PENGUMPULAN DATA DAN PEMBAHASAN
5.3 Identifikasi Masalah dan Tools .1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dapat disimpulkan berbagai masalah yang terjadi pada PT. Charoen Pokhpand Indonesia Salatiga antara lain :
1. Waiting Time
Permasalahan waiting time pada storeroom PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga terjadi pada aktivitas pengiriman barang dari supplier pada kegiatan menunggu sparepart datang dari supplier dan menunggu sparepart ditata dirak oleh operator yang bekerja dishift 2. Supplier storeroom PT. CPI Salatiga sering mengalami keterlambatan dalam pengiriman barang sehingga storeroom sering mengalami kehabisan sparepart disaat sparepart yang terlambat itu dibutuhkan. Untuk itu dibutuhkan sistem reorder point dalam pemesanan sparepart dan menerapkan safety stock yang sesuai sehingga pada saat sparepart habis dan supplier belum mengirimkan barang maka storeroom mempunyai stok cadangan/stok penyangga. Lalu, Sparepart yang datang sekitar pukul 09.00 biasanya ditata di rak penyimpanan pada saat operator yang bekerja dishift 2 masuk. Dikarenakan pada saat jam kerja shift 1 hanya ada satu tenaga kerja perempuan. Pekerja/operator di storeroom tidak hanya mendapatkan job kerja untuk melayani pengambilan dan penerimaan sparepart tetapi juga mengurus segala bentuk administrasi mengenai storeroom. Jadi, tenaga kerja distoreroom tidak cukup jika hanya 1 orang saja. Kemudian, barang yang menumpuk dan belum ditata tersebut menyebabkan ruangan sempit dan ruang gerak mekanik/pekerja menjadi kurang nyaman.
2. Transportation time
Masalah transportation time pada storeroom PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga yaitu terjadi pada 2 aktivitas utama storeroom yaitu pada aktivitas pengiriman barang dari supplier dan permohonan permintaan barang dari storeroom. Tepatnya transportation time terjadi pada kegiatan pemindahan barang ke gudang dan pengecekan, penataan sparepart ke rak, dan pemindahan barang dari rak untuk diserahkan ke customer/mekanik yang membutuhkan sparepart. Waktu yang digunakan untuk memindahkan sparepart dari satu tempat ke tempat yang lain pada kegiatan tersebut membutuhkan waktu yang lama. Hal itu disebabkan layout storeroom yang kurang teratur dan penataan sparepart yang masih berantakan. Pada storeroom terdapat kardus – kardus sparepart yang diletakkan di lantai
dikarenakan kurangnya rak penyimpanan dan hal ini salah satu penyebab dari transportation time yang lama. Selain itu tidak adanya material handling juga menjadi salah satu penyebabnya. Selain menyebabkan transportation time yang lama, tidak adanya material handling juga dapat menyebabkan kecelakaan kerja pada karyawan karena sparepart – sparepart yang diangkut
ada yang berukuran besar dan berat. 3. Searching time
Masalah searching time pada storeroom PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga yaitu terjadi pada aktivitas aktivitas pengiriman barang dari supplier. Searching time yang terlalu lama tersebut terdapat pada kegiatan pencarian sparepart dan operator/admin melihat stock barang. Pada saat mencari sparepart yang dibutuhkan oleh para mekanik, seringkali membutuhkan waktu yang sangat lama. Hal ini disebabkan kurangnya sistem pengkodean/pelabelan pada sparepart tersebut. Tidak semua sparepart diberikan pelabelan/pengkodean. Terlebih untuk sparepart –
sparepart spesial/khusus yang digunakan untuk sausage/futher yang memiliki nama sparepart dengan pelafalan yang susah untuk dimengerti dan jarang distock oleh storeroom. Selain itu, karena lupa dalam penempatan sparepart dan kondisi layout yang kurang teratur menyebaban sparepart –
sparepart dalam kardus yang diletakkan dilantai ada yang tidak terlihat atau tertutup oleh kardus – kardus yang lain.
4. Penataan Layout Storeroom PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga Pada layout storeroom terdapat 5 rak lemari penyimpanan yang disusun secara horizontal berderet kebelakang dan 1 lemari disusun secara vertikal. Di dalam storeroom juga terdapat 2 meja kerja dan 1 rak buku. Meja kerja tersebut diantaranya meja kerja tempat admin bekerja dan meja tempat untuk menaruh printer yang terletak tepat disebelah kiri meja kerja admin. rak buku yang ada di storeroom biasanya digunakan untuk menyimpan file – file, rak
buku ini terletak diatas meja printer.
Rak penyimpanan digunakan untuk menyimpan sparepart. Akan tetapi rak penyimpanan tersebut masih kurang untuk menyimpan sparepart –
sparepart yang ada distoreroom. Karena kurangnya rak penyimpanan hal ini menyebabkan sparepart ada yang diletakkan di lantai sehingga menyebabkan ruangan storeroom menjadi terlihat penuh karena kurangnya almari penyimpanan dan peletakan sparepart yang kurang teratur tersebut. Awalnya storeroom meletakkan sparepart menurut klasifikasi jenis sparepartnya, tetapi karena keterbatasan ruang dan rak penyimpanan sparepart untuk saat ini ditata tidak sesuai klasifikasi jenis sparepart. Pada storeroom terdapat karyawan yang bertugas menata dan mendata barang yang masuk dan barang yang keluar. Dalam proses pendataan dan pengecekan stok sudah menggunakan bantuan database yang tersimpan di komputer, namun operator/admin yang masih menggunakan cara manual untuk mengecek stok sparepart. Penyimpanan yang kurang teratur menyebebkan proses pencarian dan pemindahan barang menjadi sedikit membutuhkan waktu lebih. Berikut ini adalah layout awal pada storeroom :
3 8 0 cm 3 0 0 cm 4 0 cm 4 0 cm
gambar 5.6 Layout Gudang Sparepart PT. CPI Salatiga
pada gambar 5.6 dapat ditunjukkan layout dari storeroom itu sendiri yaitu memiliki panjang 10,66 m dan lebar ruangan sebesar 3,8 meter sehingga luasnya 40,508 m2 dengan beberapa fasilitas/properti yang ada di dalam storeroom tersebut.
Keterangan :
Gambar 5.7 Tumpukan Sparepart - Sparepart
Dapat terlihat dari gambar 5.6, terdapat banyak tumpukan – tumpukan kardus
berisi sparepart yang diletakkan tidak beraturan di lantai storeroom ( lihat keterangan gambar 5.7 ). Utilitas / penggunaan ruangan dari kardus – kardus yang ada di lantai
tersebut sebesar = ( 2,014 m2 + 0,9472 m2 + 0,456 m2 + 0,5216 m2 + 0,444 m2 + 0,3276 m2 + 1,1 m2 + 0,888 m2 + 1,036 m2 + 4,2 m2 + 6 m2 + 2,2776 m2 ) = 20,212 m2
Di dalam storeroom juga terdapat beberapa rak penyimpanan. Rak penyimpanan sparepart yang ada di dalam storeroom sejumlah 5 buah rak penyimpanan yang disusun secara horizontal ( gambar 5.8 ) dan 1 rak penyimpanan yang disusun secara vertikal ( gambar 5.9 ). Rak yang disusun secara vertikal rata – rata memiliki ukuran panjang =
300 cm dan lebar = 50 cm. Kemudian untuk rak yang disusun secara horizontal memiliki ukuran panjang = 300 cm dan lebar= 50 cm.
300 cm
5
0
c
m
Gambar 5.8 Lemari Penyimpanan Sparepart ( arah horizontal )
Luas rak horizontal = p x l = 3 m x 0,5 m = 1,5 meter2
Luas rak yang disusun secara horizontal sebesar 1,5 meter2 dengan penyusunan rak berderet 5 rak kebelakang ruangan storeroom. Jarak antar rak satu dengan yang lain yaitu sebesar 74 cm sehingga utilitas / penggunaan ruangan pada rak yang disusun secara horizontal sebesar = 1,5 meter x 5 rak = 7,5 meter2
3
0
0
cm
50 cm
Gambar 5.9 Lemari Penyimpanan Sparepart ( arah vertikal )
Luas rak vertikal = p x l = 3 m x 0,5 m = 1,5 meter2
Luas rak yang disusun secara vertikal sebesar 1,5 meter2 dengan penyusunan rak bersebelahan dengan pintu storeroom. Sehingga utilitas / penggunaan ruangan pada rak yang disusun secara vertikal sebesar = 1,5 meter2
1 2 0 cm 60 cm 8 4 cm 45 cm 7 7 cm 69 cm
Gambar 5.10 Meja Kerja Admin
Luas meja kerja admin = p x l
= 0,6 m x 1,2 m = 0,72 meter2 Luas tempat duduk admin = p x l
= 0,84 m x 0,45 m = 0,378 meter2 Luas tempat duduk customer = p x l
= 0,77 m x 0,69 m = 0,53 meter2
Luas meja kerja admin yang terletak tepat di depan pintu masuk storeroom sebesar 0,72 meter2. Kemudian untuk luas tempat duduknya sebesar = (0,378 meter2 + 0,53 meter2 ) = 0,908 meter2. sehingga utilitas / penggunaan ruangan pada meja dan kursi sebesar = 0,72 meter2 + 0,908 meter2 = 1,628 meter2
80 cm
3
5
cm
Gambar 5.11 Meja Printer dan Telepon
Luas meja printer = p x l
= 0,8 m x 0,35 m = 0,28 meter2
Luas meja printer yang terletak disamping meja kerja admin sebesar 0,28 meter2. Sehingga utilitas / penggunaan ruangan pada meja printer sebesar = 0,28 meter2
Gambar 5.12 Rak Buku
Luas rak buku = p x l
= 0,7 m x 0,36 m = 0,252 meter2
Luas rak buku yang terletak tepat diatas meja printer sebesar 0,252 meter2. Rak buku pada storeroom tidak berpengaruh dalam penghitungan utilitas penggunaan ruangan.
Berdasarkan kondisi penempatan rak, meja kerja dan barang – barang yang
terdapat disekitar lantai storeroom dilakukan perhitungan untuk mengetahui persentase utilitas ruang gudang yang ada sekarang. Utilitas ruang ini didapatkan melalui perbandingan antara jumlah area luas rak yang digunakan untuk meletakkan barang
dengan jumlah area yang tersedia. Berikut adalah perhitungan utilitas ruang gudang saat ini.
Luas area keseluruhan = 40,508 m²
Luas area yang digunakan = ( luas keseluruhan area rak horizontal + luas rak vertikal + luas meja kantor dan printer + luas sparepart – sparepart yang diletakkan di lantai )
= 7,5 m2 + 1,5 m² + 1,908 m² + 20,212 m² = 30,84 m² Utilitas Ruang = x 100% = 77 %
Berdasarkan perhitungan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa utilitas penggunaan ruang gudang yang dimiliki Storeroom PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga hampir mencapai mencapai 70%. 70% sebagian besar terdiri dari tumpukan – tumpukan
sparepart didalam kardus dimana dapat dilakukan racking system untuk mengatasi hal tersebut. Hampir keseluruhan dari area storeroom sudah digunakan untuk menyimpan sparepart. Sehingga harus dilakukan perubahan layout ulang dan menerapkan racking system pada gudang untuk mengurangi adanya waste yang terjadi pada storeroom PT. CPI Salatiga.
5.3.2 Tools ( 5 S + Safety )
Salah satu tools yang digunakan untuk mengidentifikasi pemborosan dalam konsep lean manufacturing system adalah 5S. Dibawah ini adalah beberapa tahapan dalam penerapan konsep 5S:
a. Sort/Seiri (Ringkas)
Sort merupakan langkah yang bertujuan untuk membuang yang tidak terpakai atau menyimpannya kembali. Pada permasalahan di storeroom terdapat banyak kardus –
kardus berisi sparepart yang terletak tidak beraturan di lantai storeroom. Selain kardus – kardus berisi sparepart juga terdapat kardus – kardus kosong dan kardus –
gerak operator/admin yang mengambilkan sparepart menjadi tidak leluasa dan pergeseran sparepart dari satu tempat ke tempat lain menjadi lambat.
Rekomendasi :
Sebaiknya sparepart – sparepart didalam kardus yang tidak rawan pecah/hancur
dikeluarkan dari kardus ( contoh : roda, selang, dll ) kemudian ditata di rak penyimpanan. Untuk sparepart – sparepart yang rawan pecah ( contoh : printer,
bearing yang berukuran besar,dll ) tetap dimasukkan di dalam kardus tetapi ditutup dengan rapat dan diletakkan di rak penyimpanan. Untuk kardus – kardus kosong
sebaiknya dibuang, dan untuk kardus – kardus yang sudah tidak layak pakai lebih
baik dibuang dan digantikan oleh kardus yang baru. Dengan penataan kardus berisi sparepart tersebut di dalam rak penyimpanan, maka storeroom tidak terihat begitu penuh dan operator / admin memiliki ruang gerak bebas.
b. Straighten/Seiton (Rapi)
Straighten merupakan langkah yang bertujuan agar barang diatur sedemikian rupa sehingga rapi dan mudah dicari. Dalam permasalahan yang ada di storeroom terdapat sparepart yang tidak teratur dalam penataannya. Kadang untuk part – part
yang memiliki ukuran dijadikan satu tempat sehingga jika dilakukan pencarian sparepart membutuhkan waktu yang lama. Terkadang terdapat sparepart yang peletakannya tidak setempat dikarenakan melihat faktor seringnya dipakai sparepart tersebut. Kemudian dalam penataan sparepart, awalnya storeroom diklasifikasikan menurut jenis mekanik tetapi karena keterbatasan tempat peletakkan sparepart saat ini menjadi tidak sesuai jenis sparepartnya.
Rekomendasi:
Sebaiknya proses penataan sparepart di storeroom tetap ditata menurut klasifikasi jenis sparepartnya ( misal : mekanik, elektrik, civil , dan manufacturing ). Setelah itu, sebaiknya diberikan pelabelan di tiap sparepart agar mempermudah pencarian dan tidak perlu mencari sparepart di seluruh area storeroom sehingga tidak menyebabkan sparepart berantakan.
c. Shine/Seiso (Resik)
Shine adalah pembersihan secara berkala. Pada storeroom belum dikategorikan dalam keadaan bersih. Karena sparepart yang datang dari supplier tidak langsung ditata di rak penyimpanan namun dibiarkan terlebih dahulu diletakkan di sekitar storeroom sehingga kadang sparepart tersebut memenuhi ruangan dan menyebabkan ruang gerak admin/operator/customer menjadi kurang bebas dan menyebabkan transportation time menjadi lama.
Rekomendasi:
Straighten berarti setelah selesai dilakukan proses incoming ataupun outgoing sparepart, sebaiknya sparepart langsung ditata dengan rapi di rak penyimpanan sparepart. Sehingga tidak memenuhi ruangan storeroom.
d. Standardize/Seiketsu (Rawat)
Standardize merupakan tahapan kerja dimana perusahaan harus menciptakan atau membuat standar kerja. Apabila mempunyai standar tertentu dalam melakukan pekerjaan tentu hasilnya akan lebih baik dan apabila terdapat kesalahan akan mudah dalam penilaiannya karena ada standar yang menjadi acuan dalam penilaian tersebut. Pada Storeroom proses pemesanan sparepartnya masih menggunakan cara manual. Belum menerapkan sistem ROP dan safety stock. Supplier storeroom PT. CPI Salatiga sering mengalami keterlambatan dalam pengiriman barang sehingga storeroom sering mengalami kehabisan sparepart disaat sparepart yang terlambat itu dibutuhkan. Untuk itu dibutuhkan sistem reorder point dalam pemesanan sparepart dan menerapkan safety stock yang sesuai sehingga pada saat sparepart habis dan supplier belum mengirimkan barang maka storeroom mempunyai stok cadangan/stok penyangga.
Menerapkan sistem ROP dan safety stock dalam pemesanan sparepart kembali agar tidak terjadi kekurangan stock pada saat sparepart dari supplier datang.
e. Sustain /Shitsuke (Rajin)
Berarti kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan cara yang benar sebagai suatu kebiasaan. Menjaga tempat kerja agar selalu stabil dan bersih merupakan proses yang terus menerus dari peningkatan berkesinambungan. Hal ini tergantung dengan
sifat pekerja yang bekerja di storeroom. Pekerja di storeroom seharusnya membiasakan diri untuk menjaga kebersihan dan kerapian lingkungan kerjanya. Apabila pekerja sudah menerapkan selalu menjaga kebersihan di lingkungan kerjanya maka pekerja akan terbiasa dengan penerapan 5 S + safety.
f. Safety
pekerjaan di storeroom tidak hanya mencatat administrasi keluar masuknya sparepart tetapi juga melayani pengambilan sparepart untuk para mekanik dan penyaluran sparepart dari supplier. Sparepart yang diangkut tidak hanya yang berukuran kecil, tetapi sparepart yang berukuran besar dan berat juga diangkut seperti metta cip, oli grease, dll. saat ini storeroom tidak menggunakan alat bantu untuk mengangkut sparepart – sparepart tersebut. Tetapi jika hal kecil dilakukan
secara terus menerus akan berakibat fatal, misalnya saja pekerja dalam melakukan kegiatan penyaluran barang dari suplier ke gudang tidak menggunakan alat material handling, seperti troly. Ini mengakibatkan pekerja harus membawa kardus berat 20 kg untuk 1 kardus secara manual. Jika dibiarkan terus menerus akan mengakibatkan sakit punggung atau pundak pada pekerjanya.