Dashboard berguna untuk meringkas semua pembukuan pada finance dan mempercepat Tindak lanjut
2. Panduan Melihat dan Merubah Angka Gaji (Salary) 1. Pada sidebar menu, pilih Payroll Detail
2. Pada bagian ini, Anda bisa melihat tabel daftar nama karyawan dengan informasi nomor ID, nama, job title dan salary atau gaji
3. Untuk merubah angka salary, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin merubah angka yang ada dalam kotak tersebut
4. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka gaji yang baru 5. Lakukan perubahan pada kotak salary lainnya jika perlu
6. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save Data untuk menyimpan perubahan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan 8. Anda bisa secara mudah melakukan perubahan angka gaji untuk semua atau beberapa
nama karyawan
9. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda bisa melakukan perubahan adalah tabel yang bisa di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
Payroll Expense Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk penggajian, termasuk gaji pokok, tunjangan, lemburan, penambahan dan pengurangan gaji
Allowance Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap dan tunjangan Shift
Overtime Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengajuan jam lembur
Other Earning Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk penambahan gaji karyawan
Other Deduction
Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengurangan gaji karyawan
10. Anda bisa meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop 11. Atau Anda bisa secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
12. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A 13. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
14. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan tombol A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
16. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
17. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol Command dan menekan tombol V
18. Pada lembaran Excel, Anda bisa mengatur perubahan angka salary dengan menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
19. Sebagai contoh, kita akan menggunakan persentase dan semua karyawan akan mendapatkan kenaikan gaji sebesar 10%
20. Kita tempatkan angka kenaikan tersebut pada sebuah kolom, misalnya, di sebelah kanan kolom salary
21. Berikan sebuah nama kolom jika perlu
22. Klik pada sebuah kotak pada baris nama seorang karyawan, pada kolom angka kenaikan gaji
23. Masukkan rumus perubahan gaji
24. Sekarang kita tambahkan hasil angka yang telah dihitung oleh rumus ke angka gaji. Tempatkan angka tersebut pada sebuah kolom baru.
25. Masukkan rumus untuk menambahkan angka gaji dan perubahan angka gaji 26. Duplikasikan kedua kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya 27. Copy angka gaji baru tersebut pada aplikasi KaryaOne
28. Tempelkan pada kolom salary
29. Klik tombol SAVE DATA untuk menyimpan perubahan
31. Jika Anda ingin melakukan perubahan data untuk kelompok karyawan tertentu, Anda bisa menggunakan alat pencarian untuk mencari karyawan tersebut
32. Anda bisa mencari berdasarkan kategori Division, Department, Job Title, Daftar yang Anda pernah buat sebelumnya, atau nama karyawan
33. Misalnya kita akan menggunakan Division 34. Cari nama division
35. Jika daftar pilihan nama division muncul terlalu banyak, gunakan kotak pencarian dalam menu tersebut untuk mengerucutkan daftar nama division
36. Pilih nama division
37. Klik tombol LOAD DATA untuk menampilkan hasil pencarian
38. Disini Anda bisa melihat data yang dicari dengan menggunakan alat pencarian 39. Untuk mengembalikan semua parameter pencarian ke posisi awal, klik tombol RESET
3. Panduan Mengisi Nilai Tunjangan Tetap (Job Allowance) 1. Pada sidebar menu, klik Job Allowance
2. Klik tombol ikon bergambar uang pada baris Job Title yang Anda ingin rubah nilai tunjangan tetapnya
3. Masukkan nilai tunjangan tetap pada kotak yang telah disediakan untuk nama karyawan yang akan menerima tunjangan tetap
4. Klik tombol ikon bergambar disket untuk menyimpan perubahan
5. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil disimpan
4. Panduan Melihat Data Gaji Bulanan 1. Pada Sidebar Menu, klik Manage. 2. Klik Report.
3. Pilih periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat.
4. Apabila periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat belum tersedia, admin HRD harus melakukan finalize attendance terlebih dahulu agar report di admin Finance pada bulan tersebut muncul.
5. Pada kolom Action, klik tombol ikon bergambar kalender di sebelah kanan pada baris report yang Anda ingin lihat.
6. Anda akan melihat nama setiap karyawan yang terdaftar dan status pembayaran gaji mereka pada awalnya adalah UNPAID.
7. Admin Finance bisa melakukan pengecekan satu-persatu untuk masing-masing karyawan untuk dilakukan pembayaran Gaji.
8. Untuk mengecek data gaji masing-masing karyawan, klik tombol VIEW PAYSLIP pada baris nama karyawan yang Anda ingin proses pembayaran gajinya.
9. Anda akan melihat PAYSLIP dengan komponen informasi seperti Data karyawan, Earnings, Deduction, Pph21, dan Take Home Pay karyawan.
10. Jika ada penambahan untuk gaji karyawan tersebut, klik Earnings. 11. Jika ada pengurangan untuk gaji karyawan tersebut, klik Deductions.
a. Langkah Penambahan Earnings
1. Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping Earnings untuk melakukan penambahan Earnings.
2. Pada Menu Additional Earnings tersedia kolom tanggal dan jumlah penambahan pada kolom Value.
3. Pilih tanggal untuk penambahan Earnings 4. Isi Value terkait penambahan tersebut 5. Isi Description terkait penambahan tersebut 6. Klik ADD untuk melakukan penambahan Earnings. b. Langkah Input Deduction
1. Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping kanan Deduction untuk melakukan penambahan Deductions.
2. Pada Menu Additional Deductions tersedia kolom tanggal dan jumlah Deduction pada kolom Value.
3. Pilih tanggal untuk penambahan Deduction 4. Isi Value terkait penambahan tersebut 5. Isi Description terkait Deduction tersebut
6. Klik ADD untuk melakukan penginputan Deduction.
c. Langkah Melakukan Proses Pembayaran Gaji
1. Setelah selesai melakukan pengecekan untuk semua data gaji, klik tombol Report.
2. Klik Payroll untuk mengunduh data excel untuk penggajian karyawan. 3. Buka dokumen yang baru saja diunduh.
4. Anda akan melihat beberapa sheet terkait data gaji karyawan.
5. Untuk pembayaran gaji, gunakan informasi yang tersedia pada sheet Payroll yang memiliki informasi nomor rekening, nama karyawan yang memiliki rekening tersebut dan tanggal pembayaran gaji.
6. Anda bisa melakukan proses pembayaran gaji secara manual melalui ATM atau Bank.
7. Anda juga bisa menggunakan Sheet Payroll tersebut sebagai template data excel untuk pembayaran gaji melalui aplikasi payroll BCA (Sampai dipublikasikannya panduan ini, KaryaOne hanya menyediakan template aplikasi payroll BCA).
8. Apabila Anda telah melakukan pembayaran gaji, rubah status payroll menjadi
PAID.
9. Klik pada tombol UNPAID. 10. Klik SET ALL PAID.
11. Untuk melakukan finalisasi proses penggajian, klik tombol COMPLETE
PAYROLL agar status pada menu Report menjadi COMPLETED (nb: Apabila
sebelumnya, Anda telah mengklik COMPLETE PAYROLL, maka data payroll bulan tersebut tidak bisa diubah kembali)
12. Data yang telah difinalisasikan, tidak bisa dirubah dan akan memiliki status COMPLETED
13. Untuk mengunduh data kehadiran bulan tersebut, klik Click here di samping tulisan Attendance report
14. Untuk mengunduh data keuangan yang telah difinalisasikan, klik Click here di samping tulisan Finance report
5. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya 1. Pada sidebar menu, klik Manage
2. Klik Bonus
3. Cari bonus yang Anda ingin tindaklanjuti dengan penentuan angka bonus dan tanggal pembayarannya
5. Untuk memasukkan angka bonus, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin merubah angka yang ada dalam kotak tersebut
6. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka bonus 7. Lakukan perubahan pada kotak Bonus Value lainnya jika perlu
8. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save untuk menyimpan perubahan
9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan 10. Anda bisa secara mudah memasukkan angka bonus secara sekaligus untuk semua atau
beberapa nama karyawan
11. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda bisa melakukan perubahan adalah tabel yang bisa di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
12. Anda bisa meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop 13. Atau Anda bisa secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
14. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A 15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
16. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan tombol A
17. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
18. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
19. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol Command dan menekan tombol V
20. Pada lembaran Excel, Anda bisa mengatur perubahan angka bonus dengan menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
21. Sebagai contoh, kita akan memberikan bonus sebesar dua kali gaji pokok kepada karyawan
22. Klik pada sebuah kotak dibawah kolom Bonus Value, pada baris nama seorang karyawan
24. Duplikasikan kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya 25. Copy angka bonus tersebut pada aplikasi KaryaOne
26. Tempelkan pada kotak dalam kolom Bonus Value 27. Klik tombol SAVE untuk menyimpan perubahan
28. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan 29. Klik Tombol COMPLETE BONUS REPORT
30. Anda akan melihat pesan konfirmasi yang menanyakan apakah Anda memang ingin memproses pembayaran bonus tersebut. Laporan pembayaran bonus yang telah diproses tidak bisa dihapus.
31. Klik YES untuk melanjutkan
32. Anda akan melihat tampilan tanggal pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya. Anda bisa merubah tanggal tersebut dengan mengklik kotak tanggal tersebut. Pilih tanggal pembayaran bonus.
33. Klik OK
34. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa bonus telah berhasil difinalisasikan
6. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement 1. Pada sidebar menu, klik Manage
2. Klik Claim
3. Cari pengajuan yang perlu ditindaklanjuti
4. Untuk memudahkan pencarian, Anda bisa menggunakan alat pencarian yang tersedia 5. Anda bisa mencari berdasarkan parameter pencarian nama karyawan, kisaran tanggal
pengajuan, kisaran tanggal dimasukkannya pengajuan, atau status pengajuan. Anda bisa menggunakan lebih dari satu parameter.
6. Sebagai contoh, kita hanya akan menggunakan parameter status pengajuan. Kita memilih requesting, yaitu pengajuan yang masih perlu ditindaklanjuti dengan persetujuan pembayaran atau penolakan
7. Anda bisa melihat sebuah tabel yang berisi rincian informasi pengajuan, diantaranya adalah lampiran dokumen bukti pengajuan yang bisa diunduh.
8. Klik tombol View pada baris pengajuan yang Anda ingin tindaklanjuti 9. Buka dokumen tersebut
10. Berdasarkan dokumen tersebut, Anda bisa menentukan apakah Anda memang ingin menyetujui pengajuan tersebut atau menolak pengajuan tersebut
11. Klik ikon plus pada kolom staff ID
12. Anda bisa mengklik ikon centang untuk menyetujui pengajuan atau mengklik ikon silang untuk menolak pengajuan
13. Klik ikon centang untuk menyetujui pengajuan tersebut
14. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui pengajuan tersebut
15. Klik YES untuk menyetujui
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses pengajuan telah berhasil disetujui 17. Pengajuan yang telah disetujui bisa diunduh dalam bentuk dokumen spreadsheet seperti
Excel
18. Klik tombol DOWNLOAD CLAIM
19. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengunduh pengajuan yang telah difinalisasikan
20. Klik YES untuk melanjutkan
21. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih kisaran tanggal pembayaran 22. Klik kotak dibawah DATE FROM untuk memilih tanggal awal kisaran dan pilih sebuah
tanggal
23. Klik kotak dibawah DATE TO untuk memilih tanggal akhir kisaran dan pilih sebuah tanggal
24. Anda akan melihat proses diunduhnya sebuah dokumen dari sistem 25. Buka dokumen tersebut
26. Anda akan melihat tabel berisi rincian pengajuan yang siap untuk ditindaklanjuti dengan pembayaran
7. TAX INCOME SETTINGS
Tax Income Settings berfungsi untuk mengatur pembayaran pajak, tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan BPJS Kecelakaan kerja, Tunjangan BPJS Jaminan Kematian, tunjangan BPJS Jaminan Kesehatan dan BPJS Tunjangan Pensiun.
Gross Up Untuk menentukan apakah perusahaan membayarkan tunjangan pajak dan BPJS.
Yes berarti perusahaan membayarkan tunjangan pajak dan BPJS karyawan
No berarti perusahaan tidak membayarkan tunjangan BPJS karyawan. Tunj BPJS TK Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Tenaga
Kerja
Tunj BPJS JKK Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan Kecelakaan Kerja
Tunj BPJS JKM Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan Kematian
Tunj BPJS Kesehatan Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Kesehatan Tunj BPJS Jaminan
Pensiun
Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS Jaminan Pensiun
Premi BPJS TK Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok untuk premi BPJS Tenaga Kerja
Premi BPJS Kesehatan
Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok untuk premi BPJS Jaminan Kesehatan
Premi Jaminan Pensiun
Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji pokok untuk premi BPJS Jaminan Pensiun
Maximum Salary BPJS Kesehatan
Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Kesehatan
Maximum Salary Jaminan Pensiun
8. LOG
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan dan siapa yang melakukan perubahan
1. Pada sidebar menu, klik log
2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk melakukan perubahan, dan waktu perubahan
9. HELP DESK
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne terkait pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur dan seterusnya. Pengguna bisa memberikan masukan atau menyampaikan keluhan. KaryaOne berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna. 1. Pada sidebar menu, klik Help Desk
2. Klik Add New Ticket 3. Masukan subject 4. Isi konten pesan
5. Klik send untuk mengirim
6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil dikirim
7. Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne
8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda bisa membalas pesan tersebut 9. Klik icon bergambar amplop
10. Klik here dalam kotak biru 11. Isi konten pesan