Investigasi Sistem
Sistem authority control sangat penting dalam proses pengolahan bahan perpustakaan dan juga penelusuran informasi. Authority control akan menjadi akses bagi pustakawan dalam menentukan bentuk tajuk pada katalog, sehingga terdapat konsistensi dalam penentuan titik akses informasi, sehingga memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi. Perpusnas RI, selama ini telah mempunyai sistem authority control yang datanya diambil dari pangkalan data bibliografis, Library of Congress Subject Headings, Sears List Subject Headings, dan daftar tajuk yang diterbitkan oleh Perpusnas RI. Data-data tersebut langsung diambil dan dimasukkan ke pangkalan data authority tanpa melalui proses validasi, sehingga masih banyak terdapat kesalahan dan duplikasi data. Data yang kurang akurat itu pun menyulitkan pustakawan dalam menentukan bentuk tajuk yang standar terhadap bahan perpustakaan yang akan diolah. Sistem authority control yang ada juga belum terintegrasi dengan pangkalan data OPAC, sehingga proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal. Berdasarkan hasil pengamatan selama ini, masih ditemukan beberapa kekurangan pada sistem authority control berjalan, sehingga perlu dikembangkan sistem authority control baru yang akan menyempurnakan sistem yang lama.
Permasalahan
Sistem authority control yang ada saat ini mempunyai beberapa permasalahan, di antaranya (contoh terlampir) :
1. Hasil penelusuran tidak sesuai (recall dan precision rendah).
2. Ruas-ruas yang terdapat dalam tajuk (ruas Tajuk Entri Utama (TEU), Gunakan (G), Gunakan Untuk (GU), Lihat Juga (LJ), Istilah Luas (IL), Istilah Sempit (IS), dan Istilah Berkait (IB) belum terkoneksi, sehingga sulit mendeteksi apakah setiap tajuk dalam ruas-ruas tersebut sudah dikeluarkan atau belum. Misalnya, istilah yang digunakan sebagai tajuk adalah “Muka” dan istilah acuannya adalah “Wajah”, tetapi ketika mencari “Wajah” tidak dirujuk ke “Muka”.
3. Penelusuran masih kaku, tidak bisa dari kata kunci
4. Hasil penginputan tajuk pada pangkalan data deskripsi bibliografis langsung terkoneksi dengan pangkalan data authority, sehingga kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk pun langsung masuk ke pangkalan data authority, tanpa melalui penyaringan tidak ada validasi
5. Tidak ada warning dalam penulisan tajuk yang kurang tepat atau tajuk itu sudah dimasukkan atau belum, sehingga masih banyak kesalahan atau duplikasi data, misalnya tajuk “Ritus dan seremoni” dan tajuk “Ritus dan upacara” padahal kedua istilah tersebut mempunyai arti yang sama, tetapi menjadi dua tajuk yang berbeda. Kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk biasanya terjadi karena kekurangtelitian pustakawan ketika menuliskan bentuk tajuk dalam deskripsi
bibliografis yang secara otomatis langsung tersimpan pada pangkalan data authority
6. Tajuk yang dicari dengan istilah kendali, seperti “Hewan” hasilnya semua kata yang mengandung hewan keluar, tetapi tajuk “Hewan” itu sendiri tidak keluar. 7. Istilah yang bukan menjadi tajuk utama, tetapi hanya sebagai acuan, seperti
“Binatang” yang merupakan acuan tajuk utama “Hewan” dipakai juga sebagai tajuk utama tidak terkontrol
8. Semua pustakawan dapat masuk ke pangkalan data authority, sehingga data authority tidak terkontrol.
9. Antara pangkalan data authority, pangkalan data bibliografis, dan pangkalan data OPAC belum terintegrasi, sehingga proses pengolahan bahan perpustakaan dan proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal.
Analisis Studi Kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem tersebut meliputi kelayakan teknologi, kelayakan ekonomi, kelayakan hukum, dan kelayakan waktu. Kelayakan Teknologi
Kelayakan teknologi berkaitan dengan teknologi yang nantinya akan diterapkan pada sistem yang akan dikembangkan. Spesifikasi kebutuhan teknologi yang dibutuhkan dalam sistem authority control mencakup dua perangkat utama, yaitu perangkat lunak, yang terdiri dari sistem operasi, program aplikasi, dan sistem manajemen basis data serta perangkat keras, yang terdiri dari input device, process device, dan output device.
Sistem operasi yang digunakan dalam sistem authority control adalah Windows XP/ Vista/ 7/ lebih tinggi, dengan program aplikasi minimum Microsoft Office 2003 dan Bundle Xampp yang meliputi PHP, Web server, Apache, serta Macromedia Dreamweaver untuk tag editor, sedangkan untuk sistem manajemen basis data menggunakan Oracle.
Kebutuhan perangkat keras meliputi input device, yang terdiri dari mouse, keyboard, dan scanner; process device, yang terdiri dari Intel Pentium 4 dengan memory 3.0 GHz, RAM 2 GB, Hardisk 160 GB, VGA 256 MB); dan output device yang terdiri dari printer dan monitor.
Secara teknis, sistem ini dinilai layak karena kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras tersebut mudah didapatkan dan memenuhi kapasitas yang diperlukan serta telah memenuhi minimum requirement, sehingga dapat diaplikasikan pada sistem informasi yang baru. Selain telah memenuhi minimum requirement, teknologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem authority control ini juga dinilai layak karena melalui hasil perbandingan dengan Library of Congress Authority, terdapat beberapa persamaan perangkat lunak, di antaranya adalah menggunakan basisdata Oracle. Persamaan lain adalah bahasa inverter yang digunakan adalah PHP dan SQL, bahasa manipulasi web CSS (Cascading Style Sheet), HTML, dan Javascript, serta menggunakan protokol Http. Pengoperasian teknologi yang diterapkan juga tidak
sulit dilakukan karena pustakawan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka Perpusnas RI telah terbiasa mengoperasikan komputer dengan spesifikasi tersebut dalam kegiatan pengolahan bahan perpustakaan.
Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi erat kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat. Sistem informasi yang diajukan harus dapat dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan (manfaat) yang diperoleh dengan biayanya. Biaya dalam pengembangan sistem authority control terdiri atas:
1. Pengadaan perangkat keras
Biaya yang dibutuhkan untuk pengadaan perangkat keras dalam pengembangan sistem ini dianggarkan sebesar Rp. 30.000.000,00-,
2. Pengadaan perangkat lunak
Biaya yang timbul dari semua perangkat lunak yang dibeli untuk sistem yang diusulkan, termasuk perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak pengontrol jaringan, dengan biaya sebesar Rp. 30.000.000,00-,
3. Biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem
Biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem terdiri dari: a. Programmer (2 orang) = Rp. 82.600.000,00
b. Teknisi (1 orang) = Rp. 10.500.000,00 c. Operator (1 orang) = Rp. 10.500.000,00 d. Administrator (1 orang) = Rp. 21.000.000,00
Biaya total pengembangan= Rp. 124.600.000,00. Nilai penghematan yang didapatkan dari hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada tabel 2 sebagai berikut:
Tabel 1 Tahapan pengembangan sistem
FASE Periode Lama
Periode
Total Biaya Keterangan Tanggal Mulai Tanggal Selesai
Project Planning Phase
1-Apr-2014 15-Apr-2014 14 Hari 2x350.000x14=9.800.000 2 Programmer
Analysis Phase 16-Apr-2014 30-Apr-2014 14 Hari 2x350.000x14=9.800.000 2 Programmer
Design Phase 1-Mei-2014 30-Mei-2014 30 Hari 2x350.000x30=21.000.000 2 Programmer
Implementasi Phase
1-Juni-2014 30-Juni-2014 30 Hari 5x350.000x30=52.500.000 2 Programmer, 1teknisi, 1
operator, 1 adminstrator
Support Phase 1-Jul-2014 30-Jul-2014 30 Hari 3x350.000x30=31.500.000 2 programmer, 1 administrator
Setelah adanya pengembangan sistem yang baru didapatkan penghematan biaya pada point 3 sebesar Rp. 25.000.000,00 dengan perhitungan sebagai berikut:
Perhitungan biaya dengan sistem sebelumnya:
1. Biaya setiap entri data sebesar Rp. 2500. Untuk sistem sebelumnya total biaya entri Rp. 2500x10.000= Rp. 25.000.000,00
2. Biaya perbaikan entri yang salah sebesar Rp. 5.000,00,-x5.000=Rp. 25.000.000,00 3. Total biaya keseluruhan = 25.000.000,00+25.000.000,00= Rp. 50.000.000,00,- Perhitungan biaya dengan sistem yang diusulkan:
1. Biaya setiap entri data sebesar Rp. 2500x10.000= Rp. 25.000.000,00 2. Biaya perbaikan Rp. 0
3. Total biaya keseluruhan =
25.000.000,00,-Jadi penghematan yang didapatkan dari sistem yang diusulkan adalah Rp. 50.000.000 – Rp. 25.000.000 = Rp. 25.000.000,00,-. Biaya pengembangan = Rp. 124.600.000,00/tahun = Rp. 10.383.333/bulan. Penghematan biaya sistem diusulkan : Rp. 25.000.000,00/tahun = Rp. 2.083.333,00/bulan. Waktu pengembalian modal = Rp. 124.600.000,00 : 2.083.333,00 = 59,8 bulan, jadi dalam waktu kira-kira 60 bulan atau 5 tahun total modal yang dikembangkan akan kembali. Memasuki tahun keenam setelah pengembangan sistem mendapatkan penghematan biaya sekitar Rp. 2.083.333,00 setiap bulannya.
Biaya lain yang dapat diminimalkan anggarannya yaitu biaya pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, karena setiap pegawai yang akan mengoperasikan sistem authority control ini sebagian besar sudah difasilitasi perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan karena sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang ada di Perpusnas RI yaitu INLIS.
Nilai penghematan yang diperoleh dapat dialokasikan untuk kegiatan standing committee yang akan dilakukan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dalam membahas dan menyusun daftar-daftar tajuk yang diterbitkan oleh Perpusnas RI. Kegiatan standing committee ini terdiri dari pustakawan di Bidang Pengolahan yang bertanggung jawab terhadap authority file dan narasumber atau pakar di bidang perpustakaan.
Manfaat yang diperoleh dari pengembangan sistem ini terdiri dari manfaat berwujud (tangible benefits) dan manfaat tidak berwujud (intangible benefits).
Tabel 2 Nilai penghematan
No. Sebelum Sesudah
1. Jumlah operator 4 orang Jumlah operator 4 orang
2. Jumlah entri 10.000 Jumlah entri 10.000
3. Jumlah kesalahan 50% (setiap 10.000 entri
terdapat 5000 kesalahan)
Jumlah kesalahan 0%
1. Manfaat Berwujud
Manfaat berwujud merupakan manfaat yang dapat diukur dan dinyatakan dalam istilah keuangan. Manfaat yang dapat diambil dari sistem yang diusulkan ini adalah adanya penghematan biaya yang harus dikeluarkan oleh Bidang Pengolahan Bahan Pustaka setiap tahunnya. Biaya pemeliharaan sistem juga dapat dikurangi karena perancangan sistem yang diusulkan merupakan bagian dari sistem informasi Perpusnas RI. Manfaat lain yang didapat dengan adanya sistem baru ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman daftar tajuk Perpusnas RI yang selama ini selalu dikirimkan ke perpustakaan daerah karena sistem yang dirancang ini sudah dapat menyediakan tajuk-tajuk yang digunakan oleh seluruh perpustakaan di Indonesia secara online.
2. Manfaat Tidak Berwujud
Manfaat ini merupakan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang, tetapi sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas maupun kuantitas pelaksanaan pekerjaan. Kelebihan dari sistem yang diusulkan ini dari sistem berjalan adalah dapat meminimalkan duplikasi data pada saat pemasukan data, sehingga pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat dan menghemat waktu. Pustakawan dapat langsung menentukan tajuk yang akan digunakan dalam deskripsi bibliografi melalui pangkalan data authority dengan cepat dan akurat. Keberadaan sistem ini juga akan memudahkan pemustaka dalam melakukan penelusuran informasi karena walaupun penelusurannya tidak sesuai dengan bentuk tajuk yang digunakan, informasi tersebut tetap dapat ditemukan.
Berdasarkan uraian sebelumnya mengenai biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan didapatkan, maka dapat diketahui bahwa Perpusnas RI tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk memperoleh manfaat yang besar dari usulan sistem ini. Kesimpulan yang dapat diambil bahwa perancangan sistem ini dianggap layak untuk dilanjutkan.
Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Kelayakan hukum dalam rancangan sistem authority control meliputi perangkat lunak yang digunakan, pedoman tajuk yang dikeluarkan Perpusnas RI, Library of Congress Subject Headings, dan prototipe.
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem authority control yaitu Windows XP/ Vista/ 7/ lebih tinggi, dengan program aplikasi minimum Microsoft Office 2003 dan Macromedia dreamweaver ini telah memenuhi aspek legalitas karena dibeli secara resmi dan berlisensi. Perangkat lunak yang lain seperti Bundle Xampp yang meliputi PHP, Web server, Apache, dan Oracle.
Pedoman yang digunakan dalam pembuatan tajuk seperti Tajuk Subjek, Tajuk Badan Korporasi, dan Tajuk Nama Pengarang telah layak hukum karena dikeluarkan secara resmi oleh Perpustakaan Nasional RI sebagai lembaga pemerintah yang
memiliki tugas sebagai pengendali dan pengawas bibliografi di Indonesia. Library of Congress Subject Headings yang digunakan sebagai pedoman dalam penyusunan tajuk subjek di Perpusnas RI juga telah memenuhi aspek legalitas karena dibeli secara resmi.
Prototipe merupakan hasil karya sendiri yang secara hukum bisa dipertanggungjawabkan. Selain layak hukum dari sisi perangkat lunak, modul, dan prototipe, sistem ini juga layak secara hukum dari sisi operasional artinya sesuai dengan tugas dan fungsi Bidang Pengolahan Bahan Pustaka, Perpusnas RI yang salah satunya adalah penyusunan, pelaksanaan dan pengembangan tajuk nama pengarang, badan korporasi, dan subjek.
Kelayakan Waktu
Kelayakan waktu digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan sistem authority control yang akan dijalankan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka, Perpusnas RI ini direncanakan selesai dalam waktu 118 hari yang meliputi perencanaan, analisis, desain, implementasi, dan sistem pendukung.
Perencanaan dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 14 hari kerja. Tahapan perencanaan meliputi kebutuhan sistem, pendefinisian kendala sistem yang ada, perencanaan peluncuran proyek (project launching), dan biaya kebutuhan pengembangan sistem.
Analisis dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 14 hari kerja. Tahapan analisis meliputi:
1. Analisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan 2. Analisis kebutuhan perangkat keras
3. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Desain dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 30 hari. Tahapan desain meliputi:
1. Coding program 2. Prototipe
Implementasi dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 30 hari. Tahapan implementasi meliputi:
1. Instalasi perangkat keras 2. Instalasi perangkat lunak
3. Aktivasi sistem authority control pada komputer pengguna
Sistem pendukung dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 30 hari. Tahapan dalam sistem pendukung meliputi:
1. Pemberian hak otorisasi kepada pengguna 2. Pelatihan kepada pengguna
3. Perbaikan sistem jika diperlukan
4. Pengembangan dan pemeliharaan sistem
Pertimbangan waktu ini dengan alasan bahwa sistem dapat selesai dalam tahun anggaran berjalan. Penyelesaian sistem authority control ini dilakukan oleh pihak pengembang yang berkoordinasi dengan pihak konsumen dalam hal ini Bidang
Pengolahan Bahan Pustaka agar sistem nantinya selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan dan dengan rancangan yang telah ditetapkan.
Analisis Sistem
Setelah investigasi sistem, tahap selanjutnya adalah analisis sistem. Analisis sistem terdiri dari analisis kebutuhan fungsional, kebutuhan nonfungsional, dan kebutuhan sistem.
Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional dari sistem authority control ini adalah untuk memasukkan, memperbaiki, menambah, menghapus, melakukan validasi, dan menyimpan data sehingga disediakan lembar input, edit, tambah, hapus, validasi, dan simpan data. Untuk mengeksekusi data, disediakan tombol aksi yaitu tombol input, edit, tambah, hapus, validasi, dan simpan data. Ruas-ruas yang disediakan dalam lembar input data dalam rancangan sistem authority control ini juga dianggap layak karena telah mengikuti standar metadata katalog internasional, yaitu MARC.
Analisis Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan nonfungsional pada rancangan sistem authority control ini adalah sebagai berikut:
1. Berbasis jaringan (webbase)
2. Digunakan oleh banyak pengguna secara bersamaan (multi user/ sharing) 3. Data terpusat
4. Perangkat lunak yang digunakan adalah PHP, Browser Internet Explorer atau Mozilla Firefox, dan HTML.
Tabel 3 Kebutuhan fungsional dan nonfungsional
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Nonfungsional
Memasukkan data Berbasis jaringan
Memperbaiki data Multi user
Menambah data Data terpusat
Menghapus data Menggunakan perangkat lunak PHP, Browser
Internet Explorer atau Mozilla Firefox, dan HTML
Validasi data Menyimpan data
Analisis Kebutuhan Sistem
Berdasarkan kendala yang ditemui pada sistem authority control yang ada saat ini maka dibutuhkan sistem baru untuk menyempurnakan sistem yang lama agar masalah-masalah yang ada dapat diminimalisasi. Pengembangan sistem yang baru tersebut memerlukan penambahan sistem sebagai berikut:
1. Hasil penginputan tajuk pada pangkalan data deskripsi bibliografis harus melalui tahap validasi, sehingga kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk tidak langsung masuk ke pangkalan data authority.
2. Manipulasi data pada pangkalan data authority hanya dapat dilakukan oleh pustakawan yang mendapat hak akses, yaitu pustakawan yang bertugas sebagai operator, sehingga keamanan data lebih terkontrol
3. Memberikan warning pada penulisan bentuk tajuk yang salah atau yang sudah ada, misalnya data tidak bisa disimpan, sehingga mengurangi kesalahan dan duplikasi data.
4. Menyediakan fasilitas penelusuran melalui kata kunci
5. Menyediakan tampilan yang mudah dimengerti oleh pengguna
6. Menyediakan rujukan agar pemustaka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
Rujukan yang diperlukan dalam pembentukan tajuk terdiri dari:
G Gunakan, yaitu rujukan yang mengarahkan pemakai dari istilah yang tidak digunakan ke istilah yang digunakan, misalnya “Bahasa dan masyarakat” Gunakan “Sosiolinguistik”
GU Gunakan Untuk, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut adalah istilah yang tidak digunakan. Rujukan GU ditulis sesudah tajuk yang digunakan, misalnya “Daerah tropis” GU “Daerah khatulistiwa”. Jadi “Daerah khatulistiwa” adalah istilah yang tidak digunakan atau istilah yang menjadi rujukan dari “Daerah tropis”
LJ Lihat Juga, yaitu rujukan yang mengarahkan pemakai dari satu tajuk yang digunakan ke tajuk lain yang juga digunakan. Hubungan antara tajuk dapat setara atau hubungan antara subjek yang lebih luas dengan subjek yang lebih sempit, misalnya “Bajigur” LJ “Bandrek”
IL Istilah Luas, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut merupakan istilah yang lebih luas dari istilah yang digunakan, misalnya “Arca kuno” IL “Arkeologi”
IS Istilah Sempit, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut merupakan bagian dari istilah yang digunakan, misalnya “Arsitektur kuno” IS “Candi”
IB Istilah Berkait, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut merupakan istilah yang berkaitan atau ada hubungannya dengan istilah yang digunakan
Pemberian deskripsi terhadap suatu tajuk perlu dilakukan jika tajuk tersebut dirasa asing atau kurang dipahami oleh masyarakat luas. Setiap tajuk juga diberikan nomor klasifikasi sehingga memudahkan pustakawan dalam mengolah bahan perpustakaan. Rujukan subdivisi geografis juga perlu ditambahkan pada tajuk yang memerlukan nama tempat, misalnya “Bencana alam –Indonesia” .
Berdasarkan hasil investigasi sistem dan analisis kebutuhan sistem, dapat dibandingkan sistem yang lama dan sistem yang baru dengan menggunakan kerangka kerja PIECES (Whitten 2007). Kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services) dalam penelitian ini terlihat pada tabel 4 berikut:
Tabel 4 Kerangka kerja PIECES
Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru
Performance (Kinerja): kebutuhan untuk meningkatkan kinerja.
Waktu pengolahan bahan perpustakaan lebih lama karena tajuk masih dimasukkan secara manual.
Waktu relatif lebih singkat karena penentuan tajuk langsung diambil dari pangkalan data authority. Information (Informasi): kebutuhan untuk mengendalikan dan meningkatkan kualitas informasi dan data.
Informasi yang disajikan belum terintegrasi sehingga tidak secepat dan seakurat
sistem yang diusulkan.
Informasi yang disajikan sudah terintegrasi sehingga lebih cepat dan lebih akurat.
Economic (Ekonomi): kebutuhan untuk menekan
biaya ekonomis dan
pengendalian.
Biaya yang
dikeluarkan lebih tinggi karena sering terdapat kesalahan dalam pemasukan data.
Biaya relatif rendah karena kesalahan dapat diminimalisasi. Control (Pengendalian) : kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian dan keamanan.
Hak akses dimiliki oleh seluruh pustakawan sehingga tidak ada pengendalian dalam manipulasi data.
Pengendalian sistem dilakukan dengan mambatasi hak akses ke pangkalan data
authority sehingga manipulasi data dapat terkontrol.
Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru Efficiency (Efisiensi) : kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi. 1. Lebih banyak menghabiskan waktu untuk memasukkan data
2. Biaya yang dikeluarkan lebih tinggi karena banyak terdapat kesalahan dalam pemasukan data 3. Tenaga dalam
manipulasi data terlalu banyak sehingga tidak terkontrol
1. Lebih hemat waktu karena antarbasisdata sudah terintegrasi 2. Biaya yang dikeluarkan
lebih rendah karena kesalahan data dapat diminimalisasi 3. Tenaga untuk
manipulasi data hanya dilakukan oleh operator sehingga lebih
terkontrol
Services (Pelayanan) : kebutuhan untuk
meningkatkan pelayanan kepada konsumen dan pegawai.
1. Informasi kurang akurat karena terdapat banyak kesalahan 2. Informasi hanya dapat
dimanfaatkan oleh pustakawan 1.
1. Informasi lebih akurat karena data yang tersedia sudah valid 2. Informasi dapat
dimanfaatkan oleh siapa saja
3.
Perbandingan sistem yang lama dan yang baru di atas terlihat bahwa dengan sistem yang baru, dari sisi kinerja dalam hal ini waktu relatif lebih singkat karena penentuan tajuk langsung diambil dari pangkalan data authority, sehingga pustakawan tidak perlu melakukannya secara manual dengan melihat daftar tajuk tercetak. Informasi yang disajikan dengan sistem baru lebih akurat karena antarbasisdata sudah terintegrasi sehingga data yang muncul adalah data yang sudah valid. Biaya yang dikeluarkan pun relatif lebih rendah karena kesalahan dalam pemasukan data dapat diminimalisasi. Hak akses ke pangkalan data authority hanya diberikan kepada operator sehingga manipulasi data lebih terkontrol. Penghematan waktu, biaya, dan tenaga yang diperoleh membuat sistem yang baru ini lebih efisien dibandingkan dengan sistem yang lama. Informasi yang disajikan juga lebih akurat dan dapat dimanfaatkan oleh siapa saja, bukan hanya untuk pustakawan tetapi juga para pemustaka yang melakukan penelusuran informasi.
Desain Sistem
Desain sistem rancangan authority control Perpusnas RI dimulai dengan mengetahui diagram konteks RI (level 0) sistem informasi Perpusnas RI. Setelah mengetahui diagram konteksnya, desain dimulai dengan membuat alur kerja
(flowchart) sistem berjalan dan sistem yang diusulkan, baik sistem pengolahan maupun sistem authority control. Berdasarkan alur kerja tersebut dibuatlah data flow diagram (DFD) dan entity relationship diagram (ERD) sistem authority control yang diusulkan.
Diagram Konteks
Entitas yang terlibat dalam Perpusnas RI dapat dilihat pada diagram konteks berikut ini:
Aktivitas yang terjadi pada setiap entitas di atas adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan (manajemen):
a. Mengontrol kinerja pegawai b. Meminta laporan pekerjaan c. Memberikan kebijakan
d. Sistem menyediakan laporan pekerjaan kepada pimpinan 2. Pegawai (Operator):
a. Memasukkan data b. Memperbaiki data c. Menghapus data d. Menambahkan data
e. Melakukan validasi
f. Sistem menampilkan hasil 3. Pengguna (User):
a. Melakukan registrasi sebagai anggota perpustakaan b. Mencari informasi
c. Melakukan peminjaman
d. Sistem mengeluarkan kartu anggota
e. Sistem menampilkan informasi yang dibutuhkan f. Sistem merekam data peminjaman
4. Pengarang (Author): a. Meminta nomor ISBN
b. Meminta informasi tentang jumlah karyanya yang ada di Perpusnas RI c. Menghibahkan tulisannya
d. Sistem memberikan nomor ISBN kepada pengarang