4.1 Sejarah Berdiri PT. Speedline Auto Showroom
PT. Speedline Auto Showroom didirikan pada bulan oktober 2008 dimana soft opening telah dilaksanakan tanggal 13 Oktober 2009. PT. Speedline Auto Showroom merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri otomotif, yaitu sales & service kendaraan Built Up (CBU) dan kendaraan umum. Perusahaan juga akan menjadi pusat pelayanan terpadu untuk kendaraan-kendaraan yang diasuransikan ataupun yang belum diasuransikan. Untuk itulah PT. Speedline Auto Showroom bekerasama dengan perusahaan-perusahaan asuransi terkemuka di Indonesia.
4.2 Visi dan Misi PT. Speedline Auto Showroom
Visi dari PT. Speedline Auto Showroom adalah menjadi usaha dagang yang setia melayani masyarakat khususnya di industri otomotif. Sedangkan misi dari PT. Speedline Auto Showroom adalah meraih laba yang lebih dan selalu menciptakan rasa kekeluargaan yang dilandasi di lingkungan kerja.
4.3 Kegiatan Perusahaan
Kegiatan bisnis yang dijalankan oleh PT. Speedline Auto Showroom bergerak dalam bidang otomotif yaitu dealer resmi 3S (Sales, Service, and Spart Part) berbagai merek. Bisnis yang dijalankan yaitu penjualan mobil, perawatan
mobil dan penjualan retail spart part. Ruang lingkup skripsi ini adalah bisnis PT. Speedline Auto Showroom yang menjual berbagai macam mobil.
4.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dalam suatu organisasi mempunyai peranan yang penting dalam menjalankan kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi maka dalam perusahaan terdapat pembagian tugas yang jelas.
Adapun tugas masing-masing bagian dari struktur organisasi PT. Speedline Auto ini adalah sebagai berikut :
1. Pimpinan
Tugas dan tanggung jawab dari pemimpin adalah :
a. Mempertanggungjawabkan operasi perusahaan secara umum. b. Membuat target penjualan.
c. Menentukan strategi penjualan. 2. Sales Counter
Tugas dan tanggung jawab dari Sales Counter adalah : a. Menerima tamu yang datang di showroom.
b. Mengangkat telepon yang masuk di sales counter.
c. Menjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accesories, asuransi, service, dll.
3. Administrasi
a. Bertanggungjawab terhadap jumlah kas setiap harinya. b. Mencatat dan membuat kuitansi penjualan barang-barang. c. Menerima dan melakukan pengeluaran kas sebagaimana
mestinya. 4. Salesman
Tugas dan tanggung jawabnya adalah menawarkan mobil kepada pelanggan dan mencatat order oleh pelanggan yang memesan mobil melalui salesman.
5. Driver
Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengantar mobil yang dibeli pelanggan jika pelanggan memilih untuk tidak membawa sendiri mobil yang sudah dibeli dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan transportasi perusahaan.
6. Mechanic
Tugas dan tanggung jawabnya adalah memeriksa kondisi mobil, membersihkan mobil, dan menangani masalah mekanis mobil. Baik itu servis terhadap mobil-mobil milik perusahaan maupun servis yang diminta pelanggan.
4.5. Sistem yang sedang Berjalan
Dalam sistem pendataan barang masih menggunakan sistem manual yaitu apabila ada pelanggan yang datang ingin membeli barang akan melihat catatan-catatan yang berisikan informasi data mengenai persediaan barang. Cara kerja seperti ini tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama untuk memperoleh
informasi dan sering terjadi kekeliruan dalam penulisan laporan karena tidak sesuai dengan data sehingga pengerjaan dan tingkat kesalahan dalam pengerjaan sering terjadi dilapangan.
Keterangan Gambar 4.1 :
Konsumen memberi daftar penjualan kepada sistem, lalu sistem memberikan pembayaran kepada konsumen. Sistem memberikan pembayaran kepada dealer, lalu dealer memberikan daftar pesanan kepada sistem. Setelah itu sistem informasi memberikan laporan kepada pimpinan dan pimpinan memberikan pengesahan kepada sistem informasi.
-daftar penjualan - -daftar pembayaran
-pembayaran -daftar pesanan -daftar pesanan -laporan
Gambar 4.1.
Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
Konsumen Dealer
Pimpinan Sistem informasi penjualan mobil
4.6. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Sebelum menentukan apakan sistem yang akan diusulkan merupakan suatu sistem atau hanya perbaikan dari sistem yang ada, untuk itu diperlukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, sebagai pedoman dalam melakukan perbaikan dalam sistem yang baru. Hal ini sangat penting sekali karena dengan adanya analisis yang dilakukan akan dapat membantu dalam menentukan kelemahan terhadap suatu sistem yang sedang berjalan dan dapat diperbaiki pada sistem yang diusulkan.
Dengan melihat Sistem yang berjalan di PT. SPEEDLINE AUTO pada proses penjualan, maka penulis dapat mengambil suatu kesimpulan bahwa sistem yang sedang berjalan sekarang masih memiliki banyak kekurangan yang harus diperbaiki. Sistem penjualan barang kurang efisien dan efektif. Pada proses penjualan barang terkadang terjadi ketidakakuratan penginputan data-data penjualan serta kurang teraturnya pemilik menyimpan data penjualan barang tersebut.
-daftar barang -daftar persediaan -daftar pembayaran -Laporan -Daftar pembayaran -data barang
4.7. Diagram DFD (Data Flow Diagram) Level Sistem Yang Berjalan
-daftar pesanan -daftar pembelian -pembayaran
-daftar pesanan
Gambar 4.2.
Diagram Nol/DFD Level 1 Sistem Yang Berjalan
Konsumen Daftar Pembelian Administrasi Dealer Pimpinan Daftar Pembayaran Daftar Penjualan File 3.0 Persediaan 5.0 Laporan 2.0 Penjualan 1.0 pembelian 4.0 Pembayaran -daftar pembelian
Keterangan :
Konsumen memberikan daftar pesanan kepada proses pembelian, lalu disimpan kedalam arsip pembelian dan arsip pembelian memberikan hasil pembelian dan diolah dilaporan. Kemudian konsumen memberikan daftar barang kepada bagian penjualan, dan bagian penjualan menyimpan kedalam arsip penjualan dan memberikan hasil penjualan kepada bagian laporan dan memberikan laporan kepada pimpinan.
Bagian pembelian memberikan daftar barang kepada dealer, lalu dealer memberikan pembayaran kepada bagian penjualan dan penjualan menyimpan kearsip penjualan. Setelah itu arsip penjualan memberikan hasil penjualan kepada bagian laporan dan bagian laporan memberikan laporan kepada pimpinan.
Konsumen memberikan daftar pesanan kepada bagian persediaan dan persediaan menyimpan kedalam arsip persediaan, lalu arsip persediaan memberikan hasil persediaan kepada bagian laporan dan bagian laporan memberikan laporan kepada pimpinan dan mengesahkan laporan.
4.8. Sistem yang di usulkan
Pada proses penjualan barang, setelah data-data barang diberikan kepada pemilik, maka data-data penjualan barang akan diinput oleh administrasi dengan menggunakan perangkat lunak komputer dan data-data penjualan barang disimpan dalam media penyimpanan.
Dengan menggunakan sistem komputerisasi ini diharapkan semua proses pengolahan data penjualan barang pada PT. Speedline Auto Showroom lebih cepat dan akurat.
4.9. Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Diagram konteks adalah diagram tingkat atas dari sebuah simbol informasi yang menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar simbol. Diagram konteks sistem penjualan barang dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut ini :
-pembayaran -daftar pembayaran -daftar penjualan
-daftar pesanan -daftar pesanan -pembayaran
-daftar pesanan -laporan
Gambar 4.3.
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
Keterangan :
Administrasi memberikan daftar penjualan kepada sistem informasi, lalu sistem memberikan daftar pesanan. Sistem memberikan pembayaran kepada
Sistem Informasi penjualan mobil
Administrasi Dealer
dealer lalu dealer memberikan daftar pesanan kepada sistem informasi. Kemudian sistem memberikan laporan kepada pimpinan dan pimpinan memberikan pengesahan kepada sistem informasi.
4.10. Analisis Sistem Yang Diusulkan
Dengan adanya sistem ini semua informasi mengenai data mobil dan penjualan mobil mudah diperoleh. Penginputan data awal pada bagian penginputan data merupakan input data mobil. Setelah seluruh data awal selesai diinput, data selanjutnya akan diproses dalam database penjualan mobil.
Dengan demikian kekurangan dari sistem manual yang sedang berjalan dapat tertutupi dengan adanya perancangan sistem informasi ini karna sistem informasi ini dapat digunakan oleh semua operator. Kekurangan dari sistem penjualan barang dapat tertutupi dengan adanya sistem informasi ini para konsumen tidak harus menunggu lama jika ingin melakukan transaksi secara tunai, sebab sistem informasi ini telah dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan data secara akurat dan efisien.
Kelebihan dari sistem yang baru akan dirancang adalah : 1. Menyediakan informasi tingkat penjualan yang akurat. 2. Pencarian informasi tingkat penjualan yang akurat. 3. Lebih teliti dalam proses perhitungan jumlah penjualan. 4. Proses penbayaran secara tunai cepat dan mudah.
-daftar barang
-daftar pembayaran
-Laporan
-Daftar pembayaran
4.11. Diagram Nol/DFD(Data Flow Diagram) Sistem Yang Diusulkan
-daftar pesanan -daftar pembelian -pembayaran
-daftar pesanan
Gambar 4.4.
Diagram Nol/DFD Level 1 Sistem Yang Diusulkan
Konsumen Daftar Pembelian Administrasi Dealer Pimpinan Daftar Pembayaran Daftar Penjualan File 3.0 Penjualan 2.0 Pembelian 1.0 Pesediaan 4.0 Laporan -data barang -daftar pembelian -daftarpersediaan
Keterangan :
Konsumen memberkan daftar pesanan dan diolah dalam pembelian, lalu disimpan dalam daftar pembelian kemudian diolah dalam laporan. Konsumen memberikan daftar pesanan dan diolah dalam penjulan kemudian disimpan dalam dafar penjualan dan memberikan data barang setelah itu dioah dalam pembayaran lalu memberikan laporan kepada pemilik. Konsumen memberikan daftar pesanan kepada persediaan dan disimpan dalam file. Kemudiaa file memberikan daftar persediaan dan diolah dalam laporan.
4.12. Diagram 1 DFD Level 2 No proses : 1.0
Nama proses : Persediaan Keterangan :
Dalam proses diagram persediaan, Konsumen memberikan daftar pesanan kepada cek stok, lalu cek stok memberikan persediaan data mobil kepada input data. Setelah itu input data barang memberikan daftar kepada tbl_barang dan memberikan daftar pembuatan kepada laporan pembuatan, lalu dilaporkan kepada pimpinan. Diagram persediaan tersebut dapat dilihat
-daftar pesanan
-daftar barang
daftar barang
Laporan
Gambar 4.5.
Diagram 1 DFD Level 2 Persediaan
Konsumen 1.1* Cek Barang 1.2* Persediaan Tbl_Pembelian 1.3* Laporan pembuatan Pimpinan
- Laporan -daftar barang
-daftar penjualan
4.13. Diagram 2 DFD Level 2 No proses : 3.0
Nama proses : Penjualan Keterangan :
Konsumen memberikan daftar barang kepada cek barang, setelah itu cek barang memberikan daftar penjualan. Kemudaian disimpan dalam tabel penjualan dan memberikan daftar penjualan setelah itu diolah dalam pembuatan laporan dan diberikan kepada pimpinan.
-daftar pesanan Gambar 4.6.
Diagram 2 DFD Level 2 Penjualan
Konsumen 3.1* Cek Barang 3.2* Penjualan Tbl_Penjualan 3.3* Pembuatan Laporan Pimpinan
- Laporan -daftar barang
-daftar penjualan
4.14. Diagram 3 DFD Level 2 No proses : 4.0
Nama proses : Laporan Keterangan :
Konsumen memberikan daftar barang kepada kasir, setelah itu kasir memberikan daftar penjualan. Kemudian disimpan dalam tabel penjualan dan memberikan daftar penjualan setelah itu diolah menjadi laporan dan diberikan kepada pimpinan. -daftar pesanan Gambar 4.7.
Diagram 3 DFD Level 2 Laporan
Konsumen 4.1* Cek Barang 4.2* Laporan Tbl_Penjualan 4.3* Pembuatan Laporan Pimpinan
4.15. Perancangan Stok Barang
Form ini merupakan form untuk input stok barang yang masuk pada PT. Speedlie Auto Showroom yang digunakan untuk menyimpan data persediaan barang yang ada
Gambar 4.8. Form Stok Mobil
TAMBAH CARI KELUAR EDIT BATAL Datagrid1
Input stok mobil
Harga Jual : Harga Beli : Jumlah : Tahun Keluar : Warna : Merk Mobil : Tanggal : Kode Mobil : HAPUS SIMPAN
4.16. Perancangan Form Penjualan
Form ini merupakan form data penjualan barang pada PT. Speedline Auto Showroom yang digunakan untuk menyimpan data penjualan barang yang ada.
Gambar 4.9. Form Sistem Penjualan
TAMBAH CARI KELUAR EDIT BATAL Datagrid1 Sistem Penjualan Merk Mobil : Kode Mobil : No. Telp : Alamat : Jenis Kelamin : Nama Customer : Tanggal : Nomor Jual : HAPUS SIMPAN Warna Mobil : Tahun Keluar : Harga (Rp) : Dibayar (Rp) : Kembali (Rp) :
4.17. Perancangan Cetak Laporan Data Keseluruhan Mobil
Laporan data mobil menampilkan laporan keseluruhan data-data mobil pada PT. Speedline Auto Showroom, yang terdiri dari data penginputan mobil dan data stok mobil. Tabel ini digunakan untuk menginput data mobil yang telah dibeli dari dealer. Berikut ini merupakan contoh laporan data keseluruhan mobil pada PT. Speedline Auto Showroom.
LAPORAN DATA KESELURUHAN MOBIL PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM
Tabel 4.1. Laporan Stok Mobil
Kode No. Jual Merk Harga Stok
xxxx Xxxx Xxxx xxxx xxxx
4.18. Perancangan Cetak Laporan Penjualan Keseluruhan
Laporan ini menampilkan keseluruhan laporan penjualan mobil yang terdiri dari data penginputan mobil, data penjualan mobil dan data Customer. Berikut ini merupakan output laporan penjualan keseluruhan pada PT. Speedline Auto Showroom.
CETAK LAPORAN PENJUALAN KESELURUHAN PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM
Tabel 4.2.
Laporan Penjualan Keseluruhan
Kode No. Jual Merk Tahun Kel Data Cust
xxxx Xxxx Xxxx Xxxx xxxx
xxxx Xxxx Xxxx Xxxx xxxx
xxxx Xxxx Xxxx Xxxx xxxx
4.19. Perancangan Laporan Keseluruhan Data Customer
Laporan data customer menampilkan laporan keseluruhan dari stok mobil pada PT. Speedline Auto Showroom. Berikut ini merupakan output laporan data customer pada PT. Speedline Auto Showroom.
LAPORAN KESELURUHAN KONSUMEN PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM
Tanggal : xx-xx-xxxx Nama Customer : xxxxxxxxx Alamat : xxxxxxxx
Tabel 4.3
Laporan Keseluruhan Konsumen
No. Jusl cust Nama Konsumen Alamat Kota Telepon
xxxx Xxxx Xxxx xxxx xxxx
BAB V