BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Perusahaan a. Sejarah Singkat
PT Borneo Komunika Media Banjarmasin bergerak dibidang jasa penyelenggara kegiatan, rumah produksi dan periklanan dengan nama “Compass Communication”. Perusahan tersebut didirikan pada tahun 2018 yang pada saat itu berkantor di Jalan Intan Sari Komplek Putri Duyung No. 13 RT 21 RW 02 Kelurahan Basirih Kecamatan Banjarmasin Barat dan pada tahun 2019 pindah ke Jalan Ahmad Yani KM 5 No. 450 C Pemurus Luar Banjarmasin.
Kegiatan usaha yang dilakukan oleh Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin contohnya adalah penyelenggara kegiatan. Adapun beberapa kegiatan yang dikelola adalah kegiatan internal dan eksternal perusahaan, jalan santai, perayaan hari jadi atau dies natalis, lomba, pertunjukan kesenian
serta launching suatu brand atau peresmian. Compass
Communcation - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin merupakan penyelenggara kegiatan (event organizer) dalam kegiatan tersebut.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan dalam setiap bagian yang saling berhubungan membentuk birokrasi demi terwujudnya tujuan perusahaan serta secara efisien dalam pembagian tugas. berikut adalah struktur organisasi pada PT Borneo Komunika Media Banjarmasin:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Borneo Komunika Media Banjarmasin
Sumber : Compass Communication - PT Borneo Komunika media Banjarmasin
Berikut adalah uraian wewenang dan tanggung jawab dari struktur organisasi diatas :
1) Direktur
Director (Direktur) adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin suatu lembaga perusahaan pemerintah, swasta, atau lembaga tugas, dengan tugas sebagai berikut: a) Membuat rencana dan strategi event, penjadwalan kerja
secara umum.
b) Mengkoordinasi semua aspek penjalanan kinerja kegiatan kepada semua pihak dari artis hingga sponsor.
c) Mengontrol perisapan jalanya acara.
d) Mengevaluasi jalanya kegiatan untuk memberikan laporan jalanya acara.
e) Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event baik itu klien ataupun sponsor.
f) Bertanggung jawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh kegiatan acara.
2) HR GA Finance
Human Resources and General (HRGA) merupakan sistem informasi untuk mengelola kepegawaian atau karyawan, seperti manajemen data karyawan, kehadiran, penggajian, dan General Affair (urusan umum) seperti administrasi serta mengatur segala urusan yang berhubungan dengan keuangan.
Adapun wewenang dan tanggung jawab HR GA Finance adalah sebagai berikut :
a) Mengecek kesiapan Administrasi teknis dan non teknis acara.
b) Mencatat perkembangan acara mulai dari persiapan hingga waktu pelaksanaan.
c) Menyususn segala laporan terkait acara semua divisi untuk bahan evaluasi acara.
d) Bertanggung jawab penuh dengan hal – hal yang berhubungan dengan keuangan kepada direktur.
e) Mempersiapkan pembayaran dan tagihan beserta bukti pembayaran.
f) Menyimpan atau mengarsipkan barang bukti pembelian maupun pengeluaran.
3) Production (Produksi)
Bagian produksi adalah suatu bagian yang ada pada perusahaan yang bertugas untuk mengatur pengadaan kelengkapan yang diperlukan bagi terselenggaranya kegiatan yang akan dilaksanakan.
a) Merencanakan desain, biaya , dan peralatan. b) Menyiapkan keperluan untuk jalannya acara.
c) Mengontrol kesiapan panggung dan perlengkapan acara. d) Memastikan kesiapan alat – alat yang menjadi pendukung
acara seperti, generator listrik , lampu, sound sistem dan lain sebagainya.
e) Melakukan penjadwalan seluruh bagian produksi seperti desain, pembuatan dan lain sebagainya.
4) Producer PH (Production House)
Producer PH (Production House) adalah bagian yang membuat rekaman video dan atau bagian yang membuat rekaman audio. Kegiatan utamanya membuat rekaman acara
siaran, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang ada. Hasil kerjanya bisa berupa iklan, video, audio dan lain sebagainya.
a) Mengelola segala hal yang berhubungan dengan pembuatan video dan audio.
b) Mengawasi pelaksanaan sebelum, saat berlangsung dan setelah produksi video dan audio.
c) Memastikan jadwal yang sesuai dengan estimasi waktu yang sudah dibuat sebelumnya.
d) Bertugas mencari dan membeli atau menyewa
perlengkapan untuk keperluan kegiatan.
e) Bertanggung jawab pada pelaksanaan sebelum, saat berlangsung dan setelah produksi.
f) Memastikan kesiapan aspek penunjang dalam pembuatan video maupun audio yaitu hal-hal yang berhubungan dengan setting, kostum dan property
2. Penerapan Penganggaran Biaya kegiatan yang Berjalan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin
Penerapan penganggaran biaya kegiatan yang berjalan meliputi sebagai berikut:
a. Deskripsi pokok
Penganggaran biaya kegiatan merupakan suatu proses sebelum pelaksaaan kegiatan. Pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin proses pengangggran biaya kegiatan masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk membuat anggaran. Bagian yang berwenang dalam proses penganggaran ini adalah direktur.
Proses pengangran biaya kegiatan diawali dengan direktur menganalisa apa saja item biaya yang diperlukan pada setiap kegiatan, setelah itu membagi kebeberapa kategori seperti
perizinan, perlengkapan utama, pengisi acara, dokumentasi, promosi, hadiah, produksi, konsumsi dan lain sebagainya. Kemudian menetukan besaran kuantitas beserta harga setiap item biaya tersebut. Setelah semua sudah di input pada Microsoft Excel kemudian dilakukan perhitungan dengan memasukan beberapa rumus.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam proses
penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin, yaitu:
1) Informasi data rincian kegiatan berupa jenis acara, konsep acara, tempat pelaksaan, estimasi waktu dan jumlah peserta.
2) Informasi perhitungan harga item biaya baik yang dibeli maupun yang di sewa.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam proses penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin adalah:
1) Fungsi perencanaan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan proses penganggaran biaya kegiatan sesuai dengan jenis dan konsep acara. Fungsi ini dilakukan oleh Direktur dari Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin. 2) Fungsi pelaksanaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan anggaran biaya kegiatan yang sebelumnya sudah dianggarkan. Fungsi ini dilakukan oleh divisi produksi dari Compass Communication -PT Borneo Komunika Media Banarmasin.
3) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat pengeluaran biaya serta menghitung biaya apa saja yang sudah dikeluarkan.
Fungsi ini dilakukan oleh bagian HR GA Finance dari Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin yang berjalan adalah:
1) Prosedur perencanaan
Prosedur ini digunakan untuk proses penganggaran biaya kegiatan dalam suatu kegiatan. Prosedur perencanaan diawali dengan menentukan item biaya apa saja yang di perlukan guna menunjang jalannya kegiatan. Setelah sudah mendapatkan item biaya apa saja kemudian dihitung berapa jumlah dan harga satuannya. Kemudian melakukan proses penganggaran biaya kegiatan yang sesuai dengan item biaya, jumlah dan harga satuan yang sudah ada.
2) Prosedur pelaksanaan
Prosedur ini digunakan untuk melakukan anggaran biaya kegiatan, yaitu merealisasikan anggaran yang sudah dibuat sebelumnya serta melakukan pencatatan pada setiap setiap item biaya yang sudah direalisasikan.
3) Prosedur kordinasi
Prosedur ini gunakan untuk menyampaikan perkembangan secara berkala dalam proses melakukan anggaran biaya kegiatan yang sudah dibuat.
e. Dokumen yang digunakan
1) Format anggaran biaya kegiatan
Format anggaran biaya kegiatan merupakan format acuan dalam menyusun anggaran yang akan digunakan untuk menyusun anggaran selanjutnya.
Gambar 4.2 Format Anggaran
Sumber : Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Compass
Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin yaitu berupa kumpulan hasil penganggaran yaitu berupa folder anggaran biaya kegiatan. Folder Anggaran biaya kegiatan digunakan sebagai catatan refrensi perencanaan dengan melihat data-data anggaran yang sudah ada. Folder Anggaran biaya kegiatan juga digunakan sebagai data apabila suatu saat anggaran biya kegiatan kembali diperlukan.