1 BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan mengenai peredaran warehouse management system gudang sparepart PT.Charoen Pokphand Indonesia Salatiga, perumusan masalah, tujuan penulisan, dan pembatasan masalah.
1.1 Latar Belakang
Saat ini perkembangan dunia industri berlangsung dengan sangat cepat, salah satu perkembangannya yaitu dalam penggunaan sparepart untuk mendukung berjalannya mesin
– mesin produksi. Sparepart – sparepart yang digunakan tersebut memerlukan tempat
penyimpanan seperti gudang agar sparepart tersebut tidak mengalami kerusakan karena cuaca. Penataan sparepart – sparepart tersebut juga sangat diperhatikan oleh perusahaan agar memberikan kenyamanan terhadap operator / penjaga, konsumen, ataupun supplier yang berhubungan langsung dengan gudang sparepart tersebut. Sistem pergudangan yang kurang baik akan menimbulkan waste yang seharusnya masih dapat diminimalisir.
PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang makanan untuk dikonsumsi oleh masyarakat umum. PT. Charoen Pokphand memproduksi beberapa jenis makanan seperti ayam potong, nugget, siomay, sosis, dan jeroan. Setiap jenis makanan memiliki lantai produksi yang berbeda –beda dalam pelaksanaan produksinya sehingga memiliki mesin – mesin yang berbeda pula dalam menjalankan proses produksi. Salah satu gudang yang terdapat di PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga adalah gudang sparepart yang menyimpan berbagai macam sparepart yang digunakan sebagai pendukung dalam menjalankan mesin produksi atau proyek – proyek yang diatasi PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga. Dalam sistem pergudangan sparepart PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga itu sendiri memiliki masalah dalam penataan layout gudang sparepart sehingga akan menimbulkan beberapa macam waste dalam gudang diantaranya searching time yang lama pada saat pencarian sparepart di warehouse sebesar 30 menit, trasportation time pada saat membawa sparepart menuju
2 gudang sebesar 20 menit ataupun dari gudang ke luar gudang sebesar 10 menit dan transportation time pada saat melakukan penataan sparepart ke rak penyimpanan yaitu sebesar 20 menit. Selain karena penataan layout waste juga terjadi pada saat menunggu barang yang datang dari supp
lier kadang terlambat padahal barang tersebut sudah sangat dibutuhkan sekali sehingga menimbulkan waiting time sebesar 1 minggu dan yang terakhir waste yang terjadi yaitu waiting time sebesar 4 jam karena barang harus menunggu shift 2 untuk menatanya apabila barang pada saat jam shift satu ( rekapitulasi aktivitas dan waktu terlampir ).
Untuk itu diperlukan pendekatan lean warehouse dalam memperbaiki sistem pergudangan sparepart sehingga menciptakan proses kerja yang mengalir dengan lancar dan memberikan kenyamanan bagi pihak – pihak yang berhubungan langsung dengan gudang sparepart tersebut.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas hal yang akan diangkat di dalam laporan kerja praktek ini adalah mengenai penerapan lean warehouse dalam sistem pergudangan PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga dengan mengidentifikasi waste yang terjadi dalam gudang sparepart sehingga menciptakan proses kerja yang mengalir dengan lancar dan memberikan kenyamanan.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan pembuatan laporan kerja praktek ini adalah:
1. Mengetahui keseluruhan aktivitas pada gudang sparepart ( storeroom ) PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga.
2. Untuk mengetahui macam – macam pemborosan yang terjadi pada aktivitas – aktivitas di gudang sparepart ( storeroom ) PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga.
3 3. Memberikan usulan perbaikan terhadap aktivitas – aktivitas di gudang sparepart (
storeroom ) PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga yang menghasilkan waste.
1.4 Pembatasan Masalah
Dalam laporan kerja praktek ini permasalahan yang muncul yaitu bagaimana meningkatkan produktivitas perusahaan dengan mengidentifikasi waste di gudang dengan pendekatan lean warehouse yang ada pada proses dari awal barang masuk sampai barang sampai di gudang dan sistem penyimpanannya tahapannya mulai dari Value stream mapping, diagram fishbone, 5 S + Safety dan perbaikan layout.
1.5 Waktu dan Lokasi Kerja Praktek
Kerja Praktek dilakukan dilaksanakan pada tanggal 20 Juli 2012 sampai 8 September 2012. Kerja Praktek ini dilaksanakan di PT Charoen Pokphand Indonesia Salatiga yang berlokasi di Jl. Pattimura km 1 Canden kutowinangun, Salatiga.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Laporan Kerja Praktek di PT Charoen Pokphand Indonesia Salatiga adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah dan asumsi, tujuan pemecahan masalah, metode pengumpulan data, waktu dan lokasi pelaksanaan kerja praktek dan sistematika penulisan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
4 BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang kerangka pemecahan masalah yang meliputi studi pendahuluan, perumusan masalah, tujuan penelitian, pengumpulan data, pengolahan data, analisis, serta kesimpulan dan saran.
BAB IV TINJAUAN SISTEM
Berisi tentang profil PT Charoen Pokphand Indonesia Salatiga mulai dari sejarah perusahaan hingga proses produksinya.
BAB V DATA dan PEMBAHASAN
Berisi metodologi peneitian, pengumpulan dan pengolahan data, analisa dari pengolahan data, serta langkah-langkah yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
BAB VI PENUTUP
Berisi kesimpulan dari analisa yang telah dilakukan, serta saran yang diharapkan bermanfaat bagi perusahaan.
5 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Lean
Lean dalam bahasa Inggris berarti ramping atau kurus. “Lean” berarti manufaktur tanpa waste (pemborosan). Waste yang dimaksud disini adalah segala sesuatu selain sejumlah minimum perlengkapan, material, komponen, dan waktu kerja yang sangat penting untuk produksi. Dalam hal lainnya suatu perusahaan dikatakan lean Jika semua aktivitas yang dilakukan hanya aktivitas yang bersifat value-added atau aktivitas yang memberikan nilai tambah dilihat dari sudut pandang konsumen.
(Jeffrey K. Liker, 2006) 2.1.1 Lean Warehouse
Warehouse berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang mentah ( bahan baku ), barang setengah jadi maupun barang jadi ( finish goods ) dan biasanya memiliki operasi penerimaan, penyimpanan, mengambil, mensortir, mengirim, dan mempacking barang. Dengan demikian lean warehousing adalah suatu prinsip dalam mengidentifikasi dan menghilangkan waste dalam operasi/proses warehouse dan menyingkat waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. dalam hal ini pelanggan warehouse merupakan pihak yang menerima pelayanan dari warehouse bisa bagian produksi atau bagian lain didalam perusahaan ( untuk warehouse raw material ) atau pihak luar seperti konsumen, distributor ( untuk warehouse finished goods ). Jadi waste didalam warehouse adalah segala kegiatan yang tidak menambah nilai bagi pihak – pihak yang menerima pelayanan dari warehouse. Nilai yang dimaksud adalah dalam konteks lean adalah semua kegiatan yang merubah material atau informasi menjadi sesuatu yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan.
Namun yang menjadi tantangan bukanlah sekedar menghilangkan waste tapi adalah untuk mengembangkan metode sistematik untuk terus mengidentifikasi dan menghilangkan waste. Perlu ditekankan bahwa yang dihilangkan bukanlah waste tetapi akar permasalahan
6 yang menyebabkan waste tersebut. Kesuksesan yang sebenarnya datang dari proses yang berkembang terus dalam mengidentifikasi dan memahami akar permasalahan. Kesuksesan tergantung dari 3 hal :
1. fokus pada pemahaman konsep mengenai filosofi lean, strategi implementasi dan penggunaan metode lean yang benar.
2. Penerimaan sepenuhnya terhadap konsekuensi penerapan lean, termasuk semua kegiatan yang mengakibatkan ketidaknyamanan sementara.
3. Dengan hati – hati melaksanakan rencana penerapan yang mencakup identifikasi waste yang sistematis, bersiklus dan berkelanjutan.
Terdapat proses yang berbeda yang terkait dengan pergudangan. Proses – proses ini adalah : Menerima Menyimpan Memilih Penyortiran Pengepakan shipping
ketika kita membandingkan lean warehouse untuk lean manufacturing, kita harus melakukan dengan variasi yang lebih tinggi dan prediktabilitas yang lebih rendah. Namun, ukuran yang berbeda dapat diambil untuk menghilangkan non – adding – value di warehouse. Ukuran tersebut adalah :
menata ulang tata letak dan rute
perpindahan item yang paling laris untuk ideal picking dan lokasi penyimpanan
optimalisasi media penyimpanan
penerapan prinsip “ touch once “
peenerapan teknologi baru seperti barcode, RFID tag, dan optimasi software
7
cross-docking : gerakan dari satu truk ke yang lain.
Juga beberapa alat lean yang diterapkan dalam lean manufacturing memiliki aplikasi yang valuable di warehouse :
value stream mapping
5S
Team building
Kesalahan pemeriksaan
Kanban
Standar kerja
Sama dengan lean manufacturing, tidak ada akhir untuk proses mengurangi usaha, waktu, ruang biaya, dan kesalahan. Perbaikan terus menerus adalah suatu keharusan dalam kegiatan warehouse. Sebuah lean warehouse memungkinkan perusahaan untuk melayani pelanggan lebih cepat, space gudang yang sesuai, persediaan yang berkurang, dan dengan akurasi lebih.
( Gaspersz,2007 ) 2.2 Waste
Prinsip utama dari pendekatan lean adalah pengurangan atau peniadaan pemborosan (waste). Dalam upaya menghilangkan waste, maka sangatlah penting untuk mengetahui apakah waste itu dan dimana ia berada. Ada 8 macam waste yang didefinisikan menurut Jeffrey K. Liker pada buku The Toyota Way yaitu :
1. Overproduction
Memproduksi barang – barang yang belum dipesan, akan menimbulkan pemborosan seperti kelebihan tenaga kerja dan kelebihan tempat penyimpanan dan biaya transportasi yang meningkat karena adanya persediaan berlebih.
8 2. Waktu ( menunggu )
Para pekerja hanya mengamati mesin otomatis yang sedang berjalan atau berdiri menunggu langkah proses selanjutnya, alat, pasokan komponen selanjutnya, dan lain sebagainya atau menganggur saja karena kehabisan material, keterlambatan proses, mesin rusak, dan bottleneck kapasitas.
3. Transportasi yang tidak perlu
Membawa barang dalam proses dalam jarak yang jauh, menciptakan angkutan yang tidak efisien, atau memindahkan material, komponen, atau barang jadi ke dalam atau ke luar gudang atau antar proses.
4. Memproses secara berlebih atau memproses secara keliru
Melakukan langkah yang tidak diperlukan untuk memproses komponen. Melaksanakan pemrosesan yang tidak efisien karena alat yang buruk dan rancangan produk yang buruk, menyebabkan gerakan yang tidak perlu dan memproduksikan barang cacat. Pemborosan terjadi ketika membuat produk yang memiliki kualitas lebih tinggi daripada yang diperlukan.
5. Persediaan berlebih
Kelebihan material, barang dalam proses, atau barang jadi menyebabkan lead time yang panjang, barang kadaluarsa, barang rusak, peningkatan biaya pengangkutan dan penyimpanan, dan keterlambatan.
6. Gerakan yang tidak perlu
Setiap gerakan karyawan yang mubazir saat melakukan pekerjannya, seperti mencari, meraih, atau menumpuk komponen, alat, dan lain sebagainya.
7. Produk cacat
Memproduksi komponen cacat atau yang memerlukan perbaikan. 8. Kreativitas karyawan yang tidak dimanfaatkan
Kehilangan waktu, gagasan, keterampilan, peningkatan, dan kesempatan belajar karena tidak melibatkan atau mendengarkan karyawan anda.
9 Untuk memahami ketujuh waste tersebut, perlu didefinisikan tiga tipe aktivitas yang terjadi dalam sistem produksi. Ketiga tipe aktivitas tersebut antara lain sebagai berikut : 1) Value adding activity, yaitu semua aktivitas perusahaan untuk menghasilkan produk
atau jasa yang dapat memberikan nilai tambah dimata konsumen sehingga konsumen rela membayar atas aktivitas tersebut.
2) Necessary but non-value adding activity, yaitu semua aktivitas yang tidak memberikan
nilai tambah di mata customer pada suatu material atau produk yang diproses tapi perlu dilakukan. Aktivitas ini tidak dapat dihilangkan, namun dapat dijadikan lebih efektif dan efisien.
3) Non value adding activity, yaitu semua aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah
di mata customer pada suatu material atau produk yang diproses. Aktivitas ini bisa direduksi atau dihilangkan, karena aktivitas ini murni waste yang sangat merugikan.
(Womacks,Jones, 1996) 2.3 Value Stream Mapping
2.3.1 Pendekatan Pemetaan Value Stream
Para ahli lean melihat operasi dari perspektif value stream. Setiap proses perlu distabilkan, dengan alasan untuk mendukung aliran yang diperlukan demi memberikan apa yang diinginkan pelanggan, dalam jumlah dan pada waktu yang mereka inginkan. Operation Management Consulting division Toyota diciptakan oleh Taiichi Ohno untuk memimpin proyek TPS yang besar dan mengajarkan TPS sambil melakukan. Dia menginginkan sebuah alat yang secara visual menyajikan aliran material dan informasi dan mencegah orang larut dalam masing – masing proses. Pada akhirnya, hal tersebut
menimbulkan apa yang kami sebut “ pemetaan value stream “, dan apa yang disebut Toyota sebagai “ Diagram Aliran Material dan Informasi”. Hal – ha yang perlu
diperhatikan dalam melakukan pemetaan value stream :
10 2. Peta keadaan di masa depan menyajikan konsep dari apa yang ingin anda capai.
3. Pemetaan keadaan di masa mendatang perlu difasilitasi oleh seseorang dengan keahlian lean yang mendalam
4. Tujuan pemetaan adalah tindakan
5. Jangan mengembangkan peta apa pun sebelum waktunya 6. Seseorang dengan pengaruh manajemen harus memimpin
7. jangan hanya merencanakan ( plan ) dan kemudian melakukan ( do ), tapi juga memeriksa ( check ) dan bertindak ( act )
2.3.2 Manfaat Pendekatan Pemetaan Value Stream
Pemetaan value stream lebih dari sekedar alat yang bagus untuk membuat gambaran yang menyoroti pemborosan, walaupun hal tersebut jelas sangat bermanfaat. Pemetaan membantu kita melihat rangkaian proses yang saling terkait dan untuk membayangkan value stream yang lean di masa mendatang. Melakukan pemetaan value stream merupakan filosofi mengenai bagaimana melakukan peningkatan. Filodofinya adalah bahwa kita perlu meluruskan seluruh aliran value stream sebelum kita menyelam lebih jauh ke dalam perbaikan masing – masing proses. Tujuan memperbaiki setiap proses adalah ntuk mendukung proses yang mengalir.
11
Gambar 2.1 Big Picture Mapping Icons
( Rosnani Ginting, 2007)
2.4 Kaizen
Kaizen sendiri didunia barat sering diterjemahkan dengan “Continuous Improvement”, perbaikan yang berkesinambungan. Beberapa penulis buku Manajemen menuliskan bahwa dengan menerapkan konsep Kaizen ini perusahaan di Jepang menggapai sukses dipasar. Kaizen biasanya diterapkan paralel dengan PDCA. Berlawanan dengan konsep yang revolusioner, lompatan jauh kedepan dan sebagainya, konsep Kaizen lebih konservatif, berubah secara bertahap dan selalu ada ruang untuk perbaikan untuk menghasilkan yang lebih baik lagi. Menurut Imai [1968], seorang pakar Kaizen, Kaizen artinya perbaikan, lebih jauh lagi perbaikan secara terus menerus dari cara hidup, personal, sosial dan kerja Konsep dari Kaizen sangat cocok diterapkan pada setiap usaha, prinsipnya ada 6 yaitu :
Karyawan adalah aset terpenting dari suatu usaha
Proses harus meningkat secara bertahap, jangan terlalu radikal
Perbaikan harus berdasarkan data/statistik sebagai tolak ukur pengukuran keberhasilan
12
Jika pekerjaan pertama dilakukan dengan benar, maka waste dapat dikurangi
Segera mengkoreksi kesalahan-kesalahan (errors) dalam proses atau dapat menjadi masalah yang lebih besar.
Prosedur yang lama mungkin lebih nyaman, tetapi tidak efisien. Semua karyawan harus terbuka terhadap perubahan dan peningkatan.
Tujuan kegiatan Kaizen adalah didasarkan pada identifikasi waste dalam proses manufaktur dan mengeliminasinya, untuk meningkatakan produksi mengurangi waste dalam proses bisnis, quality control yang akurat, Just in Time Delivery, standardisasi pekerjaan, dan menggunakan peralatan yang efisien. Kegiatan Kaizen merupakan Orientasi Team, yang terdiri dari manager, operator, dan pemilik dari proses dalam spesifikasi tempat untuk dianalisa dan memetakan metode operasi. Hal tersebut juga merupakan sarana untuk mengembangkan, mendiskusikan dan melakukan perubahan untuk memperbaiki proses. Terdapat empat tahap yang dilakukan team Kaizen, yaitu:
1. Tahap pertama
Menganalisa dan memetakan proses dari spesifikasi area plant 2. Tahap kedua
Mengidentifikasi masalah dan kesempatan untuk memperbaiki 3. Tahap ketiga
Implementasikan perubahan pada proses mengikuti aliran kerja yang diperbaiki 4. Tahap keempat
Evaluasi perubahan dan follow up dengan mengatur sesuai yang dibutuhkan Konsep Kaizen dibagi dalam 3 segmen, yaitu :
1. Berorientasi pada manajemen. Manajemen Jepang umumnya percaya bahwa seorang
manajer harus menggunakan 50% waktunya untuk penyempurnaan. Mulai dengan mengidentifikasi"pemborosan" maupun"aktivitas karyawan."
13 2. Berorientasi pada kelompok "gugus kendali mutu" dan"aktivitas kelompok kecil"
untuk mengidentifikasi penyebab masalah, menganalisis, melaksanakan, mencoba tindakan baru, dan menetapkan standar / prosedur baru.
3. Berorientasi pada individu, tercermin dalam bentuk keterampilan karyawan dalam
menyampaikan pemikiran dan saran, sebagai upaya pengembangan diri karyawan. ( Masaki imai, 2001 ) 2.5 5S
5S yang berasal dari bahasa Jepang, seringkali disingkat menjadi 5R dalam bahasa Indonesia, meski ada beberapa perusahaan yang tetap menjadikannya sebagai "5S" dengan bahasa Indonesia.
Berikut adalah pengertian dari masing – masing 5 S : a. SEIRI : Ringkas – Cleaning Up/Sorting Out
Istilah umumnya bisa diartikan mengatur segala sesuatu, memilah segala sesuatu dengan aturan atau prinsip tertentu.
Jika dikaitkan dengan konsep 5 S berarti : membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, mengambil keputusan yang tegas dan menerapkan management stratifikasi untuk membuang yang tidak diperlukan itu. Setelah membuang yang tidak diperlukan tersebut maka akan dapat melihat akar-akar masalah yang ada dan kemudian kita dapat menangani penyebab masalah yang ada tersebut.
Keuntungan yang didapatkan adalah mendapatkan tambahan tempat kerja dan tempat penyimpanan, dan yang kelihatan adalah mendapatkan tempat kerja kita tampak lebih bersih.
b. SEITON : Rapi – Applying The Neatness Principle
Artinya setiap barang dan peralatan ditempatkan mengikuti suatu aturan yang ditetapkan. Barang-barang yang rusak harus ditandai, dipisahkan penyimpanannya, dan segera dicarikan penggantinya. Termasuk untuk dokumen, standar, referensi. Keuntungan yang diperoleh kita akan mudah mencari barang, karena semuanya sudah ditentukan tempatnya sendiri.
14 Dalam penerapan 5 S, seiton berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini merupakan cara untuk menghilangkan proses pencarian. Penyimpanan juga harus didasarkan pada seberapa banyak yang kita tangani dan seberapa cepat kita menemukannya saat diperlukan. Tidak perlu menyimpan barang dalam jumlah banyak jika kita dapat memperolehnya lebih banyak secara cepat. Ini karena bukan saja kita harus berfikir tentang efisiensi, tapi kita juga harus berbicara tentang mutu, jangan sampai berkarat, rusak ataupun penyok. Karena penataan dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi, maka diperlukan studi waktu, penyempurnaan, dan bahkan praktek selama proses pembenahan.
c. SEISO : Resik – Cleaning
Berarti membuang sampah, kotoran dan benda-benda asing serta membersihkan segala sesuatu. Pembersihan merupakan salah satu bentuk dari pemeriksaan. Pembersihan disini diutamakan sebagai pemeriksaan terhadap kebersihan dan menciptakan tempat kerja yang tidak memiliki cacat dan cela.
d. SEIKETSU : Rawat/Pemantapan – Standardizing
Artinya memelihara lingkungan yang sudah bersih dan rapi sepanjang waktu. Maka dibuatlah standar prosedur. Jika tidak segera distandarkan maka kondisi bersih rapi yang telah dicapai akan kembali kotor berantakan. Prosedur standar ini harus dilaksanakan oleh semua pihak. Prosedur Standar ini harus diumumkan diketahui dan dipahami oleh semua orang.
Pemantapan disini berarti secara terus-menerus dan berulang-ulang memelihara pemilahan, penataan dan pembersihannya. Dalam hal ini diperlukan management visual dan management warna untuk pemantapan 5S.
e. SHITSUKE : Rajin – discipline
Artinya standar prosedur yang telah ada, dalam melaksanakan Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi) , Seiso (Resik) harus secara berkelanjutan dipertahankan (sustain).
15 Dengan disiplin yang tinggi, ringkas, rapi, resik sesuai dengan standar prosedur menjadi kebiasaan kerja, menjadi sikap kerja kita. Yang penting juga kita harus mengkomunikasikan, mengajarkan, melatih dan mendidik anak buah, rekan kerja, untuk memahami standar prosedur yang ada.
Ringkas (Sort)
Menyingkirkan barang yang jarang digunakan dengan
memberi tanda merah
Rajin (Sustain)
Menggunakan audit manajemen secara teratur
agar tetap disiplin.
Rawat (Standardize)
Menciptakan aturan untuk memelihara 3R yang pertama. Resik (Shine) Membersihkan Menghilangkan Pemborosan Rapi (Straighten)
Mengatur dan menetapkan tempat untuk semua barang
Gambar 2.2 5S
(Jeffrey K. Liker, 2006) 2.6 Diagram Fishbone
Diagram fishbone merupakan diagram yang digunakan untuk mengidentifikasi faktor penyebab problem/masalah.
16
Gambar 2.3 Diagram Fishbone
Dari gambar di atas terlihat bahwa faktor penyebab problem antara lain (kemungkinan) terdiri dari : material/bahan baku, mesin, manusia dan metode/cara. Semua yang berhubungan dengan material, mesin, manusia, dan metode yang dituliskan dan
dianalisa faktor mana yang terindikasi “menyimpang” dan berpotensi terjadi problem.
Manfaat analisa tulang ikan ini adalah memperjelas sebab – sebab sutau masalah atau persoalan. Berikut ini adalah langkah – langkah dalam membuat diagram tulang ikan : 1. Menyiapkan sesi sebab-akibat
2. Mengidentifikasi akibat
3. Mengidentifikasi berbagai kategori.
4. Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.
5. Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama
6. Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin
17 2.7 Sistem Pergudangan
2.7.1 Manajemen Pergudangan
Manajemen pergudangan dirancang bertujuan untuk mengontrol kegiatan pergudangan. Yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biaya
– biaya yang ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang yang
efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di gudang. Sistem informasi mengenai manajemen pergudangan ini sering disebut dengan warehouse management system (WMS).
Menurut Roy L. Harmon (1993), sistem pergudangan haruslah sederhana dan mudah dimengerti dengan tujuan :
1. Menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan customer service. 2. Menurunkan inventori hingga tingkat terendah.
3. Meningkatkan produktivitas dari perusahaan.
Gudang didefinisikan sebagai suatu fungsi penyimpanan dari suatu jenis produk (stock – keeping units/SKUs) yang merupakan bagian dari sejumlah besar unit penyimpanan dengan waktu penyimpanan yaitu diantara barang tersebut diproduksi ataupun setelah selesai diproses di suatu stasiun kerja dengan waktu produk tersebut harus dikirimkan kepada konsumen atau dikirimkan ke stasiun kerja berikutnya.
( Mulcahy,1994 ) Menurut Frazelle,2002,gudang dibedakan menjadi tujuh jenis,yaitu :
1. Raw material and component warehouse ( Gudang bahan mentah dan komponen ). 2. Work-in-Process Warehouse (Gudang barang setengah jadi).
3. Finished good warehouse (Gudang barang jadi).
4. Distribution warehouse and fulfillment centers (Gudang pengecer). 5. Local warehouse (Gudang lokal).
18 2.7.2 Definisi Gudang
Gudang didefinisikan sebagai suatu fungsi penyimpanan dari suatu jenis atau tipe produk (stock-keeping units) yang merupakan bagian dari sejumlah besar unit penyimpanan dengan waktu penyimpanan yaitu diantara barang tersebut diproduksi ataupun setelah diproses di suatu stasiun kerja dengan waktu produk tersebut harus dikirimkan kepada konsumen atau dikirimkan ke stasiun kerja berikutnya.
Stock Keeping Units sendiri dapat diartikan sebuah barang,merchandise,atau produk. Sebuah barang,produk,merchandise atau stock keeping units suatu nilai yang diantarkan,disimpan dan dikirimkan oleh operasi pergudangan atau distribusi keepada konsumen atau departemen manufaktur.
Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik yang berupa raw material, barang work in process atau finish good. Dari kata gudang maka didapatkan istilah pergudangan yang berarti merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan gudang. Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) kegiatan tersebut dapat meliputi kegiatan movement (perpindahan), storage (penyimpanan), dan information transfer (transfer informasi).
Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) dalam bukunya menyebutkan beberapa macam tipe gudang,yaitu :
1. Manufacturing Pant Warehouse
Manufacturing Pant Warehouse adalah gudang yang ada di pabrik. Transaksi di dalam gudangini meliputi penerimaan dan penyimpanan material, pengambilan material, penyimpanan barang jadi ke gudang, transaksi internal gudang, dan pengiriman barang jadi ke central warehouse, distribution warehouse, atau langsung ke konsumen. Menurut John Warman, manufacturing plant warehouse dapat dibagi-bagi menjadi :
19 a. Gudang Operasional
Gudang operasional digunakan untuk menyimpan raw material dan sparepart yang nantinya akan diperlukan dalam proses produksi. Dalam gudang operasional ini dapat pula disimpan barang – barang Work in process.
b. Gudang Perlengkapan
gudang perlengkapan merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan perlengkapan yang akan digunakan untuk memperlancar proses produksi. Perlengkapan merupakan barang yang digunakan untuk proses produksi tetapi tidak akan ditemui di finished good, karena barang ini hanya berfungsi membantu proses produksi. Setelah proses produksi berakhir barang ini akan dikembalikan ke gudang perlengkapan. Biasanya berada dekat dengan line produksi.
c. Gudang Pemberangkatan
Gudang pemberangkatan adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan barang yang telah menjadi finished good. Dari gudang inilah nantinya finished good akan dikirim keluar,baik ke distributor atau retailer. Gudang ini dapat disebut gudang finished good.
d. Gudang Musiman
Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil dan hanya ada pada saat gudang-gudang baik operasional dan pemberangkatan penuh. Gudang ini biasanya bukan milik pabrik,tetapi disewa dari pihak lain untuk jangka waktu tertentu. Di gudang ini dapat disimpan apa saja mulai dari raw material hingga finished good. 2. Central Warehouse
Cetral warehouse merupakan gudang pokok. Transaksi di dalam gudang ini meliputi penerimaan barang jadi (dari manufacturing plant warehouse, langsung dari pabrik,
20 atau dari supplier ), penyimpanan barang jadi ke gudang, dan pengiriman barang jadi ke distribution warehouse.
3. Distribution Warehouse
Distribution warehouse adalah gudang distribusi. Transaksi dalam gudang ini adalah penerimaan barang jadi (dari central warehouse,pabrik atau supplier), penyimpanan barang yang diterima gudang, pengambilan, dan persiapan barang yang akan dikirim, dan pengiriman barang ke konsumen. Terkadang distribution warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse.
4. Retailer Warehouse
Retailer warehpuse adalah gudang pengecer, jadi dengan kata lain dapat dikatakan gudang yang dimiliki toko yang menjual barang langsung ke konsumen.
2.7.3 Dasar – Dasar Aktivitas Pergudangan
Dilihat dari fungsi dan peran yang dimiliki,gudang memiliki dasar – dasar aktivitas pergudangan secara umum ( Frazelle,2002 ). Akivitas – aktivitas ini diuraikan sebagai berikut :
1. Receiving
Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitas – aktivitas seperti pembongkaran muatan,perhitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan kerusakan,memberikan jaminan bahwa jumlah dan kualitas yang dipesan sesuai dengan keinginan dan membagi material untuk disimpan atau untuk keperlaun fungsi produksi yang membutuhkan.
2. prepackaging (Optional)
Fungsi ini dibentuk dalam suatu gudang apabila produk diterima dalam jumlah besar dari supplier dan selanjutnya dipisah menjadi kemasan tunggal atau dalam bentuk – bentuk yang jumlahnya lebih kecil.
21 3. Put away
Yaitu suatu tindakan penempatan barang untuk disimpan. Termasuk didalamnya yaitu material handling, verifikasi tempat dan penempatan produk.
4. Storage
Merupakan aktivitas yang menempatkan barang dalam suatu tempat fisik ketika barang tersebut sedang menunggu untuk dikeluarkan dari gudang.
5. Order Picking
Proses pemindahan barang dari penyimpanan untuk memenuhi suatu kebutuhan yang spesifik. Aktivitas ini merupakan pelayanan dasar dari gudang yang disediakan bagi konsumen dn merupakan fungsi yang menjadi dasar dalam perancangan suatu gudang. 6. Packaging and/or pricing (optional)
Aktivitas ini dilakukan sebagai aktivitas pilihan setelah proses pengambilan. Sebagaimana dalam fungsi pengemasan awal, produk individu atau kemasan tunggal ditempatkan dalam kotak – kotak besar untuk memudahkan aktivitas pemidahan berikutnya. Fungsi pengemasan ini memberikan keuntungan yaitu memberikan fleksibilitas lebih dalam penggunaan on – hand inventory.
7. sortation
Merupakan kegiatan penyeleksian atau pemilihan dari batch dalam bentuk order tunggal dn akumulasi dri pengambiln distribusi untuk memenuhi permintaan yang harus dikerjakan ketika permintaan itu lebih dari satu produk dan akumulasi yang ada tidak sesuai dengan pengambilan yang dilakukan.
8. Unitizing and Shipping
Termasuk dalam aktivitas ini adalah : a. Pengecekan keengkapan order barang
b. Pengemasan barang untuk memudahkan pengiriman dalam container.
c. Persiapan dokumen pengiriman, termasuk packing list, alamat penerimaa dan bills of loading
22 e. Penjumlahan order yang ada di lapangan
f. Pemuatan dengan menggunakn truck 2.7.4 Fungsi Umum Gudang
Fungsi utama dari gudang mungkin hanya terlihat sebagai tempat penyimpanan sementara dari barang. Sebenarnya gudang juga hanya menjalankan beberapa fungsi lain. Menurut Kulwiec (1980), ada beberapa fungsi penting dari gudang yaitu sebagai berikut : 1. Menyediakan tempat penyimpanan barang sementara
Untuk mencapai skala produksi,transportasi,dan pemindahan bahan yang ekonomis seringkali perlu untuk menyimpan barang digudang dan dikeluarkan pada saat permintaan konsumen tinggi.
2. Menyatukan permintaan pelanggan
Gudang menerima barang curah dari beberapa sumber dan dengan menggunakan alat pemilihan otomatis mengelompokkan barang sesuai dengan permintaan pelanggan dan dikirim langung ke pelanggan.
3. Melayani sebagai pusat pelayanan pelanggan
Gudang mengirimkan barang kepada konsumen dan berhubungan langsung dengan konsumen tersebut. Oleh karena itu,gudang dapat berfungsi sebagai pusat pelayanan pelanggan dan mengganti barang yang salah atau rusak, melakukan survey pasar dan bahkan menyediakan pelayanan purna jual.
4. Melindungi barang
Gudang pada umumnya dilengkapi dengan sistem keselamatan dan keamanan yang baik,jadi wajar apabila menyimpan barang di gudang untuk melindungi barang dari pencuri,kebakaran,banjir dan masalah cuaca lainnya.
5. Memisahkan bahan yang berbahaya
Peraturan keselamatan tidak mengijinkan bahan berbahaya untuk diletakkan di dekat fasilitas produksi. Karena tidak ada proses produksi berjalan di gudang, maka gudang merupakan tempat yang tepat untuk menyimpan fasilitas yang berbahaya.
23 Banyak gudang melakukan kegiatan yang menambah nilai seperti pengepakan barang,menyiapkan permintaan pelanggan sesuai yang dibutuhkan,mengawasi barang yang yang masuk,menguji barang,dan bahkan merakitnya. Meskipun inspeksi dan pengujian tidak menambah nilai tetapi merupakan proses yang penting.
7. persediaan
Karena adanya kesulitan untuk meramalkan permintaan dengan tepat,banyak perusahaan merasa perlu untuk mempunyai persediaan atau safety stock untuk menghadapi permintan yng mendadak. Ketidakmampuan memenuhi permintaan pelanggan tidak hanya menghilngkan pemasukan tetapi kadang menurunkan kepercayaan pelanggan.
( heragu,hal 472 ) Tujuan penyimpanan dan fungsi gudang yaitu untuk memaksimalkan utilitas sumber – sumber yang ada ketika memenuhi keinginan konsumen dan juga untuk memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen dengan kendala – kendala sumber yang ada. Sumber – suber penyimpanan dan pergudangan yaitu ruang,peralatan dan tenaga kerja.
(Tompkins,1996) Permintaan konsumen untuk penyimpnn dan fungsi pergudangan dapat dilakukan secepat mungkin dan dalam kondisi yang baik. Maka dari itu,dalam mendesain fungsi penyimpanan dan pergudangan sedapat mungkin harus memenuhi fungsi berikut :
1. maksimalisasi penggunaan ruangan 2. maksimalisasi penggunaan peralatan 3. maksimalisasi penggunaan tenaga kerja
4. maksimalisasi akses ke seluruh barang yang disimpan
24 Perencanaan fasilitas penyimpanan dan pergudangan secara langsung mengikuti tujuan tersebut. Perencanaan untuk penggunaan peralatan secara maksimum membutuhkan pemilihan peralatan yang tepat. Untuk tujuan ketiga, maksimalisasi penggunaan tenaga kerja,termasuk di dalamnya yaitu menyediakan pelayanan tenaga kerja yang dibutuhkan. Perencanaan untuk maksimalisasi akses barang yang disimpan adalah issue layout. Perencanaaan untuk perlindungan maksimum dari barang yang ada mengikuti secara langsung dari penyimpanan barang dengan tempat yang memadai dengan peralatan yang sesuai oleh pekerja yang terlatih dalam layout yang terancang dengan baik
(tompkins,1996) 2.7.5 Perencanaan Ruang Penyimpanan
Menurut tompkins,1996,terdapat fenomena honeycombing dalam pemanfaatan ruangan untuk penyimpanan. Honeycombing merupakan ruang yang terbuang atau tidak terpakai yang dihasilkan karena adanya penambahan material lain yang menyebabkan blocked stage. Akibat yang nyata dari honeycombing ini adalah menurunnya persentase dari ruangan yang dipakai untuk menyimpan.
Ketika metode penyimpanan dan ruang yang hilang karena lorong dan honeycombing sudah ditetapkan, standar ruangan untuk keseluruhan barang yang akan disimpan harus diperhitungkan dengan cermat. Suatu ruang yang standar adalah volume yang dibutuhkan tiap unit muatan yang disimpan termasuk didalamnya alokasi ruang untuk lorong dan honeycombing.
Dengan mengalikan ruang standar untuk tiap item muatan, maka ruang yang dibutuhkan untuk per item dapat ditentukan. Jumlah dari kebutuhan ruang untuk seluruh item yang akan disimpan adalah total ruang penyimpanan yang dibutuhkan,dengan menambah luas total kebutuhan untuk penerimaan dan pengiriman,kantor,perawatan serta bagian pelayanan maka luas keseluruhan untuk departemen penyimpanan atau gudang dapat ditentukan.
25 2.7.6 Perencanaan layout Penyimpanan
Tujuan dari perencanaan layout dari bagian penyimpanan atau gudang yaitu :
Untuk efektivitas dari penggunaan ruang.
Memberikan material handling yang efisien.
Untuk meminimalkan biaya penyimpanan ketika memenuhi pelayanan pada level tertentu.
Untuk memberikan fleksibilitas maksimum.
Untuk menyediakan pengaturan rumah tangga produksi yang baik.
Untuk melengkapi dan memenuhi tujuan ini,maka beberapa prinsip untuk penerapan area penyimpanan harus diintegrasikan. Prinsip – prinsip tersebut antara lain :
Popularity ( popularitas )
Hukum pareto ini seringkali diterapkan pada popularitas dari material yang disimpan (Tompkins,1996). Biasanya, 85% turn over material hanya dilakukan oleh 15% material yang disimpan. Untuk memaksimalkan pengambilan, maka 15% material populer harus disimpan dengan jarak tempuh yang minimal. Dalam kenyataannya,material disimpan sehingga jarak tempuh berkebalikan secara relatif dengan popularitas material.
Jarak tempuh ini dapat diminimalkan dengan menyimpan item popular pada area penyimpanan dan menempatkan material untuk meminimalkan jarak tempuh total. Apabila material memasuki dan meninggalkan gudang dan titik yang sama maka material yang popular dapat diposisikan sedekat mungkin dengan titik tersebut. Namun apabila material memasuki dan meninggalkan areal gudang dari titik yang berbeda dan diterima serta dikirimkan dalam jumlah yang sama, material yang paling popular harus diposisikan sepanjang rute secara langsung diantara titik kedatangan dan keberangkatan. Akhirnya, material yang popular memiliki rasio pengiriman/penerimaan terbesar sehingga harus diposisikan dekat dengan titik penerimaan sepanjang rute langsung yang dilewati antara titik masuk dan keluar (
26 rasio penerimaan/pengiriman tidak lebih dari rasio jarak tempuh untuk penerimaan dan jarak tempuh untuk pengiriman suatu material).
Similarity (similaritas/kesamaan)
Prinsip kedua dari pengaturan layout penyimpanan yaitu berdasarkan kesamaan dari material yang disimpan. Sebagai contoh, dalam gudang sparepart otomotif, komponen karburator disimpan bersama – bersama dengan komponen sistem pembuangan lainnya. Seorang konsumen tidak suka untuk memesan karburator yang baru dan selangnya. Hal ini akan lebih disukai apabila selang yang ada sudah termasuk dalam pesanan selang gasket ketika karburator itu diminta. Dengan menyimpan komponen yang memiliki kesamaan maka jarak tempuh untuk order pengambilan maupun penerimaan dapat diminimalisir.
Size (ukuran)
Memiliki komponenn kecil yang disimpan dalam ruang yang didesain untuk komponen besar adalah tindakan pemborosan. Umumnya sering dijumpai bahwa komponen yang besar tidak dapat diisimpan pada rak (sesuai dengan popularitas atau kesamaan) karena tidak muat. Untuk mengurangi hal ini maka variasi dari ukuran lokasi penyimpanan harus diberikan. Apabila kendala yang dihadapi adalah ketidakpastian ukuran dari material yang disimpan maka rak yang adjustable (dapat dipindahkan atau diatur sesuai dengan keinginan) dapat digunakan untuk mengatasi hal ini.
characteristics (karakteristik)
karakteristik dari komponen yang disimpan dan ditangani seringkali berlawanan dengan metode yang diindikasikan oleh popularitas,kesamaan dan ukuran komponen tersebut. Beberapa karakteristik komponen yang penting yaitu :
a. Perishable materials (komponen yang mudah rusak)
komponen ini membutuhkan penanganan kontrol lingkungan yang serius dan juga penentuan shelf life harus dipertimbangkan.
27 b. oddy shaped and crushable items ( komponen bentuk khsusus dan mudah
rusak )
komponen tertentu tidak akan sesuai dengan area penyimpanan yang tersedia. Pada komponen dengan bentuk khusus tersebut membutuhkan penanganan yang cenderung bermasalah karena jika komponen tersebut harus disimpan maka dibutuhkan ruang khusus yang terbuka untuk penyimpanannya.
c. hazardous materials (komponen berbahaya)
komponen seperti cat,varnish propane, dan bahan kimia yang mudah terbakar membutuhkan penyimpanan yang terpisah. Kode keselamatan harus dicek dan langsung diikuti oleh seluruh komponen yang mudah terbakar atau meledak. d. Security items (komponen dengan pengamanan khusus)
hampir semua komponen dapat hilang. Untuk komponen dengan pengamanan khusus seringkali menjadi target yang mudah hilang. Komponen ini sebaiknya diberikan perlindungan tambahan di dalam area penyimpanan.
e. compability (kecocokan/kesesuaian)
beberapa bahan kimia tidak berbahaya ketika disimpan sendiri, tetapi mudah menguap jika bercampur dengan unsur lain. Beberapa material tidak membutuhkan penyimpanan khusus tapi dapat dengan mudah terkontaminasi dengan material lain apabila ditempatkan bersama – sama.
Space utilization (Utilitas ruangan)
Perencanaan ruang termasuk juga menentukan kebutuhan area yang digunakan untuk penyimpanan komponen. Maka dengan mempertimbangkan popularitas,kesamaan,ukuran karakteristik material,suatu layout dari pemakaian ruang harus dikembangkan untuk memaksimalkan utilitas ruangan dalam memenuhi kebutuhan penyimpanan. Beberapa hal yang dapat dijadikan pertimbangan yaitu : 1. Konservasi Ruangan
28 Konservasi ruangan termasuk didalamnya maksimalisasi pemusatan dan pemanfaatan penumpukan serta minimalisasi honeycombing . Maksimalisasi konsentrasi ruangan mampu meningkatkan fleksibilitas dan kapabilitas dari penanganan komponen dalam jumlah besar.
2. Pembatasan Ruangan
Pemanfaatan ruangan dapat dibatasi oleh rangka bangunan,tinggi atap,beban lantai,kuda – kuda nagunan dan kapasitas maksimum penumpukan.
3. Jangkauan
Pemanfaatan ruangan yang terlalu padat akan mengakibatkan kesulitan dalam pengambilan material. Lorong harus dirancang agar cukup lebar untuk pergerakan pemindahan material yang efektif dan dialokasikan sedemikian rupa sehingga tiap – tiap blok penyimpanan dapat dijangkau. Untuk ilustrasi area penyimpanan dengan mempertimbangkan jangkauan dapat dilihat gambar 2.4 dibawah ini.
2.7.7 Klasifikasi gudang
Berdasarkan karakteristik material yang akan disimpan, gudang dapat dibedakan menjadi :
a. Raw Material Storage
gudang ini akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi dari gudang ini umumnya berada di dalam bangunan pabrik. Untuk beberapa jenis bahan tertentu biasa juga diletakkan di luar bangunan pabrik yang mana hal ini akan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang ini kadang – kadang disebut pula sebagai stock room karena fungsinya memang untuk menyimpan stock untuk kebutuhan tertentu.
29 b. Work in Process Storage
dalam industri manufaktur,sering kita jumpai bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur ini sering pula harus terhenti karena dari satu operasi ke operasi berikutnya waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama,sehinga untuk itu material harus menunggu sampai mesin atau operator berikutnya tersebut siap mengerjakan.
c. Finished Goods Product Storage
kadang- kadang disebut juga dengan warehouse yang fungsinya adalah menyimpan produk – produk yang telah selesai dikerjakan.
d. Storage for Supplier
yaitu gudang untuk menyimpan nonproduktif item dan digunakan untuk menunjang fungsi dan kelancaran produksi seperti pengepakan material,komponen dan suplai perawatan,suplai kantor,dan lain – lain.
e. Finished Part Storage
yaitu gudang untuk menyimpan parts yang siap untuk dirakit. Gudang ini biasanya diletakkan berdekatan dengan area perakitan atau biasa juga ditempatkan secara terpisah di dalam work in process.
f. salvage
dalam sebagian proses produksi ada kemungkinan beberapa benda kerja akan salah dikerjakan yang mana untuk ini memerlukan pengerjaan kembali untuk membenarkannya sehingga kualitas produk tersebut diperbaiki. Untuk itu diperlukan suatu area guna menyimpan benda kerja ini sebelum diproses kembali. Benda kerja yang tidak bisa diperbaiki akan menjadi skrap yang mana untuk ini harus diletakkan dalam lokasi tersendiri.
30 g. Scrap and Waste
scrap adalah material atau komponen yang salah dikerjakan dan tidak bisa diperbaiki lagi. Sedangkan waste adalah normal residu dari proses produksi seperti geram, potongan – potongan logam, dan lain – lain yang tidak berguna lagi dalam proses produksi yang ada . material yang berupa skrap atau buangan ini biasanya akan dikumpulkan dan diletakkan dalam area yang terpisah dari pabrik dengan harapan akan bisa dijual ke pihak lain yang membutuhkan ( Sritomo,hal 215 ).
2.7.8 Klasifikasi Persediaan dalam Gudang
Gudang seperti kegunaannya secara umum merupakan suatu tempat untuk menyimpan benda. Benda yang disimpan dalam gudang ini dapat pula disebut sebagai persediaan. Secara umum persediaan dapat diklasifikasikan berdasarkan dua hal yang umum,yaitu klasifikasi persediaan berdasarkan fungsi dari barang dalam gudang dan kalasifikasi persediaan berdasarkan kecepatan arus aliran barang.
a. Klasifikasi Persediaan Berdasarkan Fungsi Barang
dalam dunia industri persediaan yang disimpan dalam gudang dapat bermacam – macam fungsinya. Dalam klasifikasi ini gudang akan dibagi – bagi sesuai dengan barang apa yang disimpan dalam gudang tersebut. Secara umum, berdasarkan fungsi fisiknya, persediaan dapat dibagi menjadi empat fungsi utama. Keempat fungsi persediaan tersebut adalah :
Sebagai Raw Material
Raw material merupakan barang yang akan diproses diberi nilai tambah untuk kemudian dapat dijual dan dipasarkan kepada konsumen dengan nilai yang lebih tinggi. Raw material dapat berbeda – beda untuk setiap perusahaan tergantung jenis usaha dan tujuan usahanya. Barang yang menjaddi raw material di suatu perusahaan belum tentu menjadi raw material diperusahaan lain. Dapat saja raw material di sebuah perusahaan menjadi finished good di
31 perusahaan lain. Misalnya, dalam perusahaan roti, barang yang menjadi raw material di perusahaan itu adalah tepung, akan tetapi bagi sebuah pabrik tepung, tepung adalah sebuah finished good yang dihasilkan dari proses – proses rumit yang mengubah biji gandum menjadi tepung.
Sebagai Work In Process
Barang work in process dalam bahasa sehari – hari dikenal dengan nama barang setengah jadi. Barang work in process ini adalah raw material yang dikenal proses untuk menjadi suatu produk hanya saja belum selesai,atau dikatakan masih setengah jalan.
Sebagai Finished Goods
Finished goods merupakan barang yang siap untuk disajikan atau siap untuk dipasarkan kepada konsumen. Finished goods ini merupakan barang yang diperoleh dari bahan dasar berupa raw material yang telah diproses dan diberi nilai tambah.
Sebagai sparepart atau peralatan
Peralatan atau sparepart adalah barang yang tidak memberikan nilai tambah kepada suatu raw material untuk menjadi finished good, akan tetapi akan sangat berguna sekali untuk mendukung kelancaran proses pemberian nilai tambah kepada raw material untuk menghasilkan finished goods.
b. Klasifikasi Persediaan Berdasarkan Kecepatan Arus Aliran Barang
Dalam gudang baik gudang yang merupakan gudang raw material, gudang WIP, gudang finished goods ataupun gudang saprepart pasti akan terdapat perbedaan arus aliran barang – barang yang ada didalamnya. Dalam suatu gudang, misalnya gudang finished goods ada terdapat bermacam – macam finished goods yang disimpan dalam gudang tersebut berbeda jenisnya. Dengan adanya perbedaan jenis tersebut maka aliran setiap barang tidak akan sama. Dalam klasifikasi ini persediaan akan dipandang berdasarkan aliran barang tersebut apakah barang tersebut termasuk barang fast moving,medium moving atau slow moving.
32
Barang Fast Moving
Barang – barang yang disebut sebagai fast moving adalah barang dengan aliran yang sangat cepat,atau dengan kata lain barang fast moving ini berada di gudang dalam waktu yang sangat singkat.
Barang Medium Moving
Barang Medium Moving adalah barang – barang yang aliran barangnya sedang – sedang saja, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Biasanya barang ini akan berada di gudang dalam waktu yang relatif lama jika dibandingkan dengan barang – barang fast moving.
Barang Slow Moving
Merupakan barang dengan arus aliran barang yang sangat lambat sehingga biasanya barang – barang yang slow moving ini akan tersedia di gudang dalam jangka waktu yang cukup lama.
Aliran barang ini harus sangat diperhatian dalam menjalankan manajemen pergudangan karena hal ini akan sangat meentukan apakah suatu gudang telah digunakan secaraa efektif atau belum. Dengan memperhatikan kecepatan aliran tersebut diharapkan aliran barang yang ada di gudang menjadi lancar. Untuk barang fast moving dijaga agar stock di gudang tidak kehabisan sehingga tidak mengecewakan konsumen,sedangkan untuk barang yang slow moving dijaga agar tidak terjadi penumpukan barang yang tidak perlu di gudang sehingga kapasitas gudang dapat digunakan sebaik dan seefektif mungkin.
2.7.9 Kebijakan Penyimpanan
Secara garis besar,ada beberapa kebijakan tentang penyimpanan barang yang datang di gudang. Kebijakan tersebut berdasarkan lokasi tempat barang tersebut diletakkan pada gudang ( Tompkins,1996 ). Terdapat kebijakan – kebijakan utama mengatur sistem penyimpanan terhadap kedatangan barang pada sebuah gudang,yaitu :
33
Random Storage Policy
Kebijakan yang paling sederhana disebut kebijakan penyimpanan acak. Yaitu menyimpan barang yang masuk pada tempat yang tersedia dimanapun. Jika tersedia lebih dari satu lokasi yang dapat digunakan untuk penyimpanan,secara teori barang yang masuk memiliki probabilitas yang sama untuk ditempatkan dilokasi manapun yang tersedia. Pada prakteknya,bagaimanapun juga,barang tersebut akan ditempatkan di ruang tersedia yang paling dekat. Sebagaimana menurut Francis,Meginnis, dan White ( 1992 ) dan Tompkins et.al ( 1996 ), penyimpanan dan pengambilan di bawah kebijakan acak tidaklah benar – benar acak pada prakteknya. Operator cenderung untuk menyimpan atau mengambil barang dari lokasi terdekat.
Dedicated Policy
Kebijakan penunjukkan,sebaliknya,memerlukan barang untuk disimpan pada lokasi yang telah dispesifikasikan sebelumnya yang bergantung pada tipe barang tersebut. Setiap kebijakan dari kedua kebijakan ini memiliki kelebihan dan kekurangannya masing – masing. Untuk volume dan frekuensi S/R yang sama, kebijakan acak memerlukan ruang penyimpanan yang lebih sedikit daripada kebijakan penunjukkan. Hal ini dikarenakan kebijakan penunjukkan menetapkan ruang untuk tiap barang sama dengan tingkat inventory maksimum dari barang tersebut. Tentu saja, tingkat maksimum ini tercapai secepatnya ketika barang tersebut terisi kembali dalam waktu yang berbeda – beda.
Tingkat agregat inventory maksimum cenderung lebih rendah daripada jumlah tingkat inventory maksimum untuk barang individual. Meskipun kebijakan acak memerlukan ruang yang lebih sedikit,jika barang yang disimpan banyak,maka untuk mengambilnya kembali membutuhkan waktu lebih karena kadangkala sulit menemukan lokasi barang tersebut. Maka tingkat troughput dari sistem menurun,peralatan S/R tidak digunakan secara efektif dan gudang cenderung tidak tertata dengan barang – barang tersebar disegala tempat.
34
Cube Per Order Index
Pada kebijakan ketiga, secara operasional sangat simpel dan digunakan secara luas. Kebijakan ini pertama kali diperkenalkan oleh Heskett ( 1964 ). COI untuk sebuah barang didefinisikan sebagai rasio dari kebutuhan penyimpanan barang dengan jumlah transaksi S/R barang tersebut. Menurut kebijakan ini seorang manajer gudang mengurutkan barang dengan urutan naik berdasarkan nilai COI barang tersebut. Alokasi barang pertama dalam daftar sesuai dengan kebutuhan ruang penyimpanan pada tempat terdekat dari titik input/output,alokasikan barang kedua dalam daftar pada ruang penyimpanan yang terdekat berikutnya dari titik I/O dan seterusnya, hingga seluruh item teralokasi. Oleh karena itu kebijakan COI menempatkan barang yang mempunyai jumlah permintaan S/R besar dan membutuhkan ruang penyimpanan kecil di dekat titik I/O.
Class Based Storage Policy
Kebijakan keempat disebut kebijakan penyimpanan berdasarkan kelas, kebijakan ini berdasarkan observasi pareto, bahwa persen kecil dari populasi suatu negara memiliki kekayaan yang terbanyak. Sebaliknya, persen besar dari populasi memiliki kemakmuran yang lebih sedikit. Fenomena ini dikenal dengan nama efek pareto, dipandang dalam berbagai aspek kehidupan.
Dalam gudang 80% aktivitas S/R ditujukan pada 20% barang, 15% dari 30% barang, dan seperti halnya 5% dari aktivitas S/R pada 50% barang, oleh karena itu, kita mengklasifikasikan barang ke dalam salah satu dari tiga kelas A,B,C tergantung dari tingkat S/R yang dihasilkannya. Pengelompokkan dibagi menjadi tiga kelas,yaitu :
a. Total aktivitas S/R di atas 20% digolongkan ke dalam kelas A.
b. Total aktivitas S/R di antara 5% - 20% digolongkan ke dalam kelas B. c. Total aktivitas S/R di antara 0% - 5% digolongkan ke dalam kelas C.
35 Berdasarkan klasifikasi tersebut,maka barang – barang yang termasuk kedalam kelas A harus disimpan pada lokasi yang paling dekat dengan titik I/O, kelas B pada lokasi terdekat yang berikutnya,dan seterusnya. ( Heragu,1997 ).
Shared Storaage Policy
Kebijakan tersebut ada di antara random storage dan dedicated storage. Seperti pada pengoperasian random storage policy, ruang penyimpanan yang sama menjaga item yang berbeda dari waktu ke waktu, bagaimanapun alokasi item ke ruang penyimpanan tidaklah acak tetapi dikontrol secara hati – hati. Item yang bergerak cepat disimpan didalam ruangan yang semakin dekat dengan titik I/O. Item yang bergerak lambat disimpan dalam ruang yang lebih jauh dengan titik I/O, sebab item tidak mungkin diisi ulang dengan segera tetapi dengan level konstan. Waktunya yang dihabiskan dalam inventory bisa bervariasi dari lot ke lot walaupun untuk produk yang sama. Juga karena item yang berbeda bisa mencapai tingkat persediaan maksimum pada waktu yang berbeda, alokasi item yang sesuai untuk penempatan penyimpanan yang didasarkan pada shared storage policy dapat meningkatkan sistem troughput dan meningkatkan utilitasn ruang.
( Heragu,1997 ) 2.7.10 Tata Letak Barang Racking System
Tata Letak Barang
Tata letak barang dalam gudang atau biasanya disebut dengan layout barang merupakan suatu metode peletakan barang dalam gudang untuk mempermudah, mempercepat dan meningkatkan efisiensi dari gudang tersebut dalam menampung barang maupun mengalirkan permintaan barang kepada pihak yang melakukan permintaan. Pihak yang melakukan permintaan ini dapat dibagi menjadi internal customer atau external customer. internal customer adalah pelaku demand yang berada dalam dalam suatu perusahaan yaitu departemen lain dalam perusahaan. Sedangkan external customer adalah
36 konsumen dalam pengertian secara umum yaitu pihak pelaku demand yang berasal dari luar perusahaan.
Racking System
Adalah suatu cara untuk meningkatkan kapasitas tanpa melakukan pelebaran gudang. Selain itu juga dapat digunakan untuk melakukan pengelompokkan barang sehingga gudang terlihat lebih teratur tanpa membutuhkan tempat yang terlalu luas.
a. Rak Permanen
rak permanen yaitu rak yang memiliki konstruksi bangunan yang permanen,dengan kata lain rak permanen tidak akan dapat dipindah – pindahkan jika diperlukan di bagian lain.
b. Rak Sementara
Rak sementara terdiri dari konstruksi rak yang dapat dipindah – pindahkan atau dibongkar jika sudah tidak diperlukan.
37 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Berikut merupakan metodologi penelitian “ Penerapan Lean Warehouse dengan 5S+Safety pada Gudang Sparepart PT.Charoen Pokphand Indonesia Salatiga” :
MULAI
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas hal yang akan diangkat di dalam laporan kerja praktek ini adalah mengenai penerapan lean warehouse dalam sistem pergudangan PT. Charoen Pokphand Indonesia
Salatiga dengan mengidentifikasi waste yang terjadi dalam gudang sparepart sehingga menciptakan proses kerja yang mengalir dengan
lancar dan memberikan kenyamanan.
Tujuan Penelitan
Mengetahui keseluruhan aktivitas pada gudang sparepart ( storeroom ) PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga, untuk mengetahui macam – macam pemborosan yang terjadi pada aktivitas – aktivitas di gudang sparepart ( storeroom ) PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga, dan memberikan usulan perbaikan terhadap aktivitas – aktivitas di gudang sparepart ( storeroom ) PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga yang
menghasilkan waste.
PENGUMPULAN DATA DAN PEMBAHASAN
1. Hasil wawancara admin storeroom
2. pengamatan 3. kuosioner
38
ANALISIS PERMASALAHAN
Penataan layout yang kurang teratur menyebabkan searching time, transportation time dan waiting time yang lama
IDENTIFIKASI MASALAH DAN TOOLS
Menggunakan tools 5S + Safety untuk meminimalisir waste yang terjadi pada storeroom PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga
REKOMENDASI PERBAIKAN SELESAI 1. Value stream mapping 2. Fishbone 1. penambahan material handling 2. perubahan layout 3. Pelabelan/ pengkodean A
Gambar 3.1 Diagram Alir Langkah-langkah Pemecahan Masalah
Perumusan Masalah
Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang telah dilakukan pada Gudang sparepart PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga, Gudang Sparepart tersebut memiliki ukuran yang tidak terlalu besar. Akan tetapi penataan layout yang dilakukan kurang teratur. Pada gudang tersebut sistem penataan sparepart awalnya menurut jenis sparepartnya akan tetapi karena keterbatasan tempat, sparepart ditata tidak beraturan ( dimana ada tempat kosong, maka sparepart diletakkan ). Dalam hal ini yang menjadi pokok permasalahan adalah bagaimana meminimalisir waste ( pemborosan ) yang terjadi seperti searching time, waiting time, dan transportation time yang lama yang disebabkan penataan layout yang kurang
39 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah penerapan metode 5S + safety untuk meminimalisir waste yang terjadi dan memberikan beberapa usulan perbaikan seperti menambahkan material handling, perbaikan layout dan memberikan pelabelan/pengkodean.
Pengumpulan Data dan Pembahasan
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk melakukan penelitian dan membahas mengenai masalah – masalah apa saja yang terjadi pada storeroom dan bagaimana cara mengatasinya. Data tersebut diperoleh dari hasil pengamatan, wawancara admin storeroom, dan kuosioner yang diberikan kepada teknisi – teknisi yang sering mengambil sparepart di storeroom kemudian untuk pembahasannya terbagi menjadi beberapa subbab yaitu analisis permasalahan, identifikasi masalah dan tools, dan usulan perbaikan.
Analisis Permasalahan
Pada tahap ini dilakukan pengidentifikasian masalah – masalah apa saja yang terjadi pada storeroom. Pada tahap ini menggunakan value stream mapping dan fishbone untuk mengidentifikasi waste apa saja yang terjadi.
Identifikasi Masalah dan Tools
Pada tahap ini menentukan tools apa saja yang digunakan untuk meminimalisir waste yang ada. Pada permasalahan ini menggunakan 5S untuk meminimalisir waste yang terjadi pada storeroom PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga.
Usulan Perbaikan
Pada tahap ini diberikan beberapa usulan konkrit untuk meminimalisir waste yang terjadi seperti menambahkan material handling, perbaikan layout dan memberikan pelabelan/pengkodean.
40 Kesimpulan dan Saran
Dari hasil pengolahan data dan analisis, diperoleh kesimpulan mengenai masalah – masalah apa saja yang terjadi pada Storeroom dan bagaimana cara mengatasinya selain itu terdapat saran yang diberikan untuk mengurangi terjadinya kesalahan dalam penelitian.
41 BAB IV
TINJAUAN SISTEM 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan
4.1.1 Profil Umum Perusahaan
Berikut merupakan gambar logo perusahaan PT. Charoen Pokphand Indonesia Salatiga :
Gambar 4.1 Logo Perusahaan
PT. Charoen Pokphand Indonesia – Chicken Processing Plant, Salatiga adalah salah satu perusahaan yang tergabung dalam Charoen Pokphand Group Indonesia ( CP Group ). Berdiri pada tanggal 22 September 2007. Menempati areal seluas 4,6 hektar di Jl. Patimura KM.1, Salatiga, Jawa Tengah. Dengan Kemampuan produksi sebesar 4.000 ekor per jam dengan jumlah karyawan sekitar ± 1.000 orang.
Sebagai industri pemotongan dan pengolahan daging ayam, PT. Charoen Pokphand Indonesia, Chicken Processing Plant didukung oleh pengalaman tehnologi dan sumber daya manusia yang terbaik, PT. Charoen Pokphand Indonesia telah membuktikan dirinya sebagai perusahaan pengolahan daging ayam yang bermutu di Indonesia demi kepuasan seluruh rakyat Indonesia.
42 Visi
Visi PT. Charoen Pokphand Indonesia adalah :
1. Menjadi produsen kelas dunia makanan olahan dari daging ayam khususnya dan
bahan lain umumnya,
2. Menjadi perusahaan yang bertanggung jawab, peduli terhadaap dampak sosial dan
lingkungan di dalam menjalankan kegiatan kami. Misi
Misi PT. Charoen Pokphand Indonesia adalah :
1. Membantu meningkatkan kualitas bangsa Indonesia dan dunia serta memuaskan
pelanggan dan pemegang saham dengan memproduksi makanan olahan yang bermutu tinggi, halal dan aman dengan menerapkan GMP ( Good Manufacturing Practice), SSOP (Sanitation Standard Operating Procedure), sistem jaminan halal, HACCP dan ISO 9001 : 2008
2. Menjaga dan menerapkan prinsip – prinsip kelestarian lingkungan hidup sesuai
peraturan perundang – undangan yang berlaku.
Produk PT. Charoen Pokphand Indonesia- Chicken Processing Plant merupakan produk dengan kualitas terbaik, dimulai dengan proses pemilihan bahan baku ayam yang memenuhi standard ayam yang sehat, bebas dari segala penyakit, proses pemotongan dan pembersihan ayam yang dilakukan dengan halal dan hygienis, juga proses pengolahanya yang diawasi secara ketat dan sesuai dengan standard makanan yang bermutu tinggi, sampai pada kemasan dan kualitas control, serta distribusi yang dilakukan oleh sumber daya manusia yang terbaik, didukung oleh mesin mesin yang modern dan berteknologi tinggi.
PT. Charoen Pokphand Indonesia-Chicken Processing Plant, memproduksi dan mensupply produk yag bermutu tinggi untuk keperluan industri makanan di Indonesia seperti KFC, CFC, Wendys dan restaurant restaurant lain. PT. Charoen Pokphand Indonesia-Chicken Processing Plant, sangat mengutamakan kebersihan dan kualitas dari
43 produk yang dihasilkan, untuk itu masalah sanitasi dan hygenis serta jaminan halal sangat diutamakan , untuk menghasilkan produk bermutu tinggi dan memenuhi harapan serta kebutuhan pelanggan.
PT. Charoen Pokphand Indonesia-Chicken Processing Plant mengeluarkan kebijakan mutu yang merupakan kebijakan perusahaan yaitu : Senantiasa menghasilkan produk yang bermutu tinggi, halal dan aman untuk dikonsumsi dalam rangka pencapaian visi & misi perusahaan sehingga dapat memberikan jaminan kepuasan kepada pelanggan. Menggalang kerjasama, partisipasi aktif dan positif semua karyawan dalam mengembangkan dan meningkatkan mutu kerja secara terus-menerus. Seuai dengan motto “
A Tradition of Quality” Jam Kerja Karyawan
Waktu kerja untuk karyawan diatur sebagai berikut : a. Waktu Kerja Non Shift :
Hari Kerja : Senin sampai Sabtu
Jam Kerja Senin – Jumat : 08.00 – 16.00 WIB Jam Kerja Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB
b. Waktu Kerja Shift :
Hari Kerja : Senin sampai Sabtu
Jam Kerja Shift I : 07.00 – 15.00 WIB
Jam Kerja Shift II : 15.00 – 23.00 WIB
44 4.1.2 Struktur Organisasi PT Charoen Pokphand Indonesia – Salatiga
Adapun struktur organisasi PT Charoen Pokphand Indonesia Salatiga menggunakan struktur organisasi staf dan lini, yaitu suatu bentuk struktur organisasi dimana wewenang mengalir dari pimpinan kepada bawahannya dan dari bawahan ini kepada bawahannya lagi yaitu dimana perusahaan dipimpin oleh Plant Head dengan dibantu 1 Section Head Utility dan 11 Supervisor. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
PLANT HEAD DGM PLANT ADMIN SM RnD dan QA GM FURTHER Asst. Prod. Manager
SAUSAGE Asst. Prod. Manager
SLAUGHTERHOUSE Asst. Prod. Manager
P & GA Supervisor WAREHOUSE Supervisor UTILITY Section Head MAINTENANCE Supervisor SIPIL & WWT Supervisor PPIC (SH) (SP & FP ) PURCHASING Supervisor LOGISTIK Staff QC LAB Supervisor FOREMAN ( admin ) FOREMAN ( admin ) FOREMAN ( admin ) FOREMAN ( admin ) FOREMAN ( admin ) FOREMAN ( admin ) FOREMAN ( Personnel ) ( GA ) SUPERVISOR ( Spv Cut Up ) ( Spv Evist ) ( ADM ) FOREMAN ( admin ) FOREMAN ( SH ) ( SP & FP ) ( SH ) ( LAB )
FOREMAN FOREMAN FOREMAN STAFF STAFF
FOREMAN
( SH ) ( SH ) ( SP & FP )
( SH )
OPERATOR OPERATOR OPERATOR
( Evisc ) ( Griller ) ( evist ) ( Cut Up ) ( ABF & Packing )
( Defethering )
TECHNICIAN
TECHNICIAN QC
INSPECTOR
OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING OUTSOURCHING
4.2 Tinjauan Kegiatan di PT Charoen Pokphand Indonesia – Salatiga 4.2.1 Warehouse
Warehouse merupakan sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan barang baik berupa raw material maupun barang jadi. Terdapat 6 divisi warehouse pada PT CPI Salatiga, di antaranya adalah :
Warehouse Finished Goods merupakan warehouse untuk penyimpanan produk jadi, dimana terdapat produk jadi dari produksi PT CPI Salatiga dan produk jadi yang dikirimkan dari PT CPI Cikande. Setelah dalam proses penyimpanan, produk jadi tersebut didistribusikan ke PT Prima Food Indonesia dank e distributor-distributor lainnya.
Warehouse Seasoning & Premix merupakan warehouse penyimpanan seasoning (bahan baku) seperti tepung terigu, tepung beras, breadcrumb, dsb, serta premix (bumbu) yang sudah berupa campuran dari beberapa bumbu.
Warehouse Packaging merupakan warehouse untuk penyimpanan barang – barang kemasan (packaging) produk jadi seperti karton, kardus, pita perekat, dsb. Selain itu terdapat juga barang – barang perlengkapan kerja seperti sepatu boot, hair net, baju seragam, apron, dll.
Warehouse Store Room merupakan warehouse yang berisi spare part untuk mesin
– mesin produksi, pengolahan limbah, dll.
Warehouse Meat Frozen merupakan warehouse untuk tempat pembekuan daging hasil olahan departemen produksi slaughter yang selanjutnya dipergunakan untuk produksi further dan sausage atau langsung dikirimkan pada konsumen seperti KFC, CFC, Mr. Burger, dll. Suhu pada warehouse meat frozen maksimum - 18° C.
Warehouse Chill Room hampir sama dengan meat frozen, hanya saja fungsi warehouse chill room ini hanya sebagai pendingin daging saja, dengan suhu 0° - 5° C.
