1. Tampilan Login Pengguna
Lampiran 16 (lanjutan)
3. Tampilan Menu Horisontal
Lampiran 16 (lanjutan)
5. Tampilan Form Ganti Password
Lampiran 16 (lanjutan)
7. Tampilan Sub Menu Barang di Menu Administrasi Program
Lampiran 16 (lanjutan)
8. b. Tampilan Form Tambah Klasifikasi Barang
Lampiran 16 (lanjutan)
8. d. Tampilan Form Hapus Klasifikasi Barang
Lampiran 16 (lanjutan)
9. b. Tampilan Form Tambah Jenis Barang
Lampiran 16 (lanjutan)
9. d. Tampilan Popup Window Klasifikasi Barang pada Form Tambah Jenis Barang
Lampiran 16 (lanjutan)
9. f. Tampilan Form Hapus Jenis Barang
Lampiran 16 (lanjutan)
10. b.Tampilan Form Tambah Inventaris
Lampiran 16 (lanjutan)
10. c. Tampilan Form Edit Inventaris
Lampiran 16 (lanjutan)
10. d. Tampilan Form Hapus Inventaris
Lampiran 16 (lanjutan)
11. Tampilan Daftar Inventaris Ruangan
Lampiran 16 (lanjutan)
12. a. Tampilan Daftar Hapus
Lampiran 16 (lanjutan)
12. b. Tampilan Form Undelete Inventaris di Daftar Hapus (lanjutan)
Lampiran 16 (lanjutan)
13. a. Tampilan Daftar Rekapitulasi Tahunan
Lampiran 16 (lanjutan)
Lampiran 16 (lanjutan)
14. a. Tampilan Daftar Rekapitulasi Bulanan
Lampiran 16 (lanjutan)
STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Oleh:
HARIADI WICAKSANA
G06499040
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2007
! "# $$ %& #" "$$ '( ) ! ' ! ' ! * + !) ) ( !!( )( ' , ) ),!+ + +( +!(+!(+ &' +%-' (+'! )) )+ ! ( ' ( ! ) + *! + ! .+ ) ! * ! ) ) ! ! ! ''' )) '/((,(( 01(01
PENDAHULUAN Latar Belakang
Pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB mengikuti ketentuan operasional baku yang ditetapkan oleh IPB. Namun demikian pencatatan tersebut masih dilakukan secara manual dan menjadi relatif sulit dengan semakin bertambahnya inventaris yang dimiliki, baik dari beragam hibah, proyek, maupun pembelian. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, penulis mengembangkan Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang di Perpustakaan IPB. Penggunaan basis web memungkinkan Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB mengakses aplikasi tersebut melalui jaringan lokal.
Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan aplikasi administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB dalam basis web.
Ruang Lingkup
Pengembangan aplikasi pada penelitian ini berdasarkan pada kebiasaan dan keperluan operasional inventarisasi barang yang telah dilakukan di Perpustakaan IPB. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh IPB. Input dan output aplikasi yang dikembangkan pada penelitian ini memperhatikan hal tersebut.
Manfaat
Aplikasi yang dihasilkan dalam penelitian ini diharapkan dapat membantu administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB Darmaga, Bogor secara lebih terkontrol.
TINJAUAN PUSTAKA Inventarisasi
Inventaris adalah daftar barang-barang atau segala sesuatu yang menjadi milik kantor dan sebagainya. Sedangkan inventarisasi adalah pencatatan atau pendataan barang-barang yang dianggap inventaris (Daryanto, 1998).
Basis Data Relasional
Basis data relasional adalah model basis data yang menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel), dengan
masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris, dan atribut. Relasi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghilangkan kemubaziran data dan menggunakan kunci tamu untuk berhubungan dengan relasi lain.
Ada beberapa sifat yang melekat pada suatu relasi:
1. Tak ada tupel (baris) yang kembar.
2. Urutan tupel tidaklah penting (tupel-tupel dapat dipandang dalam sebarang urutan). 3. Setiap atribut memiliki nama yang unik. 4. Letak atribut bebas (urutan atribut tidak
penting).
5. Setiap atribut memiliki nilai tunggal dan jenisnya sama untuk semua tupel.
Tupel disebut pula record, sedangkan atribut disebut pula field/kolom (Kadir, 2000).
SQL
SQL (Structured Query Language) atau bahasa kueri terstruktur merupakan bahasa kueri standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional. SQL tidak hanya digunakan untuk melakukan query (memperoleh data), tetapi juga mencakup kemampuan lain seperti: pendefinisian struktur data, pengubahan data, pengaturan sekuritas, dan lain-lain.
Pernyataan SQL dapat dikelompokkan ke dalam 5 kelompok, yaitu (Kadir, 2000):
1. DDL (Data Definition Language)
DDL merupakan kelompok perintah untuk mendefinisikan atribut-atribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan, serta hubungan antar tabel. Beberapa perintah DDL adalah CREATE, ALTER, dan DROP.
2. DML (Data Manipulation Language)
DML adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data dalam basis data, misalnya untuk pengambilan, penyisipan, pengubahan, dan penghapusan data. Beberapa perintah DML adalah: SELECT untuk memilih data, INSERT untuk menambah data, DELETE untuk menghapus data, dan UPDATE untuk memperbarui data. 3. DCL (Data Control Language)
DCL adalah kelompok perintah untuk mengendalikan pengaksesan data berdasarkan per pengguna, per tabel, per kolom maupun per operasi. Beberapa perintah DCL adalah: GRANT untuk memberikan kendali pengaksesan data, REVOKE untuk mencabut kemampuan pengaksesan data, dan LOCK TABLE untuk mengunci tabel.
PENDAHULUAN Latar Belakang
Pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB mengikuti ketentuan operasional baku yang ditetapkan oleh IPB. Namun demikian pencatatan tersebut masih dilakukan secara manual dan menjadi relatif sulit dengan semakin bertambahnya inventaris yang dimiliki, baik dari beragam hibah, proyek, maupun pembelian. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, penulis mengembangkan Aplikasi Web Administrasi Inventarisasi Barang di Perpustakaan IPB. Penggunaan basis web memungkinkan Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB mengakses aplikasi tersebut melalui jaringan lokal.
Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan aplikasi administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB dalam basis web.
Ruang Lingkup
Pengembangan aplikasi pada penelitian ini berdasarkan pada kebiasaan dan keperluan operasional inventarisasi barang yang telah dilakukan di Perpustakaan IPB. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh IPB. Input dan output aplikasi yang dikembangkan pada penelitian ini memperhatikan hal tersebut.
Manfaat
Aplikasi yang dihasilkan dalam penelitian ini diharapkan dapat membantu administrasi inventarisasi barang di Perpustakaan IPB Darmaga, Bogor secara lebih terkontrol.
TINJAUAN PUSTAKA Inventarisasi
Inventaris adalah daftar barang-barang atau segala sesuatu yang menjadi milik kantor dan sebagainya. Sedangkan inventarisasi adalah pencatatan atau pendataan barang-barang yang dianggap inventaris (Daryanto, 1998).
Basis Data Relasional
Basis data relasional adalah model basis data yang menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel), dengan
masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris, dan atribut. Relasi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghilangkan kemubaziran data dan menggunakan kunci tamu untuk berhubungan dengan relasi lain.
Ada beberapa sifat yang melekat pada suatu relasi:
1. Tak ada tupel (baris) yang kembar.
2. Urutan tupel tidaklah penting (tupel-tupel dapat dipandang dalam sebarang urutan). 3. Setiap atribut memiliki nama yang unik. 4. Letak atribut bebas (urutan atribut tidak
penting).
5. Setiap atribut memiliki nilai tunggal dan jenisnya sama untuk semua tupel.
Tupel disebut pula record, sedangkan atribut disebut pula field/kolom (Kadir, 2000).
SQL
SQL (Structured Query Language) atau bahasa kueri terstruktur merupakan bahasa kueri standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional. SQL tidak hanya digunakan untuk melakukan query (memperoleh data), tetapi juga mencakup kemampuan lain seperti: pendefinisian struktur data, pengubahan data, pengaturan sekuritas, dan lain-lain.
Pernyataan SQL dapat dikelompokkan ke dalam 5 kelompok, yaitu (Kadir, 2000):
1. DDL (Data Definition Language)
DDL merupakan kelompok perintah untuk mendefinisikan atribut-atribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan, serta hubungan antar tabel. Beberapa perintah DDL adalah CREATE, ALTER, dan DROP.
2. DML (Data Manipulation Language)
DML adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data dalam basis data, misalnya untuk pengambilan, penyisipan, pengubahan, dan penghapusan data. Beberapa perintah DML adalah: SELECT untuk memilih data, INSERT untuk menambah data, DELETE untuk menghapus data, dan UPDATE untuk memperbarui data. 3. DCL (Data Control Language)
DCL adalah kelompok perintah untuk mengendalikan pengaksesan data berdasarkan per pengguna, per tabel, per kolom maupun per operasi. Beberapa perintah DCL adalah: GRANT untuk memberikan kendali pengaksesan data, REVOKE untuk mencabut kemampuan pengaksesan data, dan LOCK TABLE untuk mengunci tabel.
4. Pengendali Transaksi
Pengendali transaksi adalah kelompok
perintah untuk mengendalikan
pengeksekusian suatu rangkaian perintah yang disebut transaksi. Beberapa perintah pengendali transaksi adalah: BEGIN untuk memulai suatu transaksi, COMMIT untuk menyetujui rangkaian perintah transaksi yang telah berhasil dilakukan, ROLLBACK untuk membatalkan transaksi yang dilakukan karena adanya kesalahan atau kegagalan pada salah satu rangkaian perintah.
5. Pengendali Programatik
Pengendali programatik mencakup
pernyataan-pernyataan yang berhubungan dengan pemanfaatan SQL dalam bahasa lain (SQL yang dilekatkan). Pernyataan- pernyataan ini biasa dipakai pada bahasa konvensional (3-GL), seperti COBOL. Beberapa perintah pengendali programatik adalah: DECLARE, OPEN, FETCH, dan CLOSE.
PostgreSQL
PostgreSQL adalah database management system (DBMS) yang dikembangkan oleh Berkeley Computer Science Department University of California. PostgreSQL adalah aplikasi yang bersifat terbuka dalam pengembangan dan gratis walau untuk keperluan komersial. Meskipun demikian PostgreSQL tidak hanya mendukung sekumpulan luas SQL standar namun juga memiliki banyak fasilitas modern sebagaimana halnya commercial database management system. Fasilitas itu seperti complex queries, foreign key, triggers, views, transactional integrity, stored SQL procedure, dan multiversion concurrency control. PostgreSQL dapat diperluas dan dikustomisasi sesuai keperluan, sebagai contoh dengan menambah tipe data, fungsi, operator, fungsi agregat, metode pengindeksan, dan bahasa prosedural (procedural languages) baru (The PostgreSQL Global Development Group, 2006).
Web Serverdan Web Browser
Web server adalah aplikasi internet server yang mampu melayani koneksi transfer data dalam protokol HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Web server pada umumnya melayani data dalam bentuk HTML (Hypertext Markup Language) file. Dari file ini kemudian dapat dikaitkan ke HTML file lainnya dan atau segala
jenis file yang hendak dipublikasikan di internet. Output web server dapat diamati oleh klien melalui aplikasi yang disebut web browser. Web browser memiliki kemampuan untuk menerjemahkan dokumen HTML ke dalam format yang dimengerti oleh manusia (Harun, 2000).
Server-Side Script
Script dalam konteks ini adalah istilah bagi bahasa pemrograman web dinamis. Bahasa pemrograman web berjenis server-side adalah bahasa pemrograman web yang dieksekusi langsung oleh web server (Harun, 2000).
• Web server yang digunakan harus memiliki kemampuan untuk menerjemahkan kode- kode script (memiliki interpreter untuk mengeksekusi script tersebut).
• Setelah script dieksekusi kemudian hasilnya diterjemahkan oleh web server ke dalam bentuk HTML dan dikirim ke web browser.
• Kode script ini tidak bisa terbaca oleh aplikasi selain web server sehingga aman.
Client-Side Script
Lain halnya dengan server-side script, client- side script tidak dieksekusi oleh web server melainkan di-download oleh web browser dari web server untuk kemudian dieksekusi oleh web browser. Contoh client-side script adalah javascript, dan VBscript (Sutarman, 2003).
• Web browser harus memiliki kemampuan untuk menerjemahkan kode-kode script ini.
• Script ini dapat diletakkan di web server manapun mengingat web server tidak bertanggung jawab dalam mengolah kode- kode script ini.
• Kode script ini bisa diakses oleh aplikasi selain web server sehingga tidak aman. Client-side script biasanya digunakan untuk membuat antarmuka interaktif pada browser.
PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP adalah server-side script, dieksekusi di web server, dan ditampilkan dalam bentuk HTML di browser. PHP digunakan untuk membuat halaman web dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) atau Java Server Pages (JSP). PHP memiliki sintaks yang hampir serupa dengan bahasa pemrograman C dan memiliki dukungan dalam koneksi terhadap
database server. PHP bersifat terbuka dalam pengembangan, dan gratis. Meskipun demikian PHP memiliki dukungan fungsi yang variatif (Achour, 2000).
METODOLOGI
Langkah kerja dalam mengembangkan aplikasi pada penelitian ini menggunakan konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem, secara garis besar meliputi definisi masalah, identifikasi tujuan pengembangan aplikasi, analisis kebutuhan pengguna, desain aplikasi, dan implementasi. Definisi masalah adalah perumusan masalah yang akan diselesaikan. Identifikasi tujuan pengembangan aplikasi adalah penentuan tujuan pengembangan aplikasi. Analisis kebutuhan pengguna adalah penelaahan kebutuhan pengguna terhadap aplikasi yang akan dikembangkan. Desain aplikasi adalah perancangan aplikasi berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Implementasi adalah pembuatan aplikasi melalui pemrograman.
HASIL DAN PEMBAHASAN Definisi Masalah
Perpustakaan IPB mencatat inventaris miliknya secara manual ke dalam buku inventaris induk (atau disebut pula sebagai daftar inventaris induk). Contoh daftar inventaris induk dapat dilihat pada Lampiran 2. Proses pencatatan secara manual ini memiliki kesulitan dengan semakin bertambahnya inventaris yang diperoleh oleh Perpustakaan IPB, baik dari berbagai pembelian secara langsung maupun berasal dari beragam proyek atau hibah.
Identifikasi Tujuan Pengembangan Aplikasi
Tujuan pengembangan aplikasi adalah untuk mengotomatisasi pencatatan inventaris yang masih dilakukan secara manual di Perpustakaan IPB. Aplikasi akan difungsikan sebagai wadah dan penyedia fungsi administrasi dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB. Pengembangan aplikasi disesuaikan dengan atribut-atribut pencatatan inventaris yang telah ada. Pengguna aplikasi ini adalah Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB.
Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan studi lapangan di Perpustakaan IPB berupa pengamatan, wawancara, dan diskusi dengan Pimpinan Perpustakaan IPB beserta Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB diperoleh ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh IPB. Setiap inventaris memiliki Kode Klasifikasi Barang yang menyatakan identitas kelompok barang, dan Kode Jenis Barang yang menyatakan identitas sub kelompok barang. Contoh Kode Klasifikasi Barang dan Kode Jenis Barang dapat dilihat pada Lampiran 3. 2. Hanya administrator yang dapat melakukan
penambahan pengeditan, serta penghapusan data inventaris.
3. Inti administrasi inventaris adalah transaksi
penambahan inventaris, transaksi
penghapusan inventaris, dan pembuatan rekapitulasi inventaris.
4. Transaksi penambahan inventaris bertujuan untuk mencatat inventaris baru ke dalam daftar inventaris induk. Elemen atau atribut yang dicatat pada transaksi penambahan inventaris terdiri dari:
1. Nomor Registrasi Barang (internal) 2. Kode Klasifikasi Barang
3. Nama Klasifikasi Barang 4. Kode Jenis Barang 5. Nama Jenis Barang 6. Satuan Barang 7. Merk/Spesifikasi
8. Ukuran/Kapasitas Barang 9. Tahun Pembuatan
10. Nomor Pabrik (serial number) 11. Pembuat Barang (manufaktur) 12. Asal Barang
13. Sumber Dana Perolehan Barang 14. Kelengkapan Dokumen Barang 15. Kondisi Barang
16. Harga Barang
17. Lokasi Penempatan Barang, tersusun dari:
17.1. Level (nama lantai) 17.2. Ruangan
17.3. Nomor Pintu
17.4. Nama Bidang di Ruangan 18. Operator Penerima
database server. PHP bersifat terbuka dalam pengembangan, dan gratis. Meskipun demikian PHP memiliki dukungan fungsi yang variatif (Achour, 2000).
METODOLOGI
Langkah kerja dalam mengembangkan aplikasi pada penelitian ini menggunakan konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem, secara garis besar meliputi definisi masalah, identifikasi tujuan pengembangan aplikasi, analisis kebutuhan pengguna, desain aplikasi, dan implementasi. Definisi masalah adalah perumusan masalah yang akan diselesaikan. Identifikasi tujuan pengembangan aplikasi adalah penentuan tujuan pengembangan aplikasi. Analisis kebutuhan pengguna adalah penelaahan kebutuhan pengguna terhadap aplikasi yang akan dikembangkan. Desain aplikasi adalah perancangan aplikasi berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Implementasi adalah pembuatan aplikasi melalui pemrograman.
HASIL DAN PEMBAHASAN Definisi Masalah
Perpustakaan IPB mencatat inventaris miliknya secara manual ke dalam buku inventaris induk (atau disebut pula sebagai daftar inventaris induk). Contoh daftar inventaris induk dapat dilihat pada Lampiran 2. Proses pencatatan secara manual ini memiliki kesulitan dengan semakin bertambahnya inventaris yang diperoleh oleh Perpustakaan IPB, baik dari berbagai pembelian secara langsung maupun berasal dari beragam proyek atau hibah.
Identifikasi Tujuan Pengembangan Aplikasi
Tujuan pengembangan aplikasi adalah untuk mengotomatisasi pencatatan inventaris yang masih dilakukan secara manual di Perpustakaan IPB. Aplikasi akan difungsikan sebagai wadah dan penyedia fungsi administrasi dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB. Pengembangan aplikasi disesuaikan dengan atribut-atribut pencatatan inventaris yang telah ada. Pengguna aplikasi ini adalah Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB.
Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan studi lapangan di Perpustakaan IPB berupa pengamatan, wawancara, dan diskusi dengan Pimpinan Perpustakaan IPB beserta Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB diperoleh ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh IPB. Setiap inventaris memiliki Kode Klasifikasi Barang yang menyatakan identitas kelompok barang, dan Kode Jenis Barang yang menyatakan identitas sub kelompok barang. Contoh Kode Klasifikasi Barang dan Kode Jenis Barang dapat dilihat pada Lampiran 3. 2. Hanya administrator yang dapat melakukan
penambahan pengeditan, serta penghapusan data inventaris.
3. Inti administrasi inventaris adalah transaksi
penambahan inventaris, transaksi
penghapusan inventaris, dan pembuatan rekapitulasi inventaris.
4. Transaksi penambahan inventaris bertujuan untuk mencatat inventaris baru ke dalam daftar inventaris induk. Elemen atau atribut yang dicatat pada transaksi penambahan inventaris terdiri dari:
1. Nomor Registrasi Barang (internal) 2. Kode Klasifikasi Barang
3. Nama Klasifikasi Barang 4. Kode Jenis Barang 5. Nama Jenis Barang 6. Satuan Barang 7. Merk/Spesifikasi
8. Ukuran/Kapasitas Barang 9. Tahun Pembuatan
10. Nomor Pabrik (serial number) 11. Pembuat Barang (manufaktur) 12. Asal Barang
13. Sumber Dana Perolehan Barang 14. Kelengkapan Dokumen Barang 15. Kondisi Barang
16. Harga Barang
17. Lokasi Penempatan Barang, tersusun dari:
17.1. Level (nama lantai) 17.2. Ruangan
17.3. Nomor Pintu
17.4. Nama Bidang di Ruangan 18. Operator Penerima
database server. PHP bersifat terbuka dalam pengembangan, dan gratis. Meskipun demikian PHP memiliki dukungan fungsi yang variatif (Achour, 2000).
METODOLOGI
Langkah kerja dalam mengembangkan aplikasi pada penelitian ini menggunakan konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem, secara garis besar meliputi definisi masalah, identifikasi tujuan pengembangan aplikasi, analisis kebutuhan pengguna, desain aplikasi, dan implementasi. Definisi masalah adalah perumusan masalah yang akan diselesaikan. Identifikasi tujuan pengembangan aplikasi adalah penentuan tujuan pengembangan aplikasi. Analisis kebutuhan pengguna adalah penelaahan kebutuhan pengguna terhadap aplikasi yang akan dikembangkan. Desain aplikasi adalah perancangan aplikasi berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Implementasi adalah pembuatan aplikasi melalui pemrograman.
HASIL DAN PEMBAHASAN Definisi Masalah
Perpustakaan IPB mencatat inventaris miliknya secara manual ke dalam buku inventaris induk (atau disebut pula sebagai daftar inventaris induk). Contoh daftar inventaris induk dapat dilihat pada Lampiran 2. Proses pencatatan secara manual ini memiliki kesulitan dengan semakin bertambahnya inventaris yang diperoleh oleh Perpustakaan IPB, baik dari berbagai pembelian secara langsung maupun berasal dari beragam proyek atau hibah.
Identifikasi Tujuan Pengembangan Aplikasi
Tujuan pengembangan aplikasi adalah untuk mengotomatisasi pencatatan inventaris yang masih dilakukan secara manual di Perpustakaan IPB. Aplikasi akan difungsikan sebagai wadah dan penyedia fungsi administrasi dalam melakukan pencatatan inventaris di Perpustakaan IPB. Pengembangan aplikasi disesuaikan dengan atribut-atribut pencatatan inventaris yang telah ada. Pengguna aplikasi ini adalah Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB.
Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan studi lapangan di Perpustakaan IPB berupa pengamatan, wawancara, dan diskusi dengan Pimpinan Perpustakaan IPB beserta Staf Administrasi dan Sarana Perpustakaan IPB diperoleh ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Perpustakaan IPB mengklasifikasikan inventaris berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh IPB. Setiap inventaris memiliki Kode Klasifikasi Barang yang menyatakan identitas kelompok barang, dan Kode Jenis Barang yang menyatakan identitas sub kelompok barang. Contoh Kode Klasifikasi Barang dan Kode Jenis Barang dapat dilihat pada Lampiran 3. 2. Hanya administrator yang dapat melakukan
penambahan pengeditan, serta penghapusan data inventaris.
3. Inti administrasi inventaris adalah transaksi
penambahan inventaris, transaksi
penghapusan inventaris, dan pembuatan rekapitulasi inventaris.
4. Transaksi penambahan inventaris bertujuan untuk mencatat inventaris baru ke dalam daftar inventaris induk. Elemen atau atribut yang dicatat pada transaksi penambahan inventaris terdiri dari:
1. Nomor Registrasi Barang (internal) 2. Kode Klasifikasi Barang
3. Nama Klasifikasi Barang 4. Kode Jenis Barang 5. Nama Jenis Barang 6. Satuan Barang 7. Merk/Spesifikasi
8. Ukuran/Kapasitas Barang 9. Tahun Pembuatan
10. Nomor Pabrik (serial number) 11. Pembuat Barang (manufaktur) 12. Asal Barang
13. Sumber Dana Perolehan Barang 14. Kelengkapan Dokumen Barang 15. Kondisi Barang
16. Harga Barang
17. Lokasi Penempatan Barang, tersusun dari:
17.1. Level (nama lantai) 17.2. Ruangan
17.3. Nomor Pintu
17.4. Nama Bidang di Ruangan 18. Operator Penerima
Atribut-atribut di atas diperlukan dalam operasional inventarisasi barang di Perpustakaan IPB dan disebut sebagai atribut daftar inventaris induk. Penjelasan atribut daftar inventaris induk dapat dilihat pada Lampiran 4.
5. Transaksi penghapusan inventaris bertujuan untuk mengeliminasi data inventaris yang tidak dipergunakan lagi namun masih terdapat dalam daftar inventaris induk untuk kemudian disimpan ke dalam daftar hapus. Atribut yang disimpan pada daftar hapus terdiri dari seluruh atribut dari daftar inventaris induk (diperoleh ketika transaksi penambahan inventaris) ditambah dengan beberapa atribut sebagai berikut: operator penghapus, tanggal penghapusan, dan alasan penghapusan. Penjelasan atribut daftar hapus dapat dilihat pada Lampiran 5.
6. Pembuatan rekapitulasi inventaris perlu dilakukan sebagai laporan perkembangan pemilikan inventaris. Pembuatan laporan ini (berupa Microsoft Excel file) telah berjalan pada administrasi inventaris di Perpustakaan IPB namun harus dipindahkan secara manual dari daftar inventaris induk. Aplikasi yang akan dikembangkan diinginkan untuk dapat menghasilkan daftar rekapitulasi inventaris secara otomatis dari data yang ada sebagai output yang dapat diamati di browser maupun disimpan sebagai Microsoft Excel file.
7. Agar dapat diakses melalui jaringan lokal, aplikasi akan dikembangkan dalam basis web.
8. Sistem operasi yang terpasang pada komputer Staf Administrasi dan Sarana di Perpustakaan IPB adalah Microsoft Windows XP. Untuk kemudahan pemakaian bagi pengguna, aplikasi direkomendasikan untuk dapat diakses dengan browser Internet Explorer versi 6 yang telah terinstal.
9. Pengembangan aplikasi memerlukan perangkat lunak atau development tool yang bersifat gratis (non-lisensi) sehingga tidak menyalahi aturan hukum yang berlaku serta dapat memberikan penghematan ekonomis