PENERAPAN LAYANAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Sejarah perpustakaan dimulai dengan berdirinya Universitas Sumatera Utara (USU) pada 20 Agustus 1952. Perpustakaan pertama yang didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih bernaung dibawah Yayasan Universitas Sumatera Utara, yang kemudian diresmikan menjadi perguruan tinggi negeri ketujuh di Indonesi pada 20 Nopember 1957.
Pada tahun 1970 berdiri Perpustakaan Pusat disamping perpustakaan fakultas yang telah berdiri sebelumnya. Kemudian pada tahun 1987, seluruh perpustakaan di lingkungan USU bergabung dan pindah ke gedung baru seluas 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus USU Padang Bulan.
Setelah USU berubah status menjadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT-BHMN) pada 2005, organisasi perpustakaan digabung dengan pusat komputer yang diberi nama Perpustakaan dan Sistem Informasi. Organisasi ini terdiri dari dua bidang yaitu Bidang Perpustakaan dan Bidang Sistem Informasi yang secara operasional masing-masing dipimpin oleh seorang Wakil Kepala.
Sejak tahun 2006, Perpustakaan membuka beberapa cabang pada tingkat fakutas. Pembukaan cabang ini selain bertujuan untuk mendekatkan pelayanan kepada pengguan juga untuk mengatasi keterbatasan kapasitas ruang perpustakaan induk. Hal ini dimungkinkan dengan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang tersedia untuk mengembangkan sistem perpustakaan terintegrasi dengan lokasi titik pelayanan yang tersebar di dalam kampus.
Perpustakaan USU pernah memperoleh predikat perpustakaan dengan manajemen dan operasional terbaik di Indonesia berdasarkan survei yang dilakukan oleh HEDS-USAID pada tahun 1995. Pada tahun 2010, USU Repository masuk ke dalam 100 besar repository institusional dunia berdasarkan pemeringkatan yang dilakukan oleh Webometrics.
3.1.1 Visi dan Misi Perpustakaan 1. Visi
Visi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya.
2. Misi
Misi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka baik cetak maupun elektronik dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka.
3.1.2 Tujuan Perpustakaan
Adapun tujuan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memroses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan factor relavansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi.
2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan Perpustakaan.
3. Mengupayakan perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan Perpustakaan.
4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan meng-evaluasi kegiatan Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.
5. Mengupayakan agar pelayanan Perpustakaan disediakan secara vefektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
6. Mengupayakan manajemen dan struktur organisassi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran Perpustakaan.
7. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir.
8. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.
9. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar Perpustakaan.
10. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.
11. Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis Perpustakaan.
3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilayani oleh 79 orang staf yang terdiri dari 24 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 55 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi umum.
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut:
Gambar 3.1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU Sumber : LAKIP USU 2015
3.1.4 Koleksi Perpustakaan
Berdasarkan LAKIP Tahun 2015 perpustakaan USU saat ini memiliki koleksi bahan perpustakaan cetak sebanyak lebih dari 471.168 eksemplar dengan jumlah judul sebanyak 131.075, dan menyimpan lebih dari 10.300 keping CD.
Bahan cetak bertambah sekitar 15.000 eksemplar setiap tahun. Perpustakaan melanggan sekitar 42 database jurnal elektronik dengan jumlah judul jurnal sekitar 45.431. Perpustakaan juga mengembangkan dan memelihara situs web repository institusional yang dikenal dengan nama USU Repository yang memiliki lebih dari 20.500 judul dokumen digital khas USU.
Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi
Staf Ahli
Wakil Kepala Bidang Perpustakaan Kelompok
Pustakawan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Perpustakaan
Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis
Kepala Sub Bidang Pelayanan Pengguna
Teknis
Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi
dan Cabang
3.1.5 Jam Layanan Perpustakaan
Adapun jam layanan perpustakaan USU adalah sebagai berikut:
1. Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Melayankan seluruh fasilitas perpustakaan 2. Sabtu Pukul 08.00-13.00
Melayankan :
1. Layanan akses digital (Sarjana, Pascasarjana, dan Dosen) 2. Koleksi Pembangunan (WB & ADB)
3. Koleksi Pinjam Singkat (KPS)
3.1.6 Jenis Layanan Perpustakaan
Berdasarkan LAKIP Tahun 2015, jenis layanan pada perpustakaan USU adalah sebagai berikut:
1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi terdapat pada setiap perpustakaan baik pusat maupun cabang untuk melayani semua transaksi termasuk peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka. Layanan ini menggunakan sistem informasi manajemen perpustakaan online atau disebut SIPUS versi 3.0 yang terintegrasi dengan baik antara perpustakaan pusat dan cabang maupun antar aplikasi yang digunakan di lingkungan USU.
2. Layanan Koleksi Pinjam Singkat (KPS)
Koleksi KPS terdapat hanya pada perpustakaan pusat. Koleksi ini memiliki kaunter pelayanan sirkulasi tersendiri untuk memudahkan pengguna. Koleksi ini menggunakan sistem tertutup (close access). Pada kaunter layanan disediakan katalog terpasang (OPAC) yang dapat digunakan pengguna untuk memeriksa ketersediaan buku sebelum memintanya kepada staf yang bertugas pada layanan ini. Koleksi KPS ini dapat dipinjam, tetapi batas waktu peminjaman hanya dua hari saja.
3. Layanan Rujukan & Bantuan Pengguna
Layanan ini bertujuan membantu pengguna dalam penelusuran informasi dari berbagai sumber. Selain itu, pustakawan atau staf yang bertugas dapat membantu menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh pengguna dengan memanfaatkan berbagai jenis koleksi rujukan seperti kamus, ensiklopedi, bibliografi, direktori, almanak, buku panduan, peraturan perundang-undangan, dan lain sebagainya baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.
4. Layanan Akses Digital
Layanan ini memberikan jasa bantuan dan bimbingan penelusuran informasi dan pengetahuan secara online seperti penelusuran artikel jurnal dan sumber daya lainnya yang tersedia secara elektronik melalui internet. Selain itu, pada ruangan pelayanan ini disediakan terminal PC untuk akses internet dan meja kerja yang dilengkapi dengan kabel dan WiFi untuk akses internet. Untuk kenyamana, ruang layanan dipisahkan antara kelompok peneliti terutama mahasiswa pascasarjana dan dosen dengan mahasiswa sarjana dan diploma.
5. Layanan Fotokopi
Layanan ini disediakan di beberapa lantai perpustakaan pusat dan sebagian cabang, dengan tujuan untuk memudahkan pengguna memfotokopi bahan yang tidak dipinjamkan ke luar. Tidak dibenarkn untuk memfotokopi secara utuh suatu bahan pustaka.
6. Layanan Pendidikan Pengguna
Perpustakaan secara berkala menyelenggarakan kegiatan orientasi pengenalan sistem perpustakaan bagi mahasiswa baru dan lainnya yang membutuhkan.
Pemesanan kelas orientasi dapat dilakukan pada Kaunter Pelayanan Rujukan dan Bnatuan Pengguna. Selain itu, bimbingan yang lebih focus pada cara penelusuran inormasi dan pengetahuan bagi mahasiswa pscasarjana juga dapat diberikan atas permintaan