PEDOMAN PELAPORAN & EVALUASI
PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam rangka peningkatan mutu program Pendidikan Islam, tuntutan penjaminan mutu (quality assurance) merupakan keharusan karena penyelenggaraan pemerintah yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Guna mencapai akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pemerintahan diperlukan kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) serta pelaporan kegiatan sebagai wahana kontrol dan pengendalian program mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan serta output dan outcome yang dihasilkan.
Direktur Jendral Pendidikan Islam sebagai salah satu unit kerja Kementerian Agama telah menyusun serangkaian kebijakan dan perumusan program/kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan Islam. Serangkaian kegiatan dan program tersebut harus dilihat sebagai upaya untuk pengembangan kelembagaan pendidikan islam, pendidikan potensi dan daya saing peserta didik dan tenaga kependidikan. Program dan kegiatan dilingkungan Direktor dan Jendral Pendidikan Islam Kementrian Agama pada hakikatnya merupakan upaya
Intervensi untuk meningkatkan kualitas pendidikan islam di indonesia, sebagaimana visi yang telah dicanangkan yaitu “Mencetak Generasi Islam Yang Berakhlak Mulia, Cerdas, Dan Kompetitif”. Dalam upaya perwujudan visi tersebut setiap kegiatan haruslah dapat menghasilkan output yang secara akumulatif dapat memberikan mamfaat bagi kemauan program yang pada akhirnya berpengaruh pada pencapaian visi pembangunan pendidikan islam.
Dalam rangka peningkatan mutu program dan kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Kementerian Agama, tuntutan penjaminan mutu (quality assurance) merupakan keharusan. Penyelenggaraan program dan kegiatan Pendidikan Islam yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Dalam akuntabilitas itu sendiri digunakan prinsip-prinsipyang menjaga kesesuaian perencanaan dan implementasi program dan kegiatan. Oleh karena itu munculnya ketidak sesuaian (gap) antara perencanaan dan implementasiprogram/kegiatan dapat mengindikasikan adanya penyimpangan, yang berarti program dan kegiatan yang dilaksanakan menjadi tidak akuntabel dan juga menjadi indikasi tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mengantisipasi ketidaksesuaian antara perencanaan dan implementasi program/kegiatan tersebut, maka Monitoring dan pengendalian pelaksanaan program/kegiatan merupakan suatu keniscayaan dan sebagai upaya untuk memastikan serta mengendalikan keserasian pelaksanaan program/kegiatan dengan perencanaan yang telah ditetapkan.
(Renstra) Kementrian yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya. Sedangkan dalam Praturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, dalam pasal 4 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan sistem pengendalian internal dalam lingkungan kerjanya. Dari kedua pasal tersebut dapat dipahami bahwa program Monitoring dan Evaluasi menjadi suatu keharusan yang melekat pada setiap pelaksanaan program.
Sebagai organisasi yang telah menjalankan serangkaian program dan kegiatan Direktorat Jendral Pendidikan Islam dalam rangka proses pengendalian program dan kegiatan selain melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan programdiharuskan juga membuat laporan pelaksanaan program dan kegiatan dalam kurun waktu satu tahun anggaran sebagai bahan dalam pengambilan kebijakan. Program dan kegiatan pada Direktorat Jendral Pendidikan Islam disusun dan dilaksanakan sesuai dengan alokasi dana dan program kerja TUPOKSI masing-masing unit kerja.
Dalam rangka menjamin efektifitas program dan kegiatan, diperlukan konsistensi dan sinkronisasi pada seluruh tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, sampai dengan pelaporan dan evaluasi . tidak sedikit dengan intervensi dalam wujud program pendidikan islam masih dirasakan tidak membawa perubahan hanya dikarenakan adanya kegagalan pada salah satu dari tahapan-tahapan pengelolaan program dan kegiatan. Untuk meminimalisasi kegagalan ini, pelaksanaan program dan kegiatan sangat diperlukan aktifitas monitoring pengendalian dan evaluasi untuk selanjudnya direkam dan didokumentasikan dalambentuk laporan yang jelas, terukur dan teratur serta tersistematis.
Untuk melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai upaya pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan maka perlu dibuat buku pedoman tentang pelaporan dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam.
B. Landasan Hukum
1. Undang-Undang No. 28 Tahun 1999 tentang penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme yang memberikan landasan dalam penyelenggaraan negara atas dasar asas kepastian hukum, tertib, berpihak kepada kepentingan umum, keterbukaan,proporsionalitas,proporsionalitas,dan akuntabilitas;
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
5. Peraturan Republik Indonesia No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah;
6. Praturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi kementrian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi Eselon I Kementrian Negara;
7. Praturan Presiden Nomor 63 Tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementrian Agama.
8. Praturan Mentri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tatat Kerja Kementerian Agama;
9. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
10.Peraturan Menteri Agama Nomor 172 Tahun 2014 tentang petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja di Lingkungan Kementerian Agama;
11.Peraturan Menteri Agama Nomor 47 Tahun 2014 tentang Monitoring Pelaksanaan Anggaran Secara Elektronik pada Kementrian Agama.
C. Tujuan
Tujuan Umum Penyusunan Pedoman Pelaporan dan Evaluasi Program ini adalah untuk memberikan panduan kepada seluruh satuan kerja tentang mekanisme Pengendalian/Pemantauan, pedoman penyusunan laporan dan evaluasi atas pelaksanaan rencana program dan kegiatan berdasarkan tanggung jawab, kewenangan, tugas dan kewajiban masing-masing unit kerja, dengan beberapa sistem pengendalian, monitoring pelaksanaan program/kegiatan yang telah ditetapkan baik sesuai dengan ketentuan dari Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas sebagaimana tertuang dalam lampiran peraturan pemerintah nomor 39 tahun 2006, dan sistem pengendalian intern yang telah ditetapkan oleh Kementerian Agama sebagai alat pengendalian. Adapun tujuan khusus dari buku pedoman pelaporan bdan evaluasi pelaksanaan kegiatan program pendidikan islam ini antara lain:
a. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses pengendalian, pemantauan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan program/kegiatan di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam Kementerian Agama.
b. Sebagai pedoman dan acuan dalam pembuatan laporan pelaksanaan program dan kegiatan di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam.
c. Meningkatkan tata kelola sistem pelaporan dan pemantauan pelaksanaan kegiatan secara transparan dan akuntabel sehingga kinerja program dan kegiatan dapat terwujud.
D. Ruang lingkup buku pedoman pelaporan dan evaluasi program pendidikan islam ini meliputi tata cara penyusunan dan pelaksanaan kegiatan, mekanisme pemantauan, monitoring dan pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan serta tata cara evaluasi program yang mengacu pada ketentuan dan kebijakan yang telah ditetapkan baik dari lembaga eksternal antara lain Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006, juga sistem pengendalian dan pelaporan internal direktorat Jendral Pendidikan Islam. Serta tata cara pembuatan pelaporan pelaksanaan kegiatan.
E. Pengertian/Istilah
1. Pengendalian adalah serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu program/kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
2. Monitoring atau Pemantauan adalah kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.
3. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan mengembangkan realisasi masukan (input, keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.
4. Perencanaan adalah suatu proses untuk menetukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia.
5. Rencana pembangunan jangka Mencagah, yang selanjudnya disingkat RPJM, adalah dokumen perencanaan untuk priode 5 (lima) tahun.
6. Rencana pembangunan jangka menengah kementrian/lembaga, yang selanjudnya disebut Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-K/L), adalah dokumen perencanaan kementrian/lembaga untuk priode 5 (lima) tahun.
7. Rencana Pembangunan Tahunan Nasional, yang selanjudnya disebut Rencana Kerja Pemerintah (RKP), adalah dokumen perencanaan Nasional untuk priode 1 (satu) tahun.
8. Rencana Pembangunan Tahunan Kementerian/Lembaga, yang selanjudnya disebut Rencana Kerja Kementrian/Lembaga (Renja-K/L), adalah dokumen perencanaan kementerian/Lembaga untuk priode 1 (satu) tahun.
9. Rencana kerja dan anggaran kemeterian Negara/Lembaga, yang selanjudnya disebut RKA-K/L, adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan suatu kementerian Negara/Lembaga yang merupakan penjabaran dari rencana kerja pemerintah dan rencana strategis kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan dalam suatu tahun anggaran serta anggaran yang diperlukan untuk melaksanakannya.
10.Program adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah/lembaga untuk mencapai sasaran dan tujuan serta memperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan oleh instansi pemerintah.
dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengarahan sumber daya baik yang berupa personal (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk mengsasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang /jasa.
12.Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan.
13.Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam suatu program.
14.Periode pelaporan adalah masa waktu yang ditetapkan untuk melalukan pelaporan atas hasil dari kegiatan pemantauan dan evaluasi.
F. Sistematika
Sistematika Penulisan Pedoman Pelaporan dan Evaluasi Program Pendidikan Islam adalah sebagai berikut:
BAB I : Pendahuluan
BAB II : Pengertian dasar monitoring, evaluasi, pengendalian, dan pelaporan
pelaksanaan program dan kegiatan BAB III : Organisasi Pelaksana
BAB IV : Sistem Pemantauan, Pengendalian dan Pelaporan Program
BAB V : Tata cara penyusunan laporan dan evaluasi program pendidikan islam
BAB II
PENGERTIAN DASAR MONITORING, EVALUASI, PENGENDALIAN DAN PELAPORAN PROGRAM
A. Pengertian
Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan kegiatan rutin yang berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan. Pada dasarnya monev merupakan kegiatan penentuan pelaksanaan kegiatan bukan suatu kegiatan yang mencari kesalahan,tetapi membantu melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus. Monev dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara membantu hasil/prestasi yang dicapai dan jika terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai dapat sesuai dengan rencana.
1. Pengertian Umum a. Monitoring
Monitoring adalah pengamatan (review, assesment) atas pelaksanaan rencana. Hasil monitoring menjadi masukan untuk evaluasi, yang secara umum berupa informasi mengenai:
1. Indikator keluaran (output) 2. Sasaran dan realisasi fisik
Monitoring pelaksanaan pembangunan mempunyai 2 tujuan utama, yaitu: 1. Menyediakan sumber informasi kinerja utama bagi para pimpinan.
2. Memberikan masukan terhadap pelaksanaan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi oleh pelaksanaan kegiatan melalui identifikasi permasalahan dalam pelaksanaan program dan kegiatan.
3. Manajemen kesesuaian pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
4. Mendukung usaha penyempurnaan penyusunan perencanaan berikutnya dengan menyediakan informasi tentang status perkembangan suatu program/kegiatan melalui laporan hasil monitoring.
b. Evaluasi
Evaluasi merupakan kegiatan membandingkan hasil implamentasi dengan kriteria dan standar yang telah ditetapkan untuk melihat keberhasilannya. Dari evaluasi kemudian akan tersedia informasi mengenai sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai sehingga bisa diketahui bila terdapat selisih antara standart yang telah ditetapkan dengan hasil yang bisa dicapai.
Berdasarkan pelaksanaan evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan, dikenal 3 (tiga) jenis evaluasi:
1. Ex- ante evaluation
penekanannya adalah untuk menjawab apakah program yang direncanakan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai serta mampu mengatasi kendala yang diperkirakan akan dihadapi.
2. On-Going atau Formative Evaluation
On-Going atau Formative Evaluation adalah suatu jenis proses evaluasi yang dilaksanakan ketika pelaksanaan program/kegiatan untuk mendapatkan informasi yang mengendalikan pengembangan program /kegiatan.
Tujuan evaluasi pada saat program tengah berjalan (on-going)atau formative evaluation lebih menekankan pada ketersediaan data tentang pelaksanaan program/kegiatan sebagai bahan pertimbangan jika diperlukan adanya antisipasi sedini mungkin sebagai akibat ditemukannya masalah pada pelaksanaan program/kegiatan. Selain itu tujuan evaluasi atas pelaksanaan program/kegiatan yang sedang dikerjakan (on-going evaluation) juga untuk mendapatkan keputusan dalam meneruskan pelaksanaan sampai dengan tercapainya target/sasaran yang sudah direncanakan. On-going atau Formative evaluation biasanya memberikan umpan balik kepada pengelola program/kegiatan dan petugas yang lain mengenai program yang sedang berjalan dan yang memerlukan perubahan.
3. Post evaluation
Post evaluation adalah suatu jenis evaluasi menyeluruh atas suatu intervensi, biasanya dilakukan setelah intervensi selesai dilakukan. Tujuan post-evaluation adalah untuk memahami faktor-faktor keberhasilan dan kegagalan, mengkaji keluaran (outcome), dampak yang berkelanjutan hasil-hasil, dan membuat kesimpulan yang dapat menjadi masukan untuk intervensi terhadap penyusunan rencana program/kegiatan yang serupa dikemudian hari. Selain itu tujuan evaluasi jenis ini adalah untuk mengetahui keputusan tentang kelanjutan program/kegiatan yang sama untuk tahun maupun untuk tempat sasaran berikutnya.
c. Pengendalian
yang sesuai untuk pencapaian visi dan misi organisasi. Pengendalian dan pengawasan mempunyai peran vital bagi keberhasilan organisasi, semakin besar dan kompleksnya suatu organisasi semakin diperlukan pengawasan mengingat dengan rentang kendali yang sedemikian panjang dan rumitnya, tentunya sulit untuk dilakukan oleh manusia sendiri-sendiri.
d. Laporan
Pengertian secara umum bahwa laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh pelapor ketika pelapor melakukan suatu kegiatan, kemudian laporan itu diberitahukan. Sehingga Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
Laporan kegiatan adalah suatu bentuk penyampaian keterangan mengenai pelaksanaan kegiatan yang telah dikerjakan. Laporan kegiatan juga merupakan salah satu bentuk komunikasi dari pihak yang diberikan tugas (panitia pelaksana) dengan pihak yang memberikan tugas.
Pembuatan sebuah laporan kegiatan merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban dari panitia pelaksanaan kegiatan kepada pihak yang telah memberinya tugas untuk melaksanakannya kegiatan tersebut. Laporan kegiatan ditulis berdasarkan fakta-fakta yang terjadi saat dilaksanakannya kegiatan. Fakta tersebut merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan yang dialami oleh pihak yang melakukan kegiatan baik yang dilihat, didengar, atau dirasakan saat kegiatan berlangsung.
2. Pengertian Monitoring Dan Evaluasi Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006
Monitoring dan evaluasi merupakansalah satu instrumen utama bagi pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan sebagaimana disebutkan dalam Penjelasan Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006. Dalam perspektif manajemen, monitoring dan evaluasi sangat berperan dalam meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan rencana program/kegiatan.
Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 istilah “monitoring” tidak
permasalahan yang timbul dan/akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.
Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 menyebutkan bahwa evaluasi didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan menbandingkan realisasi masukan (infut), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.
B. Prinsip Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Kejelasan tujuan dan hasil yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi; 2. Pelaksanaan dilakukan secara objektif;
3. Dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori dan proses serta berpengalaman dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi agar hasilnya sahih dan handal;
4. Pelaksanaan dilakukan secara terbuka;
5. Melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif;
6. Pelaksanaannya dapat dipertanggung jawabkan secara internal dan eksternal; 7. Mencakup seluruh objek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan
situasi sasaran pemantauan dan evaluasi;
8. Pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi;
9. Dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan;
10.Berbasis indikator kinerja, yaitu kriteria/indikator yang dikembangkan berdasarkan program yang dilaksanakan oleh kementerian agama;
11.Efektif dan efesien.
C. Obyek Monitoring dan Evaluasi
Mengacu Pada Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006, monitoring dan evaluasi di Direktor Jendral. Pendidikan islam dilakukan terhadap program pendidikan islam sebagai tugas utama dari Ditjen pendidikan islam yaitu mengelola dan memajukan pembangunan bidang pendidikan agama dan pendidikan keagamaan. Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan perencanaan jangka pendek dan menengah.
1. Monitoring dan Evaluasi Terhadap Perencanaan Jangka Pendek
pendek lainnya adalah rencana kerja (Renja) kementerian yang merupakan penjabaran dan renstra kementerian negara/lembaga dan telah diselenggarakan dengan RKP.
Praktik monitoring dan evaluasi terhadap rencana jangka pendek umumnya fokus terhadap:
Pengaruh faktor yang diperhitungkan dalam perencanaan jangka pendek terhadap pelaksanaan program maupun kegiatan;
Pencapaian tujuan dan sasaran dalam perencanaan jangka pendek;
Pencapaian indikator kinerja dalam perencanaan jangka pendek;
Monitoring dan evaluasi perencanaan jangka pendek di Direktorat Jendral Pendidikan Islam dilakukan terhadap pelaksanaan renja Direktor Jendral Pendidikan Islam, yang meliputi pelaksanaan program/kegiatan masing-masing unit organisasi dan unit kerja di lingkungan Direktor Jendral Pendidikan Islam yang berada di pusat maupun di daerah. Sebagai bagian dari pengendalian pelaksanaan rencana program/kegiatan, Direktor Jendral melakukan pemantauan terhadap perkembangan realisasi penyerapan dana, realisasi pencapaian target keluaran (output) dan kendala yang dihadapi. Pemantauan tersebut didasarkan atas hasil pemantauan yang dilaksanaan secara berjenjang dari unit organisasi dan unit kerja dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam, yang dituangkan dalam laporan masing-masing kegiatan, bulanan dan triwulanan.
Kepala Unit Kerja dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam menyusun dan menyampaikan laporan dan triwulan kepada Kepala Unit Organisasi. Selanjutnya Kepala Unit Organisasi menyusun dan menyampaikan laporan triwulan kepada Menteri Agama. Akhirnya, berdasarkan laporan triwulan Kepala Unit Organisasi, Menteri Agama menyusun dan menyampaikan laporan triwulan kepada Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Nasional (Menteri PPN/Kepala Bappenas), Menteri Keuangan Serta Menteri Reformasi Birokrasi Dan Pemberdayaan Aparatur Negara.
2. Monitoring dan Evaluasi Terhadap Perencanaan Jangka Menengah
Praktik monitoring dan evaluasi terhadap rencana jangka menengah umumnya fokus terhadap:
Pengaruh faktor-faktor yang memperhitungkan dalam perencanaan jangka menengah terhadap pelaksanaan program maupun kegiatan,
Pencapaian Tujuan dan sasaran dalam perencanaan jangka menengah,
Pencapaian indikator kinerja dan perencanaan jangka menengah
Sumber : Bappenas
Gambar 2.1 : Mekanisme evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka pendek dan menengah
2 Bulan setelah anggaran Menteri/
Kepala lembaga
evaluasi Renja-KL
Evaluasi
Lembaga evaluasi prlaksanaan
renja-KL
Menteri
perencanaan Evaluasi RKP Evaluasi Laporan evaluasi
4 Bulan sebelum RPJMN berakhir
Evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka menengah
Menteri Kepala
Lembaga
BAB III
ORGANISASI PELAKSANA
A. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai peroses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Menurut Terry (1986), istilah pengorganisasian berasl dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah entitas dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan. Lebih jauh istilah ini diartikan sebagai tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang hingga mereka dapat bekerja sama secara efesien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
B. Struktur Organisasi
Secara umum tugas dan tanggung jawab terhadap pelaporan dan evaluasi pelaksanaan dan capaian program dan kegiatan dijajaran Direktorat Jendral Pendidikan islam adalah pada sub bagian pelaporan dan evaluasi program yang merupakan salah satu sub bagian pada bagian perencanaan dan sistem informasi dan sistem informasi sekretariat Ditjen Pendidikan Islam.
Sesuai dengan tuntutan perkembangan organisasi kementerian agama maka pada awal tahun 2011 diberlakukan peraturan Menteri Agama RI (PMA) nomor 10 tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja kementerian agama RI, maka pembagian perencanaan dan sistem informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan perencanaan program dan anggaran, pengembangan sistem informasi, serta penyusunan pelaporan dan evaluasi program. Sehubungan dengan tugas tersebut, Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi melakukan koordinasi dan pembagian tugas ke dalam, sebagai berikut:
1. Pelaksanaan tugas penyusunan perencanaan program dan anggaran, dibawah koordinasi subbag perencanaan dan anggaran.
2. Pelaksanaan tugas dan pengembangan sistem informasi dibawah koordinasi subbag sistem informasi, dan
3. Pelaksanaan tugas penyusunan pelaporan dan evaluasi program, sibawah koordinasi subbag sistem pelaporan dan evaluasi program.
Dari hal di atas dipastikan bahwa pelaksanaan pemantauan pengendalian dan penyediaan laporan serta evaluasi pelaksanaan program berada pada koordinasi subbag Pelaporan dan Evaluasi Program. Dalam menjalankan tugas pokoknya yaitu melakukan penyiapan bahan penyusunan pelaporan dan evaluasi program, subbag pelaporan dan evaluasi program menjalankan fungsinya melakukan hal-hal sebagai berikut yaitu:
1. Mengkoordinasikan penyediaan, penyiapan dan pembuatan pelaporan serta mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan ;
2. Mengkoordinasikan tugas dan penyajian informasi progres report baik secara bulanan, triwulan maupun tahunan melalui internet/website;
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan rencana program/kegiatan untuk tahun akan datang, pelaksanaan dan penyusunan laporan kegiatan ditahun berjalan dari program pendidikan islam;
4. Memberikan masukan dan hasil evaluasi pelaksanaan program terhadap perumusan program dan kegiatan.
Struktur Organisasi Direktorat Jendral Pendidikan Islam Kementerian Agama RI
Direktorat Jendral Pendidikan Islam
Sekretariat Ditjen Pendidikan Islam
Bagian Perencanaan
Dan Sistem informasi
Bagian Keuangan
Bagian umum Bagian
Direktorat pendidikan
madrasah
Direktorat pendidikan diniyah dan
Direktorat Pendidikan Tinggi Islam
Gambar 3.2 : Bagan Struktur Organisasi Ditjen Pendis
Dalam hubungan ke dalam subbag pelaporan dan evaluasi bertugas pula dalam pelayanan koordinasi dan kondisi kepada 5 (lima) unit kerja di lingkungan Ditjen Pendidikan islam,yaitu Direktorat Pendidikan Madrasah, Direktorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, Direktorat Pendidikan Agama Islam, dan Sekretariat Ditjen Pendidikan Islam.
C. Penanggung Jawab Program dan Kegiatan
Secara substantip, Program yang ada di Direktorat Jendral Pendidikan Islam hanya satu yaitu Program Pendidikan Islam. Direktor Jendral Pendidikan Islam mempunyai tanggung jawab untuk pelaksanaan mulai dari satuan kerja di tingkat pusat maupun yang berada pada satuan kerja di tingkat daerah. Program pendidikan islam mempunyai 5 jenis kegiatan yang penanggung jawabanmya adalah masing-masing unit eselon II secara rinci adalah sebagai berikut:
No PROGRAM/KEGIATAN UNIT/SATUAN
ORGANISASI
1 Program Pendidikan Islam Ditjen Pendidikan Islam
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Agama Islam
Direktoran Pendidikan Agama Islam
Peningkatan Akses, Mutu, Kesahteraan, dan Subsidi Pendidikan Keagamaan Islam
Sirektorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi RA/BA dan Madrasah
Direktorat Pendidikan Madrasah
Peningkatan, Akses, Mutu,
Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Tinggi Islam
Direktorat Pendidikan Tinggi Islam
Dukungan Manajemen Pendidikan dan Pelayanan Tugas Teknis Lainnya Pendidikan Islam
Sekretariat Ditjen Pendidikan Islam
Agama secara keseluruhan yang dalam hal ini khususnya pada Direktorat Jendral Pendidikan Islam berada di dalamnya sebagai unit kerja pelaksanaan anggaran.
Terkait dengan struktur Kementerian Agama, penanggung jawab masing-masing pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan program dan kegiatan di lingkungan Kementerian Agama adalah sebagai berikut:
1. Menteri agama sebagai pengguna anggaran (PA) bertanggung jawab atas pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program yang ada dalam lingkungan Kementerian Agama.
2. Pejabat Eselon I (Sekjen, Irjen, Dirjen, Kabalitbag dan Diklat)selaku pejabat yang ditunjuk sebagai kuasa pengguna Anggaran merupakan penanggung jawab dan pembina terhadap pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program yang menjadi tanggung jawabnya. Konsolidasi pelaporan hasil monev pelaksanaan program dilakukan dibawah koordinasi sekretaris jendral.
3. Kepala Kanwil, Rektor UIN/IAIN/IHDN, Ketua
STAIN/STAKN/STAHN/STABN, ka Balai, Ka KENKEMENAG, Ka MAN, MTsN, MIN selaku pejabat yang ditunjuk sebagai Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggara (KPA) merupakan penanggung jawab dan pembina sehari-hari terhadap pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program dalam lingkungan satuan kerja yang dipimpinnya.
4. Pelaksanaan kegiatan bertanggung jawab atas penyelesaian dan penyampaian laporan dan penyelenggaraan pelaksanaan kegiatan tepat pada waktunya.
D. Wewenang
Wewenang penanggung jawab program adalah sebagai berikut:
1. Memberikan arahan petunjuk teknis pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi program.
2. Mengadakan pengawasan terhadap penanggung jawab dan pembina pelaksanaan teknis pada setiap satuan kerja baik di pusat maupun di daerah. (Ka Kanwil, Rektor UIN/IAIN, Ketua STAIN dan Pejabat Eselon II) atas pelaksanaan pengendalian, pelaporan dan evaluasi program;
3. Menampung masalah-masalah pelaksanaan program program/kegiatan, yang disampaikan oleh pelaksanaan program.
4. Melakukan pemantauan secara tertib dan teratur serta membuat laporan konsolidasi pelaksanaan program/kegiatan yang membuat ralisasi kemajuan pelaksanaan fisik dan keuangan serta penyebab hambatan/ketidak lancaran pelaksanaannya.
Wewnang penanggung jawab Kegiatan adalah berikut:
3. Menampung dan menyelesaikan masalah yang timbul yang disampaikan oleh pelaksanaan kegiatan.
4. Menyampaikan maslah yang perlu diselesaikan kepada penanggung jawab program untuk memperoleh penyelesaian lebih lanjut.
5. Memantau semua pelaksanaan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya selama tanhun anggaran berjalan agar pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
E. Tugas dan Kewajiban
Pelaksanaan monitoring/pemantauan, pelaporan dan evaluasi mempunyai tugas dan kewajiban untuk:
1. Menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan pengendalian dan pelaporan.
2. Mengendalikan dan melaporkan setiap pelaksanaan kegiatan mulai tahap perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi sebelum maupun sesudahnya, kepada pimpinan satuan kerja dan pejabat yang berkepentingan. 3. Melakukan konsultasi priodik dengan atasan langsung tentang pelaksanaan
pengendalian dan pelaporan.
4. Memantau, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan program/kegiatan. 5. Melaporkan kepada pimpinan satuan kerja atas pelaksanaan program dan
kegiatan yang telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
F. Struktur Penanggung Jawab Pelaporan
Secara nasional pengendalian dan pelaporan program/kegiatan telah di atur oleh praturan pemerintah nomor 39 tahun 2006. Peraturan pemerintah tersebut mewajibkan semua kementerian/lembaga dan aparat daerah untuk melaksanakan kegiatan monitoring/pemerintah, pelaporan dan evaluasi. Di dalam peraturan pemerintah tersebut secara umum telah diatur mengenai penanggung jawab pelaporan secara berjentang disertai dengan jenis formulir yang harus digunakan.
Gambar 3.3. : Struktur Penanggung Jawaban Pelaporan
1. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Kegiatan
Penyampaian Laporan Pelaksanaan Kegiatan diatur sebagai berikut:
a. Penanggung jawab kegiatan/pimpinan unit kerja di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam secara triwulanan menyampaikan laporan kepada penanggung jawab program/pimpinan unit organisasi. Kegiatan yang berada di daerah, laporan tersebut juga ditembuskan kepada kepala provinsi/kabupaten/kota di mana lokasi kegiatan berada.
b. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan kegiatan di tingkat pusat adalah:
SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWAB
Ditjen Pendidikan Islam
Sekretaris/Direktur
c. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan kegiatan di tingkat daerah adalah:
SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWABAN
Kanwil Kemenag
Provinsi UIN/IAIN STAIN
Kasubbag/Kasi/Penyelenggara
Ka Biro/Dekan Kabag
Presiden RI
Men.DN
Men. PPN
Men.Keu Men.PAN
Men.Agama
SATUAN KERJA PUSAT
SATUAN KERJA DAERAH KANWIL
PROVINSI
KANKEMENAG
MADRASAH
PIAN
Kab/Kota
MAN
MTsN
MIN
Ka MAN Ka MTsN Ka MIN
2. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Program
Penyampaian laporan pelaksanaan program diatur sebagai berikut:
a. Penanggung jawab program /pimpinan unit organisasi di lingkungan direktorat jendral pendidikan islam secara triwulan menyampaikan laporan kepada pimpinan unit kerja bersangkutan.
b. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan program di tingkat pusat meliputi:
SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWAB
Ditjen pendidikan islam Dirjen pendidikan islam
c. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Program di tingkat Daerah, meliputi:
SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWAB
Kanwil kemenag provinsi
UIN/IAIN STAIN Kenkemenag
Kab/Kota
MAN
MTsN
BAB IV
SISTEM PEMANTAUAN, PENGENDALIAN DAN PELAPORAN PROGRAM
A. SISTEM ELEKTRONIK MONITORING PELAKSANAAN ANGGARAN
PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM (APLIKASI e_MPA)
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada lembaga pemerintahan semakin meningkat sehingga harus dipastikan bahwa pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi tersebut benar-benar mendukung tujuan penyelenggaraan pemerintah. Pemamfaatan teknologi informasi dan komunikasi akan mendukung terwujudnya good governance yang akan menjamin transparansi, partisipasi, akuntabilitas, efesien dan efektivitas pada penyelenggaraan pemerintah.
Sistem Elektronik Monitoring Pelaksanaan Anggaran Kementerian Agama atau yang di sebut dengan e_MPA merupakan sistem yang di kembangkan oleh tim yang dibentuk oleh sekretasis jendral sebagai sarana pengendalian internal dalam rangka monitoring pelaksanaan anggaran pada tingkat satuan kerja di lingkungan kementerian agama. Monitoring pelaksanaan anggaran tersebut diberlakukan untuk seluruh satuan kerja dari pusat hingga daerah. Sistem di bangun dalam rangka memenuhi kebutuhan pimpinan kementerian agama dalam melaporkan pelaksanaan anggaran dan program di lingkungan kementerian agama kepada presiden, DPR, Internal dan masyarakat terutama terkait dengan pelaksanaan kunci yang terdiri dari rencana kegiatan pemerintah (RKP), instruksi presiden dan kegiatan prioritas kementerian agama. Dalam rangka memudahkan transaksi data dari satuan kerja yang tersebar diseluruh indonesia, maka sistem dikembangkan dalam bentuk online berbasis web yang di integrasikan dengan webseite kementerian agama yang beralamat http://e-mpa.kemenag.go.id. Dalam rangka implementasi sistem tersebut, seluruh satuan kerja berkewajiban melakukan persiapan secara mandiri dari seluruh aspek insprastruktur, menyusun laporan dan penggunaan sistem. Sistem ini merupakan bagian dari salah satu alat dalam rangka pelaksanaan fungsi pengendalian dan pelaporan pelaksanaan program secara keseluruhan.
1. Pengertian
Inisiatif pembangunan aplikasi e-MPA dilakukan sejak bulan februari 2012 dan diluncurkan pada bulan maret 2012 dengan mengundang seluruh KPA setker induk di seluruh indonesia. Aplikasi e-MPA merupakan sebuah aplikasi yang dijalankan secara online melalui jaringan internet dan bangunan untuk memantau pelaksanaan anggaran secara langsung dari Satuan Kerja Pusat dan Daerah di lingkungan Kementerian Agama.
2. Tujuan
Sistem aplikasi e-MPA dibangun dengan tujuan antara lain:
a. Untuk menyediakan data dan informasi terkait pelaksanaan program dan anggaran sebagai bahan penyusunan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian dan evaluasi program dan anggaran dalam rangka mewujudkan kinerja pelaksanaan program dan anggaran yang transparan, efektif, efesien dan akuntabel. Sistem ini dilaksanakan dengan dengan menjunjung tinggi prinsif partisipasif, efesien, efektif, mudah, handal, akuran, cepat dan aman.
b. Meningkatkan kualitas pelaporan rencana dan realisasi pelaksanaan anggaran dan kegiatan.
c. Mempercepat pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan jadwal dan target yang telah ditetapkan
d. Pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan dan anggaran di lingkungan Kementerian Agama RI.
3. Jenjang pengelolaan e-MPA
Jenjang pengelolaan sistem aplikasi ini terdiri dari: a. Tingkat Kementerian Agama
b. Tingkan Unit Eselon I Pusat
c. Tingkat Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi d. Tingkat Kantor Kementerian Agama Kab/Kota
e. Tingkat Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri f. Tingkat Madrasah Negeri
g. Tingkat Lanjud Pentashihan Mushaf Al-Qur’an, Balai Litbag, Balai Diklat dan Kantor Urusan Haji Indonesia
4. Pengelola e-MPA
A. Penanggung jawab a. Tingkat Pusat
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan e-MPA; c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;
d. Mendorong Unit Eselon II untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-MPA.
Dalam melaksanakan tugasnya pimpinan unit eselon satu (Direktur Jendral Pendidikan Islam) di bantu oleh tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Direktur Jendral Pendidikan Islam.
b. Tingkat Kanwil
Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi adalah Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi, yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan preasarana e-MPA;
c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;
d. Mendorong pimpinan unit terkait (kabag, kasubbag, kepala bidang dan satuan kerja yang berada di bawah koordinasi wilayahnya baik di tingkat Kab/Kota) untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-MPA.
Dalam melaksanakan tugas Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi dibantu oleh Tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut direrapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi. Unsur yang ada dalam tim harus melibatkan semua perwakilan unit termasuk bidang penyelenggaraan program pendidikan islam (Madrasah, PD. Pontren, Pakis, Pendis).
c. Tingkat Kab/Kota
Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Kantor Kementerian Agama Kab/Kota adalah Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Kab/Kota, yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA b. Melakukan monitoring, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan e-MPA c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA
Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kementerian Agama Kabupaten/Kota dabantu oleh Tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Kepla Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota. Unsur yang ada dalam tim harus melibatkan semua perwakilan unit termasuk bidang penyelenggara program pendidikan islam (Madrasah, PD. Pontren, PAI)
d. Tingkat PTKIN (Pengaruh Tinggi Keagamaan Islam Negeri)
Penanggung jawab pengelola e-MPA tingkat PTKIN adalah Rektor/Ketua Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri, yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA ; b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan e-MPA; c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;
d. Mendorong pimpinan unit terkait (Kepala Biro, Dekan, Kepala Bagian dan Ketua Jurusan pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri) untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-MPA.
Dalam melaksanakan tugasnya Rektor/Ketua PRKIN dibantu oleh tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Rektor/Ketua PTKIN.
e. Tingkat Madrasah Negeri
Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Madrasa Negeri adalah Kepala Madrasa Negeri (MIN, MTsN, MAN) yang mempunyai tugas antara lain:
a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA; b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan e-MPA; c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;
Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Madrasa Negeri dibantu oleh Tim Pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh kepala Madrasah Negeri.
B. Koordinator
Koordinator mempunyai tugas mengkoordinasikan pengelolaan e-MPA pada satuan kerja masing-masing. Dalam melaksanakan tugas tersebut koordinator menyelenggarakan fungsi:
a. Penjaminan ketersediaan data e-MPA
b. Verifikasi data dan laporan e-MPA pada satkler di lingkungannya; c. Evaluasi pelaksanaan e-MPA pada satuan kerja.
Operator mempunyai tugas melakukan entri data ke dalam aplikasi e-MPA. Dalam melaksanakan tugas tersebut operator menyelenggarakan fungsi antara lain:
a. Penghimpunan data;
b. Pengisian dan pemutakhiran data c. Penyajian data
d. Pendokumentasian data
Output data aplikasi e-MPA dihaparkan dapat memenuhi kebutuhan pelaporan kepada:
1. TEPPA (April, Agustus dan November) 2. UKP4 (B03, B06, dan B12)
3. Laporan akhir tahun capaian kinerja Kabinet ke Presiden (Oktober) 4. Laporan akhir tahun capaian kinerja tahunan anggaran Kementerian
Agama.
Berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya maka sistem pelaporan ini diharapkan dapat berfungsi:
a. Terwujudnya penyediaan dan pelayanan dan informasi laporan dan capaian pelaksanaan program/kegiatan program pendidikan islam sehingga kebutuhan sebagai bahan pendukung perencanaan dan kebijkan pendidikan islam.
b. Terwujudnya penyediaan dan laporan yang akurat, tepat waktudan dapat dipertanggung jawabkan dilingkungan ditjen pendidikan islam sehingga menjadi bahan masukan yang berguna dalam proses pembangunan di masa berikutnya.
c. Terwujudnya rencana program/kegiatan tahun akan datang, rencana pelaksanaan program/kegiatan tahun berjalan dan laporan pelaksanaan kegiatan di tahun berjalan serta berjalannya proses pengendalian program pendidikan islam di lingkungan serta terwujudnya Pelaporan dan Evaluasi Program sebagai bentuk pertanggung jawaban.
Direktorat Jendran Pendidikan Islam sebagai salah satu unit kerja pada Kementerian Agama mempunyai tanggung jawab dalam pelaksanaan implamentasi dan berkelangsungan sistem pelaporan ini baik pada satuan kerja di pusat maupun pada satuan keja yang berada di daerah.
B. HIRARKI TANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN PELAPORAN PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM
Kementerian Agama bahwa masing-masing unit eselon I akan bertanggung jawab terhadap realisasi dan pelaksanaan dari program yang menjadi tugasnya sesuai dengan kebijakan restrukturasi program. Sehingga Direktorat Jendral Pendidikan Islam bertanggung jawab atas pelaksanaan pemantauan dan pelaporan serta evaluasi terhadap program yang menjadi tugasnya yaitu program pendidikan islam pada satker pusat sampai satuan kerja di daerah (PTAIN, Kanwil, Kenkemenag, Madrasah Negri).
Hal-hal yang dilakukan oleh setiap satuan kerja di jajaran Direktorat Jendral Pendidikan Islam dalam rangka mengimplementasikan sistem pemantauan, dan pelaporan pelaksanaan program antara lain:
Menunjuk Person In Charge (PIC) atau operator yang berada pada salah satu bidang penyelenggara program Pendidikan Islam (bidang Mapenda/PD. Pontren/PAIS/Pakis/Pendis)
Dalam rangka pencapaian implementasi e-MPA Satuan Kerja dapat membentuk Tim Monitoring Pelaksanaan Anggaran pada tingkat satuan kerja.
Melakukan identifikasi dan telaah atas pelaksanaan kegiatan kunci yang tertuang dalam dokumen RKAKL yang mencakup anggaran dan sasaran. Menyusun rencana serapan anggaran (disbursementplan) untuk pagu
anggaran yang tetuang dalam DIPA berdasarkan jenis belanja. Menyusun target bulanan dari setiap pelaksanaan kegiatan RKP
Melakukan realisasi serapan anggaran berdasarkan dokumen SP2D yang telah terbit secara bulanan.
Melaporkan capaian target bulanan dari pelaksanaan kegiatan kunci (RKP) yang disertai dengan realisasi anggaran berdasarkan dokumen SP2D dan didukung dengan bukti dokumen lainnya
Mengidentifikasi kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012
Membuat rancangan pelaporan berdasarkan formulir yang telah disiapkan guna mempermudah pada saat proses entri data.
Melaporkan seluruh rangkaian pelaksanaan anggaran sistem e-MPA yang telah disediakan.
Gambar 4.1 : Alur Kerja Tanggung Jawab Pelaporan DITJEN PENDIS
SEKRETARIAT
DIKTIS MADRASAH PD. PONTREN PAIS
PTAN
KANWIL PROV.
KENKEMENAG
1. Tingkat pusat
Direktorat jendral pendidikan islam terdapat suatu bagian yang bertanggung jawab yang melakukan pengendalian dan pelaporan pelaksanaan program yaitu bagian perencana dan sistem informasi. Bagian perencana dan sistem informasi berada pada naungan sekretariat ditjen pendidikan islam. Secara tekmis pekerjaan pengendalian, dan pelaporan pelaksanaan program berada pada naungan subbag pelaporan dan evaluasi program. Adapun tugas dan tanggung jawab subbag pelaporan dan evaluasi program tersebut adalah:
1. Mengkoordinir pengumpulkan pelaporan pelaksanaan kegiatan program pendidikan islam pada aplikasi berbasis web-online baik di pusat maupun di daerah.
2. Melakukan input data-data pelaporan pelaksanaan kegiatan pada sistem aplikasi. 3. Menyediakan bahan-bahan laporan program dan kegiatan yang dibutuhkan pejabat
baik pada satker di tingkat pusat, maupun daerah.
4. Mempersiapkan keterampilan SDM penyusunan laporan di tingkat pusat maupun daerah.
5. Memberikan konsultasai kepada petugas pelaporan (operator) di tingkat propinsi, kenkemenag kab/kota, madrasah dan PTAIN dalam penggunaan dan pemanfaatan aplikasi.
6. Mempersiapkan dan mengajukan pembangunan sistem aplikasi pengendalian dan pelaporan program pendidikan islam kepada pimpinan.
7. Merencanakan/melaksanakan kegiatan-kegiatan yang mendukung pelaksanaan pengendalian dan pelaporan serta evaluasi program.
8. Melaksanakan kajian serta menganalisis pelaksanaan program mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan sampai pelaporan program.
9. Menyediakan informasi realisasi dan capaian pelaksanaan program yang akurat dan terpercaya untuk mengambil keputusan dan pelaksanaan kebijakan perumusan program pendidikan.
10.Memelihara jaringan dan sistem informasi untuk memudahkan informasi untuk memudahkan komunikasi dalam pelaporan program.
11.Melkukan koordinasi dan konsultasi ke sekretariat jendral dalam pembangunan sistem pelaporan.
12.Melaporkan progres raport disetiap akhir bulan terhadap perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan secara nasional.
2. Tingkat Kanwil Propinsi
jawab melakukan pembinaan dan pengembangan lembaga pendidikan pada pondok pesantren dan madrasah diniyah. Untuk tipologi masing-masing wilayah menyesuaikan pada jumlah dan jenis bidang yang ada dan sesuai dengan KMA nya.
Di daerah yang menggunakan tipologi bidang pendis maka unit kerja yang bertanggung jawab melakukan pembinaan dan pengawasan serta perumusan program terhadap kegiatan program pendidikan islam seluruh lembaga pendidikan agama dan keagamaan yang ada di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam yakni, RA/BA,MI,MTs,MA,Pondok Pesantren<madrasah Diniyah (Pendidikan Diniyah). Adapun tungas dan tanggung jawab propinsiadalah:
a. Melakukan koordinasi dengan satuan kerja di tingkat kabupaten/kota, dan lembaga pendidikan satuan kerja di wilayahnya.
b. Melakukan input data pelaporan data dan pelaksanaan kegiatan pada unit kerja (bidang mapeda, PD pontren,PAIS) pada aplikasih.
c. Memantau dan memonitor pelaksanaan program pendidikan islam pada satuan kerja kabupaten/kota serta unit pendidikan.
d. Melaporkan hasil pelaksanaan program pendidikan islam pada satuan kerja yang menjadi tanggung jawab pada unit masing-masing.
e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan sekretariat kanwil (PIC TU Kanwil) serta koordinasi dan konsultasi ke Ditjen Pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi pengendaliuan dan pelaporan program.
f. Memberikan progres report disetiap akhir bulan terhadap perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan untuk wilayah masing-masing kepada bagian perencanaan dan sistem informasi.
3. Tingkat Kabupaten/Kota
Satuan kerja pada tingkat kabupaten/kota secara umum menjadi penanggung jawab terhadap pembinaan dan pengembangan terhadap peningkatan kualitas pendidikan yang berada di wilayahnya. Program pendidikan islam di jalankan pada seksi Mapeda/Pekapontren/Kependais sesuai typology yang ada di tingkat kanwil. Adapun tugas dan tanggung jawab tingkat kabupaten/kota adalah:
a. Melakukan koordinasi dengan unit kerja di bawahnya yaitu lembaga-lembaga pendidikan yang berada di wilayahnya, dan selalu berkoordinasi dengan kanwil. b. Mengumpulkan dan menyampaikan laporan program dan kegiatan yang telak
dilakukan baik di internal kabupaten/kota melalui aplikasi.
c. Melakukan pembinaan terhadap lembaga-lembaga pendidikan yang berada di wilayahnya.
4. Tingkat Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN)
memiliki DIPA tersendiri, sehingga mempunyai konsekuensi dalam melaporkan dan menginformasikan capaian-capaian program pendidikan islam yang berada di wilayah masing-masing. Adapun tugas dan tanggung jawab lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:
a. Untuk lembaga PTKIN (UIN,IAIN dan STAIN) menginput secara mandiri dan lamgsung menguapdatenya setiap bulan.
b. Masing-masing lembaga pendidikan PTKIN melakukan konsultasi dengan tim ditjen pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi pengendalian dan pelaporan program.
c. Melakukan pembinbaan dan koordinasi dengan unit-unit terkait dalam rangka proses pelaporan.
5. Tingkat Madrasah Negeri (MIN,MTsN,MAN)
Saat in i sejumlah lembaga pendidikan tinggi madrasah negeri (MIN,MysN,MAN) merupakan satuan kerja yang memilika DIPA tersendiri, sehingga mempunyai konsekuensi dalam melaporkan dan mengimformasikan capaian-capaian program pendidikan islam yang telah dilaksanakan. Adapun tugas dan tanggung jawab lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:
a. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan tingkat kab/kota dalam pengembangan lembaga pendidikannya.
b. Untuk lembaga pendidikan madrasah negeri (MIN,MTsN,Man) menginput secara mandiri dan langsung menguapdatenya setiap bulan melalui aplikasih. c. Masing-masing lembaga pendidikan madrasah negeri melakukan konsultasi
dengan kanwil dan ditjen pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi pengendalian dan pelaporan program.
C. TAHAPAN KERJA PELAPORAN
Pelaporan menjadi bagian penting dalam pemantauan, pengawasan, dan evaluasi pelaksanaan, sebab dengan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan dapat diketahui capaian dan hasil dari sebuah program di rumuskan. Pelaporan adalah penyediaan data dan informasi yang up to date guna kepentingan analisa sehingga hasil pelaksanaan program dan kegiatan dapat di evaluasi ataupun dimonitoring.
1. Prosedur Kerja Penyusunan Pelaporan Berbasis Web
Identifikasi Program Dan
Kegiatan
Penentuan Rencana Aksi
Input Program/Kegiata
n Dan Realisasi Pada Aplikasi
Publikasi
Pengelolaan Data Dan Penyelesaian
2. Identifikasi Program Dan Kegiatan Pada RKA KL
Langka pertama yang dilakukan dalam penyusunan pelaporan berbasis web adalah dengan mengidentifikasi program dan kegiatan yang terdapat dalam rencana kerja dan anggaran kementerian /lembaga (RKAKL) masing-masing unit kerja. Identifikasi setiap komponen kegiatan meliputi hal-hal sebagai berikut : a. Jenis Prioritas
Komponen kegiatan diidentifikasi apakah termasuk kedalam prioritas RKP ataukan prioritas K/L.
b. Sumber Dana
Pelaksanaan komponen kegiatan dapat bersumber dari APBN ataupun loan/hibah.
c. Volume dan Anggaran
Dalam RKAKL tercantum besaran volume dan anggaran masing-masing komponen kegiatan
d. Jangka Waktu
Lamanya waktu pelaksanaan kegiatan bervariasi tergantung p[ada jenis kegiatan. Satuan waktu pelaksanaan kegiatan dapat berbentuk hari, bulan,tahin dan multiyears.
e. Indikator Keberhasilan
Langka terakhir dalam identifikasi program dan kegiatan adalah penentuan indikator keberhasilan masing-masing komponen kegiatan.
3. Penentuan Rencana Aksi/Target Capaian
Rencana aksi merupakan hal-hal akan dilakukan pada bulan tertentu. Rencana aksi menjelakan langkah teknis yang akan dilakukan dalam rangka pencapaian indikator keberhasilan yang telah ditentukan.
4. Input Program dan Kegiatan Serta Realisasinya Ke Dalam Aplikasi Berbasis Web
Langka selanjudnya yang dilakukan adalah melakukan input data kedalam sistem aplikasi pengendalian berbasis web.
5. Pengelolaan Data dan Penyelesaian Laporan
6. Publikasi
BAB V
TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN
DAN EVALUASI PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM
A. Ketentuan Umum Pelaksanaan Kegiatan
Dalam rangka penerbitan administrasi dalam pelaksanaan program/kegiatan maka Direktorat Jendral Pendidikan Islam telah merumuskan ketentuan-ketentuan yang dapat mengatur seluruh kegiatan yang ada pada direktorat jendral p[endidikan islam. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut :
1. Sesuai dengan tugas dan fungsinya, Direktorat Jendral Pendidikan Islam menjalankan program pendidikan islam yang berdasarkan pada kebijakan umum dan Rencana Strategis Direktorat Jendral Pendidikan Islam. Berdasarkan perkembangan kebijakan Restrukturaisasi Program Direktorat Jendral Pendidikan Islam menjalankan satu program yaitu program pendidikan islam yang memuat 5 kegiatan utama, antara lain:
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi RA/BA dan Madrasah
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Keagamaan Islam
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Tinggi Islam.
Peningkatan, Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Agama Islam
Dukungan Manajemen dan Pelayanan Tugas Teknis lainnya Direktorat Jendral Pendidikan Islam
2. Agar tercapainya tujuan dan masing-masing kegiatan maka tiap-tiap kegiatan akan dikelompokkan sesuai jenis-jenis sub kegiatan yang mempunyai karekteristik tersendiri untuk setiap bentuk dan jenisnya.
3. Secara garis besar bentuk maupun jenis sub kegiatan yang ada pada masing-masing kegiatan tersebut dapat terdiri dari:
Bentuk pertemuan (rapat, seminar, pelatihan, uji publik, sosialisasi dll) Bentuk Penyaluran Bantuan (rehabilitasi, operasional, inisiatif,beasiswa dll) Bentuk penyusunan dan Tim Kerja (permenag, juklak, juknis,
pendataan,penyusunan panduan/buku dll)
Bentuk publikasi (penerbitan, konfrensi pers, iklan, talkshow dll) Bentuk perjalanan (monitoring, pemetaan,dll)
Bentukpelelangan
4. Sebelum memulai pelaksanaan program/kegiatan pada tahun berjalan, setiap Direktorat/sekretariat serta satuan kerja di daerah harus mengidentifikasi semua bentuk dan jenis kegiatan tersebut sesuai dengan dokumen DIPA/RKA-KL yang ada.
5. Setiap jenis kegiatan yang akan dilaksanakan harus ditetapkan dalam surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Islam atau pejabat yang telah ditetapkan pada masing-masing satker.
6. Setiap kegiatan yang diajukan minimal harus melampirkan: Kerangka Acuan Kerja/Term Of Reference (TOR)
Surat Keputusan Dirjen (untuk penetapan panitia, tim kerja, narasumber,moderator,penerima bantuan dll)
Rencana Anggaran Belanja (RAB) Jadwal dan Pendukung lainnya.
7. Setelah kegiatan dilaksanakan perlu dilaporkan kepada Direktur Jendral Pendidikan Islam sebagai kuasa pengguna anggaran.
8. Setelah kegiatan dilaksanakan penanggung jawab kegiatan juga harus membuat laporan secara tertulis dan laporan penanggung jawab keuangan. Laporan harus dibuat dan disusun paling lambat 1 minggu setelah berakhirnya kegiatan.
9. Laporan pelaksanaan kegiatan disusun dengan mengikuti ketentuan penyusunan laporan kegiatan Direktorat Jendral Pendidikan Islam.
10. Dalam pelaksanaan setiap jenis kegiatan harus mengikuti beberapa tahapan, yaitu : Persiapan
Pelaksanaan Pelaporan
11. Setiap tahapan harus dilaksanakan secara seksama untuk memperoleh hasil pekerjaan yang lebih baik,efesien dan efektif.
12. Untuk tertib administratif dan tata kelola pelaksanaan program, maka kepala seluruh pejabat pembuat komitmen dan penanggung jawab kegiatan agar memenuhi ketentuan ini sebagai proses pengendalian tahapan pelaksanaan program/kegiatan.
B. Tata Cara Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan
Penyusunan laporan pada Direktorat jendral pendidikan islam meliputi semua aktifitas penggunaan anggaran pada program pendidikan islam yang memuat 5 kegiatan utama, antara lain :
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi RA/BA dan Madrasah
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Keagamaan Islam
Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Tinggi Islam.
Peningkatan, Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Agama Islam
Dukungan Manajemen dan Pelayanan Tugas Teknis lainnya Direktorat Jendral Pendidikan Islam
Secara garis besar bentuk maupun jenis sub kegiatan yang ada pada masing-masing kegiatan tersebut dapat terdiri dari :
Bentuk pertemuan (rapat, semunar, pelatihan, uji publik,sosialisasi dll)
Bentuk penyaluran bantuan (rehabilitasi, operasional, insentif, beasiswa dll)
Bentuk penyusunan dan tim kerja (permenag, juklak, juknis, pendataan, penyusunan panduan/buku dll)
Bentuk perjalanan (monitoring, pemetaan dll)
Bentuk pelelangan (pengadaan, penggandaan,penunjukan,pemilihan, pemeliharaan dll).
Jenis pelaporan yang harus dilakukan dalam rangka memenuhi tanggung jawab dalam pelaksanaan program dan kegiatan dapat dirinci sebagaimana uraian berikut :
1. Laporan Kegiatan
Laporan pelaksanaan kegiatan ini dibuat setelah 1 (satu) minggu kegiatan selesai dilaksanakan. Panitia/penanggung jawab sebuah kegiatan/program segera diwajibkan membuat laporan kegiatan sebagai bahan evaluasi suatu kegiatan.
Laporan pelaksanaan kegiatan disajikan dalam bentuk laporan narasi dan laporan keuangan. Laporan narasi disertai dengan rekapitulasi realisasi anggaran dari setiap jenis kegiatan yang dilaksanakan.
1. Laporan Narasi
1. Laporan narasi pelaksanaan kegiatan pertemuan, dengan sistematika dan lingkup paparan minimal sebagai berikut :
No KOMPONEN KETERANGAN
1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang
disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan/ketua panitia, maksimal 1 halaman.
2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkas mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman
3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok
pikiran mengapa kegiatan
diselenggarakan
4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan
penyelenggaraan
5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan
6 sasaran Paparan mengenai siapa yang menjadi sasaran atau menerima mamfaat kegiatan
No KOMPONEN KETERANGAN
7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan :
7.1. waktu dan Tempat Paparan mengenai kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan
7.2. kronologis kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan tahap demi tahap, mulai dari persiapan/pembukaan hingga penutupan kegiatan
7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output) dari kegiatan yang telah dilaksanakan
7.4. Nara
Sumber/Fasilitator/Tim Penyusun
Paparan mengenai siapa saja sumber/fasilitator/tim penyusunan yang terlibat dalam kegiatan menjelaskan siapa dan apa tema yang ditangani oleh masing-masing
narasumber/fasilitator/tim penyusun. 7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia
Lampiran -TOR -RAB -SK Panitia
-Daftar peserta/biodata (nama & jabatan)
-Daftar nara sumber/biodata dan materi -Jadwal kegiatan
-Bahan/materi nara sumber -Surat-surat (undangan) -Notulasi kegiatan
-Laporan rekapitulasi realisasi keuangan - Foto-foto kegiatan
2. Laporan narasi kegiatan pemberian bantuan, dengan sistematika dan lingkup paparan sebagai berikut :
NO KOMPONEN KETERANGAN
1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab program, maksimal 1 halaman
2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai prosedur pemberian bantuan yang yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman 3 Latar Belakang Paparan penyangkut pokok-pokok
pikiran mengapa bantuan diberikan 4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan pemberian
bantuan
5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan.
6 Sasaran Paparan mengenai
siapa/instansi/lembaga yang menjadi sasaran atau penerima manfaat pemberian bantuan
7 Deskripsi Pelaksanaan Pemberian Bantuan
7.1. Waktu dan sasaran Paparan mengenai kapan dan kemana bantuan diberikan
7.2. Kronologis Pemberian Bantuan
tahap,mulai dari persiapan/membuat edaran,seleksi,pembuatan SK,penerima persyaratan hingga distribusi bantuan 7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output)
dari kegiatan pemberian bantuan yang telah dilaksanakan
7.4. Tim Seleksi Paparan mengenai siapa saja tim seleksi penentu penerima bantuan
8 Penutup Kata-kata penutup laporan
9 Lampiran -TOR
-SK Tim Panitia/Seleksi
-SK Penetapan Penerima Bantuan -Jadwal mulai pemberian sampai distribusi bantuan
-Juknis Bantuan dan Petunjuk pemanfaatan bantuan
-Data/profile
instansi/lembaga/perorangan penerima bantuan
-edaran dan formulir persyaratan
-rekap dokumen penyaluran (No.SPM/SP2D)
-laporan realisasi penyaluran dana -Foto-foto lampiran instansi/lembaga penerima bantuan
3. Laporan narasi kegiatan penyusunan, dengan sistematika dan lingkup paparan sebagai berikut:
NO KOMPONEN KETERANGAN
1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab program, maksimal 1 halaman
2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan penyusunan yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman
3 Latar Belakang Paparan penyangkut pokok-pokok pikiran mengapa kegiatan penyusunan diselenggarakan
menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan.
6 Sasaran Paparan mengenai pemanfaatan dari hasil/output yang dihasilkan
7 Deskripsi Pelaksanaan Pemberian Bantuan
7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan dan dimana kegiatan penyusunan dilaksanakan 7.2. Kronologis
Pemberian Bantuan
Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan penyusunan tahap demi tahap,mulai dari persiapan/pembukaan hingga selesainya hasil keluaran/produk
7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output) produk dari kegiatan penyusunan yang telah dilaksanakan
7.4. Nara
sumber/fasilitator/tim penyusunan
Paparan mengenai siapa saja sumber/fasilitator/tim penyusunan yang terlibat dalam kegiatan penyusunan; menjelaskan guideline penyusunan dari hasil kesepakatan tim
7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia kegiatan penyusunan dan peran masing-masing
8 Penutup Kata-kata penutup laporan
9 Lampiran -TOR
-RAB
-SK Panitia dan SK Tim Penyusunan serta daftar tim dan panitia
-Daftar nara sumber/fasilitator dan materi yang diberikan
-Jadwal langkah-langkah penyusunan -Bahan?materi nara sumber, guideline/layout penyusunan
-Daftar naskah yang disusun
4. Laporan narasi kegiatan publikasi, dengan sistematika dan lingkup paparan sebagai berikut :
NO KOMPONEN KETERANGAN
1 Pengantar Berupa kata pengantar yang
disampaikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab program/kegiatan, maksimal 1 halaman
2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan
publikasi yang telah
dilaksanakan,maksimal 1 halaman 3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok
pikiran mengapa kegiatan publikasi diselenggarakan
4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan dilakukan publikasi
5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan
6 Sasaran Paparan mengenai siapa-siapa objek dari kegiatan publikasi/pemanfaatan dari publikasi yang dilakukan
7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Publikasi
7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan dan dimana kegiatan publikasi dilakukan
7.2. Kronologis Kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan publikasi tahap demi tahap, mulai dari persiapan sehingga selesainya acara publikasi
7.3. Keluaran Paparan mengenai apa saja yang dipublikasikan dan apa mamfaat publikasi tersebut bagi sasaran
7.4. Tim Pelaksanaan Publikasi
Paparan mengenai siapa saja yang terlibat pada kegiatan publikasi
8 Penutup Kata-kata penutup laporan
9 Lampiran -TOR
-RAB
-SK Tim pelaksana publikasi
-bahan-bahan/bentuk/produk publikasi -Laporan rekapitulasirealisasi keuangan -Foto-foto kegiatan publikasi
5. laporan narasi kegiatan perjalanan, dengan sistematika dan lingkup paparan minimal sebagai berikut:
NO KOMPONEN KETERANGAN
1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang disampaikan dan ditandatangani oleh penanggun g jawab program/kegiatan maksimal 1 halaman
2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan perjalanan yang telah dilaksanakan, maksimal 1 halaman
3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok pikiran mengapa kegiatan perjanan tersebut diselenggarakan
4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan perjalanan 5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang menjadi dasar hukum yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan
6 Sasaran Paparan mengenai siapa petugas
perjalanan dan sasaran/tempat yang dituju untuk kegiatan perjalanan sesuai tujuan perjalanan; hasil apa yang akan didapat dari perjalanan tersebut
7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan perjalanan:
7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan, siapa dan kemana kegiatan perjalanan dilaksanakan
7.2. Kronologis Kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan perjalanan tahap demi tahap,mulai dari persiapan,pembuatan,
isntrumen,rencana pemberangkatan, pelaksanaan tugas, hingga pengelolaan hasil dan pembuatan laporan.
7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output) dari kegiatan perjalanan yang telah dilaksanakan
7.4. Tim Pelaksanaan Publikasi
