...(4) Kuantitas pemesanan yang diperkirakan (N) , periode per pesanan (T), dan total biaya (TC) dapat dihitung dengan cara dibawah ini:
...(5)
...(6)
...(7) Keterangan:
Q = Jumlah unit per pesanan
Q* = Jumlah optimum unit per pesanan
D = Permintaan tahunan dalam unit untuk barang persediaan S = Biaya penyetelan atau pemesanan untuk setiap pesanan H = Biaya penyimpanan atau penyimpanan per unit per tahun N = banyaknya pesanan per tahun
T = periode per pesanan
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
PapaPia merupakan salah satu Usaha Kecil Menengah yang sedang berkembang di Kota Bogor. Berawal dari kejenuhan pemilik menjadi seorang karyawan di salah satu perusahaan swasta, membulatkan tekad pemilik bersama keluarga merintis usaha ini. Motivasi untuk membuka usaha ini dikuatkan dengan warisan resep pia dari orang tua pemilik.
Lokasi usaha PapaPia kini berada di Jl. Kol. Achmad Syams Komplek IPB Baranangsiang IVB/2. Pemilik usaha memutuskan untuk membeli sebuah rumah yang dapat digunakan untuk proses produksi dan outlet penjualan produk Papapia di lokasi yang sangat strategis.
Menurut Reza (2013) , visi dari Usaha Kecil Menengah ini ialah menjadi bagian dari citra positif pariwisata kota Bogor khususnya dan menjadi bagian citra positif pariwisata Indonesia. Misi yang diusung oleh pemilik ialah konsisten memperkenalkan PapaPia sebagai oleh-oleh khas Bogor masa kini kepada
16
masyarakat kota Bogor maupun wisatawan domestik dan asing yang berkunjung ke Kota Bogor.
Manajemen dalam Usaha Kecil Menengah PapaPia ini masih sangat sederhana. Dikatakan sederhana, karena setiap fungsi manajemen yang terdiri dari keuangan, pemasaran, produksi&operasi, serta sumber daya manusia masih dikelola oleh keluarga. Namun, hal ini tidak menimbulkan masalah besar bagi pengelola karena eksistensi PapaPia masih dapat berjalan dengan baik sampai saat ini.
Proses Produksi
PapaPia kacang hijau memiliki proses produksi yang sederhana. Selain itu alat yang digunakan untuk memproduksi PapaPia kacang hijau ini pun terbilang sederhana dan biasa digunakan oleh masyarakat untuk membuat kue. Berikut ini tahapan proses produksi PapaPia kacang hijau :
1. Pencampuran bahan kulit Pia
Bahan baku untuk pembuatan kulit yaitu tepung terigu, gula, minyak dan mentega. Bahan-bahan tersebut dimasukan kedalam mixer sesuai kapasitas
mixer tersebut.
2. Pencampuran bahan isi pia
Kacang hijau sebagai bahan baku utama pia ini menggunakan kacang hijau kupas. Sebelum diproses kacang hijau dicuci bersih kemudian kacang hijau yang sudah bersih mengalami proses pengukusan. Kacang hijau yang telah lunak disatukan dengan gula pasir dan butter yang kemudian dimasak selama dua jam. Jika adonan isi kacang hijau ini telah kalis, produsen menimbang kacang hijau tersebut sesuai dengan ukuran untuk satu buah PapaPia kacang hijau untuk memudahkan proses pencetakan.
3. Mengolah kulit Pia
Adonan kulit pia yang sudah tercampur kemudian digiling agar lebih pipih. Tidak hanya adonan isi pia saja yang ditimbang, namun adonan kulit pia pun ditimbang sesuai ukuran untuk satu buah PapaPia kacang hijau. Ketika adonan telah menjadi lempengan per satuan pia, adonan tersebut di giling kembali untuk memudahkan proses penggabungan dengan adonan isi pia. Setelah adonan kulit digiling, adonan isi pia diletakan di atasnya untuk kemudian pia tersebut dicetak dengan sebuah cetakan yang berbentuk bulat.
4. Finishing
Pada proses finishing pia diolesi telur secukupnya sebelum dipanggang beberapa menit dalam oven. Sebelum dikemas, pia tersebut harus didinginkan dahulu dengan menggunakan kipas angin. Sementara pia yang sudah dingin dimasukan ke dalam kemasan, produsen melakukan inspeksi untuk ukuran dan kelayakan pia tersebut.
Proses produksi pia kacang hijau pun dijelaskan dalam bentuk Peta Aliran Produksi pada Lampiran 1 dan Peta Proses Operasi pada Lampiran 2.
17
Perencanaan Bahan Baku
Bahan baku berperan penting dalam kegiatan produksi. Untuk mendapatkan output produksi yang berkualitas, hal yang penting ialah pemilihan bahan baku. Bahan baku yang berkualitas ialah salah satu cara untuk meminimalisir kegagalan pada proses produksi dan menjadi salah satu faktor penting dalam menciptakan kepuasan konsumen.
PapaPia kacang hijau memiliki dua jenis bahan baku, yaitu bahan baku produksi pia, dan bahan baku pelengkap. Bahan baku produksi pia ialah bahan-bahan baku yang digunakan untuk memproduksi kue pia itu sendiri. Bahan baku produksi ini mutlak diperlukan dan tidak dapat digantikan dengan bahan baku lainnya baik dalam segi kualitas maupun kuantitas. Sedangkan bahan baku pelengkap yaitu bahan baku yang hanya diperlukan untuk melengkapi proses penjualan PapaPia kacang hijau. Bahan baku produksi dan bahan baku pelengkap ini, tercantum dalam Tabel 1.
Tabel 1 Bahan baku papapia kacang hijau
Bahan Baku Produksi Bahan Baku Pelengkap 1.Kacang hijau 1.Kotak kemasan 2.Gula pasir 2.Kotak kemasan 3.Tepung terigu 3.Plastik kemasan 4.Telur
5.Minyak sayur 6.Butter Mentega
Sumber : Pengelola UKM PapaPia
Proses pembuatan PapaPia kacang hijau, hampir sebagian besar bahan baku yang digunakan sama dengan pembuatan PapaPia dengan varian rasa yang lain. Perbedaan hanya terdapat pada varian rasa saja. PapaPia kacang hijau menggunakan bahan baku kacang hijau yang sudah dikupas. Pemilihan kacang hijau kupas ini atas dasar keefektifan waktu, biaya, dan kualitas.
Ketersediaan sebagian besar bahan-bahan baku PapaPia kacang hijau ini tidak pernah menjadi masalah bagi kegiatan produksi. Tetapi lain halnya dengan ketersediaan kacang hijau kupas. Ketersediaan kacang hijau kupas ini selalu menjadi perhatian lebih untuk bagian produksi. Kacang hijau kupas memang bukan menjadi barang yang langka, tetapi ketersediaannya seringkali mengganggu kegiatan produksi.
Bagian produksi terkadang sulit untuk mengestimasi berapa kuantitas kacang hijau yang harus tersedia di gudang agar kualitas serta kuantitasnya dapat memenuhi kebutuhan produksi setiap harinya. Karena berdasarkan pengalaman, kacang hijau kupas yang terlalu lama disimpan di gudang pun akan mengurangi kualitas dari kacang hijau itu sendiri.
Pada periode 2011-2012, pia kacang hijau diproduksi 7800 kotak kemasan. Dalam satu kotak kemasan terdapat delapan buah pia. Perencanaan produksi dirancang kedalam rencana produksi harian. Dalam satu hari kerja, bagian produksi memproduksi berbagai varian pia. Khusus untuk pia kacang hijau diproduksi sebanyak 23 kotak kemasan per hari kerjanya.
18
Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku
Proses pembelian bahan baku produksi pada PapaPia dilakukan langsung oleh pemilik usaha ini. Pemilik menerima langsung permintaan untuk pembelian bahan baku dari karyawan yang bertugas mengecek ketersediaan barang di gudang. Karyawan tersebut melaporkan kepada pemilik usaha mengenai ketersediaan bahan baku produksi telah menipis dan diharapkan segera melakukan pembelian bahan baku berikutnya untuk menunjang kegiatan produksi. Pemilik menghitung rencana kebutuhan bahan baku produksi untuk keperluan produksi berikutnya.
Pemilik usaha melakukan pembelian kebutuhan bahan baku produksi dengan datang langsung ke pemasok bahan baku yang telah bekerjasama dengan Papapia sejak awal berdirinya usaha ini. Papapia memilih Yoeks sebagai pemasok bahan baku karena kualitas, harga dan letak nya yang tidak jauh dari outlet PapaPia.
Proses penerimaan bahan baku yang dilakukan oleh Papapia cukup sederhana. Berikut ini langkah-langkah proses penerimaan bahan baku:
1. Pemasok menyediakan bahan baku yang diminta oleh pengelola PapaPia sesuai rencana kebutuhan bahan-baku.
2. Pengelola PapaPia memeriksa ulang kuantitas dan kualitas bahan baku yang diberikan agar tidak terjadi kesalahan.
3. Setelah bahan baku dikemas, pengelola PapaPia membawa bahan baku tersebut ke outlet.
4. Pengelola PapaPia menginformasikan kepada pengelola lainnya bahwa bahan baku dengan kuantitas tertentu telah datang. Kemudian beberapa karyawan membantu pengelola untuk proses penyimpanan bahan baku di gudang.
Perencanaan Produksi
Perencanaan produksi dapat diibaratkan sebagai pedoman kegiatan produksi. Perencanaan produksi pun dilakukan agar pemakaian bahan baku, mesin, tenaga kerja dan biaya pun lebih optimal. Perencanaan produksi yang tersusun dengan baik akan membantu terpenuhinya permintaan konsumen dan peraihan keuntungan bagi PapaPia yang maksimal.
Perencanaan produksi harian ini disusun berdasarkan jam kerja, kapasitas mesin, kapasitas tenaga kerja, jumlah varian yang harus diproduksi serta permintaan konsumen. Kegiatan produksi terbagi menjadi dua shift. Dalam satu hari kerja PapaPia mentargetkan memproduksi 180 kotak kemasan PapaPia yang terbagi menjadi lima varian rasa.
Perencanaan kuantitas produksi untuk PapaPia kacang hijau disusun berdasarkan target tahunan produksi dan permintaan konsumen. Target produksi dan penjualan PapaPia kacang hijau per tahun yaitu sebanyak 7800 kotak kemasan. Produksi PapaPia kacang hijau diproduksi setiap harinya sebanyak 22 kotak kemasan. Kebutuhan bahan baku PapaPia kacang hijau pada tahun 2011-2012 terperinci dalam Tabel 2.
19
Tabel 2 Kebutuhan bahan baku pia kacang hijau No Bahan Baku Kebutuhan Bahan Baku 1 Kacang hijau 800 Kg
2 Gula pasir 800 Kg 3 Tepung terigu 1000 Kg 4 Telur 280 Kg
5 Minyak sayur 375 Liter/300 Kg 6 Butter 120 Kg
7 Mentega 120 Kg 8 Plastik kemasan 62400 Pcs 9 Kotak kemasan 7800 Kotak Sumber : Pengelola UKM PapaPia
Perencanaan produksi ditangani langsung oleh pemilik PapaPia. Pada periode awal produksi, perencanaan produksi ini sudah disusun dan diinformasikan kepada karyawan guna mempermudah kegiatan produksi yang akan berjalan.
Analisis ABC
Analisis ABC ialah salah satu metode yang membagi persediaan menjadi tiga kategori berdasarkan volume rupiah tahunan. Analisis ABC mengelola persediaan kritis yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk. Analisis ABC untuk produk PapaPia kacang hijau memasukan sembilan bahan baku yang digunakan. Dengan menggunakan Analisis ABC, kita dapat mengetahui klasifikasi bahan baku PapaPia kacang hijau yang memiliki sifat kritis. Sifat kritis disini berarti bahan baku yang merepresentasikan penggunaan biaya paling tinggi.
Pada tahun 2012-2013 PapaPia mentargetkan untuk memproduksi 7800 kotak kemasan pia kacang hijau. Kebutuhan bahan baku telah disampaikan sebelumnya pada Tabel 2.
Seperti yang terlampir pada Tabel 3, kategori A dimiliki oleh kacang hijau, kotak kemasan, dan gula pasir dengan persentase masing-masing 25.94%, 19.76%, dan 14.86%. Tiga bahan baku yang berkategori B masing-masing dengan persentasenya ialah tepung terigu sebesar 11.14%, telur sebesar 8.44%, dan minyak sayur sebesar 6.75%. Ketiga bahan baku lainnya berkategori C ialah plastik kemasan dengan persentase sebesar 5.27%, butter dengan persentase sebesar 4.05%, mentega dengan persentase sebesar 3.78%.
20
Tabel 3 Analisis ABC bahan baku pia kacang hijau
Nama bahan baku Permintaan (D) Harga (Rp) Biaya bahan baku (Rp) Persentase (%) Persentase kumulatif (%) Kategori Kacang hijau 800 kg 19.200 15.360.000 25.94 25.94 A Kotak kemasan 7800 1500 11.700.000 19.76 45.69 A Gula pasir 800 kg 11.000 8.800.000 14.86 60.55 A Tepung terigu 1000 kg 6600 6.600.000 11.14 71.7 B Telur 280 kg 17.857 4.999.960 8.44 80.14 B Minyak sayur 300 kg 13.333 3.999.960 6.75 86.9 B Plastik kemasan 52400 50 3.120.000 5.27 92.16 C Butter 120 kg 20.000 2.400.000 4.05 96.22 C Mentega 120 kg 18.667 2.240.040 3.78 100 C Jumlah 59.219.900
Sumber : Data hasil olahan
Economic Order Quantity
Analisis Economic Order Quantity pada pia kacang hijau di UKM PapaPia ini dipakai untuk menganalisa kuantitas ekonomis pemesanan bahan baku kacang hijau serta menganalisa total biaya optimum pengendalian persediaan kacang hijau pada bahan baku kritis.
Alat analisis Economic Order Quantity membutuhkan beberapa parameter. Parameter tersebut ialah permintaan tahunan, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya per unit barang. Komponen yang terlibat ke dalam biaya pemesanan untuk persediaan bahan baku kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir ialah biaya transportasi dan biaya telepon untuk kartu Simpati sebesar Rp 755 (Siska.2013). Biaya transportasi ialah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pemesanan atau pembelian bahan baku. Sedangkan komponen yang terlibat dalam biaya penyimpanan untuk persediaan kacang hijau dan gula pasir ialah gaji pegawai dan biaya listrik. Sedangkan, biaya penyimpanan untuk persediaan kotak kemasan hanya biaya listrik dengan tarif listrik Rp 795/kwh (Nias.2013). Karena dalam penanganan persediaan kotak kemasan tidak memakai jasa khusus karyawan. Rincian cara perhitungan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan terdapat di lampiran 3.
Pada periode Januari 2012-Januari 2013, produksi pia kacang hijau di UKM PapaPia mencapai 7800 kotak kemasan. Setiap kotak kemasan berisi delapan buah pia kacang hijau. Kebutuhan bahan baku berkategori A menurut analisis ABC untuk memproduksi 7800 kotak kemasan dalam satu tahun ialah 800 Kg kacang hijau, 7800 kotak kemasan, dan 800 Kg gula pasir. Ringkasan parameter untuk keperluan analisis ABC terdapat pada tabel 4.
21
Tabel 4 Parameter EOQ periode Januari 2012-Januari 2013 Permintaan Harga (Rp) Total biaya (Rp) Biaya pemesanan (Rp) Biaya penyimpanan (Rp) D P DxP S H Kacang hijau 19.200 15.360.000 6000 4822.8 Kotak kemasan 1500 1.700.000 755 3.24 Gula pasir 11.000 8.800.000 6000 3617.3 Sumber : Data hasil olahan
Analisis Economic Order Quantity dilakukan dengan bantuan software POM for Windows 3. Input untuk perhitungan EOQ dengan POM for Windows 3
ialah parameter-parameter EOQ diantaranya permintaan, biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan harga/unit. Berdasarkan hasil perhitungan EOQ dengan menggunakan software POM for Windows 3, dapat diketahui kuantitas pesanan optimal, frekuensi waktu pemesanan dan total biaya persediaan yg bermanfaat untuk pengendalian persediaan kacang hijau, kotak kemasan, dan gula pasir untuk bahan baku pia kacang hijau pada UKM PapaPia. Hasil perhitungan EOQ dengan menggunakan software POM for Windows 3 dapat dilihat pada lampiran 4, lampiran 5, dan lampiran 6.
Hasil analisis EOQ berbeda dengan perhitungan yang selama ini dipakai oleh perusahaan. UKM PapaPia tidak menerapkan teori khusus untuk melakukan pengendalian persediaan bahan baku kacang hijau. Analisis EOQ terbukti dapat menghemat biaya pengendalian persediaan bahan baku kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir. Perbandingan hasil analisis EOQ dan asumsi perusahaan dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5 Perbandingan hasil analisis EOQ dan asumsi perusahaan Bahan
Baku
Parameter Hasil Analisis EOQ Asumsi Perusahaan
Kacang hijau
Kuantitas pesanan 44 Kg 75 Kg Periode pesanan 18 kali/tahun 11 kali/tahun Total biaya Rp 15.579.200 Rp 15.611.688 Selisih biaya Rp 32.488
Kotak kemasan
Kuantitas pesanan 1910 kotak 2500 kotak Periode pesanan 4 kali/tahun 4 kali/tahun Total biaya Rp 11.706.180 Rp 11.706.405 Selisih biaya Rp 225
Gula Pasir
Kuantitas pesanan 52 Kg 100 Kg Periode pesanan 16 kali/tahun 8 kali/tahun Total biaya Rp 8.986.349 Rp 9.028.880 Selisih biaya Rp 42.531
Sumber : Data hasil olahan
Berdasarkan keterangan dari pengelola UKM PapaPia, hasil analisis EOQ berupa kuantitas pemesanan per pesanan dan periode per pesanan dapat diterapkan pada sistem pengendalian bahan baku kacang hijau. Dengan
22
mengetahui kuantitas pemesanan dan periode pemesanan, pengelola UKM PapaPia dapat berkoordinasi dengan Yoeks selaku pemasok kacang hijau untuk menyediakan kebutuhan bahan baku pia kacang tiap periodenya.
Implikasi Manajerial
Implikasi manajerial yang dapat diberikan dari hasil penelitian ini ialah:
1. Menurut analisis ABC, pia kacang hijau memiliki tiga jenis bahan baku yang tergolong bahan baku kritis. Bahan baku kritis ialah bahan baku yang harus diperhatikan kondisinya karena merupakan bahan baku yang memiliki volume rupiah tahunan tertinggi. Bahan baku berkategori A ini diantaranya kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir.
2. Hasil analisis EOQ pada PapaPia menjelaskan bahwa metode analisis ini dapat membantu dalam mengurangi biaya persediaan. Meskipun selisih biaya persediaan relatif tidak signifikan pada kasus ini, tetapi metode analisis ini membantu PapaPia untuk menjalin kerjasama yang lebih formal dengan pemasok. Rush order dapat sepenuhnya dipenuhi karena kuantitas pesanan dan periode pesanan optimal dapat diketahui sejak awal periode.