BAB III : METODE PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
PT.PP Brastagi Cottage menurut akte notaris yang dikeluarkan pada tanggal 1 Agustus 1998 didirikan pada tanggal 10 Oktober 1973 ( masih berupa pemebentukan persero terbatas). Pendiri PT.PP Brastagi Cottage adalah keluarga Djamaluddin Tambunan yang didasari pada letak strategis dari PT.PP Brastagi Cottage, yakni ditengah-tengah pusat kota Brastagi, hanya berjarak 10-15 menit dari pasar buah dengan berkendaraan bermotor. Brastagi dipilih sebagai lokasi usaha karena adanya keinginan untuk memajukan lokasi wisata di Brastagi.
Pencetus ide untuk mendirikan PT.PP Brastagi Cottage adalah Amri Tambunan, Ashari Tambunan dan Syahrial Tambunan yang bekerjasama dengan pihak luar keluarga Djamaluddin Tambunan, yakni Hazed Djoeli keluar dan berhenti sebagai persero dan pendiri dari perseroan PT.PP Brastagi Cottage, yakni kemudian diganti kepemilikannya oleh Masniari Tambunan dan Tapisari Tambunan. Sehingga sejak keluar dan berhentinya Bpk. Hazed Djoeli, PT.PP Brastagi Cottage terbentuk menjadi sebuah perusahaan keluarga.
Namun beroperasinya PT.PP Brastagi Cottage adalah sejak 15 Mei 1974 dengan jumlah kamar yang masih hanya 40 buah cottage tanpa adanya fasilitas tambahan kecuali adanya restaurant. Dan penembahan
fasilitas lainnya secara signifikan beberapa tahun kemudian. Setelah terjadi perubahan nama pada tanggal 1 Agustus 1998 dari PT. Brastagi Cottage menjadi PT.PP Brastagi Cottage dibangunlah penambahan cottage menjadi 6 kamar standard rooms, 68 kamar first class, dan 2 kamar suite rooms. Serta penambahan fasilitas lainnya seperti barbeque fit, convention hall, green field, karaoke, dischotique dan fasilitas olah raga serta fasilitas lainnya.
Sejak adanya fasilitas banquet, pemasukan PT.PP Brastagi Cottage terbesar berasal dari perusahaan-perusahaan yang mengadakan rapat, konferensi maupun seminar. Tetapi fasilitas banquet tersebut lebih diutamakan semenjak adanya krisis ekonomi yang berimbas berkurangnya wisatawan mancanegara, khususnya yang berasal dari Belanda dan Jerman.
Setiap kegiatan usaha bidang perhotelan selalu berorientasi pada keinginan dan kebutuhan konsumen/wisatawan bagaimana cara kepuasan yang paling maksimal kepada mereka untuk mendapatkan laba optimal. Untuk itu pihak pengusaha hotel berusaha membuat produk yang lebih sempurna dan berusaha membenahi produk yang ada serta menambah produk baru sesuai dengan permintaan wisatawan. Produk dari hotel adalah berupa lokasi, akomodasi, pelayanan dan fasilitas perlengkapan hotel.
PT.PP Brastagi Cottage mempunyai kapasitas kamar berjumlah 271 kamar terdiri dari: Moderate sebanyak 44 kamar, Luxury sebanyak 43 kamar, deluxe sebanyak 75 kamar, Suite 40 kamar, Executive Suite
sebanyak 43 kamar, Junior President Suite 5 kamar dan President Suite sebanyak 2 kamar. Masing-masing kamar dilengkapi dengan berbagai fasilitas dan disesuaikan dengan jenis kamar dimana dalam hal ini telah dipesan tamu-tamu yang akan menginap di PT.PP Brastagi Cottage ini.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan suatu bagan yang menggambarkan hubungan kerja sama dalam pembinaan tanggung jawab, wewenang dan tugas dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan semakin banyaknya struktur organisasi suatu perusahaan, maka system operasional akan dapat terlaksana secara lebih terkoordinir dan terkendali.
PT.PP Brastagi Cottage dipimpin oleh seorang General Manager yang mempunyai tugas sesuai dengan kebijakan Dewan Komisaris sebagai Pemilik dan Dewan Penasehat yang juga mengawasi seluruh kegiatan hotel. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, General Manager mempunyai tugas utama sebagai berikut:
1. Bertindak dan Bertanggung Jawab kepada pihak Intern perusahaan dan juga kepada pihak ekstern perusahaan.
2. Memanage para staff dan karyawan agar dapat bekerja secara efektif dan efesien demi mencapai tujuan perusahaan.
3. Membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan hotel secara khusus dan mendetail data-data keuangan, pengadaan barang, administrasi umum dan lain sebagainya.
4. Melakukan penilaian terhadap staff dan karyawan serta melaporkannya secara triwulan.
General Manager dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh: 1. Front Office Manager
Tugasnya adalah: Memonitor dan Mengawasi kegiatan operasional hotel agar tidak terjadi kesalahan serta membuat laporan setiap minggunya kepada General Manager.
2. House Keeper Tugasnya adalah:
a. Bertanggung Jawab penuh tentang seluruh aktivitas dan problem yang timbul di House Keeping Departemen.
b. Mencek semua kamar Expected Arrival terutama kamar VIP
c. Mengkoordinir dan membimbing crew house keeping untuk bekerja sama dalam meningkatkan kerja sama yang lebih efesien untuk mendapatkan produktivitas yang tinggi baik antara seksi maupun departemen lain.
3. Food Beverage Manager Tugasnya adalah:
a. Melaksanakan pengelolaan Food & Beverage dengan pedoman pada kebijaksanaan dan prosedur
b. Menyusun anggaran departemen, rencana kerja dan menilai pelaksanaannya.
c. Merumuskan pengendalian biaya operasional
d. Menetapkan menu dan sistem penyajian serta menilai keberhasilannya. e. Membuat rekomendasi pengembangan personal
f. Menangani masalah dan membuat laporan kepada manager g. Membuat usulan penyesuaian kebijaksanaan dan prosedurnya
4. Teknisi
Tugasnya adalah: bertanggung jawab terhadap kegiatan dan kelancaran mesin-mesin yang ada di perusahaan.
5. Sales Marketing Manager Tugasnya adalah:
a. Bertugas dan bertanggung jawab untuk meningkatkan dan mempertahankan pendapatan hotel sesuai dengan standar yang telah ditetapkan pihak hotel.
b. Berusaha dengan aktif untuk mencapai room, food & beverage, outsales yang maksimal untuk hotel.
c. Mengetahui produk-produk, market yang dimiliki serta competiture yang aktual
d. Mengetahui hubungan erat dengan Travel Agent, Air lines, Hotel-hotel Association, perusahaan-perusahaan dan instansi.
e. Membuat Sales Forecasr seluruh hotel group bersama-sama dengan guest relation/public relation.
6. Personalia
Tugasnya adalah:
f. Melaksanakan dan melanjutkan tugas yang didelegasikan oleh Manager g. Bertanggung Jawab atas pelaksanaan dan penerapan peraturan-peraturan
yang dikeluarkan oleh perusahaan.
h. Mengadakan pengawasan yang lebih mengarah kepada tertib administrasi, file surat, file dokumen dan lain sebagainya
i. Membuat laporan normatif pegawai setiap akhir bulan dan mengajukan usulan-usulan mengenai kepegawaian ke kantor pusat
j. Mengurus surat-surat izin untuk keperluan/kepentingan personal. k. Membuat laporan data-data pegawai dan jumlah pegawai yang ada.
l. Mengkoordinir para pegawai dalam pelaksanaan gotong royong untuk kebersihan hotel.
m. Bertanggung Jawab kepada manajer dan kantor pusat.
7. Purchasing
Tugasnya adalah: Bertanggung Jawab terhadap pembelian peralatan dan perlengkapan fasilitas-fasilitas hotel.
8. Financial Controller Tugasnya adalah:
a. Membuat laporan Income Statement setiap bulannya dan neraca pada akhir tahun.
b. Mengadakan pemeriksaan rutin dari mutasi uang keluar dan uang masuk, kebenaran bukti-bukti pembayaran/pengeluaran.
c. Bertanggung Jawab kepada Manager dan Kantor Pusat. d. Memeriksa dan melaporkan posisi stock piutang. e. Memeriksa laporan stok gudang
f. Mengadakan stok opname gudang dan melaporkannya kepada Manajer g. Diwajibkan untuk memeriksa kejanggalan-kejanggalan pada invoice atau
bukti pembelian dari pihak lain.
h. Setiap pembelian invoice dikarenakan kesalahan, kekeliruan dan lain sebagainya diminta buktinya dan dibuat laporan berita acaranya.
i. Mengadakan komunikasi dua arah antara bawahan maupun atasan agar pekerjaan atau tugas tersebut tidak tertutup.