PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 25/10/17

(1)

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE

UPDATED 25/10/17

(2)

DAFTAR ISI

A. Kontak ... 6

B. Human Resource Information System ... 6

1. Melakukan registrasi ... 6

2. Dashboard ... 7

3. Menu Master Employee ... 9

a. Insert data karyawan melalui formulir ... 9

b. Upload data karyawan ... 12

c. Melihat Data Karyawan ... 14

d. Deaktivasi Karyawan ... 17

e. Menghapus Data Karyawan ... 18

4. Menggunakan Mesin Pencarian ... 18

4. Master Division ... 20

a. Membuat Master Division ... 20

b. Mengedit Master Division ... 20

c. Menghapus Division ... 20

5. Master Department ... 21

a. Membuat master department ... 21

b. Mengedit Master Department ... 21

c. Menghapus Master Department ... 21

6. Master Job Title ... 22

a. Membuat Master Job Title ... 22

b. Mengedit Master Job Title ... 22

c. Menghapus Job Title ... 23

d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur .... 23

e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ... 24

f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi ... 25

g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ... 26

h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi ... 26

7. Master Position ... 27

8. Master Team Group ... 27

a. Membuat Master Team Group ... 27

a. Mengedit Master Team Group ... 28

(3)

c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group ... 29

d. Menghapus Master Team Group ... 31

9. Master Grade ... 31

a. Membuat Master Grade ... 31

b. Mengedit Master Grade ... 31

c. Menghapus Master Grade ... 32

10. Master Allowance ... 32

a. Membuat Master Allowance ... 32

b. Mengedit Master Allowance ... 33

c. Menghapus Master Allowance ... 34

d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan ... 34

11. Master Shift ... 35

a. Membuat Master Shift ... 35

b. Mengedit Master Shift ... 36

c. Menghapus Master Shift ... 36

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ... 36

e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift ... 37

12. Master Event & Holiday ... 38

a. Membuat Master Event dan Holiday ... 38

b. Mengedit Master Event dan holiday ... 38

c. Menghapus Master Event dan Holiday ... 39

13. Master Contract ... 39

a. Membuat Master Contract ... 39

b. Mengedit Master Contract ... 40

c. Menghapus Master Contract ... 40

d. Memperbaharui kontrak ... 41

14. Master Letter ... 41

a. Membuat Master Letter ... 41

b. Mengedit Master Letter ... 42

c. Menghapus Master Letter ... 42

d. Melakukan pengiriman Letter ... 42

15. Master Leave ... 43

a. Membuat Master Leave ... 43

b. Mengedit Master Leave ... 44

c. Menghapus master Leave ... 44

d. Mengatur jatah cuti reguler ... 44

e. Melakukan pengajuan cuti ... 45

f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan) ... 45

(4)

16. Melakukan Demo Permission ... 47

a. Membuat Master Permission ... 48

b. Mengedit Master Permission ... 48

c. Menghapus Master Permission ... 49

d. Melakukan Pengajuan Izin ... 49

e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ... 50

f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ... 51

g. Melakukan pengajuan izin melalui smartphone ... 51

h. Melakukan persetujuan atau penolakan izin melalui smartphone (oleh

atasan) ... 51

17. Replacement ... 51

a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh

atasan) ... 51

b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh

Admin HR) ... 52

18. Overtime ... 52

a. Membuat Master Overtime ... 53

b. Mengedit Master Overtime ... 54

c. Menghapus Master Overtime ... 54

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime ... 54

e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime ... 55

f. Mengajukan Lembur ... 55

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) ... 56

h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh admin HR) ... 57

19. Assessment ... 58

a. Membuat Master Assessment ... 58

b. Mengedit Master Assessment ... 59

c. Menghapus Master Assessment ... 59

d. Memberikan assessment kepada karyawan ... 59

20. Help Desk ... 59

21. Data Kehadiran ... 60

a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya ... 60

b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel ... 61

22. Memasukkan data kehadiran melalui excel ... 62

23. Melakukan Validasi Data Kehadiran ... 62

a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ... 63

b. Melakukan Validasi Data Absensi ... 63

24. Report ... 65

(5)

(6)

A. Kontak

Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan

(typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan memberikan masukan

kepada:

Protus Tanuhandaru

ptanuhandaru@progresstech.co.id

B. Human Resource Information System

1. Melakukan registrasi

• Klik create account melalui link

• Pada halaman registrasi, isi nama perusahaan

• Masukan alamat perusahaan

• Masukan industri perusahaan • Masukan jumlah karyawan

• Masukan nama kota

• Masukan Negara

• Masukan Zip Code

• Masukan nomor telpon

• Klik Continue untuk melanjutkan ke bagian Account & Billing Info • Masukan alamat email

• Masukan password. Minimal 6 digit • Konfirmasikan password Anda

• Masukan nama depan

• Masukan nama belakang

• Jika Anda ingin menggunakan informasi perusahaan untuk penagihan, centang disini

• Sebaliknya, Anda bisa mengisi alamat, kota, Negara, zip dan nomor telpon yang bisa dihubungi

(7)

• Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang meminta Anda untuk mengkonfirmasikan alamat email Anda

• Anda akan secara otomatis dialihkan ke halaman utama KaryaOne

• Check inbox email Anda yang Anda gunakan untuk registrasi guna melakukan konfirmasi email

• Klik disini untuk melakukan konfirmasi

2. Dashboard

Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat tindak lanjut

Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk

menanggung invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne Employee

Number

Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem (termasuk karyawan yang telah di-deaktivasikan)

Leave Approval

Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti Overtime

Approval

Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti Replacement

Approval

Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti Permission

Approval

Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti Sanction

Approval

(8)

Employee Rate Late Chart

Tingkat total keterlambatan dalam satuan menit

Employee Late Rate Table

Total keterlambatan dalam satuan menit untuk setiap karyawan. Jumlah keterlambatan

Absent Rate Month on Month

Jumlah mangkir bulanan

Attendance Status

Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak berbayar, izin berbayar, izin tidak berbayar, hadir, dan mangkir Attendance

Indifference

Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out Employee

birthday This Month

Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan

Contract End Soon

Kontrak karyawan yang akan habis Employee on

Sanction

Karyawan yang terkena sanksi Pending

Permission Request From Superordinate

• Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui • Diagram Pie untuk status izin

• Tabel izin yang harus ditindaklanjuti

Pending Leave

Request From Superordinate

• Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui • Diagram Pie untuk status Cuti

(9)

3. Menu Master Employee

a. Insert data karyawan melalui formulir

1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title

2. Pada sidebar menu, klik Master Data 3. Klik Master Employee

4. Klik Insert

5. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info sampai employee info

6. Isi field first name 7. Isi field last name 8. Pilih gender

9. Masukkan nomor NPWP 10. Pilih status pernikahan

11. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 12. Pilih agama

13. Masukkan tempat lahir 14. Masukkan tanggal lahir

15. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 16. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info 17. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 18. Masukkan alamat sekarang

19. Masukkan nomor kontak 1 20. Masukkan nomor kontak 2 21. Masukkan email pribadi karyawan 22. Masukan nomor kontak darurat 1 23. Masukkan nomor kontrak darurat 2 24. Masukan alamat kontak darurat

25. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 26. Sekarang anda akan memasukkan data family info

(10)

27. Masukan Nama Ayah 28. Masukan Nama Ibu

29. Masukan status pernikahan karyawan

30. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak

31. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 32. Sekarang anda akan memasukkan data education info

33. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education background 1

34. Pilih level pendidikan

35. Masukan nama lembaga pendidikan 36. Masukkan major atau jurusan

37. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 38. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan

39. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu 40. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan

41. Sekarang anda akan memasukkan data experience info

42. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini

43. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja 44. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut 45. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut

46. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut

47. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut

48. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu

(11)

49. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 50. Sekarang anda akan memasukkan data employee info

51. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping kanan

52. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses dashboard karyawan

53. Pilih grade 54. Pilih Division 55. Pilih Department 56. Pilih Job Title

57. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title 58. Masukkan Join Date

59. Pilih status karyawan

60. Masukan tanggal dimulainya kontrak 61. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak

62. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk penggajian

63. Masukkan nomor rekening karyawan

64. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama bisa berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda

65. Masukkan nomor BPJS Kesehatan 66. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan 67. Masukkan nomor asuransi

68. Tentukan jatah kuota cuti

69. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan

70. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. 71. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master

(12)

72. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan

b. Upload data karyawan

Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne menyediakan fitur dimana Anda bisa menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan.

3. Klik download template

4. Buka file yang baru saja diunduh

5. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk merubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling

6. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda bisa mengisi data

7. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan referensi sebagai berikut:

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil Dropdown refer to

cheat sheet

Abaikan

String number Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat

Number number Angka bulat

Text free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

(13)

yyyy

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

String yyyy Tahun dengan format yyyy

Date dd-mmm-yyyy

Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

8. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau

optional (tidak wajib untuk diisi)

9. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh

10. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name sampai kolom terakhir

11. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling. 12. Klik Tab Help

13. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload 14. Copy password tersebut

15. Klik Tab Upload

16. Hover mouse Anda pada tab upload

17. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu 18. Pilih Unprotect Sheet

19. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password

20. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste

21. Klik OK untuk melanjutkan

22. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda bisa melakukan perubahan pada Tab Upload

23. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut

(14)

25. Lakukan paste untuk menduplikasi formula

26. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan 27. Jika semua sudah ok, simpan file template

28. Pada aplikasi karyawan, klik upload

29. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan 30. Klik upload

31. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data

32. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu diperbaiki

33. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut

34. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil dimasukkan

35. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee

36. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan

c. Melihat Data Karyawan

3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan 4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut:

Nama Division Department Job Title Join Date Masa bakti Umur Grade Status karyawan Shift karyawan Team group Pendidikan terakhir

(15)

Assessment Status sanksi Jatah cuti regular Unpaid leave

Jumlah mangkir Jumlah izin yang telah digunakan untuk tahun berjalan

Pada tab basic info First Name Last Name Gender Religion Place of Birth Date of Birth

Nomor Identitas Staf Nomor BPJS Kesehatan Grade Nomor BPJS Ketenagakerjaan Nomor identitas Nomor NPWP Nomor asuransi Status Pajak Contact 1 Contact 2 Emergency Contact 1 Emergency Contact 2 Emergency Contact name Emergency Contact Relation Email pribadi Email kantor Alamat sekarang Origin address Emergency Address Informasi nama bank Rekening bank

Nama pemilik rekening

Pada tab Education Background Nama lembaga pendidikan

Level pendidikan Jurusan

Tahun dimulainya pendidikan Tahun berakhirnya pendidikan Pada Tab Word Experience

(16)

Nama perusahaan Jabatan

Deskripsi pekerjaan

Tahun dimulainya pekerjaan Tahun berakhirnya pekerjaan Pada Tab Job

Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan dimulainya pekerjaan

Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal berakhirnya kontrak, dan periode

Pada Tab Family Info Marital Status Spouse Name Nama Anak 1 Nama Anak 2 Nama Anak 3 Nama Ayah Nama Ibu

Pada Tab Assessment

Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal terakhir diperbaharuinya data assessment

Pada Tab Activity log

Informasi ketepatan waktu hadir (ontime) Informasi keterlambatan (late check in) Informasi pulang lebih awal (early check out) Informasi mangkir (absent)

(17)

Pada Tab History

Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start Work, End Work dan Period

Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period Informasi history grade seperti grade, start, end dan period

Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test date

Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period

Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan tersebut

d. Deaktivasi Karyawan

Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau meninggal bisa dideaktivasikan dari aplikasi.

Ikuti langkah berikut:

3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan dideaktivasikan

4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan secara permanen

5. Pilih “No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED) 6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah di-deaktivasikan

(18)

8. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data master employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak berwarna merah.

9. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah deaktivasikan.

e. Menghapus Data Karyawan

Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal. Ikuti langkah berikut:

3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan dihapus 4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus

data karyawan secara permanen

5. Pilih “Yes (All Related Data will be DELETED)” 6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dihapus

4. Menggunakan Mesin Pencarian

Agar Anda bisa secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi sebagai berikut:

a. Umur b. Grade c. Shift d. Division e. Department f. Job Title

(19)

g. Position h. Team i. Contract j. Leave k. Absent l. Permission Untuk menggunakan, ikuti langkah panduan berikut:

1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas

2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih satu parameter pencarian atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus 3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris

yang memiliki tanda plus

4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age) 5. Anda bisa menambahkan parameter apabila diperlukan untuk

mengerucutkan hasil pencarian

6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris

7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan / atau at least dengan deskripsi sebagai berikut:

Is Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi

Is not Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan

kondisi

Between Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi At most Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah

kondisi

At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi

In Days Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari In Weeks Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu In Months Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun

(20)

4. Master Division

a. Membuat Master Division

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Division

3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT 4. Masukkan nama Division

5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa

Master Division baru telah berhasil dibuat

7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data Master Division

b. Mengedit Master Division

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris Master Division yang ingin dirubah

4. Lakukan perubahan

5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa

perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Division

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama division yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus division tersebut

(21)

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya bisa dihapus apabila division tersebut tidak digunakan

5. Master Department

a. Membuat master department

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Department

3. Klik tombol ikon INSERT

4. Pada dropdown menu division, pilih division 5. Masukkan nama department

6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master department baru telah berhasil dibuat

8. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master department

b. Mengedit Master Department

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Department

3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris master department yang ingin dirubah

perubahan telah berhasil dilakukan

c. Menghapus Master Department

(22)

2. Klik Master Department

3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama department yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus department tersebut

5. Klik Delete untuk menghapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya bisa dihapus apabila department tersebut tidak digunakan

6. Master Job Title

a. Membuat Master Job Title

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Job Title

3. Klik tombol ikon INSERT 4. Pilih department

5. Pilih Position

6. Masukkan nama Job Title

7. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job title baru telah berhasil dibuat

9. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master job title

b. Mengedit Master Job Title

3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris master job title yang ingin dirubah

(23)

perubahan telah berhasil dilakukan

c. Menghapus Job Title

3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris nama job title yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus job title tersebut

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan

d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

2. Klik Master Job Title

3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi

4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement

5. Kotak bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya

6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut

7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak tersebut berubah menjadi merah

(24)

8. Lepaskan tombol mouse Anda

9. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan

11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan 12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka

persetujuan atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang berada di atas Job Title yang kosong tersebut

13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga memindahkan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement yang masih dalam proses

14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan

e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement

5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih 6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department,

memilih Position, dan mengisi nama Job Title 7. Pilih Department

8. Pilih Position

9. Masukkan nama Job Title

10. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title

(25)

12. Kotak tersebut bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin.

13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut

14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak dibawah berubah menjadi merah

15. Lepaskan tombol mouse Anda

16. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan

18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut

f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin rubah 5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department,

memilih Position, dan mengisi nama Job Title 6. Lakukan perubahan yang diperlukan

7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan 8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang

ingin melakukan perubahan 9. Klik Ok untuk melanjutkan

(26)

g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus 5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang

ingin menghapus data tersebut 6. Klik OK untuk melanjutkan

7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya bisa dihapus apabila Job Title tersebut memang tidak digunakan

h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan dari bagan organisasi

5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melepas job title tersebut dari struktur organisasi

7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement untuk job title itu sendiri

8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai bawahan kotak job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan kotak job title yang dilepaskan tersebut

9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job

(27)

jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement masing-masing.

7. Master Position

Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda bisa merubah nama master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di perusahaan Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan cuti, izin dan lembur. Posisi yang lebih tinggi bisa melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Position

3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama master position yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan

5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

8. Master Team Group

Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang bisa mewakili pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak bisa mengakses aplikasi

a. Membuat Master Team Group

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Team Group

3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert 4. Masukkan nama team group

5. Masukkan deskripsi

(28)

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil ditambahkan

a. Mengedit Master Team Group 1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Team Group

b. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group

Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Team Group

3. Klik icon gambar orang

4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor

5. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama

6. Pilih sebuah nama

7. Klik tombol Set as Supervisor

8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola

10. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader

11. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama

(29)

13. Klik tombol Set as Leaders

14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola

15. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain

16. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group 17. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group

untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola 18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah

berhasil ditambahkan

c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

2. Klik Master Team Group

3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert 4. Masukkan nama team group

5. Masukkan deskripsi

6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil ditambahkan

8. Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain

(30)

11. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama

13. Klik tombol Set as Supervisor

14. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola

16. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader

17. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama

19. Klik tombol Set as Leaders

20. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola

21. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain

22. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group 23. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group

untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola 24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah

berhasil ditambahkan

25. Untuk menghapus nama karyawan dari group, klik baris nama karyawan 26. Klik tombol Delete Selected

27. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama karyawan tersebut telah berhasil dikeluarkan dari group

(31)

d. Menghapus Master Team Group 1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Team Group

3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris nama Team Group yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus nama team group tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya bisa dihapus apabila

Team Group tersebut tidak digunakan

9. Master Grade

Dengan Master Grade, Anda bisa memberikan label tingkat Compensation dan Benefit yang Anda berikan kepada karyawan.

a. Membuat Master Grade

1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Grade

3. Klik Insert

4. Masukkan nama grade 5. Masukkan deskripsi

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Grade

(32)

5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil

dilakukan

c. Menghapus Master Grade

3. Klik tombol icon Delete pada grade yang Anda ingin hapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus grade tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya bisa dihapus apabila Grade

tersebut tidak digunakan

10. Master Allowance

a. Membuat Master Allowance

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Allowance

3. Klik Insert

4. Masukkan nama allowance 5. Klik Add untuk menyimpan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru tersebut telah berhasil ditambahkan

7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama

allowance yang Anda ingin rubah

(33)

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil dirubah

11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda ingin hapus

12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus allowance tersebut

14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil dihapus

b. Mengedit Master Allowance

3. Klik Insert

9. Klik Change untuk menyimpan perubahan

(34)

c. Menghapus Master Allowance

3. Klik Insert

9. Klik Change untuk menyimpan perubahan

d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

2. Klik Master Employee

3. Klik icon panah dengan arah yang berlawanan pada baris nama karyawan yang Anda ingin atur tunjangannya

4. Klik tombol Add Shift Allowance untuk menambah allowance 5. Pilih jenis shift

6. Masukkan nilai tunjangan

(35)

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan

9. Anda bisa menambahkan jenis tunjangan lainnya

10. Untuk merubah informasi sebuah shift, klik field dimana Anda ingin membuat perubahan

12. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan

11. Master Shift

• Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi. • Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll

a. Membuat Master Shift

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift

3. Klik Shift

4. Untuk membuat shift baru, klik Insert

5. Tentukan waktu disini untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari 6. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat

7. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan 8. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit 9. Tentukan waktu dimulainya istirahat

10. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit 11. Masukkan nama shift

12. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan shift

(36)

b. Mengedit Master Shift

3. Klik Shift

4. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin dirubah 5. Lakukan perubahan yang diperlukan

6. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat

c. Menghapus Master Shift

3. Klik Shift

4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus

5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Shift tersebut

6. Klik DELETE untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak bisa dihapus

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

2. Klik Master Shift 3. Klik shift

(37)

4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin memasukkan karyawan

5. Klik tombol Add Employee

6. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris nama karyawan tersebut

7. Klik tombol Add to Shift

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan ke dalam shift tersebut

e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift 1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Shift

3. Klik shift

4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin mengeluarkan karyawan dari shift tersebut

5. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama karyawan tersebut

6. Klik tombol DELETE SELECTED

7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan ke dalam shift tersebut

(38)

12. Master Event & Holiday

• Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur • Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne • Cuti bersama mengurangi jatah cuti

a. Membuat Master Event dan Holiday 1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Event and Holiday

3. Untuk menambahkan event atau holiday baru, klik tombol Insert 4. Masukkan nama Event atau Holiday

5. Pilih jenis hari libur 6. Pilih tanggal

7. Masukkan deskripsi jika perlu

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil ditambahkan

b. Mengedit Master Event dan holiday 1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Event and Holiday 3. Klik event atau holiday yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan

(39)

c. Menghapus Master Event dan Holiday 1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Event and Holiday

3. Klik event atau holiday yang ingin dihapus 4. Klik tombol icon Delete

5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus event atau holiday tersebut

6. Klik Delete untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil dihapus

13. Master Contract

• Master Contract berguna untuk membantu pengguna untuk memperbaharui kontrak karyawan yang kadaluarsa dengan menggunakan kontrak siap saji yang disimpan di aplikasi • Template kontrak bisa di-copy paste ke Microsoft Word

a. Membuat Master Contract

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Contract

(40)

4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status 5. Masukan angka period

6. Pilih period type

7. Masukkan nama kontrak 8. Masukkan konten kontrak

9. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil dibuat

b. Mengedit Master Contract

3. Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin rubah

5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan

c. Menghapus Master Contract

3. Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Contract tersebut

(41)

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

d. Memperbaharui kontrak

3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert

4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status 5. Masukan angka period

6. Untuk mengedit sebuah template kontrak, klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin rubah

7. Untuk menghapus sebuah template kontrak, klik tombol icon silang pada baris 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template telah berhasil dihapus

14. Master Letter

a. Membuat Master Letter

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Letter

3. Untuk membuat Letter baru, klik Insert 4. Masukkan nama Letter

5. Masukkan Template Subject 6. Masukkan konten

7. Pilih type

(42)

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan letter baru telah berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Letter

3. Klik tombol icon pensil pada baris letter yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan

5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan

c. Menghapus Master Letter

3. Klik tombol icon Delete pada letter yang Anda ingin hapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus letter tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter telah berhasil dihapus

d. Melakukan pengiriman Letter 1. Pada sidebar menu, klik Letter

2. Untuk mengirim sebuah surat kepada karyawan, klik Send Letter

3. Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose

(43)

4. Pilih penerima

5. Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan surat yang Anda pilih

6. Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut.

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah berhasil dikirimkan kepada penerima surat tersebut

15. Master Leave

• Jatah cuti langsung terpotong secara otomatis • Cuti tidak berbayar berpengaruh pada payroll

• Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori yang ada

• Karyawan bisa melakukan pengajuan melalui smartphone

a. Membuat Master Leave

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Leave

3. Klik Insert

4. Masukkan nama leave 5. Masukkan regulation 6. Pilih type

7. Masukkan jumlah quota

8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file 9. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan

(44)

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Leave

3. Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah 4. Lakukan perubahan

c. Menghapus master Leave

3. Klik tombol icon Delete pada leave yang Anda ingin hapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus leave tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus

d. Mengatur jatah cuti reguler

3. Untuk merubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada barus cuti regular

(45)

4. Anda bisa merubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah karyawan

5. Lakukan perubahan yang diperlukan

6. Jika semua sudah ok, klik tombol icon bergambar disket pada baris nama tersebut

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

8. Jika Anda melakukan perubahan untuk beberapa karyawan sekaligus, Anda bisa menggunakan tombol Save All.

e. Melakukan pengajuan cuti

1. Pada sidebar menu, klik Attendance 2. Klik Leave

3. Klik Leave application 4. Pilih jenis leave

5. Pilih duration 6. Pilih tanggal cuti

7. Masukkan deskripsi alasan cuti 8. Klik Submit untuk menyimpan

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil dilakukan

f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan) 1. Pada sidebar menu, klik attendance

2. Klik Leave

(46)

4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik

icon pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat

5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan cuti tersebut 6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut

7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris pengajuan cuti yang Anda ingin setujui

8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui pengajuan cuti tersebut

9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti

10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut

11. Berikan catatan jika perlu

12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui

14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti yang Anda ingin tolak

15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak pengajuan cuti tersebut

16. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut

17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut

(47)

g. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh Admin HR) 1. Pada sidebar menu, klik Attendance

2. Klik Leave

3. Klik Leave Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama karyawan yang mengajukan cuti

5. Klik Close

6. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama karyawan yang mengajukan cuti

7. Masukkan alasan penolakan pengajuan cuti jika perlu 8. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil ditolak

10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris nama karyawan yang mengajukan cuti

11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan cuti jika perlu 12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui

16. Melakukan Demo Permission

• Notifikasi email dan dashboard • Jatah izin 3 kali dalam sebulan

(48)

• Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori yang ada

a. Membuat Master Permission

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Permission

3. Untuk membuat Permission baru, klik Insert 4. Masukkan nama Permission

5. Tentukan regulation 6. Centang durasi

7. Masukan kuota jumlah hari

8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file untuk permission 9. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan permission baru telah berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Permission

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Permission

3. Klik tombol icon pensil pada baris permission yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan

(49)

c. Menghapus Master Permission 1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Permission

3. Klik tombol icon Delete pada permission yang Anda ingin hapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus permission tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa permission telah berhasil dihapus

d. Melakukan Pengajuan Izin

1. Pada sidebar menu, klik attendance 2. Klik Permission

3. Klik Permission Application 4. Pilih jenis permission

5. Pilih duration

6. Pilih tanggal untuk ijin

7. Informasi regulation, period dan recommended Days per year akan terisi secara otomatis berdasarkan pengaturan jenis ijin yang diatur oleh admin departemen SDM

8. Masukkan alasan pengajuan ijin 9. Klik Submit untuk melanjutkan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil diajukan

(50)

e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) 1. Pada sidebar menu, klik attendance

2. Klik Permission

3. Klik Permission Approval

4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan ijin dengan mengklik icon pensil pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin lihat

5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan ijin tersebut

6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut

7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik icon centang pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin setujui

8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui pengajuan ijin tersebut

9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin

10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan ijin tersebut

12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui

14. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik icon silang pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin tolak

15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak pengajuan ijin tersebut

16. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut

17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan ijin tersebut

(51)

19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut

f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) g. Melakukan pengajuan izin melalui smartphone

h. Melakukan persetujuan atau penolakan izin melalui smartphone (oleh atasan)

17. Replacement

a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan)

1. Pada sidebar menu, klik Attendance 2. Klik Replacement

3. Klik Replacement Day Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan replacement, klik tombol pensil pada baris nama yang mengajukan replacement

5. Klik Close

6. Untuk menyetujui pengajuan replacement, klik tombol centang pada baris nama yang mengajukan replacement

7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui pengajuan replacement tersebut

8. Klik Approve untuk menyetujui

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil disetujui

10. Untuk menolak pengajuan replacement, klik tombol silang pada baris nama yang mengajukan replacement

(52)

11. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak pengajuan replacement tersebut

12. Klik Reject untuk menolak

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil ditolak

b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR)

1. Pada sidebar menu, klik Attendance 2. Klik Replacement

3. Klik Replacement Day Approved

4. Untuk melihat informasi Replacement, klik tombol pensil pada baris nama yang mengajukan replacement

5. Klik Close

6. Untuk membatalkan pengajuan replacement yang telah disetujui, klik tombol panah melingkar pada baris nama yang pengajuan replacementnya telah disetujui

7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin membatalkan replacement tersebut

8. Klik Proceed untuk membatalkan

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa replacement tersebut telah berhasil dibatalkan

18. Overtime

(53)

• Hanya karyawan dalam master overtime tertentu bisa mengajukan overtime tersebut

a. Membuat Master Overtime

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Overtime Scheme

3. Untuk membuat Overtime Scheme baru, klik Insert 4. Masukkan nama skema

5. Tentukan apakah break dibayar atau tidak dibayar 6. Pilih tipe pembayaran lemburan

7. Pilih cara pembulatan waktu 8. Pilih waktu pembulatan

9. Jika semua sudak ok, klik Continue untuk melanjutkan 10. Masukkan jumlah hari kerja pada kolom workdays

11. Pada kondisi lemburan normal atau normal overtime, masukkan pengali untuk jam pertama dan seterusnya

12. Masukkan angka jam pada field hour 13. Masukkan angka pengali pada field Ratio

14. Jika ada lembur pada hari libur, masukkan juga pengali untuk jam pertama dan seterusnya. Jika tidak ada, klik icon silang pada field yang kosong. 15. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan

16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan skema baru telah berhasil dilakukan

(54)

b. Mengedit Master Overtime

3. Klik tombol ikon pensil pada baris overtime yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan

5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE

c. Menghapus Master Overtime

3. Klik tombol ikon silang pada baris Overtime yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Overtime tersebut

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Overtime tersebut

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime

Setelah Anda menambahkan skema baru, Anda perlu menentukan karyawan mana yang akan dimasukkan ke dalam skema lembur yang tersedia

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Overtime Scheme

(55)

3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk memasukkan karyawan ke dalam master overtime scheme

4. Klik Add employee

5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke skema lembur 6. Jika semua sudah ok, klik Add to Scheme

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil ditambahkan ke skema lembur

8. Jika Anda telah selesai mengatur penempatan karyawan pada skema lembur yang Anda sedang buka, klik Close

e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime 1. Pada sidebar menu, klik Master Data

2. Klik Master Overtime Scheme

3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk mengeluarkan karyawan dari master overtime scheme

4. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin keluarkan dari skema lembur 5. Klik DELETE SELECTED untuk mengeluarkan nama yang telah dipilih 6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang

mengeluarkan karyawan tersebut 7. Klik DELETE untuk melanjutkan

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa karyawan telah berhasil dikeluarkan dari Overtime

f. Mengajukan Lembur

(56)

2. Klik Overtime

3. Klik Overtime Application 4. Pilih waktu dimulainya overtime 5. Pilih waktu berakhirnya overtime

6. Jika semua sudah ok, klik SUBMIT untuk melanjutkan

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) 1. Pada sidebar menu halaman atasan, klik Attendance

2. Klik Overtime

3. Klik Overtime Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris nama yang mengajukan overtime

5. Klik Close

6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama yang mengajukan overtime

7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui pengajuan overtime tersebut

8. Klik Approve untuk melanjutkan 9. Masukan jam dimulainya lembur 10. Masukan jam berakhirnya lembur

11. Pada dropdown menu Break, pilih YES jika istirahat tetap dibayar atau NO jika istirahat tidak dibayar

12. Masukkan catatan dalam kotak teks deskripsi jika perlu 13. Masukkan referensi jika perlu

14. Masukkan lampiran