LAPORAN EVALUAS I PENGENDALIAN S IS TEM VAN SALES PAD A PT. TIRTA INVES TAMA, JAKARTA
V. Hasil Evaluasi
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan terdapat temuan-temuan yang bersifat positif dan negatif. Temuan positif merupakan temuan terhadap standar/ prosedur/ kebijakan yang telah dilakukan oleh perusahaan dengan baik.
Sedangkan, temuan negatif merupakan temuan kelemahan potensial yang terjadi pada aktivitas bisnis perusahaan yang dapat mengakibatkan kerugian sehingga perlu dilakukannya perbaikan atau perubahan.
• Temuan Positif :
1. Pada PT. Tirta Investama terdapat bagian SIR (System Investigation Request) untuk menangani jika ada bug ataupun error pada sistem van sales.
2. Tiap karyawan diberikan pelatihan minimal 16 jam /tahun yang berhubungan dengan IT.
3. Adanya DR (Decision Recovery) untuk setiap pelaksanaan pemulihan ulang data.
4. Login user account SAP diganti setiap 3 bulan sekali, untuk penggunaan user id dan password bisa dikombinasikan dengan huruf dan angka.M aksimal
16digit.
5. Karyawan tidak diperkenankan untuk melakukan proses transfer data menggunakan flashdisk/usb port untuk menghindari terjadinya penyebaran virus dan pencurian data.
6. Setiap problem user dicatat, dan didokumentasikan ke dalam lotus notes. 7. Aqua menyediakan security officer untuk pemenuhan service desk. • Temuan Negatif
1. Domain Plan & Organize
PO2 Define the Information Architecture Temuan :
PT. Tirta Investama tidak memiliki kamus data dan peraturan yang dapat memudahkan adanya kemudahan dalam mengakses sistem van sales.
Dampak Masalah :
Dapat memungkinkan terjadinya suatu kesalahan pada end user sistem van sales yang mengakibatkan hasil output yang kurang optimal.
Rekomendasi :
M anajemen perusahaan harus membuat kamus data agar membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara tepat sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
PO3 Determine Technological Direction Temuan:
Perusahaan tidak menganalisa keadaan dan kemunculan teknologi untuk diterapkan kedepan dalam sistem van sales
Dampak masalah:
Sistem van sales tidak mengikuti teknologi seiring perkembangan zaman dan bersifat monoton.
Rekomendasi:
Perusahaan harus lebih melakukan inovasi terhadap perkembangan teknologi yang terbaru untuk diterapkan dalam sistem van sales
PO4 Define the IT Processes, O rganisation and Relationships Temuan :
PT. Tirta Investama tidak memiliki keorganisasian eksternal yang menunjukan keperluan dalam sistem van sales.
Dampak Masalah :
Jika tidak ada kerjasama dengan pihak eksternal, maka keterbatasan sumber daya spesifik yang diperlukan untuk inovasi akan semakin sedikit, yang menyebabkan perusahaan kurang dalam melakukan inovasi.
Rekomendasi :
M eskipun perusahaan memiliki keorganisasian internal, tetapi perlu adanya kerjasama dalam keorganisasian eksternal untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pihak luar.Sehingga perusahaan mampu mengembangkan inovasi dalam sistem van sales.
PO10 Manage Projects Temuan :
Perusahaan tidak memiliki perencanaan terhadap kualitas proyek yang dijalankan
Dampak masalah :
Semua proyek yang berjalan tanpa pengendalian dan tanpa adanya pengawasan sehingga persentase proyek terkadang tidak sesuai dan tepat pada waktunya dan sesuai anggaran.
Rekomendasi :
M elakukan review dan evaluasi terhadap kualitas kinerja proyek yang telah berjalan, memberikan transparansi tentang status proyek serta
mengeluarkan pedoman manajemen proyek dalam usaha pencapaian kualitas proyek yang maksimal.
2. Acquire and Implement
AI2 Acquire and maintain application software Temuan :
Perancangan, pengembangan, pengujian dan pengawasan sistem sebagian besar dilakukan di Paris yang merupakan pusat riset dan pengendalian Danone Group, sedangkan PT. Tirta Investama, Jakarta hanya melakukan implementasi dan maintenance sistem saja.
Dampak masalah :
Pengunaan software dan hardware yang hanya berstandarkan pada ketentuan kantor pusat tanpa memperhitungkan perkembangan TI dapat memperlambat kinerja kegiatan operasional.
Rekomendasi :
PT.Tirta Investama sebaiknya berani menyarankan hardware atau software secara langsung kepada Danone, Paris sebagai pusat dari group guna menunjang kegiatan operasional perusahaan agar menjadi lebih optimal dengan penggunaan TI yang mengikuti perkembangan TI.
AI 5 Procure IT resources Temuan :
Perusahaan tidak melakukan akusisi sumber daya tenaga kerja TI Dampak masalah :
Pengeluaran perusahaan menjadi lebih besar dan aktivitas operasional perusahaan menjadi lebih banyak
Rekomendasi :
Aqua harus mengambil langkah outsourcing dalam proses akuisisi pengambilan sumber tenaga kerja TI untuk mengurangi pengeluaran biaya
AI6 Manage Changes Temuan :
Perusahaan tidak menghendaki apabila ada suatu perubahan dalam proyek yang sedang berjalan.
Dampak masalah :
Apabila terjadi perubahan dalam proyek yang sedang berjalan, akan mengakibatkan biaya bertambah, jadwal yang diharapkan tidak tepat, scope dari proyek yang dikerjakan tidak akan sesuai, dan kualitas proyek yang kurang maksimal.
Rekomendasi :
Perusahaan harus dapat mempercayaikan proyek yang akan dilakukan dengan memakai SDM yang expert dibidangnya. Dan perusahaan pun harus dapat membimbing SDM agar bertambah kualitas dari SDM itu sendiri.
3. Deliver and S upport
DS 1 Define and Manage Service Levels Temuan :
PT. Tirta Investama tidak memiliki OLAs (Operating level agreement).
M engakibatkan tidak adanya referensi, best practice, komponen-komponen pendukung aplikasi, seperti hardware, software, storage dan network, availability-nya , karena semuanya diatur di dalam OLAs tetapi tidak dicatat dalam job desk. Tanpa adanya OLA Divisi TI hanya sebagai tool (alat bantu) dalam suatu bisnis. Tidak bertindak sebagai activator.Kurangnya deskripsi yang lebih detail tentang bagaimana layanan keamanan informasi akan diberikan, yang akan dinegosiasikan dan didefinisikan dalam organisasi TI.
Rekomendasi :
M enerapkan OLA sehingga Divisi TI tidak hanya bertindak sebagai tool (alat bantu) saja dalam suatu bisnis. Tetapi bertindak sebagai activator dan perusahaan memiliki deskripsi yang lebih detail tentang bagaimana layanan TI.
DS 5 Ensure Systems Security Temuan :
Tidaknya adanya jaminan dalam segregation of duty dan pembagiannya dengan jelas.
Dampak Masalah :
Fungsi tugas dan tanggung jawab setiap staf menjadi tidak jelas. Rekomendasi :
M anajemen harus membuat pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi baik.
4.Monitor And evaluate
Temuan :
perusahaan tidak memperoleh jaminan independen (eksternal atau internal) tentang konfirmasi TI dengan peraturan dan hukum yang relevan, kebijakan organisasi, standard, dan prosedur, praktek yang berlaku umum, dan kinerja TI yang efektif dan efisien ?
Dampak Masalah :
Alat untuk mengukur manajemen TI terbatas dan angka pelanggaran/ toleransi yang diberikan kepada pimpinan cukup tinggi
Rekomendasi :
Adanya peninjuan kepatuhan independen TI, adanya frekuensi pelaporan TI kepada dewan(vice president)
VI. S impulan
PT. Tirta Investama menetapkan target pada perusahaan sebesar 4.50. Dari target tersebut diharapkan PT. Tirta Investama dapat memenuhi bahkan meningkatkan nilai dari target yang telah ditetapkan. Berikut ini adalah tabel dari hasil perhitungan kuesioner berdasarkan status saat ini dan target perusahaan, serta selisihnya (gap).
Sekarang Rata-rata kuisioner Target perusahaan Gap Rata-rata PO 3.66 Rata-rata kuesioner PO+AI+DS+M E 4 PO = 4 Gap pada PO 0.34
Rata-rata AI 3.62 AI = 4 Gap pada AI
0.38
=15.36 = 3.84 4
0
Rata-rata M E 4 M E = 4 Gap pada M E
0
Total Gap 0.72 Tabel 4.30: Perhitungan maturity level
Berdasarkan hasil perhitungan tabel di atas, maturity level PT. Tirta Investama dapat digambarkan sebagai berikut :
Keterangan:
= Status PT. Tirta Investama saat ini. = Target PT. Tirta Investama.
Gambar 4.1 : Maturity Model pada CobIT Sumber : ITGI-CobIT 4.1thed (2007,p18)
Berdasarkan hasil maturity level di atas, dari proses yang telah dilakukan oleh manajemen perusahaan dalam menjalankan dan mengembangkan proses bisnisnya, PT. Tirta Investama, Jakarta berada pada posisi maturity level 3 (Defined Process) dengan nilai 3,84. M aka dapat ditarik kesimpulan antara lain
1. PT. Tirta Investama telah menggunakan sistem informasi yang sudah baik, dengan adanya SAP R/3.
0 1 2 3 4 5 Non-Existent Intial / Ad Hoc Defined Process Repeatable but Intuitives Managed and Measurable Optimised
2. Pengendalian dan pengelolaan sistem informasi pada PT. Tirta Investama, Jakarta sudah berjalan dengan baik.
3. Berdasarkan perhitungan maturity level yang dilakukan maka dapat diperoleh indeks rata-rata 3,84 ( level 3), hal ini berarti Terdefinisi (Definder Process) Kebutuhan akan adanya tata kelola TI telah disadari dan diketahui perusahaan. Sekumpulan aturan untuk indicator dasar tata kelola TI telah direncanakan. Hubungan antara ukuran hasil dan kinerja telah terdefinis i dengan jelas, tersedia dokumentasi dan terintegrasi dengan perencanaan strategi, operasional, dan pengawasan. Prosedur yang tersedia telah distandarisasi, didokumentasi dan diterapkan. Pihak manajemen telah mengkomunikasikan standar untuk prosedur dan pelatihan- pelatihan telah dilakukan secara informal. Namun implementasinya diserahkan pada setiap individu, sehingga kemungnkinan penyimpangan yang terjadi kadang tidak terdeteksi. Prosedur telah dikembangkan sebagai bentuk formalisasi dari praktek yang ada.
Dan menargetkan untuk mencapai level tingkat 4, yaitu Terkelola dan Terukur (Managed and Measureable). Hal mengenai tata kelola TI telah dipahami oleh seluruh bagian dan didukung dengan adanya pelatihan secara formal. Pelayanan kepada pelanggan telah dipahami secara jelas dan diawasi dengan adanya kesepakatan pelayanan. Pembagian tanggung jawab sudah terbagi secara jelas. Proses dalam TI diselaraskan dengan kebutuhan bisnis dan strategi TI. Peningkatan terhadap proses TI didasarkan terutama atas ukuran yang telah ada dan memungkinkan dilakukannya pengawasan utnuk mengukur kesesuaian antara prosedur yang ada dengan proses yang
dilakukan. Semua pihak yang terlibat dalam proses memahami resiko, pentingnya TI, dan peluang yang dapat diciptakan oleh TI.
4. Setelah dilakukannya evaluasi, dapat disimpulkan bahwa PT. Tirta Investama telah memenuhi standard framework COBIT 4.1 yang dapat dilihat dari perbedaan selisih Gap yang kecil yaitu 0.16.
Jakarta, 21 November 2009