PENERAPAN LAYANAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Kertas Karya
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md ) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Oleh
YUNITA SUMANTRI HASIBUAN 132201055
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2016
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Penerapan Layanan Perpustakaan Elektronik pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Oleh : Yunita Sumantri Hasibuan
NIM : 132201055
Dosen Pembimbing : Laila Hadri Nasution, S.Sos, M.P
NIP : 19790625 200501 2 003
Tanda Tangan : ...
Tanggal : ...
Dosen Pembaca : Himma Dewiyana, ST, M.Hum
NIP : 19720825 200604 2 001
Tanda Tangan : ...
Tanggal : ...
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Penerapan Layanan Perpustakaan Elektronik pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Oleh : Yunita Sumantri Hasibuan
NIM : 132201055
DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua Program Studi : Drs. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan : ...
Tanggal : ...
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S
NIP : 19600805 198703 1 001
Tanda Tangan : ...
Tanggal : ...
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kepada Allah S.W.T, atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Shalawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Muhammad S.A.W, semoga kita mendapatkan pertolongan-Nya dikemudian hari kelak (Amin). Kertas Karya ini berjudul
“Penerapan Layanan Perpustakaan Elektronik pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”. Kertas Karya ini merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Ucapan hormat dan rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya penulis persembahkan untuk kedua orang tua Ayahanda Ali Usman Hasibuan dan Ibunda Yusnidar Harahap, S.Pd.SD., yang telah begitu banyak memberikan dukungan dan perhatian yang luar biasa kepada penulis baik materi, moral, dan doa. Terima kasih juga kepada kakak, abang dan adik tersayang Desi Darmayanti Hasibuan, A.Md.Keb., Irpan Hadiansyah Hasibuan, S.E., Fahmi Adnan Hasibuan dan Mudrika Anggriani Hasibuan atas semangat dan dukungan yang tak pernah putus untuk penulis.
Dalam penulisan kertas karya ini penulis banyak mendapatkan bantuan, masukan dan arahan serta bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu melalui kertas karya ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya, sekaligus sebagai dosen penasihat akademik.
3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom., selaku Sekretaris Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
4. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos, M.P., sebagai Dosen Pembimbing, yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
5. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum., sebagai Dosen Pembaca, yang memberikan petunjuk dan saran kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
6. Seluruh Staf Pengajar pada Departemen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah membimbing dan memberikan ilmu yang berharga kepada penulis.
7. Seluruh staf Perpustakaan Universitas Sumatera Utara khususnya Ibu Evi Yulfimar, S.Sos, Ibu Maysharoh Harahap, S.Sos dan Ibu Hetty Gultom, S.Sos., yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
8. Kepada kakak Maria Ulfa yang selalu memberikan masukan kapada penulis.
9. Kepada sahabat-sahabat penulis Friska Elsa Carolina Limbong, Fatma Pratiwi, Luknah Uyuni, Devi Rahmayanti, Eryanti Sagala, Rama Dianti, Sofy Ayu Fadillah yang telah berbagi suka dan duka selama kuliah. Terima kasih atas semangat, doa, canda, tawa, dan kebahagiaan yang kalian berikan, dan semua sahabat D-3 Perpustakaan angkatan 2013.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini, masih banyak memiliki kekurangan, baik dari segi materi maupun penulisannya. Untuk itu demi kesempurnaannya, penulis mengharapkan saran dan kritik dari yang membacanya.
Medan, Mei 2016 Penulis
Yunita Sumantri Hasibuan NIM : 132201055
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI iii
DAFTAR GAMBAR v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang dan Masalah 1
1.2 Tujuan Penulisan 3
1.3 Ruang Lingkup 4
1.4 Metode Pengumpulan Data 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……… .... 5
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi 5
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi 5 2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi 6 2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi 6 2.1.4 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi 7
2.2 Perpustakaan Elektronik 7
2.2.1 Pengertian Perpustakaan Elektronik 7
2.2.2 Karakteristik Perpustakaan Elektronik 9 2.2.3 Tujuan dan Manfaat Perpustakaan Elektronik 9
2.3 Layanan Elektronik 10
2.2.7 Jenis Layanan Elektronik 13
2.2.8 Mutu Layanan Elektronik 16
BAB III PENERAPAN LAYANAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 17
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan USU 17
3.1.1 Visi dan Misi Perpustakaan 18
3.1.2 Tujuan Perpustakaan 18
3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan 19
3.1.4 Koleksi Perpustakaan 20
3.1.5 Jam Layanan Perpustakaan 21
3.1.6 Jenis Layanan Perpustakaan 21
3.2 Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) USU 22
3.2.1 Prosedur Menggunakan SIPUS 23
3.2.2 Login 23
3.2.3 Ganti Password 24
3.2.4 Logout 24
3.3 Jenis Layanan Elektronik Perpustakaan USU 25 3.3.1 Layanan Penelusuran Informasi (OPAC) 25
3.3.2 Layanan Dokumen Elektronik 26
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 37
4.1 Kesimpulan 37
4.2 Saran 38
DAFTAR PUSTAKA 39
LAMPIRAN 41
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan USU 20
Gambar 3.2 Menu Login 23
Gambar 3.3 Menu Utama SIPUS 24
Gambar 3.4 Menu Utama OPAC 25
Gambar 3.5 Hasil Penelusuran Koleksi Buku 26
Gambar 3.6 Tampilan Utama ProQuest 27
Gambar 3.7 Tampilan Penelusuran ProQuest 27
Gambar 3.8 Hasil Penelusuran ProQuest 28
Gambar 3.9 Tampilan Utama EBSCOhost 28
Gambar 3.10 Tampilan Penelusuran EBSCOhost 29
Gambar 3.11 Hasil Penelusuran EBSCOhost 29
Gambar 3.12 Tampilan Utama GALE DATABASE 29
Gambar 3.13 Tampilan Log In 30
Gambar 3.14 Tampilan Utama TEEAL 30
Gambar 3.15 Tampilan Penelusuran TEEAL 30
Gambar 3.16 Hasil Penelusuran TEEAL 31
Gambar 3.17 Tampilan Utama ScienceDirect 31
Gambar 3.18 Tampilan Penelusuran ScienceDirect 31 Gambar 3.19 Hasil Penelusuran ScienceDirect 32
Gambar 3.20 Tampilan Utama IEEEXplore 32
Gambar 3.21 Tampilan Penelusuran IEEEXplore 32
Gambar 3.22 Hasil Penelusuran IEEEXplore 33
Gambar 3.23 Tampilan Utama iG Library 33
Gambar 3.24 Hasil Penelusuran iG Library 34
Gambar 3.25 Tampilan Utama SpringerLink 34
Gambar 3.26 Hasil Penelusuran SpringerLink 34 Gambar 3.27 Tampilan Utama ScienceDirect 35 Gambar 3.28 Hasil Penelusuran ScienceDirect 35 Gambar 3.29 Tampilan Utama USU Institutional Repository 36
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Keberadaan Perpustakaan di Perguruan Tinggi menduduki peranan penting dalam mendukung seluruh kegiatan sivitas akademika di Perguruan Tinggi. Mutu koleksi dan layanan perpustakaan dapat meningkatkan citra bagi Perguruan Tinggi jika perpustakaannya memberikan citra positif bagi Perguruan Tinggi dimana perpustakaan itu bernaung.
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu Perguruan Tinggi yang bertujuan untuk menunjang pelaksanaan program Perguruan Tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Perpustakaan Perguruan Tinggi berfungsi sebagai pusat sumber informasi yang selalu berupaya untuk memenuhi semua kebutuhan dan permintaan informasi pengguna dan bertugas mencari, mengumpulkan, mengolah, mengembangkan serta merawat informasi berupa koleksi (tercetak) maupun informasi dalam format elektronik dan melayankannya kepada pengguna.
Penggunaan sistem informasi perpustakaan saat ini sudah tidak asing lagi.
Banyak perpustakaan mulai menggunakan sistem informasi perpustakaan sebagai bagian penting untuk meningkatkan kinerja staf perpustakaan dan organisasi perpustakaan. Suatu perpustakaan memiliki kebebasan untuk memilih sistem informasi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan tersebut.
Perpustakaan harus bisa menentukan sistem informasi yang mampu diterapkan dengan baik dan bisa diterima oleh pengguna perpustakaan.
Kebutuhan akan penerapan teknologi informasi di perpustakaan sudah dirasakan sangat penting oleh perpustakaan, baik di negara maju maupun negara berkembang. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat membuat tingginya tuntutan informasi, sehingga menuntut berbagai
bidang pelayanan baik pada perusahaan termasuk perpustakaan untuk melakukan inovasi dan peningkatan serta pengembangan mutu pelayanannya kepada masyarakat agar informasi yang tersedia dapat diperoleh dengan cepat, tepat dan mudah.
Dalam ruang lingkup perpustakaan, teknologi informasi diartikan sebagai aplikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali dan penyebaran informasi. Salah satu produk teknologi informasi yang bisa digunakan sebagai sarana dalam peningkatan kebutuhan yang paling menonjol dalam dunia perpustakaan adalah teknologi komputer. Menurut Hartono (2002, 1) teknologi komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan juga tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi-instruksi program yang tersimpan dalam memori. Dari segi pelayanannya kepada pengguna, perpustakaan harus memberikan pelayanan yang memuaskan, misalnya harus memiliki sistem pelayanan tertentu untuk memudahkan dan memberikan ketertarikan pengguna dalam memanfaatkan perpustakaan, contohnya perpustakaan elektronik.
Menurut Siregar (2004, 55), “perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik”.
Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer termasuk CD.
Bahan-bahan jenis ini sebagian besar tersedia untuk diakses melalui internet, intranet atau dimuat pada komputer stand-alone atau jaringan lokal. Dari pernyataan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa perpustakaan elektronik bertujuan untuk membuat proses kerja dalam perpustakaan menjadi lebih sederhana, lebih akurat, responsif dan membentuk sistem perpustakaan yang transparan.
Dalam dunia perpustakaan, kualitas pelayanan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk diwujudkan karena merupakan ujung tombak perpustakaan.
Menurut Soeatminah (1992, 129) baik tidaknya perpustakaan tergantung bagaimana pelayanannya, sebab bagian pelayanan inilah yang berhubungan
langsung dengan pengguna perpustakaan. Oleh karena itu, kegiatan pelayanan dalam organisasi apapun termasuk didalamnya perpustakaan harus senantiasa memperhatikan kualitas pelayanannya. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan tersebut, maka layanan perpustakaan elektronik semakin penting untuk diterapkan di perpustakaan. Layanan perpustakaan elektronik adalah suatu layanan yang mengembangkan dan menyediakan berbagai fasilitas akses informasi elektronik dengan tujuan untuk mempermudah sistem akses dan temu-balik informasi kepada pengguna.
Berkaitan dengan hal tersebut, para pustakawan dituntut untuk bersikap responsif terhadap perubahan yang terjadi di lingkungan dengan berupaya mencari cara yang efektif dan inovatif dalam memenuhi kebutuhan pengguna dalam menyediakan informasi. Hal penting yang harus dicermati jika perpustakaan dan para pustakawan ingin terus tumbuh dan berkembang bahkan survive dalam lingkungannya yang terus berubah, maka layanan perpustakaan elektronik harus disediakan dengan menyediakan fasilitas akses informasi elektronik di perpustakaan tersebut.
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) merupakan salah satu perpustakaan yang memanfaatkan sistem teknologi informasi sebagai alternatif dalam memberikan pelayanan agar lebih maksimal kepada penggunanya.
Perpustakaan USU sudah menerapkan sistem perpustakaan elektronik yang mencakup layanan yang ada di perpustakaan termasuk layanan penelusuran informasi atau OPAC dan layanan berupa dokumen elektronik seperti e-journal, e-book dan Institutional Repository. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang penerapan layanan perpustakaan elektronik pada perpustakaan USU, maka penulis memilih judul “Penerapan Layanan Perpustakaan Elektronik pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui jenis-jenis layanan perpustakaan yang termasuk pada layanan perpustakaan elektronik yang telah diterapkan di perpustakaan USU.
2. Untuk mengetahui bagaimana proses penerapan yang termasuk pada jenis layanan perpustakaan elektronik di perpustakaan USU.
1.3 Ruang Ligkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini mencakup jenis- jenis layanan perpustakaan yang berbasis elektronik yang telah diterapkan pada Perpustakaan USU yang meliputi layanan OPAC dan layanan dokumen elektronik seperti e-journal, e-book dan Institutional Repository.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut :
1. Tinjauan Literatur
Tinjauan literatur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dengan menggunakan bahan bacaan yang berhubungan dengan pembahasan kertas karya ini yang bersifat teoritis yaitu dengan cara membaca buku-buku, literatur dan sumber lain yang mendukung dalam penulisan kertas karya ini.
2. Observasi
Informasi yang diperoleh dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung ke Perpustakaan USU.
3. Wawancara
Informasi yang diperoleh dengan cara melakukan tanya-jawab dengan pustakawan pada bagian layanan perpustakaan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis perpustakaan yang telah dikategorikan.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi.
Menurut Perpustakaan Nasional yang dikutip oleh Hasugian (2009, 79) mendefinisikan, “perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan tinggi yang layanannya diperuntukkan sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan”.
Di dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000, 4) dinyatakan bahwa, “perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya”.
Menurut Reitz yang dikutip oleh Hasugian (2009, 79) mendefinisikan perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut:
“A library or library system established, administered, and funded by a university to meet the information, research, and curriculum needs of its students, faculty, and staff”.
Definisi ini menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah organisasi/unit kerja di bawah perguruan tinggi yang memiliki tugas dan fungsi untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang diperlukan bagi kalangan akademika.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Di dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000, 4) dinyatakan bahwa, tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Darma Perguruan Tinggi yaitu :
1. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.
3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebar luaskan informasi bagi masyarakat.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakan baik bagi civitas akademika maupun masyarakat di luar kampus.
Berdasarkan Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000, 5) tercantum bahwa, tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirincikan sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas- tugas dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memugkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
2.1.4 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Di dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000, 5) tercantum bahwa, fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan 2. Pusat Belajar
3. Pusat Pengajaran 4. Pusat Penelitian
5. Pusat Penyebaran Informasi 2.2 Perpustakaan Elektronik
Ada dua terminologi yang sering disebut untuk menyatakan perpustakaan elektronik. Penyebutan terminologi itu sebenarnya bermula dari munculnya bahan-bahan perpustakaan yang berbeda dengan bahan yang tersedia di perpustakaan sebelumnya. Pertumbuhan pesat di bidang produksi bahan-bahan berbasis elektronik (electronic-based) telah melahirkan ungkapan electronic library atau digital library (Siregar, 2004: 32).
2.2.1 Pengertian Perpustakaan Elektronik
Menurut Siregar (2004, 55), “perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik”.
Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer termasuk CD.
Bahan-bahan jenis ini sebagian besar tersedia untuk diakses melalui internet, intranet atau dimuat pada komputer stand-alone atau jaringan lokal.
Dalam Majalah ACM Crossroads yang berjudul Design and Implementation of A Digital Library (2003) mendefinisikan bahwa, “electronic library as an information collection which saved and can be accessed electronically”.
Dari definisi ini menyatakan bahwa perpustakaan elekronik sebagai suatu koleksi informasi yang disimpan dan diakses secara elektronik.
Menurut Surahman (2004):
Electronic library atau perpustakaan elektronik adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa komputer.
Perpustakaan elektronik tidaklah harus berdiri sendiri secara fisik atau terpisah dari perpustakaan yang koleksinya berbasis cetak. Perpustakaan elektronik merupakan bahagian integral dari sistem pelayanan perpustakaan secara keseluruhan. Layanan elektronik dapat berjalan secara paralel bersama layanan perpustakaan lainnya yang sifatnya konvensional. Konsep perpustakaan elektronik menekankan pada lingkungan suatu perpustakaan dimana berbagai dokumen tersimpan dalam format elektronik dan dapat diakses atau ditemu- balikkan juga dalam format elektronik (Pangaribuan, 2008: 2)
Sedangkan menurut Saleh (2010, 3) :
Electronic library atau perpustakaan elektronik adalah sebuah sistem perpustakaan yang menggunakan media elektronik dalam menyampaikan informasi dan sumber yang dimilikinya. Media elektronik tersebut bisa komputer, telepon, internet dan sebagainya. Jadi perpustakaan elektronik dapat didefinisikan sebagai sekumpulan kegiatan yang menggabungkan koleksi-koleksi, layanan dan orang yang mendukung penuh siklus penciptaan, disseminasi, pemanfaatan dan penyimpanan informasi serta pengetahuan dalam segala format yang telah dievaluasi, diatur, diarsip dan disimpan.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat diketahui bahwa perpustakaan elektronik merupakan suatu perpustakaan yang menyediakan koleksi informasi yang disimpan dan diakses secara elektronik dengan tujuan untuk membuat proses
kerja dalam perpustakaan menjadi lebih sederhana, lebih akurat, responsif dan membentuk sistem perpustakaan yang transparan.
2.2.2 Karakteristik Perpustakaan Elektronik
Salah satu pendukung ide tentang perpustakaan elektronik adalah Kenneth Dowlin, yang menulis sebuah buku berjudul The Electronic Library tahun 1984 dan menggambarkan ciri perpustakaan elektronik sebagai berikut (Hasugian, 2009, 183) :
1. Memakai komputer untuk mengelola sumberdaya perpustakaan
2. Menggunakan saluran elektronik untuk menghubungkan penyedia informasi dengan pengguna informasi
3. Memanfaatkan transaksi elektronik yang dapat dilakukan dengan bantuan staf jika diminta oleh pengguna
4. Memakai sarana elektronik untuk penyimpanan, mengelola, dan menyampaikan informasi kepada pengguna
Menurut Siregar (2004, 17), karakteristik perpustakaan elektronik dalam lingkungan perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Akses terhadap perpustakaan elektronik tidak dibatasi oleh ruang dan waktu, data diakses dari mana dan kapan saja.
2. Muatan dalam bentuk elektronik akan terus meningkat dan muatan dalam bentuk cetak akan menurun.
3. Muatan adalah dalam bentuk teks, imej, dan suara.
4. Penggunaan informasi elektronik akan terus meningkat, dan penggunaan bahan cetak akan menurun.
5. Pembiayaan informasi akan beralih dari kepemilikan kepada pelangganan dan lisensi.
6. Pembiayaan untuk peralatan dan infrastruktur akan meningkat.
7. Penggunaan bangunan akan beralih dari ruang koleksi ke ruang studi.
8. Pekerjaan, pelatihan dan rekrutmen akan berubah.
2.2.3 Tujuan Perpustakaan Elektronik
Terjadi pertumbuhan informasi yang sangat dahsyat baik dalam format cetak terutama elektronik yang menyebabkan sejumlah perpustakaan, terutama pada perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan layanan digital yaitu dengan cara memberikan akses terhadap berbagai sumberdaya informasi elektronik baik yang tersedia di dalam perpustakaan (dimiliki) maupun yang
berada di luar perpustakaan. Akses informasi elektronik menjadi suatu paradigma baru pelayanan perpustakaan.
Sugino (2014, 1) menyatakan bahwa:
Electronic library didefinisikan sebagai penerapan teknologi informasi pada perpustakaan yang bertujuan untuk membuat proses kerja dalam perpustakaan menjadi lebih sederhana, lebih akurat, responsive dan membentuk sistem perpustakaan yang transparan. Electronic library memungkinkan masyarakat luas untuk mengakses semua informasi perpustakaan dan layanan pinjam meminjam melalui sebuah website yang di kelola oleh bagian perpustakaan.
Menurut Saleh (2013, 23), “perpustakaan digital atau elektronik bertujuan untuk membuka akses seluas-luasnya terhadap informasi yang sudah dipublikasikan”. Tujuan perpustakaan digital menurut Association of Research Libraries (ARL, 1995) yang dikutip oleh Saleh (2013, 23) adalah sebagai berikut:
1. Untuk melancarkan pengembangan yang sistematis tentang cara mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisasi informasi dan pengetahuan dalam format digital.
2. Untuk mengembangkan pengiriman informasi yang hemat dan efisien di semua sektor.
3. Untuk mendorong upaya kerjasama yang sangat mempengaruhi investasi pada sumber-sumber penelitian dan jaringan komunikasi.
4. Untuk memperkuat komunikasi dan kerjasama dalam penelitian, perdagangan, pemerintah, dan lingkungan pendidikan.
5. Untuk mengadakan peran kepemimpinan internasional pada generasi berikutnya dan penyebaran pengetahuan ke dalam wilayah strategis yang penting.
6. Untuk memperbesar kesempatan belajar sepanjang hayat.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan elektronik adalah membuat proses kerja dalam perpustakaan menjadi lebih sederhana dan memberikan akses yang luas terhadap informasi yang telah dipublikasikan.
2.3 Layanan Elektronik
Layanan elektronik merupakan suatu aplikasi terkemuka yang memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di daerah yang berbeda-beda. Menurut Rowley (2006), “layanan elektronik didefinisikan sebagai
perbuatan, usaha atau pertunjukan yang pengirimannya di mediasi oleh teknologi informasi”.
Untuk menyediakan layanan elektronik diperlukan beberapa persyaratan.
Persyaratan yang dibutuhkan tergantung kepada bentuk dan jenis layanan elektronik yang disediakan. Adapun persyaratan utama yang diperlukan adalah menyangkut dokumen elektronik dan infrastruktur layanan.
1. Dokumen Elektronik (e-document)
Menurut Hasugian (2009, 193), salah satu syarat untuk dapat menyediakan layanan elektronik adalah tersedianya dokumen elektronik (e-document).
Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (e-book), jurnal elektronik (e- journal), atau dokumen lain dalam format elektronik.
Buku elektronik adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik.
Pada prinsipnya muatan isi (content) buku elektronik sama dengan versi cetaknya.
Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainnya, tetapi ada yang dilanggan secara online.
Jurnal elektronik (e-journal) pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan buku elektronik, muatan isi dalam jurnal elektronik sama dengan versi cetaknya.
Akan tetapi pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online apakah per judul atau dalam bentuk paket. Biasanya bila perpustakaan melanggan jurnal elektronik selalu disertai back issue. Dokumen lain yang tersedia dalam format elektronik adalah seperti kamus elektronik, ensiklopedia elektronik dan sebagainya.
Menurut Hasugian (2009, 193), terdapat beberapa perbedaan diantara dokumen cetak dengan dokumen elektronik dapat dilihat pada perbandingan berikut:
Tabel 2.1 : Perbedaan Dokumen Tercetak dengan Elektronik
Dokumen Tercetak Dokumen Elektronik
Dapat dibaca disembarangan tempat Hanya dapat dibaca bila tersedia fasilitas pendukung, khususnya computer
Hanya dapat dibaca dengan fisik dokumen
Dapat diakses dan dibaca dari jarak jauh
Harus dimiliki secara fisik Dapat dilanggan sesuai kebutuhan Memerlukan tempat penyimpanan yang
permanen
Penyimpanan tidak perlu permanen Pemeliharaannya lebih sulit Mudah memeliharanya
Harganya lebih mahal dan sebagainya Biasanya harganya lebih murah dari versi cetak
Informasi yang diperoleh tidak dapat dimanipulasi sesuai keperluan
Informasi yang diperoleh tidak dapat dimanipulasi sesuai keperluan
Pemesanan membutuhkan waktu dan proses yang lama
Waktu pemesanan cepat Khusus jurnal tercetak, sering terjadi
keterlambatan perolehan informasi
Melanggan jurnal online, perolehan informasi sangat cepat
2. Infrastruktur Layanan Elektronik Menurut Pangaribuan (2008, 7):
Untuk melakukan layanan elektronik di perpustakaan dibutuhkan ketersediaan infrastuktur layanan. Adapun infrastruktur yang dibutuhkan untuk layanan elektronik pada dasarnya mencakup : komputer server, komputer personal (PC), software (program aplikasi) dan jaringan.
Ketersediaan infrastruktur juga ditentukan oleh bentuk/sifat layanan elektronik. Menurut Pangaribuan (2008, 7), bentuk/sifat layanan elektronik sebagai berikut:
1. Layanan elektronik yang off-line
Layanan elektronik yang sifatnya off-line (tidak terhubung dengan komputer lain) memerlukan infrastruktur yang tidak terlalu rumit.
Layanan elektronik ini dapat dilakukan apabila tersedia komputer personal dan dokumen elektronik.
2. Layanan elektronik yang online
Layanan elektronik yang sifatnya online (terhubung dengan komputer lain) dapat dikategorikan atas dua bentuk yaitu :
1. Intranet yaitu terhubung dengan komputer lain dalam jaringan lokal.
Untuk layanan elektronik yang bersifat online-intranet diperlukan
infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan lokal, software dan dokumen elektronik.
2. Internet yaitu terhubung dengan jaringan global atau internasional.
Untuk layanan elektronik secara online-internet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan internet yang terhubung dengan jasa salah satu provider (Telkom, Indosat, dan sebagainya ) dan dokumen elektronik.
2.3.1 Jenis Layanan Elektronik
Jenis layanan elektronik berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang dapat membuat sistem akses dan temu-balik terhadap informasi menjadi semakin cepat dan transfer informasi dari sumber (lokasi) ke pengguna (end user) menjadi cepat.
Menurut Pangaribuan (2008, 7), jenis layanan elektronik pada dasarnya terdiri atas:
1. Layanan dengan Menyediakan Dokumen Elektronik
Layanan elektronik dalam bentuk ini dilakukan pada perpustakaan yang menyediakan infrastruktur berupa komputer personal dan dokumen elektronik, berupa dokumen yang dibeli seperti CD-ROM atau dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh perpustakaan (digitalisasi). Ada juga yang melakukannya dengan mengeluarkan kebijakan melalui SK Rektor agar setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya. Dengan kebijakan ini, penyedia dokumen elektronik dipermudah.
2. Layanan dengan hanya menyediakan akses
Perpustakaan yang tidak memiliki atau tidak melanggan dokumen elektronik dapat menyediakan layanan elektronik. Sebab dokumen elektronik yang terdiri dari berbagai tipe, apakah informasi ilmiah atau non ilmiah banyak yang tersedia secara gratis pada berbagai situs web. Untuk hal ini, perpustakaan cukup menjadi penyedia layanan elektronik berupa akses atau menyediakan fasilitas akses terhadap informasi elektronik.
Internet menjadi fokus utama untuk melakukan pencarian informasi.
Secara umum terdapat tiga jenis akses ke internet yaitu hubungan dial-up, dedicated dial-up dan dedicated leased-line. Organisasi yang lebih besar seperti universitas biasanya dapat memperoleh akses melalui jaringan kampus yang telah terhubung melalui leased-line. Untuk menjadi perpustakaan penyedia akses ke informasi elektronik diperlukan infrastruktur berupa komputer personal (PC) + Modem, WiFi, langganan kesalah satu provider seperti indosatnet, idolanet, atau tidak berlangganan melainkan menggunakan sambungan yang sudah tersedia seperti menggunakan Telkomnet instant.
3. Layanan dengan melanggan dokumen elektronik
Layanan elektronik dengan cara ini dilakukan dengan melanggan salah satu atau beberapa atau paket dokumen elektronik yang dimiliki oleh vendor tertentu. Langganan biasanya per tahun. Misalnya, Kluwer Academik Publisher menawarkan langganan e-book secara online. Perpustakaan dapat memilih judul- judul buku yang akan dilanggan dari ribuan judul buku yang tersedia dalam database mereka. Dokumen elektronik yang paling umum dilanggan oleh perpustakaan adalah e-journal, seperti ProQest, Ebsco dan sebagainya yang menawarkan langganan dalam bentuk paket yang terdiri dari ratusan bahkan ribuan judul jurnal per paket. Infrastruktur yang diperlukan untuk layanan elektronik ini adalah berupa komputer server, komputer personal (PC), jaringan internet yang terhubung ke salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan kontrak dengan vendor penyedia dokumen elektronik tertentu.
Sedangkan menurut Andreau (2001), sumber informasi elektronik yang pada umumnya terdapat di perpustakaan perguruan tinggi antara lain:
1. Online Public Access Catalogue (OPAC).
OPAC merupakan katalog terkomputerisasi perpustakaan dan tersedia untuk pengguna perpustakaan melalui terminal komputer. Akses ke katalog terpasang dapat juga diberikan melalui webOPAC yang memungkinkan seseorang diluar kampus atau bahkan di luar negara memiliki akses ke katalog perpustakaan melalui internet. OPAC memungkinkan pengguna menelusur koleksi dengan subjek spesifik. Melalui OPAC, mahasiswa dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul buku, subjek, kata kunci atau menggunakan kombinasi semuanya. OPAC menunjukkan keberadaan buku di perpustakaan dan memberikan informasi tentang status buku tersebut.
2. Compact Disk Read Only Memory (CD-ROM).
Pada awal kemunculannya, banyak perpustakaan universitas yang menyediakan layanan CD-ROM. Beberapa CD-ROM sangat menarik bagi mahasiswa karena CD-ROM dapat menggabungkan informasi dengan suara, gambar, dan gerakan. Kebanyakan perpustakaan menggunakan CD-ROM towers (server yang memberikan kemampuan kepada sejumlah pengguna untuk menggunakan CD-ROM yang sama di waktu yang sama) atau perpustakaan membuat jaringan CD-ROM untuk menghadapi meningkatnya permintaan pengguna. Beberapa CD-ROM yang paling sering disediakan perpustakaan akademik yaitu: ABI/Inform; Econlit; ERIC (Educational Resource Information Center) CD-ROM; Humanities Index; The Philosopher Index; dan Bookfind.
3. Pangkalan data terpasang melalui internet.
Pada umumnya perpustakaan universitas melanggan pangkalan data melalui internet. Pangkalan data ini memungkinkan mahasiswa menelusur secara mudah dan cepat dalam temu kembali hasil bibliografi, abstrak dan artikel full text. Umumnya pangkalan data dapat diakses dari kampus melalui alamat protokol internet universitas, atau melalui log in atau password yang perpustakaan berikan.
4. Jurnal dan buku elektronik
Jurnal dan buku elektronik yang memberikan dokumen full text dalam bentuk format elektronik. Akhir-akhir ini banyak jurnal diterbitkan dalam format elektronik. Kecenderungan organisasi penerbit besar saat ini yaitu menyediakan jurnal mereka secara elektronik. Beberapa jurnal walaupun tetap diterbitkan dalam format tercetak juga diterbitkan dalam format elektronik.
Jurnal elektronik baru, majalah dan koran terbit setiap hari di internet. Jurnal tersebut dapat diakses secara gratis dan ada pula yang dikenakan biaya.
Terbitan elektronik memiliki nilai lebih karena terbitan elektronik berisi warna, kertas berkualitas tinggi, fasilitas penelusuran, presentasi multimedia dan link langsung ke sumber elektronik lainnya. Kebanyakan pangkalan data buku elektronik yang dapat ditemukan di internet berisi buku lama dan langka dan terbitan lainnya yang tidak dipengaruhi oleh hukum hak cipta. Digitalisasi buku atau naskah dapat juga digunakan untuk tujuan khusus lainnya. Pembaca dengan hambatan visual dan tuna netra, contohnya dengan membaca teks elektronik melalui suara dengan bantuan piranti lunak khusus atau melalui sentuhan dengan bantuan tampilan braile yang khusus dibuat untuk tujuan ini.
Digitalisasi buku atau naskah dapat melindungi dari banyaknya penggunaan, khususnya jika buku ini unik atau langka. Teks elektronik buku atau manuskrip dapat diberikan ke pengguna melalui internet atau CD-ROM.
5. Internet.
Internet menawarkan berbagai jenis fasilitas dan layanan informasi. Surat elektronik (e-mail), telnet protocol, File Transfer Protocol (FTP), Hyper Text Markup Language (HTML) dan Wold Wide Web (WWW) merupakan beberapa alat yang telah dikembangkan di internet untuk membantu pengguna untuk mencari, mengantarkan dan temu kembali informasi. Internet melalui WWW dan mesin pencari menjadi alat penelusuran yang kuat dimana seseorang dapat mencari berbagai informasi yang mereka butuhkan. Tetapi, ledakan informasi di internet dan meningkatnya jumlah halaman web juga membuat situasi menjadi kacau. Saat ini terdapat sejumlah halaman web yang tak terhitung yang tak dapat diakses melalui internet yang mencakup semua subjek dan topik. Selain itu juga terdapat beberapa mesin pencari (search engine) khusus untuk suatu topik dan juga untuk penelusuran umum. Bentuk koleksi elektronik pertama kali muncul pada tahun 70-an dalam bentuk pangkalan data terpasang komersial. Pangkalan data ini dapat diakses dengan jarak jauh melalui hubungan dial-up dan tersedia melalui penyedia (vendor) layanan penelusuran komersial seperti Dialog Corp. Keberadaan pangkalan data komersial ini merupakan perkembangan yang cukup signifikan pada waktu itu. Hal ini karena pangkalan data tersebut memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses informasi dari jarak jauh dan melakukan penelusuran full text searching.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dikatakan bahwa sumber-sumber informasi elektronik yang terdapat di perustakaan perguruan tinggi dapat berupa OPAC, CD-ROM, database, jurnal dan buku elektronik, maupun internet.
2.3.2 Mutu Layanan Elektronik
Mutu layanan elektronik merupakan kualitas terhadap ketersediaan yang diperlukan dalam menerapkan layanan elektronik. Semakin baik mutu layanan yang disediakan maka akan semakin baik pula kinerja layanan yang akan dihasilkan.
Menurut Pangaribuan (2008: 9) menyatakan bahwa:
Untuk meningkatkan mutu atau kualitas layanan elektronik diperlukan ketersediaan sarana-parasarana yang baik, seperi ruangan yang nyaman (ber-ac), mobiler yang standar dan sebagainya. Satu hal penting yang perlu dibangun dalam layanan elektronik adalah penyediaan Standar Operasional Prosedur (SOP).
SOP diperlukan mengingat layanan elektronik selalu berkaitan dengan penggunaan alat berupa komputer dan fasilitas jaringan yang menuntut ketelitian dan keteraturan. Perpustakaan perlu membuat manual prosedur yang baku untuk seluruh kegiatan termasuk layanan elektronik. Layanan yang mengikuti SOP biasanya akan bermutu.
Sedangkan menurut Suhartika (2004):
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, maka perpustakaan sangat perlu mengimplementasikan TI secara terpadu (integrated) pada berbagai aktifitas perpustakaan untuk mencapai layanan prima. Berbagai kegiatan yang dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan antara lain pengelolaan koleksi, pengolahan data perpustakaan, seleksi dan akuisisi, sistem sirkulasi dan informasi serta kajian pemakai disamping katalog berbasis web, penelusuran bahan pustaka (OPAC) statistik dan sebagainya.
Sasaran teknologi informasi dalam meningkatkan mutu layanan adalah akses yang mudah, cepat dan akurat melalui jaringan telekomunikasi (LAN, WAN, Internet) baik internal maupun eksternal (pemakai).
BAB III
PENERAPAN LAYANAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Sejarah perpustakaan dimulai dengan berdirinya Universitas Sumatera Utara (USU) pada 20 Agustus 1952. Perpustakaan pertama yang didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih bernaung dibawah Yayasan Universitas Sumatera Utara, yang kemudian diresmikan menjadi perguruan tinggi negeri ketujuh di Indonesi pada 20 Nopember 1957.
Pada tahun 1970 berdiri Perpustakaan Pusat disamping perpustakaan fakultas yang telah berdiri sebelumnya. Kemudian pada tahun 1987, seluruh perpustakaan di lingkungan USU bergabung dan pindah ke gedung baru seluas 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus USU Padang Bulan.
Setelah USU berubah status menjadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT-BHMN) pada 2005, organisasi perpustakaan digabung dengan pusat komputer yang diberi nama Perpustakaan dan Sistem Informasi. Organisasi ini terdiri dari dua bidang yaitu Bidang Perpustakaan dan Bidang Sistem Informasi yang secara operasional masing-masing dipimpin oleh seorang Wakil Kepala.
Sejak tahun 2006, Perpustakaan membuka beberapa cabang pada tingkat fakutas. Pembukaan cabang ini selain bertujuan untuk mendekatkan pelayanan kepada pengguan juga untuk mengatasi keterbatasan kapasitas ruang perpustakaan induk. Hal ini dimungkinkan dengan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang tersedia untuk mengembangkan sistem perpustakaan terintegrasi dengan lokasi titik pelayanan yang tersebar di dalam kampus.
Perpustakaan USU pernah memperoleh predikat perpustakaan dengan manajemen dan operasional terbaik di Indonesia berdasarkan survei yang dilakukan oleh HEDS-USAID pada tahun 1995. Pada tahun 2010, USU Repository masuk ke dalam 100 besar repository institusional dunia berdasarkan pemeringkatan yang dilakukan oleh Webometrics.
3.1.1 Visi dan Misi Perpustakaan 1. Visi
Visi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya.
2. Misi
Misi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka baik cetak maupun elektronik dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka.
3.1.2 Tujuan Perpustakaan
Adapun tujuan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memroses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan factor relavansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi.
2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan Perpustakaan.
3. Mengupayakan perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan Perpustakaan.
4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan meng-evaluasi kegiatan Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.
5. Mengupayakan agar pelayanan Perpustakaan disediakan secara vefektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
6. Mengupayakan manajemen dan struktur organisassi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran Perpustakaan.
7. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir.
8. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.
9. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar Perpustakaan.
10. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.
11. Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis Perpustakaan.
3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilayani oleh 79 orang staf yang terdiri dari 24 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 55 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi umum.
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut:
Gambar 3.1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU Sumber : LAKIP USU 2015
3.1.4 Koleksi Perpustakaan
Berdasarkan LAKIP Tahun 2015 perpustakaan USU saat ini memiliki koleksi bahan perpustakaan cetak sebanyak lebih dari 471.168 eksemplar dengan jumlah judul sebanyak 131.075, dan menyimpan lebih dari 10.300 keping CD.
Bahan cetak bertambah sekitar 15.000 eksemplar setiap tahun. Perpustakaan melanggan sekitar 42 database jurnal elektronik dengan jumlah judul jurnal sekitar 45.431. Perpustakaan juga mengembangkan dan memelihara situs web repository institusional yang dikenal dengan nama USU Repository yang memiliki lebih dari 20.500 judul dokumen digital khas USU.
Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi
Staf Ahli
Wakil Kepala Bidang Perpustakaan Kelompok
Pustakawan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Perpustakaan
Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis
Kepala Sub Bidang Pelayanan Pengguna
Teknis
Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi
dan Cabang
3.1.5 Jam Layanan Perpustakaan
Adapun jam layanan perpustakaan USU adalah sebagai berikut:
1. Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Melayankan seluruh fasilitas perpustakaan 2. Sabtu Pukul 08.00-13.00
Melayankan :
1. Layanan akses digital (Sarjana, Pascasarjana, dan Dosen) 2. Koleksi Pembangunan (WB & ADB)
3. Koleksi Pinjam Singkat (KPS)
3.1.6 Jenis Layanan Perpustakaan
Berdasarkan LAKIP Tahun 2015, jenis layanan pada perpustakaan USU adalah sebagai berikut:
1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi terdapat pada setiap perpustakaan baik pusat maupun cabang untuk melayani semua transaksi termasuk peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka. Layanan ini menggunakan sistem informasi manajemen perpustakaan online atau disebut SIPUS versi 3.0 yang terintegrasi dengan baik antara perpustakaan pusat dan cabang maupun antar aplikasi yang digunakan di lingkungan USU.
2. Layanan Koleksi Pinjam Singkat (KPS)
Koleksi KPS terdapat hanya pada perpustakaan pusat. Koleksi ini memiliki kaunter pelayanan sirkulasi tersendiri untuk memudahkan pengguna. Koleksi ini menggunakan sistem tertutup (close access). Pada kaunter layanan disediakan katalog terpasang (OPAC) yang dapat digunakan pengguna untuk memeriksa ketersediaan buku sebelum memintanya kepada staf yang bertugas pada layanan ini. Koleksi KPS ini dapat dipinjam, tetapi batas waktu peminjaman hanya dua hari saja.
3. Layanan Rujukan & Bantuan Pengguna
Layanan ini bertujuan membantu pengguna dalam penelusuran informasi dari berbagai sumber. Selain itu, pustakawan atau staf yang bertugas dapat membantu menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh pengguna dengan memanfaatkan berbagai jenis koleksi rujukan seperti kamus, ensiklopedi, bibliografi, direktori, almanak, buku panduan, peraturan perundang-undangan, dan lain sebagainya baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.
4. Layanan Akses Digital
Layanan ini memberikan jasa bantuan dan bimbingan penelusuran informasi dan pengetahuan secara online seperti penelusuran artikel jurnal dan sumber daya lainnya yang tersedia secara elektronik melalui internet. Selain itu, pada ruangan pelayanan ini disediakan terminal PC untuk akses internet dan meja kerja yang dilengkapi dengan kabel dan WiFi untuk akses internet. Untuk kenyamana, ruang layanan dipisahkan antara kelompok peneliti terutama mahasiswa pascasarjana dan dosen dengan mahasiswa sarjana dan diploma.
5. Layanan Fotokopi
Layanan ini disediakan di beberapa lantai perpustakaan pusat dan sebagian cabang, dengan tujuan untuk memudahkan pengguna memfotokopi bahan yang tidak dipinjamkan ke luar. Tidak dibenarkn untuk memfotokopi secara utuh suatu bahan pustaka.
6. Layanan Pendidikan Pengguna
Perpustakaan secara berkala menyelenggarakan kegiatan orientasi pengenalan sistem perpustakaan bagi mahasiswa baru dan lainnya yang membutuhkan.
Pemesanan kelas orientasi dapat dilakukan pada Kaunter Pelayanan Rujukan dan Bnatuan Pengguna. Selain itu, bimbingan yang lebih focus pada cara penelusuran inormasi dan pengetahuan bagi mahasiswa pscasarjana juga dapat diberikan atas permintaan
3.2 Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) USU
Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu versi 3.0 disingkat dengan SIPUS v3.0 merupakan sistem informasi yang digunakan Perpustakaan USU untuk mengelola informasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari bagian pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai dengan pengelolaan laporan (report). SIPUS v3.0 dikembangkan dengan basis Desktop dengan menggunakan DBMS (MySQL versi 5 - Open Source DBMS) yang mampu mengelola data besar dengan cepat dan tangguh.
3.2.1 Prosedur Menggunakan SIPUS
Untuk menjalankan SIPUS, double click pada icon SIPUS di desktop, maka akan muncul seperti pada Gambar-2 di bawah ini.
3.2.2 Login
Login bertujuan untuk membedakan pengguna (operator/pustakawan) SIPUS sesuai dengan fungsinya masing-masing. Login digunakan oleh pustakawan untuk memulai menjalankan sistem (SIPUS). Untuk setiap pustakawan sudah ditentukan dan ditetapkan User ID dan Password untuk dapat melakukan login sesuai dengan fungsinya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan seorang pustakawan dalam melakukan login.
Gambar 3.2: Menu Login 1. Masukkan User ID pada bagian Login
2. Masukkan Password pada bagian Password
3. Pilih Unit sesuai dengan Unit dimana operator (pustakawan) terdaftar sebagai operator.
4. Klik tombol (button) Login.
5. Setelah melakukan Login dan berhasil dengan baik, maka akan muncul tampilan Halaman atau Menu Utama.
6. Nama operator aktif serta unit perpustakaan akan ditampilkan pada bagian bawah Menu Utama SIPUS.
Gambar 3.3: Menu Utama SIPUS 3.2.3 Ganti Password
Menu ganti password dipergunakan untuk mengganti password pustakawan. Demi keamanan dianjurkan untuk mengganti password secara periodic. Untuk mengganti password, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Pilih Menu Sistem -› Ganti Password
2. Selanjutnya akan tampil Form Ganti Password
3. Masukkan data Password Lama pada bagian Password Lama 4. Masukkan data Password Baru pada bagian Password Baru
5. Tekan tombol OK untuk menyimpan perubahan, atau tombol Batal untuk membatalkan penggantian password.
3.2.4 Logout
Logout digunakan untuk memutuskan koneksi database sistem (SIPUS).
Dianjurkan kepada pustakawan untuk melakukan logout jika ingin meninggalkan sistem dalam waktu yang lama. Hal in dilakukan agar menjaga penggunaan sistem
User: Maisyaroh Harahap di Perpustakaan Universitas
oleh orang yang tidak berwenang. Untuk melakukan logout, langkah-langkahnya adalah sebgai berikut: Pilih Menu Sistem -› Logout.
3.3 Jenis Layanan Elektronik Perpustakaan USU
Jenis layanan elektronik pada perpustakaan USU terdiri dari layanan akses digital yaitu layanan e-journal, e-book dan USU Institutional Repository yang dapat diakses melalui web Perpustakaan USU, dan layanan penelusuran informasi atau OPAC.
3.3.1 Layanan Penelusuran Informasi atau OPAC
Online Public Access Catalogue (OPAC) Merupakan bentuk layanan elektronik yang tersedia di Perpustakaan USU. OPAC merupakan katalog perpustakaan berbasis web memuat deskripsi bibliografis bahan perpustakaan yang dimiliki baik yang terdapat pada perpustakaan induk maupun cabang. Lokasi bahan perpustakaan dapat diketahui dari hasil penelusuran melalui jaringan global internet.
Penelusuran Informasi pada OPAC dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu pengguna dapat menelusur menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan seperti judul, pengarang utama, pengarang tambahan, nomor klasifikasi, penerbit dan subyek, mengetahui deskripsi bibliografi bahan pustaka, nomor panggil bahan pustaka yang dijadikan petunjuk untuk menemukan bahan pustaka di rak dan mengetahui keberadaan bahan pustaka apakah masih tersedia di perpustakaan atau telah dipinjam dan informasi lainnya yang berkaitan tentang bahan pustaka yang ditelusuri.
Berikut adalah tampilan hasil penelusuran melalui OPAC :
Gambar 3.4: Menu Utama Katalog Online Perpustakaan USU
Gambar 3.5: Hasil Penelusuran Koleksi Buku
3.3.2 Layanan Dokumen Elektronik 1. E-Journal (Jurnal Elektronik)
Perpustakaan USU melanggan sejumlah jurnal elektronik (e-journal) untuk sivitas akademika USU. Ketentuan dan persyaratan penggunaan database jurnal yang dilanggan adalah beragam berdasarkan kontrak berlangganan yang disetujui bersama antara institusi pelanggan dengan vendor masing-masing database. Beberapa database dapat diakses dari jaringan kampus tanpa account dan passwords dan dari luar jaringan kampus menggunakan account dan passswords. Berdasarkan LAKIP USU Tahun 2015 jumlah seluruh e-journals yang dilanggan oleh Perpustakaan USU sebanyak 45.431 judul.
Adapun database jurnal yang dilanggan oleh Perpustakaan USU berdasarkan LAKIP 2015 adalah sebagai berikut:
1. ProQuest yang terdiri dari 5 database diantaranya:
a. ABI/INFORM Global yaitu database jurnal yang berisi subjek bidang bisnis, manajemen, ekonomi dan akuntansi dengan jumlah judul jurnal sebanyak 6.536 judul. Pemanfaatan artikel e-journal yang diunduh pada database ini sebanyak 33.312 artikel.
b. ProQuest Medical Library yaitu database jurnal yang berisi subjek bidang kedokteran dengan jumlah judul jurnal sebanyak 1.406 judul dan pemanfaatan artikel e-journal yang diunduh sebanyak 49.065 artikel.
c. ProQuest Political Science yaitu database jurnal yang berisi subjek bidang politik dengan jumlah judul jurnal sebanyak 717 judul dan pemanfaatan artikel e-journal yang diunduh sebanyak 660 artikel.
d. ProQuest Research Library yaitu database jurnal berisi subjek bidang multidisiplin dengan jumlah judul jurnal sebanyak 4.834 judul dan artikel e-journal yang terunduh sebanyak 13.014 artikel.
e. ProQuest Science Journals yaitu database jurnal yang berisi subjek bidang ilmu murni dan terapan dengan jumlah judul jurnal sebanyak 1.365 judul dan artikel e-journal terunduh sebanyak 2.789 artikel.
Untuk memperoleh jurnal yang dibutuhkan, pengguna dapat mendownload e-jurnal yang dibutuhkan pada database ProQuest dengan menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan pada kolom pencarian.
Gambar 3.6: Tampilan Utama ProQuest
Gambar 3.7: Tampilan Penelusuran pada ProQuest
Gambar 3.8: Hasil Penelusuran ProQuest
2. EBSCO yang terdiri dari 4 database diantaranya:
a. CINAHL Plus with fulltext yaitu database jurnal berisi subjek bidang keperawatan. Jumlah judul jurnal sebanyak 1.290 judul dan pemanfaatan artikel e-journal yang diunduh sebanyak 12.230 artikel.
b. Dentistry & Oral Sciences Source yaitu database jurnal berisi subjek bidang ilmu kedokteran gigi. Jumlah judul jurnal sebanyak 230 judul dan artikel jurnal yang diunduh sebanyak 8.566 artikel.
c. Ilmu Kedokteran (MEDLINE with Fulltext (TRIAL).
d. Ilmu Perpustakaan & Teknologi Informasi (Library, Information Science & Technology Abstracts). Jumlah artikel jurnal yang diunduh sebanyak 743 artikel.
Pemanfaatan e-journal pada database EBSCO dapat dilakukan dengan cara mendownload e-jurnal yang dibutuhkan pada database EBSCO dengan menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan pada kolom pencarian.
Gambar 3.9: Tampilan Utama EBSCOhost
Gambar 3.10: Tampilan Penelusuran EBSCOhost
Gambar 3.11: Hasil Penelusuran EBSCOhost
3. GALE DATABASE Memuat subjek bidang:
Pertanian, kesenian, bisnis dan ekonomi, pendidikan, teknik, humaniora, kesehatan dan kedokteran, sosial, dan ilmu murni & terapan. Pemanfaatan artikel e-journal yang diunduh sebanyak 3.787 artikel.
Untuk memperoleh jurnal yang dibutuhkan, pengguna dapat mendownload e-jurnal pada database GALE dengan menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan pada kolom pencarian.
Gambar 3.12: Tampilan Utama GALE DATABASE
Gambar 3.13: Tampilan Log In
4. TEEAL (The Essential Elecronic Agricultural Library) Access via Intranet (local access only)
Jurnal inti (Core Journal) bidang pertanian memuat 465.000 fulltext artikel dari 350 lebih jurnal. Hanya dapat diakses dari dalam gedung Perpustakaan USU. Pengguna harus mempunyai email institusi untuk Sign in ke database TEEAL. Pemanfaatan artikel e-journal yang diunduh sebanyak 4.294 artikel.
Untuk memperoleh jurnal yang dibutuhkan, pengguna dapat mendownload e-jurnal yang dibutuhkan pada database TEEAL dengan menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan pada kolom pencarian.
Gambar 3.14: Tampilan Utama TEEAL
Gambar 3.15: Tampilan Penelusuran TEEAL
Gambar 3.16: Hasil Penelusran TEEAL 5. ScienceDirect
Terdiri dari 2.108 jurnal Subscription & Complementary yang memuat subjek bidang: Ilmu Fisika (Physical Sciences) dan Teknik (Engineering) sebanyak 271 unduhan artikel e-journal, Biologi (Life Sciences) sebanyak 398 unduhan artikel e-journal, Ilmu Kesehatan (Health Sciences) sebanyak 8.598 unduhan artikel e-journal, Ilmu Sosial (Social Sciences) sebanyak 322 unduhan, dan Humaniora (Humanities) sebanyak 464 unduhan artikel e-journal.
Pemanfaatan e-journal pada database ScienceDirect dapat dilakukan dengan cara mendownload e-jurnal yang dibutuhkan dengan menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan pada kolom pencarian.
Gambar 3.17: Tampilan Utama ScienceDirect
Gambar 3.18: Tampilan Penelusuran ScienceDirect
Gambar 3.19: Hasil Penelusuran ScienceDirect
6. IEEE Xplore Digital Library terdir dari:
a. IEEE conference memuat judul jurnal sebanyak 19.374 judul.
b. IEEE journals memuat judul jurnal sebanyak 462 judul.
c. IEEE standardmemuat judul jurnal sebanyak 5491 judul.
Pemanfaatan e-journal pada database IEEE dapat dilakukan dengan cara mendownload e-jurnal yang dibutuhkan pada database IEEE dengan menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan pada kolom pencarian.
Gambar 3.20: Tampilan Utama IEEEXplore
Gambar 3.21: Tampilan Penelusuran IEEEXplore
Gambar 3.22: Hasil Penelusuran IEEEXplore
2. E-Book (Buku Elektronik)
E-book yang dilanggan oleh Perpustakaan USU diperuntukkan hanya bagi sivitas akademika USU. Berdasarkan LAKIP USU Tahun 2015 jumlah seluruh e-books yang dilanggan oleh perpustakaan sebanyak 810 judul.
Adapun e-book yang dilanggan oleh Perpustakaan USU antara lain:
1. iG Library
Terdiri dari 5 subjek bidang ilmu, yaitu:
a. Seni dan rekreasi (Arts & recreation) b. Ilmu komputer (Computer science)
c. Sejarah dan geografi (History & Geography) d. Bahasa (Language)
e. Sastra (Literature)
Pemanfaatan e-book pada database ini hanya dapat dibaca pada layar (read only) dan tidak dapat diunduh.
Gambar 3.23: Tampilan Utama iG Library
Gambar 3.24: Hsil Penelusuran iG Library
2. Springer Link
Terdiri dari 9880 judul e-books bidang:
a. Ilmu komputer (Computer sciences) b. Teknik (Engineering)
c. Ilmu kedokteran (Medicine) d. Matematika (Mathematics) e. Ilmu biologi (Life sciences)
Pemanfaatan e-book pada database ini dapat di-download secara keseluruhan maupun per-chapter.
Gambar 3.25: Tampilan Utama SpringerLink
Gambar 3.26: Hasil Penelusuran SpringerLink
3. ScienceDirect
Akses ScienDirect hanya dapat dilakukan di dalam jaringan kampus USU melalui http://library.usu.ac.id . Klik Scientific e- Books link ke ScienDirect lalu pilih Books. Pencarian dapat dilakukan
dengan menentukan pilihan yang fulltext-access saja klik salah satu judul buku yang diinginkan selanjutnya dapat didownload per-chapter atau dengan mem-filter by subject.
Subjek e-books terdiri dari:
a. Ilmu fisika dan teknik (Physical sciences dan engineering) b. Biologi (Life science)
c. Ilmu kesehatan (Health sciences)
d. Ilmu sosial dan humaniora (Social sciences and humanities)
Gambar 3.27: Tampilan Utama ScienceDirect
Gambar 3.28: Hasil Penelusuran ScienceDirect
3. USU Institutional Repository
USU Institutional Repository (IR) merupakan suatu media yang mengelola dan menyebarkan materi ilmiah dalam format digital yang diciptakan oleh institusi itu sendiri seperti e-prints, laporan teknis, tesis, disertasi dan karya-karya ilmiah lainnya. Layanan IR dapat diakses secara mudah karena terpasang secara online dan didukung oleh teknogi yang memungkinkan penyebaran IR tersebut secara luas dan mudah.
Adapun koleksi-koleksi yang tersedia dalam USU Institutional Repository antara lain:
a. E-books berjumlah 7 judul
b. Guide Books (GB) berjumlah 88 judul c. Leture Papers (LP) berjumlah 2.485 judul d. Master Theses (MT) berjumlah 9.093 judul e. PhD Dissertation (PD) berjumlah 235 judul f. Student Papers (SP) berjumlah 43.085 judul g. USU e-Archives (UA) berjumlah 159 judul h. USU e-Journals (UJ) berjumlah 1.825 judul
Pemanfaatan USU institutional repository sebanyak 118.669.970 file yang terdownload sedangkan pemanfaatan halaman yang dibuka (seperti HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk grafis dan klip audio) sebanyak 104.215.661 page view.
Gambar 3.29: Tampilan Utama USU Institutional Repository
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
a. Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari hasil observasi di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Jenis layanan perpustakaan elektronik yang ada pada perpustakaan USU terdiri dari layanan penelusuran informasi atau OPAC, layanan dokumen elektronik meliputi e-journal, e-book dan USU institutional repository dan termasuk juga layanan sirkulasi.
2. Layanan penelusuran informasi atau OPAC meliputi kegiatan penelusuran informasi bahan pustaka yang ditelusur oleh pengguna dengan menggunakan kata kunci dan penelusuran lanjutan seperti judul, pengarang utama, pengarang tambahan, nomor klasifikasi, penerbit dan subyek.
3. Penerapan layanan penelusuran informasi atau OPAC dimulai dengan pengatalogan bahan pustaka yang terkomputerisasi menggunakan software SIPUS versi 3.0. Kegiatan pengatalogan yang terkomputerisasi meliputi kegiatan mengentri data berupa deskripsi bibliografi, penentuan subjek dan penentuan nomor klasifikasi. Setelah pengentrian data selesai, maka secara otomatis data yang dientri akan terintegrasi ke sistem layanan penelusuran informasi atau OPAC dan dapat digunakan oleh pengguna Perpustakaan USU.
4. Layanan dokumen elektronik yang ada di Perpustakaan USU meliputi e-journal, e-book, dan Institusi Repository yang berisikan materi ilmiah yang dapat digunakan dan diakses oleh pengguna secara mudah dan efisien.
5. Dengan adanya layanan berupa dokumen elektronik ini pada Perpustakaan USU dapat membantu pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi mereka.
b. Saran
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di Perpustakaan USU, maka saran yang dapat dikemukakan adalah sebagai berikut:
1. Diharapkan Perpustakaan USU mengadakan pelatihan pengguna tentang layanan dokumen elektronik.
2. Diharapakan Perpustakaan juga mengadakan promosi-sosialisasi tentangang layanan elektronik seperti e-journal atau e-books dengan brosur maupun promosi melalui web perpustakaan.
3. Diperlengkap lagi koleksi-koleksi elektronik dari berbagai disiplin ilmu atau subjek-subjeknya diperbanyak, dan diharapkan harus up to date lagi koleksinya.
