BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Perusahaan
PT Guwatirta Sejahtera merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam produksi air minum dalam kemasan merk UTRA. Perusahaan ini merupakan anak dari perusahaan Rosalia Indah Group. Pada awalnya perusahaan ini didirikan oleh Bp. Soeyono pada tanggal 17 Agustus 2000. Dikarenakan beberapa hal maka tanggal 17 Juli 2007 kepemilikan berpindah ke Rosalia Indah Group dan sejak itu menjadi anak perusahaan Rosalia Indah Group. PT Guwatirta Sejahtera terletak di desa Milir, Salam Karangpandan, Karanganyar 57791, Telp (0271) 5890428.
Adapun latar belakang dari lokasi usaha tersebut adalah :
a) Lokasi tersebut berada di wilayah pegunungan, wilayah yang belum terkontaminasi limbah inddustri maupun rumah tangga. b) Lokasi strategis, mudah di akses dari jalan Solo-Tawangmangu. c) Keberadaan PT Guwatirta Sejahtera memberi manfaat bagi
masyarakat sekitar lokasi perusahaan karena dapat menyerap tenaga kerja dan kesempatan bagi masyarakat sekitar untuk membuka usaha lain seperti warung makan dan kontrakan.
commit to user
Seiring dengan berjalannya waktu dan semakin banyaknya masyarakat atau konsumen yang mengenal dan mengerti produk Utra, maka PT Guwatirta Sejahtera (Utra) pun terus berbenah diri untuk terus meningkatkan kualitas produk. Selain itu juga terus memperbaiki dan meningkatkan sistem-sistem manajemen yang ada, dari mulai SDM, pemasaran, pembukuan accounting dan keuangan, dengan adanya perbaikan-perbaikan tersebut diharapkan PT Guwatirta Sejahtera (Utra) akan menjadi perusahaan yang mapan, mampu bersaing dalam pasar yang semakin padat.
2. Lokasi Perusahaan
Adapun lokasi dari PT Guwatirta Sejahtera (Utra) adalah :
a. Tempat produksi air minum terletak di desa Milir Salam, Karangpandan Karanganyar 57791, Telp (0271) 5890428.
b. Kantor pemasarannya terletak di Jalan Raya Solo-Sragen Km 7,5 Palur Telp (0271) 827723 Fax (0271) 825443.
c. Kantor perwakilan UTRA di Yogyakarta terletak di Jalan Lingkar Selatan 115 (Depan Hotel Ross In) Telp (0274) 7477970 Yogyakarta.
d. Kantor perwakilan UTRA di Semin tepatnya di Jalan Raya Semin Wonosari Telp (0274) 4390299.
commit to user
3. Visi dan Misi PT Guwatirta Sejahtera
a. Visi PT Guwatirta Sejahtera
“Menjadi perusahaan produsen air minum dalam kemasan yang berkualitas unggul, yang memberikan kepuasan kepada pelanggan dalam memenuhi kebutuhan air minum yang sehat dan
menyegarkan tubuh”. b. Misi PT Guwatirta Sejahtera
1. Memproduksi air minum dalam kemasan yang berkualitas dalam hal rasa, kualitas air dan kemasan.
2. Menerapkan system distribusi yang tepat, cepat dan aman. 3. Menerapkan system managemen mutu yang didukung dengan
sumber daya manusia yang berkualitas.
4. Menerapkan lingkungan kerja yang mengutamakan keselamatan kerja karyawan.
5. Menerapkan pengaturan hubungan layanan pelanggan yang efektif.
4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah gambaran secara skematis tentang hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai tujuan.
Adapun struktur organisasi PT Guwatirta Sejahtera (Utra) dapat dilihat pada bagan berikut :
28
Struktur Organisasi Perusahaan Bagian Marketing dan Penjualan
Sekretaris General Manajer
Sumber : Bagian Personalia PT Guwatirta Sejahtera (Utra), 2012
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Bagian Marketing dan Penjualan Dewan Direksi
General Manajer
Manajer Penjualan
Manajer Cabang (asisten manajer )
Manajer marketing, promosi, CSR & design
Asisten Supervisor area Supervisor area Supervisor area Supervisor admin & keuangan Koordinator sales TO Koordinator sales kanvas Koordinator gudang & CS Sales TO Sales kanvas
Driver Staf admin gudang Customer service Helper gudang Staf admin Kasir Supervisor marketing, promosi, CSR Supervisor design maintenance IT Jurnalis Leader / koordinator lapangan Marketing Executive Designer photograper & layouter Maintenance IT
29
Struktur Organisasi Keuangan, Internal Audit, HRD dan GA
Sumber : Bagian Personalia PT Guwatirta Sejahtera (Utra) 2012
Gambar 3.2
Struktur Organisasi Keuangan dan Internal Audit dan HRD dan GA Dewan
Direksi
Manajer Keuangan & Internal Audit
Manajer HRD & GA Supervisor Keuangan Koordinator Keamanan Supervisor GA Rekruitmen & Training Penggajian & Kesejahteraan OB Koordinator GA & K3 Satpam Staf Hutang Piutang Kasir & Bank
Staf Supervisor
Akun & Pajak
Staf Akun
Supervisor HRD
commit to user
Tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing personil PT Guwatirta Sejahtera (Utra) adalah sebagai berikut :
a. Asisten Direktur
Tugas asisten direktur :
1) Memeriksa kondisi ruang kerja direktur bersih, aman, wangi. 2) Memeriksa semua alat yang diperlukan direktur dapat
difungsikan dengan baik.
3) Menginformasikan agenda kerja direktur sesuai perencanaan. 4) Memastikan kebutuhan air minum direktur sudah tersedia di
meja kerja.
5) Menjadwal ulang agenda direktur bilamana diperlukan dan menginformasikan kepada yang terkait
6) Menyiapkan dokumen-dokumen kerja yang harus diperiksa/dikerjakan oleh direktur.
7) Mencatat dalam buku ekspedisi dan menyerahkan memo disposisi direktur untuk bagian yang terkait.
8) Berkoordinasi dengan bagian lain terkait laporan yang diminta oleh direktur dan menginformasikan kepada direktur bilamana laporan tersebut siap untuk diserahkan tepat waktu. 9) Melaporkan notulen yang dibuat notulis setiap kali direktur
mengikuti miting atau melaporkan notulen miting mingguan semua bagian kepada direktur.
commit to user
10) Menerima telepon masuk untuk direktur bilamana direktur berhalangan.
11) Mencatat/mengetik dan menginformasikan/mengirimkan semua pesan/surat dari dan untuk direktur dari pihak lain. 12) Membuat surat keputusan direktur sesuai instruksi dari
direktur.
13) Melakukan pengarsipan semua dokumen arsip direktur. 14) Mengirimkan fotocopy tembusan surat perjanjian perusahaan
dengan pihak lain kepada dewan direksi melalui sekretaris pengarsipan dokumen.
15) Mempersiapkan laporan harian semua bagian untuk kebutuhan informasi harian direktur.
16) Melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk dapat menciptakan kerjasama dan mendorong terciptanya suasana kerja yang kondusif menuju kinerja yang solid, aman, nyaman dan ramah lingkungan.
Tanggung jawab asisten direktur:
1) Menjamin semua kebutuhan sarana dan prasarana kerja direktur tersedia secara efektif, efisien dan berkesinambungan.
2) Memberikan informasi kepada manajemen tentang perkembangan situasi dan kondisi yang cenderung dapat menimbulkan bahaya dan atau gejala awal dari suatu kejadian
commit to user
yang dapat menimbulkan risiko dan kerugian baik bagi diri sendiri, orang lain dan perusahaan.
3) Menindaklanjuti instruksi dari direktur terkait instruksi atau koordinasi dengan bagian-bagian yang menjadi tanggungjawab direktur.
4) Menjamin dan memastikan agenda kerja direktur terjadwal dengan baik.
5) Menjaga kerahasiaan laporan perusahaan. Wewenang asisten direktur :
Mengusulkan dan merekomendasikan tentang sarana, prasarana, pos material, dan segala perlengkapan sehubungan dengan kelancaran kerja direktur.
b. General Manajer Penjualan dan Marketing Tugas general manajer penjualan:
1) Menjaga kepuasan pelanggan.
2) Membuat garis kebijakan manajemen yang berupa target pemasaran dan penjualan Utra dan Rihoz dan dateline terbit Rihoz untuk dapat mendukung aktivitas penjualan Utra dan Rihoz secara optimal keseluruh wilayah distribusi.
3) Menyusun dan mengatur jadwal kunjungan bagi dirinya sendiri untuk dapat memudahkan sistem peliputan dan pelayanan terhadap para pelanggan (customers) dan kantor cabang secara merata dan menyeluruh.
commit to user
4) Mendorong para staf marketing untuk melakukan pengembangan outlet setiap hari, untuk menciptakan pertumbuhan pasar secara horizontal dan vertikal.
5) Memonitor target pemasaran Utra dan Rihoz yang dijalankan 6) Membuka area pemasaran baru untuk Utra dan Rihoz
7) Mengevaluasi pengajuan program-program promosi
8) Melakukan analisa pasar dan monitoring penjualan dan pemasaran produk Utra terhadap produk kompetitor secara periodik bersama-sama dengan para manajer penjualan. 9) Membuat laporan performance penjualan dan pemasaran Utra
dan Rihoz tiap tutup buku yang ditentukan Direksi.
10) Memeriksa usulan konsep redaksi Rihoz dan memonitor dateline terbit, distribusi dan target penjualan kolom iklan. 11) Memeriksa Rihoz baik materi dan design sebelum diajukan
ke Direksi untuk angkat cetak.
12) Mendorong kerjasama dan terciptanya suasana kerja yang kondusif menuju kinerja yang solid, aman, nyaman dan ramah lingkungan.
13) Bersama dengan manajer keuangan memonitor cash flow perusahaan
Tanggungjawab general manajer penjualan:
1) Menjamin pelaksanaan dan perencanaan marketing baik yang berkaitan dengan penggarapan pasar, promosi, corporate
commit to user
social responsibility, pengembangan staf marketing, dan usulan promosi yang diperlukan untuk distribusi produk dan
brand building.
2) Menjamin pelaporan administrasi pemasaran akurat sebelum dilaporkan kepada General Manajer.
3) Membuat analisa biaya pemasaran sebagai alat untuk mengukur tingkat efektifitas dan efisiensi kinerja masing-masing staf marketing maupun secara kelompok.
4) Memberikan informasi kepada manajemen tentang perkembangan situasi dan kondisi yang cenderung dapat menimbulkan bahaya dan atau gejala awal dari suatu kejadian yang dapat menimbulkan risiko dan kerugian baik bagi diri sendiri, orang lain dan perusahaan.
5) Menangani complain dari customer terkait dengan produk / pelayanan sesuai kewenangannya.
6) Memastikan asset perusahaan selalu terjaga keamanannya. 7) Memberikan informasi kepada Direksi tentang perkembangan
situasi dan kondisi yang cenderung dapat menimbulkan bahaya dan atau gejala awal dari suatu kejadian yang dapat menimbulkan risiko dan kerugian baik bagi diri sendiri, orang lain dan perusahaan.
commit to user
Wewenang general manajer penjualan:
1) Mengusulkan dan merekomendasikan kepada Direksi tentang strategi pengembangan penjualan dan pemasaran sehubungan dengan program pengembangan pasar.
2) Membuat penilaian terhadap para manajer secara periodik, sebagai gambaran dan bahan pertimbangan manajemen dan direksi sehubungan dengan pengembangan karier lebih lanjut. 3) Memberikan reward dan punishment untuk bawahannya. 4) Memberikan persetujuan (ACC) tertulis pada bukti transaksi
terkait diskon yang diberikan sesuai kewenangannya.
5) Memberikan persetujuan dan revisi atas konsep materi redaksi Rihoz.
c. Manajer Administrasi Keuangan dan Akunting
Tugas manajer administrasi keuangan dan akuntuing :
1) Memeriksa laporan harian supervisor dan memastikan kebenarannya/kesesuaian antara semua bagian.
2) Memeriksa rekonsiliasi keuangan perusahaan.
3) Memantau tagihan yang overdue dan membuat surat instruksi penagihan ke marketing yang bersifat darurat untuk tagihan yang overdue lebih dari 35 hari.
4) Memeriksa laporan pajak yang akan diajukan pembayarannya ke direksi.
commit to user
5) Memeriksa pengajuan BG/cek baru atau untuk pembayaran hutang ke supplier.
6) Membuat analisa bulanan laporan keuangan perusahaan. 7) Memantau dwi mingguan arus kas perusahaan dan
memastikan pengeluaran tidak melebihi anggaran biaya yang sudah ditentukan manajemen.
8) Melakukan koreksi terhadap segala bentuk kesalahan prosedur dan tatakerja, ketidak disiplinan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab, sehingga dapat dihindari segala risiko kerugian perusahaan.
9) Melakukan koordinasi dengan manajer departemen lain terkait temuan laporan yang tidak tertib administrasi dan keuangan ataupun perlunya pembahasan bersama untuk mendapatkan solusi mencapai tujuan perusahaan dalam memperoleh keuntungan yang optimal.
10) Mempersiapkan rencana kerja bulanan, mingguan dan harian departmennya, agar dapat terwujud suatu iklim kerja yang teratur dan terukur secara sistematis sebagai implementasi dari program kerja perusahaan.
11) Mengkoordinir briefing pagi di bagian akunting keuangan. 12) Melakukan control terhadap proses kerja dan kinerja para staf
commit to user
bahwa para staff telah melaksanakan tugas dengan efektif dan efisien sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Tanggungjawab manajer administrasi keuangan dan akunting : 1) Menjamin dan memastikan bahwa semua kegiatan
operasional yang berhubungan dengan sistem pencatatan administrasi dan keuangan telah dibukukan secara baik, benar dan tepat waktu.
2) Menjamin dan memastikan terselenggaranya harmonisasi hubungan kerjasama antar bagian, sehingga dapat mendorong percepatan terwujudnya cita-cita dan tujuan perusahaan. 3) Menjamin dan memastikan bahwa semua staf yang berada di
bawah supervisinya telah memiliki kemampuan yang cukup untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara teknis, sehingga tidak menghambat tugas dan tanggung jawabnya, guna menjadi bagian untuk dapat mencapai tujuan perusahaan. 4) Memberikan informasi kepada manajemen tentang
perkembangan situasi dan kondisi yang cenderung dapat menimbulkan bahaya dan atau gejala awal dari suatu kejadian yang dapat menimbulkan risiko dan kerugian baik bagi diri sendiri, orang lain, dan perusahaan.
5) Menjamin dan memastikan bahwa semua dokumen penting dan atau data keuangan dapat dijaga, disimpan dan dilindungi, sehingga keberadaannya benar-benar hanya
commit to user
digunakan oleh perusahaan dan atau yang mendapat kuasa dari perusahaan.
Wewenang manajer administrasi keuangan dan akunting :
1) Menyampaikan usulan dan merekomendasikan perkembangan dan hambatan perusahaan sehingga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan direksi dalam pengambilan keputusan lebih lanjut.
2) Menyampaikan informasi sedini mungkin terhadap segala sesuatu tentang gejala awal dari suatu risiko yang mungkin dapat terjadi setiap saat dan cenderung akan merugikan diri sendiri, karyawan lain dan perusahaan.
3) Menolak pengajuan pembelanjaan/pengadaan bilamana sudah melebihi anggaran biaya yang sudah ditentukan manajemen. 4) Mengeluarkan surat peringatan batasan transaksi pelanggan
kepada marketing baik value, unit, tempo pembayaran bilamana pelanggan tersebut mempunyai kendala dalam hal pembayaran (overdue/ bad debt).
d. Supervisor Keuangan
Tugas supervisor keuangan :
1) Mengaudit laporan penjualan harian dari bagian penjualan dan marketing per pekan dan melakukan tindakan koreksi kepada pihak-pihak yang terkait.
commit to user
2) Memonitor penjualan kredit dan memantau jatuh tempo piutang yang harus ditagihkan pada pelanggan.
3) Memeriksa pengajuan PO vs anggaran.
4) Memeriksa kelengkapan dokumen dan bukti transaksi: arus barang, bahan, uang, dan alat untuk dapat memudahkan dalam proses pencatatan.
5) Memeriksa mutasi rekening harian di semua rekening perusahaan.
6) Mengelola saldo cash di bank jangan sampai tidak mencukupi untuk kebutuhan pembayaran supplier.
7) Memverifikasi/memeriksa pengajuan pembayaran dari supplier dan mempersiapkan keuangannya.
8) Mengaudit kebenaran tujuan pengeluaran uang dan jumlahnya pada kesesuaian ketetapan yang diputuskan perusahaan yang dilakukan oleh distributor, cabang dan pabrik.
9) Memonitor kas bon agar diselesaikan dalam tempo <2x 24 jam.
10) Membuat laporan rekonsiliasi bank.
11) Memeriksa kebenaran penulisan BG atau alat pembayaran lainnya.
12) Mencatat laporan pajak masukan.
commit to user
Tanggungjawab suoervisor keuangan :
1) Menjamin dan memastikan bahwa semua kegiatan operasional yang berhubungan dengan sistem pencatatan administrasi dan keuangan telah dibukukan secara baik, benar dan tepat waktu.
2) Menjamin dan memastikan bahwa semua staf yang berada di bawah supervisinya telah memiliki kemampuan yang cukup untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara teknis, sehingga tidak menghambat tugas dan tanggung jawabnya.
3) Menjaga kerahasian nomor lemari penyimpanan uang/brankas dan password internet banking.
Wewenang supervisor keuangan :
1) Menyetujui pengeluaran uang sesuai dengan batas kewenangannya dan mengajukan ke direksi bilamana melebihi batas kewenangannya dan atau bukan pengeluaran ruti.
2) Menolak pengeluaran uang bila melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
3) Melakukan koreksi terhadap segala bentuk kesalahan prosedur dan tata kerja, ketidak disiplinan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab, sehingga dapat dihindari segala risiko kerugian perusahaan.
commit to user
4) Mengajukan kepada direksi untuk tindakan pembinaan karyawan yang melakukan kesalahan prosedur dan tata kerja berulang kali.
5) Menyampaikan informasi sedini mungkin terhadap segala sesuatu tentang gejala awal dari suatu risiko yang mungkin dapat terjadi setiap saat dan cenderung akan merugikan diri sendiri, karyawan lain dan perusahaan.
6) Memproses pengajuan dan menerima BG baru/password internet banking.
e. Supervisor Marketing Promosi dan CSR
Tugas supervisor marketing promosi dan CSR :
1) Menyusun rencana kerja bagi para reporter dan tim marketing promosi agar sesuai garis kebijakan manajemen yang berupa target pemasaran, target distribusi Rihoz dan dateline terbit, update website perusahaan, pelaksanaan GMB, untuk dapat mendukung aktivitas penjualan Utra dan Rihoz secara optimal keseluruh wilayah distribusi.
2) Menyusun dan mengatur jadwal kunjungan bagi dirinya sendiri maupun staf marketing dan reporter untuk dapat memudahkan sistem peliputan dan pelayanan terhadap para pelanggan (customers) secara merata dan menyeluruh.
commit to user
4) Mengawasi dan membimbing dalam proses pengerjaan materi isi Rihoz.
5) Memonitor progress pengerjaan Rihoz vs target dateline dan pencapaian penjualan vs target penjualan iklan& ekslem. 6) Memonitor distribusi Rihoz dengan tepat waktu secara efektif
dan efisien.
7) Membuat po cetak Rihoz tepat waktu dan mencari penawaran.
8) Memeriksa editorial Rihoz.
9) Memeriksa Rihoz baik materi dan design sebelum diajukan ke direksi untuk angkat cetak.
10) Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap penerimaan Rihoz di pasar.
11) Membuat laporan penjualan mingguan sebagai bahan evaluasi meeting mingguan untuk dilaporkan kepada manajer.
12) Menyeleksi artikel/photo kiriman dari contributor dan photographer.
13) Berkoordinasi dengan RI Group untuk kebutuhan materi Rihoz.
14) Mendorong para staf marketing untuk melakukan pengembangan outlet setiap hari, untuk menciptakan pertumbuhan pasar secara horizontal dan vertikal.
commit to user
15) Membuat target tim gempur dan target pemasaran Utra dan Rihoz yang dijalankan.
16) Menyusun program-program promosi produk Utra dan Rihoz. 17) Melakukan analisa untuk produk retur dan penanganan
terhadap kepuasan pelanggan.
18) Bersama-sama dengan supervisor penjualan, melakukan monitoring dan evaluasi terhadap perkembangan pasar bagi produk Utra terhadap produk kompetitor secara periodik. 19) Membuat analisa dan laporan marketing promosi bulanan
baik program Utra dan Rihoz.
20) Melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk dapat menciptakan kerjasama dan mendorong terciptanya suasana kerja yang kondusif menuju kinerja yang solid, aman, nyaman dan ramah lingkungan.
21) Memonitor aktifitas kerja seluruh tim secara efektif. Tanggungjawab supervisor marketing promosi dan CSR: 1) Menjamin pelaksanaan atas perencanaan redaksi Rihoz. 2) Menjamin dan memastikan tingkat pencapaian penjualan
iklan sesuai dengan target penjualan.
3) Menjamin dan memastikan bahwa distribusi Rihoz terpantau distribusi/penyebarannya di lapangan.
4) Menjamin pelaksanaan dan perencanaan marketing baik yang berkaitan dengan penggarapan pasar, promosi, corporate
commit to user
social responsibility, pengembangan staf marketing, dan usulan promosi yang diperlukan untuk distribusi produk dan brand building.
5) Membuat analisa biaya pemasaran sebagai alat untuk mengukur tingkat efektifitas dan efisiensi kinerja masing-masing staf marketing maupun secara kelompok.
6) Memberikan informasi kepada manajemen tentang perkembangan situasi dan kondisi yang cenderung dapat menimbulkan bahaya dan atau gejala awal dari suatu kejadian yang dapat menimbulkan risiko dan kerugian baik bagi diri sendiri, orang lain dan perusahaan.
7) Menangani complain dari customer terkait dengan produk /pelayanan sesuai kewenangannya.
Wewenang supervisor marketing promosi dan CSR:
Mengusulkan dan merekomendasikan kepada manajemen tentang strategi penjualan dan pemasaran sehubungan dengan program pengembangan pasar Rihoz dan Utra.
f. Supervisor Akun dan Pajak
Tugas supervisor akun dan pajak :
1) Segera melakukan tindakan koreksi terhadap sistem pencatatan yang tidak sesuai dengan kaidah akuntansi.
commit to user
2) Menerima laporan dari seluruh sistem pencatatan, menyusun kembali menjadi laporan konsolidasi yang siap untuk disajikan sebagai pertanggungjawaban tugas.
3) Menyusun dan menyajikan neraca perusahaan dan laporan rugi laba bulanan principle.
4) Melakukan stok opname untuk bahan penolong dan produk jadi dwi mingguan dan tutup buku bulanan pabrik.
5) Membuat harga pokok produksi dan harga pokok penjualan 6) Memeriksa kesesuaian faktur tagihan dari supplier dengan
pencatatan bagian administrasi terkait atas pembelian bahan maupun sarana dan prasarana pabrik, rumah tangga serta operasional.
Tanggungjawab supervisor akun dan pajak :
1) Menjamin pelaksanaan atas pencatatan administrasi yang sesuai dengan kaidah akuntansi.
2) Memantau penekanan biaya harga pokok produksi dan penjualan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. 3) Menjamin dan memastikan bahwa laporan keuangan, neraca
dan rugi laba bulanan selesai dikerjakan untuk dilaporkan ke manajer keuangan dan internal audit dan dapat disajikan untuk direksi.
4) Menjamin dan memastikan bahwa semua dokumen penting perusahaan telah tersimpan rapi ditempat yang aman dan
commit to user
mudah ditemukan apabila diperlukan setiap saat oleh manajemen dan atau direksi.
5) Membuat analisa biaya dan rugi laba perusahaan sebagai alat untuk mengukur tingkat efektifitas dan efisiensi kinerja masing-masing devisi.
6) Menjamin dan memastikan bahwa semua hutang – piutang dibukukan secara baik dan benar sesuai dengan keadaan di lapangan dan diselesaikan tepat waktu / sesuai jatuh tempo. Wewenang ssupervisor akun dan pajak :
1) Melakukan koreksi terhadap segala bentuk kesalahan prosedur dan tatakerja, ketidak disiplinan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab, sehingga dapat dihindari segala risiko kerugian perusahaan.
2) Menyampaikan informasi sedini mungkin terhadap segala sesuatu tentang gejala awal dari suatu risiko yang mungkin dapat terjadi setiap saat dan cenderung akan merugikan diri sendiri, karyawan lain dan perusahaan.
g. Supervisor Admin Penjualan dan Keuangan
Tugas supervisor admin penjualan dan keuangan :
1) Memantau secara administrativ pelaksanaan jadwal kunjungan penagihan bagi para petugas penagihan sesuai dengan jatuh tempo faktur penjualan, sehingga dapat terwujud kondisi piutang pelanggan yang sehat dan wajar.
commit to user
2) Memonitor kredit pelanggan agar selalu dalam batas kredit yang berlaku.
3) Memeriksa/mengaudit laporan harian penjualan terkait kesesuaian dengan pemasukan tunai dan kredit dan pengeluaran stok gudang.
4) Menyusun laporan bulanan penjualan untuk disajikan sebagai pertanggungjawaban tugas dan laporan pencapaian penjualan periode harian, mingguan, bulanan per channel/golongan. 5) Membuat laporan analisa audit penjualan dan pertumbuhan
yang terjadi periode bulanan bekerjasama dengan supervisor area.
6) Membuat laporan penjualan cabang per pekan.
7) Memeriksa daftar tagihan ke distributor termasuk klem galon kosong reject tanggungjawab pelanggan.
8) Memeriksa rekapan insentif penjualan para salesman perpekan dari supervisor area dan bilamana sudah benar dapat diproses untuk pengeluarannya ke kasir.
9) Melakukan pemeriksanaan administrasi update data pelanggan dan ID.
10) Memeriksa kebenaran klem galon kosong reject dari principle yang dibebankan ke sales/distributor sebelum diklemkan di gaji karyawan.
commit to user
11) Membuat tagihan jaminan botol/gallon pelanggan RI ke koperasi .
12) Memonitor riwayat transaksi galon pelanggan terkait