ANALISIS DAN PEMBAHASAN
IV.1 Gambaran Umum Perusahaan .1 Sejarah Singkat Perusahaan .1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Manunggal Wiratama adalah perusahaan yang didirikan pada tanggal 24 September 2001 adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang
property dengan core business pengoperasian pusat perbelanjaan SUN Plaza yang
terletak di jantung bisnis dan pemerintahan kota Medan. Dengan menempati area seluas 3 hektar dengan total luas bangunan 160.000 M2, SUN Plaza memposisikan diri sebagai pusat perbelanjaan No. 1 (satu) di kota Medan dengan fasilitas atau produk pelayanan yang lengkap mulai dari penyewaan ruang usaha standar sampai penyewaan usaha khusus kepada penyewanya serta dilengkapi fasilitas parkir yang dapat menampung lebih dari 2000 mobil.
Pada akhir Pebruari 2004, PT. Manunggal Wiratama merampungkan persiapan akhir peroperasian pusat perbelanjaan dan selanjutnya secara resmi membuka SUN Plaza untuk umum. Keunggulan SUN Plaza adalah letaknya yang di pusat kota antara Jalan H. Zainul Arifin dengan Jalan P. Diponegoro, sehingga semua kelengkapan dapat dihadirkan sebagai bagian dari konsep design pusat perbelanjaan eksekutif dan terbesar, untuk memberikan nilai tambah baik untuk penyewa maupun pengunjung. Sebagai komitmen perusahaan untuk selalu memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggannya, maka PT. Manunggal Wiratama selalu berupaya melakukan perbaikan terus-menerus dengan berlandaskan pada sistem manajemen mutu.
IV.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefenisikan sebagai suatu kegiatan kerangka dan mekanisme produk dimana suatu organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan suatu pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian atau orang-orang didalam suatu organisasi yang didalamnya berisi penjelasan mengenai aktifitas, tugas, dan tanggung jawab dari setiap tugas bagian dari orang-orang tersebut.
Suatu struktur organisasi harus mampu menggunakan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh perusahaaan secara optimal. Struktur organisasi itu juga harus mengatur tata hubungan yang harmonis antara unit-unit organisasi didalamnya. Karena itu suatu struktur organisasi harus sesuai, jelas dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam organisasi sehingga akan lebih mudah untuk merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mengetahui dan memperoleh gambaran yang jelas dan menyeluruh tentang struktur organisasi suatu perusahaan atau organisasi yaitu melalui bagan organisasi dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Dimana bagan organisasi tersebut menggambarkan diagram fungsi-fungsi departemen atau jabatan dalam organisasi dan menunjukka n hubungan mereka satu dengan yang lainnya. Unit-unit organisasi yang terpisah digambarkan dalam bentuk kotak yang dikaitkan satu sama lain oleh garis-garis tebal yang menunjukkan garis komando dan saluran komunikasi yang sesuai. Kemudian dari bagan tersebut dapat dilihat siapa yang menjadi atasan dan bawahan, tentang pengawasannya, tingkatan manajemen (hirarki kepemimpinan secara keseluruhan) dan pembagian dimana
setiap kotak memiliki tanggung jawab seseorang terhadap beban kerja organisasi. Adapun struktur organisasi PT. Manunggal Wiratama dapat dilihat pada Gambar 4.1. STRUKTUR ORGANISASI – PT MW Updated: Feb’09 Doc. Controller Center Director Marketing &
Communication Leasing Operational Finance - Accounting HRD & GAL Purchasing HRD Legal GA Finance Accounting IT Warehouse Security & Parking Housekeeping Foodcourt (Outsourching) Operation Engineering Electrical Mechanical Fire Safety Civil BAS Leasing Casual FO Tenant Relation Customer Service Advertising & Promotion Event, Public Ralation Graphic Design General Manager
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Manunggal Wiratama Sumber : PT. Manunggal Wiratama (Januari, 2011)
Berdasarkan Gambar 4.1 dapat diketahui bahwa organisasi yang digunakan adalah organisasi garis dan staf, dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit di bawahnya sehingga terdapat kesatuan perintah, dan dapat dilihat dari garis komando yang disusun berdasarkan tingkatan jabatan mulai dari pimpinan tertinggi sampai pada pimpinan terendah yaitu kepala seksi, sesuai dengan
Pada PT. Manunggal Wiratama pimpinan tertinggi dijabat oleh center director yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan operasional sehari-hari dibantu oleh general manager, para manager dan supervisor. Staf dalam kegiatannya sehari-hari bertugas memberikan nasehat dan saran kepada organisasi secara keseluruhan dalam membantu center director dan general manager dalam memastikan penetapan implementasi yang efektif dari kualitas manajemen dan melaporkan mengenai pencapaian kinerja dan keefektifitasan kualitas manjemen, memastikan validitas seluruh dokumen yang dipakai dan didistribusikan di dalam perusahaan, memastikan proses perubahan dokumen yang terjadi sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen dan memastikan proses penanganan catatan dilakukan sesuai dengan prosedur pengendalian catatan.
Pembagian kerja yang ada di perusahaan memerlukan adanya kordinasi yang baik dengan maksud untuk mencegah terjadinya perpecahan dan kesimpangsiuran yang dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan. Dengan adanya koordinasi, maka seluruh karyawan dan seluruh aktifitas perusahaan dapat diselaraskan dan diarahkan kepada pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.
Koordinasi kerja yang dilakukan pada PT. Manunggal Wiratama adalah koordinasi vertikal dan horizontal.
a. Koordinasi vertikal
Pelaksanaan koordinasi ini diartikan bahwa seorang atasan mengkoordinir orang-orang yang berada di bawah wewenang atau tanggung jawabnya. Dari standar organisasi perusahaan, dapat dilihat bahwa dari center director, general manajer mengkoordinir secara langsung masing-masing kepala bagian yaitu
para manager atau kepala bagian. Dari tiap-tiap kepala bagian mengkoordinir dan mengarahkan seluruh bawahannnya yang terdiri dari supervisor atau kepala seksi, dan pegawai staf.
b. Koordinasi horizontal
Merupakan koordinasi yang dilakukan melalui kerja sama antara bagian-bagian atau bidang yang mempunyai level manajemen yang sama. Pelaksanaan koordinasi ini melibatkan seluruh kepala bagian, dimana setiap kepala bagian haruslah mampu menyelaraskan antara tugas serta tujuan yang ingin dicapai oleh bagiannya dengan tegas dan tujuan yang ingin dicapai oleh bagian lainnya pada perusahaan.
Alat-alat atau sarana yang digunakan dalam pelaksanaan koordinasi dalam upaya peningkatan hubungan kerja pada PT. Manunggal Wiratama adalah:
a. Mengadakan pertemuan formal, pertemuan biasanya dilakukan dalam rapat-mingguan.
b. Membuat pedoman organisasi, buku pedoman tata kerja serta peraturan lainnya seperti standard operation procedure dan instruksi kerja.
c. Mengadakan hubungan melalui alat komunikasi seperti telepon, HT (Handy-Talky), e-mail dan intra-mail.
d. Surat sirkulasi dan form permintaan antar divisi/departemen.
Sistem informasi yang digunakan oleh PT. Manunggal Wiratama adalah bentuk komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi lisan adalah bentuk komunikasi yang paling lazim digunakan pada setiap perusahaan, karena dalam penyampaiannya lebih cepat diterima dan dilaksanakan. Bentuk komunikasi ini
digunakan oleh setiap unit dalam perusahaan yang biasanya digunakan dalam rapat-rapat, baik dalam bentuk pemberian informasi, petunjuk atau instruksi, tukar pikiran. Selain dalam rapat, komunikasi lisan juga digunakan oleh para karyawan dalam hubungan dengan rekan kerjanya. Sedangkan komunikasi tulisan lebih cenderung menunjuk kepada formalitas yang biasanya berupa instruksi-instruksi, kebijaksanaan-kebijaksanaan ataupun keputusan yang digariskan oleh pimpinan tertinggi center director, general manger maupun manager. Kebijaksanaan dan keputusan ini biasanya diambil dalam rangka pemberian instruksi kepada bawahan langsung maupun tidak langsung.
Pelaksanaan komunikasi vertikal telah dilaksanakan dengan baik, dimana dengan adanya laporan-laporan periodik sebagai bukti pertanggungjawaban bawahan-bawahan kepada atasan langsung mereka pada semua bagian. Pelaksanaan yang cukup baik ini terlihat dengan adanya kegunaan dari laporan yang dihasilkan dalam usaha pengambilan keputusan oleh atasan mereka, pemberian nasehat atas laporan tersebut dan mengadakan penilaian terhadap bawahan.Pelaksanaan komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan secara timbal balik antara bagian-bagian yang berada pada tingkatan manajemen yang sama juga berjalan dengan baik. Adapun bentuk kerjasama ini dalam bentuk tukar pikiran antara karyawan selevel misalnya manajer marketing dan komunikasi dengan manajer finance dan accounting dalam menentukan besarnya anggaran promosi untuk suatu acara promosi.