BAB II KAJIAN TEORITIS
2.4 Promosi
2.4.3 Promosi Perpustakaan
2.4.3.1 Pentingnya promosi perpustakaan
Pada dasarnya promosi dirasakan sangat penting terutama bagi perpustakaan yang kurang dikenal oleh masyarakat atau perpustakaan yang pengunjung dan pemanfaatannya masih sangat minim. Segala daya dan upaya yang dilakukan untuk mengenalkan perpustakaan bagi pengguna melalui promosi yang memiliki sasaran yaitu untuk meningkatkan pengunjung perpustakaan, meningkatkan buku yang dipinjam serta meningkatnya pemanfaatan koleksi maupun sumber daya yang ada di perpustakaan. Menurut
Sutarno (2006 : 112) “Promosi yang dilakukan dapat berupa promosi koleksi terbaru atau pengumuman tentang adanya suatu kegiatan yang perlu mengundang atau melibatkan masyarakat”.
Meskipun Perpustakaan sebagai lembaga unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka untuk digunakan sepenuhnya bagi kepentingan pembaca dalam pemenuhan kebutuhan informasi penggunanya diadakan secara gratis tanpa dipungut biaya apapun. Akan tetapi hingga saat ini masih banyak masyarakat yang belum memanfaatkan perpustakaan sebagai tempat mereka untuk mencari dan memperoleh informasi.
Oleh sebab itu promosi perpustakaan perlu dilakukan agar seluruh aktivitas yang berhubungan dengan jasa perpustakaan dapat diketahui dan dipahami oleh pengguna. Menurut Royani (1984 : 107) Promosi perpustakaan dibagi atas 2 berdasarkan ruang lingkup dan daya jangkau yaitu:
1. Promosi dilakukan didalam gedung perpustakaan antara lain, berupa :
- Menerbitkan majalah yang isinya membuat informasi mengenai kegiatan di perpustakaan itu. Kunjungan yang dilakukan oleh tamu atau kelompok pemuda, pembaca, sumbangan buku-buku dll.
- Wartawan menginterview pembaca di perpustakaan, hasilnya diterbitkan dalam suatu surat kabar.
- Membuat kartu lebaran/natal yang gambarnya diambil dari buku-buku yang terkenal yang terdapat di dalam perpustakaan
- Pemutaran film, video, tape slide dsb mengenai sesuatu topik yang dilengkapi dengan buku-buku mengenai itu.
- Pameran buku-buku baik yang baru maupun yang lama dengan hiasan-hiasan yang menarik.
- Pameran lukisan yang dilengkapi dengan buku-buku mengenai biografi dan karya pelukis.
- Diskusi yang dilakukan di ruangan khusus.
- Membuat batas bacaan (book mark) dari kulit, plastik dsb, memuat nama dan alamat perpustakaan, jam buka dan jam tutup, jenis-jenis pelayanan yang diberikan dan nomor telepon.
2. Promosi yang dilakukan di luar gedung perpustakaan :
- Menempelkan identitas perpustakaan : nama dan alamat perpustakaan, jam buka dan jam tutup, pada pelabuhan-pelabuhan kapal dan pesawat terbang. - Di tempat-tempat strategis dipasang papan-papan yang memuat tentang
identitas perpustakaan: antara lain nama dan alamat perpustakaan, jam buka dan jam tutup, jenis pelayanan yang diberikan serta nomor telepon.
Dalam melakukan promosi perpustakaan juga dibutuhkan metode untuk memperkenalkan perpustakaan bagi pengguna maupun masyarakat, Hamilton yang disitir oleh Juddin (1995 : 33) mengemukakan beberapa metode promosi perpustakaan terdiri dari :
1. Mengembangkan diri.
Seorang pustakawan harus meningkatkan "Image" masyarakat terhadap profesionalisme pustakawan sebagai seorang ahli bidang informasi.
2. Menjual Ide
Pustakawan harus bisa memasarkan produknya dan mempertahankan keberadaannya.
3. Peningkatan fisik perpustakaan 4. Profil Pemakai
Mengenal profil pemakai akan membuat pustakawan mengenal pemakai dan apa saja yang mereka butuhkan.
5. Buletin dan Terbitan lainnya 6. Leafet dan Brosur
7. Poster 8. Presentasi
Presentasi diperlukan terutama bila perpustakaan merupakan badan bawahan. Penjelasan yang baik dan menarik diperlukan untuk mendapat perhatian para pimpinan.
9. Pameran
10. Publikasi melalui media massa.
11. Menggunakan tenaga ahli bidang promosi.
Sedangkan metode yang dapat digunakan perpustakaan untuk melakukan promosi menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 286) terdiri dari enam metode promosi jasa perpustakaan yaitu :
1. Nama dan logo 2. Poster dan leaflet 3. Pameran
4. Media dan Video 5. Ceramah
6. Iklan
Promosi perpustakaan merupakan salah satu upaya untuk memperkenalkan berbagai fasilitas dan layanan yang ada di perpustakaan, dimana dengan mempromosikan perpustakaan maka terjadilah proses pendekatan informasi kepada pengguna. Pengguna menjadi tahu berbagai fasilitas dan layanan apa saja yang tersedia, sedangkan yang belum tahu atau yang sudah tahu tapi belum pernah memanfaatkan jasa layanan akan mengenal dan kemudian tertarik untuk datang memanfaatkan perpustakaan sehingga kegiatan promosi yang dilakukan perpustakaan memberi hasil yang sesuai dengan keinginan. Promosi perpustakaan juga dapat dilakukan dengan berbagai kegiatan untuk dapat menarik perhatian pengguna. Dalam hal ini untuk menarik pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Menurut Mustafa (1996 : 123-130). Berbagai kegiatan yang dapat dilakukan untuk menarik perhatian pengguna di antaranya :
1. Pameran
Pameran adalah salah satu bentuk kegiatan perpustakaan untuk menarik perhatian banyak orang. Pameran juga merupakan cara yang paling jitu untuk mempublikasikan keberadaan perpustakaan kepada pengguna dan calon pengguna.
2. Ceramah dan seminar
Ceramah adalah suatu kegiatan dimana ada satu atau beberapa orang yang berbicara di depan sejumlah peserta pada suatu waktu dan tempat tertentu mengenai suatu topik tertentu.
3. Bercerita
Tujuan kegiatan ini adalah untuk mendorong pengguna perpustakaan untuk memanfaatkan koleksi dan layanan melalui suatu cerita.
4. Bazar
Bazar adalah suatu kegiatan jual beli barang pada suatu tempat tertentu dan waktu tertentu dan bukan pada tempat yang biasanya dilakukan proses jual beli.
5. Lomba dan Kuis
Lomba dan kuis dapat dijadikan sarana promosi untuk menarik perhatian masyarakat.
6. Wisata Perpustakaan
Wisata perpustakaan adalah kegiatan untuk mengajak serombongan orang untuk berkeliling perpustakaan guna melihat semua sudut di perpustakaan bahwa disana ada petugas perpustakaan yang member penjelasan mengenai koleksi, fasilitas yang ada, cara-cara menggunakan fasilitas itu serta bagaimana menemukan informasi dan apa manfaatnya bagi mereka.
7. Memutar Film dan Video Kaset
Pemutaran film dan video dapat disajikan pada orang atau rombongan orang yang berkunjng ke perpustakaan. Tayangannya dapat disajikan secara berkala dan terjadwal, dapat diumumkan waktu dan tempatnya.
Dari beberapa pendapat di atas dapat dikemukakan bahwa promosi perpustakaan dapat dilakukan dengan berbagai metode dan cara untuk menarik perhatian pengguna agar mau/berminat menggunakan perpustakaan misalnya dengan cara melakukan berbagai kegiatan seperti bazar, pameran, lomba dan kuis, ceramah, wisata perpustakaan, memutar film dan video kaset dan lain sebagainya.
2.4.3.2 Tujuan Promosi Perpustakaan
Promosi perpustakaan dilakukan sudah tentu mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Sehubungan dengan hal tersebut Qalyubi ( 2003 : 60 ) menyatakan bahwa tujuan promosi perpustakaan adalah :
1. Memperkenalkan fungsi perpustakaan kepada masyarakat pemakai
2. Mendorong minat baca dan mendorong masyarakat agar menggunakan koleksi perpustakaan semaksimalnya dan menambah jumlah orang yang gemar membaca 3. Memperkenalkan pelayanan dan jasa perpustakaan kepada masyarakat
4. Memberikan kesadaran masyarakat akan adanya pelayanan perpustakaan dan menggunakannya serta mengembangkan pengertian masyarakat agar mendukung kegiatan perpustakaan
Pendapat lain dikemukakan Edsall yang dikutip oleh Mustafa (1996 : 21) bahwa tujuan promosi perpustakaan adalah :
1. Memberikan kesadaran kepada masyarakat tentang adanya pelayanan perpustakaan.
2. Mendorong minat masyarakat untuk menggunakan perpustakaan.
3. Mengembangkan pengertian kepada masyarakat agar mendukung kegiatan perpustakaan dan peranannya dalam masyarakat.
Sedangkan Suryadi (2006 : 8) menyatakan bahwa “tujuan promosi adalah mengkomunikasikan, memberi pengetahuan, meyakinkan juga mengikat pikiran dan perasaan seseorang tentang suatu produk sehingga mereka mengakui produk tesebut dan mau menggunakannya” .
Berdasarkan pendapat-pendapat yang dikemukakan di atas, dapat diketahui bahwa tujuan dilakukannya promosi adalah untuk mengkomunikasikan, menarik minat, meyakinkan dan mengikat pikiran dan perasaan seseorang tehadap suatu produk maupun jasa yang dipromosikan sehingga mereka mau menggunakannya dalam hal ini adalah perpustakaan. Promosi perpustakaan dapat memberikan kesadaran, mendorong minat, mengembangkan pengertian serta memperkenalkan informasi dan sumber-sumber informasi yang dimiliki kepada masyarakat agar mereka berminat untuk mengunjungi dan memanfaatkan perpustakaan secara optimal.
2.5 Metode Promosi
Untuk mencapai tujuan promosi, yang telah diuraikan di atas organisasi dapat memilih dan menetapkan metode promosi yang akan digunakan untuk mencapai sasaran yang ingin dicapai. Metode promosi sangat banyak diketahui akan tetapi tidak semua metode promosi sesuai dengan berbagai keadaaan pemasaran berbagai produk/jasa yang akan dipromosikan. Meskipun secara umum metode promosi memiliki fungsi yang sama tetapi metode-metode promosi tersebut dapat dibedakan berdasarkan tugas khusus yang dilakukan. Perpaduan metode tersebut sering disebut dengan bauran promosi.
Sehubungan dengan metode promosi tersebut, Kotler dan Amstrong (2001 : 112) mengatakan bahwa terdapat lima variabel di dalam bauran promosi (promotional mix) yaitu :
1. Periklanan (advertising)
Segala biaya yang harus dikeluarkan sponsor untuk melakukan presentasi dan promosi non pribadi dalam bentuk gagasan, barang atau jasa.
2. Penjualan Personal (personal selling)
penjualan dan membangun hubungan dengan pelanggan.
3. Promosi penjualan (sales promotion)
Insentif jangka pendek untuk mendorong pembelian atau penjualan suatu produk atau jasa.
4. Hubungan masyarakat (public relation)
Membangun hubungan baik dengan publik terkait untuk memperoleh dukungan, membangun citra perusahaan yang baik dan menangani atau menyingkirkan gosip, cerita dan peristiwa yang dapat merugikan
5. Pemasaran langsung (direct marketing)
Komunikasi langsung dengan pelanggan yang diincar secara khusus untuk memperoleh tanggapan langsung.
Selain 5 variabel yang diungkapkan oleh kotler dan amstrong di atas Mustafa (1996 : 28) menyatakan kegiatan promosi perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa metode promosi yaitu :
1. Publikasi 2. Iklan
3. Kontak Perorangan 4. Insentif
5. Penciptaan lingkungan dan suasana perpustakaan
Metode promosi dilakukan dengan berbagai cara dan berbagai media yang ditujukan kepada khalayak ramai. Dengan berhasilnya metode-metode yang digunakan untuk mempromosikan perpustakaan diharapkan dapat menarik minat masyarakat untuk mengunjungi, memanfaatkan koleksi yang tersedia serta seluruh masyarakat dapat menjadi anggota perpustakaan. Untuk lebih jelasnya metode tersebut akan dibahas satu persatu pada uraian berikut :
2.5.1 Publikasi
Salah satu metode dalam promosi perpustakaan adalah pubikasi. Publikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan/menyebarkan sebuah informasi kepada masyarakat umum dengan cara bermacam macam mulai dari buku, teks, gambar, konten audio visual dan website sehingga masyarakat mengetahui informasi yang disediakan untuk konsumen kegiatan promosi diharapkan mampu mempengaruhi masyarakat untuk memanfaatkannya. Dalam hal ini publikasi merupakan salah satu cara efektif untuk mempromosikan perpustakaan agar masyarakat mau memanfaatkan fasilitas yang disediakan dan mau mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Menurut Mustafa (1996 : 29) “Publikasi adalah perangsangan non personal agar ada permintaan terhadap produk atau jasa
melalui berita mengenai hal-hal di media penerbitan atau melalui penyajian yang menarik di radio, televisi dan panggung”.
Sedangkan menurut McCarthy (1993 : 295) bahwa “Publikasi merupakan setiap bentuk penyajian gagasan, barang atau jasa yang tidak dibayar. Dengan metode publikasi, pihak perpustakaan berusaha menarik perhatian pengguna agar mengetahui dan lebih memanfaatkan koleksi dan layanan yang telah tersedia diperpustakaan”.
Pendapat lain diungkapkan oleh Sutarno (2006 : 102) bahwa “Publikasi adalah melakukan kegiatan agar perpustakaan lebih dikenal oleh masyarakat luas (publik).”
Dari beberapa pendapat di atas dapat dikemukakan bahwa publikasi merupakan kegiatan promosi yang dilakukan dalam bentuk penyajian gagasan, barang atau jasa melalui media penerbitan atau penyajian yang menarik di radio, televisi dan panggung, sehingga koleksi dan jasa perpustakaan lebih dikenal oleh masyarakat.
Dalam melakukan kegiatan publikasi, perlu diketahui bahwa melalui kegiatan publikasi dapat diperoleh keunggulan-keunggulan sebagaimana dikemukakan oleh Mustafa (1996 : 29) keunggulan tersebut adalah :
Pertama : publikasi ditempatkan sebagai berita dan bukan iklan.
Kedua : publikasi cenderung sampai kepada penguna yang tidak menyukai iklan atau kontak pribadi.
Ketiga : publikasi mempunyai potensi tinggi untuk di dramatisasi, sehingga menarik perhatian dan mempengaruhi orang.
Tetapi selain memiliki keunggulan, publikasi juga mempunyai kelemahan. Adapun kelemahan cara publikasi menurut Mustafa (1996 : 29) adalah :
Pertama : publikasi selalu melalui proses penyuntingan.
Kedua : publikasi tidak memungkinkan hal-hal yang dicakup oleh iklan.
Dengan mengetahui keunggulan-keunggulan dan kelemahan-kelemahan publikasi sebagai metode promosi maka promosi yang dilakukan dapat berjalan efektif dan berhasil. Promosi melalui publikasi berbeda dengan pemasaran melalui iklan, sebagaimana diutarakan oleh Seitel yang disitir oleh Wirawan (1993 : 32 ) menyatakan bahwa :
Ada beberapa perbedaan iklan dan publikasi. Promosi melalui iklan harus dibayar, tetapi pemasangan iklan mengendalikan apa yang dikatakan, bagaimana penyampaiannya, kepada siapa iklan itu akan disampaikan, dan frekuensi penayangannya baik dimedia cetak maupun media lainnya. Sedangkan publikasi biasanya Cuma-Cuma dan penyampaiannya biasanya ditinjau oleh penyunting.
Publikasi umumnya sampai kepada konsumen yang tidak menyukai iklan dan publikasi merupakan cara efektif untuk menarik perhatian dan mempengaruhi orang. Selain
mengetahui keunggulan-keunggulan dari publikasi harus diketahui bahwa langkah-langkah pembuatan publikasi. Adapun langkah-langkah pembuatan publikasi menurut Wirawan dalam laporan lokakarya bimbingan pengguna dan promosi perguruan tinggi Negeri (1993 : 32) adalah :
1. Menentukan tujuan-tujuan publikasi. Mencakup penentuan pasar target yang menjadi sasaran.
2. Mencari ide publikasi yang akan mencapai dampak yang diinginkan 3. Menentukan media yang akan digunakan untuk publikasi.
Dengan mengetahui langkah-langkah pembuatan publikasi maka kegiatan publikasi juga dapat dilakukan untuk mempromosikan perpustakaan agar masyarakat mau menggunakan, memanfaatkan maupun mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan.
2.5.2 Iklan
Iklan merupakan salah satu metode promosi perpustakaan. Iklan merupakan bentuk promosi yang bertujuan untuk mendorong, memotivasi dan menarik perhatian seseorang untuk mau menggunakan atau memanfaatkan suatu produk atau jasa yang ditawarkan.
Menurut Mustafa (1996 : 29 - 30), “iklan adalah media promosi dalam bentuk penyajian ide, produk atau jasa dengan cara bayar. Iklan dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk melalui media cetak atau media elektronik seperti surat kabar, majalah, radio atau televisi. Sedangkan Hardiman (2006 : 52) menyatakan bahwa “Iklan merupakan materi yang dirancang untuk menarik perhatian publik, dengan tujuan agar mereka melakukan sesuatu yang ditawarkan, melalui berbagai media”.
Selain pendapat di atas Sastradipoera mengatakan bahwa (2003 : 1992), Iklan dapat dijelaskan dengan berbagai definisi diantaranya adalah :
1. Iklan merupakan salah satu alat marketing yang bertugas untuk memberikan informasi kepada kelompok orang dan meninggikan nilai barang atau jasa yang diiklankan.
2. Iklan mengacu pada penggunaaan media iklan agar membangunkan perhatian publik pada barang, jasa atau gagasan
3. Iklan merupakan promosi bukan-pribadi kepada kelompok-kelompok yang dibayar oleh sponsor tertentu. Iklan memfokuskan diri kepada kelompok orang, bukan kepada individu-individu.
Selanjutnya Winardi (1992 : 112) menyatakan bahwa :
Pengiklanan merupakan sebuah bentuk komunikasi nonpersonal yang harus diberikan imbalan tentang sebuah organisasi atau produk–produknya yang ditransmisi kepada sebuah audiensi sasaran dengan bantuan sebuah medium massa. Dimana para
individu-idividu dan organisasi menggunakan pengiklanan untuk tujuan mempromosi barang-barang, jasa-jasa, ide-ide, issue-issue dan orang-orang sebagai kandidat politikal.
Dari pendapat- pendapat di atas, dapat diketahui bahwa iklan merupakan salah satu media promosi dalam bentuk tercetak maupun elektronik yang bertujuan untuk menarik perhatian serta membujuk konsumen untuk memanfaatkan produk atau jasa yang ditawarkan kepada kelompok orang denngan diberikan imbalan. Menurut Suryadi (2006 : 92) ada beberapa jenis promosi efektif melalui iklan, yaitu :
1. Media cetak seperti koran, majalah, tabloid pada umumnya dikelompokkan dalam istilah-istilah sebagai berikut :
a. Iklan Baris b. Iklan Kolom c. Iklan Advetorial d. Iklan Display 2. Radio a. Iklan Adlips b. Iklan Spot c. Iklan Sponshorship 3. Televisi a. Live Action b. Stop Action c. Iklan Animasi d. Slide Show e. Music f. Blocking Time g. Superimposed h. Running Text
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa banyak jenis iklan yang dapat dijadikan sebagai media promosi seperti iklan dalam media cetak, radio maupun televisi. Agar iklan yang dibuat efektif iklan harus direncanakan dengan baik. Iklan memberikan pengaruh yang penting untuk keberhasilan pemasaran perpustakaan. Dalam mengembangkan program iklan terdapat lima dimensi yang harus diperhatikan yaitu :
1. Mission (Tujuan Periklanan)
Menentukan tujuan periklanan langkah pertama dalam membuat program periklanan. Tujuan ini harus berasal dari keputusan mengenai sasaran pemasaran.
2. Money (Anggaran Periklanan)
Setelah menentukan tujuan periklanan, maka program selanjutnya adalah membuat anggaran dari periklanan. Ada lima faktor yang perlu dipertimbangkan pada saat menetapkan anggaran periklanan, yaitu:
- Tahap dalam siklus produk (stage in the product life cycle)
- Pangsa pasar dan basis konsumen (markets share and consumer base) - Persaingan dan gangguan (competition and clutter)
- Frekuensi periklanan (advertising frequency)
- Kemungkinan substitusi produk (product substitutability) 3. Message (Memilih pesan iklan)
Faktor kreativitas dalam iklan lebih penting daripada jumlah uang yang dikeluarkan. Iklan dapat membantu dalam meningkatkan pemasaran apabila mendapat perhatian dari penggunanya, dengan demikian faktor yang penting. 4. Media
Pemilihan media yang efektif untuk menyampaikan pesan iklan harus memperhatikan tiga faktor yaitu:
- Reach (jangkauan) - Frequency (frekuensi) - Impact (pengaruh)
5. Measurement (Mengevaluasi efektivitas iklan)
Ada dua cara dalam mengukur efektivitas iklan yaitu :
- Communication effect research (riset dampak komunikasi), yaitu berusaha menentukan apakah iklan berkomunikasi secara efektif.
- Sales effect research (riset dampak penjualan), yaitu membantu pengiklan menilai dampak komunikasi iklan terhadap penjualan. (Kotler, 2001 : 578 )
Uraian di atas menyatakan bahwa dalam melakukan kegiatan periklanan perlu diperhatikan tujuan periklanan, anggaran periklanan, memilih pesan iklan, media, dan mengevaluasi efektifitas iklan. Kelima hal tersebut dimaksudkan agar kegiatan periklanan berjalan efektif.
Untuk melaksanakan promosi melalui iklan petugas perpustakaan harus memahami tujuan iklan secara baik. Menurut Saladin (1996 : 74) iklan memiliki tujuan sebagai berikut :
1. Untuk menyampaikan informasi :
a. Memberitahukan pasar tentang produk
b. Menganjurkan cara penggunaan baru untuk produk tertentu c. Menjelaskan cara kerja suatu produk
d. Membangun citra perusahaan 2. Untuk membujuk :
a. Memilih merk tertentu
b. Menganjurkan memilih merk tertentu
c. Mengubah persepsi konsumen tentang ciri-ciri merk tertentu d. Membujuk pelanggan untuk membeli
3. Untuk mengingatkan :
a. Mengingatkan konsumen bahwa produk itu mungkin akan sangat dbutuhkan dalam waktu dekat
b. Mengingatkan konsumen dimana membeli produk itu
c. Menjaga agar pelanggan akan selalu ingatakan produk atau merk itu 4. Untuk pemantapan :
Berusaha untuk meyakinkan para pembeli bahwa ia mengambil pilihan yang tepat.
Sedangkan fungsi iklan menurut Mursid (1993 : 96) adalah : 1. Memberikan informasi
2. Membujuk atau mempengaruhi 3. Menciptakan kesan
4. Memuaskan keinginan 5. Sebagai alat komunikasi
Pendapat di atas mengemukakan bahwa iklan mempunyai tujuan untuk menyampaikan informasi, membujuk, mengingatkan dan untuk pemantapan. Agar tujuan tersebut dapat tercapai iklan mempunyai fungsi yang harus dilaksanakan agar pengguna mengetahui pesan apa yang disampaikan dari iklan tersebut.
Sehubungan dengan tujuan iklan yang dilakukan Kotler (1995 : 117) mengemukakan tiga keputusan penting untuk menentukan tujuan iklan bagi organisasi nirlaba, yaitu :
1. Menentukan pasar target
Bagi perpustakaan ditentukan yang menjadi target perpustakaan adalah kelompok peneliti, mahasiswa tingkat sarjana, pascasarjana dan sebagainya.
2. Membuat spesifikasi mengenai dampak yang diharapkan.
Konsumen potensial berada dalam stadium kesiapan yang berbeda-beda untuk menerima produk atau jasa yang akan diiklankan. Setiap konsumen berbeda dalam menerima atau menginterpretasikan setiap informasi yang diperoleh oleh sebab itu harus diketahui apa dampak yang diharapkan dari iklan tersebut.
3. Menentukan target jangkauan atau frekuensi iklan.
Harus diputuskan berapa pasar target yang diharapkan dapat dijangkau dan dengan frekuensi yang bagaimana, satu kali saja atau berulang-ulang sampai iklan tersebut dapat diterima oleh target tersebut.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan iklan bagi organisasi nirlaba adalah menentukan sasaran atau target pasar yang ingin dicapai, membuat ukuran sejauh mana iklan tersebut dapat mempengaruhi target dan menentukan frekuensi iklan sehingga dapat menjangkau target yang ditentukan.
2.5.3 Kontak Perorangan
Promosi dengan kontak perorangan dilakukan melalui pertemuan langsung antara wakil organisasi dengan pasar target. Metode promosi dengan cara kontak perorangan merupakan metode promosi yang dilakukan dengan cara bertemu secara langsung antara pengguna dengan petugas perpustakaan. Promosi dengan menggunakan metode kontak perorangan lebih efektif daripada metode yang lainnya karena metode ini lebih meningkatkan hubungan pengguna dan petugas perpustakaan akan lebih baik. Promosi dengan kontak perorangan dapat diatur sedemikian rupa sehingga mendekati kebutuhan, minat dan pribadi pemakai hal ini dimaksudkan semata-mata agar pengguna/konsumen dapat memanfaatkan produk/jasa yang ditawarkan.
Kontak perorangan juga digunakan untuk mempromosi perpustakaan. Bellardo dan Waldhart (1981 : 69-70) mengemukakan bahwa “Efektifitas teknik promosi dan komunikasi di bidang kepustakawanan & informasi telah membuktikan bahwa kontak perorangan dari mulut ke mulut merupakan cara yang paling efektif untuk menyebarluaskan informasi mengenai produk dan jasa perpustakaan dalam hal menarik minat pengguna”.
Sedangkan Mustafa (1996 : 28) menyatakan bahwa :
Metode promosi dengan cara kontak perorangan merupakan metode promosi yang mendapat tanggapan lebih kuat dari pengguna dibandingkan dengan metode promosi lainnya. Hal ini disebabkan karena pertemuan langsung antara pustakawan dengan pengguna menyebabkan keakraban sehingga kebutuhan dan keinginan pengguna dapat diketahui dengan jelas oleh pustakawan
Promosi perpustakaan dengan menggunakan metode kontak perorangan merupakan metode yang paling efektif dalam mempromosikan perpustakaan dibandingkan publikasi dan iklan, karena pustakawan berhadapan/berbicara langsung dengan pengguna, sehingga terjadi keakraban yang membuat pengguna merasa nyaman untuk menyampaikan secara langsung keinginan, kebutuhannya dan mendapat tanggapan langsung dari pustakawan tersebut. Dengan demikian pengguna akan merasa lebih leluasa untuk mengungkapkan kebutuhannya dan bagi pustakawan hal tersebut akan mempermudah penyediaan informasi. Fungsi kontak perorangan menurut Kotler (1996 : 121) adalah :
1. Menjual
Artinya organisasi berusaha meningkatkan jumlah konsumen dengan langsung mencari konsumen baru.
2. Memberi layanan.
Dengan kontak perorangan organisasi mencoba memberi pelayanan langsung kepada konsumen.
3. Meneliti.
Mengawasi perkembangan yang terjadi diantara konsumen dan juga diantara pesaing-pesaing organisasi.
4. Dalam hal ini kontak perorangan yang sering dilakukan di perpustakaan adalah pengguna berinteraksi secara langsung dengan pustakawan untuk mencari informasi yang dibutuhkan dengan demikian diharapkan hal tersebut akan mampu