Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema s dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat. Proses pengelolaan kearsipan sangat pen ng dalam kegiatan administrasi perkantoran. Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 1 februari sampai 12 maret 2010 di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Dalam hal ini penulis akan membahas tentang pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Arsip Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh orang yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan. Keberadaan Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sangatlah pen ng dan dak bisa diabaikan begitu saja, karena Kantor
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta memegang peranan pen ng dalam pengelolaan arsip-arsip daerah Kota Surakarta. Dengan demikian maka penulis membahas dua rumusan masalah melipu :
A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Ak f Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan dan penataan informasi-informasi yang dianggap pen ng agar tertata rapi dan bisa ditemukan kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dilakukan dengan baik dan benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi target yang diharapkan. Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis ak f, adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis ak f antara lain :
1. Menurut Kepala Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :
Suatu cara menata arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga kelihatan rapi dan mudah ditemukan apabila dicari atau dibutuhkan kembali.
2. Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :
Suatu cara menata arsip yang berbeda permasalahannya dijadikan satu, sehingga membentuk berkas kerja dan menjadi informasi yang utuh dalam pengambilan keputusan.
3. Menurut Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :
Suatu cara yang digunakan untuk menata arsip yang terdapat di unit pengolah sehingga dapat kelihataan rapid an mudah ditemukan apabila diperlukan.
4. Menurut Pengelola Arsip, yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :
Suatu cara mengelompokkan arsip-arsip yang sama permasalahannya menjadi satu dengan menggunakansistem tertentu, sehingga mudah diketemukan kembali apabila diperlukan.
Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah proses menata dan mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah diketemukan kembali apabila dibutuhkan kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah dilaksanakan dengan berpedoman pola baru, yaitu pola kartu kendali yang penataanya berdasarkan pokok permasalahan. Penataan ini dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Bisa dilihat di gambar dibawah ini :
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Menurut Dra. Sunar (wawancara tanggal 17 Mei 2010) selaku Kasubbag Umum dan Kepegawaian di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah menggunakan sistem kartu kendali yang dimulai dari pengurusan surat, penataan berkas,
Dari pernyataan dan gambar diatas bisa dilihat bagaimana prosedur pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun tahap-tahap pengelolaan arsip dinamis ak f akan dijelaskan antara lain :
1. Pengurusan Surat
Pengurusan surat dibagi menjadi 2 macam sebelum dilakukan penataan berkas. Yaitu pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar.
a. Surat Masuk
Adapun tahap-tahap pengurusan surat masuk adalah :
1) Tahap yang pertama adalah penerimaan surat, dimana surat-surat masuk diterima dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan alamat dan tujuannya 2) Kemudian surat dibuka oleh unit Tata Usaha
3) Setelah surat dibuka kemudian ditulis di kartu kendali masuk
4) Setelah ditulis di kartu kendali, kemudian dituliskan di lembar disposisi 5) Kemudian diteruskan ke pimpinan untuk mengetahui arah surat sesuai
denganmasalah
6) Dari pimpinan dikembalikan lagi ke unit Tata Usaha kemudian diarahkan ke tujuan atau unit pengolah sesuai dengan isi disposisi oleh pimpinan
7) Unit pengolah memberikan ndak lanjut isi surat sesuai dengan arahan pimpinan
8) Setelah di ndak lanju oleh unit pengolah, kemudian sirat dikembalikan ke unit Tata Usaha dan siap untuk dilakukan penataan berkas
b. Surat Keluar
1) Tahap pertama yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar yaitu unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang telah diolah 2) Kemudian konsep diteruskan ke unit Tata Usaha untuk dilanjutkan kepada
pimpinan
3) Apabila konsep sudah sesuai kemudian pimpinn menandatangani
4) Setelah ditandatangani oleh pimpinan kemudian dikembalikan lagi ke unit Tata Usaha untuk di ke k dan diberi nomor surat
5) Kemudian unit Tata Usaha mendistribusikan arsip surat keluar
6) Kemudian penataan berkas surat masuk dan surat keluar dijadikan satu sesuai dengan masalahnya masing-masing
2. Penataan Berkas
Setelah peengurusan surat masuk dan surat keluar selesai,kemudian arsip surat masuk dan surat keluar dijadikan satu berdasarkan permasalahannya masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Adapun tahap-tahap penataan berkas di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain :
a. Dalam penataan berkas yang pertama dilakukan adalah memisah-misahkan arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang akan dimusnahkan. Arsip yang dak
diperlukan antara lain amplop, blanko kosong dan lain-lain disisihkan untuk dimusnahkan
b. Kemudian memeriksa apakah lampirannya lengkap sesuai dengan yang tersebut dalam surat
c. Setelah diperiksa lampirannya kemudian menyisihkian salinan-salinan yang rangkap untuk dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap)
d. Menentukan kode, indeks
e. Kemudian arsip-arsip yang sama dikelompokkan menjadi satu baik kesamaan masalah, kesamaan jenis ataupun suatu proses dalam satu kegiatan
f. Setelah dikelompokkan, langkah selanjutnya menentukan 磘tel atau indeks berkas yaitu menentukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam Tab Folder g. Tahap penataan berkas yang terakhir yaitu penempatan sekat dan folder, serta
disimpan dalam filing cabinet. (untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini )
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
3. Penemuan Kembali Arsip
Proses penemuan kembali arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah menganut sistem baru yaitu pola kartu kendali. Dengan pola kartu kendali bertujuan agar penemuan kembali arsip dinamis ak f dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.
Dari kartu kendali bisa dicari dimana letak arsip-arsip yang dibutuhkan. Karena yang dicatat di kartu kendali adalah surat-surat yang dapat di klasifikasikan sebagai surat
pen ng. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta kartu kendali yang disimpan di masing-masing unit sebagai buk arsip yang disimpan. Kartu kendali yang digunakan rangkap ga, antara lain :
- Kartu kendali I (warna pu h) yang disimpan oleh pengarah surat atau pencatat surat
- Kartu kendali II (warna kuning) yang disimpan oleh penata arsip
- Kartu kendali III (warna merah muda) yang disimpan oleh unit pengolah Menurut Bpk. asyid Hidayat (wawancara tanggal 18 Mei 2010) selaku staff pengelola arsip di Sub Bagian Umum di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa :
menggunakan pola kartu kendali untuk menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan. Dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode
Maka dengan menggunakan kartu kendali ini arsip-arsip yang dibutuhkan kembali bisa dicari dan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain sebagai berikut:
a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari
b. Kemudian mencari kartu kendali arsip berdasrkan pokok masalah
c. Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip yang ingin ditemukan, kemudian mulai mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat di kartu kendali
e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil kemudian dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar arsip-arsip mudah ditemukan kembali apabila dibutuhkan
4. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa ak fnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori arsip dinamis inak f. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kearsipan pada unit kerja ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut.
Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta masih kurang tempat untuk menyimpan arsip. Hal ini menyebabkan terjadi penumpukan arsip yang akan dipindahkan. Dan dalam hal peralatan yang digunakan masih tradisional, jadi masih memakan waktu cukup lama.
Hal ini seper yang diungkapkan oleh Bapak asyid Hidayat (wawancara tanggal 17 Mei 2010) selaku arsiparis di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, mengungkapkan bahwa :
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa ak fnya sudah habis. Akan tetapi karena kurangnya tempat penyimpanan arsip terjadi banyak penumpukan arsip
B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Menurut Ibu Sri Utami, SE (wawancara tanggal 22 Mei 2010) selaku Staff (Sub Bagian Umum) sebagai pengelola arsip juga di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
ke tahun megalami peningkatan, hal ini cukup merepotkan Staff pengelola Arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta khususnya di Sub Bagian Umum karena SDM
Penulis melakukan pengamatan tentang pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta untuk mengetahui data-data berdasarkan teori, peraturan-peraturan maupun pendapat responden bahwa arsip yang berada di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta selain arsip dinamis ak f juga terdapat arsip tekstual dan non tekstual. Hal tersebut dapat dilihat pada table dibawah ini :
Tabel 4.1 : Jumlah Arsip Dinamis Ak f Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO 1. 2. 3. 2007 2008 2009 956 Berkas 1.070 Berkas 1.247 Berkas - - - 2 Lembar 2 Lembar 6 Lembar
JUMLAH 3.273 Berkas - 462 Lembar
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Keterangan Tabel :
Pada tahun 2007 jumlah arsip tekstual aktif yang berasal dari sekretariat daerah sebanyak 956 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, kemudian pada tahun 2008 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DISPORA yang aktif sebanyak 1.070 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, sedangkan pada tahun
2009 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DEPENDA yang aktif sebanyak 1.247 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar.
Jadi jumlah arsip dinamis ak f pada tahun 2007, 2008, 2009 arsip tekstual sebanyak 3.273 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 6 Lembar.
Table4.2 :Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO 1. 2. 3. 2007 2008 2009 126 ML 204 ML 24 ML - - - 462 Lembar - - JUMLAH 354 ML - 462 Lembar
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
Dari data yang ada tersebut menggambarkan bahwa penataan arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta belum maksimal penanganannya, dimana terlihat bahwa semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum tertangani semua, serta belum semua unit pengolah menyerahkan arsip dinamis aktif ke Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Dari penjelasan diatas dapat
dilihat bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai prosedur, akan tetapi belum optimal. Antara lain dalam pengurusan dan penataan berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena terbatasnya tempat dan sumberdaya manusia yang mengelola arsip.
Kesimpulan dari tabel-tabel diatas yaitu bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f pemerintah kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur,sudah dikelola dengan baik tetapi belum op mal. Hal ini senada dengan pernyataan dari Bapak asyid Hidayat ( wawancara tanggal 22 mei 2010 ) selaku arsiparis di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang mengatakan bahwa :
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta ini sudah dilakukan semua sesuai prosedur yang telah ditentutan, akan tetapi hasilnya belum op mal. Bisa dilihat dari arsip belum dikelola secara penuh karena terbatasnya
C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Tata Kearsipan Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM
Daerah Kota Surakarta
Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah ditentukan, tetapi masih ada sedikit kendala-kendala yang dihadapi sehingga menghambat terciptanya op malisasi pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun kendala-kendala yang ada antara lain :
1.Dalam hal pengelolaan arsip masih sulit untuk mencapai op malisasi, efisiensi dan efek fitas, karena masih kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakartabaru terdapat 1 orang arsiparis dan
3 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat dipas kan kalau pengelolaan arsip belum op mal.
2.Dalam hal Sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Sehingga mengakibatkan arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya oleh bagian penggelola arsip.
3.Dalam hal pemindahan arsip yang dilakukan oleh Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakartajugamasih belum op malkarena pemindahandan penyimpanan arsip masih menggunakan cara dan peralatan yangtradisional.
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Penataan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Untuk mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta langkah-langkahnya antara lain :
1. Dalam hal pengelolaan arsip sebaiknya menambah sumber daya manusia dalam mengelola arsip, karena masih kurangnya unit pengelola arsip dan staf yang membantu arsiparis untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana terbatas maka harus menambah peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap. Untuk tempat penyimpanan dan pengolahaan arsip, karena tempatnya terbatas maka harus mengop malkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan barang-barang yang sudah dak berguna agar dapat menghemat tempat.
3. Dalam hal pemindahan arsip penulis mengambil langkah untuk menggabungkan cara tradisional dan modern. Yaitu dengan melakukan cara pemeliharaan dan perawatan modern tanpa meninggalkan cara tradisonal. Dengan begitu maka pemeliharaan dan perawatan arsip bisa dilakukan dengan lebih baik.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan magang di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik oleh bagian kearsipan yang telah diberi tugas untuk menangani arsip-arsip yang masuk di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Beradasarkan uraian pembahasan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema s dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat, sehingga perlu dikelola dengan baik.
2. Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya belum op mal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya tempat dan sumber daya manusia yang mengelola arsip.
3. Pengurusan surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah sedikit lebih maju, karena menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
4. Sistem penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta menggunakan sistem baru yaitu pola kartu kendali dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode klasifikasi.
5. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke lembaga kearsipan masih kurang op mal, karena kurangnya tempat yang cukup untuk mengelola dan menyimpan arsip.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan per mbangan bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsipantara lain:
1. Perlu adanya penambahan sumberdaya manusia yang mengelola arsip, sehingga arsip bisa dikelola dengan baik dan efek f.
2. Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar dak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.
3. Dalam penanganan arsip terutama dalam hal pengentrian pada data yang dimasukkan kekomputer, sebaiknya dilakukan secara bertahap dan teratur, agar dak terjadi penumpukan data.