PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA
USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
PANDU SURYA WIGUNA
D1507055
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
PERSETUJUAN
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
Disusun Oleh: PANDU SURYA WIGUNA
D1507055
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
PENGESAHAN
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA
USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
Disusun Oleh ; PANDU SURYA WIGUNA
D1507055
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari ; Tanggal ; Tim Penguji ;
1. Penguji I ; Drs. Sonhaji, M.Si. NIP. 195912061988031004
2. Penguji II ; Dra. Retno Suryawati, M.Si. NIP. 196001061987022001
Mengetahui
MOTTO
Sesali masa lalu karena ada kekecewaan dan kesalahan kesalahan, tetapi jadikan penyesalan itu sebagai senjata untuk masa depan agar tidak terjadi kesalahan lagi.
Pengetahuan tidaklah cukup, apabila kita belum mengamalkannya. Niat tidaklah cukup, apabila kita tidak melakukannya.
PERSEMBAHAN
Kedua Orang tuaku yang selalu memberikan dukungan dan doa
PERNYATAAN
Nama : PANDU SURYA WIGUNA NIM : D1507055
KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 8 JULI 2012 Yang membuat pernyataan,
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Sonhaji, M.Si. selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si. selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi. 3. Bapak Prof. Pawito, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si. dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2007.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 8 JULI 2012
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
ABSTRAK ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. D. Tujuan Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5
5. Penataan dan Penyimpanan Arsip ... 10
6. Peminjaman Arsip ... 13
7. Penemuan Kembali Arsip ... 13
8. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip ... 15
9. Penyusutan dan Pemindahan Arsip ... 18
10. Pemusnahan Arsip ... 18
11. Kendala- B. Metode Pengamatan 1. 2. 3. 4. 5. BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 22
A. Lokasi pengamatan ... 22
B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta ... 22
C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta 27 D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta ... 28
E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta ... 28
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 37
B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta ... 44
C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta 48 BAB V PENUTUP ... 49
A. Kesimpulan ... 49
B. Saran ... 50
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun
2 0 1 0 3 5
Tabel 4.1 Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakart
[image:12.595.89.512.237.493.2]DAFTAR GAMBAR
Gb. 3. 0. Bagan Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota
.. . 30
. ... 39
ABSTRAK
PANDU SURYA WIGUNA D1507055, PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program
Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 51 halaman
Laporan Tugas akhir ini ditulis dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan tata kearsipan pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM kota Surakarta.
Jenis pengamatan ini adalah diskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan sejumlah data-data yang diperoleh dari Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang kemudian diolah dan dianalisis sehingga bisa ditarik kesimpulan dari pengamatan ini. Dalam analisis data menggunakan metode diskriptif kualitatif dalam menentukan metode analisis data, dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-unsur satu dengan yang lain sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,maka semakin banyak pula data-data,berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.
Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor, oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan, serta pemusnahannya diperlukan system yang baik dan proses yang benar.
Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suau kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijakan baru oleh pimpinan instansi yang memerlukan data kearsipan (Boedi Martono, 1992:21).
Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig. Wursanto, 1989:12).
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab IV pasal 9, yang berkewajiban untuk menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Negara Republik Indonesia terutama arsip-arsip yang berfungsi statis adalah:
1. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
2. Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari Kantor Wilayah, Departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya. 3. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) maupun Arsip Nasional
Daerah (Arsip Nasional Wilayah)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta( misalnya bank-bank swasta) dan atau perorangan (misalnya arsip yang dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional).
Oleh karena itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana sistem penataan arsip yang baik dan benar pada Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM dan tertarik untuk mengambil judul
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis ambil dari pengamatan ini adalah:
Bagaimana pelaksanaan tata kearsipan di bagian umum (sub bagian tata usaha) di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta?
C. Manfaat Pengamatan
Adapun manfaat pengamatan adalah sebagai berikut: 1. Manfaat Praktis
a. Bagi Instansi
Sebagai masukan sumbangan pemikiran khusus pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
b. Bagi Penulis
Menambah pengalaman dan pengetahuan mengenai masalah yang berhubungan dengan pengelolaan dan penataan arsip.
c. Bagi Akademik
D. Tujuan Pengamatan
1. Tujuan Operasional
Pengamatan ini bertujuan mengetahui bagaimana penataan arsip di bagian umum (sub bagian tata usaha) pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
2. Tujuan Individual
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan pengaturan informasi atau data yang bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. (Handoko T. Hani, 1997 : 8).
Pengelolaan arsip dalam tugas akhir ini yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penataan, penyimpanan, penemuan kembali arsip, sampai dengan kegiatan pemindahan arsip.
1. Pengertian Arsip
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche n kata Arche ini berkembang
menjadi kata Archia Arche berubah lagi
menjadi kata Ar-cheion
bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan (Suraja Yohannes, 2006:32).
Arsip juga bisa diartikan sebagai kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat (Sutarto, 1997:200).
Kata arsip meliputi 3 pengertian :
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen (Barthos Basir, 1990 : 101)
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. b. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi. Dengan demikian arsip statis sudah tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Adalah arsip dinamis yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerja dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.
b. Arsip dinamis inaktif
Adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi dapat berwujud surat-menyurat, dan tata bahan-bahan yang dapat berbicara serta member keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi, dapat juga berbentuk hasil penelitian, skripsi, latihan-latihan dan laporan tentang suatu hal (widjaja, 1986 : 92).
Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Dari pengetian diatas dapat diartikan arsip aktif sebagai kumpulan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan tersebut dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pencatatan dokumen yang berguna untuk kelancaran dan kemajuan organisasi
Arsip Dinamis Aktif adalah Arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Sebagaimana terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
2. Fungsi Arsip
Arsip mempunyai 4 fungsi yaitu : a. Fungsi Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.
b. Fungsi Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Fungsi Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang
d. Fungsi Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan. Sebagai penambahan pengetahuan.
Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan.
3. Jenis Arsip
Menurut Suraja Yohannes (2006 : 35) dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :
Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu organisasi/kantor.
b. Arsip Inaktif (Dinamis inaktif)
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. c. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
d. Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
4. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Wursanto dalam Kearsipan 1 (1999: 32-60) adalah sebagai berikut :
1. Map
Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
2. Folder
Folder adalah lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunujuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
4. Filling Ca binet
Filling cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga, empat, atau lima laci.
5. Almari Arsip
Almari arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
6. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu yang digunakan untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
7. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.
Ca rdex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Biasanya digunakan untuk menyimpan kartu kendali.
5. Penataan dan Penyimpanan Arsip
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.
2. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum. 3. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan. 4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas. 5. Menentukan indeks,
Berikut sistem penataan dan penyimpanan arsip menurut Sutarto (1997 : 176-194) adalah:
1. Sistem abjad.
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.
3. Sistem tanggal (kronologis)
4. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
(1) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan system ini banyak digunakan di perpustakaan. (2) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar.
5. Sistem wilyah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan.
Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :
Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :
1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip.
2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.
2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan akan diperoleh beberapa kerugian antara lain :
1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan. 2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya pelaksanaanpenataan berkas.
4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja.
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki
pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.
3. Penyimpanan Desentral Terkendali
namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
6. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan dikembalikan.
Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam/out-slip atau lembar peminjaman arsip.
Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu sebagai berikut:
1. Lembar peminjaman arsip I (putih). Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.
2. Lembar peminjaman arsip II (hijau). Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
3. Lembar peminjaman arsip III (biru). Disertakan pada peminjam.
7. Penemuan Kembal Arsip
penyimpanan dokumen atau arsip tanpa mengetahui system penataan maka penemuan kembali suatu dokumen atau arsip mengalami kesulitan. (Widjaja, 1986:172).
Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu
dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang harus ditaati adalah :
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap / indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.
5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi. (Abu Bakar, 1990 : 74-75).
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :
a. Kesederhanaan
b. Ketepatan menyimpan arsip
Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
c. Memenuhi persyaratan ekonomis
Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.
d. Menjamin keamanan
Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan. e. Penempatan arsip
Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit.
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.
g. Petugas arsip
Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. 5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh
8. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
1. Pemeliharaan arsip Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kualitas (tidak mengalami kerusakan), kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun dari segi informalitas (kerahasiannya), pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara: a. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering, terang, ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga.
b. Pemeliharaan
tempat penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka (rak-rak / lemari arsip). Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari arsip diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan.
c. Tindakan Preventif
Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan atau minuman ke-ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa makanan atau minuman menyebabkan masuknya serangga/ hewan lain kedalam ruangan tempat arsip disimpan. Demikian juga petugas atau siapapun tidak diperbolehkan merokok didalam ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan kerusakan kertas, menyalakan api untuk menghidupkan rokok dapat membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk mengamankan arsip dapat juga dipasang tabung pemadan kebakaran.
d. Tempat arsip
e. Kebersihan
Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga kebersihannya, missal dengan peralatan yang sederhana seperti kemoceng.
2. Menurut Basir Barthos, (1990 : 50-56) perawatan arsip Secara fisik semua arsip harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal maupun eksternal.
a. Faktor Internal 1) Kertas
Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men jadi penyebab pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang digunakan harus dengan kertas yang berkualitas baik.
2) Tinta
Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) diatas kertas.
Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut : a) pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik (tidak mudah luntur).
b) Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari pohon oak.
3) Pasta atau lem
Dipergunakan sebagai perekat, bahan baku Yang dipergunakan lem ada beberapa macam yaitu :
a) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum, atau beras).
b. Faktor Eksternal kerusakan akibat serangan dari luar antara lain : 1) Kelembaban udara
2) Udara yang terlalu kering, 3) Sinar matahari.
4) Kekotoran udara. 5) Debu.
6) Jamur 7) Rayap 8) Ngengat
9. Penyusutan dan Pemindahan Arsip 1. Penyusutan
Penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif adalah merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusustan yang dimaksudkan disini adalah untuk mengurangi atrsip arsip yang tercipta dengan jalan arsip yang tidak bernilai guna, serta memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip atau ke file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang layak dipindahkan.
2. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
10.Pemusnahan Arsip 1. Prosedur Pemusnahan
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
2. Cara Pemusnahan
Menurut Sulistyo-Basuki (2003 : 320) pemusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu :
a. Pencacahan
Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan microfilm yang paling sering digunakan di indonesia. Alat pencacah ini dalam bahasa inggris disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. b. Pembakaran
c. Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi funa melenyapkan kertas dan melenyaapkan tulisan. Metode ini mencakup menghancurlumatkan arsip dinamis aktif termasuk microfilm.
d. Pembuburan
Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan.
11.Kendala Kendala Dalam Pengelolaan Arsip
Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan menurut Abu Bakar (1997 : 64) :
1. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan arsip dalam kegiatan adminitrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai record management.
2. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu kekurangan biaya untuk perkembangan.
3. Para petugas kearsipan kurang atau tidak mendapat pendidikan khusus tentang kearsipan.
4. Syarat petugas kearsipan masih belum mendapat perhatian, segingga keterampilan dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur.
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemaaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus - menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa di ikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mecukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan, memaparkan, menganalisa, sejumlah data yang ada di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta, yang beralamatkan di Jalan Yosodipuro No.162, Surakarta.
2. Lokasi Pengamatan
Sesuai dengan tempat dimana pengamatan melakukan magang maka pengmatan ini mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta.
3. Sumber Data
Sumber data yang diperoleh penulis dalam pengmatan ini adalah ;
1. Dari wawancara secara langsung di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta yang menjadi sumber data adalah Divisi Bagian Pengolahan Arsip.
2. Melalui buku- buku yang berupa Profil Perusahaan. 3. Melalui data-data arsip surat masuk maupun surat keluar. 4. Tehnik Pengamatan
1. Observasi langsung melalui magang atau praktek kerja nyata dilapangan di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta.
2. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan diperoleh dibidang kearsipan di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta.
3. Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan keterangan.
5. Tehnik Analisis Data
dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-unsur satu dengan yang lain sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulan.
BAB III DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890. Kantor Dinas Koperasi UMKM Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2008, tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta, khususnya BAB VI Bagian Kesepuluh dan Peraturan WalikotaSurakarta Nomor 20 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas,Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi Dan Usaha Kecil Mikro Menengah maka guna kelancaran penyelenggaraan tugas perlu ditindaklanjuti dengan Pedoman Uraian Tugas B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
Di Indonesia, ide-ide perkoperasian diperkenalkan pertama kali oleh Patih di Purwokerto, Jawa Tengah, R. Aria Wiraatmadja yang pada tahun 1896 mendirikan sebuah Bank untuk Pegawai Negeri. Cita-cita semangat tersebut selanjutnya diteruskan oleh De Wolffvan Westerrode.
Pada tahun 1908, Budi Utomo yang didirikan oleh Dr. Sutomo memberikan peranan bagi gerakan koperasi untuk memperbaiki kehidupan rakyat. Pada tahun 1915 dibuat peraturan Verordening op de Cooperatieve Vereeniging, dan pada tahun 1927 Regeling Inlandschhe Cooperatieve.
Pada tahun 1927 dibentuk Serikat Dagang Islam, yang bertujuan untuk memperjuangkan kedudukan ekonomi pengusah-pengusaha pribumi. Kemudian pada tahun 1929, berdiri Partai Nasional Indonesia yang memperjuangkan penyebarluasan semangat koperasi. Hingga saat ini kepedulian pemerintah terhadap keberadaan koperasi nampak jelas dengan membentuk lembaga yang secara khusus menangani pembinaan dan pengembangan koperasi.
Kronologis lembaga yang menangani pembinaan koperasi pada saat itu adalah sebagai berikut:
NO TAHUN KETERANGAN
1 1947-1964 Jawatan Koperasi dibawah pimpinan R. Suria Atmadja, pada masa ini ada suatu peristiwa yang cukup penting yaitu tanggal 12 Juli 1947, Gerakan Koperasi mengadakan Kongres di Tasikmalaya dan hasil Kongres menetapkan bahwa tanggal 12 Juli dinyatakan sebagai Hari Koperasi
Soedjono (dari tahun 1960 s/d 1966)
3 1967 Pada tahun 1967 diberlakukan Undang-undang Nomor 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian tanggal 18 Desember 1967. Koperasi masuk dalam jajaran Departemen Dalam Negeri dengan status Direktorat Jenderal. Mendagri dijabat oleh Basuki Rachmad, dan menjabat sebagai Dirjen Koperasi adalah Ir. Ibnoe Soedjono.
4 1968 Kedudukan Direktorat Jenderal Koperasi dilepas dari Departemen Dalam Negeri, digabungkan kedalam jajaran Departemen Transmigrasi dan Koperasi, ditetapkan berdasarkan :
1. Keputusan Presiden Nomor 183 Tahun 1968 tentang Susunan Organisasi Departemen.
2. Keputusan Menteri Transmigrasi dan Koperasi Nomor 120/KTS/ Mentranskop/1969 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Susunan Organisasi berserta Tata Kerja Direktorat Jenderal Koperasi.
Menjabat sebagai Menteri Transkop adalah M. Sarbini, sedangkan Dirjen Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.
6 1991 Melalui Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 1991, tanggal 10 September 1991 terjadi perubahan susunan organisasi Departemen Koperasi yang disesuaikan keadaan dan kebutuhan
7 1992 Diberlakukan Undang-undang Nomor : 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian, selanjutnya mancabut dan tidak berlakunya lagi Undang-undang Nomor: 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian
8 1993 Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor : 96 Tahun 1993, tentang Kabinet Pembangunan VI dan Keppres Nomor 58 Tahun 1993, telah terjadi perubahan nama Departemen Koperasi menjadi Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil. Tugas Departemen Koperasi menjadi bertambah dengan membina Pengusaha Kecil. Hal ini merupakan perubahan yang strategis dan mendasar, karena secara fundamental golongan ekonomi kecil sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan dan harus ditangani secara mendasar mengingat yang perekonomian tidak terbatas hanya pada pembinaan perkoperasian saja.
10 1999 Melalui Keppres Nomor 134 Tahun 1999 tanggal 10 November 1999 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Departemen Koperasi dan PK diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Pengusaha Kecil dan Menengah
11 2000 Berdasarkan Keppres Nomor 51 Tahun 2000 tanggal 7 April 2000, maka ditetapkan Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah.Melalui Keppres Nomor 166 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen. maka dibentuk Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pegusaha Kecil dan Menengah (BPS-KPKM).
Berdasarkan Keppres Nomor 163 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan PKM diubah menjadi Menteri Negara Urusan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
Melalui Keppres Nomor 175 Tahun 2000 tanggal 15 Desember 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Menteri Negara, maka Menteri Negara Urusan Koperasi dan UKM diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Non Pemerintah, maka Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah dibubarkan. Melalui Keppres Nomor 108 Tahun 2001 tanggal 10 Oktober 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan UKM ditetapkan membawahi Setmeneg, Tujuh Deputi, dan Lima Staf Ahli. Susunan ini berlaku hingga tahun 2004 sekarang ini.
C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :
a. Visi.
tinggi untuk mendukung Kota Surakarta sebagai kota Budaya, Perdagangan dan Jasa.
b. Misi.
Meningkatnya Koperasi dan UMKM yang kuat dan mandiri baik dalam baik dalam bidang Kelembagaan, Permodalan maupun Pemasaran
Meningkatkan Sumber Daya Manusia Koperasi dan UMKM yang tangguh dan mempunyai jiwa wirausaha
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang koperasi dan usaha kecil mikro menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan mendidik para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses.
2. Fungsi
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) mempunyai fungsi : a. Penyelenggaan kesekretariatan dinas;
b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan.
d. Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM);
e. Penyelenggaraan sosialisasi; f. Pembinaan jabatan fungsional.
E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta
Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
Sekertariat
Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris : Bp Budho Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari :
a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut :
Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Kasubbag : Supartono SE
Staff : a. Endang Sri Rejeki, SE. MM b. Moch. Anwar Rizqon Tugas Pokok dan Fungsi :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan 3. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana
strategis dan rencana kerja dinas
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban tugas
Subbagian Umum dan Kepegawaian Kasubbag : Dra. Sunarti
Staff : a. Sri Utami, SE b. Rasid Hidayat c. Mardiati Aminingsih
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian sebagai berikut : 1. Melakukan rencana kerja Subbagian Umum dan Kepegawaian
berdasarakan rencana kerja Sekretariat
2. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, rumah tanga, dokumentasi dan informasi hokum, kearsipan dan perpustakaan
3. Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan perlengkapan dinas serta kendaraan dinas
4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai 5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai
Subbagian Keuangan
Kasubbag : YF. Sri Rukmini DA
Staf : a. Sigit Wardoyo, S.Sos ( Bendahara Pengeluaran b. Emi
c. Joko Subagyo d. Narwan
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan berdasarkan rencana kerja Sekretariat.
4. Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan laporan keuangan.
5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara
Bidang UMKM ( Usaha Mikro, Kecil dan Menengah )
Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008 tetang penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan UMKM Surakarta, Bidang UMKM ( pasal 22 ) mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil menengah.
Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22, Bidang usaha mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi (pasal 23 ) :
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan dibidang usaha kecil menengah
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya
Struktur Organisasi Bidang UMKM Staff : a. Roos Yulianto
b. Noorjannah, SH
c. Bambang Widaryanto, SE
Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut :
2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah, penciptaan lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan kemiskinan
Bidang Koperasi
Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang koperasi dan pembinaan dan pengawasan koperasi Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan kebijakan pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta pembubaran koperasi. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengawasan koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi pelaksanaan tugas dalam pengawasankoperasi.
Bidang Usaha dan permodalan
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan. Dengan rincian tugas :
a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja Dinas.
b. Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
Gambar 3. 1 : Daftar PegawaiKantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun 2010
NO Nama / Gol NIP
1. Saleh SH, HM 120 104 495
2 Budho Laksono SH, MH / IV B 130 960 287
3 Ir. Djati Utama/ IV A 700 005 133
4 Vitriaman, SE, MM / IV A 700 006 635
5 Didik Adi purtanto, S.E / IV A
6 Indriyanti, SH / III D 160 037 235
7 Sri Murdianti, SH / III D 070 007 082 8 YF. Sri Rukmini, D.A / III D
9 Ari Yuniarti, SE, M.Si / III D 070 024 798 10 Drs. Abdullah Fahmi / III D 700 005 828
11 Drs. Sumarno MM / IV A 010 240 982
12 Dra. Sri Subekti / III D 700 003 081 13 Drs. Joko Heruwanto / III D 490 028 391 14 Sri Noorjanah SH / III D 700 006 638 15 Dra. Sri Mulsiwi / III D 700 006 512 16 Joko Haryono, SE / III D 070 010 285 17 Suwandi, SE / III D
18 Sri Hartati H.S, SE /III B 700 004 511 19 Bambang Widaryanto, SE / III C 700 005 424 20 Nur solichah, S.Sos / III B 070 011 050
21 Joko Subagyo / III B 500 070 147
22 Roos Yulianto / III B 070 019 866
23 Ismiati / III B 700 000 631
24 Emi Prihati / III B 700 002 784
26 Endang Sri Rejeki, SE, MM / III B 500 096 922 27 Sigit Wardoyo, S.Sos / III B 700 004 559 28 Mardiati Aminingsih / III B 700 004 918
29 Rosid Hidayad / III A 700 004 914
30 Narwan / III D 010 233 546
31 Martha Schoggers / III A 700 006 014 32 Sri Utami, SE / III B
33 Ramelan, SE / III B 010 250 943
34 Sularna, SH / III A 500 130 882
35 Sri Handayani / II D 500 127 163
36 Moch. Anwar Rizqon / II A 37 Edhi Sungkono, S.IP / III A 38 Sugiyono / II A
BAB IV
PEMBAHASAN
Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema s dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat. Proses pengelolaan kearsipan sangat pen ng dalam kegiatan administrasi perkantoran. Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 1 februari sampai 12 maret 2010 di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Dalam hal ini penulis akan membahas tentang pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Arsip Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta memegang peranan pen ng dalam pengelolaan arsip-arsip daerah Kota Surakarta. Dengan demikian maka penulis membahas dua rumusan masalah melipu :
A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Ak f Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan dan penataan informasi-informasi yang dianggap pen ng agar tertata rapi dan bisa ditemukan kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dilakukan dengan baik dan benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi target yang diharapkan. Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis ak f, adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis ak f antara lain :
1. Menurut Kepala Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :
Suatu cara menata arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga kelihatan rapi dan mudah ditemukan apabila dicari atau dibutuhkan kembali.
2. Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :
Suatu cara menata arsip yang berbeda permasalahannya dijadikan satu, sehingga membentuk berkas kerja dan menjadi informasi yang utuh dalam pengambilan keputusan.
Suatu cara yang digunakan untuk menata arsip yang terdapat di unit pengolah sehingga dapat kelihataan rapid an mudah ditemukan apabila diperlukan.
4. Menurut Pengelola Arsip, yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :
Suatu cara mengelompokkan arsip-arsip yang sama permasalahannya menjadi satu dengan menggunakansistem tertentu, sehingga mudah diketemukan kembali apabila diperlukan.
[image:55.595.91.513.247.647.2]Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah proses menata dan mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah diketemukan kembali apabila dibutuhkan kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah dilaksanakan dengan berpedoman pola baru, yaitu pola kartu kendali yang penataanya berdasarkan pokok permasalahan. Penataan ini dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Bisa dilihat di gambar dibawah ini :
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Menurut Dra. Sunar (wawancara tanggal 17 Mei 2010) selaku Kasubbag Umum dan Kepegawaian di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah menggunakan sistem kartu kendali yang dimulai dari pengurusan surat, penataan berkas,
Dari pernyataan dan gambar diatas bisa dilihat bagaimana prosedur pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun tahap-tahap pengelolaan arsip dinamis ak f akan dijelaskan antara lain :
1. Pengurusan Surat
Pengurusan surat dibagi menjadi 2 macam sebelum dilakukan penataan berkas. Yaitu pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar.
a. Surat Masuk
Adapun tahap-tahap pengurusan surat masuk adalah :
1) Tahap yang pertama adalah penerimaan surat, dimana surat-surat masuk diterima dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan alamat dan tujuannya 2) Kemudian surat dibuka oleh unit Tata Usaha
3) Setelah surat dibuka kemudian ditulis di kartu kendali masuk
4) Setelah ditulis di kartu kendali, kemudian dituliskan di lembar disposisi 5) Kemudian diteruskan ke pimpinan untuk mengetahui arah surat sesuai
denganmasalah
7) Unit pengolah memberikan ndak lanjut isi surat sesuai dengan arahan pimpinan
8) Setelah di ndak lanju oleh unit pengolah, kemudian sirat dikembalikan ke unit Tata Usaha dan siap untuk dilakukan penataan berkas
b. Surat Keluar
1) Tahap pertama yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar yaitu unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang telah diolah 2) Kemudian konsep diteruskan ke unit Tata Usaha untuk dilanjutkan kepada
pimpinan
3) Apabila konsep sudah sesuai kemudian pimpinn menandatangani
4) Setelah ditandatangani oleh pimpinan kemudian dikembalikan lagi ke unit Tata Usaha untuk di ke k dan diberi nomor surat
5) Kemudian unit Tata Usaha mendistribusikan arsip surat keluar
6) Kemudian penataan berkas surat masuk dan surat keluar dijadikan satu sesuai dengan masalahnya masing-masing
2. Penataan Berkas
Setelah peengurusan surat masuk dan surat keluar selesai,kemudian arsip surat masuk dan surat keluar dijadikan satu berdasarkan permasalahannya masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Adapun tahap-tahap penataan berkas di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain :
diperlukan antara lain amplop, blanko kosong dan lain-lain disisihkan untuk dimusnahkan
b. Kemudian memeriksa apakah lampirannya lengkap sesuai dengan yang tersebut dalam surat
c. Setelah diperiksa lampirannya kemudian menyisihkian salinan-salinan yang rangkap untuk dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap)
d. Menentukan kode, indeks
e. Kemudian arsip-arsip yang sama dikelompokkan menjadi satu baik kesamaan masalah, kesamaan jenis ataupun suatu proses dalam satu kegiatan
f. Setelah dikelompokkan, langkah selanjutnya menentukan 磘tel atau indeks berkas yaitu menentukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam Tab Folder g. Tahap penataan berkas yang terakhir yaitu penempatan sekat dan folder, serta
[image:58.595.133.513.157.494.2]disimpan dalam filing cabinet. (untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini )
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
3. Penemuan Kembali Arsip
Proses penemuan kembali arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah menganut sistem baru yaitu pola kartu kendali. Dengan pola kartu kendali bertujuan agar penemuan kembali arsip dinamis ak f dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.
pen ng. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta kartu kendali yang disimpan di masing-masing unit sebagai buk arsip yang disimpan. Kartu kendali yang digunakan rangkap ga, antara lain :
- Kartu kendali I (warna pu h) yang disimpan oleh pengarah surat atau pencatat surat
- Kartu kendali II (warna kuning) yang disimpan oleh penata arsip
- Kartu kendali III (warna merah muda) yang disimpan oleh unit pengolah
Menurut Bpk. asyid Hidayat (wawancara tanggal 18 Mei 2010) selaku staff pengelola arsip di Sub Bagian Umum di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa :
menggunakan pola kartu kendali untuk menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan. Dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode
Maka dengan menggunakan kartu kendali ini arsip-arsip yang dibutuhkan kembali bisa dicari dan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain sebagai berikut:
a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari
b. Kemudian mencari kartu kendali arsip berdasrkan pokok masalah
c. Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip yang ingin ditemukan, kemudian mulai mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat di kartu kendali
e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil kemudian dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar arsip-arsip mudah ditemukan kembali apabila dibutuhkan
4. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa ak fnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori arsip dinamis inak f. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kearsipan pada unit kerja ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut.
Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta masih kurang tempat untuk menyimpan arsip. Hal ini menyebabkan terjadi penumpukan arsip yang akan dipindahkan. Dan dalam hal peralatan yang digunakan masih tradisional, jadi masih memakan waktu cukup lama.
Hal ini seper yang diungkapkan oleh Bapak asyid Hidayat (wawancara tanggal 17 Mei 2010) selaku arsiparis di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, mengungkapkan bahwa :
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa ak fnya sudah habis. Akan tetapi karena kurangnya tempat penyimpanan arsip terjadi banyak penumpukan arsip
Menurut Ibu Sri Utami, SE (wawancara tanggal 22 Mei 2010) selaku Staff (Sub Bagian Umum) sebagai pengelola arsip juga di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
ke tahun megalami peningkatan, hal ini cukup merepotkan Staff pengelola Arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta khususnya di Sub Bagian Umum karena SDM
Tabel 4.1 : Jumlah Arsip Dinamis Ak f Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO
1.
2.
3.
2007
2008
2009
956 Berkas
1.070 Berkas
1.247 Berkas
-
-
-
2 Lembar
2 Lembar
6 Lembar
JUMLAH 3.273 Berkas - 462 Lembar
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Keterangan Tabel :
2009 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DEPENDA yang aktif sebanyak 1.247 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar.
Jadi jumlah arsip dinamis ak f pada tahun 2007, 2008, 2009 arsip tekstual sebanyak 3.273 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 6 Lembar.
Table4.2 :Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
NO TAHUN
JUMLAH ARSIP
TEKSTUAL NON TEKSTUAL
KASET FOTO
1. 2. 3. 2007 2008 2009 126 ML 204 ML 24 ML - - - 462 Lembar - -
JUMLAH 354 ML - 462 Lembar
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
dilihat bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai prosedur, akan tetapi belum optimal. Antara lain dalam pengurusan dan penataan berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena terbatasnya tempat dan sumberdaya manusia yang mengelola arsip.
Kesimpulan dari tabel-tabel diatas yaitu bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f pemerintah kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur,sudah dikelola dengan baik tetapi belum op mal. Hal ini senada dengan pernyataan dari Bapak asyid Hidayat ( wawancara tanggal 22 mei 2010 ) selaku arsiparis di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang mengatakan bahwa :
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta ini sudah dilakukan semua sesuai prosedur yang telah ditentutan, akan tetapi hasilnya belum op mal. Bisa dilihat dari arsip belum dikelola secara penuh karena terbatasnya
C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Tata Kearsipan Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM
Daerah Kota Surakarta
Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah ditentukan, tetapi masih ada sedikit kendala-kendala yang dihadapi sehingga menghambat terciptanya op malisasi pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun kendala-kendala yang ada antara lain :
3 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat dipas kan kalau pengelolaan arsip belum op mal.
2.Dalam hal Sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Sehingga mengakibatkan arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya oleh bagian penggelola arsip.
3.Dalam hal pemindahan arsip yang dilakukan oleh Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakartajugamasih belum op malkarena pemindahandan penyimpanan arsip masih menggunakan cara dan peralatan yangtradisional.
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Penataan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
Untuk mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta langkah-langkahnya antara lain :
1. Dalam hal pengelolaan arsip sebaiknya menambah sumber daya manusia dalam mengelola arsip, karena masih kurangnya unit pengelola arsip dan staf yang membantu arsiparis untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana terbatas maka harus menambah peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap. Untuk tempat penyimpanan dan pengolahaan arsip, karena tempatnya terbatas maka harus mengop malkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan barang-barang yang sudah dak berguna agar dapat menghemat tempat.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan magang di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik oleh bagian kearsipan yang telah diberi tugas untuk menangani arsip-arsip yang masuk di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Beradasarkan uraian pembahasan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema s dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat, sehingga perlu dikelola dengan baik.
2. Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya belum op mal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya tempat dan sumber daya manusia yang mengelola arsip.
4. Sistem penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta menggunakan sistem baru yaitu pola kartu kendali dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode klasifikasi.
5. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke lembaga kearsipan masih kurang op mal, karena kurangnya tempat yang cukup untuk mengelola dan menyimpan arsip.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan per mbangan bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsipantara lain:
1. Perlu adanya penambahan sumberdaya manusia yang mengelola arsip, sehingga arsip bisa dikelola dengan baik dan efek f.
2. Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar dak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.
