SISTEM PEMANTAUAN, PENGENDALIAN DAN PELAPORAN PROGRAM
B. HIRARKI TANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN PELAPORAN PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM
b. Terwujudnya penyediaan dan laporan yang akurat, tepat waktudan dapat dipertanggung jawabkan dilingkungan ditjen pendidikan islam sehingga menjadi bahan masukan yang berguna dalam proses pembangunan di masa berikutnya.
c. Terwujudnya rencana program/kegiatan tahun akan datang, rencana pelaksanaan program/kegiatan tahun berjalan dan laporan pelaksanaan kegiatan di tahun berjalan serta berjalannya proses pengendalian program pendidikan islam di lingkungan serta terwujudnya Pelaporan dan Evaluasi Program sebagai bentuk pertanggung jawaban.
Direktorat Jendran Pendidikan Islam sebagai salah satu unit kerja pada Kementerian Agama mempunyai tanggung jawab dalam pelaksanaan implamentasi dan berkelangsungan sistem pelaporan ini baik pada satuan kerja di pusat maupun pada satuan keja yang berada di daerah.
B. HIRARKI TANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN PELAPORAN PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM
Kementerian Agama bahwa masing-masing unit eselon I akan bertanggung jawab terhadap realisasi dan pelaksanaan dari program yang menjadi tugasnya sesuai dengan kebijakan restrukturasi program. Sehingga Direktorat Jendral Pendidikan Islam bertanggung jawab atas pelaksanaan pemantauan dan pelaporan serta evaluasi terhadap program yang menjadi tugasnya yaitu program pendidikan islam pada satker pusat sampai satuan kerja di daerah (PTAIN, Kanwil, Kenkemenag, Madrasah Negri).
Hal-hal yang dilakukan oleh setiap satuan kerja di jajaran Direktorat Jendral Pendidikan Islam dalam rangka mengimplementasikan sistem pemantauan, dan pelaporan pelaksanaan program antara lain:
Menunjuk Person In Charge (PIC) atau operator yang berada pada salah satu bidang penyelenggara program Pendidikan Islam (bidang Mapenda/PD. Pontren/PAIS/Pakis/Pendis)
Dalam rangka pencapaian implementasi e-MPA Satuan Kerja dapat membentuk Tim Monitoring Pelaksanaan Anggaran pada tingkat satuan kerja.
Melakukan identifikasi dan telaah atas pelaksanaan kegiatan kunci yang tertuang dalam dokumen RKAKL yang mencakup anggaran dan sasaran. Menyusun rencana serapan anggaran (disbursementplan) untuk pagu
anggaran yang tetuang dalam DIPA berdasarkan jenis belanja. Menyusun target bulanan dari setiap pelaksanaan kegiatan RKP
Melakukan realisasi serapan anggaran berdasarkan dokumen SP2D yang telah terbit secara bulanan.
Melaporkan capaian target bulanan dari pelaksanaan kegiatan kunci (RKP) yang disertai dengan realisasi anggaran berdasarkan dokumen SP2D dan didukung dengan bukti dokumen lainnya
Mengidentifikasi kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012
Membuat rancangan pelaporan berdasarkan formulir yang telah disiapkan guna mempermudah pada saat proses entri data.
Melaporkan seluruh rangkaian pelaksanaan anggaran sistem e-MPA yang telah disediakan.
Alur kerja tanggung jawab penyelesaian laporan Program Pendidikan Islam pusat dan daerah dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4.1 : Alur Kerja Tanggung Jawab Pelaporan DITJEN PENDIS
SEKRETARIAT
DIKTIS MADRASAH PD. PONTREN PAIS
PTAN
KANWIL PROV.
KENKEMENAG
1. Tingkat pusat
Direktorat jendral pendidikan islam terdapat suatu bagian yang bertanggung jawab yang melakukan pengendalian dan pelaporan pelaksanaan program yaitu bagian perencana dan sistem informasi. Bagian perencana dan sistem informasi berada pada naungan sekretariat ditjen pendidikan islam. Secara tekmis pekerjaan pengendalian, dan pelaporan pelaksanaan program berada pada naungan subbag pelaporan dan evaluasi program. Adapun tugas dan tanggung jawab subbag pelaporan dan evaluasi program tersebut adalah:
1. Mengkoordinir pengumpulkan pelaporan pelaksanaan kegiatan program pendidikan islam pada aplikasi berbasis web-online baik di pusat maupun di daerah.
2. Melakukan input data-data pelaporan pelaksanaan kegiatan pada sistem aplikasi. 3. Menyediakan bahan-bahan laporan program dan kegiatan yang dibutuhkan pejabat
baik pada satker di tingkat pusat, maupun daerah.
4. Mempersiapkan keterampilan SDM penyusunan laporan di tingkat pusat maupun daerah.
5. Memberikan konsultasai kepada petugas pelaporan (operator) di tingkat propinsi, kenkemenag kab/kota, madrasah dan PTAIN dalam penggunaan dan pemanfaatan aplikasi.
6. Mempersiapkan dan mengajukan pembangunan sistem aplikasi pengendalian dan pelaporan program pendidikan islam kepada pimpinan.
7. Merencanakan/melaksanakan kegiatan-kegiatan yang mendukung pelaksanaan pengendalian dan pelaporan serta evaluasi program.
8. Melaksanakan kajian serta menganalisis pelaksanaan program mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan sampai pelaporan program.
9. Menyediakan informasi realisasi dan capaian pelaksanaan program yang akurat dan terpercaya untuk mengambil keputusan dan pelaksanaan kebijakan perumusan program pendidikan.
10.Memelihara jaringan dan sistem informasi untuk memudahkan informasi untuk memudahkan komunikasi dalam pelaporan program.
11.Melkukan koordinasi dan konsultasi ke sekretariat jendral dalam pembangunan sistem pelaporan.
12.Melaporkan progres raport disetiap akhir bulan terhadap perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan secara nasional.
2. Tingkat Kanwil Propinsi
Pada tingkat propinsi, di masing-masing kanwil terdapat suatu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pengendalian islam, yaitu bidang Mapenda dan Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren (PD. PONTREN), bidang PAIS. Bidang mapenda bertanggung jawab melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap kegiatan program dan kegiatan yang meliputi pembinaan pengembangan Raudhul Athfal/Bustanul athfal (RA/BA), madrasah ibtidaiyah (MA), madrasah Tsanawiyah (MTs), madrasah aliyah (MA). Pendidikan agama
jawab melakukan pembinaan dan pengembangan lembaga pendidikan pada pondok pesantren dan madrasah diniyah. Untuk tipologi masing-masing wilayah menyesuaikan pada jumlah dan jenis bidang yang ada dan sesuai dengan KMA nya. Di daerah yang menggunakan tipologi bidang pendis maka unit kerja yang bertanggung jawab melakukan pembinaan dan pengawasan serta perumusan program terhadap kegiatan program pendidikan islam seluruh lembaga pendidikan agama dan keagamaan yang ada di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam yakni, RA/BA,MI,MTs,MA,Pondok Pesantren<madrasah Diniyah (Pendidikan Diniyah). Adapun tungas dan tanggung jawab propinsiadalah:
a. Melakukan koordinasi dengan satuan kerja di tingkat kabupaten/kota, dan lembaga pendidikan satuan kerja di wilayahnya.
b. Melakukan input data pelaporan data dan pelaksanaan kegiatan pada unit kerja (bidang mapeda, PD pontren,PAIS) pada aplikasih.
c. Memantau dan memonitor pelaksanaan program pendidikan islam pada satuan kerja kabupaten/kota serta unit pendidikan.
d. Melaporkan hasil pelaksanaan program pendidikan islam pada satuan kerja yang menjadi tanggung jawab pada unit masing-masing.
e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan sekretariat kanwil (PIC TU Kanwil) serta koordinasi dan konsultasi ke Ditjen Pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi pengendaliuan dan pelaporan program.
f. Memberikan progres report disetiap akhir bulan terhadap perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan untuk wilayah masing-masing kepada bagian perencanaan dan sistem informasi.
3. Tingkat Kabupaten/Kota
Satuan kerja pada tingkat kabupaten/kota secara umum menjadi penanggung jawab terhadap pembinaan dan pengembangan terhadap peningkatan kualitas pendidikan yang berada di wilayahnya. Program pendidikan islam di jalankan pada seksi Mapeda/Pekapontren/Kependais sesuai typology yang ada di tingkat kanwil. Adapun tugas dan tanggung jawab tingkat kabupaten/kota adalah:
a. Melakukan koordinasi dengan unit kerja di bawahnya yaitu lembaga-lembaga pendidikan yang berada di wilayahnya, dan selalu berkoordinasi dengan kanwil. b. Mengumpulkan dan menyampaikan laporan program dan kegiatan yang telak
dilakukan baik di internal kabupaten/kota melalui aplikasi.
c. Melakukan pembinaan terhadap lembaga-lembaga pendidikan yang berada di wilayahnya.
4. Tingkat Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN)
Keterlibatan dan partisipasi aktif dari seluruh unit pendidikan/lembaga pendidikan agama dan keagamaam sebagai sumber data dan informasi, dirasakan sangat penting dalam menunjang keberhasilanb peningkatan mutu pendidikan islam khusunya
memiliki DIPA tersendiri, sehingga mempunyai konsekuensi dalam melaporkan dan menginformasikan capaian-capaian program pendidikan islam yang berada di wilayah masing-masing. Adapun tugas dan tanggung jawab lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:
a. Untuk lembaga PTKIN (UIN,IAIN dan STAIN) menginput secara mandiri dan lamgsung menguapdatenya setiap bulan.
b. Masing-masing lembaga pendidikan PTKIN melakukan konsultasi dengan tim ditjen pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi pengendalian dan pelaporan program.
c. Melakukan pembinbaan dan koordinasi dengan unit-unit terkait dalam rangka proses pelaporan.
5. Tingkat Madrasah Negeri (MIN,MTsN,MAN)
Saat in i sejumlah lembaga pendidikan tinggi madrasah negeri (MIN,MysN,MAN) merupakan satuan kerja yang memilika DIPA tersendiri, sehingga mempunyai konsekuensi dalam melaporkan dan mengimformasikan capaian-capaian program pendidikan islam yang telah dilaksanakan. Adapun tugas dan tanggung jawab lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:
a. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan tingkat kab/kota dalam pengembangan lembaga pendidikannya.
b. Untuk lembaga pendidikan madrasah negeri (MIN,MTsN,Man) menginput secara mandiri dan langsung menguapdatenya setiap bulan melalui aplikasih. c. Masing-masing lembaga pendidikan madrasah negeri melakukan konsultasi
dengan kanwil dan ditjen pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi pengendalian dan pelaporan program.
