Gudang clove menyimpan enam jenis cengkeh yaitu Manado, CBP 3 (gagang cengkeh), Toil-toli, Bali, Jawa, X1, dan Madagascar. Gudang clove berfungsi untuk memasok cengkeh ke CP 1. Aktivitas di gudang clove adalah penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman. Sistem pengeluaran cengkeh di gudang clove adalah FIFO (First In First Out). Alat transportasi yang digunakan untuk pengiriman ke CP 1 adalah truk internal, dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Gambar 4.11 Alat Tranportasi ke CP 1 Tujuan/Jadwal
Tiba 08:30 09:30 14:00 15:00 22:00 23:00 Skm 3
Skm 1
Tujuan/Jadwal Tiba 8:30 9:30 14:00 15:00 Skm 3
Skm 1
41
Universitas Kristen Petra
4.3.1 Current State Value Stream Mapping Gudang Clove
Proses penerimaan cengkeh berawal dari team buying clove membuat perencanaan penerimaan ke supervisor gudang. Supervisor gudang akan memesan kendaraan ke team transportasi dan memesan tenaga kerja, serta menyiapkan tempat untuk proses penerimaan kepada administrative assistant. Administrative assistant akan mengirimkan SPBC (Surat Perintah Bongkar Cengkeh) kepada kepala atau asisten gudang. Berikut adalah aktivitas yang ada pada proses penerimaan yaitu:
1. Kepala atau asisten gudang menerima surat jalan
Sopir truk akan memberikan surat jalan kepada kepala atau asisten gudang dan akan dicocokkan dengan PO (Purchase Order), jika hasilnya cocok maka truk tersebut dapat dibongkar. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 106,08 detik.
2. Penerimaan
Penerimaan adalah proses yang terdiri dari unloading karung cengkeh, menimbang karung cengkeh, penataan, dan QC. Setiap karung yang diturunkan dari truk akan ditimbang satu persatu, kemudian akan ditata di kavling. Proses QC adalah proses pemeriksaan kualitas dari cengkeh yang datang dan jumlah karung yang diperiksa setiap kedatangan adalah lima karung. Keempat proses jalan secara paralel. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 1872,66 detik.
3. Memasukkan cengkeh dalam karung
Proses memasukkan cengkeh ke dalam karung dilakukan setelah lima karung cengkeh itu sudah diperiksa kualitasnya oleh QC. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memasukkan cengkeh ke dalam karung adalah 407,21 detik.
Proses pengiriman cengkeh dimulai dengan PPIC CP yang mengirimkan nomor STO dan menyerahkan permintaan clove kepada administrative assistant, selain itu juga melakukan konfirmasi jumlah operation yang akan dikirim kepada administrative assistant dan asisten gudang. Tahap-tahap selanjutnya dalam proses pengiriman adalah sebagai berikut:
42
Universitas Kristen Petra
1. Menyiapkan clove untuk dikirim
Proses menyiapkan clove untuk dikirim adalah proses memindahkan cengkeh dari kavling tempat penyimpanan ke rak besi. Proses ini dilanjutkan dengan memindahkan rak besi yang berisi cengkeh ke staging area. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 589,08 detik.
2. Loading
Proses loading adalah proses menaikkan rak besi ke dalam truk. Pengukuran waktu dimulai saat mulai menaikkan rak besi dan berhenti saat semua rak besi sudah dinaikkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk proses ini adalah 434,25 detik.
3. Persiapan kirim
Persiapan kirim adalah proses saat sopir truk menutup truk sebelum berangkat.
Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 54,85 detik.
4. Asisten gudang memberikan surat jalan ke sopir truk
Surat gudang dibuat secara manual oleh asisten gudang, setelah itu surat jalan tersebut diberikan kepada sopir truk. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 91,38 detik. CP 1 akan memberikan konfirmasi kepada administrative assistant ketika kiriman cengkeh sudah diterima.
Total waktu yang dibutuhkan adalah 3555,49 detik. Aktivitas yang ada di gudang clove juga digolongkan menjadi aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada Tabel 4.18.
43
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Kategori Aktivitas Gudang Clove
No Aktivitas
menerima surat jalan 106,08
2 Penerimaan 1872,66
3 Memasukan cengkeh ke
dalam karung 407,21
4 Menyiapkan clove untuk
dikirim 589,08
Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream mapping yang ada pada Lampiran 20. Current state mapping digunakan untuk menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang clove.
Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang termasuk non value added necessary dan non value added non necessary.
4.3.2 Identifikasi Waste di Gudang Clove
Kegiatan non value added non necessary yang ada di Tabel 4.18 tidak dianalisa lebih lanjut meskipun beberapa kegiatan tersebut dapat diperbaiki.
Sebagai contoh, kegiatan Persiapan kirim yang merupakan kegiatan non value added non neceessary dapat digabungkan dengan loading, dengan demikian waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak yang signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya. Demikian halnya dengan kegiatan non value added non necessary yang lain. Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada, ditemukan waste lain yaitu unused employee creativity.
44
Universitas Kristen Petra
Latar belakangnya karena ada dua proses yang seharusnya bisa dilakukan oleh satu asisten gudang, namun dilakukan dua asisten gudang. Pada proses kirim terdapat dua asisten gudang yang bertugas. Asisten gudang pertama bertugas mengawasi saat menyiapkan clove untuk dikirim, sedangkan asisten gudang lain bertugas mengawasi proses loading ke truk saat mengirim sampai membuat surat jalan. Proses mengawasi saat menyiapkan clove untuk dikirim artinya pengawasan saat pekerja borongan yang memindahkan clove dari kavling ke iron rack. Adanya dua asisten gudang yang bertugas ini menjadi perhatian dari supervisor gudang clove, karena dirasa seharusnya hanya membutuhkan satu orang.
Identifikasi waste yang ada di gudang clove ditunjukkan dengan burst di value stream mapping pada Lampiran 21.
4.3.3 Usulan Perbaikan di Gudang Clove
Usulan perbaikan yang diberikan untuk menghilangkan proses yang berlebihan adalah membuat form monitoring untuk mengurangi jumlah tenaga kerja yang ada di proses kirim. Form monitoring dibuat agar asisten gudang yang berada di aktivitas menyiapkan clove untuk dikirim bisa dihilangkan. Asisten gudang yang bertugas pada proses kirim hanya tersisa satu orang. Format form monitoring yang akan digunakan dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12 Form Monitoring Pengiriman Cengkeh
45
Universitas Kristen Petra
Form itu diisi oleh asisten gudang yang bertugas pada proses kirim, kemudian diberikan kepada forklift driver untuk diberi tanda centang pada kolom bale ketika forklift driver sudah memindahkan ke staging area. Form monitoring yang sudah selesai diberi tanda centang selanjutnya akan diserahkan kepada asisten gudang yang bertugas di proses kirim. Asisten gudang yang bertugas di proses kirim akan mengawasi proses saar menyiapkan clove untuk dikirim, namun tidak berada di gudang clove terus-menerus. Future state value stream mapping untuk gudang clove dapat dilihat pada Lampiran 22.
4.3.4 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang Clove
Adanya optimalisasi pada pembagian pekerjaan, sehingga dapat mengurangi tenaga kerja yang ada. Tabel 4.19 menunjukkan perbandingan kondisi sebelum dan setelah menggunakan form monitoring untuk aktivitas persiapan sampai pengiriman di gudang clove. Kondisi sebelum perbaikan terdapat satu orang yang bertugas menyiapkan clove dan ada satu orang yang bertugas pada proses kirim, sedangkan kondisi setelah perbaikan adalah hanya ada satu orang yang bertugas mulai proses menyiapkan clove sampai proses kirim.
Tabel 4.19 Perbandingan Kondisi Sebelum dan Setelah Perbaikan Kondisi Sebelum Improvement Kondisi Setelah Improvement Proses menyiapkan clove : 1 orang Proses menyiapkan clove dan kirim : 1
orang Proses kirim : 1 orang
4.3.5 Penurunan Waste Bendera Cengkeh
Perbaikan lain yang dilakukan, namun tidak tergambar langsung di VSM adalah pergantian bendera untuk pengiriman cengkeh ke CP 1. Bendera itu berisi informasi tentang kode jenis cengkeh, quantity, berat untuk setiap iron rack, lot number, batch number. Bendera digunakan untuk satu kali pengiriman. Gambar 4.13 menunjukkan bendera yang digunakan saat pengiriman cengkeh ke CP 1.
Warna pada kode cengkeh menjelaskan jenis cengkeh yang dikirim.
46
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.13 Contoh Bendera Cengkeh untuk Pengiriman ke CP 1 (Sebelum Perbaikan)
Rincian biaya untuk menghasilkan bendera seperti Gambar 4.25 adalah sebagai berikut:
1 minggu = (40 ops x 4lb A4 x Rp. 72,00) + (160 x Rp. 2340,00) = Rp.385.920,00 Setiap satu OPS membutuhkan 16 label yang setara dengan 4 lembar kertas HVS A4 putih dan dalam satu minggu ada 40 OPS sehingga membutuhkan 160 lembar kertas HVS A4 putih. Harga 1 rim kertas HVS adalah Rp. 36.000,00 dan harga per lembar kertas HVS A4 adalah Rp. 72,00. Biaya yang dibutuhkan untuk mencetak dengan tinta printer berwarna adalah Rp. 2.340,00 per lembar, sehingga dalam satu minggu membutuhkan biaya Rp. 385.920,00 untuk membuat bendera tersebut.
Perbaikan yang dilakukan adalah dengan cara mengganti bendera yang sebelumnya dicetak di kertas HVS A4 putih menjadi HVS A4 warna, sedangkan untuk tinta printer yang sebelumnya berwarna diganti dengan hitam. Rincian biaya yang dibutuhkan untuk bendera yang baru adalah sebagai berikut:
1 minggu = (40 ops x 4lb A4 x Rp. 140,00) + (160 x Rp.256,00)
= Rp.63.360,00
Biaya yang dibutuhkan dalam satu minggu adalah Rp. 63.360,00 dan digunakan untuk empat kali sehinga biaya yang dibutuhkan menjadi Rp. 15.840,00.
Penghematan biaya dari kondisi sebelum dan setelah perbaikan adalah Rp.
370.080,00 per minggu. Gambar 4.14 menunjukkan bendera setelah perbaikan.
Gambar 4.15 menunjukkan berndera yang digunakan sebanyak empat kali.
Bendera akan digunakan untuk empat kali pengiriman. Asisten gudang clove akan mencoret stempel yang ada, agar tidak bingung untuk membedakan stempel lama dengan stempel yang baru.
47
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.14 Contoh Bendera Cengkeh untuk Pengiriman ke CP 1 (Setelah Perbaikan)
Gambar 4.15 Contoh Bendera Cengkeh yang Digunakan untuk Empat Kali Pengiriman