OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK
DAFTAR KEGIATAN TAHAP OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK
6.2.4 Buku Harian Dan Laporan
6.2.4 Buku Harian Dan Laporan
Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan, dibuat Buku Harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan dan Laporan Akhir. Segala peristiwa dan kejadian penting yang terjadi di lapangan dicatat di dalam laporan tersebut sebagai masukan bagi pengendali dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
• Buku Harian
Kontraktor mempunyai kewajiban untuk membuat dan menyimpan buku harian yang berisi hal-hal sebagai berikut :
– Kuantitas dan jenis bahan yang ada di lapangan
– Penempatan tenaga kerja untuk setiap macam tugas atau jenis pekerjaan dan keterampilan yang diperlukan.
– Jumlah, jenis dan kondisi peralatan yang tersedia.
– Jumlah volume cadangan bahan bakar yang tersedia untuk peralatan. – Taksiran kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan.
– Jenis dan uraian pekerjaan yang dilaksanakan.
– Kondisi cuaca antara lain hujan, banjir dan peristiwa-peristiwa alam lainnya yang berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan.
– Catatan-catatan yang berkaitan dengan : pelaksanaan, perubahan design, gambar kerja (shop drawing), spesifikasi teknis, kelambatan pekerjaan dan penyebabnya dan lain sebagainya.
Buku Harian tersebut dibuat dalam rangkap 4 (empat), ditandatangani oleh Pihak Kontraktor, diperiksa dan disetujui oleh petugas lapangan dari Engineer’s Representative dan diketahui oleh petugas lapangan dari Engineer (yang mewakili Pinpro/Pinbagpro), dengan distribusi sebagai berikut :
– Asli untuk Pinbagpro
– Lembar ke dua untuk Pinpro
– Lembar ke tiga untuk Engineer’s Representative (konsultan) – Lembar ke empat untuk kontraktor.
• Laporan Mingguan
Laporan Mingguan merupakan rangkuman dari Laporan Harian selama 1 minggu, juga mencakup jenis dan kemajuan fisik kumulatif pekerjaan selama 1 minggu, disiapkan oleh kontraktor dalam rangkap 4, analog dengan Buku Harian tentang siapa yang menandatangani maupun distribusinya.
• Laporan Bulanan
– Analog dengan Laporan Mingguan, kontraktor juga harus menyiapkan Laporan Bulanan yang berisi rangkuman dari Laporan Mingguan selama 1 bulan, juga mencakup jenis dan kemajuan fisik kumulatif pekerjaan selama 1
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
bulan, disiapkan oleh kontraktor dalam rangkap 4, analog dengan Buku Harian tentang siapa yang menandatangani maupun distribusinya.
– Laporan Bulanan yang dibuat oleh kontraktor ini akan merupakan masukan bagi konsultan dalam menyiapkan laporan yang disebut sebagai Laporan Bulanan Konsultan Supervisi (karena konsultan memiliki kontrak tersendiri dengan Pinpro Pengawasan) mencakup :
o Laporan kegiatan fisik yang dilakukan oleh kontraktor minimal berisi berisi informasi tentang sertifikat pembayaran bulanan (Monthly Certificate), ringkasan kemajuan pekerjaan, realisasi financial progress schedule – S Curve, dan sketsa kemajuan pelaksanaan fisik.
o Laporan pengawasan teknis, mencakup aspek pengawasan teknis yang berkaitan dengan quality assurance dan quality control terhadap hasil kerja kontraktor setiap bulan. Selain itu juga dilaporkan daftar personel konsultan dan jadwal penugasannya sebagai tim konsultan pengawas.
• Laporan Triwulan
Merupakan evaluasi 3 bulanan yang dibuat oleh konsultan pengawas terhadap pelaksanaan pekerjaan fisik yang dilakukan oleh kontraktor. Berbagai kekurangan pelaksanaan proyek yang terjadi selama 3 bulan dievaluasi, menyangkut aspek teknis maupun administratif. Jika konsultan dapat menyajikan evaluasi 3 bulanan secara tajam, maka quarterly report ini akan merupakan masukan manajemen bagi Pinpro/ Pinbagpro untuk mengambil langkah-langkah preventif bagi kemungkinan kegagalan pelaksanaan proyek. Fokus evaluasi tidaklah semata-mata dari aspek teknis akan tetapi juga dari aspek administratif sehingga dapat diperoleh masukan yang adil, apakah masing-masing pihak sudah melakukan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan dokumen kontrak.
• Laporan Akhir
Final Report adalah laporan akhir yang disiapkan baik oleh kontraktor maupun konsultan pengawas, merupakan laporan lengkap yang menggambarkan resume seluruh rangkaian pelaksanaan proyek yang direkam setiap bulan, berisi data-data penyelenggaraan proyek sebagai berikut :
Kronologi pelaksanaan proyek – Peta lokasi proyek
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
– Data proyek
– Status Review Design / Technical Justification
– Status Change/Variation Order dan Addendum Kontrak
– Monitoring kemajuan pekerjaan bulanan (dari sejak bulan ke-1 s/d bulan terakhir pelaksanaan proyek – PHO)
– Rekaman Financial Progress Schedule – S Curve, menggambarkan angka dan grafik rencana dan realisasi dari sejak bulan ke-1 pelaksanaan proyek s/d PHO), lengkap dengan Revised S Curve jika ada.
– Struktur Organisasi Pelaksana Proyek – Struktur Organisasi Pengawas Proyek
– Monitoring penggunaan peralatan di lapangan – Monitoring quality control
Program Masa Pemeliharaan (Warranty Period)
– Program Pemeliharaan ▪ Jenis Kegiatan ▪ Bahan
▪ Peralatan ▪ Personel
– Jenis dan lokasi pekerjaan yang belum dan atau masih perlu ditangani, antara lain :
▪ Finishing saluran ▪ Finishing bangunan ▪ Jalan Inspeksi ▪ Dan sebagainya.
– Lokasi rawan longsor, rawan banjir, rawan kecelakaan dan sebagainya.
Dokumen Serah Terima Sementara (PHO)
– Berita Acara Serah Terima Sementara (PHO
Dokumen Serah Terima Akhir (FHO)
– Berita Acara Serah Terima Akhir (FHO)
Ada 2 cara yang bisa ditempuh dalam menyiapkan laporan akhir proyek, yaitu dibuat sendiri-sendiri dengan sudut pandang yang berbeda antara kontraktor dan konsultan atau dibuat bersama oleh kontraktor dan konsultan (ditandatangani oleh kontraktor
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi
dan konsultan). Cara yang kedua mungkin menyiapkannya agak sulit karena mempersamakan sudut pandang antara kontraktor dan konsultan tentu tidak mudah, namun isi laporan akhir tentunya akan lebih kaya dan lebih akurat analisisnya dibandingkan dengan kalau dibuat oleh masing-masing. Alternatif mana yang dipilih, tentu sepenuhnya menjadi kewenangan pinpro/Pinbagpro.
• Revised Schedule – S Curve
SCM berkaitan dengan keterlambatan pelaksanaan proyek, berarti Financial Progress Schedule – S Curve perlu direvisi. Berikut ini adalah contoh Revised Schedule sebagai akibat dari perpanjangan waktu kontrak :
Catatan
Construction period = 9 bulan, pada 6 bulan pertama terjadi keterlambatan yang cukup berat. SCM terlambat, namun hasil SCM merekomendasikan perpanjangan waktu 3 bulan. Pada bulan ke 6, schedule bergeser kekanan dengan prosen sc hedule = prosen schedule rencana pada bulan 6-3 = bulan ke 3. Selebihnya bulan ke 7, 8, 9, 10, 11, dan 12 berturut-turut sama dengan bulan ke 4, 5, 6, 7, 8 dan 9 original schedule.
Revised Schedule Akibat Perpanjangan Waktu
0 20 40 60 80 100 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Bulan Pro sen
Original Actual Revised
Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi