4.1. Sejarah dan Kondisi Umum Perusahaan
PT. Collega Inti Pratama Jakarta merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di bidang teknologi informasi, khususnya dalam bidang jasa konsultasi dan pengembangan aplikasi komputerisasi perbankan dengan produk utama OLIBs(On Line Integrated Banking System). Badan usaha ini mengkonsentrasikan diri dalam melakukan riset dan pengembangan teknologi informasi perbankan.
PT. Collega Inti Pratama didirikan pada awal Februari 2001, pendirinya adalah kumpulan dari grup professional muda yang tergabung dalam ikatan emosional yang tinggi untuk mengabdi kepada bangsa dan negara. Dalam usia yang sangat relatif masih muda, badan usaha ini telah menangani pengembanganInformation Technology di beberapa bank, sebagian besar di Bank Pembangunan Daerah. Badan usaha ini merupakan pengembangan dari Tim Konsultan IT yang mengembangkan Teknologi Informasi di BPD Bali. Badan usaha ini dibentuk untuk lebih meningkatkan professionalisme dalam memberikan pelayanan kepada perbankan sebagai pengguna aplikasi OLIBs, dan memberikan jaminan pemeliharaan jangka panjang.
Di samping membangun sistem aplikasi perbankan OLIBs, PT. Collega Inti Pratama juga membantu bank dalam menyusun pedoman operasional berupa SOP (Standar Operating Procedure), Pedoman Audit TI, Pedoman Akuntansi Bank, Pembinaan Dokumen Perusahaan dan lain-lain.
Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, PT. Collega Inti Pratama memiliki unitResearch and Development sendiri. Dengan jumlah karyawan in-house staff lebih dari 90 personil yang bekerja penuh unt uk perusahaan, 80% diantaranya merupakan tenaga profesional seperti analis sistem, programmer dan manajer proyek yang ahli dalam sistem dan teknologi perbankan. PT. Collega Inti Pratama juga didukung olehassociate senior consultants bidang perbankan dan teknologi informasi agar siap menghadapi tantangan dalam penyediaan aplikasi perbankan yang terus berkembang.
31
4.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan
PT. Collega Inti Pratama mempunyai visi sebagai perusahaan lokal yang menghasilkan produk dan jasa di bidang Teknologi Informasi dengan kualitas dan standar mutu internasional dengan harga yang kompetitif untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Misi dari PT. Collega Inti Pratama yaitu mendidik, membina dan memberdayakan sumber daya manusia yang berpotensi agar dapat menjadi tenaga yang professional, memiliki kecerdasan emosional dan spiritual, sehingga menghasilkan sumber daya manusia yang menguasai IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi) dan memiliki IMTAK (Iman dan Takwa).
Sejak pertama berdiri PT. Collega Inti Pratama Jakarta memiliki motto "TOGETHER WE MAKE IT BETTER", yang artinya bersama pelanggan menjalin kemitraan untuk menghasilkan hasil karya (khususnya Teknologi Informasi) yang lebih baik.
4.3. Produk Perusahaan
PT. Collega Inti Pratama Jakarta bergerak dalam bidang-bidang yang menghasilkan produk dan jasa yang dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Konsultan
PT. Collega Inti Pratama melakukan perencanaan pengembangan sistem (Information Technology Strategic Planning) untuk memenuhi kebutuhan implementasi jangka panjang. Solusi ini dilakukan oleh beberapa konsultan senior yang telah berpengalaman di bidang perbankan skala nasional mulai dari Survey, Assesment, Evaluasi dan Rekomendasi, semuanya dirakit dalam bentuk yang mudah dipakai sebagai acuan atau blue print pengembangan Teknologi Informasi jangka panjang.
2. Core Banking System OLIBs (On Line Integrated Banking System) On Line Integrated Banking System (OLIBs) merupakan suatu paket aplikasi core banking system yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan bank kecil dan menengah. Aplikasi ini telah diimplementasikan di beberapa BPD dan telah teruji, sehingga resiko
32
kegagalan investasi terhadap pengembangan teknologi informasi bank dengan mengimplementasikan sistem ini dapat diminimalkan.
Aplikasi OLIBs ini menggunakan teknologiClient server dengan pendekatan 3 tiers di mana antara server untuk aplikasi,database dan client dipisahkan satu sama lain untuk memberikanresponse time yang dapat dipertanggungjawabkan. Bahasa yang digunakan adalahPower Builder yang mendukung Object Oriented Programming dan Rapid Application Depelopment Tool. Sedangkan database system yang digunakan adalah DB2.
Aplikasi ini memiliki modul aplikasi perbankan yang standar meliputi giro(current account), tabungan (saving account), deposito (time deposit), sertifikat deposito, pinjaman (loan), kiriman uang (transfer), inkaso, garasi bank, pembukuan, konsolidasi, data warehouse, modul ATM (Automatic Teller Machine). Seluruh modul sudah integrated. Pemasukan data dilakukan secara single entry dan mengubah data secarareal time.
Database dan pemrosesan secara terpusat (centralized) dengan platform hardware yang bebas multi platform baik PC, midrange computer maupun mainframe, memungkinkan pengembangan yang sejalan dengantrend perkembangan teknologi masa kini. Sedangkan operating system yang dapat digunakan adalah Windows, Linux, UNIX, OS/400 atau lainnya sesuai dengan hardware yang digunakan. Untuk
online system, aplikasi ini menggunakan protocol TCI/IP.
Aplikasi ini dibuat secarauser friendly sehingga mudah dioperasikan, dan dibangun dengan sistem parameter sehingga pemakai dapat mengembangkan sendiri dengan mudah dan cepat.
Kebenaran data dapat dijamin dengan adanya sistem verifikasi sedangkan keamanan sistem disediakan melaluimulti layer security yang meliputi security dari operating system, database, aplikasi serta organisasi dan tata kerja pengguna sendiri. Untuk keperluan audit disediakanlog file.
33
Beberapa informasi untuk manajemen bank tersedia dalam aplikasi ini seperti MIS (Management Information System) dan FIS (Financial Information System).
ATMSwitching eMWARE (Enterprise Middle Ware)
eMWARE adalah aplikasiswitching yang memungkinkan pengguna ATM(Automatic Teller Machine) dan hubungan antar komputer induk (host to host). Aplikasi ini dikembangkan oleh putra bangsa Indonesia sendiri dengan kualitas dan fasilitas yang tidak kalah dibanding aplikasi buatan manca negara.
Outsourcing
Selain produk di atas, PT Collega Inti Pratama juga memberikan pelayanan khusus berupaturnkey project yang dikembang sesuai dengan permintaan client. Pelayanan ini relatif membutuhkan kerjasama yang baik dan terpadu antara perusahaan dengan client, berikut ini contoh outsourcing yang ditangani:
a. Core Banking System
b. Data Communication Facilities c. Data Center Operation
d. Storage Management/Data Recovery Center e. Switching Center
f. ASP(Application Service Provider). Training & Education
Di bidang ini PT Collega Inti Pratama memberikan jasa untuk in-house bagi perusahaan maupun instansi untuk peningkatan sumber daya manusia dalam
menyongsong era komputerisasi. Paket yang diberikan meliputi pelatihan mengenai: a. SOP(Standard Operating Procedure) Perbankan
b. IT Audit
Di samping jasa training tersebut PT Collega Inti Pratama juga memberikan kemungkinan untuk penyelenggaraanCorporate Training dengan penekanan yang lebih terarah terhadap kepentingan organisasi baik secara struktural ataupun fungsional.
34
Penyusunan Prosedur atau Pedoman Kerja
a. SOP(Standard Operating Procedure) baik mengenai produk maupun jasa perbankan,front office maupun back office.
b. Pedoman Audit Teknologi Informasi c. Pedoman Akuntansi.
7. Record Management System
a. Sistem Informasi Pembinaan Dokumen Perusahaan- Enterprise Record's Management Information System (eRMIs) adalah suatu sistem yang dirancang dan dikembangkan secara terpadu dengan memberdayakan serta memperhatikan kecenderungan (trend) pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
b. Jenis produk yang ditawarkan (tatalaksana dan aplikasi komputerisasi):
1. Modul Pengorganisasian Fungsi Administrasi 2. Modul Penciptaan Tulisan Dinas
3. Modul Pengendalian Tulisan Dinas Masuk 4. Modul Pembinaan Dokuman Kredit 5. Modul Penanganan Arsip Aktif 6. Modul Penanganan Arsip Semi-Aktif 7. Modul Penanganan Arsip In-Aktif 8. Modul Pembenahan Arsip.
Agar lebih jelas mengenaiBusiness Framework PT. Collega Inti Pratama terdapat pada Lampiran 1.
4.4. Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Collega Inti Pratama Jakarta dalam pengelolaan organisasinya memiliki struktur organisasi yang terdiri dari tingkatan paling atas yaituShare Holders Meeting atau Rapat Umum Pemegang Saham, di bawahnya terdapat President Director yang membawahi tiga jabatan penting yaitu Operational Director, Technical Director dan Internal Service yang setiap keputusan dan pelaksanaan tugasnya didukung dan diawasi olehInternal Quality Audit dan Management Consultant ISO. Juga terdapat divisi-divisi dan bagian-bagian
35
4.5. Deskripsi Kerja Bagian yang Terkait pada Proses Pengajuan Cuti.
Dalam penjelasan mengenai deskripsi prosedur pengajuan cuti, penulis akan membatasi pada bagian yang terkait dengan objek yang diteliti sesuai dengan alur prosedur pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Adapun bagian yang terkait pada prosedur ini adalah sebagai berikut:
1. President Director
Bertanggung jawab kepadaShare Holders Meeting serta berperan aktif dalam:
a. Melaksanakan misi dan visi kantor secara keseluruhan dalam memperoleh laba.
b. Mengelola pelaksanaan sistem dan prosedur.
c. Merencanakan, mengambangkan, melaksanakan, serta mengelolah layanan unggul kepadacustomer.
d. Memberikan kontribusi yang nyata kepada upaya pencapaian laba perusahaan secara keseluruhan.
e. Memberikan kontribusi yang nyata untuk mendorong pemberdayaan sistem yang dikembangkan dalam setiap produk.
f. Melaksanakan perbaikan/penyelesaian temuan hasilInternal Quality Audit dan Management Consultant.
g. Melaksanakan kepatuhan terhadap sistem dan prosedur, peraturan suatu produk IT yang hendak diciptakan serta perundang-undangan yang berlaku.
h. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok, fungsi serta kegiatannya.
2. Human Resource Development atau Personnel and Legal Memberikan dukungan kepadaInternal Service serta berperan aktif dalam dua bagian: a. Personal
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan perekrutan karyawan.
2. Bertanggung atas pelaksanaa Pelatihan Karyawan.
36
3. Bertanggung jawab atas penyelenggaran kegiatan Administrasi untuk Jamsostek karyawan.
4. Bertanggung jawab atas penyelengaraan kegiatan Administrasi AKDHK bagi karyawan.
5. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penilaian terhadap kayawan setiap tahun sekali.
6. Bertanggung jawab atas terselenggaranya ISO 9001 diUnit Personnel dan Legal. 7. Bertanggung jawab atas Penyusunan Peraturan Perusahaan.
8. Bertanggung atas pelaksanaan Peraturan Perusahaan di lingkungan Perusahaan. 9. Bertanggung atas pelaksanaan sanksi hukuman dan penghargaan kepada
karyawan.
10. Bertanggung jawab dalam penyelesaian perselisihan ketenaga kerjaan di lingkungan Perusahaan.
11. Bertanggung jawab atas keamanan dan ketertiban di lingkungan kantor baik di Wisma maupun di Mess Kahfi.
12. Bertanggung jawab atas pelaksanaan administrasi klem biaya pengobatan karyawan.
13. Bertanggung jawab atas kebersihan di lingkungan kantor baik di Wisma maupun di Mess Kahfi.
14. Bertanggung jawab atas pemeliharaan data karyawan.
15. Bertanggung jawab atas berjalannya fungsi kesekretariatan (Baik kesekretariatan Direksi maupun Divisi di Perusahaan)
16. Bertanggung jawab atas pengurusan dan pemeliharaan dokumen ketenaga kerjaan di Perusahaan (Wajib lapor, perpanjangan PP).
17. Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi Kepersonaliaan.
18. Bertanggung jawab atas penilaian Sumber Daya Manusia yang ada di Unit Personnal dan Legal.
37
b. Legal
1. Bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen hukum guna kepentingantender Perusahaan.
2. Bertaanggung jawab atas pengurusan terhadap dokumen perusahaan.
3. Bertanggung jawab dalam pembuatan perjanjian kerjasama dengan Customer beserta perubahan-perubahannya.
4. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan RUPS baik tahunan maupun luar biasa.
5. Bertanggung jawab atas penyimpanan dari semua perjanjian kerja sama antara PT. Collega Inti Pratama dengan pihak lain.
6. Bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen-dokumen hukum dari PT. Collega Inti Pratama Jakarta.
7. Bertanggung jawab atas penyelesaian sengketa hukum antara perusahaan dengan pihak lain.
8. Bertanggung jawab atas updating ketentuan dan undang- undang dari pemerintah yang berpengaruh terhadap bisnis perusahaan. 9. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan dan penyimpanan
dokumen asuransi PT. Collega Inti Pratama Jakarta.
10. Bertanggung jawab atas terpenuhinya semua ketentuan perundang-undangan dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan.
11. Bertanggung jawab dalam pemeliharaan dokumen hukum PT. Collega Inti Pratama Jakarta.
4.6. Investigasi Sistem
Pembuatan sistem informasi dimulai dengan mengamati terhadap sistem di dunia nyata. Hasil pengamatan tersebut akan diterapkan ke dalam bentuk perangkat lunak yang mewakili di dunia nyata tersebut.
Investigasi sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
38
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehinga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap investigasi merupakan tahap yang pentin g, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap perancangan. Investigasi sistem
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan data dan prosedur suatu sistem yang sedang berjalan di suatu perusahaan. 4.6.1. Peraturan Cuti yang sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang akan dibahas adalah prosedur sistem pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta di mana terdapat beberapa jenis cuti dan persyaratannya yang harus dipenuhi oleh karyawan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh bagian Human Resource Development (HRD) atauPersonnel and Legal.
Penjelasan tentang jenis cuti dan persyaratannya sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh PT. Collega Inti Pratama Jakarta dalam Buku Saku Peraturan Perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Cuti Tahunan
a. Pada dasarnya cuti tahunan Karyawan wajib dilaksanakan. Dalam pelaksanaannya perlu dibicarakan dengan pihak Pengusaha.
b. Cuti tahunan diberikan selama 12 (dua belas) hari kerja setelah karyawan bekerja selama 12 (dua belas) bulan bekerja berturut-turut dengan mengajukan permohonan terlebih dahulu dan mendapat persetujuan dari Pengusaha.
c. Cuti tahunan dapat digunakan pada awal tahun berikutnya setelah tahun berjalan, kecuali untuk satu kepentingan yang tak dapat ditangguhkan dengan seizin Pengusaha.
d. Cuti tahunan tidak dapat ditimbun dan akan hangus setelah jangka waktu 12 (dua belas) bulan sejak munculnya hak cuti.
e. Berdasarkan pertimbangan dan sifat kondisi kerja, Pengusaha dapat menetapkan sebanyak-banyaknya 3 (tiga) hari kerja dari cuti tahunan sebagai cuti bersama.
39
f. Cuti tahunan yang tidak dilaksanakan, Pengusaha tidak memberi uang sebagai pengganti cuti tahunan.
g. Apabila Karyawan yang akan melaksanakan cuti tahunan diminta untuk tetap masuk bekerja, tidak dalam maksud penundaan/penyesuaian jadwal cuti, maka Perusahaan berkewajiban membayar kompensasi dengan perhitungan lembur hari libur.
h. Pengusaha dapat melakukan pemotongan hak atas cuti karyawan dalam hal karyawan berhalangan masuk kerja dengan alasan selain diatur dalam Peraturan Perusahaan.
2. Cuti Besar
a. Cuti Besar diberikan selama 1 (satu) bulan penuh setelah karyawan bekerja selama 5 (lima) tahun berturut-turut tanpa terputus-putus.
b. Sisa cuti besar 1 (satu) bulan yang tidak digunakan oleh Karyawan dapat diganti dengan uang ganti cuti besar yang besarnya akan diatur tersendiri dalam Surat Keputusan Pimpinan Perusahaan.
c. Karyawan yang akan menggunakan cuti besar harus mengerjakan permohonan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum cutinya dimulai.
3. Cuti Hamil
a. Cuti hamil diberikan selama 45 (empat puluh lima) hari sebelum dan 45 (empat puluh lima) hari sesudah melahirkan dan tidak dapat diperpanjang kecuali dengan rekomendasi dokter yang ditunjuk oleh Pengusaha.
b. Cuti hamil diberikan setelah dokter/bidan yang ditunjuk oleh Perusahaan memperkirakan waktu kelahiran bayinya.
c. Cuti hamil diberikan maksimum 45 (empat puluh lima) hari sesuai dengan keterangan dokter/bidan yang ditunjuk oleh Pengusaha, apabila yang bersangkutan melahirkan sebelum waktunya atau keguguran.
40
4.6.2. Prosedur Pengajuan Cuti
Prosedur pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta dilakukan secara manual baik dilakukan di dalam maupun di luar kantor. Terdapat beberapa tahap yang harus dilalui oleh karyawan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut:
1. Karyawan yang akan melakukan cuti harus mengisi absensi sebelum mengajukan cuti.
2. Setelah mengisi absensi selanjutnya karyawan menghadap divisi bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal untuk
melakukan pengajuan cuti.
3. Bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal memproses otorisasi perijinan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. 4. Bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal
memberikan laporan kepada bagianPresident Director.
5. Selanjutnya Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal mengeluarkan List perizinan cuti baik diterima atau tidaknya dengan
proses yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
6. Sedangkan prosedur pengajuan cuti yang dilakukan di luar kantor sama dengan tahap prosedur pengajuan yang dilakukan di dalam kantor hanya saja proses pengirimannya melaluiFax.
4.6.3. Diagram Alir Dokumen (Flow Map) yang sedang Berjalan
Analisis dokumen di bawah ini merupakan prosedur pengajuan cuti yang sedang berjalan pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta.
Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta:
1. President Director
2. Human Resource Development atau Personnel and Legal 3. Karyawan
41
Agar lebih mudah dan jelas untuk dipahami dapat dilihat pada Gambar 10 yang memuat diagram alir dokumen (Flow Map) yang sedang berjalan.
Gambar 10. Flow Map yang sedang berjalan Keterangan:
J : Operasi manual :Offline
: Alir data
Cek Data Karyawan
: Dokumen storage
A: Data Absensi B: Data Karyawan
Proses Pengajuan
42
4.6.4. Dokumen yang sedang Berjalan
Analisis dokumen yang sedang berjalan yaitu terdapat beberapa dokumen yang digunakan dalam prosedur pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta, antara lain:
1. Formulir Pengajuan Cuti
Formulir pengajuan cuti adalah lembar yang harus diisi oleh karyawan untuk mengajukan cuti yang berisikan item Nama, Departemen, Divisi, Tanggal (lamanya cuti), Keperluan, dan Alamat. Agar lebih mudah dan jelas untuk dipahami dapat dilihat pada Lampiran 3.
2. Data Karyawan
Data Karyawan adalah data yang berisikan tentang biodata karyawan yang terdiri dari NIP, Nama, Tempat lahir, Tanggal l ahir, Jenis Kelamin, Alamat, Tahun masuk, Jabatan.
3. List Perizinan
List Perizinan adalah data yang sudah diproses baik dalam bentuk tertulis maupun tidak tertulis.
4. Absensi
Absensi adalah data yang harus diisi dalam bentuk tertulis sebelum melakukan kegiatan tertentu.
4.6.5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada Website PT. Collega Inti Pratama Jakarta
PT. Collega inti Pratama Jakarta memiliki sebuahwebsite
(Lampiran 4) yang digunakan sebagai sarana promosi produ k perusahaan secara online.
Di dalamwebsite tersebut terdapat sebuah sistem informasi sumber daya manusia (Lampiran 5.) yang dapat diakses setelah karyawan berhasillogin ke dalam intranet melalui Server yang berada di kantor pusat. Penulis tidak menampilkan keseluruhan isi dari sistem ini karena untuk kepentingan rahasia perusahaan. Dengan aplikasi ini, pekerjaan yang sehari-hari dikerjakan oleh karyawan bagian personalia akan diotomasikan melalui sistem terkomputerisasi. Aplikasi ini menyediakan sistem pelaporan yang
43
lengkap, proses pencarian data yang cepat dan memberikan nilai tambah bagi manajemen untuk dapat lebih tepat mengelola sumber daya manusia yang ada.
Bagi karyawan bagian personalia, tentunya aplikasi ini akan memberikan kemudahan, karena semua formulir yang berkaitan dengan bisnis proses sudah disimpan dalam aplikasi. Sehingga cukup dengan perintah cetak dari aplikasi, formulir akan dicetak bersama dengan isian yang sudah diinputkan oleh karyawan tersebut. Bahkan, apabila formulir yang dicetak masih memerlukan pengeditan, maka formulir tersebut masih dapat diubah kembali dari aplikasi Microsoft Word atau Microsoft Excel.
Berikut adalah layanan yang disediakan: 1. Modul Layanan Self Service
a. Aplikasi perjalanan dinasonline b. AplikasiReimbursment online
c. Aplikasi permohonancash advance online 2. Modul Aplikasi Penggajian
3. Modul Aplikasi Mutasi 4. Modul Aplikasi Kesehatan
5. Modul Aplikasi Pelatihan Karyawan 6. Modul Data Center Karyawan
a. Data Histori Pekerjaan b. Data Keluarga
c. Data Prestasi dan Penghargaan d. Data Catatan Hitam
7. Executive Information Service 4.6.6. Identifikasi Masalah/Peluang
Berdasarkan analisis yang dilakukan pada tahap awal pada prosedur pengajuan cuti yang dilakukan pada bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal, dapat didefinisikan beberapa hal sebagai berikut:
44
a. Pengisian formulir cuti yang dilakukan karyawan masih manual dan belum terkomputerisasi dan pengiriman formulir cuti untuk karyawan yang berada di luar dilakukan melalui faksimili serta pencarian arsip karyawan menyebabkan terbuangnya waktu dan menimbulkan keterlambatan terutama dalam penyiapan laporan manajemen. b. Peluang yang ditemukan adalah:
1. Adanya sistem informasi sumber daya manusia padawebsite PT. Collega Inti Pratama Jakarta melalui akses intranet yang hanya bisa diakses oleh karyawan PT. Collega Inti Pratama.
2. Pembentukan pusat data di kantor pusat PT. Collega Inti Pratama Jakarta untuk memudahkan penyiapan laporan dan proses pengajuan cuti.
4.7. Analisis Sistem
Tahap analisis sistem dalam sebuah rancang bangun sistem dimaksudkan untuk menghasilkan functional requirement system yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna. Dengan menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai langkah lebih lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat sistem pengajuan cuti dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara komputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.
Pada tahapan ini dijelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi atau bermanfaat. Perancangan sistem dibagi menjadi dua yaitu desain konseptual atau desain secara umum atau desain logika atau desain secara makro dan desain secara terinci atau desain secara fisik.
Pada tahap perancangan sistem ini akan diberikan beberapa tahapan, yang akan dimulai dari Diagram Konteks(Context Diagram), Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), dan Kamus Data (Data Dictionary). 4.7.1. Context Diagram (CD)
Diagram Konteks(Context Diagram) adalah diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data
45
antara sistem dengan bagian-bagian luar sistem. Diagram Konteks ini juga disebut dengan DFD level 0, dan DFD ini merupakan DFD level paling atas yang hanya terdiri dari suatu proses yang menggambarkan sistem atau program secara keseluruhan.
Alat analisis ini digunakan untuk menggambarkan keterkaitan antara sistem pengajuan cutionline dengan entitas eksternal yang menjadi sumber informasi dan entitas luar yang menerima informasi seperti terlihat pada Gambar 11 berikut ini:
Gambar 11. Diagram konteks yang diusulkan Keterangan:
O :
4.7.2. Data Flow Diagram (DFD)
DFD (Data Flow Diagram) memungkinkan
pengembangan untuk mengembangkan model data informasi dan fungsi tersebut pada saat yang bersamaan. DFD (Data Flow Diagram) juga menunjukan aliran suatu data diubah bentuk seakan -akan data tersebut bergerak melalui sistem. DFD selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 12.
4.7.3. Data Dictionary (DD)
Kamus data ataudata dictionary merupakan deskripsi dari setiap elemen data yang terdapat dalam program yang meliputi nama arus data, bentuk data, urutan proses, elemen data, dan keterangan dari data.Agar diperoleh persamaan persepsi dan penjelasan yang utuh tentang sistem pengajuan cuti online diperlukan adanya rincian identitas data yang mampu menggambarkan