PELATIHAN AHLI SUPERVISI KONSTRUKSI JARINGAN IRIGASI

(1)

ICSE

–

09 : MANAJEMEN KONSTRUKSI

PELATIHAN

AHLI SUPERVISI KONSTRUKSI

JARINGAN IRIGASI

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

(2)

Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi

KATA PENGANTAR

Usaha dibidang Jasa konstruksi merupakan salah satu bidang usaha yang telah berkembang pesat di Indonesia, baik dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menengah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannya. Pada kenyataannya saat ini bahwa mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya relatif masih rendah dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah ketersediaan tenaga ahli/ terampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi.

Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan. Untuk memenuhi kebutuhan terhadap produk sesuai kualitas standar tersebut, perlu dilakukan berbagai upaya, mulai dari peningkatan kualitas SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain.

Salah satu upaya untuk memperoleh produk konstruksi dengan kualitas yang diinginkan adalah dengan cara meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang menggeluti perencanaan baik untuk bidang pekerjaan jalan dan jembatan, pekerjaan sumber daya air maupun untuk pekerjaan dibidang bangunan gedung.

Kegiatan inventarisasi dan analisa jabatan kerja dibidang sumber daya air, telah menghasilkan sekitar 130 (seratus Tiga Puluh) Jabatan Kerja, dimana Jabatan Kerja Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi merupakan salah satu jabatan kerja yang diprioritaskan untuk disusun materi pelatihannya mengingat kebutuhan yang sangat mendesak dalam pembinaan tenaga kerja yang berkiprah dalam perencanaan konstruksi bidang sumber daya air.

Materi pelatihan pada Jabatan Kerja Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi ini terdiri dari 12 (duabelas) modul yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam melatih tenaga kerja yang menggeluti Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi.

Namun penulis menyadari bahwa materi pelatihan ini masih banyak kekurangan khususnya untuk modul Manajemen Konstruksi pekerjaan konstruksi Sumber Daya Air. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, kami mengharapkan kritik, saran dan masukan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini.

Jakarta, Desember 2005

(3)

JUDUL PELATIHAN : AHLI SUPERVISI KONSTRUKSI JARINGAN IRIGASI

TUJUAN PELATIHAN

A.

Tujuan Umum Pelatihan

Mampu mengkoordinasi, mengarahkan pelaksanaan konstruksi jaringan irigasi oleh kontraktor dan melakukan pengawasan sesuai dengan gambar pelaksanaan, spesifikasi teknik, metode pelaksanaan, jangka waktu pelaksanaan yang tercantum dalam kontrak kontraktor dan jasa konsultan supervisi.

B. Tujuan Khusus Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan mampu:

1. Menguasai dokumen kontrak kontraktor dan kontrak konsultan supervisi. 2. Melakukan pertemuan awal pelaksanaan dengan kontraktor dan direksi

pekerjaan.

3. Melakukan kunjungan lapangan diareal lokasi proyek, mengidentifikasi permasalahan teknis maupun non teknis.

4. Mengecek kesiapan kontraktor untuk mulai pelaksanaan pekerjaan, sesuai yang tercantum dalam RMK.

5. Melaksanakan pengawasan pelaksanaan konstruksi sesuai spesifikasi teknis, gambar pelaksanaan, metode pelaksanaan, K3 serta pencemaran lingkungan.

6 . Mengadakan pertemuan periodik dan khusus dengan kontraktor dan direksi pekerjaan.

7. Memberikan petunjuk, saran pelaksanaan, teguran langsung kepada kontraktor atau melalui direksi pekerajan, tergantung sistem kontraknya. 8. Mengecek laporan-laporan dari kontraktor dan usulan perubahan desain. 9. Melakukan opname hasil kemajuan pekerjaan bersama kontraktor dan atau

direksi pekerjaan sesuai penugasan.

10. Mengawasi uji coba fungsi jarinan irigasi yang selesai dilaksanakan oleh kontraktor.

(4)

NOMOR MODUL :

ICSE. 09

JUDUL MODUL

:

MANAJEMEN KONSTRUKSI

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU)

Setelah selesai mempelajari modul ini, peserta mampu menjelaskan dan menerapkan pengetahuan Manajemen konstruksi dalam pelaksanaan konstruksi sumber daya air.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK)

Setelah modul ini diajarkan, peserta mampu :

1. Menjelaskan lingkup Manajemen Konstruksi bagi Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi mencakup gambaran garis besar tentang prosedur dan mekanisme pelaksanaan pekerjaan sumber daya air.

2. Melaksanakan pengawasan pelaksanaan konstruksi jaringan irigasi dengan lingkup pekerjaan yang ada meliputi penyiapan sumber daya manusia, peralatan, bahan, prosedur pelaksanaan dan fungsi-fungsi manajemen.

3. Menjelaskan tahapan, rencana dan jadwal pelaksanaan konstruksi sumber daya air 4. Menjelaskan tugas, kewajiban dan tanggung jawab kontraktor, konsultan pengawas

(5)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i

LEMBAR TUJUAN ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL ... vi

DAFTAR MODUL ... vii

PANDUAN PEMBELAJARAN ... viii

Bab 1 PENDAHULUAN ... 1 – 1 Bab 2 KUNCI SUKSES PENGELOLAAN PROYEK ... 2 – 1 Bab 3 PRINSIP UMUM MANAJEMEN KONSTRUKSI

3.1 Sumber Daya ... 3 – 1 3.2 Fungsi- Fungsi Manajemen ... 3 – 4 Bab 4 DOKUMEN YANG MENGIKAT PEKERJAAN KONSTRUKSI

4.1 Kontrak Pelaksanaan Konstruksi ... 4 – 1 4.2 Kontrak Pengawasan Konstruksi ... 4 – 3 Bab 5 KEWAJIBAN PENYEDIA JASA

5.1 Kewajiban Pelaksana Konstruksi ... 5 – 1 5.2 Kewajiban Pengawas Konstruksi ... 5 – 2 Bab 6 OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK

6.1 Tahap Persiapan Pelaksanaan Proyek ... 6 – 1 6.1.1 SPMK ... 6 – 1 6.1.2 Pre Construction Meeting ... 6 – 2 6.1.3 Rencana Pelaksanaan Proyek ... 6 – 7 6.1.3.1 Organisasi Proyek ... 6 – 8 6.1.3.2 Jadwal Pelaksanaan Proyek dan Jadwal Sumber Daya .. 6 – 10 6.1.3.3 Rencana Mutu Proyek ... 6 – 16 6.1.3.4 Metode Pelaksanaan (Construction Method) ... 6 – 17 6.1.3.5 Survai Lapangan ... 6 – 20

(6)

6.1.3.6 Mobilisasi dan Site Plan ... 6 – 21 6.1.3.7 Rencana Anggaran Pelaksanaan dan Cash Flow Proyek . 6 – 25 6.2 Tahap Operasional Pelaksanaan Konstruksi... 6 – 29 6.2.1 Tahap Kegiatan Operasional Pelaksanaan Konstruksi ... 6 – 29 6.2.2 Rapat Konstruksi Dan Rapat Koordinasi... 6 – 31 6.2.3 Advance Payment (Uang Muka) ... 6 – 33 6.2.4 Buku Harian dan Laporan ... 6 – 34 6.2.5 Pembayaran Prestasi Pekerjaan ... 6 – 38 6.2.6 Pekerjaan Tambah / Kurang... 6 – 40 6.2.7 Review Desain ... 6 – 40 6.2.8 Perpanjangan Jangka Waktu Pelaksanaan ... 6 – 43 6.2.9 Denda (Liquidated Damage) ... 6 – 44 6.2.10 Eskalasi / De-Eskalasi Harga ... 6 – 45 6.2.11 Penyelesaian Perselisihan Kontrak ... 6 – 47 6.3 Tahap Peyelesaian Dan Penyerahan Proyek ... 6 – 50 6.3.1 Program penyelesaian pekerjaan ... 6 – 50 6.3.2 Provisional Hand Over (PHO) ... 6 – 52 6.3.3 Final Hand Over (FHO) ... 6 – 59 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Gambar Bar Chart Schedule Proyek Final Hand Over (FHO) .….…6 – 62 Lampiran 2 : Rencana Anggaran Pelaksanaan ……….…..……6 – 63 Lampiran 3 : Rencana Anggaran Pelaksanaan, Rincian Bahan, Upah

Sub Kontraktor, Peralatan ...……6 – 64 Lampiran 4 : Evaluasi Rencana Anggaran Pelaksanaan, Bahan, Upah,

Sub Kontraktor dan Peralatan ………...………….………..……6 – 65 Lampiran 5 : Eval;uasi RAP …………...……….……..……6 – 66 Lampiran 6 : cash Flow Proyek ………...……….………...……6 – 67 Lampiran 7 : Metode Pelaksanaan... ……….………..……6 – 68 Lampiran 8 : Contoh Side Plan... ……….………..……6 – 69 Lampiran 9 : Contoh Tabel Distribusi Material...……….………..……6 – 70 RANGKUMAN

(7)

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL

PELATIHAN AHLI SUPERVISI KONSTRUKSI JARINGAN IRIGASI

1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi(Irrigation Construction Supervisor Engineer) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kompetensi, elemen kompetensi, dan kriteria unjuk kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.

2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut.

3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Supervisi Konstruksi Jaringan Irigasi.

(8)

DAFTAR MODUL

MODUL NOMOR : ICSE. 09

JUDUL :

MANAJEMEN KONSTRUKSI

Merupakan salah satu modul dari :

NO. KODE JUDUL

1. ICSE. 01 Etika Profesi, Etos Kerja, UU Jasa Konstruksi dan UU SDA 2. ICSE. 02 Sistem Manajemen K3, Pedoman Teknis K3, RKL dan RPL 3. ICSE. 03 Pengenalan Survai dan Investigasi

4. ICSE. 04 Pengenalan Dokumen Tender dan Dokumen Kontrak 5. ICSE. 05 Pengenalan Manual O & P

6. ICSE. 06 Kriteria Desain Irigasi 7. ICSE. 07 Perhitungan Desain Irigasi

8. ICSE. 08 Pengetahuan Gambar Konstruksi/Pelaksanaan 9. ICSE. 09 Manajemen Konstruksi

10 ICSE. 10 Manejemen Mutu

11 ICSE. 11 Metode Pelaksanaan (Construction Method) dan Perhitungan Biaya Konstruksi

(9)

PANDUAN PEMBELAJARAN

Pelatihan : AHLI SUPERVISI KONSTRUKSI JARINGAN IRIGASI

JUDUL : MANAJEMENKONSTRUKSI

KETERANGAN KODEMODUL : ICSE-09

Deskripsi Materi ini membahas tentang mengelola dan mengatur kegiatan pelaksanaan pekerjaan konstruksi sumber daya air di dalam mengatur kegiatan pekerjaan dilapangan.

Sasaran utama pada dasarnya adalah pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang tepat biaya, tepat mutu dan tepat waktu.

Tempat Kegiatan : Dalam ruangan kelas dengan kapasitas paling sedikit 25 orang.

(10)

KEGIATAN INSTRUKTUR KEGIATAN PESERTA PENDUKUNG 1. Ceramah Pembukaan

• Menjelaskan Tujuan Instruksional (TIU & TIK)

• Merangsang motivasi peserta dengan pertanyaan atau pengalaman mengenai manajemen konstruksi Waktu : 5 menit

• Mengikuti penjelasan TIU & TIK dengan tekun dan aktif

• Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas

OHT1

2. Ceramah : Pendahuluan dan Kunci Sukses Pengelolaan Pekerjaan Konstruksi

• Menjelaskan fokus modul ini dimana peserta diajak untuk memahami mekanisme manajemen konstruksi

• Menjelaskan kriteria untuk keberhasilan pelaksanaan konstruksi

Waktu : 10 menit

Bahan : Materi Serahan (Bab 1 dan Bab 2)

• Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif

• Mencatat hal yang perlu

• Bertanya bila perlu

OHT2

3. Ceramah : Prinsip Umum

Manajemen Konstruksi, Dokumen yang mengikat penyelenggaraan konstruksi dan kewajiban penyedia jasa

• Menjelaskan fungsi-fungsi manajemen dan sumber daya pekerjaan melaksanakan pekerjaan

• Menjelaskan dokumen apa saja yang mengikat pekerjaan konstruksi

• Menjelaskan apa saja kewajiban penyedia jasa Waktu = 45 Menit

Bahan : Materi Serahan (Bab 3 s/d Bab 5)

OHT3

4. Ceramah : Tahap persiapan pelaksanaan konstruksi dan Rencana Pelaksanaan Proyek

• Menjelaskan apa yang harus dilakukan pada persiapan pelaksanaan konstruksi

• Menjelaskan pembuatan Rencana Pelaksanaan Konstruksi

Waktu : 75 menit

Bahan : Materi Serahan (Bab 6, point 1)

OHT 4

(11)

KEGIATAN INSTRUKTUR KEGIATAN PESERTA PENDUKUNG 5. Ceramah : Tahap pelaksanaan

dan penyelesaian serta penyerahan pekerjaan selesai

• Menjelaskan apa yang harus dilakukan dan hal-hal apa yang perlu dipahami pada waktu pelaksanaan,

penyelesaian dan penyerahan pekerjaan

Waktu : 90 Menit

Bahan : Materi Serahan (Bab 6 point 2 dan 3)

(12)

MATERI

SERAHAN

(13)

BAB 1

PENDAHULUAN

Menurut Koontz dan O’ Donnell, manajemen diartikan sebagai pelaksanaan sesuatu dengan menggunakan orang-orang lain atau “getting things done through people”. Dalam pengertian yang sederhana dapat diartikan bahwa manajemen konstruksi adalah pelaksanaan sesuatu proyek dengan menggunakan orang-orang lain. Sedangkan proyek adalah suatu kegiatan yang dibatasi oleh tujuan, sasaran, persyaratan-persyaratan administrasi, persyaratan-persyaratan teknis, biaya dan waktu, kapan harus dimulai dan kapan harus diakhiri.

Fokus dari modul ini adalah mencoba memahami bagaimana mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi (Sumber Daya Air) harus dilakukan, siapa-siapa saja yang terlibat, apa kualifikasinya, apa tanggung jawabnya dan proses utama apa saja yang harus dilalui, agar pekerjaan konstruksi tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan semua persyaratan yang telah disepakati.

Pekerjaan konstruksi Sumber Daya Air atau sering disebut sebagai civil works, sampai saat ini pada umumnya dibiayai dengan dana Pemerintah, bisa Pemerintah Pusat, Pemerintah Provinsi ataupun Pemerintah Kabupaten. Sebagian (kecil) memang ada yang sumber dananya berasal dari investor atau dari swasta, namun mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi pada umumnya memerlukan tatacara yang sudah baku yaitu ada unsur pelaksana dan ada unsur pengawas yang melakukan interaksi untuk menyelenggarakan pekerjaan konstruksi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Dimana posisi pekerjaan konstruksi tersebut di dalam suatu proyek ? Mengambil referensi dari proyek-proyek pemerintah di bidang Sumber Daya Air, pekerjaan konstruksi atau civil works itu pada umumnya merupakan suatu paket di dalam Proyek Pembangunan Sumber Daya Air,. Paket pekerjaan konstruksi tersebut diberikan kepada kontraktor sebagai penyedia jasa melalui pelelangan atau pemilihan langsung tergantung pada tata cara pengadaan jasa konstruksi yang telah ditetapkan. Dalam hal ini kontraktor difungsikan sebagai pelaksana lapangan yang diikat oleh Pinbagpro Fisik dengan surat perjanjian kontrak, diawasi oleh konsultan supervisi. Sedangkan konsultan supervisi sebagai penyedia jasa, ikatan kontraknya (diperoleh melalui pelelangan atau pemilihan

(14)

langsung) dilakukan dengan Proyek Perencanaan dan Pengawasan Sumber Daya Air, tugas utamanya adalah membantu Pinbagpro Fisik mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor.

Untuk mencapai efisiensi penyelenggaraan proyek yaitu tepat mutu, tepat biaya dan tepat waktu, diperlukan alat kontrol dalam mekanisme pengendaliannya yaitu berupa pembuatan time schedule proyek (bar chart, S – Curve), penyelenggaraan pre construction meeting, penyiapan review design, penyiapan laporan bulanan, tri wulanan dan lain sebagainya. Jika seluruh rangkaian kegiatan pelaksanaan dan pengawasan tersebut sudah dapat menghasilkan suatu produk yang kurang lebih memenuhi persyaratan-persyaratan teknis maupun administratif yang telah ditetapkan maka manajemen proyek pada akhirnya akan sampai kepada tahap Provisional Hand Over dan kemudian Final Hand Over setelah melalui tahap warranty period.

(15)

BAB 2

KUNCI SUKSES PENGELOLAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

Dalam manajemen konstruksi selalu diungkapkan bahwa dalam melaksanakan suatu proyek yang berhasil harus memenuhi 3 kriteria, yaitu :

▪ Biaya Proyek, tidak melebihi batas yang telah direncanakan atau yang telah disepakati sebelumnya atau sesuai dengan kontrak suatu pelaksanaan

▪ Mutu pekerjaan, atau mutu hasil akhir pekerjaan dan proses/ cara pelaksanaan pekerjaan harus memenuhi standar tertentu sesuai dengan kesepakatan, perencanaan, ataupun dokumen kontrak pekerjaan

▪ Waktu penyelesaian pekerjaan, harus memenuhi batas waktu yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan atau dokumen kontrak pekerjaan yang bersangkutan

Dalam kenyataan, 3 kriteria yang menjadi sifat proyek itu merupakan tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh manajemen proyek. Karena peranan manajer proyek sangat dominan dan sangat menentukan upaya pencapaian sasaran proyek tersebut, maka manajer proyek harus mempunyai otoritas dan kemampuan fungsi manajemen dan administrasi dalam menjalankan tanggung jawabnya

Dengan perkembangan standar-standar kehidupan sosial ekonomi masyarakat suatu negara, maka tuntutan atas nilai keberhasilan suatu proyek juga meningkat. Lebih-lebih tuntutan akan mutu hasil proyek, proses pelaksanaan pekerjaan dan waktu penyelesaian pekerjaan proyek. Karena itu hasil suatu rancang bangun yang bermutu dari produk beberapa waktu yang lalu mungkin sudah merupakan hasil produk yang tidak memenuhi kriteria mutu pada saat ini atau masa yang akan datang. Demikian pula proses dan cara pelaksanaan suatu pekerjaan atau produk yang bermutu dan direkomendasikan pemakaiannya pada waktu yang mendatang.

Untuk itulah setiap perusahaan dengan beberapa manajernya yang andal selalu melakukan langkah antisipasi dengan perencanaan dan pengembangan sumber daya tenaga dan manajemennya, agar selalu menjadi yang terdahulu dan terdepan dalam setiap era perkembangan teknalogi, aplikasi tenologi dan kebutuhan atau trend dimasa depan. Namun demikian, ketiga kriteria pengelolaan proyek yang sukses seperti tersebut diatas masih relevan meskipun ada 2 poin tambahan yang sebenarnya merupakan

(16)

penegasan atas mutu dari suatu pekerjaan atau proyek. Dengan penjelasan dan tampilan ‘segitiga sasaran manajemen proyek’ tersebut maka tolok ukur sukses pengelolaan proyek bisa diringkas menjadi 5 poin berikut yaitu,

▪ Tepat biaya

▪ Tepat mutu

▪ Tepat waktu

▪ Lingkungan kerja yang sehat dan aman serta penerapan K3 yang konsisten

▪ Semua pihak yang terkait pelaksanaan proyek PUAS

BIAYA MUTU WAKTU

INDIKASI SUKSES INDIKASI SUKSES INDIKASI SUKSES - SESUAI DOKUMEN

KONTRAK DAN KESEPAKATAN

- PEMILIK PROYEK SETUJU DAN MELAKUKAN

PEMBAYARAN PROYEK SELESAI

- TIDAK TERJADI PROGRESS BILLING TIDAK TERBAYAR - SEMUA PIHAK TERKAIT

PELAKSANAAN PROYEK PUAS

- CITRA PERUSAHAAN BAIK - ADA UNDANGAN ATAU

PENUNJUKAN PROYEK BARU - MEMPEROLEH MANFAAT POSITIF TERMASUK KEUNTUNGAN BAGI PERUSAHAAN - SESUAI DOKUMEN KONTRAK, SPESIFIKASI DAN KESEPAKATAN - PEMILIK PROYEK SETUJU

DAN MENERIMA PROYEK DENGAN TANPA

KOMENTAR/ SYARAT TERTENTU

- TIDAK ADA PENALTY, COMPLAIN ATAU KLAIM ATAS MUTU HASIL KERJA PROYEK

- KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (K-3) DI LAKSANAKAN DENGAN BAIK

- SEMUA PIHAK TERKAIT PELAKSANAAN PROYEK PUAS

- MEMPEROLEH CERTIFICATE OF COMPLETION

- CITRA PERUSAHAAN BAIK - ADA UNDANGAN ATAU

PENUNJUKAN PROYEK BARU

- SESUAI SKEDUL KERJA DOKUMEN KONTRAK , KESEPAKATAN

- PEMILIK PROYEK SETUJU DAN MENERIMA

SELESAINYA SEBAGAIAN ATAU KESELURUHAN YANG BERSANGKUTAN - TIDAK ADA COMPLAIN

ATAU CLAIM DARI PEMBERI KERJA ATAU PIHAK KETIGAYANG TERKAIT DENGAN PENYELESAIAN

PEKERJAAN TERSEBUT - SEMUA PIHAK TERKAIT

PELAKSANAAN PROYEK PUAS

- CITRA PERUSAHAAN BAIK - ADA UNDANGAN DAN

PENUNJUKAN PROYEK BARU

Karena setiap proyek selalu menyangkut sumber daya baik itu dana(keuangan), tenaga ahli (ketrampilan) maupun sarana lainnya maka suatu proyek biasanya dikelola secara bisnis artinya suatu proyek itu bisa dikuti dan dikelola secara bisnis bila memenuhi syarat

(17)

dan memberikan manfaat bagi kalangan bisnis, karena kepentingan bisnis itulah kontraktor ikut berperan dalam tim manajemen proyek. Misi proyek menjadi profit centre bagi perusahaannya untuk berproduksi dan mendapatkan hasil dari usahanya. Dengan demikian kriteria sukses atau merupakan kunci pengelolaan proyek secara bisnis bagi kontraktor tidak lagi berupa lima poin tetapi menjadi 7 poin, yaitu :

1) Tepat biaya (wajar, efisien dan sesuai kontrak)

2) Tepat mutu (proses dan hasil pekerjaan diterima oleh pemilik dengan baik) 3) Tepat waktu (efektif dan sesuai dengan kesepakatan/kontrak)

4) Lingkungan kerja sehat dan aman, K3 dilaksanakan dengan konsisten

5) Memuaskan semua pihak yang terkait dalam proses pelaksanaan proyek, bangunan berfungsi sesuai dengan rencana.

6) Memberi keuntungan financial sesuai dengan rencana dan kesepakatan antara manajer proyek dan direksi/perusahaannya.

7) Meningkatkan citra perusahaan sehingga menjadi lebih baik.

Dengan demikian mencapai sasaran atau memperoleh keuntungan financial dan meningkatkan citra perusahaan menjadi lebih baik merupakan keharusan bagi kontraktor dalam rangka mengelola suatu proyek. Misi yang berat ini harus diemban dan menjadi tanggung jawab manajemen proyek.

(18)

BAB 3

PRINSIP UMUM MANAJEMEN KONSTRUKSI

Manajemen dalam melaksanakan konstruksi tergantung pada 2 faktor utama yaitu sumber daya dan fungsi-fungsi manajemen. Sumber daya terdiri dari manusia, uang, peralatan, dan material, sedangkan fungsi-fungsi manajemen dimaksudkan sebagai kegiatan-kegiatan yang dapat mengarahkan atau mengendalikan sekelompok orang yang tergabung dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi, kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia, ditunjang dengan uang, material dan peralatan, perlu ditata melalui fungsi-fungsi manajemen dalam keterbatasan waktu yang disediakan agar tidak terjadi pemborosan.

3.1 SUMBER DAYA

A. MANUSIA

Dalam melaksanakan pekerjaan konstruksi proyek Sumber Daya Air, manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja baik yang terlibat langsung dengan proyek maupun yang tidak terlibat langsung dengan proyek. Yang terlibat langsung dengan proyek adalah tenaga kerja yang berada di kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa), di kelompok kontraktor (penyedia jasa) dan di kelompok konsultan (penyedia jasa). Dari kualifikasinya para tenaga kerja tersebut dapat dikelompokkan ke dalam “tenaga ahli” dan “tenaga terampil”. Berikut ini adalah sebutan yang lazim diberikan kepada tenaga kerja yang terlibat langsung dengan penyelenggaraan proyek (Contoh pada proyek pemerintah) :

Kelompok Kelompok Kelompok

Pemberi Pekerjaan Kontraktor Konsultan

Pinpro Kepala proyek Team Leader Pinbagpro Kepala lapangan CoTeam Leader

Asisten Pinpro Manajer teknik Irrigation Construction Supervision Engineer Asisten Pinbagpro Manajer Administrasi/keuangan Dam Engineer Bendahara Proyek Manajer Peralatan Quality Engineer Bendahara Bag. Proyek Manajer Logistik Quantity Engineer Urusan Tata Usaha Quality Controler Inspector

Urusan Pergudangan Pelaksana Laboratory Technician Dan sebagainya Draftman Draftman

(19)

B. DANA

Dana merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting dalam manajemen pelaksanaan proyek. Tanpa sumber daya berupa uang yang memadai, jangan mengharapkan dapat menyelenggarakan manajemen proyek sesuai dengan ikatan kontrak yang berlaku antara para pihak yang menandatangani perjanjian kontrak. Seluruh kegiatan penyelenggaraan proyek, baik yang berada pada kelompok pengguna jasa (misalnya Pinpro dan Pinbagpro yang mewakili Pemerintah), pada kelompok pelaksana (kontraktor) sebagai penyedia jasa, maupun pada kelompok pengawas (konsultan) yang juga berperan sebagai penyedia jasa, memerlukan biaya yang besarnya telah disepakati di dalam surat perjanjian kontrak. Jika terjadi “dispute” dalam pelaksanaan pekerjaan, yang biasanya berdampak pada “nilai uang”yang harus disepakati, dokumen kontrak telah mengatur tata cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh di dalam penyelesaian masalah tersebut.

Jadi pada hakekatnya, uang memang merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting karena seluruh kegiatan proyek yang menyangkut rekruitmen manusia (tenaga kerja), penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga non skill), penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alat-alat laboratorium), pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan material, dan lain sebagainya, baik yang berada pada kelompok pengguna jasa maupun penyedia jasa, seluruhnya memerlukan pembiayaan.

Oleh karena itu, pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan proyek (civil works) bukanlah semata-mata uang yang diperlukan untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi saja oleh kontraktor akan tetapi juga termasuk biaya yang harus dikeluarkan untuk konsultan pengawas (Core Team, Provincial Team, Field Supervision Team) dan untuk pengguna jasa (misalnya Pinpro dan Pinbagpro yang mewakili Pemerintah), dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati.

C. PERALATAN

Peralatan, meliputi alat-alat berat, peralatan laboratorium, ataukah peralatan kantor (computer, kalkulator) dan peralatan jenis-jenis lainnya merupakan penunjang utama di dalam penyelenggaraan proyek, oleh karena itu peralatan dimasukkan sebagai sumber daya. Dengan menggunakan peralatan maka sasaran pekerjaan dapat

(20)

dicapai dalam waktu yang relatif lebih cepat serta dapat memenuhi spesifikasi teknis yang telah dipersyaratkan.

Alat-alat berat

Berbagai macam jenis peralatan dengan kapasitas yang berbeda-beda telah banyak diproduksi untuk digunakan dalam pekerjaan konstruksi jalan maupun sumber daya air sesuai dengan fungsinya. Dari berbagai macam jenis peralatan dan fungsinya tersebut, dikaitkan dengan jenis-jenis pelaksanaan pekerjaan yang harus dilakukan, dapat disusun pengelompokan peralatan untuk tiap-tiap jenis penanganan pekerjaan sebagai berikut :

Earth moving equipment ✓ Bulldozer (crawler, wheel)

✓ Loader (crawler, wheel)

✓ Motor Grader

✓ Excavator (crawler, wheel) Compacting Equipment ✓ Tandem Roller

✓ Pedestrian Roller

✓ Vibrating Tamper

✓ Vibrating Rammer

✓ Three Wheel Roller

✓ Tyre (Pneumatic Roller)

✓ Vibrating Compactor ✓ Combination Roller ✓ Sheepfoot Roller Hauling Equipment ✓ Motor Scraper ✓ Dump Truck Plant Equipment

✓ Stone Crushing Plant

✓ Asphalt Mixing Plant

✓ Concrete Plant / Mixer

Drilling / Boring Equipment ✓ Percusion Drill

✓ Bore Pile

✓ Hammer Drill

Piling Equipment

✓ Pile Hammer (Diesel, Vibro) Lifting Equipment ✓ Crane ✓ Lift Platform ✓ Forklift Transportation Equipment ✓ Truck ✓ Trailer ✓ Jeep ✓ Pick Up ✓ Bus Supporting Equpment ✓ Water Tank Truck

✓ Fuel Tank Truck

✓ Generating Set

✓ Air Compressor

(21)

Dalam manajemen penyelenggaraan proyek sumber daya air, penyediaan peralatan (oleh kotraktor) harus sesuai dengan kebutuhannya ditinjau dari jenis, jumlah, kapasitas maupun waktu yang tersedia. Cara menggunakannya harus mengikuti prosedur pengoperasian, sesuai dengan fungsi masing-masing peralatan, setelah itu peralatan harus disimpan di tempat yang bisa melindunginya dari kemungkinan hilang atau rusak.

Peralatan Laboratorium

Peralatan laboratorium diperlukan dalam rangka melakukan pengawasan dan pengendalian mutu atas pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh kontraktor

Peralataan-peralatan laboratorium untuk pengujian-pengujian merupakan komponen dari sumber daya yang difungsikan dalam rangka pengendalian mutu. Jenis, jumlah dan waktu diperlukannya peralatan-peralatan laboratorium tersebut tentunya tergantung pada ruang lingkup kegiatan pengawasan atas pekerjaan konstruksi yang akan dilaksanakan.

D. BAHAN

Pengertian bahan dalam hal ini adalah bahan baku yang kemudian diolah menjadi bahan olahan dan setelah diproses bahan olahan tersebut berubah menjadi item pekerjaan sebagaimana dituangkan di dalam dokumen kontrak. Jadi bahan baku (tanah, batu, aspal, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan beton, pofil baja dll.) adalah merupakan sumber daya yang harus diperhitungkan secara cermat di dalam manajemen penyelenggaraan proyek karena pengaruhnya di dalam perhitungan biaya proyek sangat besar. Oleh karena itu, mencari lokasi bahan baku yang tidak terlalu jauh dari lokasi proyek, yang memenuhi syarat untuk diolah menjadi bahan olahan, akan menjadi faktor penting di dalam manajemen penyelenggaraan proyek. Survey untuk mendapatkan informasi lokasi bahan baku tersebut barangkali harus dilakukan, karena dengan data tersebut kontraktor dapat menyiapkan penawaran yang lebih akurat.

3.2 FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Untuk melaksanakan manajemen, setiap orang yang berada pada posisi pimpinan di level manapun, harus melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak harus dilaksanakan dan ada fungsi

(22)

penunjang yang bersifat sebagai pelengkap. Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka kemungkinan pencapaian sasaran menjadi gagal. Dari berbagai rumusan perangkat fungsi-fungsi organik, George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC, artinya Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut :

A. PLANNING

Planning, adalah suatu proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Yang dimaksud dengan “kegiatan” di sini adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Baik kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep “planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Jadi pengertian planning tidaklah terbatas pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan saja akan tetapi kegiatan perencanaan yang produknya adalah perencanaan teknis dan dokumen lelang juga dalam persiapannya memerlukan proses planning.

Lebih lanjut perlu diketengahkan bahwa dalam proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

✓ Permasalahan yang mungkin merupakan keterkaitan antara tujuan dengan sumber daya yang tersedia.

✓ Cara untuk nmencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.

✓ Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.

✓ Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran, dimulai dari proses pengadaan, pelaksanaan dan pengawasan konstruksi sampai kepada tahap Final Hand Over.

Dengan mengenali permasalahan-permasalahan di atas, dapat disiapkan konsep planning yang sesuai dengan kebutuhan.

B. ORGANIZING

Organizing atau pengorganisasian kerja, dimaksudkan sebagai pengaturan atas sesuatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Wadah berupa organisasi ini

(23)

menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data. Selain itu dalam proses manajemen, organisasi mempunyai arti sebagai berikut :

✓ Sebagai alat untuk menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

✓ Sebagai alat untuk membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

✓ Sebagai alat untuk mempersatukan sumbangan-sumbangan pemikiran dari satuan-satuan orgnisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

✓ Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Ada koordinasi vertikal (yang menggambarkan fungsi komando), ada koordinasi horizontal (yang menggambarkan interaksi satu level) dan ada koordinasi diagonal (yang menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando) yang apabila dapat dapat diintegrasikan dengan baik akan memberikan kontribusi yang significant dalam menjalankan fungsi organizing.

Fungsi manajemen berupa organizing dalam aktualisasi atau penerapannya, merupakan wujud dari peran manajer proyek dalam hal:

1) Mengorganisasi dan 2) Mengkoordinasi

1) Mengorganisasi (Organizing)

- pahami bahwa tahap pengorganisasian terkait erat dengan tahap perencanaan - Organisasi proyek dibentuk sesuai dengan kebutuhan fugsional dan demi

efektifitasnya

- Tanggungjawab dan tugas personal dari struktur organisasi proyek terkait erat dengan rencana kerja yang harus dilaksanakan

- Tugas harus jelas batasannya :

• Uraian tugas harus dimengerti dengan jelas

• batas ukuran ataupun syarat-syaratnya harus jelas dan ukurannya tertentu (terukur)

• Bisa diserahkan

• Merupakan tanggung jawab langsung dari satu orang - Organisasi struktur rincian kerja atau work breakdown

Struktur bisa menjadi alternatif pilihan apabila tugas dan tanggung jawab personal dalam struktur organisasi yang bersangkutan mengalami rangkap tugas dan atau

(24)

terjadi overlaping atas beberapa tugas yang menjadi tanggungjawab seksi/bagian lain dalam struktur organisasi tersebut.

Dengan adanya rincian kerja atau tugas maka pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab menjadi jelas, struktur organisasi yang lengkap dengan rincian kerja akan memberikan manfaat yang efektif.

2) Mengkoordinasi (Coordinating)

➢ Dengan pihak eksternal (pemilik proyek, konsultan, dan lain sebagainya)

▪ Pahami kepentingan perusahaan dan strategi yang harus dilaksanakan

▪ Koordinasikan dan hubungi bagian/ pihak yang terkait untuk mendapatkan masukan dan dukungan yang menguatkan misi perusahaan maupun proyek

▪ Bina dengan baik ‚contact person’ dan informan yang mampu menberikan dukungan dalam mencapai sasaran

▪ Tindakan koordinasi dimaksudkan untuk mendapatkan nilai tambah dalam mencapai sasaran, memberi kemudahan dan nilai positif lain bagi hubungan bisnis, terutama dalam rangka penyelesaian pekerjaan/ proyek.

➢ Dengan pihak internal

▪ koordinasi adalah wujud nyata dari komunikasi dengan sarana pembicaraan langsung, telepon, faks, surat dan media lainnya

▪ Untuk memastikan bahwa kepentingan proyek bisa dimengerti dan mendapat dukungan perusahaan maka data komunikasi harus lengkap, jelas dan informatif serta menyakinkan. Dalam hal tertentu data bisa membantu perusahaan untuk kepentingan’kolega’ sehingga peran positif terhadap misi (tugas) yang diberikan

▪ Koordinasi harus meningkatkan usaha kerja keras, memperlancar atau menghilangkan hambatan maupun ketergantungan pekerjaan.

➢ Fungsi koordinasi proyek

Memberi manfaat maksimal dalam hal:

▪ Membuat rencana kerja yang lebih mendekati kenyataan dari pelaksanaannya (data mengenai kondisi medan kerja, situasi dan lingkungan kerja bisa langsung diobservasi)

▪ Membuat laopran tentang realisasi aktivitas dengan membandingkan dengan rencana awalnya

(25)

▪ Menanggulangi setiap ketergantungan pekerjaan dan kesulitan proyek

▪ Menindaklanjuti setiap perubahan dengan melakukan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan

▪ Menyiapkan dan merevisi rencana mutu dan kendali mutu sesuai dengan dengan prosedur kerja (perusahaan)

▪ Melakukan tindakan antisipasif dengan melakukan pencegahan (preventive action) terhadap masalah atau hambatan yang diperkirakan timbul dan menggangu upaya untuk mencapai sasaran kerja

▪ Sarana pertemuan dan kordinasi langsung bagi setiap petugas proyek

➢ sasaran dan ‚ keydate’ pekerjaan harus dikoordinasikan Memberi manfaat untuk :

▪ Menggugah semangat kerja dan motivasi

▪ Memberikan data tentang kemajuan pekerjaan secara lebih jelas kepada manajer senior yang memeriksa

▪ Merupakan sarana/ data komunikasi dengan pihak luar yang terkait dengan tim proyek

▪ Merupakan sasaran (pusat perhatian) pada hasil kerja proyek

▪ Merupakan tahapan kerja yang jelas, tegas dan bisa dilaksanakan

▪ Menjadikan tonggak tantangan dan tanggung jawab tersebut lebih jelas untuk dibagikan/ di berikan kepada level tertentu dalam jajaran manajemen proyek

C. ACTUATING

Actuating, diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Jadi di dalam “actuating” diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan anggota-anggota kelompoknya, mengarahkan anggota-anggota kelompoknya serta memberikan motivasi kepada anggota-anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Ada berbagai macam metoda agar seorang pimpinan mampu menggerakkan orang-orang dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek. Berikut ini adalah teori mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry :

(26)

✓ Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

✓ Instruksi-instruksi yang dikeluarkan oleh seorang pimpinan haruslah dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan-perbedaan individual yang ada pada pegawai-pegawainya, sehingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh para pegawainya.

✓ Perlu menerbitkan pedoman kerja yang jelas tapi singkat, agar mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

✓ Agar dilakukan praktek partisipasi dalam manajemen untuk menjalin kebersamaan di dalam penyelenggaraan manajemen, sehingga masing-masing pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

✓ Agar diupayakan untuk memahami hak-hak pegawai termasuk hak di urusan kesejahteraan, sehingga dengan demikian ada sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

✓ Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

✓ Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.

✓ Janganlah berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.

✓ Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.

✓ Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. CONTROLLING

Controlling,diartikan sebagai setiap kegiatan yang dipersiapkan untuk dapat menjamin bahwa pekerjaan-pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Di dalam manajemen proyek Sumber Daya Air, maka controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi. Akan tetapi di dalam pekerjaan pelaksanaan konstruksi yang dilakukan oleh kontraktor, Kepala lapangan juga berkewajiban melakukan controlling (secara berjenjang) terhadap

(27)

pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawahnya yaitu Pelaksana Lapangan untuk memastikan bahwa masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “quality assurance” sehingga tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Hal yang semacam juga akan berlaku di dalam kegiatan internal konsultan supervisi; jadi jika keluar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, maka ke dalam Site Engineer juga harus melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer agar secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Kemudian apa yang menjadi ruang lingkup kegiatan controlling itu? Dapat diketengahkan disini bahwa ruang lingkup kegiatan controlling mencakup seluruh aspek pelaksanaan dan rencana, antara lain adalah :

✓ Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

✓ Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)

✓ Prosedur dan cara kerjanya

✓ Kebijaksanaan-kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Hal lain yang sangat penting untuk diketahui adalah bahwa controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan apa yang terjadi di lapangan dengan rencana yang telah ditentukan, apakah terjadi penyimpangan atau tidak.

➢ Tindakan Kontrol

- Perlu dipahami bahwa tindakan tersebut tidak hanya bersifat check dan monitoring, tetapi juga merupakan tindakan manjerial dengan jangkauan yang lebih dalam pengendalian.

- Tugas dan tindakan mengontrol bukan berarti hanya menyalahkan orang lain, tetapi juga mencarikan pemecahan alternative terbaik dalam tindakan pencegahan (preventive action) dan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi

(28)

- Batasan tentang sukses pekerjaan harus sangat jelas dari sudut biaya, mutu dan waktu, buat prosedur control resmi

- Tolok ukur penyimpangan dariapa yang terjadi harus segera ditindak lanjuti dan diatasi hambatannya agar yang bersangkutan dapat diselesaikan

- Indikasi penyimpangan yang mudah dijumpai pada saat pengontrolan adalah adanya ketidaksesuaian antara waktu dan mutu

➢ Mengontrol sebagai upaya memonitor

- Untuk memastikan apakah tujuan proyek atas biaya, mutu dan waktu tercapai - Melalui media laporan proyek maupun dengan meninjau langsung

- Melakukan secara periodik atau sesering mungkin

- Memonitor berati siaga setiap waktu untuk mengetahui dan segera mempersiapkan serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas perubahan dan penyimpangan yang terjadi maupun yang akan terjadi agar tujuan tercapai sesuai rencana

➢ Mengontrol dalam rangka mengambil keputusan

• Pastikan bahwa memonitor sungguh memberikan informasi dan indikasi yang tepat waktu mengenai operasional proyek

• Data evaluasi dan intuisi manajer proyek merupakan sarana dan masukan terbaik dalam mengambil keputusan sehuungan dengan tindakan pencegahan dan perbaikan

• Mengontrol proyek dalam rangka mengambil keputusan berarti

▪ Melakukan peninjauan atas situasi operasional proyek

▪ Menganalisis akibat negative yang sedang atau akan terjadi

▪ Menemukan tindakan penyelesaian atas kesulitan dan masalah proyek

▪ Mengendalikan dengan langkah antisipasi untuk menghindari perubahan yang berdampak negatif

▪ Menyelesaikan proyek sesuai rencana

▪ Memastikan dan menyakinkan bahwa manajer proyek mampu menangani dan menyelesaika sendiri bersama tim sukses pengelolaan proyek

Dalam pengambilan keputusan yang berat dan riskan karena menyangkut policy dan atau uang yang cukup besar dan untuk memperkecil dan menghindari resiko, perlu diambil langkah-langkah sebagai berikut, yaitu

(29)

- Pastikan bahwa keenam tindakan dalam pengambilan keputusan seperti tersebut diatas telah dilakukan secara maksimal

- Buat laporan tentang kemajuan , data, dan fakta yang akurat serta berikan alternatif pemecahan terbaik menurut tim proyek. Sampaikan kepada atasan agar memperoleh dukungan dan pertimbangan keputusan yang berbobot, mantap dan benar.(ini bukan berarti mendelegasikan tugas kepada atasan) - Perlu dimengerti bahwa tim proyek sangat memahami perihal detail dan

masalah opersional sehari-hari yang lebih mutakhir. Namun demikian umumnya para atasan (meskipun tidak selalu benar) mempunyai:

▪ Pengalaman (dan wawasan)yang lebih banyak

▪ Kekuasaan yang lebih besar dan menentukan atas sumber daya yang diperlukan

▪ Pengaruh atau akses pada kekuasaan

▪ Status yang lebih menyakinkan atau lebih tinggi

▪ Visi ke depan yang lebih luas, termasuk dalam hal policy perusahaan yang mungkin belum diketahui oleh tim proyek.

Pastikan bahwa tindakan diatas dilakukan karena benar dan perlu bukan sekedar menjilat dengan keputusan yang demikian maka upaya mengontrol proyek pasti akan mencapai sasarannya.

E. METODE

Pengembangan lebih lanjut fungsi manajemen, dilengkapi dengan metode.

Dalam pekerjaan konstruksi, metode pelaksanaan merupakan sarana manajemen yang penting, penyusunan metode pelaksanaan yang tepat, akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan konstruksi.

Metode pelaksanaan merupakan pedoman dan arahan yang jelas cara dan teknik menyelesaikan pekerjaan, urutan dan peralatan yang digunakan dan mempunyai bobot penilaian yang tinggi.

Metode pelaksanaan diuraikan lebih lanjut di Bab 6, Operasional Pelaksanaan Proyek, disamping dijelaskan lebih detail di materi tersendiri.

(30)

BAB 4

DOKUMEN YANG MENGIKAT PELAKSANAAN

PEKERJAAN KONSTRUKSI

4.1 KONTRAK PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Kontrak pelaksanaan konstruksi merupkan ikatan kontrak antara Pinbagpro/Pinpro/Satker dengan kontraktor, yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan atau pemilihan langsung, dokumen yang dipakai sebagai acuan yang mengikat kedua belah pihak adalah sebagai berikut:

➢ SURAT PERJANJIAN KONTRAK

➢ LAMPIRAN SURAT PERJANJIAN KONTRAK

▪ DOKUMEN KONTRAK

▪ JAMINAN PELAKSANAAN

▪ JAMINAN UANG MUKA

▪ JAMINAN PEMELIHARAAN

UNTUK PROSES PENGADAAN MELALUI PELELANGAN :

▪ BERITA ACARA PENJELASAN PELELANGAN

▪ BERITA ACARA PEMBUKAAN PENAWARAN

▪ BERITA ACARA PELELANGAN

▪ SURAT KEPUTUSAN PEMENANG TENDER

UNTUK PROSES PENGADAAN MELALUI PEMILIHAN LANGSUNG :

▪ BERITA ACARA PEMILIHAN LANGSUNG

▪ SK PENUNJUKAN PELAKSANA LAPANGAN

▪

Dokumen Kontrak, berasal dari Dokumen Lelang terdiri sebagai berikut :

DOKUMEN LELANG LCB

a. Pengumuman / Undangan Lelang b. Instruksi Umum kepada Peserta Lelang c. Instruksi Khusus Kepada Peserta Lelang d. Syarat-syarat Umum Kontrak

e. Syarat-syarat Khusus Kontrak f. Daftar Kuantitas dan Harga

(31)

g. Spesifikasi teknik

h. Gambar-gambar desain (tender drawing)

i. Bentuk-bentuk Jaminan Penawaran / Pelaksanaan / Uang Muka.

DOKUMEN LELANG ICB a. Instruction to Bidders b. Bidding Data

c. Invitation for Bids

d. Part I : General Conditions of Contract e. Part II : Conditions of Particular Applications f. Technical Specifications

g. Form of Bid, Appendix to Bid, and Bid Surety h. Bill of Quantities

i. Form of Agreement Forms of Performance Security Advance Payment Bank Guarantee

j. Tender Drawings k. Explanatory Notes

l. Dispute Resolution Procedure

m. Eligibility for The Provision of Goods, Works, and Service in FA Financed procurement

DOKUMEN KONTRAK LCB

a. Surat Perjanjian (termasuk Addendum Kontrak) b. Surat Penunjukan Pemenang Lelang

c. Surat Penawaran

d. Addendum Dokumen Lelang e. Data Kontrak

f. Syarat-syarat Kontrak g. Spesifikasi

h. Gambar-gambar

i. Daftar Kuantitas yang telah diisi harga penawarannya

j. Dokumen lain yang tercantum dalam data kontrak pembentuk bagian dari kontrak

DOKUMEN KONTRAK ICB a. The Contract Agreement b. The Letter of Acceptance

(32)

c. The Bid and Appendix to Bid d. The Conditions of Contract, Part II e. The Conditions of Contract, Part I f. The Specifications

g. The Drawings

h. The Priced Bill of Quantities

i. Other Documents (As listed in The Appendix to Bid)

4.2 KONTRAK PENGAWASAN KONSTRUKSI

Kontrak pengawasan konstruksi merupakan ikatan kontrak antara Pinpro Pengawasan dengan konsultan pengawas yang dibuat setelah melalui proses pengadaan berupa pelelangan atau pemilihan langsung. Dokumen yang dipakai sebagai acuan yang mengikat antara para konsultan dengan Pinpro adalah sebagai berikut :

➢ SURAT PERJANJIAN KONTRAK

➢ LAMPIRAN SURAT PERJANJIAN KONTRAK :

▪ TERMS OF REFERENCE

▪ BERITA ACARA PELELANGAN ATAU PEMILIHAN LANGSUNG

▪ SK PEMENANG PELELANGAN PENGAWASAN KONSTRUKSI, ATAU

(33)

BAB 5

KEWAJIBAN PENYEDIA JASA

5.1 KEWAJIBAN PELAKSANA KONSTRUKSI

1) Selama Construction Period :

✓ Penyiapan Rencana kerja, dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dipersiapkan untuk pelaksanaan : Man, Money, Machine, Material dalam batasan waktu yang ditetapkan.

✓ Menyusun time schedule dengan bar chart, critical path method, program linear, arrow diagram atau time grid diagram.

✓ Menyiapkan cash flow schedule – S curve.

✓ Meminta kesepakatan kepada pemberi pekerjaan tentang kriteria penilaian yang dipakai untuk menilai kewajaran, keterlambatan atau kekritisan pelaksanaan untuk mendapatkan performance bulanan dari kontraktor.

✓ Pembuatan base camp dan kantor proyek

✓ Mobilisasi personel dan alat-alat berat

✓ Menyediakan bahan dan material konstruksi

✓ Melaksanakan pekerjaan civil works sesuai dengan urutan jadwal pekerjaan dengan prinsip tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya

✓ Menyiapkan administrasi dan bukti-bukti penunjang untuk pengajuan monthly certificate (mencakup pengajuan advance payment, pembayaran prestasi pekerjaan, cicilan pembayaran kembali advance payment, retension money, pembayaran eskalasi dsb)

✓ Menyiapkan berkas pengajuan PHO kepada pemberi pekerjaan

2) Selama Warranty Period :

✓ Memelihara seluruh pekerjaan konstruksi yang telah di-PHO-kan

✓ Melakukan uji coba pengaliran

✓ Melakukan perbaikan-perbaikan yang masih kurang dan rusak

✓ Menyiapkan berkas pengajuan FHO kepada pemberi pekerjaan

✓ Menyelesaikan tagihan terakhir pembayaran pekerjaan dan penyelesaian administrasi untuk pengakhiran kontrak

(34)

5.2 KEWAJIBAN PENGAWAS KONSTRUKSI

Kewajiban Field Supervision Team

✓ Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini Pinbagpro Fisik) melakukan pengendalian atas pelaksanaan civil works yang dilakukan oleh kontraktor  Tepat mutu, tepat biaya, dan tepat waktu. Rujukan : dokumen kontrak.

✓ Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini Pinbagpro Fisik) mendorong kontraktor untuk memenuhi kewajibannya dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan hukum yang tercantum di dalam dokumen kontrak.

✓ Membantu Pengguna Jasa (dalam hal ini Pinbagpro Fisik) dalam menyikapi contract change order / addenda yang diperlukan di dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi oleh pelaksana.

✓ Melakukan review design dan membantu Pinbagpro Fisik memerintahkan kepada kontraktor untuk menyesuaikan pekerjaannya dengan hasil review design.

✓ Melakukan pengecekan, pengukuran, dan perhitungan volume setiap item pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor secara cermat sebagai bahan untuk menetapkan volume pekerjaan yang layak untuk dibayar oleh pemberi pekerjaan.

✓ Melakukan pemantauan secara terus menerus pelaksanaan pekerjaan lapangan (yang dikerjakan oleh kontraktor)  pengendalian mutu, dan kemajuan fisik / keuangan  untuk menjamin kesesuaiannya dengan dokumen kontrak dan melaporkannya kepada Pinpro Pengawasan dan Pinbagpro Fisik.

✓ Memeriksa dan menandatangani MC (Monthly Certificate) yang diajukan oleh kontraktor kepada Pinpro Pelaksanaan Konstruksi (Pinbagpro).

✓ Memeriksa as built drawing dan gambar pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor

✓ Menyiapkan Laporan Bulanan, Laporan Triwulan, dan Laporan Akhir Proyek.

✓ Menyiapkan data-data pelaksanaan konstruksi sesuai permintaan Core Team / Provincial Team.

✓ Membantu Pinbagpro Fisik dalam pelaksanaan PHO. Kewajiban Provincial Team

✓ Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Field Supervision Teams.

✓ Melakukan evaluasi atas kualitas pekerjaan kontraktor yang dilaporkan oleh Field Supervision Teams.

✓ Melakukan evaluasi atas progres fisik dan keuangan pekerjaan kontraktor yang dilaporkan oleh Field Supervision Teams.

(35)

✓ Melakukan evaluasi atas claim yang diajukan oleh kontraktor.

✓ Melakukan evaluasi atas keterlambatan pekerjaan kontraktor dan memberikan rekomendasi jalan keluarnya.

✓ Memberikan advis kepada Field Supervision Teams tentang prosedur pemantauan kegiatan kontraktor.

Kewajiban Core Team

✓ Melakukan koordinasi terhadap seluruh kegiatan konsultan (provincial team consultants maupun field supervision team consultants).

✓ Melakukan review pada kategori “major changes” terhadap design dan spesifikasi.

✓ Melakukan alih pengetahuan dan teknologi baik kepada personel provincial team, field team maupun personel dari pemberi tugas (pemerintah).

✓ Menjaga keserasian komunikasi dengan instansi-instansi dan berbagai pihak terkait dalam rangka mengimplementasikan kebijakan-kebijakan teknis (missal penetapan faktor-faktor yang dijadikan acuan dalam perhitungan pembayaran eskalasi) yang telah ditetapkan untuk proyek-proyek fisik yang koordinasinya berada di bawah pengawasannya.

(36)

Pelatihan Ahli Supervis i Konstruksi Jaringan Irigasi Manajemen Konstruksi

BAB 6

OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK

Untuk mendapatkan kepercayaan dalam pelaksanaan proyek, kontraktor harus berperan serta dengan mengikuti tahapan pra-kualifikasi, tender proyek dan pelaksanaan progress fisik proyek, serta penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek. Di sini hanya akan dibahas peran serta manajemen proyek sejak kontrak pelaksanaan pekerjaan ditandatangani (atau sejak kontraktor ditunjuk sebagai pemenang tender) sampai dengan penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek

Adapun 3 tahap pelaksanaan itu adalah : - Tahap persiapan pelaksanaan proyek - Tahap operasional pelaksanaan proyek - Tahap penyelesaian dan penyerahan proyek.

6.1 TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PROYEK

Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini terutama adalah melakukan pengadaan sarana dan prasarana pelaksanaan fisik proyek dan kegiatan administrasi yang diperlukan selama operasional pelaksanaan proyek

Persiapan sarana dan prasarana meliputi pembuatan dokumen (administrasi) keperluan operasional pelaksanaan proyek dan pekerjaan fisik seperti pembuatan jalan masuk, jalan kerja, bangunan fasilitas dan kantor proyek (lapangan) dan lain-lain. Pekerjaan fisik tersebut ada yang non pay items works maupun pay items works atau yang bisa ditagihkan pembayaran atau progress fisiknya. Yang non pay items works walaupun tidak bisa ditagihkan namun sebenarnya sudah diperhitungkan dalam biaya item pekerjaan tertentu.

6.1.1 SURAT PERINTAH MULAI KERJA (SPMK)

SPMK atau Commencement of Work (COW) diterbitkan oleh Pinpro/ Pinbagpro selambat-lambatnya 60 hari sejak penandatangan kontrak pekerjaan konstruksi, didahului dengan penandatangan Berita Acara Site Hand Over (serah terima lapangan) dari Pihak proyek (pinpro/pinbagpro) kepada kontraktor sebagai pelaksana pekerjaan konstruksi. Serah terima lapangan tersebut diselenggarakan setelah seluruh permasalahan yang terkait dengan pemerintah atau masyarakat setempat (misalnya pembebasan tanah) terselesaikan. Tanggal penerbitan SPMK merupakan saat awal periode konstruksi (construction period) atau dapat juga

(37)

disebut sebagai awal dari pelaksanaan kontrak (contrac period). Jika construction period dimulai sejak COW dan berakhir pada PHO (provisional hand Over) maka contract period dimulai sejak COW dan berakhir pada FHO (Final hand Over).

6.1.2 PERTEMUANAWAL (PRECONSTRUCTIONMEETING)

Pre Construction Meeting atau Rapat Persiapan Pelaksanaan adalah pertemuan antara Pihak Proyek (Pinbagpro, Pinpro, Kepala Dinas), Kontraktor dan Konsultan yang dilakukan selambat-lambatnya 14 hari setelah diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) oleh Pinbagpro, guna membahas dan kemudian menyepakati bersama berbagai hal yang secara umum adalah sebagai berikut :

• Organisasi kerja pelaksanaan konstruksi. • Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan.

• Review dan penyempurnaan terhadap construction schedule yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu.

• Jadwal mobilisasi personel dan peralatan.

• Jadwal pengadaan bahan dan penggunaan peralatan.

• Menyusun rencana pemeriksan lapangan (mutual check) dan review terhadap design yang ada.

• Menentukan lokasi sumber quarry (sumber bahan/material), estimate kuantitas bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.

• Pendekatan kepada masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat berkaitan dengan pelaksanaan proyek (misalnya masalah jalan akses ke lokasi quarry).

Jadi dengan demikian tujuan penyelenggaraan Pre Construction Meeting adalah menyatukan pengertian terhadap seluruh isi Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan-kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat di dalam Dokumen Kontrak serta membahas jalan keluar terhadap kendala-kendala yang mungkin terjadi selama pelaksanaan konstruksi. Adapun substansi pokok yang dibahas dalam Pre Construction Meeting adalah sebagai berikut:

a.

Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang : o Pekerjaan tambah kurang

o Termination atau forfeiture o Mobilisasi

(38)

o Insurance of works o Organisasi kerja.

b.

Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, antara lain : o Request and Approval dalam rangka Examination of Works

o Extension time for completion of works/perpanjangan waktu pelaksanaan o Gambar pelaksanaan/kerja dan kelengkapannya

o Pengajuan MC (Monthly Certificate) o PHO dan FHO

o Pembuatan Addendum Kontrak

o Jadual pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personel

o Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu

o Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan bersama (mutual check) sehubungan dengan Review design terhadap design yang ada dalam dokumen kontrak.

c.

Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan, antara lain : o Pelaksanaan konsruksi SDA misalnya saluran, bendung dll. o Pelaksanaan produksi agregat untuk beton

o Menentukan lokasi sumber bahan material (quarry), estimate kuantitas bahan beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan o Pendekatan terhadap masyarakaat dan Pemerintah Daerah setempat

mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan.

Peran masing-masing unsur dalam Pre Construction Meeting

a.

Peran Atasan Langsung Pinpro (=Kepala Dinas, unsur Pemerintah)

– Sebagai moderator dan nara sumber

– Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek

– Menjelaskan bahwa Pinbagpro ikut bertanggung jawab terhadap Review Design beserta prosedur survey sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman awal pelaksanaan pekerjaan

– Lain-lain yang dianggap perlu.

b.

Peran Pinpro/Pinbagpro Pengawas (unsur Pemerintah)

(39)

– Menjelaskan prosedur Review Design termasuk : o Metodologi survei

o Cara pembuatan gambar kerja

o Mekanisme proses administrasi Review Design dan Proses Addendum Kontrak atau Memorandum Kontrak.

– Menjelaskan kapan Review Design harus diselesaikan.

– Menjelaskan prosedur dan jadual kerja seluruh tenaga konsultan supervisi mulai dari mobilisasi sampai demobilisasi.

– Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab konsultan supervisi serta kualifikasi personelnya.

– Menjelaskan laporan-laporan kemajuan pelaksanaan fisik yang akan dibuat oleh konsultan supervisi dan distribusi laporan-lapora yang terdiri dari : o Monthly Executive Summary Report

o Monthly Progress Report o Quarterly Report

o Quality Control Report o Technical Report

▪ Review Design / Technical Justification Report

▪ Technical Paper o Draft Final Report o Final Report

Serta kapan waktunya laporan tersebut harus selesai dikirim.

– Menjelaskan bahwa konsultan bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen lapangan

– Menjelaskan adanya penilaian performance konsultan atau kontraktor yang sedang melaksanakan pekerjaan.

– Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak konsultan.

– Secara periodik Bagpro Pengawasan akan melaksanakan uji petik.

– As built drawing harus dibuat sesuai dengan standar yang berlaku.

– Lain-lain yang dianggap perlu.

c.

Pinpro/Pinbagpro Fisik (unsur Pemerintah)

– Sebagai Chairman

(40)

– Membahas struktur `organisasi pelaksanaan konstruksi yang diusulkan oleh kontraktor maupun yang disarankan oleh konsultan supervisi.

– Membahas tugas kontraktor mengenai :

o Survei dan membuat gambar kerja/pelaksanaan o Rencana pengadaan personel, peralatan dan bahan.

o Penyiapan Construction Schedule – Financial Progress Schedule – S Curve.

– Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda.

– Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO dan FHO.

– Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO maka Pinbagpro akan mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat sekitar proyek tentang akan selesainya proyek untuk menghindari adanya tagihan utang yang belum dibayar oleh kontraktor kepada masyarakat sekitar proyek.

– Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur proyek (Pinbagpro, Kontraktor dan Pengawas) dalam hal perlunya contractor’s request sebelum dimulainya pekerjaan dan sebelum mulainya penerimaan pekerjaan (waktunya ditentukan oleh Pinbagpro Fisik).

– Menjelaskan kapan serah terima lapangan dapat dilakukan.

– Menjelaskan kewajiban pembayaran untuk pungutan retribusi maupun asuransi.

– Menjelaskan prosedur pembongkaran dan penyerahan barang bekas,

– Menjelaskan kapan tanggal mobilisasi terakhir dan kapan akhir masa konstruksi dan apa sanksi-sanksinya jika tanggal tersebut dilewati.

– Menjelaskan standar Laporan Harian dan Mingguan yang sudah merupakan standar baku yang harus dicontoh.

– Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (Monthly Certificate).

– Menjelaskan proses pengujian bahan.

– Menjelaskan perlu tidaknya sondir pada awal sebelum dimulainya pekerjaan pondasi suatu bangunan misalnya bendung, talang dll .

– Membahas metode pelaksanaan yang diajukan oleh kontraktor pada saat pelelangan.

– Menjelaskan bahwa Quality Control untuk pekerjaan sumber daya air menggunakan fasilitas laboratorium yang disediakan oleh kontraktor dari item mobilisasi.