Perusahaan yang akan dianalisis adalah PT. Titian Abadi Lestari yang bergerak di bidang perdagangan bahan kimia. Perusahaan ini tidak melakukan pengolahan bahan kimia, hanya melakukan perdagangan bahan kimia saja. PT. Titian Abadi Lestari sejak tanggal 28 November 1985 telah tercatat pada akta nomor 25 dan disahkan oleh Menteri Kehakiman nomor C2-11646 HT.01.01.Th86. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Agung Karya III Blok D Kav. 6 (Pergudangan Indofica), Sunter, Jakarta Utara. Perusahaan ini menjual sekitar 300 jenis bahan kimia. Bahan kimia tersebut biasanya digunakan sebagai bahan baku makanan, plastik, karet, cat, tekstil, kertas dan kosmetik. Produk yang dijual tersebut berasal dari supplier luar negeri.
PT. Titian Abadi Lestari memiliki beberapa aplikasi. Pada bagian Accounting, terdapat software AccPac yang terdiri dari aplikasi General Ledger. Selain itu, pada bagian Accounting, Sales Administration dan Purchasing terdapat software FoxBase yang terdiri dari aplikasi Maintain Master Data, Inventory Transaction, Sales & Sales Return, Receivable Adjustment & Collection, Processing & Other Functions. Sampai saat ini software AccPac dan FoxBase tersebut tidak terintegrasi.
Struktur Organisasi
Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaannya, PT. Titian Abadi Lestari memiliki 150 karyawan. Perusahaan ini terdiri dari 4 divisi, yaitu divisi Accounting & Finance, Sales & Marketing, Logistic dan Human Resource Development. Struktur organisasi pada PT. Titian Abadi Lestari berbentuk hirarki.
Purchasing Inventory Sales
Administration Sales Person Accounting Finance Komisaris Direktur Accounting & Finance Sales & Marketing Logistic Human Resource Development
Visi Perusahaan
PT. Titian Abadi Lestari memiliki visi, yaitu menjadi sebuah perusahaan nomor 1 di bidang perdagangan bahan kimia di Indonesia, dimana PT. Titian Abadi Lestari menjadi supplier bagi semua industri berbahan baku kimia di Indonesia.
Misi Perusahaan
Untuk mewujudkan visi tersebut, PT. Titian Abadi Lestari menetapkan misi menjadi perusahaan yang memimpin pangsa pasar perdagangan bahan kimia se-Indonesia.
Tujuan Perusahaan
Tujuan PT. Titian Abadi Lestari adalah:
Meningkatkan penjualan dan pemasaran perusahaan.
Mengkomputerisasikan seluruh kegiatan operasional perusahaan.
Memperluas pangsa pasar sampai ke seluruh Indonesia.
Strategi Perusahaan
Strategi dari PT. Titian Abadi Lestari adalah:
Menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan supplier dengan cara membantu meningkatkan penjualan produk dari supplier dan melakukan pembayaran utang tepat waktu.
Menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pelanggan dengan cara memberikan pelayanan yang terbaik dan memperbanyak kesempatan berinteraksi dengan pelanggan.
Menyediakan produk yang banyak dibutuhkan pelanggan dengan kualitas tinggi.
Meningkatkan penganalisisan pasar untuk mengetahui informasi keadaan pasar, termasuk informasi pesaing, pendatang baru dan pelanggan.
Mengembangkan sistem informasi perusahaan pada level manajemen bawah, menengah dan atas dengan menyewa IT specialist yang berkualitas.
Membuka cabang baru di luar Jakarta.
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Komisaris
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Selaku pemegang saham dalam perusahaan. ¾ Menyetujui perjanjian dan transaksi penting. Direktur
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Menetapkan kebijakan umum perusahaan.
¾ Memimpin dan mengawasi perusahaan secara menyeluruh.
¾ Mengelola dan menentukan penggunaan dana yang dimiliki perusahaan.
¾ Membuat perencanaan anggaran.
¾ Memimpin manajer setiap bagian fungsional dan mendelegasikan tanggung jawab setiap manajer bagian fungsional.
¾ Melakukan perjanjian atau transaksi penting berdasarkan persetujuan komisaris.
Manajer Accounting & Finance Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Memeriksa laporan akuntansi dan keuangan. ¾ Mengawasi arus kas perusahaan.
¾ Mengawasi pencatatan akuntansi perusahaan. Staf Accounting
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Mencatat kegiatan akuntansi perusahaan secara keseluruhan.
¾ Meng-audit seluruh data akuntansi perusahaan. ¾ Mem-back up data transaksi perusahaan. ¾ Membuat laporan akuntansi secara berkala.
Staf Finance
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Menangani penerimaan dan pengeluaran kas. ¾ Menangani urusan perbankan.
¾ Membuat laporan keuangan. Manajer Sales & Marketing
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Menentukan harga jual produk berdasarkan persetujuan direktur.
¾ Menganalisis keadaan pasar, termasuk pesaing dan pelanggan.
¾ Menentukan target penjualan. ¾ Membuat peramalan penjualan.
¾ Memeriksa laporan penjualan, persediaan barang dan laporan kunjungan ke pelanggan yang dilaporkan secara periodik.
Sales Administrator
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Meng-input pesanan pelanggan.
¾ Melakukan semua kegiatan administrasi penjualan perusahaan.
Sales Person
Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Mencari pelanggan baru.
¾ Mengunjungi dan menawarkan barang pada pelanggan secara periodik.
¾ Menerima Purchase Order dari pelanggan. ¾ Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. ¾ Membuat laporan kunjungan ke pelanggan.
¾ Memberikan informasi pasar kepada manajer Sales & Marketing.
Manajer Logistic
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Menentukan supplier yang dipilih.
¾ Mengawasi dan menyetujui pembelian barang. Staf Purchasing
Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menyeleksi supplier.
¾ Mencatat kebutuhan produk yang akan dibeli. ¾ Mengecek data persediaan barang.
¾ Membuat Purchase Order untuk supplier.
¾ Melakukan pembelian dengan persetujuan manajer Logistic.
¾ Meng-input surat penerimaan barang dan faktur pembelian.
¾ Membuat laporan pembelian dan laporan persediaan barang.
Staf Inventory
Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Menerima dan mengeluarkan barang.
¾ Mencatat data penerimaan dan pengeluaran barang secara manual di kartu stok.
¾ Mengatur dan mengawasi penyimpanan barang di gudang.
¾ Menyiapkan produk yang akan dikirim.
¾ Memeriksa data persediaan barang dengan barang di gudang.
¾ Membuat laporan persediaan barang berdasarkan kartu stok secara manual.
Manajer Human Resource Development Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Menentukan kebijakan-kebijakan karyawan berdasarkan persetujuan direktur.
¾ Membuat keputusan perekrutan dan pemberhentian karyawan berdasarkan persetujuan direktur.
¾ Menentukan gaji sesuai dengan jabatan berdasarkan persetujuan direktur.
Staf Human Resource Development Tugas dan tanggung jawabnya:
¾ Melakukan proses perekrutan karyawan. ¾ Menangani masalah absensi.
¾ Menghitung gaji dan bonus karyawan. ¾ Mencetak slip gaji.
¾ Membuat laporan absensi karyawan.
Area Fungsi, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Akuntansi umum Melakukan proses pencatatan utang, piutang, biaya dan semua kegiatan akuntansi perusahaan secara keseluruhan.
Meng-audit seluruh data akuntansi perusahaan. Mem-back up data transaksi perusahaan. Accounting &
Finance
Penanganan aliran kas
Mengeluarkan kas:
¾ Membayar biaya operasional, pajak, gaji dan utang ke supplier.
¾ Mencatat data pengeluaran kas. Menerima kas:
¾ Menerima pembayaran piutang pelanggan dan penambahan modal.
¾ Mencatat data penerimaan kas. Sales &
Marketing
Penentuan harga jual produk
Menghitung harga pokok penjualan produk. Menentukan harga jual produk berdasarkan
analisis pasar.
Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Analisis pasar Menganalisis data penjualan yang lalu.
Menganalisis pesaing, termasuk produk-produk yang dijual pesaing, harga jual pesaing dan kegiatan yang dilakukan pesaing.
Menganalisis kebutuhan dan keinginan pelanggan.
Membuat peramalan penjualan. Penjualan Sales Person mengunjungi pelanggan
secara rutin.
Melakukan penawaran barang. Menegosiasi harga barang. Mencatat pesanan pelanggan. Administrasi
penjualan
Membuat sales order.
Membuat dan mencetak faktur penjualan dan surat jalan.
Penagihan Menerima faktur penjualan kredit yang jatuh tempo dari bagian Accounting. Sales Person melakukan penagihan
kepada pelanggan.
Menerima pembayaran piutang dari pelanggan.
Logistic Purchasing Menganalisis kinerja supplier, termasuk menentukan supplier yang tepat.
Mencatat kebutuhan produk yang akan dijual. Memeriksa data persediaan barang.
Membuat Purchase Order untuk supplier. Memesan kebutuhan produk yang akan dibeli. Meng-input surat penerimaan barang dan faktur
Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Pengontrolan inventory
Menerima barang:
¾ Menerima barang di gudang.
¾ Memeriksa jumlah dan kualitas barang. ¾ Mengatur dan menyimpan barang. ¾ Meng-update data persediaan barang di
kartu stok secara manual. ¾ Membuat dan memberikan surat
penerimaan barang ke bagian Purchasing untuk di-input-kan ke aplikasi Inventory Transaction.
Mengeluarkan barang:
¾ Menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat jalan.
¾ Memeriksa jumlah dan kualitas barang ¾ Melakukan pengiriman melalui jasa
angkutan.
¾ Meng-update data persediaan barang di kartu stok secara manual.
Mengecek data persediaan barang dengan jumlah barang di gudang.
Human Resource Development Perekrutan dan pemberhentian karyawan Perekrutan karyawan:
¾ Memasang iklan lowongan pekerjaan. ¾ Menyeleksi kandidat melalui tes tertulis. ¾ Mewawancara kandidat.
¾ Memilih kandidat terbaik. ¾ Merekrut karyawan.
Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Pemberhentian karyawan: ¾ Mengundurkan diri
o Diterimanya surat pengunduran diri dari karyawan.
o Mempertimbangkannya. o Membuat keputusan. ¾ Memberhentikan karyawan
o Menganalisis kinerja karyawan. o Mempertimbangkannya.
o Membuat keputusan Penanganan
masalah absensi
Mencatat jam masuk. Mencatat jam pulang. Mencatat keterlambatan. Mencatat ketidakhadiran. Mencatat jam lembur.
Penggajian Menentukan gaji sesuai dengan jabatan. Menghitung gaji dan bonus karyawan. Mencetak slip gaji.
Subyek Data
PT. Titian Abadi Lestari memiliki subyek data yang merupakan kumpulan entitas yang berisi data atau informasi yang menjadi sumber yang dibutuhkan dalam suatu perusahaan, sebagai berikut: 1. Utang 2. Purchase Order 3. Retur Pembelian 4. Kas 5. Piutang 6. Sales Order 7. Retur Penjualan 8. Biaya Operasional 9. Biaya Pajak 10. Produk 11. Pelanggan 12. Market 13. Karyawan 14. Faktur Penjualan 15. Surat Jalan 16. Supplier
17. Surat Penerimaan Barang 18. Faktur Pembelian
19. Absensi 20. Biaya Gaji
3.3.2 Fase 1: Menentukan Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung 1.2 Aplikasi dan Teknologi yang Dipakai dalam Perusahaan Saat
Ini
Tabel di bawah ini menjelaskan aplikasi yang digunakan PT. Titian Abadi Lestari saat ini.
APLIKASI STATUS