pengukuran kinerja tata kelola TI PT. Djarum menggunakan suatu indikator. Perusahaan menyebutnya dengan Key Performance Indicator (KPI). Melalui indikator itulah perusahaan menilai sudah seberapa baik kinerja yang dihasilkan sistem tata kelola TI perusahaan saat ini. Penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan dari pengukuran ini akan diselesaikan berdasarkan knowledge dan inisiatif dari masing-masing manager divisi terkait.
4.3.5 Rekomendasi Terhadap Hasil Evaluasi Strategic Alignment
Pihak manajemen harus dapat mengetahui tren dan timing yang tepat untuk melakukan perencanaan dan meramalkan dampak dari perencanaan tersebut. Fungsi perencanaan strategis IT didefinisikan sebagai bagian dari tanggung jawab manajemen tingkat senior. Melalui dokumentasi strategic IT Plan ini manajemen dapat memantau proses perencanaan strategis TI, membuatkeputusan berdasarkan itu dan mengukur efektivitasnya. Kedua perencanaan TI jangka pendek maupun jangka panjang terjadi dan mengalirdalam organisasi, perencanaan-perencanaan harus flexible atau dapat dengan mudah di update sesuai kebutuhan. Untuk dapat memperoleh perencanaan yang flexible itu perusahaan perlu menyiapkan suatu tim manajemen yang mengatur strategi-strategi taktis perubahan yang sudah berpengalaman dan memiliki pemahaman mendalam mengenai segala unsur perkembangan perusahaan. Perlu ada standarisasi pengelolaan resiko yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap ada pengecualian terhadap proses manajemen resikoharus dilaporkan ke manajer TI agar ditindaklanjuti. Manajemen resiko TI sebaiknya menjadi tanggung jawab manajemen tingkat senior secara
utuh karena berkaitan dengan kebijakan jangka panjang, serta diharapkan manajemen memantau posisi resiko dan dapat membuat solusi yang akan disampaikan kepada perusahaan. Kebijakan jangka panjang itu harus dirumuskan oleh CEO dan tim Strategic Affair karena kebijakan tersebut penting dan berkaitan dengan masa depan perusahaan. Untuk mendapatkan hasil terbaik, manajemen proyek harus diukur dan dievaluasi di seluruh organisasi dan bukan hanya dalam bidang TI saja, namun di semua bidang operasional perusahaan. Perlu adanya perangkat tambahan untuk proses manajemen proyek yang telah diresmikan manajemen senior, perangkat tambahan tersebut berupa penambahan sumber daya misalnya, dan perangkat tambahan harus dikomunikasikan terlebih dulu dengan anggota tim proyek.
Value Delivery
Untuk meningkatkan value perusahaan dimata pegawai dan partner kerja, perlu dilakukan beberapa hal. Pertama, penyesuaian anggaran yang telah ditentukan dengan teknologi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Perlunya analisis kebutuhan investasi TI yang dilakukan PT. Djarum, agar lebih memudahkan pihak manajemen TI apa yang akan diinvestasikan PT. Djarum. Dan juga analisis anggaran yang diperlukan sebagai pertimbangan pemilihan investasi TI yang akan digunakan di perusahaan. Kedua, pengelolaan dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada di perusahaan, dalam hal ini sistem SAP. Setelah customizing, diperlukan pengujian secara terus menerus terhadap konfigurasi sistem. Kebutuhan konfigurasi harus diketahui dan diakui oleh semua tingkat
diorganisasi dan konfigurasi yang sudah dilakukan harus secara terus menerus dievaluasi dan dikembangkan. Pengendalian internal khusus terhadap teknologi dan sistem SAP yang digunakan harus diterapkan agar penyimpangan dapat dihindari. Sehingga tiap-tiap proses yang dijalankan dapat memberikan hasil yang maksimal. Ketiga, menjaga kualitas data dan hubungan dengan partner kerja. Proses procurement PT. Djarum sangat bergantung pada partner yang berkerjsa sama dengan perusahaan, serta transaksi yang dilakukan pada proses procurement membutuhkan dan menghasilkan data yang banyak. Sehingga dibutuhkan pengelolaan dan pemeliharaan terhadap data dan hubungan dengan partner kerja agar tetap berkualitas dan sesuai standar.
Resource Management
PT. Djarum telah memiliki standar dan prosedur untuk pengadaan sumber daya TI, namun belum semuanya terintegrasi dengan keseluruhan sistem pengadaan bisnis perusahaan.Namun perusahaan perlu mengelola dan meninjau konfigurasi yang dilakukan di seluruh bagian perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk menjamin bahwa perangkat keras dan perangkat lunak telah terkonfigurasi dnegan baik untuk mencegah terjadinya kesalahan operasi. Perusahaan juga perlu mengaitkan konfigurasi dengan manajemen resiko dan masalah. Sehingga ketika terjadi kesalahan kofigurasi, resiko dan masalah yang muncul bisa segera ditanggulangi dan dilaporkan. Untuk pemilihan vendor, manajemen perlu memperhatikan pemilihan vendor dan pembuatan kontrak, isi kontrak dan
perjanjian harus lebih terperincisehingga dapat meminimalkan kesalahan atau masalah pada proses pengadaan sumber daya TI. Perusahaan juga perlu melakukan identifikasi kebutuhan, mengukur kepuasan perusahaan terhadap layanan yang diberikan vendor, dan membuat laporan secara berkala untuk menilai kinerja vendor yang bekerja sama dengan perusahaan.
Risk Management
Manajemen perlu mengembangkan langkah-langkah untuk mendefinisikan dan menilai resiko yang terjadi di perusahaan. Manajemen juga perlu melakukan analisis resiko menggunakan metode root cause analysis untuk mengetahui penyebab resiko yang terjadi dan memantau resiko untuk menilai dimana posisi resiko tersebut. Setelah mengetahui nilai dari posisi tersebut, manajemen membuat ringkasan solusi yang akan dipaparkan kepada COO dan manajer lainnya. Pentingnya kebijakan, prosedur dan rencana pengendalian internal yang dikembangkan sesuai dengan visi dam misi perusahan, dengan adanya pengendalian internal yang diterapkan dapat meminimalkan resiko yang timbul. Perlunya database yang mendokumentasikan segala bentuk resiko yang sudah diidentifikasi dan dinilai, database ini juga berisi mengenai solusi yang akan dilakukan jika resiko tersebut muncul. Dengan adanya database ini, pendokumentasian dapat disimpan di satu tempat sehingga seluruh bagian dapat mengaksesnya jika mengalami resiko tersebut.
Untuk mengukur kinerja TI perusahaan, PT. Djarum menggunakan Service Level Agreement (SLA). SLA ini digunakan untuk mengukur tingkat pelayanan TI berdasarkan kebutuhan perusahaan. PT. Djarum perlu mengembangkan sistem atau standar peningkatan layanan kinerja TI. Standar ini akan ditambahkan ke dalam prosedur operasional PT. Djarum. Standar yang dibuat atau dikembangkan haruslah berdasarkan kebutuhan bisnis PT. Djarum mulai dari ketersediaan fitur yang mampu menunjang kinerja sistem hingga keamanan sistem yang dibutuhkan untuk menjaga data perusahaan. Setiap tahun PT. Djarum melakukan evaluasi kinerja ERP SAP untuk mengukur apakah ERP SAP telah mampu membantu mengoptimalkan proses bisnis perusahaan. Diharapkan perusahaan membuat standar kriteria evaluasi kinerja TI untuk kedepannya. Dengan adanya kriteria penilaian, PT. Djarum mengetahui TI yang diterapkan di perusahaan memiliki standar yang bagus, baik atau kurang bagus. Serta dibutuhkan analisis kebutuhan TI untuk pengembangan sistem yang ada di PT. Djarum.