Gambar 4.1 Truk Internal

(1)

11

Universitas Kristen Petra

4. PEMBAHASAN

Gudang yang berada di bawah departemen Factory Logistic terdiri dari gudang flavor, gudang DIM (Direct Material), gudang leaf (tembakau), gudang clove (cengkeh), gudang spare part, gudang SPP, dan gudang tax stamp. Gudang SPP, terdiri dari bahan baku dan produk jadi. Gudang yang akan dibahas lebih lanjut pada bab 4 ini adalah gudang DIM SKM, gudang SPP, gudang leaf, gudang clove.

4.1 Gudang DIM SKM

Gudang DIM (Direct Material) SKM adalah tempat menyimpan material selain tembakau untuk proses produksi rokok. Gudang DIM SKM memasok kebutuhan dari produksi sigaret kretek mesin (SKM) yang berada di SKM 1 dan SKM 3. Pengeluaran material yang ada di gudang DIM SKM ini menggunakan sistem FPFO (First Production First Out), artinya material yang memiliki kode produksi paling lama akan digunakan lebih dulu. Proses pengiriman material dari DIM SKM menuju SKM 1 dan SKM 3 menggunakan alat transportasi berupa truk yang dapat dilihat pada Gambar 4.1. Truk internal ini hanya beroperasi di dalam kawasan PT. Y.

Gambar 4.1 Truk Internal

(2)

12

4.1.1 Current State Value Stream Mapping Gudang DIM SKM

Kepala atau asisten gudang yang bertugas di DIM SKM akan memberikan data tentang material yang ada di dalam DIM SKM kepada supply planning. Supply planning bertugas untuk memesan material ke supplier membuat jadwal penerimaan material ke gudang DIM SKM, dan membuat nomor PO, kemudian akan dikirimkan kepada DIM SKM. Nomor PO nantinya digunakan untuk mencocokkan nomor PO yang ada di material ketika material datang dari supplier.

Berikut adalah proses penerimaan material yang berasal dari supplier ke DIM SKM:

1. Kepala/asisten gudang DIM SKM menerima surat jalan

Sopir truk dari supplier yang datang akan menyerahkan surat jalan kepada kepala atau asisten. Kepala atau asisten gudang akan mencocokkan nomor PO yang ada di surat jalan dengan nomor PO yang dibuat oleh supply planning.

Nomor PO di surat jalan dan nomor PO dari supply planning jika sama, maka material boleh dibongkar di DIM SKM. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 57,28 detik.

2. Persiapan unloading

Pengukuran waktu untuk persiapan unloading dimulai ketika sopir truk membuka truk. Pengukuran waktu selesai ketika truk sudah terbuka dan siap untuk kegiatan unloading. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk persiapan unloading sebesar 37,25 detik.

3. Unloading

Proses unloading adalah proses ketika material yang berada di dalam truk vendor dikeluarkan dari truk tersebut. Pengukuran waktu dimulai ketika operator forklift mulai mengeluarkan material yang ada di dalam truk. Proses pengukuran waktu tersebut selesai ketika semua material yang seharusnya diturunkan sudah selesai diturunkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk proses unloading adalah sebesar 1384,49 detik.

4. Cek fisik

Kegiatan cek fisik adalah kegiatan ketika kepala gudang atau asisten gudang memeriksa material yang datang dan menuliskan tanggal kedatangan material

(3)

13

di salah satu bagian material itu sendiri. Proses pengukuran waktu dimulai ketika kepala gudang atau asisten gudang mulai memeriksa material tersebut, berakhir ketika semua material sudah diperiksa dan sudah ditulis tanggal di salah satu bagian material tersebut. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan cek fisik adalah 165,49 detik.

5. Receiving di SAP

Proses receiving di SAP adalah proses memasukkan nomor PO, line number, sampai pembuatan nomor inbound di SAP untuk material yang datang. Nomor inbound digunakan agar material tersebut dapat masuk secara LES juga.

Pengukuran waktu dilakukan saat kepala gudang atau asisten gudang membuka sistem SAP dan berhenti ketika semua proses sudah selesai. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini yaitu 284,34 detik.

6. Scan IHQ

Scan IHQ adalah proses scan barcode I, H, dan Q pada label 777 yang ada pada material yang dikirimkan oleh vendor. Scan ini dilakukan agar material tersebut dapat masuk pada sistem LES (Logistic Execution System).

Pengukuran waktu dimulai saat operator melakukan scan pada barcode I dan pengukuran waktu akan berhenti saat scan barcode sudah selesai. Waktu rata- rata yang diperlukan untuk melakukan scan IHQ sebesar 287, 43 detik.

7. Print label dan labelling

Proses print label dan labelling adalah saat label mulai dicetak dan proses penempelan label 778 pada material yang datang dari vendor. Pengukuran waktu dilakukan untuk menghitung berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencetak label dan menempelkan label tersebut pada setiap material yang datang. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 612, 82 detik.

8. Racking

Proses racking adalah dimulai ketika operator forklift melakukan scan barcode material dan barcode rak, serta menata material yang sudah berlabel tersebut di atas rak yang sudah disediakan. Pengukuran waktu dimulai ketika operator forklift melakukan scan barcode material dan berakhir ketika semua material pada kedatangan tersebut sudah diletakkan di atas rak semua. Proses penerimaan material berakhir ketika proses racking selesai dan material

(4)

14

tersebut sudah menjadi inventory gudang DIM SKM secara fisik, serta secara sistem. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk proses racking adalah 1671, 92 detik.

Proses yang ada di DIM SKM selain proses penerimaan dan proses penyimpanan, ada juga proses pengiriman ke SKM (Sigaret Kretek Mesin) 1 dan SKM (Sigaret Kretek Mesin) 3. Proses pengiriman material diawali dengan proses pengiriman bon order material dari PPIC koordinator untuk SKM 1 dan SKM 3 ke kepala gudang atau asisten gudang DIM SKM. Pengiriman bon order material tersebut dilakukan secara online yaitu melalui email. Proses pengiriman yang ada di DIM SKM adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan barang sesuai Bon Order Material

Proses menyiapkan material ini adalah proses menurunkan material sesuai dengan bon order material dan meletakkan material tersebut pada staging area. Proses perhitungan waktu dimulai saat operator forklift mulai menuju ke rak tempat material diletakkan dan selesai ketika semua material yang tertera di bon order material telah diletakkan di staging area. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk aktivitas ini adalah 1150,12 detik.

2. Cek ulang dan mendata secara manual

Proses cek ulang dan mendata secara manual adalah sebuah proses saat orang gudang harus memeriksa dan menulis secara manual di log book DIM SKM.

Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya idoc error pada sistem LES dan SAP. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini sebesar 1039,99 detik.

3. Scan barcode ke tujuan

Proses ini adalah proses scan barcode yang ada di material yang akan dikirim dan scan barcode tujuan material tersebut dikirim, tujuan pengiriman yang dimaksud adalah SKM 1 dan SKM 3. Pengukuran waktu dimulai saat proses scan barcode dimulai dan berakhir saat proses scan sudah selesai semua.

Tujuannya agar material berpindah baik secara fisik maupun SAP. Waktu yang rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini sebesar 150,43 detik.

(5)

15

4. Loading

Proses yang dilakukan berikutnya adalah proses loading. Proses ini adalah proses saat memasukkan material ke dalam truk untuk dikirim ke SKM 1 atau SKM 3. Pengukuran waktu dimulai ketika material mulai dimasukkan ke dalam truk dan berhenti ketika semua material yang akan dikirim sudah dimasukkan semua ke dalam truk. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 1051, 87 detik.

5. Persiapan pengiriman

Proses persiapan pengiriman adalah proses menutup pintu truk. Waktu rata- rata yang dibutuhkan adalah sebesar 67, 11 detik.

6. Kepala/asisten gudang DIM SKM menyerahkan surat jalan ke sopir truk dan tanda tangan

Waktu yang diukur pada proses ini dimulai dari kepala/asisten gudang DIM SKM menyerahkan surat jalan ke sopir truk. Pengukuran waktu untuk proses ini selesai ketika sopir truk selesai menandatangani surat jalan yang diberikan oleh kepala atau asisten gudang DIM SKM. Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebesar 40,11 detik.

Total waktu rata-rata yang digunakan untuk melakukan aktivitas yang ada di gudang DIM SKM yaitu proses penerimaan dan pengiriman adalah sebesar 8000,65 detik. Penggolongan antara aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada Tabel 4.1. Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream mapping yang ada pada Lampiran 11. Current state mapping berfungsi untuk menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang DIM SKM. Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang termasuk non value added necessary dan non value added non necessary.

(6)

16

Tabel 4.1 Kategori Aktivitas Gudang DIM SKM

No Aktivitas

Kategori Aktivitas Non value added

necessary (detik)

Non value added non necessary

(detik) 1 Kepala/asisten gudang DIM

SKM menerima surat jalan 57,28

2 Persiapan Unloading 37,25

3 Unloading 1384,49

4 Cek fisik 165,49

5 Receiving di SAP 284,34

6 Scan IHQ 287,43

7 Print label & labelling 612,82

8 Racking 1671,92

9 Menyiapkan barang sesuai Bon

Order Material 1150,12

10 Cek ulang dan mendata secara

manual 1039,99

11 Scan barcode barang

dengan barcode tujuan 150,43

12 Loading 1051,87

13 Persiapan pengiriman 67,11

14

Kepala/asisten gudang DIM SKM menyerahkan surat jalan ke sopir truk dan tanda tangan

40,11

Total 6856,30 1144,35

4.1.2 Identifikasi Waste di Gudang DIM SKM

Kegiatan non value added non necessary yang ada di Tabel 4.1 tidak dianalisa lebih lanjut meskipun beberapa kegiatan tersebut dapat diperbaiki.

Sebagai contoh, kegiatan Persiapan unloading yang merupakan kegiatan non value added non neceessary dapat digabungkan dengan kegiatan kepala/asisten gudang DIM SKM menerima surat jalan, dengan demikian waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak yang signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya.

Demikian halnya dengan kegiatan non value added non necessary yang lain.

Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada, ditemukan dua waste lain yaitu unnecessary movement dan transportasi.

(7)

17

 Waste unnecessary movement

Di lantai produksi SKM 1 dan SKM 3 ditemukan material pengembalian dari SKM 1 dan SKM 3 ke gudang DIM SKM yang tidak jelas alasan pengembaliannya. Latar belakang adanya waste ini adalah karena ada pengembalian material dari SKM 1 dan SKM 3 yang tidak teridentifikasi dengan jelas. Ketidakjelasan identifikasi material tersebut disebabkan karena tidak ada alur yang jelas di SKM mengenai pengembalian NC material (non conformity material) sebelum dikirim ke gudang DIM SKM. Berdasarkan Gambar 4.2 diketahui bahwa dari segi peralatan, pihak SKM belum memiliki mesin untuk verifikasi ulang NC material yang akan dikembalikan. Metode yang digunakan pada proses pengembalian juga salah karena tidak ada alur yang jelas untuk pengembalian NC material. Tidak adanya alur disebabkan karena tidak ada SOP (Standart Operation Procedure) untuk pengembalian NC material di SKM.

Gambar 4.2 Fishbone Alasan Tidak Ada Identifikasi yang Jelas untuk Non Corformity Material

Gambar 4.3 menunjukkan contoh material yang tidak memakai label standar saat dikembalikan ke gudang DIM SKM. Alur pengembalian non conformity material yang ada di SKM dapat dilihat pada Gambar 4.4 dan dapat dilihat ditemukan non conformity material, maka akan langsung meletakkan di hold

(8)

18

area tanpa ada konfirmasi dengan tim material supply. Material yang diletakkan di hold area seringkali tidak ada keterangan tentang alasan material tersebut tidak digunakan. Tahap selanjutnya akan diinformasikan kepada QA tentang non conformity material yag ditemukan. QA akan melakukan verifikasi non conformity material yang ditemukan, seringkali yang dilakukan adalah mencoba di mesin untuk memastikan bisa digunakan atau tidak. Non conformity material yang diduga karena kesalahan vendor, maka akan dikirimkan ke gudang DIM SKM untuk dikembalikan ke vendor. Non conformity material yang bukan karena kesalahan vendor akan menjadi waste produksi. Non conformity material yang menjadi waste produksi itu disebabkan karena misshandling di lantai produksi dan nantinya akan dihancurkan. QA akan mengubah status di sistem dari unrestricted menjadi blocked. QA juga akan mebuat NCR ke vendor, menginformasikan ke gudang DIM SKM.

Langkah berikutnya adalah pihak gudang DIM SKM akan mengeluarkan material dari gudang ketika akan diambil oleh vendor sesuai dengan PO (Purchase Order) return. Alur yang seperti itu membuat material yang dikirim ke gudang DIM SKM tidak dapat teridentifikasi karena label yang ada pada material seringkali tidak standar. Ditemui material yang tidak teridentifikasi di hold area SKM 1 dan SKM 3 pada akhir bulan Januari. Data material tersebut dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 Material Tidak Teridentifikasi di SKM 1 dan SKM 3

No Material Letak

1 Inner frame

SKM 1 2 Inner lyner/ Alufoil

3 Cigarette Paper

4 Wrapping Film

5 Seal Tape

6 Alufoil menthol

7 OPP pack

8 Opp slof

9 Tipping paper

10 Etiket AV

(9)

19

Tabel 4.2 Material Tidak Teridentifikasi di SKM 1 dan SKM 3 (Sambungan)

No Material Letak

11 Inner frame

SKM 3 12 Wrapping film

13 Etiket AM

14 Cigarette Paper

15 Etiket AG

16 Inner lyner/Alufoil 17 Tipping paper

Gambar 4.3 Non Conformity Material dari SKM Berlabel Tidak Standar

(10)

20

Start

Verifikasi non conformity material yang diinformasikan oleh material supply

Mendata non conformity material, menginformasikan ke QA di DIM SKM

Non conformity material oleh vendor?

Mengirimkan non conformity material ke

DIM warehouse Ya

Membuat NCR ke vendor, update log book, menginformasikan ke DIM

Warehouse

Membuat NCR ke vendor, update log book, menginformasikan ke DIM

Warehouse

Mengeluarkan material dari gudang ketika akan diambil

vendor

Mengeluarkan material dari gudang ketika akan diambil

vendor

Tidak

Non conformity material akibat misshandling di lantai produksi

Waste produksi dan dihancurkan

Mengubah status di sistem dari unrestricted menjadi blocked dan verifikasi ulang non conformity material Non conformity material diletakkan di hold

area tanpa ada konfirmasi dengan tim material supply dan seringkali tidak ada keterangan tentang alasan material tersebut

tidak digunakan

End

Gambar 4.4 Alur Pengembalian Non Conformity Material di SKM

 Waste transportasi

Latar belakangnya adalah karena jadwal pengiriman truk DIM SKM belum optimal dan sisa jadwal yang ada ingin dialokasikan untuk pengiriman ke lokasi lain. Alasan lain karena adanya antrian di pagi hari pada jadwal untuk tujuan ke SKM 3, disebabkan ada truk yang mengangkut waste dari SKM 3.

Kendala lain adalah adanya keterlambatan truk pada pukul 15:00 saat akan digunakan oleh gudang Flavor. Tabel 4.3 menunjukkan jadwal operasi truk

(11)

21

dari gudang DIM SKM. Total ada sembilan trip yang harus ditempuh oleh truk gudang DIM SKM dengan tujuan SKM, Laser, dan Flavor. Penjelasan mengenai trip yang ada adalah satu trip gabungan ke Laser dan ATB, tiga trip khusus pengiriman dari gudang DIM SKM ke SKM 3, dan tiga trip khusus pengiriman dari gudang DIM SKM ke SKM 1. Trip lainnya adalah satu trip digunakan oleh gudang Flavour untuk mengirim ke PP dan SKM 3, trip terakhir adalah trip gabungan yaitu pengiriman dari gudang DIM SKM ke SKM 1 dan SKM 3.

Tabel 4.3 Jadwal Truk Gudang DIM SKM Asal/Jadwal

Tiba 9.00 11.00 13.30 15.00 14.30 19.00 22.00 0.00 2.00 SKM 1

SKM 3 Flavor Laser

dan ATB

Identifikasi waste yang ada di gudang DIM SKM ditunjukkan dengan burst di value stream mapping pada Lampiran 12.

4.1.3 Usulan Perbaikan di Gudang DIM SKM

Mengacu pada permasalahan yang ada, berikut adalah usulan yang diberikan pada gudang DIM SKM:

 Membuat alur baru untuk pengembalian non conformity material di SKM untuk menanggulangi waste unnecessary movement

Alur baru pengembalian non conformity material digunakan untuk mencegah adanya non conformity material yang tidak teridentifikasi alasan pengembaliannya. Gambar 4.5 menunjukkan alur yang baru di SKM mengenai pengembalian non conformity material. Alur yang baru menjelaskan jika ditemukan non conformity material, maka akan diinformasikan ke QA, kemudian QA akan menempelkan label hold pada material tersebut. Non conformity material yang disebabkan karena run ability, maka harus mencoba di dua mesin yang berbeda, jika tidak terjadi di dua mesin, maka material

(12)

22

digunakan di mesin yang tidak bermasalah. Langkah berikutnya harus menginvestigasi mesin yang bermasalah. Non conformity material yang tidak disebabkan karena run ability, maka QA harus melakukan verifikasi untuk mencari penyebab material tersebut tidak dapat digunakan lagi. Berikutnya adalah memindahkan material tersebut ke hold area. Non conformity material yang sudah dicoba di dua mesin yang berbeda dan tetap bermasalah. Langkah berikutnya adalah mendata batch number dan item code dari non conformity material, lalu akan mengeluarkan non conformity material dari sistem LES.

QA akan membuat NCR internal sesuai prosedur. Non conformity material yang bukan karena kesalahan vendor, maka akan menjadi waste produksi. Non conformity material yang menjadi waste produksi itu disebabkan karena misshandling di lantai produksi. QA akan melakukan verifikasi ulang pada non conformity material yang dikirimkan oleh SKM dan mengubah status di sistem dari unrestricted menjadi blocked. QA juga akan mebuat NCR ke vendor, menginformasikan ke gudang DIM SKM. Langkah berikutnya adalah pihak gudang DIM SKM akan mengeluarkan material dari gudang ketika akan diambil oleh vendor sesuai dengan PO (Purchase Order) return. Perubahan alur dapat dilihat pada tahap yang sudah ditandai pada Gambar 4.5.

(13)

23

Gambar 4.5 Alur Baru Pengembalian Non Conformity Material di SKM. Proses baru yang diusulkan berada di dalam garis biru.

 Mengurangi jumlah trip dari truk gudang DIM SKM untuk meminimalkan waste transportasi

Jumlah trip di lapangan sebelum perbaikan sebanyak 9 trip. Untuk mengurangi jumlah trip langkah pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan data kapasitas produksi dan permintaan material dari gudang DIM SKM ke SKM 1 dan SKM 3. Tabel 4.4 berisi perincian kapasitas produksi untuk setiap brand yang ada di SKM 1 dan SKM 3. Langkah berikutnya adalah mencari total kebutuhan palet setiap hari dengan cara mengkalikan kapasitas produksi setiap brand dengan total kebutuhan palet per juta batang untuk setiap brand. Tabel 4.4 juga menunjukkan data total kebutuhan palet setiap harinya dan digunakan untuk menghitung jumlah trip

(14)

24

truk DIM SKM ke SKM 1 dan SKM 3. Dengan memperhitungkan kapasitas dan kebutuhan palet setiap hari, serta diskusi dengan tim SKM, gudang DIM SKM, dan manager terkait disusunlah jadwal trial di lapangan (Tabel 4.5).

Setelah dilakukan trial selama 2 minggu usulan jadwal ditetapkan menjadi jadwal tetap di gudang DIM SKM.

Tabel 4.4 Kapasitas Produksi dan Kebutuhan Palet SKM

No Brand

Total produksi/juta

batang/hari

Total kebutuhan

palet/hari Keterangan

1 AM 16 33,70 24

SKM 3

2 AM 12 4,64 12

3 AM 16 MTH 5,82 12

4 AV16R 3,15 12

SKM 1

5 AV16MTH 3,23 12

6 DSSM 15,58 12

7 EKSPORT 2,04 12

Tabel 4.5 Jadwal Baru Truk Gudang DIM SKM Asal/Jadwal

Tiba 08:00 10:00 14:00 15:00 18:00 20:00 23:00 01:00 SKM 1

SKM 3 Flavor Laser dan

ATB

Future state value stream mapping untuk gudang DIM SKM dapat dilihat pada Lampiran 13.

4.1.4 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang DIM SKM

Analisa perbandingan solusi menjelaskan kondisi sebelum dan setelah adanya perbaikan dan berikut adalah perbandingan kondisi di Gudang DIM SKM

 Membuat alur baru untuk pengembalian non conformity material di SKM untuk menanggulangi waste unnecessary movement

Ada penurunan data tentang material yang tidak teridentifikasi di bulan Febuari 2014 jika dibandingkan dengan bulan Januari 2014 diakrenakan sudah adanya SOP (Standart Operation Procedure) untuk pengembalian NC

(15)

25

material di SKM 1 dan SKM 3. Tabel 4.6 menunjukkan material yang tidak teridentifikasi pada bulan Januari 2014 di SKM 1 dan SKM 3. Tabel 4.7 menunjukkan material yang tidak teridentifikasi di SKM 3. SKM 1 sudah tidak didapati material yang tidak teridentifikasi.

Tabel 4.6 Material Tidak Teridentifikasi di SKM 1 dan SKM 3 Bulan Januari 2014

No Material Letak

1 Inner frame

SKM 1 2 Inner lyner/ Alufoil

3 Cigarette Paper

4 Wrapping Film

5 Seal Tape

6 Alufoil menthol

7 OPP pack

8 Opp slof

9 Tipping paper

10 Etiket Av

11 Inner frame

SKM 3

12 Wrapping film

13 Etiket AM

14 Cigarette Paper

15 Etiket AM

16 Inner lyner/Alufoil

17 Tipping paper

Tabel 4.7 Material Tidak Teidentifikasi di SKM 3 Bulan Febuari 2014 No Nama Material

1 Inner Frame

2 Alufoil

3 Etiket AM 16

 Mengurangi jumlah trip dari truk gudang DIM SKM untuk meminimalkan waste transportasi

Jumlah trip dari truk gudang DIM SKM setelah perbaikan berkurang, jadwal yang hilang itu akan digunakan untuk pengiriman yang ada di gudang lain.

Tabel 4.8 menunjukkan jadwal lama, sedangkan Tabel 4.9 menunjukkan jadwal yang baru. Jadwal baru jika dibandingkan dengan jadwal yang lama dapat dilihat bahwa trip truk dari DIM SKM berkurang masing-masing satu

(16)

26

trip untuk tujuan ke SKM 1 dan SKM 3. Sisa trip ini nantinya akan dimanfaatkan untuk membantu aktivitas pengiriman dari gudang lain, seperti memindahkan material dari ATB.

Tabel 4.8 Jadwal Lama Truk Gudang DIM SKM Asal/Jadwal

Tiba 9.00 11.00 13.30 15.00 14.30 19.00 22.00 0.00 2.00 SKM 1

SKM 3 Flavor Laser dan ATB

Tabel 4.9 Jadwal Baru Truk Gudang DIM SKM Asal/Jadwal

Tiba 08:00 10:00 14:00 15:00 18:00 20:00 23:00 01:00 SKM 1

SKM 3 Flavor Laser

dan ATB

4.2 Gudang SPP

Gudang SPP mempunyai dua jenis gudang yaitu gudang bahan baku dan gudang hasil produksi. Bahan baku digunakan untuk menyimpan material yang merupakan bahan baku dari SPP. Gudang bahan baku disimpan di CP 02, SPP 1, SPP 2, dan Primary. Hasil produksi disimpan di SPP 2 dan Primary. Lokasi gudang dengan lantai produksi SPP yang berdekatan sehingga hanya menggunakan alat transportasi berupa forklift untuk kegiatan pengiriman.

(17)

27

4.2.1 Current State Value Stream Mapping Gudang Bahan Baku

Kepala atau asisten gudang yang bertugas di gudang bahan baku akan memberikan data tentang material yang ada di dalam gudang bahan baku kepada supply planning staff. Supply planning staff bertugas untuk memesan material ke supplier membuat jadwal penerimaan material ke gudang bahan baku, dan membuat nomor PO (Purchase Order) yang kemudian akan dikirimkan kepada gudang bahan baku. Nomor PO nantinya digunakan untuk mencocokkan dengan nomor PO yang ada di material ketika material datang dari supplier. Material yang datang dari supplier bisa datang ke beberapa gudang yang ada di SPP yaitu SPP 1, SPP 2, CP 02, Primary. Proses penerimaan yang akan dibahas lebih rinci adalah proses penerimaan yang ada di gudang bahan baku SPP 2, karena frekuensi penerimaan yang paling tinggi adalah di gudang bahan baku SPP 2.

Berikut adalah proses penerimaan material yang berasal dari supplier ke gudang bahan baku:

1. Kepala/asisten gudang bahan baku SPP menerima surat jalan

Sopir truk dari supplier yang datang akan menyerahkan surat jalan di kantor, kemudian kepala gudang akan membawa surat jalan tersebut ke gudang, dimana akan dilakukan proses bongkar. Kepala atau asisten gudang akan mencocokkan nomor PO yang ada di surat jalan dengan nomor PO yang dibuat oleh supply planning. Nomor PO di surat jalan dan nomor PO dari supply planning staff jika sama dan jenis material di surat jalan sesuai dengan fisik material yang dikirim, maka material boleh dibongkar di gudang bahan baku. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 46,28 detik.

Pengukuran waktu untuk persiapan unloading dimulai ketika sopir truk membuka truk sampai truk sudah terbuka dan siap untuk kegiatan unloading.

Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk persiapan unloading sebesar 125,36 detik.

3. Unloading dan cek fisik

Proses unloading adalah proses ketika material yang berada di dalam truk vendor dikeluarkan dari truk tersebut. Kegiatan cek fisik adalah kegiatan

(18)

28

ketika kepala gudang atau asisten gudang memeriksa material yang datang dan mencatat item code yang tertera di material untuk proses receiving di SAP (Good Receipt). Proses pengukuran waktu dimulai ketika material mulai diturunkan dan diletakkan di staging area dan secara paralel kepala atau asisten gudang akan mencatat item code tersebut. Pengukuran waktu akan berhenti ketika semua material sudah dipindahkan dari truk ke staging area dan semua item code sudah dicatat. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 455,97 detik.

4. Sopir menunggu surat jalan

Waktu menunggu surat jalan adalah waktu kepala atau asisten gudang harus mengambil surat jalan kembali di kantor untuk diproses, hal ini dikarenakan stempel untuk memproses surat jalan berada di kantor. Waktu rata-rata untuk menunggu adalah 362,73 detik.

5. Memproses surat jalan

Memproses surat jalan adalah proses dimana surat jalan yang datang dari vendor harus diberi stempel dan ditanda tangan oleh kepala atau asisten gudang yang menerima pengiriman material dari vendor. Waktu rata-rata yang digunakan untuk memproses surat jalan sebesar 14,21 detik.

6. Receiving di SAP

Proses receiving di SAP adalah proses memasukkan nomor PO, item code material dan store location dimana material tersebut disimpan. Receiving di SAP ini dikenal dengan istilah good receipt, hal ini dilakukan agar semua material yang datang dapat update secara sistem SAP. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 446,34 detik.

7. Print label dan labelling

Pengukuran waktu untuk proses dimulai saat label mulai dicetak dan selesai saat semua label sudah tertempel di semua material yang datang. Waktu rata- rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 466,65 detik.

8. Penataan

Proses penataan adalah proses memindahkan material dari staging area ke tempat yang memang digunakan untuk menyimpan material tersebut. Waktu dimulai ketika material tersebut mulai dipindah dan selesai ketika semua

(19)

29

material sudah dipindahkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini sebesar 316,36 detik dan setelah itu menjadi inventory di gudang bahan baku.

Proses yang ada di gudang bahan baku SPP selain proses penerimaan dari vendor dan penyimpanan material, serta proses pengiriman ke lantai produksi SPP. Proses pengiriman tidak menggunakan alat transportasi berupa truk, hanya dipindahkan menggunakan forklift. Proses pengiriman yang ada di gudang bahan baku SPP adalah sebagai berikut:

1. Cek fisik

Proses cek fisik adalah proses memeriksa ulang material yang akan dikirimkan ke SPP. Aktivitas ini meliputi pencatatan nomor material yang tertera di material tersebut sebelum material dikirim ke SPP. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 48,29 detik.

2. Kirim produksi

Kirim produksi adalah proses material dikirim dari gudang bahan baku SPP ke lantai produksi SPP. Pengiriman ini menggunakan forklift. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini adalah 594,42 detik.

3. Good Issue

Good Issue adalah aktivitas memasukkan rincian material yang dikirimkan ke lantai produksi SPP ke sistem SAP. Hal ini dilakukan agar secara sistem dapat update sesuai dengan kondisi aktual. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini sebesar 394,15 detik.

Total waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 3270,75 detik. Aktivitas yang ada di gudang bahan baku SPP juga digolongkan menjadi aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada Tabel 4.10.

(20)

30

Tabel 4.10 Kategori Aktivitas Gudang Bahan Baku SPP

No Aktivitas

Kategori Aktivitas Non value added

necessary (detik)

Non value added non necessary (detik)

1 Menerima Surat Jalan 46,28

2 Persiapan unloading 125,36

3 Unloading & Cek Fisik 455,97

4 Menunggu surat jalan 362,73

5 Memproses Surat Jalan 14,21

6 Receiving SAP 446,34

7 Print Label & Labelling 466,65

8 Penataan 316,36

9 Cek Fisik 48,29

10 Kirim produksi 594,42

11 Good Issue 394,15

Total 2782,65 488,09

Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream mapping yang ada pada Lampiran 14. Current state mapping digunakan untuk menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang bahan baku SPP.

Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang termasuk non value added necessary dan non value added non necessary.

4.2.2 Identifikasi Waste di Gudang Bahan Baku SPP

Sebagai contoh, kegiatan Persiapan unloading yang merupakan kegiatan non value added non neceessary dapat digabungkan dengan kegiatan menerima surat jalan, dengan demikian waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak yang signifikan dan diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya. Demikian halnya dengan kegiatan non value added non necessary yang lain. Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada, ditemukan waste lain yaitu waiting.

(21)

31

 Waste waiting

Waste ini disebabkan karena adanya waktu yang dibutuhkan untuk mencocokkan material dikarenakan tidak adanya segregasi yang jelas secara sistem SAP antara SPP Production dengan gudang bahan baku SPP.

Perpindahan material dari gudang bahan baku SPP ke SPP Production tidak terlihat dari sistem SAP. Hal ini disebabkan dari store location 2011 dari gudang material akan dikirim ke store location 2011 SPP Production.

Material yang berasal dari store location 2012 dari gudang material akan dikirim ke store location 2012 SPP Production. Perpindahan store location yang sama secara sistem sama dan hal itu yang membuat segregasi tidak jelas.

Ilustrasi bisnis proses dari penerimaan material sampai pengiriman ke SPP dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Receiving Raw Material Storage Raw Material Issue Raw Material

to SPP Production

Receiving Finish Good from SPP Production

Storage Finish Good to Warehouse

Issue Finish Good to SKM

Reversal material from SPP Production

Reversal material from Warehouse (hold, reject, rework)

Reversal material from Warehouse (hold, reject,

rework)

Factory Logistic SPP Production Factory Logistic

2010 (Primary)

2011 (SPP 1)

2012 (SPP 2)

2013 (Ink) 2014 (CP 2)

2011

2012

2011

2012

2011

2012 2011

(SPP 1)

2012 (SPP 2) 2010

(Primary)

2014 (CP 2)

2011 (SPP 1)

2012 (SPP 2) SL 1

SL 1/ SL 2

Gambar 4.6 Bisnis Proses Gudang SPP

Berdasarkan hasil brainstorming tanggal 21 Febuari 2014 dengan tim dari gudang SPP didapatkan alasan harus dibuatkan store location baru untuk gudang SPP, rincian alasan tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.7. Store location baru dibutuhkan karena segregasi yang tidak jelas antara gudang SPP

(22)

32

dan SPP Production dalam sistem. Segregasi yang tidak jelas terjadi karena kontrol material tidak dapat berjalan dengan baik dan kepemilikan material menjadi tidak jelas. Kontrol material yang tidak jelas disebabkan karena tidak ada bukti serah terima saat perpindahan material secara sistem (karena store location sama).

Gambar 4.7 Alasan Pembuatan Store Location Baru

Identifikasi waste yang ada di gudang bahan baku SPP ditunjukkan dengan burst di value stream mapping pada Lampiran 15.

4.2.3 Usulan Perbaikan di Gudang Bahan Baku SPP

Usulan perbaikan diberikan untuk mengatasi masalah yang ada. Berikut adalah usulan perbaikan untuk menghilangkan waste yang ada di gudang bahan baku SPP:

 Pembuatan store location baru untuk produksi dalam sistem

Pembuatan store location baru untuk SPP Production yaitu 2016 dan 2017.

Hal ini dilakukan untuk memperjelas segregasi material di wilayah gudang SPP dan yang di bawah SPP Production. Ilustrasi dari pembuatan store location baru bisa dilihat pada Gambar 4.8.

(23)

33

Universitas Kristen Petra Receiving Raw

Material Storage Raw Material Issue Raw Material

to SPP Production

Receiving Finish Good from SPP Production

Storage Finish Good to Warehouse

Issue Finish Good to SKM

Reversal material from SPP Production

Reversal material from Warehouse (hold, reject, rework)

Reversal material from Warehouse (hold, reject,

rework)

Factory Logistic SPP Production Factory Logistic

2010 (Primary)

2011 (SPP 1)

2012 (SPP 2)

2013 (Ink) 2014 (CP 2)

2016

2017

2011

2012

2011

2012 2011

(SPP 1)

2012 (SPP 2) 2010

(Primary)

2014 (CP 2)

2016 (SPP 1)

2017 (SPP 2) SL 1

SL 1/ SL 2

Gambar 4.8 Bisnis Proses dengan Store Location Baru

Future state value stream mapping gudang bahan baku SPP dapat dilihat pada Lampiran 16.

4.2.4 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang Bahan Baku SPP

Tabel 4.11 menunjukkan perbandingan sebelum dibuat store location yang baru dan setelah dibuatkan store location yang baru dalam sistem.

Pembuatan store location yang baru akan membuat proses pengiriman barang secara aktual, maupun secara sistem dapat dikontrol dengan baik. Sistem akan update sehingga memudahkan untuk kontrol pengiriman material.

(24)

34

Tabel 4.11 Perbandingan Kondisi Adanya Store Location Baru

Kondisi Lama Kondisi Baru

 Store location gudang dan produksi menjadi satu secara sistem

 Store location gudang dan produksi terpisah secara sistem

 Segregasi tidak jelas  Segregasi jelas

 Kepemilikan barang tidak jelas

 Kepemilikan barang jelas (milik gudang SPP atau SPP production)

 Tidak ada bukti serah terima saat pengiriman material secara sistem

 Ada bukti serah terima saat pengiriman material secara system

 Material yang dikirim tidak dapat dikontrol dengan baik

 Material yang dikirim dapat dikontrol dengan baik

4.2.5 Current State Value Stream Mapping Gudang Hasil Produksi

Penerimaan hasil produksi sebelum masuk gudang hasil produsi dimulai dari pihak produksi SPP meletakkan hasil produksi SPP di staging area SPP 2.

Rentang waktu di staging area produksi yang terletak di SPP 2 maksimal adalah satu shift. Langkah berikutnya adalah pihak gudang hasil produksi SPP akan mengambil dan memasukkan hasil produksi ke gudang hasil produksi SPP.

Berikut adalah langkah-langkah yang akan digunakan untuk pengambilan hasil produksi dari staging area SPP 2 ke gudang hasil produksi SPP.

1. Penataan

Proses penataan adalah proses memindahkan hasil produksi dari staging area produksi yang terletak di SPP 2 ke gudang hasil produksi yang terletak di SPP 2. Pengukuran waktu dimulai saat proses pemindahan dimulai dan berakhir saat semua hasil produksi telah dipindahkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah sebesar 486,34 detik, setelah ditata di gudang hasil produksi SPP, maka hasil produksi yang dipindah sudah menjadi inventory gudang hasil produksi SPP.

Proses pengiriman hasil produksi dilakukan dari gudang hasil produksi SPP ke SKM 1 dan SKM 3. Hasil produksi SPP digunakan untuk packaging rokok di SKM 1 dan SKM 3. Proses pengiriman dimulai dari koordinator PPIC SKM mengirimkan bon order material ke kepala atau asisten gudang hasil produksi SPP, dilanjutkan dengan proses persiapan dan lain-lain. Proses yang

(25)

35

dilakukan setelah menerima bon order material dari SKM akan dijelaskan lebih rinci sebagai berikut:

1. Menyiapkan material

Proses menyiapkan material adalah memindahkan material ke staging area yang ada di gudang hasil produksi SPP. Pengukuran waktu dimulai saat petugas forklift mulai memindahkan dan waktu akan berhenti saat semua material yang dikirim sudah selesai dipindahkan ke staging area. Waktu rata- rata yang dibutuhkan untuk menyiapkan material adalah 507,57 detik.

2. Scan barcode ke staging area

Proses scan barcode ke staging area adalah proses scanning barcode material yang akan dikirim dan scanning barcode staging area, dengan melakukan scan dua barcode tersebut, maka secara sistem SAP material tersbut sudah dikeluarkan dari gudang hasil produksi SPP. Pengukuran waktu dimulai saat proses scan dimulai dan berhenti saat semua material yang akan dikirim sudah melewati proses scan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 370,95 detik.

3. Scan barcode tujuan

Proses ini adalah proses scan barcode yang ada di material yang akan dikirim dan scan barcode tujuan material tersebut dikirim, tujuan pengiriman yang dimaksud adalah SKM 1 dan SKM 3. Pengukuran waktu dimulai saat proses scan barcode dimulai dan berakhir saat proses scan sudah selesai semua.

Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 171,94 detik.

4. Loading

Proses loading adalah proses memindahkan material hasil produksi dari staging area gudang hasil produksi SPP yang terletak di SPP 2 ke atas truk internal. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses ini adalah 888 detik.

5. Persiapan berangkat

Persiapan berangkat adalah proses menutup truk sampai truk tersebut siap untuk berangkat. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 65,51 detik.

(26)

36

6. Kepala/asisten gudang memberikan surat jalan ke sopir truk

Kepala atau asisten gudang akan memberikan surat jalan kepada sopir truk ketika akan mengirim material ke SKM 1 atau SKM 3. Waktu rata-rata yang dibutuhkan saat memberikan surat jalan ke sopir truk dan sopir tanda tangan di surat jalan tersebut adalah 40,71 detik.

Total waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 2531,03 detik. Aktivitas yang ada di gudang hasil produksi SPP juga digolongkan menjadi aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada Tabel 4.12.

Tabel 4.12 Kategori Aktivitas Gudang Hasil Produksi SPP

No Aktivitas

Kategori Non value

added necessary

(detik)

Non value added non necessary

(detik)

1 Penataan 486,34

2 Menyiapkan material 507,57

3 Scan barcode ke staging area 370,95

4 Scan barcode ke tujuan 171,94

5 Loading 888,00

6 Persiapan berangkat 65,51

7 Kepala/asisten gudang memberikan

surat jalan ke sopir truk 40,71

Total 2465,52 65,51

Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream mapping yang ada pada Lampiran 17. Current state mapping digunakan untuk menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang hasil produksi SPP. Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang termasuk non value added necessary dan non value added non necessary.

4.2.6 Identifikasi Waste di Gudang Hasil Produksi

Sebagai contoh, kegiatan Persiapan berangkat yang merupakan kegiatan non value

(27)

37

added non neceessary dapat digabungkan dengan kegiatan loading, dengan demikian waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak yang signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya. Demikian halnya dengan kegiatan non value added non necessary yang lain. Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada, ditemukan dua waste lain yaitu transportasi.

 Waste transportasi

Latar belakangnya karena pengiriman untuk SKM 1 dan SKM 3 tidak sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Jadwal yang sudah ditentukan total ada enam pengiriman. Jadwal tersebut lebih rinci adalah dua pengiriman khusus untuk tujuan ke SKM 1, tiga khusus pengiriman ke SKM 3, dan satu pengiriman gabungan ke SKM 1 dan SKM 3. Rincian jam untuk jadwal yang ditentukan dapat dilihat lebih jelas pada Tabel 4.13. Pengiriman secara aktual tidak sesuai dengan jadwal karena hanya dikirim total tiga kali dan jam sampai di tempat tujuan tidak sesuai dengan jadwal. Pengiriman dari gudang hasil produksi SPP ke SKM 1 dan SKM 3 dimulai pukul 07:00 dan selesai pukul 17:00. Total pengiriman hanya dua kali untuk ke SKM 3 dan 1 kali untuk ke SKM 1. Rincian jadwal pengiriman yang sebenarnya di lapangan dapat dilihat pada Tabel 4.14.

Tabel 4.13 Jadwal Pengiriman dari Gudang Hasil Produksi SPP Tujuan/Jadwal

Tiba 08:30 09:30 14:00 15:00 22:00 23:00 SKM 3

SKM 1

Tabel 4.14 Jadwal Pengiriman Aktual Gudang Hasil Produksi SPP

Hal ini menyebabkan antrian pada SKM. Gambar 4.9 menunjukkan antrian yang terjadi akibat truk datang tidak sesuai dengan jadwal yang sudah

Tujuan/Jadwal Tiba 08:30 09:30 14:00

SKM 3 SKM 1

(28)

38

ditentukan. Truk dari DIM SKM yang seharusnya datang pukul 14:00 tidak bisa dibongkar karena truk dari gudang hasil produksi SPP datang terlebih dahulu. Truk dari gudang hasil produksi SPP seharusnya datang pukul 15:00, namun aktualnya sampai di SKM 3 pukul 13:30.

Gambar 4.9 Antri di SKM 3

Gambar 4.10 menunjukkan alasan tentang ketidaksesuaian kondisi aktual pengiriman dan jadwal yang tersedia. Aktual pengiriman tidak sesuai jadwal disebabkan karena truk dari gudang hasil produksi SPP datang lebih cepat dari jadwal yang ada. Hal itu disebabkan karena gudang hasil produksi SPP tidak memiliki truk untuk beroperasi di malam hari.

Gambar 4.10 Alasan Perbedaan Pengiriman Aktual dengan Jadwal

Identifikasi waste yang ada di gudang hasil produksi SPP ditunjukkan dengan burst di value stream mapping pada Lampiran18.

(29)

39

4.2.7 Usulan Perbaikan di Gudang Hasil Produksi SPP

Usulan perbaikan yang diberikan untuk menanggulangi waste yang ada adalah:

 Membuat schedule baru untuk pengiriman dari gudang hasil produksi SPP ke SKM 1 dan SKM 3.

Schedule yang baru dibuat untuk menanggulangi permasalahan jadwal dan aktual pengiriman yang berbeda di gudang hasil produksi SPP ke SKM 1 dan SKM 3. Schedule yang baru juga dibuat untuk meningkatkan utilitas dari truk milik gudang hasil produksi SPP. Jadwal yang baru ini dibuat berdasarkan hasil diskusi dengan material koordinator untuk SKM 1 dan SKM 3.

Penyusunan schedule yang baru ini juga memperhitungkan buffer yang ada di staging area di SKM 1 dan SKM 3. Pengiriman pukul 08:30 ke SKM 1 digunakan untuk kegiatan produksi pada shift 2, sedangkan pengiriman pukul 14:00 digunakan untuk kegiatan produksi pada shift 3 dan shift 1. Pengiriman pukul 09:30 ke SKM 3 digunakan untuk kegiatan produksi pada shift 2, sedangkan pengiriman pukul 15:00 digunakan untuk kegiatan produksi pada shift 3 dan shift 1. Tabel 4.15 menunjukkan jadwal baru mengenai permintaan material dari SKM 1 dan SKM 3 untuk gudang hasil produksi SPP.

Tabel 4.15 Jadwal Baru Pengiriman dari Gudang Hasil Produksi SPP Tujuan/Jadwal Tiba 8:30 9:30 14:00 15:00

Skm 3 Skm 1

Future state value stream mapping untuk gudang hasil produksi SPP dapat dilihat pada Lampiran 19.

4.2.8 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang Hasil Produksi SPP

Perbandingan dari sebelum dan setelah adanya perbaikan adalah jumlah pengiriman dari gudang hasil produksi ke SKM 1 dan SKM 3 menjadi lebih rendah dibandingkan dengan jumlah pengiriman yang sebelumnya. Jadwal yang baru juga sudah menjadi jadwal tetap untuk permintaan dari SKM 1 dan SKM 3 ke gudang hasil produksi SPP. Dapat dilihat dari Tabel 4.16 yang sebelumnya ada

(30)

40

total enam pengiriman, sedangkan setelah dibuat jadwal yang baru menjadi ada empat pengiriman. Jadwal yang baru dapat dilihat pada Tabel 4.17.

Tabel 4.16 Jadwal Pengiriman dari Gudang Hasil Produksi SPP (Sebelum Perbaikan)

Tabel 4.17 Jadwal Pengiriman dari Gudang Hasil Produksi SPP (Setelah Perbaikan)

4.3 Gudang Clove

Gudang clove menyimpan enam jenis cengkeh yaitu Manado, CBP 3 (gagang cengkeh), Toil-toli, Bali, Jawa, X1, dan Madagascar. Gudang clove berfungsi untuk memasok cengkeh ke CP 1. Aktivitas di gudang clove adalah penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman. Sistem pengeluaran cengkeh di gudang clove adalah FIFO (First In First Out). Alat transportasi yang digunakan untuk pengiriman ke CP 1 adalah truk internal, dapat dilihat pada Gambar 4.11.

Gambar 4.11 Alat Tranportasi ke CP 1 Tujuan/Jadwal

Tiba 08:30 09:30 14:00 15:00 22:00 23:00 Skm 3

Skm 1

Tujuan/Jadwal Tiba 8:30 9:30 14:00 15:00 Skm 3

Skm 1

(31)

41

4.3.1 Current State Value Stream Mapping Gudang Clove

Proses penerimaan cengkeh berawal dari team buying clove membuat perencanaan penerimaan ke supervisor gudang. Supervisor gudang akan memesan kendaraan ke team transportasi dan memesan tenaga kerja, serta menyiapkan tempat untuk proses penerimaan kepada administrative assistant. Administrative assistant akan mengirimkan SPBC (Surat Perintah Bongkar Cengkeh) kepada kepala atau asisten gudang. Berikut adalah aktivitas yang ada pada proses penerimaan yaitu:

1. Kepala atau asisten gudang menerima surat jalan

Sopir truk akan memberikan surat jalan kepada kepala atau asisten gudang dan akan dicocokkan dengan PO (Purchase Order), jika hasilnya cocok maka truk tersebut dapat dibongkar. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 106,08 detik.

2. Penerimaan

Penerimaan adalah proses yang terdiri dari unloading karung cengkeh, menimbang karung cengkeh, penataan, dan QC. Setiap karung yang diturunkan dari truk akan ditimbang satu persatu, kemudian akan ditata di kavling. Proses QC adalah proses pemeriksaan kualitas dari cengkeh yang datang dan jumlah karung yang diperiksa setiap kedatangan adalah lima karung. Keempat proses jalan secara paralel. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 1872,66 detik.

3. Memasukkan cengkeh dalam karung

Proses memasukkan cengkeh ke dalam karung dilakukan setelah lima karung cengkeh itu sudah diperiksa kualitasnya oleh QC. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memasukkan cengkeh ke dalam karung adalah 407,21 detik.

Proses pengiriman cengkeh dimulai dengan PPIC CP yang mengirimkan nomor STO dan menyerahkan permintaan clove kepada administrative assistant, selain itu juga melakukan konfirmasi jumlah operation yang akan dikirim kepada administrative assistant dan asisten gudang. Tahap-tahap selanjutnya dalam proses pengiriman adalah sebagai berikut:

(32)

42

1. Menyiapkan clove untuk dikirim

Proses menyiapkan clove untuk dikirim adalah proses memindahkan cengkeh dari kavling tempat penyimpanan ke rak besi. Proses ini dilanjutkan dengan memindahkan rak besi yang berisi cengkeh ke staging area. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 589,08 detik.

2. Loading

Proses loading adalah proses menaikkan rak besi ke dalam truk. Pengukuran waktu dimulai saat mulai menaikkan rak besi dan berhenti saat semua rak besi sudah dinaikkan. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk proses ini adalah 434,25 detik.

3. Persiapan kirim

Persiapan kirim adalah proses saat sopir truk menutup truk sebelum berangkat.

4. Asisten gudang memberikan surat jalan ke sopir truk

Surat gudang dibuat secara manual oleh asisten gudang, setelah itu surat jalan tersebut diberikan kepada sopir truk. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 91,38 detik. CP 1 akan memberikan konfirmasi kepada administrative assistant ketika kiriman cengkeh sudah diterima.

Total waktu yang dibutuhkan adalah 3555,49 detik. Aktivitas yang ada di gudang clove juga digolongkan menjadi aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada Tabel 4.18.

(33)

43

Tabel 4.18 Kategori Aktivitas Gudang Clove

No Aktivitas

Kategori Non value added

necessary (detik)

Non value added non necessary

(detik) 1 Asisten gudang

menerima surat jalan 106,08

2 Penerimaan 1872,66

3 Memasukan cengkeh ke

dalam karung 407,21

4 Menyiapkan clove untuk

dikirim 589,08

5 Loading 434,25

6 Persiapan kirim 54,85

7

Asisten gudang memberikan surat jalan

ke sopir truk

91,38

Total 3500,64 54,85

Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream mapping yang ada pada Lampiran 20. Current state mapping digunakan untuk menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang clove.

Berdasarkan current state mapping juga dapat dilihat aktivitas mana yang termasuk non value added necessary dan non value added non necessary.

4.3.2 Identifikasi Waste di Gudang Clove

Sebagai contoh, kegiatan Persiapan kirim yang merupakan kegiatan non value added non neceessary dapat digabungkan dengan loading, dengan demikian waktu proses dapat berkurang. Namun, usulan penggabungan seperti ini tidak memberikan dampak yang signifikan, dan diperlukan usaha yang cukup tinggi untuk melakukannya. Demikian halnya dengan kegiatan non value added non necessary yang lain. Selanjutnya, dengan observasi lebih jauh terhadap seluruh proses yang ada, ditemukan waste lain yaitu unused employee creativity.

(34)

44

Latar belakangnya karena ada dua proses yang seharusnya bisa dilakukan oleh satu asisten gudang, namun dilakukan dua asisten gudang. Pada proses kirim terdapat dua asisten gudang yang bertugas. Asisten gudang pertama bertugas mengawasi saat menyiapkan clove untuk dikirim, sedangkan asisten gudang lain bertugas mengawasi proses loading ke truk saat mengirim sampai membuat surat jalan. Proses mengawasi saat menyiapkan clove untuk dikirim artinya pengawasan saat pekerja borongan yang memindahkan clove dari kavling ke iron rack. Adanya dua asisten gudang yang bertugas ini menjadi perhatian dari supervisor gudang clove, karena dirasa seharusnya hanya membutuhkan satu orang.

Identifikasi waste yang ada di gudang clove ditunjukkan dengan burst di value stream mapping pada Lampiran 21.

4.3.3 Usulan Perbaikan di Gudang Clove

Usulan perbaikan yang diberikan untuk menghilangkan proses yang berlebihan adalah membuat form monitoring untuk mengurangi jumlah tenaga kerja yang ada di proses kirim. Form monitoring dibuat agar asisten gudang yang berada di aktivitas menyiapkan clove untuk dikirim bisa dihilangkan. Asisten gudang yang bertugas pada proses kirim hanya tersisa satu orang. Format form monitoring yang akan digunakan dapat dilihat pada Gambar 4.12.

Gambar 4.12 Form Monitoring Pengiriman Cengkeh

(35)

45

Form itu diisi oleh asisten gudang yang bertugas pada proses kirim, kemudian diberikan kepada forklift driver untuk diberi tanda centang pada kolom bale ketika forklift driver sudah memindahkan ke staging area. Form monitoring yang sudah selesai diberi tanda centang selanjutnya akan diserahkan kepada asisten gudang yang bertugas di proses kirim. Asisten gudang yang bertugas di proses kirim akan mengawasi proses saar menyiapkan clove untuk dikirim, namun tidak berada di gudang clove terus-menerus. Future state value stream mapping untuk gudang clove dapat dilihat pada Lampiran 22.

4.3.4 Analisa Perbandingan Solusi di Gudang Clove

Adanya optimalisasi pada pembagian pekerjaan, sehingga dapat mengurangi tenaga kerja yang ada. Tabel 4.19 menunjukkan perbandingan kondisi sebelum dan setelah menggunakan form monitoring untuk aktivitas persiapan sampai pengiriman di gudang clove. Kondisi sebelum perbaikan terdapat satu orang yang bertugas menyiapkan clove dan ada satu orang yang bertugas pada proses kirim, sedangkan kondisi setelah perbaikan adalah hanya ada satu orang yang bertugas mulai proses menyiapkan clove sampai proses kirim.

Tabel 4.19 Perbandingan Kondisi Sebelum dan Setelah Perbaikan Kondisi Sebelum Improvement Kondisi Setelah Improvement Proses menyiapkan clove : 1 orang Proses menyiapkan clove dan kirim : 1

orang Proses kirim : 1 orang

4.3.5 Penurunan Waste Bendera Cengkeh

Perbaikan lain yang dilakukan, namun tidak tergambar langsung di VSM adalah pergantian bendera untuk pengiriman cengkeh ke CP 1. Bendera itu berisi informasi tentang kode jenis cengkeh, quantity, berat untuk setiap iron rack, lot number, batch number. Bendera digunakan untuk satu kali pengiriman. Gambar 4.13 menunjukkan bendera yang digunakan saat pengiriman cengkeh ke CP 1.

Warna pada kode cengkeh menjelaskan jenis cengkeh yang dikirim.

(36)

46

Gambar 4.13 Contoh Bendera Cengkeh untuk Pengiriman ke CP 1 (Sebelum Perbaikan)

Rincian biaya untuk menghasilkan bendera seperti Gambar 4.25 adalah sebagai berikut:

1 minggu = (40 ops x 4lb A4 x Rp. 72,00) + (160 x Rp. 2340,00) = Rp.385.920,00 Setiap satu OPS membutuhkan 16 label yang setara dengan 4 lembar kertas HVS A4 putih dan dalam satu minggu ada 40 OPS sehingga membutuhkan 160 lembar kertas HVS A4 putih. Harga 1 rim kertas HVS adalah Rp. 36.000,00 dan harga per lembar kertas HVS A4 adalah Rp. 72,00. Biaya yang dibutuhkan untuk mencetak dengan tinta printer berwarna adalah Rp. 2.340,00 per lembar, sehingga dalam satu minggu membutuhkan biaya Rp. 385.920,00 untuk membuat bendera tersebut.

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan cara mengganti bendera yang sebelumnya dicetak di kertas HVS A4 putih menjadi HVS A4 warna, sedangkan untuk tinta printer yang sebelumnya berwarna diganti dengan hitam. Rincian biaya yang dibutuhkan untuk bendera yang baru adalah sebagai berikut:

1 minggu = (40 ops x 4lb A4 x Rp. 140,00) + (160 x Rp.256,00)

= Rp.63.360,00

Biaya yang dibutuhkan dalam satu minggu adalah Rp. 63.360,00 dan digunakan untuk empat kali sehinga biaya yang dibutuhkan menjadi Rp. 15.840,00.

Penghematan biaya dari kondisi sebelum dan setelah perbaikan adalah Rp.

370.080,00 per minggu. Gambar 4.14 menunjukkan bendera setelah perbaikan.

Gambar 4.15 menunjukkan berndera yang digunakan sebanyak empat kali.

Bendera akan digunakan untuk empat kali pengiriman. Asisten gudang clove akan mencoret stempel yang ada, agar tidak bingung untuk membedakan stempel lama dengan stempel yang baru.

(37)

47

Gambar 4.14 Contoh Bendera Cengkeh untuk Pengiriman ke CP 1 (Setelah Perbaikan)

Gambar 4.15 Contoh Bendera Cengkeh yang Digunakan untuk Empat Kali Pengiriman

4.4 Gudang Leaf

Gudang leaf berfungsi untuk menyimpan berbagai jenis tembakau yang digunakan untuk memasok kebutuhan tembakau di PP (Primary Processing). Alat transportasi yang digunakan untuk mengirimkan tembakau dari gudang leaf ke PP adalah truk. Gudang leaf dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu OTM, lokal, dan import. Penyimpanan di gudang leaf menggunakan sistem AMU (Annual Monthly Usage). Sistem AMU adalah sistem yang digunakan dimana setiap gudang menyimpan berbagai macam jenis tembakau. Sistem ini dilakukan untuk mengantisipasi jika terjadi kebakaran, maka stock jenis tembakau tertentu tidak habis.

4.4.1 Current State Value Stream Mapping Gudang Leaf

Proses penerimaan tembakau diawali dari supplier yang mengirimkan perencanaan pengiriman harian kepada team planning & buying leaf dan supervisor warehouse. Team planning & buying leaf mengirimkan perencanaan

(38)

48

penerimaan bulanan dan PO kepada supervisor warehouse. Supervisor warehouse akan mengirimkan data alokasi tempat untuk penerimaan tembakau kepada adiministrative assistant, kemudian adiministrative assistant akan mengirimkan tiket penerimaan kepada supplier dan kepala atau asisten gudang. Kepala atau asisten gudang akan mencocokkan tiket penerimaan yang berasal dari administrative assistant dan yang dibawa oleh sopir. Berikut adalah aktivitas yang ada pada proses penerimaan yaitu:

1. Kepala atau asisten gudang menerima surat jalan

Sopir akan memberikan surat jalan kepada kepala atau asisten gudang dan akan dicocokkan dengan PO dan mencocokkan tiket penerimaan, jika hasilnya cocok maka tersebut dapat dibongkar. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 79,95 detik.

Persiapan unloading dimulai saat sopir membuka pintu sampai dengan siap untuk unloading. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 168,18 detik.

3. Unloading

Unloading adalah proses menurunkan kardus tembakau sampai ke dalam gudang. Pengukuran dimulai saat forklift driver mulai menurunkan kardus dan berhenti saat semua kardus sudah diturunkan dan dimasukkan di gudang.

Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 883,83 detik.

Proses pengiriman diawali dengan PPIC PP mengirimkan permintaan tembakau kepada administrative assistant, kemudian administrative assistant akan mengirimkan tiket pengiriman kepada kepala atau asisten gudang. Aktivitas yang ada di proses pengiriman adalah sebagai berikut:

1. Meyiapkan sesuai permintaan

Menyiapkan sesuai permintaan ini terdiri dari memindahkan material ke staging area dan scanning label. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 575,30 detik.

2. Loading

Loading adalah proses ketika menaikkan kardus tembakau ke dalam truk.

(39)

49

3. Persiapan kirim

Persiapan kirim adalah persiapan sopir truk mulai dari menutup truk sampai siap untuk berangkat. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini adalah 76,08 detik.

4. Kepala atau asisten gudang menyerahkan surat jalan

Kepala atau asisten gudang menyerahkan surat jalan kepada sopir sebagai pengantar saat mengirimkan tembakau ke PP. Waktu rata-rata yang dibutuhkan adalah 55,46 detik. Proses menyiapkan permintaan sampai dengan membuat surat jalan terjadi beberapa kali karena terkait dengan gudang yang aktif.

Total waktu rata-ratanyang dibutuhkan adalah 1978,78 detik. Aktivitas yang ada di gudang leaf juga digolongkan menjadi aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary. Penggolongan antara aktivitas non value added necessary dan non value added non necessary dapat dilihat pada Tabel 4.20.

Tabel 4.20 Kategori Aktivitas Gudang Leaf

No Aktivitas

Kategori Non value added necessary (detik)

Non value added non necessary

(detik) 1 Kepala/asisten gudang

menerima surat jalan 79,95

2 Persiapan unloading 168,18

3 Unloading 883,83

4 Menyiapkan sesuai

permintaan 575,30

5 Loading 139,98

6 Persiapan kirim 76,08

7 Kepala/asisten gudang

menyerahkan surat jalan 55,46

Total 1734,52 244,26

Pengelompokan aktivitas bisa dilihat dalam current state value stream mapping yang ada pada Lampiran 23. Current state mapping digunakan untuk menggambarkan kondisi awal dari aktivitas yang ada di gudang leaf. Berdasarkan