A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum PT Jasa Harapan Barat
PT Jasa Harapan Barat adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam usaha perdagangan yang memasarkan minuman ringan (soft drink) yang terletak di Jalan Medan-Tanjung Morawa Km. 7,5 Medan. Perusahaan ini merupakan anak cabang dari PT Pabrik Es Siantar yang berkedudukan di Pematang Siantar dan telah lama dikenal di tengah-tengah masyarakat Sumatera Utara. Pada mulanya PT Pabrik Es Siantar didirikan di Pematang Siantar pada tahun 1916 oleh seorang bernama Swiss yang pada mulanya perusahaan in diberi nama “Ice Siantar N. V”.
Pada tahun 1967 pengusaha Nasional Indonesia membeli saham perusahaan tersebut dan sejak tahun tersebut nama perusahaan dirubah menjadi “PT Pabrik Es Siantar”. Pada dasarnya PT Pabrik Es Siantar bergerak di bidang industri, antara lain:
1) Pabrik es batangan
2) Pabrik minuman ringan (soft drink)
3) Sebagai pembangkit tenaga listik yang melayani sekitar Kotamadya Pematang Siantar.
Seiring dengan perkembangan zaman yang demikian pesat dari segi kemajuan teknologi maupun pertumbuhan ekonomi, dirasakan adanya permintaan akan minuman ringan yang semakin besar dan meningkat. Hal ini menyebabkan PT Pabrik Es Siantar, sebagai pabrik langsung, merasakan kesulitan dengan sistem pemasarannya untuk menjangkau seluruh konsumen khususnya di daerah Sumatera Utara. Maka pada tanggal 18 November 1985, dibentuk beberapa perusahaan anak yang khusus menangani masalah pemasaran minuman ringan (soft drink) yang diberi nama “PT Jasa Harapan Barat”, yang berdomisili di Medan dan khusus melayani pemasaran minuman ringan khususnya Kotamadya Medan dan sekitarnya.
Sampai saat ini jenis minuman ringan yang dipasarkan oleh perusahaan ini adalah sebagai berikut:
a) Badak Group (1) Sarsaparilla (2) Orange Pop (3) Soda Water (4) Badak Cola (5) Raspberry (6) Annanas b) Mirinda Orange c) Mirinda Strawberry d) Seven Up e) Green Spot
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dengan kata lain, struktur organisasi merupakan suatu struktur yang menggambarkan pola hubungan kerja antara suatu badan atau lebih dalam suatu susunan hierarki serta pertanggungjawaban dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula.
Pada umumnya setiap organisasi memiliki struktur organisasi agar kegiatan usaha dapat dilakukan dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Perbedaan struktur organisasi pada perusahaan besar dan kecil adalah tingkat kerumitan masalah yang dihadapi dan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan.
Penyusunan struktur organisasi, sesuai dengan prinsip organisasi, dilaksanakan sebelum operasi fisik perusahaan sehingga aktivitas perusahaan berjalan sebagaimana mestinya. Pembentukan struktur organisasi secara umum diikuti dengan penyusunan analisa jabatan dan uraian jabatan yang mempertegas pembagian pekerjaan, sehingga pekerja mengetahui pihak yang menjadi atasannya, pekerjaan apa yang diharapkan darinya dan apa yang harus dikerjakannya, apa yang menjadi hak dan kewajibannya, dan sebagainya. Oleh karena itu, struktur organisasi sangat penting peranannya untuk menghindari ketidakpastian dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.
Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan diselesaikan dengan ketentuan yang berlaku. Struktur organisasi bukanlah merupakan suatu tujuan, tetapi merupakan alat untuk menempatkan personil sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing, sehingga memudahkan bagi pimpinan untuk mengadakan pengendalian terhadap tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
Struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat merupakan struktur organisasi garis (Line Organization Structure) yang dipimpin oleh seorang General Manager yang memberikan tugas dan wewenang kepada masing-masing bagian untuk menangani unit kerjanya masing-masing.
Struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat Medan disajikan pada gambar 4.1 berikut ini.
Adapun uraian tugas dari struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat adalah sebagai berikut.
General Manager
Manajer adalah pimpinan perusahaan tertinggi yang mempunyai wewenang mengeluarkan peraturan, menetapkan keputusan dan membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan yang menyangkut masalah keuangan dan pemasaran dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dan kemajuan perusahaan. Disamping itu manager juga mempunyai tugas untuk mengawasi seluruh harta kekayaan perusahaan.
Sales Koordinator
Sales koordinator adalah kepala bagian yang membawahi supervisor divisi, yang bertugas untuk mengawasi seluruh kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran barang dagangan dan sekaligus menetapkan keputusan dan kebijaksanaan dalam hal strategi pemasaran, sales coordinator bertanggung jawab atas tugas supervisor yang dibawahinya serta mengawasinya.
Supervisor
Supervisor membawahi beberapa salesman dan bertugas membuat strategi yang lebih baik untuk mengembangkan pemasaran pada divisi yang dibawahinya. Supervisor juga bertanggungjawab atas tugas salesman yang dibawahinya dan mengawasi mereka.
Salesmen
Salesmen terdiri atas beberapa section yang bertugas untuk memasarkan produk perusahaan kepada penyalur, pengecer maupun konsumen. Salesmen juga bertugas untuk mengembangkan daerah pemasaran dan memperluas bagian pasar. Kepala Administrasi dan Keuangan
Tugas dan tanggung jawab kepala bagian ini adalah sebagai berikut:
1. Menjalankan administrasi perusahaan, mengatur segala surat masuk dan keluar.
2. Bertangungjawab atas penerimaan dan pengeluaran uang. 3. Bertanggungjawab atas penarikan dan penyetoran uang ke bank. 4. Membuat laporan keuangan perusahaan secara periodik.
Bagian Kredit
Bagian kredit membawahi beberapa anggota yang bertanggungjawab atas pencatatan outstanding kredit langganan. Bagian ini juga bertanggungjawab atas kebijaksanaan pemberian kredit dan atas tagihan kredit.
Bagian Kasir
Bertugas untuk menerima setoran serta mengeluarkan uang yang telah disetujui oleh kepala administrasi dan keuangan. Kasir wajib membuat laporan harian mengenai uang masuk dan uang keluar.
Bagian Gudang
Bagian ini bertugas untuk menerima dan mengeluarkan barang yang telah disetujui dan sekaligus membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang.
Bagian gudang juga bertanggungjawab penuh atas barang yang ada di gudang. Selain itu bagian gudang juga mempunyai beberapa tugas pokok yaitu:
1. Menerima, mencatat dan menyimpan persediaan barang yang masuk ke gudang.
2. Mencek apakah persediaan yang diterima sesuai dengan pesanan. 3. Memeriksa apakah terdapat kerusakan atas barang yang diterima.
4. Mencatat dan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan jumlah yang telah disetujui.
Bagian Pembelian
Bertugas untuk membeli barang-barang yang diperlukan oleh perusahaan, mencakup barang-barang pokok untuk operasi perusahaan, mobil, spare parts, alat-alat kantor dan lain-lain.
Bagian Penjualan
Bertugas membukukan laporan penjualan barang secara harian dan bulanan. Bagian Administrasi Umum
Bagian ini bertugas untuk melakukan tugas-tugas administrasi sehubungan dengan operasi perusahaan, seperti: administrasi pajak perusahaan, pencatatan kartu biaya dan pengoperasian komputer untuk mendukung kelancaran tugas-tugas perusahaan.
Bagian Kemotoran
Bertanggung jawab atas perawatan kendaraan yang dipergunakan untuk memasarkan barang dan kendaraan perusahaan yang digunakan untuk mendukung kelancaran operasi usaha.