RANCANGAN SISTEM AUTHORITY CONTROL
DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
TRIANI RAHMAWATI
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Rancangan Sistem Authority Control Perpustakaan Nasional RI adalah benar karya saya dengan arahan komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, April 2014
RINGKASAN
TRIANI RAHMAWATI. Rancangan Sistem Authority Control di Perpustakaan Nasional RI. Dibimbing oleh KUDANG BORO SEMINAR dan JANTI G. SUJANA.
Authority control merupakan bentuk temu balik yang konsisten dari istilah unik yang digunakan sebagai istilah kendali dan penggunaan cross reference dari istilah yang tidak digunakan namun saling terkait, sehingga dapat meningkatkan hasil temu kembali informasi. Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas RI) sebagai lembaga negara yang bertugas di bidang perpustakaan perlu mengembangkan sistem authority control yang efektif yang menjadi bagian dari sistem informasi di Perpusnas RI, yaitu Integrated Library System (INLIS). Sistem authority control ini dapat dijadikan alat atau sarana bagi pustakawan dalam menentukan keseragaman akses pada katalog sehingga terdapat konsistensi dalam penentuan titik akses informasi dan dapat meningkatkan hasil temu kembali informasi.
Rancangan sistem authority control dalam penelitian ini menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari studi kelayakan, investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi, review dan maintenance, dan telah selesai sampai tahap implementasi, yaitu pembuatan prototipe untuk penelusuran dan pemasukan data authority yang terdiri dari tajuk subjek, tajuk nama pengarang, dan tajuk badan korporasi.
SUMMARY
TRIANI RAHMAWATI. System Design for Authority Control at National Library of Indonesia. Supervised by KUDANG BORO SEMINAR and JANTI G. SUJANA
Authority control is a form of consistent retrieval from a unique term. That term is used as a control and the use of cross reference from unused term but interrelated each other. So, it can improve the result of information retrieval. National Library of Indonesia as an institution that served in the field of library, needs to develop an effective authority control system, namely authority control that is a part of the existing information systems in National Library of Indonesia, Integrated Library System (INLIS). This system can be used as a tool for librarians in determining the uniformity of access to the catalogs, so that there is consistency in determination of the point of access to information to improve the results of information retrieval.
The system used to design was the System Development Life Cycle (SDLC) method consisting of feasibility studies, system investigation, system analysis, system design, implementation, review and maintenance. This research had resulted a prototype of the system and generated three tables which were connected each other. The three tables are table of Subject Authority Headings, table of Name Authority Headings, and table of Corporate Body Authority Headings. Each table had function as searching and data entry.
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2014
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
RANCANGAN SISTEM AUTHORITY CONTROL
DI PERPUSTAKAAN NASIONAL
TRIANI RAHMAWATI
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional
pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Tesis : Rancangan Sistem Authority Control di Perpustakaan Nasional RI Nama : Triani Rahmawati
NRP : G652110105
Disetujui oleh Komisi Pembimbing
Prof Dr Ir Kudang Boro Seminar, MSc Ir Janti G. Sujana, MA Ketua Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi Dekan Sekolah Pascasarjana Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
Aziz Kustiyo, SSi MKom. Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Maret 2013 sampai Februari 2014 ini ialah rancangan sistem, dengan judul Rancangan Sistem Authority Control di Perpustakaan Nasional RI.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Prof Dr Ir Kudang Boro Seminar, MSc dan Ibu Ir Janti G. Sudjana, MA selaku pembimbing, serta Bapak Aziz Kustiyo, SSi MKom sebagai ketua Program Studi MTP. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Bapak Ir Abdul Rahman Saleh, MSc selaku penguji luar komisi dan Bapak Drs Ahmad Masykuri, MHum selaku Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka yang telah memberi izin untuk penelitian ini. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Sri Mulyani, Suharyanto, Alfa Husna, Abdul Wakhid, Fajar Syuman dan rekan-rekan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka yang telah membantu selama pengumpulan data, serta teman-teman seperjuangan MTP 2011, Pak Ficky, dan rekan-rekan lainnya yang tak bisa disebutkan satu per satu atas doa dan dukungannya. Ungkapan terima kasih yang tak terhingga penulis berikan kepada suami tercinta, Binawan Isnaeni Cahyono, kedua putri tercinta, Candrakanti Rahisna Bramantya dan Naifa Rahisna Al ‘Adawiyah, Ibu dan Bapak serta seluruh keluarga atas segala pengorbanan, doa dan kasih sayangnya sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian ini dengan baik.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, April 2014
DAFTAR ISI
Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RI 11 Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka 13
Bidang Pengolahan Bahan Pustaka 13
MARC 14
Format Authority Records 14
Teknik dan Peralatan 15
Hubungan Antar Tabel (Entity Relationship Diagram) 38 Penetapan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak 40
LAMPIRAN 51
RIWAYAT HIDUP 63
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Tahapan pengembangan sistem 21
Tabel 2 Nilai penghematan 22
Tabel 3 Kebutuhan fungsional dan nonfungsional 25
Tabel 4 Kerangka kerja PIECES 27
Tabel 5 Perbedaan sistem lama dan sistem baru 48
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Alur penelitian 17
Gambar 2 Diagram konteks (level 0) Perpusnas RI 29
Gambar 3 Alur kerja pengolahan sistem berjalan 31
Gambar 4 Alur kerja Authority Control sistem berjalan 32
Gambar 5 Alur kerja pengolahan sistem diusulkan 33
Gambar 6 Alur kerja Authority Control sistem diusulkan 35
Gambar 7 DFD manipulasi data 36
Gambar 8 DFD edit data 36
Gambar 9 DFD tambah data 37
Gambar 10 DFD hapus data 37
Gambar 11 DFD validasi data 38
Gambar 12 ERD input data bibliografis 38
Gambar 13 ERD manipulasi data tajuk nama pengarang 39
Gambar 14 ERD manipulasi data tajuk subjek 39
Gambar 15 ERD manipulasi data tajuk badan korporasi 39
Gambar 16 Desain antarmuka menu utama 41
Gambar 17 Desain antarmuka menu penelusuran 41
Gambar 18 Desain antarmuka menu input data 42
Gambar 19 Desain antarmuka menu input tajuk subjek 42 Gambar 20 Desain antarmuka menu input tajuk nama pengarang 43 Gambar 21 Desain antarmuka menu input tajuk badan korporasi 43
Gambar 22 Prototipe menu utama 45
Gambar 23 Prototipe menu penelusuran 45
Gambar 24 Prototipe menu input data 46
Gambar 26 Prototipe menu input tajuk nama pengarang 47 Gambar 27 Prototipe menu input tajuk badan korporasi 47
DAFTAR LAMPIRAN
1 Jadwal Penelitian 62
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu hal penting yang menjadi bagian tak terpisahkan dari sebuah perpustakaan adalah adanya proses temu kembali informasi, yang secara spesifik juga akan menyangkut penelusuran informasi. Temu kembali informasi sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai (Sulistyo-Basuki 1991). Salah satu teknik dalam penelusuran informasi adalah melalui indeks, yaitu daftar istilah yang disusun secara alfabetis. Ada bermacam-macam jenis indeks, misalnya indeks judul, nama pengarang, subjek, badan korporasi, dan sebagainya. Istilah-istilah yang digunakan dalam indeks harus mengikuti standar, sehingga proses penelusuran informasi dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan tepat.
dihasilkan akurat, maka data yang terdapat pada pangkalan data authority control harus tervalidasi, sehingga proses pencarian informasi dapat berjalan secara maksimal.
Saat ini, Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas RI) telah mempunyai sistem authority control yang menjadi bagian dalam sistem pengolahan bahan perpustakaan. Akan tetapi, sistem authority control yang ada belum terintegrasi ke pangkalan data OPAC, sehingga proses penelusuran informasi belum berjalan secara efektif. Oleh karena itulah, Perpusnas RI perlu mengembangkan sistem authority control yang efektif, yang terintegrasi dengan pangkalan data bibliografis dan pangkalan data OPAC, sehingga dapat membantu pustakawan dalam menentukan titik akses informasi dan membantu pemustaka dalam proses penelusuran informasi.
Perumusan Masalah
Masalah yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini adalah:
1. Belum tersedianya sistem yang dapat menjadi akses bagi pustakawan dalam menentukan bentuk tajuk yang standar
2. Belum terintegrasinya OPAC Perpusnas RI dengan pangkalan data authority sehingga penelusuran informasi tidak berjalan secara efektif
3. Belum adanya validasi dalam pangkalan data authority, sehingga masih terdapat kesalahan dan duplikasi data
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem authority control yang efektif untuk proses pengolahan bahan perpustakaan dan meningkatkan hasil temu kembali informasi dengan menyediakan konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan di Perpusnas RI.
Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
1. Tersedianya rancangan sistem yang efektif dalam pengendalian istilah sehingga terdapat konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan di Perpusnas RI. 2. Terintegrasinya sistem authority control dengan pangkalan data OPAC sehingga
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah merancang sistem authority control yang efektif di Perpusnas RI yang dikelola di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka, Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka. Sistem authority control yang akan dikembangkan ini merupakan bagian dari sistem informasi yang ada di Perpusnas RI, yaitu Integrated Library System (INLIS) yang terdiri dari akuisisi (pengadaan), pengolahan, penelusuran (OPAC), sirkulasi, dan keanggotaan. Tahapan dalam penelitian ini meliputi investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem, dan prototipe.
2
TINJAUAN PUSTAKA
Basis Teori
Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang memiliki komponen-komponen yaitu sistem, konsep sistem informasi, manajemen basisdata, prinsip-prinsip pengembangan sistem, dan metode pengembangan sistem.
Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod 2008). Sistem merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan satu sama lain sehingga membentuk suatu totalitas (KBBI daring Kamus Besar Bahasa Indonesia). Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang sumber dayanya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi menuju elemen output. Sistem merupakan suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa elemen tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol (McLeod 2008).
Konsep Sistem Informasi
perwujudan penerapan produk teknologi informasi ke dalam suatu bentuk organisasi dan manajemen sesuai dengan karakteristik kebutuhan pada organisasi untuk mencapai tujuannya. Sistem informasi terdiri dari perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), jaringan (netware), data (dataware), dan manusia (brainware).
Sistem Manajemen Basisdata
Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan, yang menggambarkan kegiatan atau kejadian dalam suatu organisasi dan dibuat untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan utama dari konsep basisdata adalah untuk meminimalkan terjadinya pengulangan data dan kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa perubahan pada program yang memproses data. Kumpulan data perlu dikelola oleh sebuah sistem agar dapat diakses dengan praktis dan efisien. Sistem basisdata adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya dalam beberapa aplikasi yang beragam di dalam organisasi (Fathansyah 2007).
Sistem Manajemen Basisdata (Data Base Management System/ DBMS) adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses basisdata dengan cara praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda. DBMS pada umumnya menyediakan fasilitas atau fitur-fitur yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah, aman, dan cepat. Menurut Fathansyah (2007), DBMS akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama, keakuratan/ konsistensi data, dan sebagainya. DBMS berguna untuk memelihara koleksi data yang dapat dipakai secara bersama, membentuk hubungan antardata, meminimalkan data yang berlebihan (redundancy), menyediakan cara pencarian data dan pengawasan terhadap penyimpanan data, menyediakan data lengkap untuk pembuatan laporan serta memungkinkan pengembangan aplikasi. DBMS sangat bermanfaat bagi organisasi yang telah menerapkan sistem informasi dalam proses bisnisnya.
Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem
Untuk meraih kesempatan-kesempatan, karena teknologi informasi dapat digunakan untuk penyediaan informasi secara tepat. Kecepatan penghantaran informasi sangat menentukan berhasil tidaknya strategi atau rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan. 3) Adanya instruksi-instruksi (directives), yakni penyusunan sistem yang baru oleh karena adanya instruksi dari pimpinan atau pun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. Pengembangan sistem yang baru diharapkan menghasilkan suatu peningkatan dalam organisasi. Peningkatan tersebut berhubungan dengan kinerja, informasi yang diperoleh, ekonomi, pengendalian, efisiensi, serta pelayanan sistem yang baru. Salah satu prinsip yang harus diingat dalam pengembangan sistem adalah bahwa sistem yang dikembangkan tersebut adalah untuk manajemen, maka yang menggunakan informasi dari sistem itu adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.
Secara umum dalam mengembangkan sistem ada beberapa prinsip yang harus dipenuhi. Whitten (2007) mengusulkan beberapa prinsip pengembangan sistem yaitu: 1) Pengembangan sistem harus melibatkan pemilik dan pemakai yang akan menggunakan sistem tersebut, karena pemilik dan pengguna sistem merupakan kebutuhan mutlak dalam keberhasilan pengembangan sistem. 2) Pengembangan sistem menggunakan problem solving approach. Pendekatan ini dilakukan sepanjang dapat meminimalkan risiko yang terjadi melalui pembatasan dari pemecahan suatu masalah, ketidaktepatan dalam pemecahan masalah serta pengambilan solusi yang salah. 3) Pengembangan sistem harus melalui sejumlah tahap kegiatan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengelola dan peningkatan efektifitas. 4) Pengembangan sistem harus mengikuti standar untuk menjaga konsistensi pengembangan dan dokumen standardisasi, juga menjamin kualitas produk dan proses dari pengembangan sistem. 5) Pengembangan sistem sebagai penanaman modal, manfaat yang diperoleh dari sistem harus lebih dari investasi yang dikeluarkan. 6) Pengembangan sistem harus memiliki cakupan yang jelas, hal ini dilakukan untuk menghindari pekerjaan yang tidak berkesudahan. 7) Pembagian sistem ke dalam sejumlah subsistem sehingga mempermudah pengembangan sistem. 8) Pengembangan sistem harus fleksibel sehingga mudah untuk dikembangkan lagi dan diubah sesuai kebutuhan.
Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem informasi yang sederhana dan paling sering digunakan atau paling populer adalah metode pendekatan System Development Life Cycle (McLeod 2008). System Development Life Cycle (SDLC) merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama dengan atau memperbaiki sistem yang sudah ada melalui tahapan-tahapan. Tahapan-tahapan SDLC menurut Avison dan Fitsgerald (2006):
1. Studi Kelayakan
a. Kelayakan teknologi: dapat didukung oleh teknologi yang tersedia dan ada keahlian yang memadai untuk membangun sistem tersebut.
Secara teknis, pengembangan sistem authority control ini dinilai layak karena teknologi yang tersedia dapat dengan mudah diaplikasikan pada pengembangan sistem ini.
b. Kelayakan ekonomi: secara finansial terjangkau dan biaya yang dibenarkan serta erat kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat.
Biaya yang diperlukan dalam pengembangan sistem authority control ini relatif terjangkau karena tidak memerlukan biaya pengadaan. Perangkat keras dan perangkat lunak yang sudah ada sesuai dengan pengembangan sistem yang akan dilakukan. Biaya yang harus dipersiapkan yaitu biaya proyek mulai dari pengembangan sistem hingga penerapannya dan biaya pemeliharaan sistem. Manfaat yang diperoleh dengan sistem ini sangat besar, yaitu memudahkan pustakawan dalam bekerja dan mempermudah proses penelusuran informasi. Biaya dalam pengembangan sistem ini relatif terjangkau dan manfaat yang diperoleh juga besar, maka pengembangan sistem ini perlu segera dilakukan. c. Kelayakan hukum: tidak melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang
ditetapkan pemerintah maupun aturan yang berlaku di organisasi.
Proyek sistem yang akan dikembangkan ini tidak melanggar hukum yang berlaku karena menggunakan software yang legal, yaitu Windows. Selain kelayakan hukum dari sisi software, sistem ini juga layak secara hukum karena Perpusnas RI adalah lembaga pemerintah yang mempunyai tugas dan fungsi melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Perpusnas RI dalam melaksanakan fungsinya berwenang untuk menetapkan sistem informasi di bidang perpustakaan, salah satunya adalah pengelolaan tajuk otoritas. Pengelolaan tajuk otoritas yang terdiri dari tajuk nama pengarang, badan korporasi, dan subjek telah sesuai dengan Surat Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional Republik Indonesia pasal 55 ayat (d) yaitu Bidang Pengolahan Bahan Pustaka menyelenggarakan fungsi penyusunan, pelaksanaan, dan pengembangan tajuk nama pengarang, badan korporasi, dan subjek. Pedoman yang digunakan dalam pengelolaan tajuk otoritas telah berkekuatan hukum, karena menggunakan pedoman yang berstandar internasional, seperti Anglo American Cataloging Rules (AACR) dan Library of Congress Subject Headings.
d. Kelayakan waktu: berhubungan dengan waktu yang ditetapkan untuk pengembangan sistem.
Kelayakan waktu digunakan untuk menentukan pengembangan sistem authority control ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dalam tahun anggaran berjalan.
2. Investigasi Sistem
suatu pengembangan sistem yang baru yang sesuai dengan rencana strategi dari suatu organisasi.
3. Analisis Sistem
Tahap ini merupakan tahap analisis informasi dari segi permasalahan dan peluang yang ada dari tahap sebelumnya. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap proses yang dilakukan, data yang dimasukkan, diolah dan dihasilkan oleh sistem yang lama. Hasil analisis tersebut dijadikan dasar pengembangan model dari sistem baru. Proses analisis terhadap sistem meliputi:
a. Survei terhadap sistem yang ada
Survei ini bertujuan untuk memperoleh pengertian dari aspek operasional sistem, melihat hubungan kerja pengguna yang terlibat dalam sistem, mengumpulkan data yang penting untuk pengembangan sistem, serta mengidentifikasi permasalahan secara spesifik. Informasi di atas diperoleh dengan menggunakan teknik wawancara, observasi, kuesioner, dan telaah dokumen.
b. Identifikasi kebutuhan informasi
Analisis difokuskan pada pengambil keputusan sebagai pemakai informasi. Adapun kerangka kerja yang digunakan adalah kerangka kerja PIECES (Whitten 2007) untuk menganalisis hal-hal sebagai berikut:
1) Performance: kebutuhan untuk meningkatkan kinerja
2) Information: kebutuhan untuk mengendalikan dan meningkatkan kualitas informasi dan data
3) Economic: kebutuhan untuk menekan biaya ekonomis dan pengendalian 4) Control: kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian dan keamanan 5) Efficiency: kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi
6) Services: kebutuhan untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen dan pegawai
c. Identifikasi kebutuhan sistem
Analis terlibat dalam pembuatan spesifikasi kebutuhan sistem mulai dari input, proses, dan output sistem. Kebutuhan input satu subsistem menghasilkan output yang dapat sebagai input subsistem yang lain. Analis mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada (existing system) dan menganalisis sistem tersebut.
d. Laporan analisis terhadap sistem
Laporan berupa kegiatan tahap analisis dalam bentuk dokumentasi yang merupakan tahap akhir dari analisis sistem.
4. Desain Sistem
mana proses yang masih manual dan proses yang diotomasi oleh sistem yang baru. Setelah rancangan model logis sistem selesai dilakukan, tahap berikutnya adalah merancang fisik sistem baru yang terdiri dari (Lucas 1994 dalam Kendall 1998): a. Rancangan proses berupa penentuan perangkat keras dan lunak dari proses utama b. Rancangan modular untuk mempermudah penulisan dan pengujian program
dengan menggunakan hierarchical structure chart
c. Rancangan penyimpanan data melalui sistem file atau basisdata
d. Rancangan masukan dan keluaran berupa rancangan interface pemakai seperti: rancangan layar, kontrol, panduan pemakai. Di samping itu juga terdapat laporan dan dokumen masukan yang sesuai dengan layar
e. Spesifikasi sistem berupa spesifikasi lengkap dari masukan, keluaran dan penyimpanan data
5. Implementasi
Pada tahap ini sistem secara fisik telah dibuat, kemudian dilakukan penulisan program, penginstalan dan penggantian sistem baru yang perangkat kerasnya telah tersedia dan sudah terpasang dengan baik dan sudah dibuat basisdatanya. Pada tahap ini juga dilakukan pelatihan terhadap pemustaka termasuk penyesuaian terhadap sistem yang baru.
6. Review dan Maintenance
Tahap ini dilakukan untuk menilai keberhasilan suatu proyek berupa keefektifan dari sistem yang baru dikembangkan, perkiraan biaya, ketepatan waktu pelaksanaan proyek, dan bagaimana biaya pemeliharaannya. Sistem yang baru tersebut harus lebih baik dari sistem yang lama, mudah digunakan, dan cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.
Relevansi
Secara umum, arti dari relevansi adalah kecocokan. Relevan adalah bersangkut paut, berguna secara langsung (kamus bahasa Indonesia). Relevansi berarti kaitan, hubungan (kamus bahasa Indonesia). Menurut Green (1995), relevansi ialah sesuatu sifat yang terdapat pada dokumen yang dapat membantu pengarang dalam memecahkan kebutuhan akan informasi. Dokumen dinilai relevan bila dokumen tersebut mempunyai topik yang sama, atau berhubungan dengan subjek yang diteliti. Relevansi merupakan sejumlah informasi terpanggil dalam sebuah pencarian pada koleksi perpustakaan atau sumber lainnya, seperti katalog online atau basis data bibliografi, di mana informasi yang diberikan sesuai dengan subjek pada query dan relevan dengan kebutuhan pengguna (Reitz 2004).
buku yang cocok untuknya. Secara lebih spesifik, persoalan relevansi yang berkaitan dengan ketepatan pencarian dikenal dengan ukuran recall dan precision.
Recall (Perolehan)
Recall merupakan istilah yang digunakan untuk dokumen terpanggil yang relevan dengan pertanyaan (query) yang dimasukkan pengguna dalam suatu sistem temu balik informasi. Chowdhury (1999) menyatakan bahwa recall berhubungan dengan kemampuan suatu sistem temu balik dalam menemukan dokumen yang relevan. Hal ini berarti bahwa recall adalah bagian dari proses temu balik informasi yang dapat digunakan sebagai alat ukur tingkat efektivitas suatu sistem temu balik informasi. “Recall berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan, sedangkan ketepatan (precision) berkaitan dengan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan” (Hasugian 2006).
Precision (Ketepatan)
Recall sebenarnya sulit diukur karena jumlah seluruh dokumen yang relevan dalam database sangat besar. Oleh karena itu precisionlah yang biasanya menjadi salah satu ukuran yang digunakan untuk menilai keefektifan suatu sistem temu balik informasi (Hasugian 2006). Precision adalah jumlah kelompok dokumen relevan dari total jumlah dokumen yang ditemukan oleh sistem (Hardi 2006). Precision juga merupakan cara mengukur tingkat efektivitas sistem temu balik informasi.
Authority Control
Authority control merupakan bentuk temu balik yang konsisten dari istilah unik yang digunakan sebagai istilah kendali dan penggunaan cross reference dari istilah yang tidak digunakan namun saling terkait (Fardhiyah 2011). Menurut Hariyadi (1986), authority control adalah suatu proses yang meliputi kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan jajaran kendali, yaitu suatu jajaran tajuk atau titik cari yang otoritasnya terpercaya. Authority control juga merupakan proses kegiatan pengawasan kebijaksanaan pemilihan dan penentuan tajuk yang dipakai dalam katalog perpustakaan, beserta jaringan acuannya. Jadi, authority control bertujuan untuk meningkatkan temu kembali dengan menyediakan konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan untuk mengidentifikasi pengarang, nama tempat, judul seragam, seri, dan subjek (Elvina 2008 dalam Fardhiyah 2011).
Authority control adalah alat yang digunakan pustakawan dalam menentukan bentuk-bentuk tajuk, seperti tajuk nama, badan korporasi, dan tajuk subjek. Authority control membuat keseragaman akses dalam records bibliografi, sehingga identifikasi tajuk pengarang dan subjek menjadi jelas. Authority control menyediakan acuan bagi pemustaka dalam mencari informasi yang dibutuhkan (LC Authorities 2012).
Pengguna authority control (Marais 2004), yaitu: 1. Kataloger,
2. staf akuisisi,
3. pustakawan referensi, 4. pengguna perpustakaan,
Tajuk
Tajuk (heading) adalah kata-kata pertama yang terdapat dalam entri katalog yang digunakan sebagai dasar pembuatan katalog. Tajuk entri dalam sebuah katalog dapat berupa nama orang, lembaga (badan korporasi), atau subjek. Ada ketentuan-ketentuan dan kaidah-kaidah yang harus diikuti oleh para pengatalog dalam menentukan tajuk pada sebuah tajuk entri agar tidak terjadi kerancuan. Sampai saat ini The Anglo American Cataloging Rules (AACR) adalah buku pegangan yang masih relevan untuk dipakai para pengatalog sebagai acuan dalam menentukan deskripsi bahan perpustakaan. Tajuk entri utama yang terdapat pada bagian utama (heading) dalam deskripsi katalog akan memudahkan pemustaka dalam mengenali bahan perpustakaan yang dikehendaki.
Perpustakaan
Bagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan, dalam benak mereka akan tergambar sebuah gedung atau ruangan yang dipenuhi rak buku. Anggapan tersebut tidaklah selalu salah karena bila dikaji lebih lanjut, kata dasar perpustakaan adalah pustaka. Dalam Kamus Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab, buku. Sedangkan dalam Bahasa Inggris, dikenal dengan library yang berasal dari kata Latin liber atau libri artinya buku, yang kemudian terbentuklah istilah librarius yang artinya tentang buku. Perpustakaan dalam bahasa asing lainnya (Belanda) disebut juga sebagai bibliotheek, (Jerman) bibliothek, (Perancis) bibliotheque, (Spanyol) bibliotheca, dan (Portugis) bibliotheca. Semua istilah itu berasal dari kata biblia dari bahasa Yunani artinya tentang buku, kitab. Jadi, semua istilah perpustakaan, library, dan bibliotheek selalu dikaitkan dengan buku atau kitab (Sulistyo-Basuki 1991). Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, maka dapat dibuatkan batasan tentang pengertian perpustakaan itu sendiri, yaitu sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Buku dan terbitan lainnya di sini termasuk di dalamnya semua bahan cetak (buku, majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip (naskah), lembaran musik, berbagai karya media audio visual seperti film, slide, kaset, piringan hitam, bentuk mikro seperti mikrofilm, mikrofis (Sulistyo-Basuki 1991). Menurut Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Perpustakaan Nasional RI
perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara. Kedudukan Perpustakaan Nasional RI adalah sebagai berikut (Perpusnas RI 2012):
1. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, (yang selanjutnya dalam SK Kaperpusnas No.03/2001 disingkat Perpusnas RI) adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen;
2. Perpustakaan Nasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada presiden yang dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri Pendidikan Nasional;
3. Perpustakaan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Perpustakaan Nasional RI memiliki visi yaitu pemberdayaan potensi perpustakaan dalam meningkatkan kualitas kehidupan bangsa. Selain itu misi Perpustakaan Nasional RI yaitu membina, mengembangkan, dan mendayagunakan semua jenis perpustakaan, melestarikan bahan pustaka (karya cetak dan karya rekam) sebagai hasil budaya bangsa, dan menyelenggarakan layanan perpustakaan (Perpusnas RI 2012).
Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RI
Berdasarkan Keputusan Presiden No.103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan Surat Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional No. 3 Tahun 2001 Tentang Organsisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI adalah sebagai berikut:
Tugas dan Fungsi Perpustakaan Nasional RI adalah melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Perpustakaan Nasional RI dalam melaksanakan tugasnya, menyelenggarakan fungsi (Perpusnas RI 2012):
1. Mengkaji dan menyusun kebijakan nasional di bidang perpustakaan
2. mengkoordinasikan kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas Perpustakaan Nasional
3. mengkoordinasikan kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas Perpustakaan Nasional
4. menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga
Dalam menyelenggarakan fungsinya Perpustakaan Nasional RI mempunyai kewenangan:
1. Menyusun rencana nasional secara makro, di bidang perpustakaan
3. menetapkan sistem informasi di bidang perpustakaan
4. kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu:
a. merumuskan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang perpustakaan
b. merumuskan dan pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka budaya bangsa dalam mewujudkan koleksi deposit nasional dan pemanfaatannya
Perpustakaan Nasional RI dipimpin oleh seorang kepala dan mempunyai 3 unit kerja eselon 1, yaitu Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi, Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan, dan Sekretariat Utama, serta 9 unit kerja eselon 2 dengan susunan organisasinya sebagai berikut: Kepala Perpustakaan Nasional RI
1. Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi a. Direktorat Deposit Bahan Pustaka
1) Sub Direktorat Deposit 2) Sub Direktorat Bibliografi
b. Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka 1) Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
2) Bidang Akuisisi
c. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi 1) Bidang Layanan Koleksi Umum 2) Bidang Layanan Koleksi Khusus
3) Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi d. Pusat Preservasi Bahan Pustaka
1) Bidang Konservasi 2) Bidang Reprografi
3) Bidang Transformasi Digital
2. Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan
a. Pusat Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca 1) Bidang Pengembangan Perpustakaan Umum dan Khusus
2) Bidang Pengembangan Perpustakaan Sekolah dan Perguruan Tinggi 3) Bidang Pengkajian dan Pemasyarakatan Minat Baca
b. Pusat Pendidikan dan Pelatihan
1) Bidang Program dan Evaluasi Pelatihan 2) Bidang Penyelenggaraan Pelatihan c. Pusat Pengembangan Pustakawan
1) Bidang Akreditasi Pustakawan
2) Bidang Pengkajian dan Pengembangan Pustakawan 3. Sekretariat Utama
a. Biro Umum
b. Biro Hukum dan Perencanaan 1) Bagian Perencanaan
2) Bagian Hukum dan Hubungan Masyarakat
Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2001 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas melaksanakan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan pustaka. Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka dalam melaksanakan tugasnya, menyelenggarakan fungsi:
1. Pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan pustaka; 2. Pelaksanaan distribusi dan tukar-menukar bahan pustaka.
Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka terdiri dari: 1. Bidang Akuisisi
2. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
Bidang Pengolahan Bahan Pustaka di Perpusnas RI adalah unit kerja eselon 3 di bawah Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka, yang mempunyai tugas melaksanakan pengolahan bahan pustaka. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dalam melaksanakan tugasnya, mempunyai fungsi:
1. Pelaksanaan katalogisasi, klasifikasi, dan pascakatalogisasi bahan pustaka; 2. Pelaksanaan verifikasi bahan pustaka;
3. Pemasukan data ke pangkalan data;
4. Penyusunan, pelaksanaan dan pengembangan tajuk nama pengarang, badan korporasi, dan subjek.
Bidang Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai 8 kelompok kerja, yaitu sebagai berikut:
7. Kelompok Kerja Pengelolaan Pedoman Pengolahan 8. Kelompok Kerja Aplikasi Fisik
Setiap kelompok kerja mempunyai tugas pokoknya masing-masing. Salah satu tugas pokok Kelompok Kerja Tajuk Otoritas adalah melakukan pengendalian tajuk otoritas semua jenis bahan pustaka, dan salah satunya adalah mengelola authority control Perpusnas RI. Berikut ini adalah rincian tugas Kelompok Kerja Tajuk Otoritas:
1. Menyusun program pengelolaan tajuk otoritas,
3. mengumpulkan data untuk pengembangan pengolahan dan penyusunan tajuk pengarang, tajuk subjek, tajuk geografi, tajuk seragam dan tajuk badan korporasi, 4. melakukan kajian, pembahasan permasalahan, memberikan bimbingan dan
konsultasi tentang tajuk otoritas,
5. melakukan kerjasama dan koordinasi dengan kelompok lain atau unit kerja lain, 6. mengkoordinir pendalaman materi berkaitan dengan tajuk otoritas.
Semua kegiatan pengolahan di Bidang Pengolahan Bahan Perpustakaan sudah automatisasi, dan menggunakan standar MARC dalam proses pengatalogannya.
MARC
Machine Readable Cataloging (MARC) adalah standar untuk komunikasi data katalog di dunia perpustakaan dan informasi. Pada dasarnya, MARC adalah format data (atau lebih tepatnya: sekumpulan format data) yang memungkinkan pertukaran data katalog atau data lainnya yang terkait antarsistem-sistem perpustakaan yang memakai komputer (Pendit 2008). Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress (LC), format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data bibliografis bahan perpustakaan ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Konsep ini dipakai oleh berbagai negara termasuk Indonesia yang menggunakan MARC yang disebut INDOMARC. INDOMARC mempunyai kelompok tengara yang merupakan kumpulan ruas tidak tetap yang fungsinya sama. Setiap nomor tengara dimulai dengan angka yang sama, dan setiap kelompok tengara mencerminkan bagian tertentu dari cantuman katalog. Berikut ini daftar tengara dengan XX adalah nilai angka di antara 00-99 (Perpusnas RI 2006):
1. 0XX Informasi kendali dan identifikasi, termasuk nomor standar, nomor klasifikasi dan nomor panggil.
2. 1XX Entri utama.
3. 2XX Judul dan paragraf judul (judul, edisi, impresum). 4. 3XX Deskripsi fisik, dan sebagainya.
5. 4XX Pernyataan seri. 6. 5XX Catatan.
7. 6XX Entri tambahan subjek.
8. 7XX Entri tambahan selain dari subjek atau seri. 9. 8XX Entri tambahan seri.
Format Authority Records
Subjek dan Objek Penelitian
Subjek penelitian adalah pustakawan dan pemustaka sedangkan objek penelitiannya adalah data-data bibliografis dan daftar tajuk.
Teknik dan Peralatan
Teknik dan peralatan yang digunakan selama penelitian adalah perangkat komputer yang terhubung dengan internet, Daftar Tajuk Perpusnas RI, Library of Congress Subject Headings, Sears List Subject Headings, INDOMARC, dan pedoman-pedoman lain yang digunakan dalam menentukan bentuk-bentuk tajuk.
Roadmap Penelitian
Penelitian mengenai online databases dalam penelusuran informasi yang pernah dilakukan antara lain oleh Odini (1997). Odini mencoba membandingkan kinerja beberapa sumber manual dan online, dan hasilnya bahwa penelusuran melalui online mempunyai beberapa keuntungan dibandingkan pencarian secara manual. Penelitian mengenai authority control sendiri pernah dilakukan oleh Lovins (2008) yang menyebutkan perlu adanya kerjasama internasional yang menangani authority control, dengan dibentuknya Virtual International Authority File (VIAF) untuk meminimalisasi ketidakkonsistenan dalam hal penulisan nama orang atau lembaga dan ketepatan subjek sebagai titik akses pada perpustakaan. Fardhiyah (2011) melakukan analisis keterkaitan istilah dan menguji ketepatan terhadap hasil temu kembali informasi pada dua pangkalan data yang berbeda, yakni pada OPAC Perpusnas RI yang belum mengintegrasikan authority control dan OPAC Library of Congress yang telah terintegrasi dengan authority control.
Berdasarkan penelitian-penelitian tersebut penulis ingin membuat sebuah rancangan sistem authority control yang efektif di Perpusnas RI dengan menyediakan kekonsistenan dalam penulisan tajuk sehingga dihasilkan ketepatan terhadap hasil temu kembali informasi.
3
METODE
Kerangka Pemikiran
dapat meningkatkan proses temu kembali informasi. Authority control juga merupakan alat atau sarana bagi pustakawan untuk menentukan keseragaman akses pada katalog sehingga terdapat konsistensi dalam penentuan titik akses informasi. Akan tetapi, sampai saat ini sistem authority control belum banyak digunakan, karena itulah Perpusnas RI sebagai lembaga yang memiliki tugas sebagai pengendali dan pengawas bibliografi di Indonesia perlu mengembangkan sistem authority control yang efektif yang merupakan bagian dari sistem informasi Perpusnas RI.
Rancangan sistem authority control yang akan dikembangkan ini akan terintegrasi ke pangkalan data bibliografis sehingga memudahkan pekerjaan pustakawan dalam melakukan pengolahan bahan perpustakaan dan juga terintegrasi ke pangkalan data OPAC yang akan membantu pemustaka dalam melakukan penelusuran informasi.
Prosedur Penelitian
Tahapan pengerjaan dalam penelitian ini menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem, dan prototipe. Pelaksanaan penelitian ini diawali dengan studi literatur, selanjutnya investigasi sistem yang terdiri dari permasalahan, studi kelayakan, di antaranya kelayakan teknologi, ekonomi, hukum, dan waktu. Setelah melakukan investigasi sistem dilakukan analisis sistem yang terdiri dari analisis kebutuhan fungsional, analisis kebutuhan nonfungsional, dan analisis kebutuhan sistem. Tahap berikutnya dari penelitian ini yaitu desain sistem untuk rancangan sistem authority control pada Perpusnas RI yang meliputi diagram konteks sistem informasi di Perpusnas RI, identifikasi alur kerja sistem berjalan, pembuatan alur kerja sistem diusulkan, data flow diagram, entity relationship diagram (ERD), penetapan perangkat lunak dan perangkat keras, desain antarmuka, dan prototipe. Langkah terakhir yaitu penyusunan laporan tugas akhir.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melakukan observasi dan wawancara kepada pustakawan yang ada di Perpusnas RI yang melakukan kegiatan pengolahan bahan perpustakaan, terutama dalam menentukan tajuk pada dokumen yang diolah. Wawancara juga dilakukan kepada pemustaka untuk mengetahui keefektifan dalam proses penelusuran informasi, kepada pengembang sistem yang menjadi rekanan Perpusnas RI, kepada staf SubBidang Otomasi yang menangani masalah otomasi di lingkungan Perpusnas RI, dan juga kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka sebagai pengambil kebijakan dalam pengembangan sistem authority control di Perpusnas RI.
Teknik Pengolahan Data
Teknik pengolahan data dimulai dengan mengumpulkan berbagai tajuk yang terdapat di Perpusnas RI, baik dari daftar tajuk yang diterbitkan Perpusnas RI (subjek, pengarang, badan korporasi), Sears List Subject Headings, Library of Congress Subject Headings, tajuk yang terdapat pada pangkalan data bibliografis Perpusnas RI, bahan perpustakaan yang sedang diolah, maupun dari tajuk-tajuk yang terdapat pada katalog online dan authority online perpustakaan negara-negara lain. Setelah data terkumpul, pustakawan memasukkan data tersebut ke pangkalan data authority dan membuatkan acuan-acuannya. Data tersebut dimasukkan ke dalam kode angka (tag indicator) yang telah ditetapkan dalam MARC authority.
Waktu Penelitian
Penelitian direncanakan berjalan dalam rentang waktu satu tahun, yaitu dari bulan Maret 2013 sampai dengan bulan Februari 2014.
Tempat Penelitian
4
HASIL DAN PEMBAHASAN
Investigasi Sistem
Sistem authority control sangat penting dalam proses pengolahan bahan perpustakaan dan juga penelusuran informasi. Authority control akan menjadi akses bagi pustakawan dalam menentukan bentuk tajuk pada katalog, sehingga terdapat konsistensi dalam penentuan titik akses informasi, sehingga memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi. Perpusnas RI, selama ini telah mempunyai sistem authority control yang datanya diambil dari pangkalan data bibliografis, Library of Congress Subject Headings, Sears List Subject Headings, dan daftar tajuk yang diterbitkan oleh Perpusnas RI. Data-data tersebut langsung diambil dan dimasukkan ke pangkalan data authority tanpa melalui proses validasi, sehingga masih banyak terdapat kesalahan dan duplikasi data. Data yang kurang akurat itu pun menyulitkan pustakawan dalam menentukan bentuk tajuk yang standar terhadap bahan perpustakaan yang akan diolah. Sistem authority control yang ada juga belum terintegrasi dengan pangkalan data OPAC, sehingga proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal. Berdasarkan hasil pengamatan selama ini, masih ditemukan beberapa kekurangan pada sistem authority control berjalan, sehingga perlu dikembangkan sistem authority control baru yang akan menyempurnakan sistem yang lama.
Permasalahan
Sistem authority control yang ada saat ini mempunyai beberapa permasalahan, di antaranya (contoh terlampir) :
1. Hasil penelusuran tidak sesuai (recall dan precision rendah).
2. Ruas-ruas yang terdapat dalam tajuk (ruas Tajuk Entri Utama (TEU), Gunakan (G), Gunakan Untuk (GU), Lihat Juga (LJ), Istilah Luas (IL), Istilah Sempit (IS), dan Istilah Berkait (IB) belum terkoneksi, sehingga sulit mendeteksi apakah setiap tajuk dalam ruas-ruas tersebut sudah dikeluarkan atau belum. Misalnya, istilah yang digunakan sebagai tajuk adalah “Muka” dan istilah acuannya adalah “Wajah”, tetapi ketika mencari “Wajah” tidak dirujuk ke “Muka”.
3. Penelusuran masih kaku, tidak bisa dari kata kunci
4. Hasil penginputan tajuk pada pangkalan data deskripsi bibliografis langsung terkoneksi dengan pangkalan data authority, sehingga kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk pun langsung masuk ke pangkalan data authority, tanpa melalui penyaringan tidak ada validasi
bibliografis yang secara otomatis langsung tersimpan pada pangkalan data authority
6. Tajuk yang dicari dengan istilah kendali, seperti “Hewan” hasilnya semua kata yang mengandung hewan keluar, tetapi tajuk “Hewan” itu sendiri tidak keluar. 7. Istilah yang bukan menjadi tajuk utama, tetapi hanya sebagai acuan, seperti
“Binatang” yang merupakan acuan tajuk utama “Hewan” dipakai juga sebagai tajuk utama tidak terkontrol
8. Semua pustakawan dapat masuk ke pangkalan data authority, sehingga data authority tidak terkontrol.
9. Antara pangkalan data authority, pangkalan data bibliografis, dan pangkalan data OPAC belum terintegrasi, sehingga proses pengolahan bahan perpustakaan dan proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal.
Analisis Studi Kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem tersebut meliputi kelayakan teknologi, kelayakan ekonomi, kelayakan hukum, dan kelayakan waktu.
Kelayakan Teknologi
Kelayakan teknologi berkaitan dengan teknologi yang nantinya akan diterapkan pada sistem yang akan dikembangkan. Spesifikasi kebutuhan teknologi yang dibutuhkan dalam sistem authority control mencakup dua perangkat utama, yaitu perangkat lunak, yang terdiri dari sistem operasi, program aplikasi, dan sistem manajemen basis data serta perangkat keras, yang terdiri dari input device, process device, dan output device.
Sistem operasi yang digunakan dalam sistem authority control adalah Windows XP/ Vista/ 7/ lebih tinggi, dengan program aplikasi minimum Microsoft Office 2003 dan Bundle Xampp yang meliputi PHP, Web server, Apache, serta Macromedia Dreamweaver untuk tag editor, sedangkan untuk sistem manajemen basis data menggunakan Oracle.
Kebutuhan perangkat keras meliputi input device, yang terdiri dari mouse, keyboard, dan scanner; process device, yang terdiri dari Intel Pentium 4 dengan memory 3.0 GHz, RAM 2 GB, Hardisk 160 GB, VGA 256 MB); dan output device yang terdiri dari printer dan monitor.
sulit dilakukan karena pustakawan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka Perpusnas RI telah terbiasa mengoperasikan komputer dengan spesifikasi tersebut dalam kegiatan pengolahan bahan perpustakaan.
Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi erat kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat. Sistem informasi yang diajukan harus dapat dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan (manfaat) yang diperoleh dengan biayanya. Biaya dalam pengembangan sistem authority control terdiri atas:
1. Pengadaan perangkat keras
Biaya yang dibutuhkan untuk pengadaan perangkat keras dalam pengembangan sistem ini dianggarkan sebesar Rp. 30.000.000,00-,
2. Pengadaan perangkat lunak
Biaya yang timbul dari semua perangkat lunak yang dibeli untuk sistem yang diusulkan, termasuk perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak pengontrol jaringan, dengan biaya sebesar Rp. 30.000.000,00-,
3. Biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem
Biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem terdiri dari: a. Programmer (2 orang) = Rp. 82.600.000,00
b. Teknisi (1 orang) = Rp. 10.500.000,00 c. Operator (1 orang) = Rp. 10.500.000,00 d. Administrator (1 orang) = Rp. 21.000.000,00
Biaya total pengembangan= Rp. 124.600.000,00. Nilai penghematan yang didapatkan dari hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada tabel 2 sebagai berikut:
Tabel 1 Tahapan pengembangan sistem
FASE Periode Lama
1-Apr-2014 15-Apr-2014 14 Hari 2x350.000x14=9.800.000 2 Programmer
Analysis Phase 16-Apr-2014 30-Apr-2014 14 Hari 2x350.000x14=9.800.000 2 Programmer
Design Phase 1-Mei-2014 30-Mei-2014 30 Hari 2x350.000x30=21.000.000 2 Programmer
Implementasi Phase
1-Juni-2014 30-Juni-2014 30 Hari 5x350.000x30=52.500.000 2 Programmer, 1teknisi, 1
operator, 1 adminstrator
Support Phase 1-Jul-2014 30-Jul-2014 30 Hari 3x350.000x30=31.500.000 2 programmer, 1 administrator
Setelah adanya pengembangan sistem yang baru didapatkan penghematan biaya pada point 3 sebesar Rp. 25.000.000,00 dengan perhitungan sebagai berikut:
Perhitungan biaya dengan sistem sebelumnya:
1. Biaya setiap entri data sebesar Rp. 2500. Untuk sistem sebelumnya total biaya entri Rp. 2500x10.000= Rp. 25.000.000,00
2. Biaya perbaikan entri yang salah sebesar Rp. 5.000,00,-x5.000=Rp. 25.000.000,00 3. Total biaya keseluruhan = 25.000.000,00+25.000.000,00= Rp. 50.000.000,00,- Perhitungan biaya dengan sistem yang diusulkan:
1. Biaya setiap entri data sebesar Rp. 2500x10.000= Rp. 25.000.000,00 2. Biaya perbaikan Rp. 0
3. Total biaya keseluruhan =
25.000.000,00,-Jadi penghematan yang didapatkan dari sistem yang diusulkan adalah Rp. 50.000.000 – Rp. 25.000.000 = Rp. 25.000.000,00,-. Biaya pengembangan = Rp. 124.600.000,00/tahun = Rp. 10.383.333/bulan. Penghematan biaya sistem diusulkan : Rp. 25.000.000,00/tahun = Rp. 2.083.333,00/bulan. Waktu pengembalian modal = Rp. 124.600.000,00 : 2.083.333,00 = 59,8 bulan, jadi dalam waktu kira-kira 60 bulan atau 5 tahun total modal yang dikembangkan akan kembali. Memasuki tahun keenam setelah pengembangan sistem mendapatkan penghematan biaya sekitar Rp. 2.083.333,00 setiap bulannya.
Biaya lain yang dapat diminimalkan anggarannya yaitu biaya pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, karena setiap pegawai yang akan mengoperasikan sistem authority control ini sebagian besar sudah difasilitasi perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan karena sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang ada di Perpusnas RI yaitu INLIS.
Nilai penghematan yang diperoleh dapat dialokasikan untuk kegiatan standing committee yang akan dilakukan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dalam membahas dan menyusun daftar-daftar tajuk yang diterbitkan oleh Perpusnas RI. Kegiatan standing committee ini terdiri dari pustakawan di Bidang Pengolahan yang bertanggung jawab terhadap authority file dan narasumber atau pakar di bidang perpustakaan.
Manfaat yang diperoleh dari pengembangan sistem ini terdiri dari manfaat berwujud (tangible benefits) dan manfaat tidak berwujud (intangible benefits).
Tabel 2 Nilai penghematan
No. Sebelum Sesudah
1. Jumlah operator 4 orang Jumlah operator 4 orang
2. Jumlah entri 10.000 Jumlah entri 10.000
3. Jumlah kesalahan 50% (setiap 10.000 entri
terdapat 5000 kesalahan)
Jumlah kesalahan 0%
1. Manfaat Berwujud
Manfaat berwujud merupakan manfaat yang dapat diukur dan dinyatakan dalam istilah keuangan. Manfaat yang dapat diambil dari sistem yang diusulkan ini adalah adanya penghematan biaya yang harus dikeluarkan oleh Bidang Pengolahan Bahan Pustaka setiap tahunnya. Biaya pemeliharaan sistem juga dapat dikurangi karena perancangan sistem yang diusulkan merupakan bagian dari sistem informasi Perpusnas RI. Manfaat lain yang didapat dengan adanya sistem baru ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman daftar tajuk Perpusnas RI yang selama ini selalu dikirimkan ke perpustakaan daerah karena sistem yang dirancang ini sudah dapat menyediakan tajuk-tajuk yang digunakan oleh seluruh perpustakaan di Indonesia secara online.
2. Manfaat Tidak Berwujud
Manfaat ini merupakan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang, tetapi sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas maupun kuantitas pelaksanaan pekerjaan. Kelebihan dari sistem yang diusulkan ini dari sistem berjalan adalah dapat meminimalkan duplikasi data pada saat pemasukan data, sehingga pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat dan menghemat waktu. Pustakawan dapat langsung menentukan tajuk yang akan digunakan dalam deskripsi bibliografi melalui pangkalan data authority dengan cepat dan akurat. Keberadaan sistem ini juga akan memudahkan pemustaka dalam melakukan penelusuran informasi karena walaupun penelusurannya tidak sesuai dengan bentuk tajuk yang digunakan, informasi tersebut tetap dapat ditemukan.
Berdasarkan uraian sebelumnya mengenai biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan didapatkan, maka dapat diketahui bahwa Perpusnas RI tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk memperoleh manfaat yang besar dari usulan sistem ini. Kesimpulan yang dapat diambil bahwa perancangan sistem ini dianggap layak untuk dilanjutkan.
Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Kelayakan hukum dalam rancangan sistem authority control meliputi perangkat lunak yang digunakan, pedoman tajuk yang dikeluarkan Perpusnas RI, Library of Congress Subject Headings, dan prototipe.
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem authority control yaitu Windows XP/ Vista/ 7/ lebih tinggi, dengan program aplikasi minimum Microsoft Office 2003 dan Macromedia dreamweaver ini telah memenuhi aspek legalitas karena dibeli secara resmi dan berlisensi. Perangkat lunak yang lain seperti Bundle Xampp yang meliputi PHP, Web server, Apache, dan Oracle.
memiliki tugas sebagai pengendali dan pengawas bibliografi di Indonesia. Library of Congress Subject Headings yang digunakan sebagai pedoman dalam penyusunan tajuk subjek di Perpusnas RI juga telah memenuhi aspek legalitas karena dibeli secara resmi.
Prototipe merupakan hasil karya sendiri yang secara hukum bisa dipertanggungjawabkan. Selain layak hukum dari sisi perangkat lunak, modul, dan prototipe, sistem ini juga layak secara hukum dari sisi operasional artinya sesuai dengan tugas dan fungsi Bidang Pengolahan Bahan Pustaka, Perpusnas RI yang salah satunya adalah penyusunan, pelaksanaan dan pengembangan tajuk nama pengarang, badan korporasi, dan subjek.
Kelayakan Waktu
Kelayakan waktu digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan sistem authority control yang akan dijalankan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka, Perpusnas RI ini direncanakan selesai dalam waktu 118 hari yang meliputi perencanaan, analisis, desain, implementasi, dan sistem pendukung.
Perencanaan dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 14 hari kerja. Tahapan perencanaan meliputi kebutuhan sistem, pendefinisian kendala sistem yang ada, perencanaan peluncuran proyek (project launching), dan biaya kebutuhan pengembangan sistem.
Analisis dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 14 hari kerja. Tahapan analisis meliputi:
1. Analisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan 2. Analisis kebutuhan perangkat keras
3. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Desain dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 30 hari. Tahapan desain meliputi:
1. Coding program 2. Prototipe
Implementasi dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 30 hari. Tahapan implementasi meliputi:
1. Instalasi perangkat keras 2. Instalasi perangkat lunak
3. Aktivasi sistem authority control pada komputer pengguna
Sistem pendukung dalam pembuatan sistem authority control memerlukan waktu selama 30 hari. Tahapan dalam sistem pendukung meliputi:
1. Pemberian hak otorisasi kepada pengguna 2. Pelatihan kepada pengguna
3. Perbaikan sistem jika diperlukan
4. Pengembangan dan pemeliharaan sistem
Pengolahan Bahan Pustaka agar sistem nantinya selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan dan dengan rancangan yang telah ditetapkan.
Analisis Sistem
Setelah investigasi sistem, tahap selanjutnya adalah analisis sistem. Analisis sistem terdiri dari analisis kebutuhan fungsional, kebutuhan nonfungsional, dan kebutuhan sistem.
Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional dari sistem authority control ini adalah untuk memasukkan, memperbaiki, menambah, menghapus, melakukan validasi, dan menyimpan data sehingga disediakan lembar input, edit, tambah, hapus, validasi, dan simpan data. Untuk mengeksekusi data, disediakan tombol aksi yaitu tombol input, edit, tambah, hapus, validasi, dan simpan data. Ruas-ruas yang disediakan dalam lembar input data dalam rancangan sistem authority control ini juga dianggap layak karena telah mengikuti standar metadata katalog internasional, yaitu MARC.
Analisis Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan nonfungsional pada rancangan sistem authority control ini adalah sebagai berikut:
1. Berbasis jaringan (webbase)
2. Digunakan oleh banyak pengguna secara bersamaan (multi user/ sharing) 3. Data terpusat
4. Perangkat lunak yang digunakan adalah PHP, Browser Internet Explorer atau Mozilla Firefox, dan HTML.
Tabel 3 Kebutuhan fungsional dan nonfungsional
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Nonfungsional
Memasukkan data Berbasis jaringan
Memperbaiki data Multi user
Menambah data Data terpusat
Menghapus data Menggunakan perangkat lunak PHP, Browser
Internet Explorer atau Mozilla Firefox, dan HTML
Analisis Kebutuhan Sistem
Berdasarkan kendala yang ditemui pada sistem authority control yang ada saat ini maka dibutuhkan sistem baru untuk menyempurnakan sistem yang lama agar masalah-masalah yang ada dapat diminimalisasi. Pengembangan sistem yang baru tersebut memerlukan penambahan sistem sebagai berikut:
1. Hasil penginputan tajuk pada pangkalan data deskripsi bibliografis harus melalui tahap validasi, sehingga kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk tidak langsung masuk ke pangkalan data authority.
2. Manipulasi data pada pangkalan data authority hanya dapat dilakukan oleh pustakawan yang mendapat hak akses, yaitu pustakawan yang bertugas sebagai operator, sehingga keamanan data lebih terkontrol
3. Memberikan warning pada penulisan bentuk tajuk yang salah atau yang sudah ada, misalnya data tidak bisa disimpan, sehingga mengurangi kesalahan dan duplikasi data.
4. Menyediakan fasilitas penelusuran melalui kata kunci
5. Menyediakan tampilan yang mudah dimengerti oleh pengguna
6. Menyediakan rujukan agar pemustaka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
Rujukan yang diperlukan dalam pembentukan tajuk terdiri dari:
G Gunakan, yaitu rujukan yang mengarahkan pemakai dari istilah yang tidak digunakan ke istilah yang digunakan, misalnya “Bahasa dan masyarakat” Gunakan “Sosiolinguistik”
GU Gunakan Untuk, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut adalah istilah yang tidak digunakan. Rujukan GU ditulis sesudah tajuk yang digunakan, misalnya “Daerah tropis” GU “Daerah khatulistiwa”. Jadi “Daerah khatulistiwa” adalah istilah yang tidak digunakan atau istilah yang menjadi rujukan dari “Daerah tropis”
LJ Lihat Juga, yaitu rujukan yang mengarahkan pemakai dari satu tajuk yang digunakan ke tajuk lain yang juga digunakan. Hubungan antara tajuk dapat setara atau hubungan antara subjek yang lebih luas dengan subjek yang lebih sempit, misalnya “Bajigur” LJ “Bandrek”
IL Istilah Luas, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut merupakan istilah yang lebih luas dari istilah yang digunakan, misalnya “Arca kuno” IL “Arkeologi”
IS Istilah Sempit, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut merupakan bagian dari istilah yang digunakan, misalnya “Arsitektur kuno” IS “Candi”
IB Istilah Berkait, yaitu rujukan yang menjelaskan kepada pemakai bahwa istilah tersebut merupakan istilah yang berkaitan atau ada hubungannya dengan istilah yang digunakan
Berdasarkan hasil investigasi sistem dan analisis kebutuhan sistem, dapat dibandingkan sistem yang lama dan sistem yang baru dengan menggunakan kerangka kerja PIECES (Whitten 2007). Kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services) dalam penelitian ini terlihat pada tabel 4 berikut:
Tabel 4 Kerangka kerja PIECES
Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru
Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru penentuan tajuk langsung diambil dari pangkalan data authority, sehingga pustakawan tidak perlu melakukannya secara manual dengan melihat daftar tajuk tercetak. Informasi yang disajikan dengan sistem baru lebih akurat karena antarbasisdata sudah terintegrasi sehingga data yang muncul adalah data yang sudah valid. Biaya yang dikeluarkan pun relatif lebih rendah karena kesalahan dalam pemasukan data dapat diminimalisasi. Hak akses ke pangkalan data authority hanya diberikan kepada operator sehingga manipulasi data lebih terkontrol. Penghematan waktu, biaya, dan tenaga yang diperoleh membuat sistem yang baru ini lebih efisien dibandingkan dengan sistem yang lama. Informasi yang disajikan juga lebih akurat dan dapat dimanfaatkan oleh siapa saja, bukan hanya untuk pustakawan tetapi juga para pemustaka yang melakukan penelusuran informasi.
Desain Sistem
(flowchart) sistem berjalan dan sistem yang diusulkan, baik sistem pengolahan maupun sistem authority control. Berdasarkan alur kerja tersebut dibuatlah data flow diagram (DFD) dan entity relationship diagram (ERD) sistem authority control yang diusulkan.
Diagram Konteks
Entitas yang terlibat dalam Perpusnas RI dapat dilihat pada diagram konteks berikut ini:
Aktivitas yang terjadi pada setiap entitas di atas adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan (manajemen):
a. Mengontrol kinerja pegawai b. Meminta laporan pekerjaan c. Memberikan kebijakan
d. Sistem menyediakan laporan pekerjaan kepada pimpinan 2. Pegawai (Operator):
a. Memasukkan data b. Memperbaiki data c. Menghapus data d. Menambahkan data
e. Melakukan validasi
f. Sistem menampilkan hasil 3. Pengguna (User):
a. Melakukan registrasi sebagai anggota perpustakaan b. Mencari informasi
c. Melakukan peminjaman
d. Sistem mengeluarkan kartu anggota
e. Sistem menampilkan informasi yang dibutuhkan f. Sistem merekam data peminjaman
4. Pengarang (Author): a. Meminta nomor ISBN
b. Meminta informasi tentang jumlah karyanya yang ada di Perpusnas RI c. Menghibahkan tulisannya
d. Sistem memberikan nomor ISBN kepada pengarang
e. Sistem memberikan laporan tentang jumlah karya yang telah ada di Perpusnas RI
f. Sistem memberikan tanda terima hibah buku dari pengarang 5. Penerbit:
a. Menyerahkan hasil terbitannya
b. Meminta data terbitannya yang ada di Perpusnas RI c. Sistem memberikan data terbitan kepada penerbit d. Sistem memberikan tanda terima penyerahan terbitan 6. Rekanan:
a. Menawarkan barang atau jasa b. Menerima penawaran
c. Membuat perjanjian kerja (MOU) d. Menyerahkan barang atau jasa Alur kerja
Setelah mengetahui diagram konteks sistem informasi Perpusnas RI, desain dimulai dengan membuat alur kerja proses pengolahan bahan perpustakaan pada sistem yang berjalan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka. Alur kerja yang berjalan saat ini adalah:
1. Pustakawan yang akan melakukan pengolahan bahan perpustakaan melakukan login pada sistem pengolahan
2. Setelah melalui verifikasi dan login sukses pengatalog dapat langsung melakukan pemasukan data bibliografis yang akan diolah, jika tidak sukses pengatalog melakukan login ulang
3. Data yang telah dimasukkan kemudian disimpan di pangkalan data bibliografis 4. Data tajuk yang terdapat di pangkalan data bibliografis langsung terkoneksi dan
