CDS PLATINUM ALUR PERSEDIAAN Permintaan Stok Opname GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING. Diagram Alur Transaksi Persediaan

(1)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4.3.2 ALUR PERSEDIAAN

Diagram Alur Transaksi Persediaan

4.4.1 Permintaan Stok Opname

Fungsi menu ini adalah untuk menginput permintaan perhitungan fisik barang yang ada digudang, nantinya data ini akan ditarik ke Stock Opname sebagai hasil dari perhitungan fisik untuk kemudian disesuaikan dengan jumlah barang yang ada di program.

Cara menginput data:

1) Buka Modul Inventory >> Permintaan Stock Opname 2) Klik New untuk menambah data

3) Input data

(2)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

 Gudang : Klik 2x untuk mengambil kode gudang tempat barang disimpan.

 Kode Supplier : Diisi apabila akan menarik barang berdasarkan suppliernya.

 Kode Merek : Diisi apabila akan menarik barang berdasarkan merek.

 Kode Divisi : Diisi apabila akan menarik barang berdasarkan divisi.

Apabila akan menarik semua barang, sebaiknya parameter tsb dikosongkan semua.

4) Klik Open untuk menarik barang.

5) Klik 2x untuk memilih barang yang akan di Opname

6) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

1

2

3

4 Hal-hal yang perlu diperhatikan :

1) Apabila Permintaan Stok Opname sudah ditarik ke menu Stok Opname

Fisik maka tidak dapat di hapus/ di ubah. Solusinya hapus dahulu data

Stok Opname Fisik, baru kemudian bisa hapus/ edit Permintaan Stok

Opname.

(3)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4.4.2 Stock Opname Fisik

Menu Stok Opname ini digunaknan untuk melakukan input terhadap jumlah fisik barang yang ada digudang untuk selanjutnya dapat dibandingkan jumlah stok yang ada secara fisik digudang dengan jumlah stok barang yang ada di program (On Hand).

Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Stok Opname Fisik 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

 Tgl Stok : Diisi periode persediaan

 Tgl Input : Diisi tanggal input stok opname

 Tgl Opname : Diisi tanggal dilakukannya perhitungan barang yang ada digudang

 Periode : Diisi periode opname

 Gudang : Diisi kode gudang yang di opname (*)

 No.Permintaan: Diisi nomor permintaan untuk membuat stok opname berdasarkan No. Permintaan Opname kemudian tekan Replace untuk menarik data Permintaan Opname yang telah dibuat.

 Qty : Isi qty sesuai dengan hasil opname jumlah barang yang ada digudang

4) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak

1

2

3

4

(4)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

4.4.3 Penyesuaian Stok

Menu penyesuaian stok ini digunakan untuk membadingkan stok yang ada di program (On Hand) dengan stok fisik yang ada digudang setelah dilakukannya Stok Opname Fisik. Apabila terdapat perbedaan jumlah antara stok yang ada di program (On Hand) dengan stok fisik yang ada digudang, maka stok yang ada diprogram (On Hand) harus disesuaikan dengan stok yang ada digudang.

Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Penyesuaian Stok 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

1) Apabila Stok Opname Fisik sudah ditarik ke menu Penyesuaian Stok maka tidak dapat di hapus/ di ubah. Solusinya hapus dahulu data Penyesuaian Stok, baru kemudian bisa hapus/ edit Stok Opname Fisik.

1

2

3

4

(5)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

 Tanggal : Diisi tanggal Penyesuaian stok

 Gudang : Akan muncul otomatis apabila No. Opname sudah diisi

 No. Opname : Diisi No. Opname kemudian tekan Replace untuk menarik data Stok Opname (*)

 Tgl Opname : Muncul otomatis apabila No. Opname telah diisi

 Periode : Sesuai dengan periode No. Opname.

Setelah tekan Replace pada No. Opname, maka data jumlah barang yang ada di program (On Hand) dan jumlah barang sesuai dengan Stok Opname Fisik akan muncul. Apabila terdapat selisih (lihat kolom Selisih) maka harus dikoreksi, caranya adalah dengan input nilai pada kolom Koreksi (Pcs) sesuai dengan nilai pada kolom Selisih.

Apabila selisih minus (-) artinya jumlah barang di program > jumlah barang fisik maka koreksinya harus di kurangi sesuai selisih. Apabila selisih plus artinya jumlah barang diprogram < jumlah barang fisik maka koreksinya harus ditambah sesuai selisih.

4) Setelah selesai klik Koreksi untuk lanjut ke menu Koreksi, Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

1) Apabila Penyesuaian Stok sudah ditarik ke menu Koreksi maka tidak

dapat di hapus/ di ubah. Solusinya hapus dahulu data Koreksi, baru

kemudian bisa hapus/ edit Penyesuaian Stok.

(6)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4.4.4 Adjustment Stok (Koreksi Stok)

Menu ini digunakan untuk melakukan koreksi baik terhadap pengurangan/penambahan stok terkecil secara manual ataupun sesuai data Penyesuaian Stok terkecil, apabila barang harus dikeluarkan maka nilai barang harus dikurangi dengan memberi tanda minus (-) pada koreksi, dan sebaliknya barang harus ditambah maka nilai barang harus ditambah tanpa memberi tanda minus (-) pada koreksi.

Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Adjusment Stock (Koreksi Stok) 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

 Gudang : Diisi gudang dimana barang yang akan dikoreksi disimpan (*).

 Keterangan : Diisi keterangan tambahan jika ada.

 No. Adjusment : Muncul otomatis No. Adjusment apabila data koreksi ini sudah di simpan.

 Tanggal : Diisi tanggal adjustment.

 Kode Perkiraan : Diisi kode pekiraan berkaitan dengan koreksi stok (*).

 Budget : Diisi kode budget (*).

 Tombol Cek Stok : Untuk melakukan pengecekkan stok barang, karena setelah stok di koreksi maka akan berpengaruh terhadap jumlah stok diprogram.

 Tombol Delete : Untuk menghapus record

4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

1 4 3

2 Klik 2x untuk

menarik

data barang.

(7)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

4.4.5 Mutasi Barang

Menu ini digunakan untuk menginput mutasi barang antara gudang yang satu ke gudang lainnya, baik antar gudang yang berbeda cabang maupun dari cabang ke pusat/ sebaliknya.

4.5.5.1. Transfer Gudang

Transfer Gudang ini fungsinya adalah untuk menginput barang yang telah dikirim dari satu gudang ke gudang lain dalam satu cabang.

Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Mutasi Barang >> Transfer Gudang 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

1 4 3

2

(8)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

 From : Diisi gudang asal

 To : Diisi gudang tujuan

 Note : Diisi catatan tambahan mengenai transfer barang tsb jika ada

 No. Transfer : Muncul otomatis setelah data transfer di simpan

 Tanggal : Diisi tanggal transfer barang

 No. Kendaraan: Diisi nomor kendaraan yang mengangkut barang dari gudang asal ke gudang tujuan. (*)

 No. Packing : Diisi nomor packing apabila transfer barang berdasarkan nomor packing (*).

 Kode Barang : Diisi kode barang untuk menarik rincian barang

 Qty : Diisi qty barang

4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

4.5.5.2. Pusat Kirim Barang ke Cabang

Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Mutasi Barang >> Pusat >> Kirim Barang ke Cabang 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

 Dari Gudang : Diisi gudang pusat tempat barang yang dikirim disimpan (*).

 Ke Gudang : Diisi gudang dari cabang yang dituju (*).

 No. Bukti : Muncul otomatis sesuai apabila data telah disimpan.

 Tanggal : Diisi tanggal dibuatnya transaksi

 Tgl Harus Tiba : Diisi tanggal barang harus tiba di cabang.

(9)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

1 3 1

2 4

(10)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4.5.5.3. Pusat Terima Barang dari Cabang Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Mutasi Barang >> Terima Barang dari Cabang 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

 Dari Gudang : Diisi gudang cabang yang mengirim barang ke pusat (*).

 Ke. Gudang : Diisi kode gudang pusat yang menerima barang dari cabang (*).

 No. Bukti Cabang : Diisi kode bukti Retur Barang dari Cabang, klik tanda ellipsis untuk menarik data. Maka muncul rincian barang yang dikirim cabang ke pusat.

 No. Bukti : Muncul otomatis apabila data telah di simpan.

 Tanggal : Diisi tanggal dibuatnya penerimaan barang dari cabang.

4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

1 4 3

3

2

(11)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4.5.5.4. CabangTerima Barang dari Pusat Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Mutasi Barang >> Cabang >> Terima Barang dari Cabang 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

 Gudang : Diisi kode gudang cabang yang menerima barang dari pusat

 No. Container : Diisi nomor container yang mengirim barang

 No. Packing : Diisi nomor packing jika pusat mengirim barang menggunakan packing

 Tgl Packing : Diisi tanggal dilakukannya packing

 No. Bukti : Muncul otomatis apabila data telah di simpan

 Tanggal : Diisi tanggal penerimaan barang

 No. Transfer Gd : Diisi No. Transfer dari pusat kemudian tekan Replace untuk menarik data. (*)

4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

1 4 3

2

(12)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4.5.5.5. Cabang Retur Barang ke Pusat Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Mutasi Barang >> Cabang >> Retur Barang ke Pusat 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

 Gudang : Diisi kode gudang tempat menyimpan barang yang akan di retur (*).

 No. Bukti : Muncul otomatis apabila data telah disimpan

 Tanggal : Diisi tanggal dibuatnya retur barang ke pusat.

 Tgl Harus Samp.: Diisi tanggal harus sampainya barang ke pusat.

 Kode Barang : Diisi kode barang yang akan diretur, maka muncul semua rinciannya.

 Satuan : Satuan juga dapat diubah.

 Qty : Diisi qty barang yang akan diretur.

4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

1 4 3

2

(13)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4.4.6 Pemusnahan Barang BS Tanggung Distributor

Menu ini digunakan untuk menginput barang-barang yang tidak layak jual (Bad Stok) sehingga dimusnahkan seperti barang yang kadauwarsa, barang yang rusak dll.

Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Pemusnahan Barang BS Tanggung Distributor 2) Pilih New untuk menambah data

3) Input data

 Gudang : Diisi kode gudang tempat barang tsb disimpan (*)

 Keterangan : Diisi keterangan tambahan mengenai Pemusnahan Barang jika ada.

 No. Pemusnahan : Otomatis muncul setelah data di simpan.

 Tanggal : Diisi tanggal pemusnahan barang.

 Kode Perkiraan : Diisi kode perkiraan yang berkaitan dengan biaya pemusnahan barang.

 Kode Barang : Diisi kode barang yang akan dimusnahkan, maka muncul rincian barang (*) .

 Satuan : Satuan dapat dipilih sesuai dengan satuan barang yang akan dimusnahkan.

 Qty

1

4

3

2

(14)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

4) Klik Simpan untuk menyimpan, Batal untuk membatalkan atau Cetak untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

4.4.7 Pengeluaran Barang Promosi Tanggung Distributor

Menu ini digunakan untuk menginput barang yang dikeluarkan untuk kebutuhan Promosi, barang tersebut biasanya digunakan hanya sekedar untuk Demo/ Sample sehingga tidak dijual. Mutasi ini akan mengurangi barang digudang sesuai dengan gudang yang diinput.

Cara menginput data :

1) Buka Modul Inventory >> Pemusnahan Barang BS Tanggung Distributor, pilih New untuk menambah data.

2) Input data

 Gudang : Diisi gudang tempat barang sample disimpan (*).

 Keterangan : Diisi keterangan mengenai pengeluaran barang promosi jika ada.

 No. Bukti : Muncul otomatis apabila data telah di simpan.

 Tanggal : Diisi tanggal pengeluaran barang promo

 Kode Perkiraan : Diisi kode perkiraan yang berkaitan dengan pengeluaran barang. (*)

3 2

1

(15)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

 Kode Barang : Diisi kode barang yang akan digunakan sebagai barang promosi/ sample (*)

 Satuan : Satuan dapat diganti, klik 2x pada kolom satuan untuk mengubahnya.

 Qty : Diisi jumlah qty barang yang akan dikeluarkan sebagai promosi/ sample.

3) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan.

Mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas

2) Untuk mengubah data piih Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

3) Untuk menghapus data pilih Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.

4) Untuk menampilkan data piih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya.

4.4.8 Report Persediaan

Contoh Report Saldo Stock per Tanggal :

1) Buka Modul Persediaan >> Report Persediaan >> Saldo Stock >> Saldo Stock per Tanggal 2) Klik Open untuk membuka report, isikan semua parameter kolom yang dibutuhkan

3) Klik Cetak

(16)

CDS

PLATINUM

GALAXYSOFT INDONESIA – BUKU TRAINING CDS

Contoh Report Saldo Stock (grid) :

1) Buka Modul Persediaan >> Report Persediaan >> Saldo Stock >> Saldo Stock (grid)

2) Klik Open untuk membuka report