Bagian Sekretariat
A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan
Alexa Bakery Banjarmasin merupakan suatu perusahaan bergerak di bidang manufaktur yaitu produksi roti. Alexa Bakery yang berlokasi di Jalan Komplek DPR Gg.V RT. 86 No. 26 belakang PLTD Banjarmasin. Memilki Surat Keterangan Usaha dengan nomer : 503 – 1756 / SKTU – III / BP2TPM / 2013.
Pada awal berdirinya sekitar tahun 2004 perusahaan ini merupakan usaha yang relatif kecil dengan modal Rp.4.000.000,00 dalam pengeloalannya bisa dikatakan cukup sederhana karena usaha yang dilakukan pada saat itu usaha coba – coba dan jumlah produksinya masih sederhana pula. Tepung yang digunakan juga hanya 5 kg/ hari, serta hanya memiliki tenaga kerja 2 orang. Beberapa tahun kemudi an perusahaan produksi roti ini mengalami peningkatan sehingga sekarang dapat menampung 27 tenaga kerja dan sudah mempunyai pelanggan dari luar daerah Banjarmasin.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Mempelajari struktur organisasi maka akan memperoleh gambaran mengenai bagian - bagian yang ada di sebuah perusahaan.
Ada tiga bentuk struktur organisasi yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan yaitu :
1) Organisasi garis (line organization)
Organisasi garis yaitu organisasi yang semua kekuasaan
berjalan dari atas ke bawah menurut garis lurus menuju ke bawah atau disebut dengan garis vertikal dan sebaliknya garis tanggung jawab berjalan dari atas ke bawah.
2) Organisasi fungsional
Organisasi fungsional yaitu organisasi dimana lalu lintas kekuasaaan tidak langsung tetapi atasan mempunyai bawahan masing - masing, disini pekerjaannya menggunakan perintah dari atasan langsung dan bertanggungjawab terhadap atasan.
3) Organisasi garis dan staf
Organisasi garis dan staf yaitu organisasi yang merupakan penggabungan dari organisasi garis tetapi akan memiliki staf, dan perintahnya tetap dipertanggungjawabkan dari bawahan kepada atasan.
Berikut ini adalah struktur organisasi yang terdapat pada Alexa Bakery :
Bagan 7
Struktur Organisasi Alexa Bakery Banjarmasin
Sumber : Alexa Bakery Banjarmasin (Di olah oleh Penulis), 2017
Struktur organisasi diatas menunjukkan bahwa sistem ini berjalan dari atas kebawah sedangkan tanggung jawab berjalan dari bawah keatas. Dari struktur organisasi tersebut dapat diuraikan tanggung jawab masing-masing bagian yang terdapat pada Toko Budi Rungan sebagai berikut : 1) Pimpinan
Tugas dan tanggung jawab pimpinan adalah sebagai berikut : a) Mengkoordinir semua kegiatan yang ada dalam suatu struktur
organisasi perusahaan
b) Menetapkan kebijakan dalam pengambilan keputusan.
c) Mengurus dan mengadakan hubungan dengan pihak lain dalam kapasitasnya sebagai pemimpin.
d) Menerima hasil penjualan dari bagian penjualan. e) Selain sebagai pimpinan juga sebagai pemilik. 2) Bagian Penjualan
Tugas dan tanggung jawab bagian penjualan terbagi dari beberapa fungsi adalah sebagai berikut :
a) Fungsi Penjualan yaitu :
(1) Melaksanakan semua kegiatan yang berhubungan dengan memasarkan dan menjual hasi produki perusahaan.
(2) Melaporkan hasil kegiatan pemasaran pada setiap periode tertentu kepada pimpinan.
(3) Melayani dalam pemesanan roti oleh sales yang hanya mengambil untung dari penjualan roti.
b) fungsi kasir yaitu :
(1) Mencatat segala transaksi keuangan dan administrasi umum. (2) Membuat laporan penjualan dan pembelian harian.
c) Sebagai fungsi penagihan yaitu :
(1) Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo
(2) Melakukan pengecekan terhadap nota yang telah jatuh tempo (3) Menerima pelunasan dari pelanggan
3) Bagian produksi
Tugas dan tanggung jawab bagian produksi adalah sebagai berikut a) Mengawasi serta mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan
dalam proses produksi misalnya dalam pembelian bahan baku agar setiap proses produksi berjalan dengan lancar.
b) Memelihara semua peralatan produksi
Ada bagian produksi terdiri dari beberapa sub bagian yaitu : a) Sub bagian pengadonan
(1) Mempersiapkan bahan – bahan yang diperlukan dalam pembuatan produk.
(2) Membuat adonan / menyatukan tepung dengan bahan – bahan yang telah tersedia.
b) Sub bagian pembentukan
(1) Menyediakan alat – alat yang digunakan dalam proses pembentukan
(2) Membentuk roti sesuai jenis roti yang dijual. c) Sub bagian pemangganngan
(1) Menyediakan alat – alat yang diperlukan dalam proses pemanggangan.
(2) Melakukan pemanggangan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan secara tepat dan efisien.
d) Sub bagian pembungkusan
(1) Melakukan pembungkusan roti yang sudah selesai dipanggang. (2) Menyediakan alat-alat serta bahan pembungkus produk.
2. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai pada Alexa Bakery Banjarmasin.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai dari penjualan ke sales atau pembeli eceran dengan sistem ambil untung jadi tidak ada sistem pengembalian roti jika tidak laku dipasaran. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang berjalan meliputi sebagai berikut :
a. Deskripsi pokok penjualan tunai
Alexa Bakery Banjarmasin merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi roti. Produksi roti tersebut dilakukan setiap hari dengan jumlah produksi menyesuaikan jumlah pesanan sedangkan proses penjualan dan menerima pesanan juga dilakukan setiap hari.
Penjualan tunai yang berjalan pada Alexa Bakery Banjarmasin pelanggan menelpon langsung ke fungsi penjualan atau datang langsung ke gudang produksi. Pelanggan memilih roti yang ingin dibelinya atau fungsi penjualan mencatat pesanan jika pelanggan
menelpon bagian penjualan. kemudian membuatkan nota yang terdiri dari 2 rangkap. Mencatat data roti yang dijual beserta hargarnya masing-masing. Pembeli melakukan transaksi pembayaran sesuai yang tertera pada nota. Nota yang berwarna kuning diserahkan kepada fungsi kasir dan berwarna putih diserahkan kepada pelanggan. Menerima kas dari pembeli kemudian mencatat ke dalam buku laporan kas harian dan mengarsipkan nota rangkap kuning. Bagian produksi akan menyiapkan roti yang dipesan atau pun yang dibeli langsung oleh pelanggan.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu :
1) Informasi data produk yang berupa nama produk, jumlah produk, jenis produk.
2) Informasi data pelanggan.
3) Laporan penerimaan kas dari penjualan tunai . b. Fungsi yang terkait
Tabel 4
Fungsi Yang Terkait ( Tunai)
Fungsi yag terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada Alexa Bakery adalah :
1) Fungsi penjualan
Bagian penjualan berperan sebagai fungsi penjualan bertanggung jawab menerima order dari pelanggan menyerahkan lembar pemesanan pelanggan ke fungsi produksi.
2) Fungsi kasir
Bagian penjualan berperan sebagai fungsi kasir yang membuat nota penjualan, serta menyerahkan nota penjualan rangkap pertama (putih) kepada pelanggan. Rangkap kedua (kuning) diserahkan kepada fungsi kasir. Fungsi kasir juga bertanggung jawab mencatat penjualan harian di buku laporan penjualan harian sebagai laporan penjualan harian yang nanti akan dibuat lembar laporan kas harian.
3) Fungsi produksi
Bagian produksi berperan sebagai fungsi produksi bertanggung jawab untuk menyediakan produk - produk yang di produksi untuk dijual kepada pelanggan.
c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjulan tunai yang berjalan pada Alexa Bakery Banjarmasin adalah : 1) Prosedur order pelanggan
Prosedur ini digunakan untuk melayani pelanggan dalam transaksi penjualan roti secara tunai . Prosedur ini dilakukan oleh fungsi penjualan yang bertanggung jawab menerima order dari pelanggan , membuat nota penjualan 2 lembar. Menyerahkan nota penjualan warna putih kepada pelanggan bersamaan dengan roti yang sudah dibeli. 2) Prosedur peneriman kas
Prosedur ini dilakukan oleh pimpinan digunakan untuk menerima pembayaran harga roti dari pelanggan yang sudah ditulis bagian penjualan pada nota penjualan warna putih kepada pelanggan untuk melakukan pengambilan barang yang dibeli oleh pelanggan.
3) Prosedur penyerahan roti
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi bagian produksi yang bertanggung jawab menyiapkan roti dan menyerahkan roti tersebut ke bagian penjulan atau kasir yang dipesan oleh pelanggan.
4) Prosedur pencatatan penjualan tunai
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi penjualan atau kasir yang bertanggung jawab mencatat nota penjualan yang berwarna warna kuning pada buku laporan penjualan harian dan dillaksanakan oleh fungsi kasir yang bertanggung jawab mencatat nota penjualan.
5) Prosedur penyetoran kas ke pimpinan
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi kasir yang bertanggung jawab menyerahkan kas yang diterima dari penjualan setiap harinya
Dokumen yang digunakan Alexa Bakery Banjarmasin dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai ada 3 dokumen yaitu lembar pesanan roti, nota penjualan dan lembar laporan kas harian. Berikut penjelasan masing-masing dokumen tersebut adalah :
1) Lembar Pesanan Roti
Dokumen yang digunakan Alexa Bakery Banjarmasin dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah lembar pesanan roti. Digunakan untuk mencatat pesanan roti yang sudah dipesan pelanggan lembar ini dibuat oleh fungsi penjualan dan akan diserahkan ke bagian produksi. Berikut ini adalah dokumen lembar pesanan roti yang digunakan oleh Alexa Bakery Banjarmasin.
Gambar 20 Lembar Pesanan Roti
Sumber: Alexa Bakery Banjarmasin, 2017 2) Nota Penjualan
Dokumen yang digunakan Alexa Bakery Banjarmasin dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah nota penjualan . Digunakan untuk merekam berbagai informasi dan sebagai bukti
transaksi yang diperlukan oleh manajeman mengenai penjualan tunai. Nota penjualan dibuat oleh bagian penjualan yaitu sebagai fungsi kasir . Nota penjualan terdiri dari dua rangkap , rangkap pertama berwarna putih untuk pelanggan dan rangkap kedua berwarna kuning untuk bagian penjualan , sebagai rekap bukti untuk membuat laporan penjualan harian, agar tidak terjadi kecurangan dalam hasl penjualan yang ada di Alexa Bakery Banjarmasin. Berikut ini adalah dokumen nota penjualan yang digunakan oleh Alexa Bakery Banjarmasin.
Gambar 21 Nota Penjualan
Sumber : Alexa Bakery Banjarmasin, 2017 3) Lembar Laporan Kas Harian
Dokumen yang digunakan Alexa Bakery Banjarmasin dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah lembar laporan kas harian. Digunakan untuk melaporkan jumlah penerimaan kas setiap harinya, lembar laporan kas harian tersebut dibuat oleh fungsi kasir
dan nanti akan diserahkan kepada pemilik bersamaan dengan uang hasil penjualan setiap harinya. Berikut ini adalah dokumen lembar laporan kas harian yang digunakan oleh Alexa Bakery Banjarmasin.
Gambar 22
Lembar Laporan Kas Harian
Sumber : Alexa Bakery Banjarmasin, 2017
e. Catatan Akuntansi yang digunakan
Alexa Bakery Banjarmasin memiliki catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah “buku laporan penjualan harian”. Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi setiap harinya . Pencatatan ini dibuat oleh fungsi kasir. Berikut ini adalah dokumen buku laporan penjualan harian yang digunakan oleh Alexa Bakery Banjarmasin pada gambar 23 halaman 91.
. Gambar 23
Buku Laporan Penjualan Harian (Tunai)
Sumber : Alexa Bakery Banjarmasin, 2017
f.
Bagan Alir DokumenBerikut ini adalah bagan alir dokumen penerapan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yang berjalan pada Alexa Bakery Banjarmasin.
Bagan 8
Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai pada Alexa Bakery Banjarmasin yang berjalan
LPRH : Laporan Penjualan Harian LKH : Laporan Kas Harian
Bagian Penjualan Fungsi Penjualan Bagian Produksi Fungsi Produksi Bagian Penjualan Fungsi Kasir T 2 Mengisi Nota Penjualan 2 1 Nota Penjualan Menerima Pembayran dari Pelanggan Menyerahkan roti kepada pelanggan 1 Nota Penjualan nnn 1 Membuat LPRH LKH pelanggan Pimpinan Mulai Menerima Order dari Pelanggan Mencatat pesanan Roti 1
Lembar pesanan roti
T
1
Lembar pesanan roti
Menyiapkan roti 2 Beserta Roti Beserta Uang Selesai LPRH
Berdasarkan bagan alir dokumen sistem infromasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai untuk roti pada Alexa Bakery Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut : a) Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertugas sebagai berikut : 1) Menerima order dari pelanggan.
2) Mencatat pesanan barang kedalam lembar pemesanan roti.
3) Menyerahkan lembar pemesanan roti ke fungsi produksi.
b) Fungsi produksi
Fungsi produksi bertugas sebagai berikut :
1) Menerima lembar pemesanan roti dari fungsi penjualan.
2) Menyiapkan roti yang sudah tersedia untuk dijual 3) Menyerahkan roti ke fungsi kasir dan mengarsipkan
lembar pemesanan roti sesuai tanggal. c) Fungsi Kasir
Fungsi kasir
1) Menerima roti yang dipesan oleh pelanggan dari fungsi produksi.
2) Membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap, nota 1 berwarna putih dan nota 2 berwarna kuning.
3) Nota rangkap 1 dan roti diserahkan setelah fungsi kasir menerima pembayaran dari pelanggan.
4) Nota rangkap ke-2 dibuat ke LPH, diserahkan ke pimpinan beserta uang. Dan Nota rangkap ke-2 tersebut di arsipkan sesuai tanggal.
g. Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu sebagai berikut :
1) Organisasi yang memisahkan fungsi secara tegas dan jelas Struktur organisasi yang ada pada Alexa Bakery Banjarmasin belum sesuai dengan kinerja dan penerapannya, bisa diliat sebagai berikut:
a) Fungsi penjualan dan fungsi kasir yaitu bergabung menjadi bagian penjualan.
b) Penjualan dilakukan oleh beberapa fungsi yaitu fungsi kasir dan fungsi penjualan dalam satu bagian penjualan.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Penerimaan order penjualan dilakukan oleh fungsi penjualan yang akan dicatat dalam lembar pesanan roti. 3) Praktik yang Sehat
Jumlah seluruh kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke pimpinan pada hari itu juga atau besok
jika pada hari itu pimpinan tidak berada dirumah atau di tempat produksi.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Karyawan yang bekerja di Alexa Bakery Banjarmasin sudah sesuai dengan keahliannya dan pendidikannya, sehinggan dianggap mampu melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.
1. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang
a. Deskripsi pokok
Penjualan kredit yang terjadi pada Alexa Bakery Banjarmasin yaitu hanya kepada pelanggan yang sudah beberapa kali melakukan pembelian secara tunai dan yang berdomisili di wilayah kota Banjarmasin. Alexa Bakery Banjarmasin memberikan kelonggaran pembayaran secara kredit sampai dengan pembelian berikutnya dan pelunasan piutang akan dilakukan paling lama satu minggu, saat pelanggan ingin mengambil roti lagi.
Penjualan kredit kepada pelanggan yang telah memenuhi syarat yaitu bagian penjualan akan mencatat pesanan pelanggan ke dalam buku pemesanan roti, kemudian bagian penjualan akan membuat nota 2 lembar . Lembar pertama diserahkan kepada pelanggan jika piutang sudah dilunasi. lembar kedua akan diserahkan ke bagian penjualan.
Bagian produksi akan menyiapkan roti yang sudah dipesan oleh pelanggan. Kemudian bagian penjualan akan membuat laporan piutang dagang sebagai bukti terjadinya penjualan kredit.
Bagian penjualan akan mengontrol piutang jatuh tempo pelanggan berdasarkan laporan piutang dagang yang telah dibuat bagian penjualan, Jika sudah jatuh tempo maka bagian penjualan akan melakukan penagihan kepada pelanggan.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penerimaan kas dari piutang yaitu :
1) Informasi data pelanggan yang masih memiliki piutang dan pelanggan yang telah memasuki masa jatuh tempo.
2) Laporan penerimaan kas dari pelunasan piutang c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang pada Alexa Bakery Banjarmasin adalah sebagai berikut :
Tabel 5
Fungsi Yang Terkait ( Pelunasan Piutang) No Fungsi yang terkait Bagian yang terlihat
1 Penjualan Penjualan
2 Kasir Penjualan
3 Penagihan Penjualan
4 Produksi Produksi
Sumber : Alexa Bakery Banjarmasin,2017
Fungsi yag terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada Alexa Bakery adalah :
1) Fungsi penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab menerima order dari pelanggan , mengisi nota penjualan, mengisi lembar pesanan roti dan menyerahkan lembar pesanan roti ke fungsi produksi , menyerahkan nota penjualan warna putih oleh fungsi penjualan. Fungsi penjualan juga bertanggung jawab mencatat nota penjualan warna kuning pada buku kas yang dilakukan oleh bagian penjualan.
2) Fungsi kasir
Bagian penjualan juga berperan sebagai fungsi kasir yang bertanggung jawab untuk menerima nota penjualan dari fungsi penjualan, menyerahkan nota kepada pelanggan, menerima kas sebagai pembayaran dari pelanggan dan membuat pencatatan laporan penjualan roti harian berdasarkan pesanan atau tanpa pesanan.
3) Fungsi penagihan
Bagian penjualan juga berperan sebagai fungsi penagihan yang bertanggung jawab untuk melakukan penagihan yang telah jatuh tempo dan melakukan pengecekan terhadap nota yang telah jatuh tempo.
Bagian produksi ini berperan sebagai fungsi produksi bertanggung jawab menyediakan produk – produk yang di produksi untuk dijual kepada pelanggan.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang yang berjalan pada Alexa Bakery Banjarmasin adalah : 1) Prosedur memeriksa status kredit
Pada prosedur ini bagian penjualan akan memeriksa apakah laporan piutang dagang sudah dilunasi atau tidak, jika sudah maka dapat dilakukan pembelian oleh pelanggan yang bersangkutan. Jika piutang belum dilunasi maka dapat dilakukan penjualan secara tunai saja. Jika pelanggan telah melunasi piutangnya atau ingin melakukan penjualan tunai saja maka bagian penjualan akan membuat nota 2 rangkap.
2) Prosedur order pelanggan
Prosedur ini digunakan untuk melayani pelanggan dalam transaksi penjualan roti. Prosedur ini dilakukan oleh fungsi penjualan yang bertanggung jawab menerima order dari pelanggan . Fungsi penjualan membuat lembar pemesanan roti.
3) Prosedur penyerahan roti
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi bagian produksi yang bertanggung jawab menyiapkan roti dan menyerahkan roti tersebut
ke fungsi penjualan yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkannya kepada pelanggan.
4) Prosedur pencatatan piutang
Pada prosedur ini setelah fungsi kasir mencatat penjualan kredit ke dalam faktur, dicatat dibuku dan dibuatlah ke dalam laporan piutang dagang oleh fungsi kasir.
5) Prosedur penerimaan kas dari piutang
Prosedur ini setelah terjadi kesepakatan antara pelanggan dan fungsi penjualan, pelanggan akan membayar sesuai dengan yang tercantum dalam nota penjualan pada saat jatuh tempo yaitu dibayar pada saat pembelian berikutnya prosedur ini dilakukan oleh fungsi kasir.
6) Prosedur penyetoran kas
Prosedur penyetoran kas ke pempinan dilakukan setiap harinya oleh fungsi kasir, Bersama penyetoran kas ini diserahkan juga laporan penjualan roti harian .
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada penerimaan kas dari piutang sama dengan dokumen penerimaan kas dari penjualan tunai , yaitu lembar pemesanan roti jika dengan pesanan dan juga berupa nota penjualan.
Hanya saja penggunaannya berbeda rangkap pertama berwarna putih yang diserahkan ke kasir, sebagai bukti penjualan dilkakukan
secara kredit dan rangkap dua berwarna merah yang diserahkan ke pelanggan jika nanti pelanggan.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang sama dengan catatan penerimaan kas dari penjualan tunai adalah “buku laporan penjualan harian”. Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi setiap harinya . Pencatatan ini dibuat oleh fungsi kasir, yang nanti di buku penjualan akan bertanda (+) untuk membedakan penjualan yang secara kredit. Berikut ini adalah dokumen buku laporan penjualan harian yang digunakan oleh Alexa Bakery Banjarmasin.
Gambar 24
Buku Laporan Penjualan Harian (Kredit)
g. Bagan Alir Dokumen
Berikut ini adalah bagan alir dokumen penerapan sistem penerimaan kas dari piutang yang berjalan pada Alexa Bakery Banjarmasin.
Bagan 9
Sistem Penerimaan Kas dari Piutang pada Alexa Bakery Banjarmasin yang berjalan
Bagian Penjualan Bagian Produksi
Fungsi Penjualan Fungsi Produksi
Mulai Mencatat pesanan 1 Lembar pesanan roti Memeriksa Status Kredit Memberikan Persetujuan Tidak / Ya
Selesai Lembar pesanan
roti T 1 Lembar pesanan roti Menyiapkan roti Beserta Roti 2 Menerima order pelanggan
Lanjutan
Bagian Penjualan Fungsi Kasir
Pelanggan
LPRH : Laporan Penjualan Roti Harian LKH : Laporan Kas Harian
4 2 Nota Penjualan Membuat LPRH LPRH Pimpinan Beserta Uang T Selesai 2 LPRH LKH 2 1 Nota Penjualan Mengisi Nota Penjualan 2 Beserta Roti 3
Lanjutan Bagian Penjualan Fungsi Penagihan Membandingkan nota penjualan 1 & 2 1 Nota Penjualan pelanggan 2 Nota Penjualan Menerima pelunasan dari Pelanggan 2 1 Nota Penjualan pelanggan 4 Beserta Uang 3
Berdasarkan bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari piutang pada Alexa Bakery Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertugas sebagai berikut : (1) Menerima order dari pelanggan.
(2) Mencatat pesanan barang kedalam lembar pemesanan roti.
(3) Memeriksa status kredit apakah pelanggan, apakah masih memiliki piutang atau tidak.
(4) Memberikan persetujuan kredit.
(5) Menyerahkan lembar pemesanan roti ke fungsi produksi.
b) Fungsi produksi
Fungsi produksi bertugas sebagai berikut :
(1) Menerima lembar pemesanan roti dari fungsi penjualan.
(2) Menyiapkan roti yang sudah tersedia untuk dijual.
(3) Menyerahkan roti ke fungsi kasir dan mengarsipkan lembar pemesanan roti sesuai tanggal.
c) Fungsi Kasir
Fungsi kasir sebagai berikut :
(1) Menerima roti yang dipesan oleh pelanggan dari fungsi produksi.
(2) Membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap, nota 1 berwarna putih dan nota 2 berwarna kuning. (3) Meminta tanda tangan pelanggan.
(4) Nota rangkap 1 dan roti diserahkan setelah fungsi kasir menerima pembayaran dari pelanggan.
(5) Nota rangkap ke-2 dibuat ke Laporan piutang dagang.
(6) Menagih pelanggan berdasarkan jatuh tempo.
(7) Memperbaharui laporan piutang dagang jika piutang sudah dilunasi oleh pelanggan.
(8) Menyerahkan laporan piutang dagang kepada pimpinan beserta uang yang telah diterima dari pelunasan piutang Dan nota rangkap ke-2 tersebut di arsipkan sesuai tanggal.
g. Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang yaitu sebagai berikut :
Struktur organisasi yang ada pada Alexa Bakery Banjarmasin belum sesuai dengan kinerja dan penerapannya, bisa diliat sebagai berikut
a) Fungsi penjualan, fungsi penagihan dan fungsi kasir yaitu bergabung menjadi bagian penjualan.
b) Penjualan dilakukan oleh beberapa fungsi yaitu fungsi penjualan, fungsi penagihan dan fungsi kasir dalam satu bagian penjualan.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penerimaan order penjualan dilakukan oleh fungsi penjualan. b) Persetujuan kredit dilakukan oleh fungsi kasir dengan melihat
catatan penjualan kredit pelanggan sebelumnya. Dan fungsi kasir yang melakukan penagihan kepada pelanggan.
3) Praktik yang Sehat
Jumlah seluruh kas yang diterima dari pelunasan piutang