BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Lampiran 6 gambaran umum perpustakaan bpad
GAMBARAN UMUM BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
1.1 Sejarah Singkat
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) merupakan perpustakaan umum yang awalnya bernama Perpustakaan Negara dan berubah menjadi Perpustakaan Wilayah dan pada tahun 1997 berdasarkan SK Presiden No. 50 tahun 1997 berubah menjadi Perpustakaan Daerah dan pada tahun 1998 berdasarkan keputusan kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No.44 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Kemudian perpustakaan nasional dan perpustakaan yang ada didaerah propinsi mengalami perubahan termasuk Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Menurut PERDA (Peraturan Daerah) Provinsi Sumatera Utara No.4 tahun 2001 perpustakaan ini berubah menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Sejalan dengan perubahan nama perpustakaan kepemimpinan juga mengalami pergantian yaitu :
1. Pada tahun 1957 sampai dengan tahun 1959 kepala perpustakaan Negara dijabat oleh Bapak Daniel Marpaung.
2. Tahun 1959 sampai dengan tahun 1963 dijabat oleh Bachrum Hutasuhut. 3. Tahun 1963 sampai dengan tahun 1965 oleh ibu Tengku Ferial Amiruddin. 4. Tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan yakni pertama
dijabat oleh Bapak R. Adnan dan yang kedua Bapak R. Adil Musa yang menjabat sampai tahun 1969.
5. Tahun 1969 dijabat oleh Bapak Jamalus Azis sampai dengan tahun 1974. 6. Tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan yaitu pertama
dijabat oleh Bapak S.P. Hutauruk dan Bapak Contain Siagian sampai pada tahun 1975.
7. Tahun 1975 sampai dengan tahun 1983 dijabat oleh Bapak Drs. Abdul Sani. 8. Tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Bapak Drs. Sabari Nastion. 9. Tahun 1993 sampai tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazanah.
10. Tahun 1998 sampai tahun 1999 dijabat oleh Bapak Drs. Idris Kamah.
11. Tahun 1999 sampai dengan 2004 dijabat oleh Bapak Drs. Elazar Mangku Barus, SH.
12. Tahun 2004 sampai dengan 2007 kepemimpinan dijabat oleh Drs. H. Raja Thamrin Siregar, MM.
13. Tahu 2008 sampai dengan sekarang kepemimpinan dijabat oleh Syiful Syafri, MM.
Selain mengalami pergantian nama, kepemimpinan, perpustakaan ini juga mengalami perubahan tempat dan lokasi. Perpindahan lokasi perpustakaan mulai dari jalan jambi, ke jalan Cik Ditiro No. 1 Medan, lalu pindah ke jalan Serdang No. 18 Medan kemudian ke jalan Iskandar Muda kemudian hingga sekarang berlokasi di jalan Brigjend Katamso No. 45 K Medan.
1.2 Visi dan Misi Perpustakaan
Visi BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah “Menjadi Pusat Informasi serta Sarana Belajar Sepanjang Hayat”.
Di dalam visi tersebut terkandung cita-cita luhur yang ingin diwujudkan BPAD Provinsi Sumatera Utara di masa depan yaitu dapat memberikan pelayanan berbagai macam informasi kepada segenap masyarakat tanpa memandang latar belakang usia, pendidikan, sosial dan budaya. Dengan koleksi yang dimiliki perpustakaan dapat dijadikan sebagai tempat belajar secara mandiri oleh segenap masyarakat Sumatera Utara.Untuk mewujudkan visi tersebut BPAD Provinsi Sumatera Utara menciptakan misi sebagai berikut :
1. Melaksanakan layanan prima jasa perpustakaan, dokumentasi, informasi, serta kearsipan guna pengembangan kualitassumber daya manusia.
2. Melaksanakan pembinaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah dan swasta
3. Melaksanakan pelastarian karya cetak dan karya rekam serta arsip sebagai hasil budaya bangsa harus dijunjung tinggi.
1.3 Fungsi dan Tugas
BPAD Provinsi Sumatera Utara merupakan lembaga teknis yang dibentuk Pemerintah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 tahun 2002 dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah. Badan ini merupakan penggabungan dua instansi yaitu Kantor Arsip Sumatera Utara, yang sebelumnya memang telah berada dibawah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dengan Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara, yang sebelumnya
merupakan lembaga vertical dan berkedudukan dibawah Perpustakan Nasional Republik Indonesia.
BPAD Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang memiliki tugas pokok membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, pelayanan, penyelenggaraan dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi :
a. Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera
b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara
c. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip
d. Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subjek, Abstrak dan Literatur Sekunder lainnya.
e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam
f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait
g. Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain
h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.
1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan
Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian kerja, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
Pengelompokkan kerja BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut Gambar 5
Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
KEPALA KELOMPOK JAFUNG SEKRETARIAT SUBBAG PERENCANAAN & PROGRAM SUBBAG KEUANGAN SUBBAG KEPEGAWAIAN & UMUM
Bidang Deposit & Pengolahan bahan pustaka Bidang Layanan & Otomasi Perpustakaan Bidang Pemberdayaan Perpustakaan & Pengembangan Budaya Baca Sub Bidang Deposit pustaka Sub Bidang Pengolahan bahan pustaka Sub Bidang Layanan Perpustakaan Sub Bidang Otomasi perpustakaan Sub Bidang Pemberdayaan Perpustakaan Sub Bidang Pengembangan Budaya Baca Bidang Layanan & Otomasi Kearsipan Bidang Pembinaan & Pengembangan Bidang Pengelolaan & Kearsipan Bidang Akuisisi & Pelestarian Sub Bidang Layanan Kearsipan Bidang Otomasi Kearsipan Sub Bidang Arsip Dinamis Sub Bidang Arsip Dinamis Sub Bidang Pemb Pengemban gan SDM Sub Bidang Pemb Pengembangan Kelembagaan Sub Bidang Akuisisi Bidang Pelestarian
1.5 Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang
Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang dimiliki Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Sekretariat
Sekretariat, yang dipimpin oleh seorang Sekretaris dan berkedudukan Eselon III/A, mempunyai tugas dalam pengolahan dan pengurusan kerumahtanggaan/umum, keuangan dan organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, sekretaris menyelenggarakan fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengololaan dan pengurusan kerumahtanggaan/umum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan pembinaan produk hukum.
b. Pengkoordinasian perumusan rencana/program jangka menengah dan tahunan Badan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaan/umum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan dan pembinaan produk-produk hukum.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi tersebut sekretaris dibantu oleh 3 kepala sub bagian yaitu :
1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha 2) Kepala Sub Bagian Keuangan
3) Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan
Bidang pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon III/A. Bidang pelayanan memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan
informasi dan kerjasama antar perpustakaan. Untuk menjalankan tugas tersebut kepala bidang pelayanan memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar layanan kepustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, kerjasama antar perpustakaan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan program jangka panjang, menengah dan tahunan dalam bidang layanan perpustakaan.
c. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, serta kerjasama antar perpustakaan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Di dalam menjalankan fungsi tersebut kepala bidang dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu :
1) Kepala Sub Bidang Pelayanan
2) Kepala Sub Bidang Otomasi dan Multimedia
Sampai sekarang ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara memiliki 6 (enam) ruang pelayanan :
1. Ruang Layanan Umum 2. Ruang Layanan Referensi 3. Ruang Layanan Anak 4. Ruang Layanan Remaja
5. Ruang Layanan Koran dan Majalah
3. Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit
Bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon III/A. Bidang ini mengemban tugas mengembangkan dan mengolah bahan pustaka dan menyelenggarakan pelayanan deposit dalam rangka pelestarian budaya Sumatera Utara.
Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit menyelenggarakan fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam yang diterbitkan Provinsi dalam dan luar negeri serta evaluasi serah simpan karya cetak, rekam dan standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian rencana jangka tahunan dan menengah ke dalam bidang pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan deposit, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.
c. Penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simapan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidnag tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Dalam melaksankan tugas dan fungsinya kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dibantu oleh dua orang kepala sub bidnag yaitu :
1) Kepala Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 2) Kepala Sub Bidang Deposit
Jenis pekerjaan rutin yang ditangani para pustakawan pada bidang ini meliputi: 1. Seleksi bahan pustaka
2. Pengadaan bahan pustaka 3. Klasifikasi kompleks 4. Katalogisasi kompleks
5. Pembuatan inti sari karangan (indikatif/informative) 6. Pengalihan informasi bahan pustaka dengan otomasi 7. Kelengkapan bahan pustaka
4. Bidang Pembinaan
Bidang pembinaan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon III/A. Tugas bidang tersebut adalah menyelenggarakan pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan perpustakaan di Provinsi Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pembinaan/bimbingan, permasyarakatan dan penyuluhan, dokumentasi, informasi dan semua jenis perpustakaan, pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perncanaan program tahunan dan jangka menengah dalam bidang pembinaan perpustakaan sesuai standar dan ketetapan yang berlaku.
c. Pelaksanaan, pengkoordinasian, pengendalian, pembinaan/bimbingan,
pemasyarakatan dan penyuluhan dokumentasi dan informasi, pembinaan pustakwan, pembinaan kelembagaan, serta pembinaan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan
Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya kepala bidang pembinaan dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu :
1) Kepala Sub Bidang Sumber Daya Manusia 2) Kepala Sub Bidang Kelembagaan
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi yang diemban bidang pembinaan melaksanakan beberapa program dan kegiatan, diantaranya :
Tabel 17
Program dan Kegiatan Bidang Pembinaan
No Kegiatan Volume
1 Lomba Pemilihan Perpustakaan terbaik 1 Kali
3 Pembinaan semua jenis perpustakaan di Sumatera Utara
4 Kali
4 Bimbingan Teknis Perpustakaan 3 Kali
5 Rapat kerja Perpustakaan di Sumatera Utara 1 Kali
6 Pemantapan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah seSumatera Utara
3 Kali
7 Sosialisasi Jabatan Fungsional Pustakawan 1 Kali
8 Penyuluhan dan Pemasyarakatan Perpustakaan di
Kabupaten
6 Kali
Sumber : Laporan Program Bidang Pembinaan Tahun 2005
Demi kelancaran dan terlaksananya program dan kegiatan pada bidang pembinaan ditempatkan 12 orang pustakawan.
5. Bidang Arsip
Bidang arsip dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon III/A. Tugas bidang arsip adalah melaksanakan pengelolaan dan pembinaan arsip daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang arsip melaksanakan fungsi yaitu :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in aktif, arsip
statis dan pembinaan kearsipan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b. Perencanaan program tahunan dan program jangka menengah dalam bidang
pembinaan arsip daerah sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
c. Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang, sesuai bidang tugas
1.6 Personalia (Jabatan-jabatan pegawai)
Saat ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara didukung oleh 124 orang pegawai dengan berbagai latar belakang jenis kelamin, golongan, tingkat pendidikan formal, jabatan dan lain-lain. Disamping itu, para pegawai juga ditempatkan pada subbidang- subbidang yang didasarkan pada kesesuaian latar belakang pendidikan dan ketrampilan serta keahlian yang mereka miliki dengan bidang tugas yang harus mereka kerjakan.
Kondisi pegawai menurut jenis kelamin, tingkat pendidikan dan latar belakang keilmuan, golongan dan jabatan serta bidang tugas dapat dilihat dari tabel-tabel dan grafik-grafik berikut :
a. Kondisi Pegawai Menurut Jenis Kelamin
Kondisi pegawai menurut jenis kelamin ditampilkan pada tabel berikut : Tabel 18 : Kondisi Pegawai Menurut Jenis Kelamin
Jenis Kelamin Jumlah %
Pria 54 44 %
Wanita 70 56 %
Total 124 100 %
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha
Untuk melihat perbedaan antara pegawai yang berjenis kelamin pria dan wanita, maka tabel tersebut dituangkan ke dalam bentuk grafik berikut :
Gambar 7 Kondisi Pegawai Menurut Jenis Kelamin Kondisi pegawai menurut jenis kelamin
44% 56%
Kondisi pegawai menurut jenis
kelamin
Pria Wanita
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha b. Kondisi Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan
Kondisi pegawai menurut tingkat pendidikan ditampilkan pada tabel dan grafik berikut : Tabel 19 : Kondisi Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan
Tingkat pendidikan Jumlah %
S-2 3 2 % S-1 39 31 % D-3 24 19 % SMA 53 44 % SMP 5 4 % TOTAL 124 100 %
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha
Gambar 8 Kondisi Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha
c. Kondisi Pegawai Menurut Golongan
Kondisi pegawai menurut golongan ditampilkan pada tabel dan grafik berikut : 2%
31%
19% 44%
4%
Kondisi pegawai menurut
tingkat pendidikan
S-2 S-1 D-3 SMA SMPTabel 4 Kondisi Pegawai Menurut Golongan Golongan JUMLAH % IV 7 6 % III 86 69 % II 31 25 % TOTAL 124 100 %
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha
Gambar 9 Kondisi Pegawai Menurut Golongan
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha
d. Kondisi Pegawai Menurut Jabatan
Kondisi pegawai menurut jabatan ditampilkan pada tabel dan grafik berikut : Tabel 20 Kondisi Pegawai Menurut Jabatan
Jabatan Jumlah % Eselon II/ A 1 1 % Eselon III/ A 5 4 % Eselon IV/ A 13 10 % 6% 69% 25%
Kondisi pegawai menurut golongan
IV III II
Fungsional Pustakawan 43 35 %
Fungsional Arsiparis 2 2 %
Staf 61 48 %
Total 124 100 %
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha
Gambar 10 Kondisi Pegawai Menurut Jabatan
Sumber : Olahan Data Sekunder dari Sub Bagian Tata Usaha
Dengan mengetahui profil organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tersebut di atas, maka dapat dipastikan bahwa organisasi tersebut dapat memfasilitasi para pustakawan dengan program dan kegiatan sebagai wadah bagi para pustakawan dengan program dan kegiatan sebagai wadah bagi pustakawan untuk menunjukkan profesionalisme mereka.
1.7 Layanan Perpustakaan 1.7.1 Sistem Layanan
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memiliki 2 (dua) jenis sistem layanan yaitu :
1. Sistem layanan terbuka
Pengguna diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan 1% 4%
10%
35%
2% 48%
Kondisi pegawai menurut jabatan
Eselon II/ A Eselon III/ A Eselon IV/ A Fungsional Pustakawan Fungsional Arsiparis Staf
2. Sistem layanan tertutup
Pengguna tidak diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan.
1.7.2 Jenis Layanan
Badan Perputakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara memiliki beberapa jenis layanan yaitu :
1. Layanan Umum 2. Layanan Remaja 3. Layanan Anak 4. Layanan Referensi
5. Layanan Audio Visual & Internet
1.8 Jam Buka Perpustakaan
Senin s/d Jumat : 08.00 – 18.00 Sabtu : 09.00 – 15.00
Minggu & hari libur tutup
1.9 Syarat Pendaftaran Anggota Keanggotaan
Keanggotaan Perpustakaan terbuka untuk umum berlaku selama 1 tahun. Dengan biaya
Gratis. Adapun Syarat menjadi anggota : 1. Mengisi formulir
•Pelajar SD, SLTP, SLTA, Mahasiswa atas tanggungan Kepala Sekolah / Dekan
Fakultas.
•Karyawan atas tanggungan Pimpinan Instansi.
•Masyarakat Umum atas tanggungan Lurah / Kepala Desa.
2. Menyerahkan 3 buah pas foto hitam putih ukuran 3x4 cm
Tata Tertib :
• Pengunjung mengisi buku tamu, sopan dan menjaga ketenangan.
• Disediakan loker untuk semua barang bawaan.
• Tidak boleh memakai topi, peci, jaket, sandal jepit, switer, celana pendek (kecuali anak-anak).
• Baju, kaos, helm dimasukkan.
• Dilarang merokok, makan, minum.
• Peminjaman maksimum 2 buku.
• Waktu pinjam 1 minggu dan dapat diperpanjang.
• Kartu anggota tidak boleh dipergunakan orang lain.