Untuk mendapatkan informasi sesuai dengan rumusan masalah yang penulis paparkan di Bab I penulis melakukan penelitian dengan wawancara terhadap 5 Notaris seperti di bawah ini:
1. Notaris Alfred. Yutson siki, S.H, M.Kn.yang beralamat di Jln. Printis kemerdekaan, Kelapa Lima, Kota Kupang ( NTT). Di kantor Notaris Alfred Yutson ternyata pernah terjadi kelalaian pencatatan Nomor akta ke buku (Reportorium) Notarisdikarenakan adanya kelalaian dari pegawai kantor.Disampaikan bahwa sekurangnya terdapat 1-2 akta yang lalai dicatat dalam buku Repotorium dalam setahun.Terhadap hal ini Notaris menjelaskan tentang peran mereka dalam proses pemembuatan akta. Dimana proses tersebut dimulai dengan tahapan menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta dan memberikan kepastian tanggal pembuatan akta sebagaimana kewajiban pembuat akta otentik. Adapun untuk menyelesaikan kelalaian pencatatan akta tersebut oleh Notaris dijelaskan langkah yang diambil adalah memanggil kembali para pihak untuk menyampaikan kelalaian penomeran tersebut. Langkah tersebut merupakan bentuk tanggung jawab sikap Notaris sesuai UUJN dan Kode Etikyaitu dalam pencatatan akta haruslah bersikap berperilaku yang baik dan dalam perbuatan atau tindakan yang
dilakukan tersebut dimaksudkan untuk menjaga, memelihara citra serta wibawa, lembaga kenotariatan dan menjunjung tinggi keluhuran dan martabat Jabatan Notaris.Lebih lanjut dijelaskan bahwa tujuan dari pencatatan Nomor akta di atas menurut Notaris ini adalah sebagai bukti bahwa akta tersebut sudah tercatat ke buku (Reportorium) untuk pembuktian di pengadilan. Pencatatan akte notaris dalam ke buku (Reportorium) Notaris, menurut Notaris tersebut dilakukan setiap hari setelah di keluarkannya salinan atau minuta, atau disaat penandatanganan akta.Dengan demikian merupakan kewajiban Notaris untuk mencatatkan Nomor akta dalam buku (Reportorium) Notaris pada hari yang sama denganhari pembuatan akta atau penandatanganan atau penomeran akta. Jika terjadi kelalaian dalam mencatatkan nomor akta dalam buku repotorium akan mengakibatkan akta tersebut akan tetap sah berlaku bagi para pihak dan akta akan menjadi akta di bawa tangan. Dengan demikian kelalian dalam mencatatkan nomor akta dalam buku repotorium memberikanakibat yuridisaktatetap sah namun mengenai administratif akte harus di perbaiki setelah di sampaikan kepada para pihak.Oleh karena itu jika terjadi kelalaian dalam mencatatkan nomor akta dalam buku repotorium, makaNotaris menyampaikan kepada para pihak untuk merubah Nomor, dan tanggal akta, tersebut setelah ada kesepakatan dari para pihak. Namun tetap dilakukan pencatatan dalam Reportorium walaupuntelah lewat waktu.Secara tehnis mereka menyampaikan kelalian pencatatan nomor akta dalam buku repotorium kepada para pihak dengan cara memanggil kembali para pihak dengan melihat Nomor telpon di buku daftar tamu untuk menghubungi mereka agar datang kembali ke kantor untuk menyampaikan kelalaian tersebut. Selanjutnya dinformasikan bahwa berkaitan dengan kelalaian mencatatkan nomor akta dalam buku repotorium tidak ada sanksi terhadap Notaris. Tindakan yang dilakukan jika ia lupa atau lalai mencatat Nomor akta pada buku ReportoriumNotaris, akan dibuatt nomor tambahan seperti 1.1 atau 1.a.Diinformasikan juga bahwa kelalaian
pencatatan nomor akta dalam buku Repotorium belum pernah ada gugatan ke Pengadilan.
22
2. Notaris Bernadeta Retno Dewanti S.H, M.Kn yang beralamat di Jln. Printis Kemerdekaan, Kelapa Lima Kota Kupang ( NTT). Informasi yang didapatkan dari Ibu Bernadeta Retno Dewanti Sh MKn, tidak jauh berbeda dengan apa yang telah dipaparkan oleh Alfred. Yutson siki, S.H, M.Kn. Diperoleh informasi bahwa di kantor notaris Bernadeta Retno Dewanti Sh MKnpernah terjadi kelalaian pencatatan nomor akta ke buku (Reportorium) karena kelalaian dari karyawan kantor. Tercatat bahwa terdapat 1-2 akta yang mereka lalai dalam setahun.Selanjutnya diinformasikan bahwa kewajiban Notaris untuk mencatat Nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris adalah mereka mengikuti aturan Undang- Undang Jabatan Notaris dan Kode Etik Notaris wajib sikap, perilaku, perbuatan atau tindakan yang harus atau wajib dilakukan oleh, dalam menjaga, memelihara citra serta wibawa lembaga kenotariatan dan menjunjung tinggi keluhuran dan martabat Jabatan Notaris. Adapun tujuan dari pencatatan Nomor akta dalam buku Repotorium adalah sebagai bukti bahwa akta tersebut sudah tercatat ke buku (Reportorium) untuk pembuktian di pengadilan. Kewajiban Notaris untuk mencatat Nomor akta dalam ke buku (Reportorium) Notaris yakni setiap hari setelah di keluarkannya salinan atau minuta, atau disaat penandatanganan akta, setelah itu mereka mencatakan ke buku (Reportorium) Notaris. Sebagaimana ketentuan yang ada bahwa kewajiban notaris untuk memnatatkan nomor akta dalam buku repotorium adalah hari yang sama dengan hari pembuatan atau penanda tangan akte notaris. Dengan demikian akte yangdibuat pada hari itu harus dicatatakn nomor aktenya pada hari itu juga.
22 Hasil wawancara dengan Notaris ALFRED YUTSON SIKI S.H., M.Kn, tgl 1 februari 2017, jam 1:00 siang. Kota Kupang
Jika terjadi kelalaian dalam pencatatan nomor akte dalam buku Repotorium, maka Notaris akan memanggil kembali para pihak untuk menyampaikan kelalaian pencatatan nomor akta dalam buku Repotorium.Selanjutnya solusi Notaris terhadap kelalaian dalam mencatakan Nomor akta ke buku (Reportorium) tersebut adalah dengan caramereka menyampaikan kepada para pihak untuk merubah Nomor, dan tanggal akta, tersebut setelah ada kesepakatan dari para pihak. Pemanggilan secara tehnis dilakukan dengan mencari nomor dan alamat para pihak utnuk dihubungi dan meminta kepada para pihak untuk datang ke kantor pada waktu yang telah disepakati.
Diinformasikan bahwa tidak ada sanksibagi Notaris jika tidak melakukan penomeran dalam buku (Reportorium) Notaris. Namun tindakan yang dilakukan Notaris jika ia lupa atau lalai mencatat Nomor akta yang sah ke (Reportorium) Notaris menurut Notaris tersebut mereka biasanya membuat Nomor tambahan seperti 1.1, 1a. Dalam masalah inimenurut Notaris diatas belum pernah sampai ke pengadilan, namun hanya sebatas di kantor.23
2. Notaris Selvie Novitasary S.H, M.Kn yang beralamat di Jln. Karanganyar Ringroad Solo Jawa Tengah. Pernah terjadi kelalaian dalam pencatatan Nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris karena volume pekerjaan sangat tinggi di kantor. Tercatat terdapat 1-2 akta yang mereka lalai dalam setahun.Mengenai hal ini Notaris juga menjelaskan tentang perannya dalam proses pemembuatan akta. Pertama mereka menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta dan memberikan kepastian tanggal pembuatan akta, dan menurut Notaris diatas mereka mengikuti kewajiban pembuat akta otentik.
Selanjutnya yang dilakukan Notaris jika ia lupa mencatat Nomor akta pada buku (Reportorium) Notaris adalah ia akan membuat berita acara sebelum akta di
keluarkan.Kemudian baru ia menyampaikan perubahan penomeran tersebut kepada para pihak. disamping itu ada juga kewajiban Notaris untuk mencatat Nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris adalah mereka mengikuti aturan Undang- Undang Jabatan Notaris dan Kode Etik. Tujuan dari pencatatan Nomor akta di atas menurut Notaris ini adalah sebagai bukti bahwa akta tersebut sudah tercatat ke buku (Reportorium) untuk pembuktian di pengadilan. Notaris seharusnya Notaris mencatat nomor akta yang dibuat ke buku (Reportorium) Notaris menurut Notaris tersebut bahwa setiap hari setelah di keluarkannya salinan atau minuta, atau disaat penandatanganan akta, setelah itu mereka mencatatkan ke buku (Reportorium) Notaris. Di samping itu karna dalam ketentuan pembuatan akta adalah penandatanganan atau penomeran para pihak pada tanggal tersebut wajib di catatkan pada saat itu juga. Akibat yuridis terhadap akta yang tidak dicatatkan pada buku repotorium sebagaimana ditentukan dalam peraturan perundangan, diperoleh informasin bahwa akta menjadi akta di bawa tangan, namun tetap berlaku bagi para pihak.
Jika terjadi kelalian dalam mencatatkan nomor akta dalam buku repotorium, Notaris akan menyampaikan kepada para pihak untuk mencatat nomor, dan tanggal akta, tersebut setelah ada kesepakatan dari para pihak. Namun tetap dilakukan pencatatan ke Reportorium walaupun telah lewat waktu yang sebelumnya, mereka menyampaikan para pihak dan caranya mereka memanggil kembali para pihak untuk kembali ke kantor untuk menyampaikan berkaitan dengan permasalahan yang terjadi atau kelalaian tersebut.Terhadap Notaris jika tidak di catat penomeran dalam buku (Reportorium) Notaris menurut Notaris tersebut bahwa sanksi terhadap Notaris tidak ada, namun berkaitan dengan administratif akta tersebut cacat administrasi saja. Namun tindakan yang dilakukan Notaris jika ia lupa atau lalai mencatat Nomor akta yang sah ke (Reportorium) Notaris
menurut Notaris tersebut mereka biasanya membuat nomor tambahan seperti 1.1, 1a. Dalam hal ini menurut Notaris diatas belum pernah samapi ke pengadilan.24
3. Notaris Haryati Endang S.H, M.Kn yang beralamat di Jln. Ngangel Jaya utara no. 118, RT 09, RW 02. Jawa Timur. Mengenai hal ini diketahui bahwa fakta pernah terjadi kelalaian atau lupa pencatatan Nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris alasan mengenai terjadinya kelalaian adalahlalai atau lupanya pegawai kantor sehingga tercatat bahwa terdapat 1-2 akta yang Notaris ini lalai dalam sebulan. Hal ini Notaris juga menjelaskan tentang peran mereka dalam proses pemembuatan akta, dijelaskan bahwa pertama Notaris menyimpan akta, memberikan grosse,dan menurut Notaris diatas mereka mengikuti kewajiban pembuat akta otentik. Selanjutnya yang dilakukan Notaris jika ia lupa mencatat nomor akta yang sah ke buku (Reportorium) Notaris adalah ia memanggil kembali para pihak untuk menyampaikan perubahan pencatatan penomeran tersebut. disamping itu kewajiban Notaris untuk mencatat nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris adalah mereka mengikuti aturan mainnya UUJN dan Kode Etik selanjutnya di jelakan tujuan dari pencatatan nomor akta di atas menurut Notaris ini adalah sebagai bukti bahwa akta tersebut sudah tercatat ke buku (Reportorium) untuk pembuktian di pengadilan, agar suatu saat nanti jika ada pihak yang menyagkal pembuatan akta tersebut sudah ada buktinya. Namun ada juga waktu dan seharusnya Notaris mencatat Nomor akta yang dibuat ke buku (Reportorium) Notaris menurut Notaris tersebut bahwa setiap hari setelah di keluarkannya salinan atau minuta, atau disaat penandatanganan akta, setelah itu mereka mencatakan ke buku (Reportorium) Notaris. di samping itu ada juga alasan Notaris untuk mencatatkan nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris pada hari yang sama menurut Notaris tersebut karna dalam ketentuan pembuatan akta adalah penandatanganan, atau penomeran
para pihak pada tanggal tersebut wajib di catatkan pada saat itu juga. Namun akibat yuridis terhadap akta tersebut menurut mereka bahwa akta menjadi akta di bawa tangan, namun tetap sah bagi para pihak.mengenai administratif akte tersebut catcat administratif dalam artian harus di perbaiki setelah di sampaikan kepada para pihak. Selanjutnya solusi Notaris terhadap kelalaian atau lupa dalam mencatakan nomor akta ke buku (Reportorium) tersebut caranya Menurut Notaris di atas bahwa mereka menyampaikan kepada para pihak untuk mencatat nomor, dan tanggal akta, tersebut setelah ada kesepakatan dari para pihak. Namun tetap dilakukan pencatatan ke (Reportorium) walaupun telah lewat waktu yang sebelumnya, Notaris menyampaikan kepada para pihak dan caranya mereka memanggil kembali para pihak untuk mereka menyampaikan berkaitan dengan permasalahan yang terjadi atau kelalaian tersebut. Dan sanksi Notaris jika tidak di catat penomeran dalam buku (Reportorium) Notaris menurut Notaris tersebut bahwa sanksi terhadap Notaris tidak ada, namun berkaitan dengan sanksi administratif Notaris memanggil kembali para pihak untuk pemberitahuan mengenai hal tersebut. Namun tindakan yang dilakukan Notaris jika ia lupa atau lalai mencatat nomor akta yang sah ke (Reportorium) Notaris menurut Notaris tersebut mereka biasanya membuat nomor tambahan seperti 1.1, 1a. mengenai kasus seperti ini menurut Notaris diatas belum pernah samapi ke pengadilan, namun hanya sebatas di kantor.25
4. Notaris Wiwik Indriany S.H, S.Pn yang beralamat di Jln. ayani No.50 Salatiga Jawa Tengah. Diketahui bahwa ternyata pernah terjadi kelalaian atau lupa pencatatan Nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris.Tercatat bahwa terdapat 1-2 akta yang mereka lalai dalam setahun.Selanjutnya Notaris juga menjelaskan tentang peran mereka dalam proses
pemembuatan akta.26 Dijelaskan bahwa pertama mereka menyimpan akta, memberikan grosse , salinan dan kutipan akta dan memberikan kepastian tanggal pembuatan akta dan menurut Notaris diatas mereka mengikuti kewajiban pembuat akta otentik menurut Undang-Undang Jabatan Notarisdan Kode Etik Notaris. Selanjutnya yang dilakukan Notaris jika ia lupa mencatat Nomor akta yang sah ke buku (Reportorium) Notaris maka ia akanmencoret penomeran yang lalai atau salah tadi dan Notaris tersebut akan mencatakan kembali Nomor baru. Disamping itu ada juga kewajiban Notaris untuk mencatat Nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris adalah mereka mengikuti aturan Undang- Undang Jabatan Notaris dan Kode Etik dan tujuan dari pencatatan nomor akta di atas menurut Notaris ini adalah sebagai bukti bahwa akta tersebut sudah tercatat ke buku (Reportorium) untuk pembuktian di pengadilan. Seharusnya Notaris mencatat Nomor akta yang dibuat ke buku (Reportorium) Notaris setiap hari setelah di keluarkannya salinan atau minuta, atau disaat penandatanganan akta, setelah itu mereka mencatakan ke buku (Reportorium) Notaris. Di samping itu ada juga alasan Notaris untuk mencatatkan Nomor akta ke buku (Reportorium) Notaris pada hari yang sama menurut Notaris tersebut karna dalam ketentuan pembuatan akta adalah penandatanganan atau penomeran para pihak pada tanggal tersebut wajib di catatkan pada saat itu juga. Ada juga dicatat di hari yang berbeda dengan pembuatan akta, namun akibat yuridis terhadap akta menurut Notaris tersebut bahwa akta tetap otentik berlaku bagi para pihak akta tetap sah. Dan solusi Notaris terhadap kelalaian atau lupa dalam mencatakan Nomor akta ke buku (Reportorium) tersebut caranya Menurut Notaris di atas bahwa ia akan membuat Nomor baru dalam pencatatan ke (Reportorium) Notaris walaupun telah lewat waktu yang sebelumnya. Maka sanksi Notaris jika tidak di catat penomeran dalam buku (Reportorium) Notaris menurut Notaris tersebut bahwa sanksi terhadap Notaris tidak ada, namun aka ada pemeriksaan dari MPD
sehingga akan ada sanksi administratif Notarisdari MPD sehingga akan adanya peneguran langsungterhadap Notaris mengenai hal tersebut. Namun tindakan yang dilakukan Notaris jika ia lupa atau lalai mencatat nomor akta yang sah ke (Reportorium) Notaris, menurut Notaris tersebut iaakan menghapus kelalaian tadi dan mencatat nomor baru seperti nomor 1, 2 dan seterusnya mengikuti peraturan dalam Undang- Undang Jabatan Notaris.
a. Analisis
Masalah yang muncul adalah dibuatnya akta baru dan nomor baru oleh Notaris sedangkan dalam UUJN Nomor 30 Tahun 2004 jo UUJN Nomor 2 Tahun 2014 dan Kode Etik Tahun 2015 tidak memuat peraturan dengan jelas jika Notaris lalai dalam mencatatkan nomor akta dalam (Reportoriu), akan membuat lagi akta baru jadi menurut penulis akan adanya implikasi hukum pada lalainya hak dan kewajiban Notaris.
1. Hak dan kewajiban Notaris terhadap akta
a. Hak Notaris
Selain berbagai macam hak yang disebutkan sebelumnya27, terkait dengan kelalaian pencatatan akta tersebut bersebrangan dengan kewenangan notaris pada pasal 15 ayat 1 UUJN Tahun 2014 yang menyebutkan bahwa:
“Notaris berwenang membuat Akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian,
dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam Akta autentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan Akta, menyimpan Akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan Akta, semuanya itu sepanjang pembuatan Akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang”.
Berdasarkan rumusan diatas, kelalaian pencatatan akta oleh notaris terlihat sebagai bentuk kesewenang-wenangan notaris atas tindakannya dalam membuat akta otentik. Dalam
27 Hak notaris yang dimaksudkan penulis diatas sejalan dengan kewenangan notaris yang disampaikan penulis sebelumnya. Sehingga lebih jauh terkait dengan semua jenis hak yang dimiliki notaris dapat di lihat pada halaman 12
rumusan tersebut notaris diberikan wewenang untuk “menjamin kepastian tanggal tanggal
pembuatan akta otentik.” Kata-kata ini mengandung arti lebih dalam yaitu notaris harus memberikan kepastian status akta yaitu sebagai akta otentik. Hal ini menjadi relefan karna berdasarkan hasil penelitian dan (wawancara) yang penulis sebelumnya didapati bahwa para notaris lalai dalam melakukan pencatatan akta, sehingga mengakibatkannya kepatian status akta yaitu apakah otentik atau bawa tangan.
Akta yang tidak dicatatkan nomor dalam buku reportoriun berdasarkan pasal 15 di atas bukan merupakan akta otentikkelalaian notaris dalam pencatatan tersebut mengakibatkan gugurnya otentifikasi akta yaitu yang seharusnya kewenangan notaris mengharuskan untuk menjadi akta otentik berubah menjadi akta dibawah tangan. Situasi demikian tentu tidak sesuai dengan kewenangan notaris dalam menjalankan tugasnya sebagai pejabat Negara dalam rana authentic.
b. Kewajiban Notaris
Lalainya notaris mencatatkan nomor akta bertentangan dengan kewajiban Notaris
menurut UUJN Nomor 2 Tahun 2014 “Pasal 16 ayat (1) yaitu: huruf a Dalam menjalankan
jabatannya28, Notaris wajib:
“a) bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak,
dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum.
“b) membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris;
“e) memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang
ini, kecuali ada alasan untuk menolaknya;
“k) mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada
setiap akhir bulan;
Kewajiban yang dilanggar poin a UUJN yang menurut penulis bahwa tidak dibenarkan karna bertantangan dengan bertindak jujurnya seoran pejabat notaris dalam menjalankan
28 Sekurangnya terdapat 14 kewajiban seorang notaris namun penulis membatasi analisis pada 4 kewajiban utama notaris yaitu kewajiban yang terkait langsung dengan kasus kelalaian pencatatan nomor akta oleh notaris. kewajiban notaris yang lain dapat di lihat secara umum dalam tulisan ini pada halama 13
kewajibanya untuk menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum artinya dalam mencatat nomor akta tersebut.
Selanjutnya kelalaian sebagaimana dimaksud di poin a juga ikut melanggar di poin b.
hal ini terlihat pada kata ”membuat akta dalam bentuk minuta .., sebagai bagian dari
protocol notaris.” notaris diberikan kewajiban untuk membuat akta sebagaimana dan menyimpannya sebagimana mesti di atur oleh undang-undang. Atas hal ini lebih jauh berdasarkan protocol notaris itu akta harus di lakukan pencatatn nomor akta dalam reportorium. Maka kelalaian pencatatan tersebut mengandung arti bahwa notaris gagal menjalankan kewajibanya berdasarkan Undang- Undang Jabatan Notaris.
Kegagalan yang dimaksud diatas lebih ditegaskan dengan kewajiban huruf k yaitu notaris harus mencatatkan nomor dalam reportorium. Rumusan pasal ini menitik beratkan pada tanggal pengiriman daftar wasiat yang nota benenya tidak diulas dalam analisis ini namun melalui frase ini ingin menegaskan kewajiban utama notaris mencatat dalam buku reportorium. Hal ini pararel dengan pasal
58 ayat 1 dan 2 Undang- Undang Jabatan Notaris Nomor 30 Tahun 2004 Jo Undang- Undang Jabatan Notaris Nomor 2 Tahun 2014 Pasal 58 ayat (1) dan (2) sebagai berikut;
“Notaris wajib membuat daftar akta, daftar surat di ba wa tangan yang di sahkan, daftar surat lain yang di wajibkan oleh Undang- Undang ini, dan selanjutnya ayat
Dalam daftar akta sebagaimana di maksud pada ayat (1), Notaris setiap hari mencatat semua akta yang di buat oleh ataudi hadapanya, baik dalam bentuk minuta akta, maupun
originali, tanpa sela-sela kosong, masing- masing dalam ruang yang di tutup dengan garis- garis tinta, dengan mencantumkan Nomor unit, Nomor akta, Nomor bulanan, tanggal, sifat akta, dan nama semua orang yang bertindak baik untuk diri sendiri maupun sebagai kuasa orang lain.”
2. Status akta lama
Dalam rangka menelusuri eksistensi akta lama terhadap akta baru dalam tulisan ini. Maka lebih jauh Penulis akan membahas kedua mekanisme keluarnya akta baik akta lama
dan akta baru, hal ini dimaksudkan untuk dicarinya kebenaran hukum yaitu apakah akta lama yang memiliki hukum atau digantikan kedudukannya dengan akta baru sebagai berikut.
a. Proses keluarnya akta lama
1. Para pihak datang ke kantor Notaris untuk membuat akta, para pihak bawa saksi kurang lebih 2 saksi
2. Perjanjian antara para pihak untuk membuat akta yang di inginkan 3. notaris menyaksikan
4. Para pihak pulang
5. Notaris menyimpan akta tetapi lupa untuk mencatatkan nomor akta ke reportorium
b. Mekanisme Keluranya Akta Baru
Berdasarkan hasil penelitian melalaui metode wawancara di beberapa kota setelah terjadinya kelalaian sebagaimana di sebutkan di aats (proses keluarnya akta lama), notaris selanjutnya Notaris memanggil kembali para pihak kembali kekantor, dengan cara melihat nomor kontak di buku kontak kantor. untuk mencatat nomor akta dan membuat akta baru sesudah membuat berita acara
Melihat kedua mekanisme diatas yaitu baik proses keluarnya akta lama maupun akta baru maka pertanyaan yang munul adalah bagaimanakah eksistensi dan kedudukan dari pada akta lama. Apakah akta baru menggantikan akta lama?
Akta baru berdasarkan Undang-Undang hadir sebagai pengganti akta lama. Hal ini adalah mutatis mutandis dengan eksistensi kewajiban notaris yaitu melakukan pencatatan nomor akta di reportorium. Artinya ketika akta lama tidak dicatatkan dibuku (Reportorium) tersebut (nomornya) dan oleh Notaris para pihak dipanggil kembali dan mereka sepakat untuk