depan, hasil pengukuran tersebut dituangkan ke dalam grafik model kematangan pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Posisi maturity level PT. Djarum
Pada gambar 4.1 dapat dilihat bahwa target tingkat kematangan PT. Djarum yaitu 4 sedangkan dari hasil pengukuran didapatkan nilai tingkat kematangan 3.46 yang menunjukan bahwa masih terdapat gap sebesar 0.54.
Untuk dua tahun ke depan, PT. Djarum menargetkan IT Governance perusahaan mencapai level 5 (Optimised). Dalam pencapaian target ini, perusahaan perlu melakukan evaluasi rutin yang berkelanjutan sehingga tata kelola TI menjadi lebih terpantau.
4.3.4 IT Governance Focus Area pada PT. DJarum Strategic Alignment
Secara keseluruhan Strategic Alignment di perusahaan dirumuskan sesuai dengan visi dan misi perusahaan dan dijabarkan untuk seluruh divisi. Yang paling
penting harus dicapai adalah keselarasan antara strategi bisnis dengan teknologi informasi. Setiap awal tahun, PT. Djarum akan mulai merealisasikan apa yang menjadi tujuan bisnis mereka. Tujuan bisnis tersebut sudah dirumuskan ketika kegiatan evaluasi akhir tahun selesai dilakukan. Dari hasil evaluasi akan dirumuskan tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang yang akan direalisasikan awal tahun. Untuk merealisasikan tujuan perusahaan, PT. Djarum membutuhkan strategi-strategi tertentu untuk memudahkan pencapaian tujuan yang akan sangat dipengaruhi ketersediaan infrastruktur teknologi informasi yang ada di perusahaan.
Bagi PT. Djarum, dalam perumusan strategic alignment, perlu juga adanya penilaian terhadap resiko yang berkemungkinan mengganggu keselarasan antara IT dengan kegiatan operasional perusahaan.Dapat pula terlihat melaluiQuality Management System (QMS), syarat mutu dan kriteria tersebut dirumuskan dengan mengacu pada tingkat keselarasan strategic alignmentantara teknologi informasi dengan operasi perusahaan. Dan melalui service level, perencanaan strategis dirumuskan namun tetap dengan mengacu pada prinsip keselarasan di strategic alignment perusahaan, dengan rumusan perencanaan strategis tersebut dapat membantu perusahaan meresmikan berbagai perjanjian internal dan eksternal dengan supplier.
Value Delivery
Keselarasan antara teknologi informasi dengan strategi dan tujuan perusahaan akan memberikan value untuk perusahaan. Sistem SAP yang diimplementasikan pada PT. Djarum dinilai telah selaras dengan strategi dan
tujuan perusahaan. Pada proses procurement, modul Material Management yang disediakan SAP telah menyediakan kebutuhan perusahaan. Siklus procurement yang ada pada SAP telah membantu perusahaan memaksimalkan proses pembelian bahan baku.
Proses budgeting sangat mempengaruhi perolehan manfaat bagi perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. PT. Djarum telah melakukan identifikasi keperluan sarana dan prasarana TI yang dilakukan oleh bagian Business Technology, kemudian bagian Finance akan melakukaan perhitungan analisis biaya yang akhirnya akan menghasilkan laporan yang harus diberikan dan disetujui oleh Chief Operating Officer dan Chief Executive Officer.
Penggunaan dan pengelolaan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada pada perusahaan terus dilakukan agar konfigurasi yang telah ada dapat menjamin pencapaian strategi dan tujuan perusahaan, serta memberikan manfaat bukan hanya untuk internal perusahaan, tetapi juga kepada partner yang bekerja sama dengan PT. Djarum.
Manfaat nya tidak hanya di bidang pengoptimalan biaya saja namun masih ada banyak lagi, seperti efisiensi waktu pemroresan aneka dokumen, pencegahan redudansi material data, otomatisasi dalam update stock, dan masih banyak lainnya. Bisa disimpulkan melalui SAP, value delivery di PT. Djarum telah dengan baik dilakukan yang manfaat-manfaatnya sudah dirasakan di banyak aspek operasional bisnis perusahaan dan para karyawannya.
Investasi sumber daya yang direncanakan dan dilakukan oleh PT. Djarum telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sumber daya yang terkait dengan teknologi informasi yang ada di PT. Djarum berupa sumber daya TI, sumber daya manusia, dan sumber daya bahan baku. Sumber daya TI yang ada di perusahaan sudah dengan baik diaplikasikan sejalan dengan arah tujuan bisnis perusahaan. Sebagai contoh yaitu sistem SAP-ERP yang telah diimplementasi di seluruh wilayah perusahaan. Dengan adanya infrastruktur yang baik, harus ada pengelolaan dan perawatan yang baik pula.
Dalam hal ini terdapat sejumlah staf internal dan eksternal perusahaan yang bertugas untuk mengelola TI perusahaan dan melakukan perawatan sistem secara berkala agar dapat selalu berfungsi optimal. Orang-orang yang bertanggung jawab mengelola IT sumber daya di PT. Djarum ini akan selalu diberikan pelatihan untuk meningkatkan skill dan knowledge masing-masing. Tanggung jawab, tugas, dan kewajiban terhadap penglelolaan dan pemanfaatan sumber daya telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Sumber daya bahan baku yang merupakan titik utama dalam proses procurement dan produksi juga dikelola dengan baik. Salah satu caranya dengan mengadakan Quality Inspection dan menjaga hubungan baik dengan vendor.
Risk Management
Manajemen resiko dilakukan untuk menganalisis dan menilai resiko yang terjadi apakah mengganggu jalannya sistem dan merugikan perusahaan atau tidak. Dari penilaian inilah yang digunakan untuk menentukan solusi untuk masing-masing resiko yang terjadi agar kerugian yang mungkin timbul tidak terlalu besar
ditanggung oleh perusahaan. Salah satu contoh manajemen resiko yang telah dilakkan PT. Djarum adalah proses pembelian bahan baku kepada vendor.
PT. Djarum memiliki lebih dari satu vendor untuk mencegah pengiriman yang terlambat, bahan baku yang tidak sesuai dengan permintaan perusahaan. Untuk proses procurement pada saat pemilihan vendor, PT. Djarum telah mempercayakan kepada SAP-ERP untuk menyortir/memilih vendor berdasarkan quotation yang vendor telah kirimkan PT. Djarum. Untuk mencegah resiko terhadap vendor PT. Djarum, maka masing-masing vendor memiliki kontrak yang terikat pada PT. Djarum, hal ini memudahkan pengawasan yang dilakukan PT. Djarum terhadap vendor.
Performance Measurement
Dalam hal sistem, SAP digunakan untuk memproses sebagian besar transaksi yang terjadi selama proses bisnis berjalan, teknologi dari aplikasi ini dimanfaatkan agar pemroresan transaksi-transaksi tersebut lebih cepat dan efisien karena SAP tersebut telah terintegrasi di seluruh wilayah perusahaan. Suatu kinerja dapat dinilai sudah baik atau belumnya dapat dilihat dari ada atau tidaknya masalah saat pemroresan transaksi internal dan eksternal perusahaan sehari-hari.
PT. Djarum memilih menggunakan salah satu cara pengukuran kinerja tingkat layanan dengan SLA (Service Level Agreement), dimana SLA ini digunakan untuk mengukur semua layanan TI yang kritikal berdasarkan kebutuhan pelanggan dan kemampuan infrastruktur TI itu sendiri. Sedangkan dalam
pengukuran kinerja tata kelola TI PT. Djarum menggunakan suatu indikator. Perusahaan menyebutnya dengan Key Performance Indicator (KPI). Melalui indikator itulah perusahaan menilai sudah seberapa baik kinerja yang dihasilkan sistem tata kelola TI perusahaan saat ini. Penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan dari pengukuran ini akan diselesaikan berdasarkan knowledge dan inisiatif dari masing-masing manager divisi terkait.
4.3.5 Rekomendasi Terhadap Hasil Evaluasi