PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 11/01/18

(1)

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 11/01/18

(2)

DAFTAR ISI

A. Kontak ... 5

B. Human Resource Information System (HR Admin) ... 5

1. Dashboard ... 5

2. Saldo (Balance) ... 7

a. Melihat jumlah saldo ... 7

b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer ... ………… ... 7

c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer ... 8

3. Merubah Informasi Company Profile ...9

4. Menu Master Employee ...9

a. Insert data karyawan melalui formulir...9

b. Upload data karyawan ... 12

c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan ... 14

d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan ... 19

e. Melihat Data Karyawan ... 20

f. Mengunduh Data Karyawan ... 23

g. Deaktivasi Karyawan ... 23

h. Menghapus Data Karyawan ... 24

5. Menggunakan Mesin Pencarian... 24

6. Master Division ... 26

a. Membuat Master Division... 26

b. Mengedit Master Division ... 26

c. Menghapus Division ... 26

7. Master Department ... 27

a. Membuat master department ... 27

b. Mengedit Master Department ... 27

c. Menghapus Master Department ... 27

8. Master Job Title... 28

a. Membuat Master Job Title ... 28

b. Mengedit Master Job Title ... 28

c. Menghapus Job Title ... 28

d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur ... 29

e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ... 30

f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi ... 30

g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ... 31

h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi ... 31

9. Master Position ... 32

10. Master Team Group ... 32

a. Membuat Master Team Group... 32

b. Mengedit Master Team Group ... 33

c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group ... 33

d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group ... 34

e. Mengganti Supervisor Master Team Group ... 34

f. Menghapus Master Team Group ... 35

11. Master Grade ... 35

a. Membuat Master Grade ... 35

b. Mengedit Master Grade ... 36

c. Menghapus Master Grade ... 36

12. Master Allowance ... 36

a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ... 36

b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ... 37

(3)

d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance (Tunjangan

Tidak Tetap) kepada karyawan ... 39

13. Master Shift ... 40

a. Membuat Master Shift... 40

b. Mengedit Master Shift ... 41

c. Menghapus Master Shift ... 41

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ... 41

e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift... 42

14. Master Shift Pattern ... 42

a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan ... 42

b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah Periode Mingguan... 43

15. Master Shift Roster ... 44

a. Membuat Roster Baru ... 44

b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster ... 44

c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster ... 44

d. Merubah Nama Roster ... 45

e. Menghapus Roster ... 45

f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster ... 45

16. Master Event & Holiday ... 46

a. Membuat Master Event dan Holiday ... 46

b. Mengedit Master Event dan holiday ... 47

c. Menghapus Master Event dan Holiday... 47

17. Master Contract ... 47

a. Membuat Master Contract ... 48

b. Menambah Variabel pada Master Contract………. 48

c. Mengedit Master Contract... 48

d. Menghapus Master Contract ... 49

e. Memperbaharui kontrak ... 49

18. Master Letter ... 50

a. Membuat Master Letter Type ... 50

b. Mengedit Master Letter Type ... 50

c. Menghapus Master Letter Type ... 50

d. Membuat Master Letter Template... 51

e. Mengedit Master Letter Template ... 51

f. Menghapus Master Letter Template ... 51

g. Melakukan pengiriman Letter... 52

19. Leave (Cuti) ... 52

a. Membuat Master Leave ... 52

b. Mengedit Master Leave ... 53

c. Menghapus master Leave... 53

d. Mengatur Jatah Cuti Reguler ... 54

e. Melakukan Pengajuan Cuti ... 54

f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan) ... 55

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR) ... 56

20. Permission (Izin) ... 56

a. Membuat Master Permission ... 57

b. Mengedit Master Permission ... 57

c. Menghapus Master Permission ... 57

d. Melakukan Pengajuan Izin ... 58

e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ... 58

f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ... 59

(4)

a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan) ... 60

b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) ... .... 60

22. Overtime ... 61

a. Membuat Master Overtime ... 61

b. Mengedit Master Overtime ... 62

c. Menghapus Master Overtime ... 63

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime ... 63

e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime ... 64

f. Mengajukan Lembur ... 64

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) ... 64

h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR) ... 65

23. Assessment ...66

a. Membuat Master Assessment ...66

b. Mengedit Master Assessment ... 67

c. Menghapus Master Assessment ... 67

24. Master Branch ... 68

a. Membuat Master Branch ... 68

25. Mengelola Admin ...69

a. Menambahkan Admin HRD/Finance ...69

b. Menghapus Admin HRD/Finance ...69

26. Mengelola Daftar (List) ... 70

a. Membuat Daftar (List) ... 70

b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List) ... 70

27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan ... 71

28. Mengelola Bonus ... 71

a. Membuat Bonus Karyawan ... 71

29. Mengelola Claim ... 72

a. Admin HR Membuat Data Claim Karyawan ... 72

b. Mencari Data Claim Karyawan ... 72

30. Help Desk ... 74

31. Data Kehadiran ... 74

a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya ... 74

b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel ... 75

32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel ... 75

33. Melakukan Validasi Data Kehadiran ... 75

a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ... 76

b. Melakukan Validasi Data Absensi ... 76

34. Report ... 77

35. Setting... 78

36. Log ... 78

C. Human Resources Information System (Finance Admin) ... 79

1. Panduan Dashboard Finance Admin ... 79

2. Panduan Melihat dan Merubah Angka Gaji (Salary) ... 79

3. Panduan Mengisi Nilai Tunjangan Tetap (Job Allowance) ... 81

4. Panduan Melihat Data Gaji Bulanan dan Melakukan Proses Pembayaran Gaji ... 81

5. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya ... 83

6. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement... 85

7. TAX INCOME SETTINGS ... 87

8. LOG ... 88

(5)

A. Kontak

Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada:

Protus Tanuhandaru

ptanuhandaru@progresstech.co.id

B. Human Resource Information System (HR Admin)

1. Dashboard

Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat analisa tindak lanjut

Guide Panduan pengisian data bagi pengguna yang pertama kali menggunakan aplikasi

Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk menanggung invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne

Active Employee

Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem dan aktif sebagai karyawan

Inactive Employee

Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem, namun telah di-deaktivasikan (misalnya, mengundurkan diri dan sebagainya) Leave

Approval

Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti

Overtime Approval

Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti

Replacement Approval

Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti

Permission Approval

Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti

Employee Late Rate Chart

 Garis dan titik berwarna kuning menunjukkan tingkat total keterlambatan dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap

(6)

titik pada sebuah bulan bisa di-klik untuk menampilkan tabel kronologi keterlambatan untuk bulan tersebut)

 Garis dan titik berwarna merah menunjukkan tingkat total kepulangan lebih awal dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap titik pada sebuah bulan bisa di-klik untuk menampilkan tabel kronologi kepulangan lebih awal untuk bulan tersebut) Employee Late

Rate Table

Total keterlambatan dalam satuan menit dan berapa kali keterlambatan tersebut terjadi untuk karyawan yang terlambat Absent Rate

Month on Month

Jumlah mangkir bulanan

Attendance Status pie chart

Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak berbayar, izin berbayar, izin tidak berbayar, hadir, dan mangkir

Attendance Indifference pie chart

Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out

Employee birthday This Month

Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan

Contract End Soon

Kontrak karyawan yang akan habis. Kontrak bisa langsung diperbaharui melalui dashboard.

Pending Permission Request From Superordinate

 Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui  Diagram Pie untuk status izin

 Tabel izin yang harus ditindaklanjuti

Pending Leave Request From Superordinate

 Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui  Diagram Pie untuk status Cuti

(7)

2. Saldo (Balance)

Setiap tanggal 20, Anda akan mendapatkan tagihan berdasarkan jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem. Jumlah tagihan tersebut akan mengurangi nilai saldo dari bulan ke bulan. Oleh karena itu, untuk menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda harus memiliki nilai saldo yang selalu lebih besar daripada nilai tagihan bulanan Anda.

a. Melihat jumlah saldo

1. Jumlah saldo bisa dlihat langsung pada dashboard

2. Selain itu, pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas

3. Klik Billing

4. Anda akan melihat jumlah saldo Anda pada kotak di sebelah kiri atas

b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer

1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas 2. Klik Billing

3. Proses pembayaran bisa dilakukan melalui kotak berjudul Top Up 4. Anda bisa meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up 5. Klik close untuk menutup panduan tersebut

6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda bisa memilih pilihan nilai yang tersedia 7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun. 8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda bisa memilih salah satu dari beberapa paket

promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.

9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak dan total juga akan langsung berubah

10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik tombol USE COUPON

11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui transfer, klik tombol TRANSFER 12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran 13. Jika semua sudah ok, klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melanjutkan

14. Anda akan melihat tabel yang menunjukkan penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti dengan pembayaran

15. Klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti dengan pembayaran

(8)

16. Lakukan pembayaran berdasarkan informasi yang tersedia, baik secara online melalui aplikasi bank yang Anda gunakan atau melalui mesin ATM

17. Jika Anda telah melakukan pembayaran, lakukan konfirmasi dengan mengklik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda telah bayarkan

18. Masukkan informasi terkait pembayaran seperti jumlah transfer, nama bank, nama akun, dan nomor rekening

19. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melanjutkan

20. Proses pembayaran yang telah Anda konfirmasikan akan divalidasikan oleh KaryaOne. Jika nominal pembayaran telah sesuai dengan jumlah yang ditagihkan, saldo Anda akan bertambah sesuai dengan nilai Top Up Anda.

c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer

1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas 2. Klik Billing

3. Proses pembayaran bisa dilakukan melalui kotak berjudul Top Up 4. Anda bisa meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up 5. Klik close untuk menutup panduan tersebut

6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda bisa memilih pilihan nilai yang tersedia 7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun. 8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda bisa memilih salah satu dari beberapa paket

promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.

9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak dan total juga akan langsung berubah

10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik tombol USE COUPON

11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui kartu kredit, klik tombol CREDIT CARD 12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran 13. Masukkan informasi yang dibutuhkan seperti nomor telpon, nomor kartu, tanggal

kadaluarsa kartu, nomor CVV

14. Jika semua sudah ok, klik tombol BAYAR SEKARANG untuk melanjutkan

15. Sistem akan melakukan validasi terhadap informasi yang Anda masukkan terkait dengan kartu kredit yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran

16. Anda diminta untuk memasukkan One-Time Password yang dikirimkan melalui SMS 17. Masukkan kode yang Adda terima melalui SMS ke dalam file One Time Password (OTP)

(9)

18. Klik tombol Masukkan OTP untuk melanjutkan

19. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa konfirmasi pembayaran telah berhasil dilakukan

3. Merubah Informasi Company Profile

1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas 2. Klik Company Profile

3. Anda bisa merubah informasi Company Profile, First Name Contact Person, Last Name Contact Person, Phone Number, dan Address

4. Lakukan perubahan yang diperlukan

5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

4. Menu Master Employee

a. Insert data karyawan melalui formulir

1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title

2. Pada sidebar menu, klik Master Data 3. Klik Master Employee

4. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas 5. Klik Insert

6. Pilih Form

7. Klik tombol SELECT

8. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info sampai employee info

9. Isi field first name

10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda - 11. Pilih gender

12. Masukkan nomor NPWP jika ada 13. Pilih status pernikahan

14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 15. Pilih agama

(10)

16. Masukkan tempat lahir 17. Masukkan tanggal lahir

18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info 20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 21. Masukkan alamat sekarang

22. Masukkan nomor kontak 1 23. Masukkan nomor kontak 2 24. Masukkan email pribadi karyawan 25. Masukan nomor kontak darurat 1 26. Masukkan nomor kontrak darurat 2 27. Masukan alamat kontak darurat

28. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 29. Sekarang anda akan memasukkan data family info 30. Masukan Nama Ayah

31. Masukan Nama Ibu

32. Masukan status pernikahan karyawan

33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak

34. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 35. Sekarang anda akan memasukkan data education info

36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education background 1

37. Pilih level pendidikan

38. Masukan nama lembaga pendidikan 39. Masukkan major atau jurusan

40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan

42. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu

43. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info

45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini

(11)

46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja 47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut 48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut

49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut

50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut

51. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu 52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan

53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info

54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping kanan

55. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses dashboard karyawan

56. Pilih grade 57. Pilih Division 58. Pilih Department 59. Pilih Job Title

60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title 61. Masukkan Join Date

62. Pilih status karyawan

63. Masukan tanggal dimulainya kontrak 64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak

65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk penggajian

66. Masukkan nomor rekening karyawan

67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama bisa berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda 68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan

69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan 70. Masukkan nomor asuransi

71. Tentukan jatah kuota cuti

72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan

73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. 74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee

(12)

75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan

b. Upload data karyawan

Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne

menyediakan fitur dimana Anda bisa menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan.

3. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas 4. Klik Insert

5. Pilih Excel

6. Klik tombol SELECT

7. Klik tombol DOWNLOAD TEMPLATE 8. Buka file yang baru saja diunduh

9. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk merubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling

10. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda bisa mengisi data 11. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan

referensi sebagai berikut:

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil Dropdown refer to

cheat sheet

Abaikan

String number Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat Number number Angka bulat

(13)

String dd-mmm-yyyy

Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil String yyyy Tahun dengan format yyyy

Date dd-mmm-yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak wajib untuk diisi)

13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh

14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name sampai kolom terakhir

15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling.

16. Klik Tab Help

17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload 18. Copy password tersebut

19. Klik Tab Upload

20. Hover mouse Anda pada tab upload

21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu 22. Pilih Unprotect Sheet

23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password 24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste 25. Klik OK untuk melanjutkan

26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda bisa melakukan perubahan pada Tab Upload

27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut 28. Klik baris dibawahnya

29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula

30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan 31. Jika semua sudah ok, simpan file template

32. Pada aplikasi karyawan, klik upload

(14)

34. Klik upload

35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data

36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu diperbaiki

37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut

38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil dimasukkan

39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee 40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian

masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan

c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan

Pengisian Data Awal oleh HR Admin 1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Employee

3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas 4. Klik Self Services

5. Klik tombol ADD EMPLOYEE 6. Masukkan First Name 7. Masukkan Last Name 8. Masukkan Email Office 9. Masukkan Staff ID 10. Masukkan Job Title 11. Pilih Grade

12. Masukkan Join Date 13. Pilih Contract Status 14. Masukkan Start Date 15. Masukkan End Date 16. Masukkan Leave Quota

17. Masukkan Bank Name (jika sudah tersedia) 18. Masukkan Account Number (jika sudah tersedia) 19. Masukkan Account name (jika sudah tersedia)

(15)

20. Masukkan BPJS Kesehatan (jika sudah tersedia) 21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia) 22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia) 23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan

24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan

25. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon karyawan tersebut bisa mengisi tambahan informasi yang diperlukan

Calon Karyawan Mengisi Tambahan Informasi

1. Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima email dari sistem yang meminta Anda untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan

2. Buka email tersebut. Jika email tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek email tersebut.

3. Klik tombol HERE yang tersedia dalam email tersebut

4. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info sampai Experience Info

5. Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin)

6. Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda tidak memiliki nama belakang, berikan tanda -

7. Pilih gender (jika tidak tepat) 8. Masukkan nomor NPWP jika ada 9. Pilih status pajak

10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 11. Pilih agama

12. Masukkan tempat lahir 13. Masukkan tanggal lahir

14. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info 16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 17. Masukkan alamat sekarang

18. Masukkan nomor kontak 1 19. Masukkan nomor kontak 2 20. Masukkan email pribadi Anda 21. Masukan nomor kontak darurat 1 22. Masukkan nomor kontrak darurat 2

(16)

23. Masukan alamat kontak darurat

24. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info 26. Masukan Nama Ayah

27. Masukan Nama Ibu

28. Masukan status pernikahan

29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak

30. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info

32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education background 1

33. Pilih level pendidikan

34. Masukan nama lembaga pendidikan 35. Masukkan major atau jurusan

36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan

38. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu

39. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info

41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini

42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja 43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut 44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut

45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut

46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut

47. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu. 48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan.

49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih bisa melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi.

(17)

HR Admin Melakukan Validasi Data yang diisi oleh Calon Karyawan

1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan. 2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah

mengirimkan datanya.

3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya.

4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan. 5. Anda juga bisa mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda. 6. Pada sidebar menu, klik Master Data.

7. Klik Master Employee.

8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 9. Klik Self Service.

10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya.

11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi.

13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda bisa memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data.

14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan.

15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda bisa memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda bisa langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan.

16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data tersebut sebagai draf dan kirimkan email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut.

17. Klik Submit untuk melanjutkan.

18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan. 19. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon

(18)

Calon Karyawan Melakukan Revisi Data

1. Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan email dimana Anda bisa mengklik tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk melihat pesan dari HR Admin

2. Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin

3. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan

4. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih bisa melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi

HR Admin Melakukan Validasi Data dan Menjadikan Calon Karyawan sebagai Karyawan 1. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar

pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah direvisi oleh calon karyawan

2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan data yang telah direvisi

3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya

4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 5. Anda juga bisa mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda. 6. Pada sidebar menu, klik Master Data.

7. Klik Master Employee.

8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 9. Klik Self Service.

10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya.

11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi

13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda bisa sekali lagi memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat

14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan

15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda bisa memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan

(19)

untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda bisa langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan

16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda bisa memilih pilihan kedua. Simpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada kesalahan, Anda bisa terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut. 17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan

karyawan

18. Klik Submit untuk melanjutkan

19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan

d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan

Karyawan Melakukan Perubahan Data Pribadi

1. Sebagai karyawan, Anda bisa secara langsung melakukan pengkinian data Anda melalui dashboard Anda sendiri

2. Pada sidebar menu, klik Profile 3. Klik My Profile

4. Klik tombol Ikon bergambar pensil pada kanan atas 5. Lakukan perubahan yang diperlukan

6. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE CHANGES untuk melakukan penyimpanan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. 8. Perubahan membutuhkan validasi dari HR Admin

HR Admin Melakukan Validasi Data (Self Services)

1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada pengajuan perubahan data yang dilakukan oleh karyawan

2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengajukan perubahan data

3. Klik tombol Employee Update Data pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya

4. Anda akan melihat tampilan perbandingan data lama dan perubahan data yang diajukan 5. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi

(20)

6. Jika ada bagian yang tidak tepat, klik tombol REJECT

7. Berikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat

8. Jika semua ok, klik tombol YES untuk melanjutkan

9. Masuk kembali ke Master Data -> Master Employee -> Menu -> Self Services

10. Anda akan masuk ke daftar calon karyawan pada menu Self Services, klik tombol Action berwarna biru (Berbentuk orang dan tanda tambah) kemudian Anda akan melihat kembali data karyawan yang sudah diisi oleh karyawan tersebut dan klik Submit. 11. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda bisa memilih

untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda bisa langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan

12. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda bisa memilih pilihan kedua. Simpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada kesalahan, Anda bisa terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut. 13. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan

karyawan

14. Klik Submit untuk melanjutkan

15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan

e. Melihat Data Karyawan

3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan 4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut:

Nama Division Department Job Title Join Date Masa bakti Umur Grade Status karyawan Shift karyawan Team group Pendidikan terakhir Assessment Status sanksi Jatah cuti regular Unpaid leave

(21)

Jumlah mangkir Jumlah izin yang telah digunakan untuk tahun berjalan

Pada tab basic info First Name Last Name Gender Religion Place of Birth Date of Birth Nomor Identitas Staf Nomor BPJS Kesehatan Grade Nomor BPJS Ketenagakerjaan Nomor identitas Nomor NPWP Nomor asuransi Status Pajak Contact 1 Contact 2 Emergency Contact 1 Emergency Contact 2 Emergency Contact name Emergency Contact Relation Email pribadi Email kantor Alamat sekarang Origin address Emergency Address Informasi nama bank Rekening bank

Nama pemilik rekening

Pada tab Education Background Nama lembaga pendidikan Level pendidikan

Jurusan

Tahun dimulainya pendidikan Tahun berakhirnya pendidikan

Pada Tab Word Experience Nama perusahaan

Jabatan

Deskripsi pekerjaan

Tahun dimulainya pekerjaan Tahun berakhirnya pekerjaan

(22)

Pada Tab Job

Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan dimulainya pekerjaan

Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal berakhirnya kontrak, dan periode

Pada Tab Family Info Marital Status Spouse Name Nama Anak 1 Nama Anak 2 Nama Anak 3 Nama Ayah Nama Ibu

Pada Tab Assessment

Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal terakhir diperbaharuinya data assessment

Pada Tab Activity log

Informasi ketepatan waktu hadir (ontime) Informasi keterlambatan (late check in) Informasi pulang lebih awal (early check out) Informasi mangkir (absent)

Informasi hari libur (day off)

Pada Tab History

Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start Work, End Work dan Period

Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period Informasi history grade seperti grade, start, end dan period

Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test date Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period

(23)

f. Mengunduh Data Karyawan

1. Pada sidebar menu, klik Master Data. 2. Klik Master Employee.

3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 4. Klik Export.

5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin masukkan ke dalam daftar yang akan diunduh

6. Anda bisa menggunakan kotak pencarian yang tersedia pada setiap kolom untuk mencari karyawan berdasarkan parameter Staff ID, First Name, Last Name, Division, Department, dan Job Title

7. Anda bisa mengklik tombol SELECT ALL untuk memasukkan semua karyawan ke dalam daftar yang akan diunduh

8. Klik tombol EXPORT untuk mengunduh data karyawan yang telah dipilih 9. Buka dokumen yang baru saja diunduh

g. Deaktivasi Karyawan

Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau meninggal bisa dideaktivasikan dari aplikasi. Karyawan yang telah di-deaktivasikan masih terhitung sebagai karyawan yang dihitung pada saat tanggal penagihan. Ikuti langkah berikut:

3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan dideaktivasikan

4. Klik Inactivate employee

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan secara permanen

6. Pilih “No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED) 7. Klik tombol INACTIVATE untuk melanjutkan

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah di-deaktivasikan

(24)

9. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data master employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak berwarna merah. 10. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak

pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah deaktivasikan.

h. Menghapus Data Karyawan

Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal. Ikuti langkah berikut:

3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan dideaktivasikan

4. Klik Inactivate employee

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan secara permanen

6. Pilih “Yes (All Related Data will be DELETED)” 7. Klik tombol INACTIVATE untuk melanjutkan

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dihapus

5. Menggunakan Mesin Pencarian

Agar Anda bisa secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi sebagai berikut: a. Umur b. Grade c. Shift d. Division e. Department f. Job Title g. Position h. Team i. Contract j. Leave

(25)

k. Absent l. Permission

Untuk menggunakan mesin pencarian, ikuti langkah panduan berikut:

1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas 2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih satu parameter pencarian

atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus

3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris yang memiliki tanda plus

4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age)

5. Anda bisa menambahkan parameter apabila diperlukan untuk mengerucutkan hasil pencarian

6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris 7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan /

atau at least dengan deskripsi sebagai berikut:

Is Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi Is not Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan

kondisi

Between Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi

At most Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah kondisi At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi In Days Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari In Weeks Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu In Months Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun

6. Master Division

a. Membuat Master Division

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Division

(26)

3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT 4. Masukkan nama Division

5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Master Division baru telah berhasil dibuat

7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data Master Division

b. Mengedit Master Division

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris Master Division yang ingin dirubah

4. Lakukan perubahan

5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

c. Menghapus Division

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama division yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus division tersebut

5. Klik Delete untuk menghapus

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya bisa dihapus apabila division

tersebut tidak digunakan

7. Master Department

a. Membuat master department

(27)

2. Klik Master Department 3. Klik tombol ikon INSERT

4. Pada dropdown menu division, pilih division 5. Masukkan nama department

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master department baru telah berhasil dibuat

8. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master department

b. Mengedit Master Department

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Department

3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris master department yang ingin dirubah

c. Menghapus Master Department

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Department

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama department yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus department tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya bisa dihapus apabila

(28)

8. Master Job Title

a. Membuat Master Job Title

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Job Title

3. Klik tombol ikon INSERT 4. Pilih department

5. Pilih Position

6. Masukkan nama Job Title

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job title baru telah berhasil dibuat

9. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master job title

b. Mengedit Master Job Title

3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris master job title yang ingin dirubah

c. Menghapus Job Title

3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris nama job title yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus job title tersebut

(29)

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan

d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur

3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses

pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement 5. Kotak bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya

6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut

7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak tersebut berubah menjadi merah

8. Lepaskan tombol mouse Anda

9. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan

10. Klik OK untuk melanjutkan

11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan 12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka persetujuan

atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang berada di atas Job Title yang kosong tersebut

13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga memindahkan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement yang masih dalam proses

14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan

e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi

3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses

(30)

5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih

6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih Position, dan mengisi nama Job Title

7. Pilih Department 8. Pilih Position

9. Masukkan nama Job Title

11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru saja Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas

12. Kotak tersebut bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin.

13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut

14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak dibawah berubah menjadi merah

15. Lepaskan tombol mouse Anda

18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut

f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi

3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin rubah

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih Position, dan mengisi nama Job Title

6. Lakukan perubahan yang diperlukan

7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan 8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin

melakukan perubahan 9. Klik Ok untuk melanjutkan

(31)

g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

2. Klik Master Job Title

3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus

5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus data tersebut

7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya bisa dihapus apabila Job Title tersebut memang tidak digunakan

h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi

3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan dari bagan

organisasi

5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melepas job title tersebut dari struktur organisasi

7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement untuk job title itu sendiri

8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai bawahan kotak job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan kotak job title yang dilepaskan tersebut

9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job title tersebut memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement masing-masing.

(32)

9. Master Position

Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda bisa merubah nama master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di perusahaan Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan pengajuan cuti, izin, ganti hari dan lembur. Posisi yang lebih tinggi bisa melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Position

3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Master Position yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan

5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan

10. Master Team Group

Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang bisa mewakili pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak bisa mengakses aplikasi

a. Membuat Master Team Group

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Team Group

3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert 4. Masukkan nama team group

5. Masukkan deskripsi

6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil ditambahkan

b. Mengedit Master Team Group

(33)

2. Klik Master Team Group

3. Klik ikon bergambar pensil untuk melakukan perubahan 4. Lakukan perubahan yang diperlukan

5. Jika semua sudah ok, klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan

c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group

Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain

3. Klik icon gambar orang

4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor

5. Anda bisa langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama

6. Pilih sebuah nama

7. Klik tombol Set as Supervisor

8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola

9. Klik icon gambar orang

10. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh Supervisor

11. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group

12. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil ditambahkan

(34)

d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group 1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Team Group

3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengeluarkan orang dari kelompok tersebut

4. Klik pada baris nama karyawan yang akan dikeluarkan dari Team Group 5. Klik tombol DELETE SELECTED

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil dikeluarkan dari Team Group

e. Mengganti Supervisor Master Team Group

3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengganti Supervisor Team Group tersebut

4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor

5. Anda bisa langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama

6. Pilih sebuah nama

7. Klik tombol Set as Supervisor

8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola

f. Menghapus Master Team Group

(35)

3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris nama Team Group yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus nama team group tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya bisa dihapus apabila Team Group tersebut tidak digunakan

11. Master Grade

Dengan Master Grade, Anda bisa memberikan label tingkat Compensation dan Benefit yang Anda berikan kepada karyawan.

a. Membuat Master Grade

1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Grade

3. Klik Insert

4. Masukkan nama grade 5. Masukkan deskripsi

6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Grade

3. Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan

(36)

c. Menghapus Master Grade

3. Klik tombol icon Delete pada grade yang Anda ingin hapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus grade tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya bisa dihapus apabila Grade tersebut

tidak digunakan

12. Master Allowance

a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Allowance

3. Klik Insert

4. Masukkan nama allowance 5. Klik Add untuk menyimpan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru tersebut telah berhasil ditambahkan

7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance yang Anda ingin rubah

9. Klik Change untuk menyimpan perubahan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil dirubah

11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda ingin hapus

(37)

12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus allowance tersebut

14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil dihapus

b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Allowance

3. Klik Insert

(38)

c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

2. Klik Master Allowance 3. Klik Insert

d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan

Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) kepada karyawan

 Shift Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan  Fixed allowance tidak dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan  Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan

(39)

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Employee

3. Klik icon gambar orang pada baris nama karyawan yang Anda ingin atur tunjangan tidak tetapnya

4. Pada dropdown menu yang muncul, klik Allowance

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa mengatur Shift Allowance (Tunjangan Shift), melihat status apakah Fixed Allowance (tunjangan tetap) telah disediakan, dan mengatur Allowance (tunjangan tidak tetap)

6. Klik tombol ADD SHIFT ALLOWANCE untuk menambah allowance 7. Pilih jenis shift

8. Masukkan nilai tunjangan 9. Klik icon disket untuk menyimpan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan

11. Anda bisa menambahkan jenis tunjangan lainnya

12. Klik tombol ADD ALLOWANCE untuk memberikan tunjangan tidap tetap kepada karyawan tersebut

13. Pilih jenis tunjangan tidak tetap 14. Masukkan nilai tunjangan

15. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan

16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan

17. Perlu Anda ketahui bahwa alokasi Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dilakukan melalui akses Finance Admin

13. Master Shift

(40)

 Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll

a. Membuat Master Shift

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift

3. Untuk membuat shift baru, klik tombol INSERT 4. Berikan nama untuk shift baru tersebut

5. Pada bagian Workdays, tentukan apakah hari kerja akan dihitung secara dinamis berdasarkan jumlah hari kerja sesungguhnya atau tetap terlepas jumlah hari kerja pada setiap bulan.

6. Tentukan apakah waktu kerja shift masih berlaku pada hari libur

7. Tentukan waktu untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari 8. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat

9. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan 10. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit 11. Tentukan waktu dimulainya istirahat

12. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit

13. Jika semua sudah ok, klik ADD untuk menyimpan shift

14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat

b. Mengedit Master Shift

3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan

(41)

c. Menghapus Master Shift

3. Klik Shift

4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus

5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Shift tersebut

6. Klik DELETE untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan 8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak bisa dihapus

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift

3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin memasukkan karyawan ke dalam shift tersebut

4. Klik tombol ADD EMPLOYEE

5. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris nama karyawan tersebut

6. Klik tombol ADD TO SHIFT

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan ke dalam shift tersebut

e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift

(42)

3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin mengeluarkan karyawan dari shift tersebut

4. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama karyawan tersebut

5. Klik tombol DELETE SELECTED

6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut

7. Klik DELETE untuk melanjutkan

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan ke dalam shift tersebut

14. Master Shift Pattern

a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift Pattern

3. Klik tombol SETTING PATTERN SHIFT untuk mengatur pola shift mingguan 4. Jika Anda ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode yang ditunjukkan,

pilih YES

5. Klik APPLY untuk melanjutkan

6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan

7. Klik YES untuk melanjutkan

9. Sebaliknya, jika Anda tidak ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode yang ditunjukkan, pilih NO

10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa melakukan rotasi shift dengan menempatkan sebuah shift pada shift yang berbeda atau bahkan sama.

11. Klik tombol REFERENCE SHIFT TIME untuk melihat waktu kerja dari semua shift untuk memandu Anda dalam melakukan rotasi shift

(43)

12. Untuk melakukan rotasi, klik pada sebuah shift dalam Shift List, tahan mouse Anda, tempatkan shift tersebut pada kolom di kanan nama shift yang akan menjadi jadwal untuk shift yang dirotasikan tersebut

13. Lakukan untuk shift lainnya jika perlu

14. Jika semua sudah ok, klik tombol APPLY untuk menyimpan perubahan

15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan

16. Klik YES untuk melanjutkan

b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah

Periode Mingguan

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift Pattern

3. Gunakan tombol panah kiri dan kanan untuk mencari tanggal hari kerja tertentu 4. Untuk melakukan perubahan, klik pada sebuah shift yang sudah ditempatkan, tahan

mouse Anda, tempatkan shift tersebut pada baris yang berbeda

6. Klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan

15. Master Shift Roster

a. Membuat Roster List Baru

1. Pada Sidebar Menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift Roster

3. Pilih tombol New List pada bagian sebelah kanan atas untuk menambahkan nama Roster

4. Masukkan nama Roster 5. Klik ADD untuk melanjutkan

(44)

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa nama Roster telah berhasil dibuat

b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster

1. Pada Sidebar Menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift Roster

3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.

4. Klik tombol Add Employee

5. Pilih karyawan yang akan digolongkan ke shift roster dengan mengklik baris nama karyawan tersebut

6. Jika sudah ok, klik Add To List

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan karyawan telah berhasil dilakukan

c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift Roster

3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.

4. Anda akan melihat daftar karyawan yang sudah masuk ke dalam Roster tersebut. 5. Pilih nama karyawan yang ingin anda hapus

6. Klik Delete Selected

7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus karyawan dari Roster tersebut

8. Klik Yes untuk menghapus karyawan dari Roster

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

d. Merubah Nama Roster

(45)

3. Klik tombol icon bergambar pensil pada baris nama Shift Roster yang Anda ingin rubah

4. Lakukan perubahan yang dibutuhkan

5. Klik Edit untuk menyimpan perubahan nama Roster

e. Menghapus Roster

3. Klik tombol icon bergambar silang (x) berwarna merah pada baris nama Shift Roster yang Anda ingin hapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Roster tersebut

5. Klik Yes untuk menghapus Roster List

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster

3. Pada Shift Roster Detail, pilih list berdasarkan roster list yang sudah Anda buat sebelumnya

4. Pilih bulan dan tahun sesuai dengan kebutuhan anda 5. Klik Load Data

6. Anda dapat melakukan perubahan Waktu Shift Roster pada tampilan yang menyerupai program Ms. Excel

7. Arahkan pointer Anda ke kanan untuk mengatur waktu kerja berdasarkan tanggal. 8. Tampilan angka pada tabel bagian atas merupakan tanggal untuk bulan yang sudah

ada pilih sebelumnya. Sebagai informasi Anda hanya dapat mengatur Shift Roster tersebut pada tanggal yang akan datang.

9. Pilih jadwal shift kerja pada tanggal yang ingin anda dengan klik tombol Dropdown di sebelah kanan