Setelah kita mengetahui besaran proses Human Capital di PT. GMF AeroAsia, selanjutnya kita dapat menurunkan proses tersebut ke bentuk yang lebih detail lagi. Adapun fokus proses yang dibuat pada level ini adalah pada module
planning, recruitment & selection, development, serta performance & reward
management. Sedangkan detail proses yang lain seperti personnel services tidak
dibahas dalam field project ini.
Bentuk lebih detail dari proses Human Capital di PT. GMF AeroAsia dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Penjelasan dari gambar di atas diuraikan sebagai berikut : a. Proses HC – Planning
a. Proses HC – Planning merupakan proses yang paling awal dari keseluruhan proses Talent Management System.
b. Proses ini diawali dengan adanya perhitungan secara rutin kebutuhan sumber daya manusia baik di unit operation maupun di unit non-operation.
c. Proses perhitungan kebutuhan sumber daya manusia di unit operation dilakukan melalui analisis dari tim manajemen yang dipadukan dengan analisis dari unit operation terkait itu sendiri.
d. Sedangkan proses perhitungan kebutuhan sumber daya manusia di unit operation dilakukan melalui adanya workload analysis.
e. Selanjutnya dalam proses review & controlling, hasil analisis yang sudah dilakukan sebelumnya dipadupadankan dengan rencana organisasi /
perusahaan yang sudah diturunkan dalam bentuk Human Capital Strategies dan Organization Structures.
f. Barulah kemudian hasil padu padan tersebut menjadi sebuah Man Power Plan yang disepakati.
g. Dari Man Power Plan tersebut dibuatlah rencana pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia, baik melalui make (pemenuhan dari dalam) maupun
buy (pemenuhan dari luar).
Selanjutnya, proses HC – Planning level 2 dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
b. Proses HC - Recruitment & Selection
a. Proses Recruitment & Selection diawali dari adanya rencana pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia dengan melalui perekrutan dari luar.
b. Recruitment process dibagi menjadi dua, yaitu baik yang melalui web
recruitment maupun melalui manual recruitment. Recruitment process
melalui web recruitment memungkinkan applicant untuk memilih dan mengupload data-data secara otomatis melalui web yang terhubung langsung dengan database PT. GMF AeroAsia. Sedangkan manual recruitment dimungkinkan bagi applicant yang memberikan data berupa hardcopy ke tim
recruitment.
c. Selanjutnya dilakukan proses seleksi terhadap para applicant yang memenuhi syarat.
d. Proses hiring & employment akan dilaksanakan bagi applicant yang lolos dalam seleksi.
Selanjutnya, proses HC – Recruitment & Selection level 2 dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
c. Proses HC – Development
a. Proses HC – Development dimulai dengan disusunnya sebuah development
plan sesuai dengan directory / group of employee.
b. Selanjutnya di akhir suatu periode waktu, dilakukanlah competency evaluation
/ asessment untuk mengetahui perkembangan masing-masing karyawan
tersebut.
c. Hasil competency evaluation / asessment tersebut digunakan sebagai salah satu inputan dalam penyusunan Individual Performance Plan (IPP) dan juga sebagai salah satu inputan dalam Talent Pool Management.
d. Proses Talent Pool Management itu sendiri dimulai dengan adanya proses identifikasi talent. Bagi karyawan yang teridentifikasi bukan talent, maka karyawan tersebut dikembalikan lagi ke proses development sesuai dengan
directory / group of employee. Sedangkan bagi karyawan yang teridentifikasi
talent selanjutnya akan dilaksanakan proses asessment yang dikoordinasi oleh
asessment centre. Dari hasil asessment tersebut, disusunlah succession plan
dan atau career development. Setelah itu, talent tersebut akan mendapat pengembangan sesuai dengan succession plan yang ada.
Selanjutnya, proses HC – Development level 2 dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Development Plan Talent Asessment Development &Evaluation management Competency Asessment Individual Competency Profile Identify Talent Talent Pool Management Directory / Group of Employee New Employee Employee > 2 years Talent RTC New Employee – Development Plan (NE‐DP) Development Plan for >2 Years Employee Talent Development Plan Succesion Plan Implementasi Development Implementasi Training (based on Training Need Analysis (TNA)) Role Model Coaching & Mentoring Competency Evaluation / Asessment Review Development Plan Penilaian competency karyawan berdasarkan database Review & Analisis hasil competency evaluation / asessment Penetapan Talent melalui Komite SDM Not Talent Talent HC‐Development & Evaluation Management Succession Plan / Career Development Review Individual Competency Profile Succession Plan / Career Development Pembuatan IDAP HC‐Performance & Reward Management System HC‐Development & Evaluation Management
d. Proses HC – Performance & Reward Management
a. Proses Performance & Reward Management dimulai dengan disusunnya
performance plan yang disesuaikan dengan corporate strategic plan, dari
competency evaluation / asessment, dan dari job description masing-masing
karyawan.
b. Selanjutnya dilakukan performance tracking untuk memantau pencapaian masing-masing karyawan tiap bulannya.
Proses performance tracking dilakukan melalui coaching / counseling antara atasan dan bawahan masing-masing.
c. Performance review merupakan penilaian pencapaian individu yang dilakukan pada tengah tahun (mid-year) dan ahir tahun (end year). Pada review akhir tahun, dilakukan penilaian yang dilanjutkan dengan pemberian penghargaan berdasarkan pencapaian masing-masing individu (rewarding).
d. Rewarding merupakan suatu proses penghargaan terhadap pencapaian masing-masing karyawan dengan cara mentransfer pencapaian individu ke dalam sejumlah reward / bonus yang akan diberikan.
Selain ditransfer ke dalam bentuk reward / bonus, hasil performance review juga digunakan sebagai inputan dalam penyusunan development plan.
Selanjutnya, proses HC – Performance & Reward Management level 2 dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
4.2.2.2 Operational Partner Concept
Seperti yang telah kita ketahui, strategi talent management system ke arah eksternal yang dapat dilakukan bertujuan untuk meningkatkan koordinasi dan komunikasi unit-unit yang ada dengan unit Human Capital.
Oleh karena itu, dalam field project ini diusulkan adanya Operational Partner
Concept. Secara lebih detail operational partner concept yang diusulkan adalah
sebagai berikut.
a. Fungsi dan Tujuan
Fungsi dari adanya Operational Partner Concept ini adalah sebagai berikut :
1. As a partner for unit
2. Acceleration and facilitation HC Plan and Policy
3. Checking and Analyzing unit requirement, especially man power plan and
development need
Sedangkan tujuan dari adanya Operational Partner Concept ini adalah sebagai berikut :
1. Improve know how unit about HC Plan and Policy
2. Coordination all unit
Tugas dan tanggungjawab sebagai Operational Partner dapat diambil sebagai sebuah penugasan khusus yang dimasukkan sebagai salah satu KPI. Mengingat tugas dan tanggungjawabnya yang menuntut know how dan softskill yang tinggi maka
fungsi operational partner ini dapat menjadi sebuah promosi bagi orang mendapat penugasan ini.
b. Kedudukan dalam organisasi
Konsep operational partner ini dijabat oleh seorang HC Specialist atau Program Manager. Perbedaan jabatan disesuaikan dengan kompleksitas unit/dinas yang dipegang.
Seorang Operational Partner dalam struktur organisasi Human Capital berada di bawah Vice President Human Capital.
Diharapkan ke depannya, seiring dengan semakin tertata dan berjalannya aktivitas para operation partner ini, dapat dipertimbangkan adanya Departemen
Operation Partner yang berdiri sendiri dan melakukan tugasnya dengan lebih
terintegrasi. Selain itu agar pelaku operation partner bisa fokus menjalankan fungsinya sehingga tujuan adanya konsep ini dapat tercapai dengan baik.
c. General Roles & Responsibilities
Seorang operational partner bertanggungjawab atas seluruh karyawan unit yang dipegangnya. Berikut ini adalah roles dan responsibilities seorang operational
Tabel 4.13 Roles & Responsibilities of Operational Partner
ROLES RESPONSIBILITIES
1. As a partner for unit ‐ Membantu penyusunan man power
plan unit secara rutin
‐ Membantu review organisasi dan job evaluation unit
‐ Membantu penyusunan kebutuhan
development di unit
‐ Membantu penyusunan IPP ‐ Membantu penyusunan IDP
‐ Memberikan update informasi mengenai HC Plan dan Policy secara rutin ke seluruh lapisan unit
2. Acceleration and facilitation HC