BAB III PERANCANGAN SISTEM
3.1 Identifikasi Permasalahan dan Analisa Kebutuhan Sistem
Sektor Akuntansi merupakan bagian penting dalam suatu kegiatan hidup organisasi. Peranan akuntansi dalam suatu organisasi yakni membantu pihak manajemen untuk mengambil keputusan atas pengendalian keuangan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi. Sehingga informasi yang dihasilkan oleh sektor akuntansi merupakan informasi yang memiliki pengaruh kuat dalam menentukan laju perkembangan suatu organisasi dalam berbagai aspek.
Analisa terhadap siklus akuntansi yang berlaku umum perlu dilakukan untuk dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sektor akuntansi. Mengacu pada Sub Bab 2.2, dan mengingat sensitifitas data yang diolah oleh sektor akuntansi, maka terdapat 2 kebutuhan utama, yaitu (1) kebutuhan manajemen data keuangan yang terintegrasi, dan (2) kebutuhan manajemen keamanan informasi keuangan.
Kebutuhan manajemen data keuangan yang terintegrasi berkaitan dengan proses pengolahan data keuangan yang menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan. Dimana, data yang akan diolah saling berkaitan mulai dari penjurnalan hingga penyusunan laporan keuangan. Sedangkan manajemen keamanan informasi keuangan berkaitan dengan privasi dan kerahasiaan data sehingga informasi yang diberikan sesuai dengan ketentuan pengguna yang berhak melakukan akses terhadap informasi.
3.1.1 Kebutuhan manajemen data keuangan
Kebutuhan manajemen data keuangan meliputi 5 aspek, antara lain sebagai berikut:
1. Manajemen Daftar Akun
Pada dasarnya tidak ada aturan baku dalam penyusunan daftar akun. Seorang akuntan bebas menyusun daftar akun sesuai dengan kebutuhan organisasi. Seorang akuntan juga bebas menentukan apakah daftar akun yang akan dibuat adalah daftar akun yang rinci ataupun sederhana. Semakin detil atau rinci daftar akun, semakin baik pencatatan akuntansi yang akan dilakukan.
Dalam sebuah periode akuntansi, akun memiliki peranan penting untuk mewakili dan menyimpan nilai riil dari suatu kondisi aktiva, kewajiban, modal, pendapatan, dan beban. Sebagai contoh akun hutang bank BCL mencerminkan besar hutang suatu organisasi terhadap bank BCL. Sehingga dapat dikatakan akun merupakan bagian paling penting dalam transaksi akuntansi. Dengan demikian perlu adanya sebuah fitur yang dapat memungkinkan pengguna untuk menyusun daftar akun (Chart Of Account). Sedangkan bersesuaian dengan sub bab 2.2.2, dan praktek penggunaan akun dalam transaksi penjurnalan, maka diperlukan fitur manajemen akun yang memungkinkan pengguna untuk dapat melakukan pemilihan tipe dari suatu akun.
Oleh karena adanya kebutuhan di atas, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu memberikan solusi dalam pengelolaan daftar akun. Sistem komputasi akuntansi keuangan memiliki fitur manajemen daftar akun yang mampu menyediakan media bagi akuntan untuk menyusun, dan mengatur akun- akun yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan. Termasuk di dalamnya
menentukan nama akun, saldo normal akun, kelompok akun, dan tipe akun. 2. Manajemen Periode Buku
Sebuah siklus akuntansi dimulai dengan tahap pembukaan buku, dan diakhiri dengan tahap penutupan buku. Periode buku merupakan jangka waktu dari sebuah siklus akuntansi. Panjang periode buku pada tiap-tiap organisasi berbeda sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pernyataan tersebut dibutuhkan sebuah fitur yang mampu melakukan manajemen periode buku.
Melalui fitur manajemen periode buku, pengguna dapat menentukan panjang periode sesuai dengan kebutuhan periode akuntansi yang sebenarnya. Pengguna juga dapat menentukan awal dari periode akuntansi berjalan hingga akhir dari sebuah periode akuntansi. Sedangkan melalui fitur penutupan buku pengguna dapat melakukan penutupan dari periode yang berjalan, menutup akun- akun prive, beban, pendapatan, dan mengaktifkan fitur penyusunan laporan keuangan.
3. Penjurnalan Transaksi
Proses penjurnalan merupakan proses utama yang ada dalam sebuah siklus akuntansi, semua data transaksi yang ada akan dijurnalkan terlebih dahulu agar dapat digunakan sebagai sumber data laporan keuangan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah fitur yang dapat membantu pengguna untuk melakukan penjurnalan.
Dalam melakukan penjurnalan pengguna harus terlebih dahulu memilah jurnal berdasarkan transaksinya, di mana tiap jurnal yang tersebut (lihat pada sub bab 2.2.4) hanya melibatkan akun-akun tertentu sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Sebagai contoh jurnal penerimaan kas pada sebelah debet ditempati
oleh akun-akun yang bersifat dapat diterima secara tunai (seperti akun kas maupun bank). Berdasarkan kebutuhan tersebut fitur input jurnal yang akan dibuat harus dapat melakukan pemilahan akun yang akan digunakan dalam transaksi penjurnalan sesuai dengan tipe jurnal.
Beberapa transaksi yang dilakukan oleh pengguna dapat merupakan transaksi yang sifatnya periodik. Transaksi yang bersifat periodik adalah transaksi yang selalu dilakukan pada tiap periode. Sebagai contoh, transaksi pembayaran gaji pegawai dimana setiap periode pembayaran gaji pegawai selalu dilakukan. Untuk membantu pengguna dalam mempercepat penginputan transaksi yang bersifat periodik maka diperlukan sebuah fitur pembuatan template jurnal, di mana melalui fitur pembuatan template jurnal, pengguna dapat menentukan akun- akun yang akan ditransaksikan secara periodik dan dapat langsung menggunakan template tersebut pada transaksi.
Melalui fitur input jurnal, akun-akun yang dapat digunakan dalam sebuah transaksi akan dipilah berdasarkan jenis transaksinya. Sehingga pengguna dapat terbantu dalam hal pemilahan akun-akun yang ada. Sedangkan melalui fitur template jurnal pengguna dapat menyimpan template jurnal yang dibutuhkan dan dapat menggunakan template jurnal tersebut ke dalam fitur input jurnal.
4. Ayat Jurnal Penyesuaian
Pada akhir periode dari sebuah siklus akuntansi beberapa akun yang ada harus disesuaikan. Sehingga akun-akun yang ada pada neraca saldo mencerminkan saldo sebenarnya. Berdasarkan pernyataan tersebut terdapat kebutuhan fitur inputan jurnal penyesuaian yang dapat membantu pengguna dalam melakukan penyesuaian. Tidak hanya itu untuk dapat membatu pengguna
mempercepat penginputan transaksi penyesuaian yang bersifat periodik maka fitur inputan jurnal penyesuaian juga harus dapat mengaplikasikan fitur template jurnal yang ada.
Melalui sistem komputasi akuntansi keuangan, pengguna dapat melakukan penyesuaian terhadap akun-akun yang perlu disesuaikan dan pengguna dapat mengaplikasikan template jurnal yang telah dibuat ke dalam fitur inputan jurnal penyesuaian.
5. Penyusunan Laporan
Penyusunan laporan keuangan merupakan tahap terakhir dari siklus akuntansi. Melalui laporan keuangan yang dihasilkan tiap periode, pihak manajemen sebuah organisasi dapat menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil berdasarkan kondisi keuangan sebuah organisasi.
Selain melakukan pencetakan laporan keuangan standar (Laporan Rugi Laba, Laporan Perubahan Modal, Neraca, Laporan Arus Kas, dan Catatan Atas Laporan Keuangan) terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan yaitu, (1) penguna dapat melakukan pencetakan jurnal dan buku besar sebagai dasar pengecekan apakah suatu transaksi pernah dijurnal sebelumnya atau tidak, (2) penggguna dapat melakukan pencetakan neraca saldo percobaan sebagai bahan pertimbangan pengguna untuk melakukan transaksi penyesuaian pada periode tersebut, (3) pengguna dapat melakukan pencetakan neraca lajur sebagai dasar pengecekan laporan keuangan standar yang akan dicetak.
Adanya kebutuhan pencetakan data laporan keuangan standar dan pencetakan data transaksi keuangan, mengakibatkan adanya kebutuhan akan sebuah sistem komputasi yang mampu memberikan layanan pencetakan data
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna.
Sistem komputasi akuntansi keuangan memiliki fitur-fitur yang dapat digunakan untuk melakukan pencetakan data informasi keuangan seperti, cetak jurnal, cetak buku besar, cetak neraca saldo percobaan, cetak neraca saldo, cetak laporan laba rugi, cetak laporan perubahan modal, cetak neraca, cetak laporan arus kas dan cetak catatan atas laporan keuangan.
3.1.2 Kebutuhan keamanan informasi keuangan
Keamanan komputer atau computer security pada umumnya mencakup tiga aspek, yaitu privacy, integrity, dan authentication. Kebutuhan akan keamanan informasi dalam sektor akuntansi perlu diperhatikan mengingat sensitifitas data yang diolah dan informasi yang dihasilkan oleh sektor akuntansi. Dengan demikian, sistem komputasi akuntansi keuangan perlu untuk memperhatikan aspek-aspek keamanan tersebut.
1. Privacy
Hal utama dari aspek privacy adalah bagaimana untuk menjaga informasi dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian perlu adanya sebuah batasan akses yang telah ditentukan sehingga informasi dapat sampai kepada pengguna yang berhak untuk mengakses informasi.
Melalui sistem komputasi akuntansi keuangan, pengguna dibatasi oleh login username dan password terhadap aplikasi sebelum dapat mengakses semua fitur yang berada di dalamnya. Pengguna yang belum terdaftar, tidak dapat mengakses aplikasi tersebut. Pengguna akan diberikan password default dan harus mengganti password mereka setelah login ke dalam aplikasi. Password setiap
pengguna ini akan dienkripsi sebelum disimpan dalam basis data. Hal ini dilakukan untuk menjaga privacy setiap penggunanya. Administrator aplikasi dan basis data pun tidak akan dapat mengetahui password pengguna. Mereka hanya dapat me-reset ulang password pengguna menjadi password default apabila seorang pengguna lupa terhadap password mereka. Masing-masing pengguna akan dicatat ke dalam tabel log apabila pengguna melakukan transaksi dalam aplikasi. Nama pengguna dan deskripsi mengenai pencatatan ke dalam log ini akan dilakukan enkripsi dan hanya dapat ditampilkan pada sebuah form pencatatan log. Hal ini untuk mencegah manipulasi data dan deskripsinya pada tabel log. Dalam hal ini aspek privacy sistem benar-benar diperhatikan pada saat aplikasi mulai dijalankan.
Setiap pengguna memiliki level akses yang telah ditentukan oleh administrator aplikasi. Setiap level akses dapat memiliki hak akses yang berbeda- beda dalam kaitannya dengan fitur-fitur yang dapat diakses berdasarkan level akses tersebut. Oleh karena itu, hanya pengguna yang terotorisasi yang dapat mengakses aplikasi.
2. Integrity
Integrity berkaitan dengan perubahan informasi. Informasi tidak boleh diubah tanpa izin pemilik informasi. Dalam sebuah departemen akuntansi dalam organisasi ada pembatasan, misalnya seorang staf EDP dibatasi hanya dapat melakukan inputan jurnal namun tidak dengan manajemen daftar akun. Seorang manajer dibatasi hanya dapat mengakses laporan keuangan.
Melalui fitur pengelompokan pengguna atau level akses yang ada pada sistem komputasi akuntansi keuangan, perubahan informasi hanya dapat
dilakukan oleh level yang berhak mengubah saja. Misalnya level akses staff EDP berhak memiliki akses untuk melakukan penjurnalan. Setiap perubahan yang dilakukan akan tercatat pada tabel log di basis data berdasarkan username pengguna tersebut. Manipulasi data (DML) seperti penyimpanan, pengubahan dan penghapusan data yang dilakukan oleh setiap pengguna akan tercatat pada tabel (log) basis data yang hanya dapat ditampilkan pada form pencatatan log pada aplikasi. Pada form pencatatan log akan ditampilkan username pengguna yang melakukan manipulasi data, waktu pada saat pengguna melakukan perubahan data tersebut, dan deskripsi mengenai perubahan yang telah dilakukan oleh pengguna. Dengan demikian aspek integritas informasi yang ada pada sistem informasi akuntansi keuangan dapat terjaga.
3. Authentication
Authentication berhubungan dengan akses terhadap informasi. Autentikasi berfungsi untuk meyakinkan bahwa orang yang mengakses atau memberikan informasi adalah benar orang yang memiliki hak untuk melakukan itu. Pada sektor akuntansi, informasi laporan keuangan seperti laporan laba rugi hanya boleh diakses untuk pihak manajemen suatu organisasi saja. Oleh karena itu, pengguna yang ingin mengakses informasi laporan keuangan harus terdaftar sebagai anggota manajemen organisasi yang bersangkutan.
Melalui fitur aplikasi dan level akses pengguna, maka hanya pengguna yang terotorisasi pada organisasi yang dapat mengakses aplikasi. Selain itu akses informasi dapat dibatasi oleh level akses. Setiap level akses akan ditentukan fitur apa saja yang dapat mereka akses. Pada gambar 3.1 merupakan bentuk pemetaan pengaturan pengguna dan fitur pada level akses.
Gambar 3.1 Pemetaan pengaturan pengguna dan fitur pada level akses
Masing-masing level akses terdiri dari fitur-fitur apa saja yang dapat diakses. Satu level akses ini dapat terdiri dari beberapa pengguna. Misalnya Adi, Budi dan Cintya berada pada level akses manajer. Pengguna yang berada pada level akses manajer dapat mengakses informasi laporan keuangan. Sedangkan pengguna yang berada pada level akses staf EDP dapat mengakses input jurnal.