BAB 4 PEMBAHASAN
4.6 Gudang Perbekalan Farmasi Pusat
Gudang Perbekalan Farmasi RSCM saat ini berada di bawah Instalasi Administrasi dan Logistik (IAL). Gudang Perbekalan Farmasi Pusat RSCM terdiri atas Gudang Farmasi I, Gudang Farmasi II, dan Gudang Gas Medis.
Waktu pelayanan Gudang Perbekalan Farmasi Pusat, yaitu pukul 08.00 hingga 18.00 yang terbagi dalam 2 shift. Sumber daya manusia yang terdapat di Gudang Pusat, yaitu sebanyak 20 orang yang terdiri dari 1 orang Apoteker, 1 orang Asisten Apoteker (AA) Penanggungjawab, 5 orang AA Bidang Pelaksana Obat, 5 orang AA Bidang Pelaksana Alat Kesehatan, 4 orang AA Bidang Pelaksana Administrasi, dan 4 orang Pekarya. Sedangkan di Gudang Gas Medis terdapat 6 orang pekarya yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan pengiriman ke Unit Kerja.
Kegiatan utama yang dilakukan di Gudang Perbekalan Farmasi Pusat terdiri atas pemesanan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengawasan, dan pelaporan perbekalan farmasi di Rumah Sakit. Pemesanan dilakukan berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK) yang dikeluarkan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Dalam rangka menjaga ketersediaan perbekalan farmasi di RSCM, Gudang Pusat melakukan permintaan perbekalan farmasi yang dibutuhkan. Pemesanan dilakukan berdasarkan permintaan (defekta) perbekalan farmasi yang dilakukan rutin dua kali dalam seminggu, serta dari permintaan mendesak/cito yang dapat dilakukan setiap hari. Permintaan perbekalan farmasi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama dua minggu hingga satu bulan.
Defekta yang telah dibuat oleh pihak Gudang Pusat selanjutnya dikirim ke koordinator logistik, jika permintaan telah disetujui oleh koordinator logistik maka petugas pemesanan akan menghubungi distributor terkait yang selanjutnya
73
Universitas Indonesia
akan dikirim ke Gudang Pusat. Setelah perbekalan farmasi diterima di Gudang Pusat, selanjutnya dilakukan proses penerimaan barang yang dilakukan oleh Panitia Penerimaan bersama dengan petugas gudang. Pada proses penerimaan, dilakukan kegiatan pemeriksaan yang meliputi kesesuaian daftar pesanan, baik jenis dan jumlah pesanan, dan penyesuaian dengan faktur penjualan melalui komputer. Selain itu, dilakukan pula pemeriksaan terhadap bentuk fisik, nama perbekalan farmasi dan tanggal daluwarsa perbekalan farmasi yang akan diterima. Apabila terdapat kemasan yang telah rusak atau ketidaksesuaian perbekalan farmasi, maka dapat dilakukan penggantian barang ke distributor.
Khusus untuk perbekalan farmasi yang bersifat termolabil, pemeriksaan juga dilakukan dengan melihat kesesuaian penyimpanan perbekalan farmasi, misalnya dengan melihat proses penyimpanan perbekalan farmasi tersebut selama proses distribusi dari distributor ke Gudang Pusat, yaitu dengan menyimpan perbekalan farmasi tersebut di dalam cool box yang dilengkapi dengan termometer dan dipastikan berada pada suhu yang sesuai (2o – 8o
C). Pemeriksaan juga dilakukan terhadap dokumen-dokumen penyerta perbekalan farmasi, misalnya Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya dan beracun (B3).
Setelah pemeriksaan dilakukan dan perbekalan farmasi yang diterima telah sesuai dengan pesanan, Panitia Penerimaan membubuhkan tanda tangan, nama jelas dan stempel gudang farmasi, serta tanggal penerimaan pada faktur penjualan dan salinan faktur. Lembar asli faktur dan salinannya diserahkan kepada petugas gudang. Data dari lembar faktur tersebut akan di-input oleh petugas ke dalam sistem komputer dan kartu stok manual, meliputi data spesifikasi produk, asal distributor, jumlah, dan waktu daluwarsa.
Perbekalan Farmasi yang telah diterima disimpan di Gudang Pusat. Tujuan penyimpanan perbekalan farmasi adalah menempatkan perbekalan farmasi yang diterima dengan aman dan sesuai aturan kefarmasian agar terjamin kualitas dan kuantitasnya. Penyimpanan yang sesuai dapat memudahkan kegiatan pencarian barang untuk mempercepat pelayanan, dan memudahkan pengawasan dan operasional penyimpanan.
Universitas Indonesia
Penyimpanan perbekalan farmasi disusun dengan sistem First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Selain itu, penyimpanan juga disusun berdasarkan jenis perbekalan farmasi, yaitu alat kesehatan yang diletakkan di Gudang Farmasi I ruang Alkes I, II, dan III; obat (oral atau injeksi) yang diletakkan di Gudang Farmasi I ruang penyimpanan obat; bahan berbahaya dan beracun (B3) diletakkan di Gudang Farmasi I ruang tahan api; cairan dan hemodialisa diletakkan di Gudang Farmasi II, dan gas medis yang diletakkan di Gudang Gas Medis.
Selain berdasarkan jenis perbekalan farmasi, penyimpanan juga didasarkan pada bentuk sediaan, kestabilan perbekalan farmasi, sifat perbekalan farmasi (high
alert atau sitostatika), perbekalan farmasi Askes dan Non-Askes, rute pemberian
obat, obat produksi RSCM serta nama generik dan nama dagang. Penyimpanan obat di Gudang Pusat juga disusun berdasarkan alfabetis dengan memperhatikan penyusunan untuk obat yang tergolong Look Alike Sound Alike (LASA) untuk menghindari kesalahan dispensing. Obat yang tergolong LASA memiliki bentuk dan pengucapan yang mirip sehingga penyimpanannya dipisah dengan satu atau dua obat lain, dan pada wadah penyimpanan diberi penandaan dengan stiker LASA berwarna hijau. Obat-obat mahal, obat-obat high alert dan obat-obat sitostatika disimpan pada lemari yang khusus. Untuk obat high alert, tempat penyimpanan ditandai dengan lakban berwarna merah dan diberi label high alert pada tiap kemasan terkecil obat. Penyimpanan obat sitostatika disimpan di lemari terpisah dan diberi label berwarna ungu “Obat Kanker, Tangani dengan Hati-hati”. Penyimpanan obat sudah tertata rapi dan baik dengan pemberian label petunjuk pada setiap kelompok obat. Hal ini memudahkan dispensing obat mengingat jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang banyak.
Untuk narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terpisah dari penyimpanan obat lainnya. Narkotika disimpan dalam lemari berpintu dua dengan kunci ganda. Kunci lemari tersebut dipegang oleh Asisten Apoteker yang bertugas pada tiap shift.
Penyimpanan alat kesehatan di Gudang Pusat terpisah dengan penyimpanan obat-obatan. Alat kesehatan disusun berdasarkan kesamaan jenis misalnya kapas, alat pelindung diri, pouches dan indikator steril, serta kelompok
75
Universitas Indonesia
departemen pengguna, misalnya Departemen Bedah, Departemen Mata, dan Departemen Pelayanan Jantung Terpadu (PJT). Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pengambilan barang.
Agar mutu perbekalan farmasi tetap terjaga, maka petugas gudang melakukan stock opname (SO) setiap tiga bulan sekali untuk memudahkan pengawasan perbekalan farmasi dengan mengetahui kesesuaian fisik perbekalan farmasi yang ada dengan jumlah yang tertera pada kartu stok dan sistem IT. Kegiatan stock opname juga dilakukan untuk mempermudah pengawasan terhadap perbekalan farmasi yang mendekati waktu daluwarsa. Produk yang akan daluwarsa dalam waktu tiga bulan ke depan akan diberi label berwarna kuning yang dilengkapi dengan waktu daluwarsanya. Selain itu, dilakukan pula pemantauan suhu pada lemari pendingin dan ruangan yang dilakukan setiap hari. Pemantauan suhu lemari pendingin dilakukan sebanyak tiga kali sehari, yaitu pada pukul 06.00, 14.00, dan 20.00 WIB, sedangkan pemantauan suhu ruangan dilakukan satu kali sehari pada pukul 08.00 WIB.
Gudang Pusat merupakan pusat pendistribusian perbekalan farmasi di Rumah Sakit. Gudang melayani permintaan dari seluruh Satelit dan Unit Kerja. Permintaan perbekalan farmasi ke Gudang Pusat dapat dilakukan secara rutin sesuai jadwal yang telah ditetapkan untuk masing-masing Satelit dan Unit Kerja ataupun permintaan cito setiap hari. Permintaan ke Gudang Pusat dapat dilakukan dengan dua sistem, yaitu sistem online untuk Satelit Farmasi dan sistem manual untuk Unit Kerja. Permintaan yang diajukan oleh Satelit Farmasi akan langsung dicetak oleh Gudang Pusat dalam bentuk surat permintaan barang, sedangkan Unit Kerja yang melakukan permintaan manual menggunakan formulir permintaan barang farmasi dan harus mengantarkan formulir tersebut ke Gudang dua hari sebelum pengambilan barang. Untuk defekta obat-obat narkotika dibuat dalam formulir permintaan tersendiri.
Petugas Gudang Pusat akan menyiapkan perbekalan farmasi yang diminta serta melakukan pencatatan jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang tertera pada formulir permintaan. Petugas administrasi akan memproses formulir permintaan
tersebut untuk mendapatkan Form Distribusi Obat/Alkes bagi tiap
Universitas Indonesia
gudang akan menghubungi Satelit atau Unit Kerja terkait untuk memberitahukan bahwa perbekalan farmasi sudah siap diambil.
Pada saat penyerahan, dilakukan pengecekan kembali oleh petugas gudang dan pihak satelit atau unit kerja dengan membaca ulang dan memeriksa perbekalan farmasi yang telah disiapkan serta melakukan pencatatan pada buku serah terima yang terdapat di ruang pendistribusian Gudang Pusat. Setelah dinyatakan bahwa barang yang diterima pihak satelit atau unit kerja sesuai dengan permintaannya, lalu dilakukan penandatanganan bersama Form Distribusi Obat/Alkes. Lembar form yang asli disimpan oleh pihak gudang, sedangkan lembar copy diberikan kepada pihak satelit farmasi atau unit kerja.
Gudang Pusat juga melayani permintaan mendesak/cito setiap hari. Perbekalan farmasi yang diambil untuk kebutuhan cito dicatat pada buku cito di Gudang dan Unit terkait. Untuk memenuhi permintaan perbekalan farmasi di luar jam operasional gudang, petugas satelit harus menghubungi Penanggungjawab Gudang Pusat untuk mengambil perbekalan farmasi di Gudang dengan didampingi satu orang saksi dan petugas keamanan untuk membuka pintu gudang.
Gudang Pusat juga melakukan kegiatan pemusnahan untuk perbekalan farmasi yang telah daluwarsa maupun yang rusak. Untuk perbekalan farmasi yang hampir daluwarsa maupun yang sudah daluwarsa, ataupun rusak diretur kembali ke Gudang dari Satelit-satelit dan Unit Kerja. Pemusnahan dilakukan sesuai perintah direktur dan dilakukan oleh Panitia Pemusnahan dan dibuat berita acara pemusnahan.
Berdasarkan hasil pengamatan selama pelaksanaan PKPA di Gudang Pusat, terdapat beberapa permasalahan yang ditemukan, antara lain:
1. Masih terdapat data kartu stok yang selisih dengan jumlah fisik dan jumlah barang di IT dan urutan tanggal yang masih berantakan.
2. Masih terdapat lemari pendingin yang tidak memiliki daftar nama obat-obat yang terdapat di dalamnya sehingga menyulitkan staf atau pegawai baru yang akan menyiapkan permintaan perbekalan farmasi.
77
Universitas Indonesia