BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Identifikasi Masalah
PT. Semesta Nustra Distrindo merupakan perusahaan dagang yang menjual bermacam-macam biskuit dan snack. Perusahaan ini melakukan penjualan dalam bentuk penjualan konsinyasi. Proses penjualan konsinyasi pada PT. Semesta Nustra Distrindo yang terjadi saat ini yaitu sales menitipkan barang ke outlet-outlet di area Surabaya dengan harga dan syarat waktu yang telah ditentukan, kemudian sales membuat nota penjualan konsinyasi dan menyerahkan nota tersebut ke outlet. Setelah proses distribusi selesai satu minggu kemudian sales kembali ke outlet untuk melakukan pengecekan barang untuk mengetahui adanya barang yang laku atau tidak, apabila ada barang yang laku sales melakukan penagihan ke outlet atas barang yang laku terjual dan sales mengganti barang yang laku terjual atau menambah stok barang di outlet tersebut dengan barang baru sesuai dengan permintaan pemilik outlet, apabila barang tidak laku dilakukan proses retur atau penarikan barang sesuai dengan perjanjian. Selama ini prosentase barang yang keluar dan belum terlunasi sebesar 20% dari seluruh penjualan, dan jumlah seluruh penjualan sebesar 90%, hal ini disebabkan karena masih adanya barang yang belum laku terjual, dan juga disebabkan karena adanya sales yang tidak maksimal saat melakukan penagihan.
19
Pada saat proses penjualan konsinyasi sering terjadi kesalahan/pertukaran sales pada saat distribusi antara sales A dan sales B serta wilayah sales saat melakukan distribusi barang dan juga pada saat penagihan. Kemudian tidak mengetahui jumlah barang penjualan konsinyasi per sales karena tidak ada rekap penjualan per sales jadi bisa dimanipulasi oleh sales jumlah barang yang keluar tidak sesuai dengan catatan barang yang ada. Kemudian sering terjadinya over lapping saat distribusi barang yang dilakukan antara sales, hal ini bisa disebabkan karena belum adanya jadwal distribusi sales yang mengakibatkan barang yang diminta oleh pelanggan tidak bisa datang tepat waktu. Saat proses pemesanan barang pencatatan tidak dilakukan dengan baik dan tidak ada surat peryataan dari sales ke outlet, dan saat proses penagihan barang tidak di lakukan secara maksimal oleh sales sehingga masih banyak barang yang keluar dan belum terlunasi. Permasalahan lain yang timbul adalah pembuatan laporan penjualan konsinyasi barang tidak tepat waktu, yang artinya dibutuhkan laporan perbulan tetapi lebih dari satu bulan, akibatnya tidak bisa mengetahui barang yang di ditribusikan diakibatkan karena keterlambatan pembuatan laporan. Berikut adalah dokumen flow yang menjelaskan proses penjualan konsinyasi seperti Gambar 3.1
A. Dokflow Proses Penjualan Konsinyasi pada PT. Semesta Nustra Distrindo
Gambar 3.1 Alur Sistem PT.Semesta Nustra Distrindo Saat Ini
Proses penjualan konsinyasi yang ada pada PT.Semesta Nustra Distrindo dimulai dari admin membuat daftar penjadwalan distribusi sales untuk di
21
distribusikan ke outlet. sales menitipkan barang ke customer, kemudian sales menyerahkan nota penjualan konsinyasi kepada customer, setelah customer menerima barang dan nota penjualan kemudian customer menandatangani nota barang tersebut rangkap dua, setelah di beri tanda tangan customer nota barang tersebut yang rangkap dua di simpan oleh customer sedangakan nota barang penjualan konsinyasi rangkap satu di serahkan kembali ke sales. Satu minggu kemudian sales kembali lagi ke customer untuk melakukan penagihan dan pengecekan barang ada yang laku atau tidak. Sales menyerahkan nota penjualan konsinyasi kepada customer dan customer melakukan pembayaran . kemudian sales menyerahkan faktur penagihan kepada admin untuk membuat laporan penjualan konsinyasi. Setelah itu laporan penjualan konsinyasi di serahkan kepada menejer untuk pengecekan laporan. Alur proses penjualan konsinyasi pada PT.Semesta Nustra Distrindo dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
B. Workflow penjualan konsinyasi pada perusahaan
C. System Flow Penjualan Konsinyasi
23
Dalam Aplikasi pencatatan penjualan konsinyasi pada PT. Semesta Nustra Distrindo terdapat empat system, yaitu system penjadwalan, system penjualan konsinyasi dan system pembayaran. Adapun penjelasannya dijelaskan pada uraian berikut ini:
Pada sistem flow penjadwalan sales ini dimulai dari admin memilih menu penjadwalan kunjungan sales kemudian sistem akan menampilkan menu penjadwalan kemudian admin sales menginputkan tanggal, lokasi, nama customer, dan nama sales kemudian disimpan dalam database jadwal sales. Setelah itu admin sales menampilkan jadwal sales dan kemudian mencetak jadwal sales untuk di berikan ke sales yang di gunakan untuk jadwal penjualan konsinyasi ke customer. Sistem flow proses penjualan konsinyasi dimulai dari sales menitipkan barang. Kemudian sistem penjualan akan membuat data penjualan konsinyasi yang di ambil dari database barang dan juga database customer. Data penjualan disimpan pada database penjualan.Sistem penjualan membuat nota penjualan konsinyasi rangkap dua yang nota nomor satu di arsip oleh bagian penjualan sebagai bukti penjualan dan nota nomor dua akan di serahkan ke customer. Kemudian sistem penjualan membuat laporan penjualan konsinyasi dan di serahkan ke manager. Pada sistem flow penagihan sales ini dimulai dari admin memilih menu penjadwalan penagihan kemudian sistem akan menampilkan menu penjadwalan penagihan kemudian admin sales menginputkan tanggal, lokasi, nama customer, dan nama sales kemudian disimpan dalam database jadwal penagihan sales. Setelah itu admin mencetak jadwal penagihan sales untuk di berikan ke sales yang di gunakan untuk jadwal penagihan barang konsinyasi ke customer. Pada sistem flow pembayaran ini dimulai dari sistem membuat bukti pembayaran kemudian bukti pembayaran diserahkan kepada sales untuk di
berikan kepada customer. Kemudian admin penjualan memasukkan data pembayaran dan di simpan pada database pembayaran. Admin penjualan membuat laporan pembayaran untuk diserahkan ke manager.
