9. Mesin Siling
3.3. Hasil Evaluasi dan Temuan Masalah Pada Sistem Yang Berjalan Disertai Perbaikannya
Setelah melakukan survey, wawancara dan evaluasi terhadap proses produksi perusahaan, prosedur-prosedur berjalan dan struktur organisasi, maka dapat disimpulkan ada beberapa permasalahan yang teridentifikasi pada sistem yang sedang berjalan. Temuan permasalahan tersebut yaitu:
1. Adanya perangkapan tugas di dalam perusahaan seperti bagian akutansi dilakukan oleh manajer produksi, bagian kepala produksi merangkap sebagai bagian pembelian, bagian gudang merangkap sebagai bagian gudang barang jadi dan bahan baku, perhitungan biaya produksi dan biaya jual dilakukan oleh direktur.
Sebab : Hal ini disebabkan karena perusahaan ingin melakukan efisiensi terhadap pengeluaran biaya dan perusahaan beranggapan jika adanya perangkapan tugas antar karyawan yang satu dengan yang lain maka proses produksi, pencatatan, dan pembayaran dapat dijalankan dengan mudah.
Akibat : Hal ini dapat mengakibatnya pengendalian internal perusahaan menjadi longgar, tidak adanya bagian yang saling meng-cross check atau mengawasi dan rentan terhadap terjadinya kecurangan dan penyimpangan seperti pencurian bahan baku, salah membuat laporan dan pemanipulasian laporan biaya produksi.
Rekomendasi : Solusi untuk ke depannya harus dilakukan pemisahaan tugas antar masing-masing karyawan dan memberikan tugas dan tanggung jawab antar karyawan secara jelas dan sesuai dengan fungsi masing-masing. Pemisahan tugas ini terkait dengan prinsip segregation of duties, dimana setiap karyawan yang memiliki tugas untuk melakukan pencatatan dan penyimpanan harus dibuat terpisah untuk memperoleh pengendalian internal yang baik.
2. Pengendalian persediaan bahan baku dan barang jadi perusahaan masih kurang maksimal sehingga perusahaan mengalami sulit dalam menentukan stock minimum bahan baku dan barang jadi yang dibutuhkan untuk produksi dan terkadang stock bahan baku dan barang jadi digudang terlalu banyak.
Sebab : Hal ini disebabkan karena perusahaan menetapkan minimum stock bahan baku secara sepihak dan tidak adanya analisis terlebih dahulu terhadap stock minimum persediaan yang ada digudang sehingga perhitungan stock minimum yang ditetapkan oleh perusahaan sering meleset dan persediaan bahan baku pun terkadang kurang dan berlebih.
Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan akan mengalami kerugian jika stock bahan baku berlebih. Sedangkan apabila persediaan kurang, maka sewaktu-waktu jika dibutuhkan, perusahaan tidak memiliki ketersediaan bahan baku, sehingga proses produksi perusahaan dapat terganggu.
Rekomendasi : Solusi untuk kedepannya adalah merancang sebuah sistem yang dapat menganalisa dan menghitung persediaan stock minimum bahan baku secara optimal dengan menggunakan perhitungan ROP (reorder point) dan EOQ
(ecomonic order quantity).
3. Tidak adanya dokumen formal yang digunakan untuk melakukan permintaan penawaran harga kepada supplier.
Sebab : Hal ini disebabkan karena perusahaan memberikan kewenangan sepenuhnya terhadap kepala produksi untuk memilih dan mencari supplier sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Akibat : Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kolusi atau kecurangan antar
supplier dengan kepala produksi, dimana suatu saat nanti supplier akan
memberikan imbalan kepada kepala produksi karena kepala produksi telah melakukan pembelian bahan baku kepada supplier secara terus menerus dan rutin.
Rekomendasi : Solusi untuk kedepannya adalah adanya pemisahan tugas kepala produksi, nantinya untuk pembelian bahan baku akan dilakukan oleh bagian
pembelian. Bagian pembelian nantinya harus membuat surat permintaan penawaran harga kepada para supplier sehingga perusahaan dapat mengetahui harga mana yang lebih kompetitif dan memperoleh dokumen formal penawaran harga. Dengan adanya surat permintaan penawaran harga maka perusahaan akan memperoleh komitmen yang tepat untuk melakukan pembelian bahan baku terhadap supplier.
4. Kurangnya dokumen-dokumen pendukung yang memadai dalam pelaporan aktivitas produksi.
Sebab : Hal ini disebabkan karena manajer perusahaan merasa sudah cukup dengan laporan dan dokumen yang ada pada saat ini. Selain itu juga masih kurangnya informasi yang diberikan oleh bagian-bagian yang terkait mengenai kebutuhan laporan sehingga manjer perusahaan tidak mengetahui laporan dan dokumen apa yang harus dibuat.
Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan banyaknya informasi-informasi yang penting tidak disajikan secara lebih terperinci dan dapat menyebabkan manajer perusahaan mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan serta laporan yang tidak disajikan secara terperinci dapat membuat pengiriman informasi kepada direktur menjadi kurang maksimal.
Rekomendasi : Solusi untuk kedepannya adalah merancang suatu sistem yang dapat menyajikan laporan-laporan secara terperinci sehingga dapat membantu manajer perusahaan dalam memperoleh informasi untuk kepentingan pembuatan keputusan
5. Belum adanya nomor urut pada setiap dokumen dan tidak ada nomor urut surat yang terkait dengan surat selanjutnya.
Sebab : Hal ini disebabkan karena perusahaan masih melakukan penomoran dokumen secara manual dengan menstempel kode atau menulis secara manual.
Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan dokumen yang diberi nomor dapat tidak sesuai dengan urutannya, duplikasi penomoran, kehilangan dokumen dan kesulitan dalam pengecekan dokumen jika terdapat dokumen yang disalahgunakan.
Rekomendasi : Solusi untuk kedepannya adalah merancang suatu sistem yang dapat menggenerate nomor dokumen secara otomatis dan merancang agar dokumen tersebut dapat berintegrasi dengan dokumen yang lain sehingga dapat dengan mudah dilakukan pengecekan dokumen serta tidak lupa mencetak tanggal pada saat pembuatan dokumen.
6. Sulitnya menghitung biaya produksi antar departemen pencampuran, departemen pengkapsulan, departemen pengemasan dan belum ada pembuatan laporan biaya produksi yang terintegrasi.
Sebab : Hal ini disebabkan karena belum adanya bagian keuangan dan akutansi yang membantu dalam pengelolaan keuangan di pabrik dan perusahaan belum melakukan perhitungan biaya per departemen. Semua biaya produksi yang menentukan adalah direktur atas informasi yang diberikan oleh karyawannya.
Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan perhitungan biaya produksi antara departemen sering terjadinya salah perhitungan dan tidak dapat mengetahui berapa besar biaya yang telah dikeluarkan untuk setiap departemen serta sulitnya melakukan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi mengenai biaya produksi.
Rekomendasi : Solusi untuk kedepannya adalah merancang suatu sistem yang dapat melakukan perhitungan biaya produksi antar departemen secara
komputerisasi dan dapat membuat laporan biaya produksi yang terintegrasi dengan perhitungannya. Perhitungan biaya yang akan digunakan adalah dengan menggunakan metode departemental dan biaya persediaan berdasarkan metode biaya rata-rata tertimbang.
7. Proses pencatatan bahan baku dan perhitungan biaya produksi masih menggunakan
MS Excel dan pembukuan serta belum menggunakan sistem database.
Sebab : Hal ini disebabkan karena perusahaan masih menerapkan MS Excel dalam pencatatannya dan melakukan pencatatan pembukuan dalam persediaan bahan baku.
Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan akan mengalami lamanya dalam pencarian data bahan baku, pencatatan bahan baku dapat terjadi dua kali, dan dapat terjadi ketidaksesuaian bahan baku yang ada di gudang dengan bahan baku yang tercatat.
Rekomendasi : Solusi untuk kedepannya adalah merancang suatu sistem yang dapat melakukan perhitungan secara otomatis dan memiliki sistem database yang dapat terintegrasi secara komputerisasi.
3.4. Identifikasi Kebutuhan Informasi Usulan