi para pemangku kepentingan 2. Kami membangun sumber daya manusia yang professional
30 3.1.3 Logo PT. Agung Toyota
Gambar 3.1 Logo PT. Agung Toyota Sumber: PT. Agung Toyota
3.1.4 Struktur Organisasi PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi
Dalam sebuah organisasi agar semua kegiatan berjalan dengan baik dan dapat mencapai tujuan , perlu adanya suatu struktur organisasi dan pembagian kerja (job description) yang jelas. Struktur organisasi yang baik harus menggambarkan dengan jelas wewenang dan tanggung jawab serta fungsi-fungsi dari setiap bagian yang ada dalam perusahaan, yang mana dalam hal ini merupakan salah satu syarat terciptanya suatu pengendalian internal yang memadai. Struktur organisasi menggambarkan tanggung jawab dan wewenang masing-masing dalam sebuah perusahaan. Struktur organisasi diperlukan untuk pelaksanaan tujuan sebuah organisasi agar terencana dan terstruktur secara sistematis. Deskripsi tugas dan tanggung jawab masing – masing bagian dapat dijelaskan sebagai berikut
1. Branch Manager
Branch Manager adalah penanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan opersaional cabang. Branch Manager adalah perwakilan tertinggi perusahaan yang ada disetiap cabang. Tugas seorang Branch Manager sebagai perencana, pengendali, penanggung jawab operasional cabang, sebagai trainer, motivator dan problem solver bagi seluruh karyawan
31
cabang, dan yang utama adalah memberikan pengarahan dan mengevaluasi hasil kerja setiap kepala divisi.
2. Learning Ambasador Branch After Sales
Learning Ambasador Branch After Sales memiliki peran untuk mengelola proses pembelajaran cabang sehinggan terciptanya peningkkatan kompetensi 3. Learning Ambasador Branch Sales
Learning Ambasador Branch Sales memiliki peran untuk mengelola bentuk layanan yang dilakukan setelah terjadi transaksi pembelian barang/jasa dari produsen/penjual kepada customer
4. Customer Relation Customer (CRC)
Memiliki fungsi dan tanggung jawab sebagai sumber informasi dua jalur antara customer dan perusahaan sekaligus penghubung diantara keduanya, untuk menangani hal – hal yang berhubungan langsung dengan customer, serta mengidentifikasi penyebab ketidakpuasan customer, dan menjaga images perusahaan dan images customer
5. Administration Head
Admistration Head bertugas dan bertanggung jawab atas fungsi administrasi dan pengelolaan pelaksaan operasional cabang yang meliputi penjualan, service dan part, adminstrasi, keuangan serta customer. Admistration head bertanggung jawab atas terkelolanya keuangan cabang, terlaksananya sistem pengelolaan administrasi dan keuangan cabang, terkelolalnya sistem HR cabang, serta menjaga kerahasiaan data perusahaan dan customer.
Dalam melaksanakan kegiatannya admistration head dibantu oleh :
1. Supervisor PA dan GA
Supervisor PA dan GA memiliki fungsi dan tanggung jawab dalam memastikan pelayanan HR dan GA pads karyawan terlaksana dengan baik, termasuk pelaksanaan kompensasi, benefit dan fasilitas karyawan.
Dalam tugasnya Supervisor PA dan GA dibantu oleh : a. Personal Admin
32
Personal Admin memiliki fungsi untuk melaksanakaan tugas administrasi yang berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia di cabang.
b. General Affair
General Affair memiliki fungsi untuk memenuhi pemenuhsn kebutuhan operasional seluruh fungsi perusahaan, dan tanggung jawab yaitu terpenuhinya fasilitas kerja karyawan, seta terpenuhinya akomodasi tamu dan relasi perusahaan.
c. Security
2. Finance and Accounting
Finance and Accounting dalam hal ini terbagi lagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu :
a. Finance and Accounting Staff (TPA KBM)
Finance and Accounting Staff (TPA KBM) memiliki fungsi dan tanggung jawab yaitu melakukan control atas piutung vehiche dan biaya cabang, terlaksananya penagihan piutang vehicle baik kredit maupun cash, melengkapi berkas tagihan untuk proses pelunasan, follow up piutang ke leasing, membuat rekap hutang variasi dan komisi.
b. TPA Service
TPA Service memiliki fungsi dan tanggung jawab, melakukan control piutang dan program service perusahaan, terlaksanya up date data laoran service, serta terkelolanya piutang service
c. TPA SSP
TPA SSP memiliki fungsi dan tanggung jawab melakukan control atas piutang vehicle, terlaksananya penagihan piutang vehicle dan service.
d. TPA Pajak
TPA Pajak memiliki fungsi dan tanggung jawab, mengatur dan melaksanakan proses administrasi yang berkonsentrasi pada bagian perpajakan, terlaksanya pembayaran perpajakan perusahaan, terlaksanya proses administrasi piutang untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
33 3. Tax Staff
4. Cashier
Cashier memiliki fungsi dan tanggung jawab, melakukan transaksi keuangan perusahaan dengan pelanggan sehingga proses pembayaran berjalan lancer, terlaksanya proses administrasi segala transaksi perusahaan dengan pihak bank beserta bukti-bukti pendukungnya.
5. IT Staff
IT Staff memiliki fungsi dan tanggung jawab, melaksanakan dan menjamin kelancaran operasional IT Cabang, terlaksananya sistem operasional kerja IT cabang, terlaksanya perbaikan hardware, software, dan server, serta terlaksanya pemasangan sistem IT sesuai permintaan HO
6. Sales Administration
Sales Administration terbagi atas 3 (tiga) bagian :
a. Sales administration AFI – STNK – BPKB – Program Penjualan
Sales administration AFI – STNK – BPKB – Program Penjualan memiliki fungsi dan tanggung jawab dalam melaksanakan implementasi teknis aktivitas yang berhubungan dengan pengajuan faktur (AFI), penerimaan dari biro jasa da penyerahaan ke customer atas STNK dan BPKB serta menjalankan program penjualaan yang sedang berlangsung, terdistribusikan STNK dan BPKB kepada customer.
b. Sales Administration SPK – Mutasi – DO dan Stock KBM
Sales Administration SPK – Mutasi – DO dan Stock KBM memiliki fungsi dan tanggung jawab dalam melaksanakan implementasi teknis aktivitas yang berhubungan dengan persediaan, pemeliharaa KBM, serta kelengkapan proses DO KBM, termonitornya stok KBM, tersedianya dokumen DO
6. Workshop Head
Workshop Head adalah kepala bengkel mempunyai fungsi dan tanggung jawab yaitu, merencanakan pencapaian target customer retention dan customer statisfaction di area bengkel, mengelola dan mengendalikan sumber daya (manusia, fasilitas, keuangan,) dalam pelaksanaan operasional bengkel secara
34
efektif dan efisien, serta mendorong terjadinya proses perbaikan berkelanjutan disemua area untuk menghasilkan operasional bengkel yang lancer dan efisien. termasuk kebagian administrasi.
Dalam tugasnya Workshop Head dibantu oleh : a. Workshop Support Supervisor
b. Service Advisor c. MRS
d. Technician G/R e. Foreman G/R f. Controller
g. Technician Leader h. Billing
i. Partman j. PDS k. THS 7. Sales Supervisor
Sales Supervisor memiliki fungsi dan tanggung jawab penting dalam perusahaan yaitu, melalksanakan aktivitas/program marketing sales cabang, mengatur, mengontrol serta membimbing wiraniaga untuk melaksanakan aktivisas sales, serta membina hubungan baik dengan ppihak internal maupun eksternal cabang untuk menunjang kelancaran aktivitas sales maupun pencapaian customer statificion.
Dalam pelaksaan tugasnya sales supervisor di bantu oleh salesman 1. Salesman
Salesman berperan menjalankan fungsi wiraniaga berdasarkan standar 7 proses menjual agar dapat memberikan pengalaman terbaik bagi customer.
Regional Manager Mahmud Fauzi Branch Manager
Ihsan Hafirudin
BLA After Sales Saepulah Dayari
CRC Kartika BLA Sales
Nicksa Tassa
35
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi Sumber: PT. Agung Toyota Cabang Sipin Jambi 2022
3.1.5 Nilai – Nilai Perusahaan 1. Integritas
Berkomitmen pada tata kelola perusahaan yang baik dengan menjunjung tinggi standar etika dan tunduk pada segala peraturan serta hukum yang berlaku bagi seluruh anggota perusahaan sebagai kunci kesuksesan organisasi
Salesman Sales Supervisor Arina Rotua Lubis
Hendra Mulya Junnie Inal. H
Service Advisor G/R
Administration Head Mulyadi Workshop Head
Sutikna Workshop Support Supervisor
Slamet Riyadi
MRS Techincian G/R
Foreman Controller Technical Leader
Billing Partman Tool Keeper
PDS
Supervisor PA & GA Fandri Safrizal
Finance and Accounting
Tax Staff
IT Staff Sales Administration
Personal Admin General Affair
Security Cashier
THS
36 2. Saling Menghormati
Mempunyai prinsip untuk selalu menjalankan bisnis dengan rasa tanggung jawab dansaling menghormati terhadap rekan bisnis, karyawan, masyarakat dan lingkungan,
3. Kerjasama
Bekerjasama dengan para pemangku kepentingan: pelanggan, karyawan, rekan bisnis,asosiasi, dan masyarakat untuk mencapai tujuan bersama yang saling menguntungkan.
4. Keberanian
Mempunyai keberanian untuk beradaptasi secara luwes dalam menghadapi segala perubahan situasi dengan selalu berpikir ke depan dan terbuka terhadap cara-cara baru yang inovatif profesional.