Proses identifikasi sistem dilakukan untuk menggali permasalahan yang terjadi. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada divisi Refinery diperoleh bahwa teknologi yang ada kurang memadai, karena pengolahan data yang ada masih konvensional dan tidak terstruktur. Data yang disajikan sering tidak lengkap ataupun tidak kontinyu dan tidak berurutan. Data yang tersebar pada daerah Jawa dan Sumatera tidak dikelola secara terpusat. Data yang tersedia kadang-kadang bukan data terkini (tidak aktual). Untuk membantu dalam proses pengolahan data pada divisi Refinery, maka dibuatlah sistem informasi manajemen basis data yang dapat diakses melalui jaringan internet. Hal ini dapat membantu divisi Refinery, khususnya pihak Division Head dalam melihat hasil pengolahan data sehingga dapat melihat informasi data tanpa harus datang ke bagian pengolahan data. Dalam penelusuran informasinya dibuatlah menu-menu pilihan.
Division Head dalam pengambilan keputusan membutuhkan dukungan data dari manajer marketing berupa data distributor dan data penjualan, dari manajer produksi berupa data produksi, serta dari manajer administrasi berupa data logistik. Manajer marketing mendapatkan data dari masing-masing regional sales yaitu dari daerah Jawa dan daerah Sumatera. Manajer produksi mendapatkan data produksi dari kepala pabrik yang berada di Medan, Sumatera Utara. Manajer administrasi mendapatkan data logistik dari bagian logistik yang berada di Jakarta (Jawa) dan Medan (Sumatera). Secara struktural fungsi masing-masing bagian ini dapat dilihat pada struktur organisasi divisi Refinery PT Astra Agro Lestari Tbk (Lampiran 4). Pimpinan tertinggi divisi Refinery PT Astra Agro Lestari Tbk adalah Division Head. Fungsi Division Head yaitu untuk mengkoordinasikan seluruh manajer agar mencapai tujuan perusahaan, menetapkan sasaran yang cukup luas, memahami kendala yang terjadi dan merumuskan kembali kebijakan yang ditetapkan. Selain itu, Division Head berfungsi untuk memastikan bahwa strategi perusahaan berjalan dengan baik sehingga visi dan misi terwujud sesuai rencana.
Divisi Refinery yang dipimpin oleh seorang Division Head, mempunyai 3 departemen adalah produksi (pabrik), administrasi (logistik), dan marketing.
Masing-masing departemen dikepalai oleh seorang manajer yang mana dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh beberapa asisten. Departemen produksi, marketing, serta administrasi memiliki keterkaitan satu sama lain, seperti misalnya departemen marketing memberikan informasi mengenai prakiraan permintaan pasar kepada departemen produksi untuk dijadikan dasar dalam menentukan rencana produksi. Departemen administrasi bekerja sama dengan departemen produksi dalam hal penentuan besaran stok minimum agar pasar tidak kekurangan dan stok maksimum sesuai dengan fasilitas yang tersedia. Besaran stok minimum dan maksimum ini juga akan dijadikan acuan oleh departemen produksi dalam menyusun perencanaan produksi.
Departemen produksi dipimpin oleh seorang manajer produksi yang mempunyai tugas utama memimpin dan mengurus semua aspek kegiatan produksi sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha untuk meningkatkan efisiensi pabrik. Manajer produksi membawahi kepala pabrik dan kepala tata usaha. Kepala pabrik bertanggung jawab atas persediaan bahan baku, mutu produk yang dihasilkan, serta kelancaran proses produksi.
Departemen administrasi dipimpin oleh seorang manajer administrasi yang membawahi bagian logistik dan bagian transportasi. Bagian logistik mengatur persediaan atau stok barang jadi atau bahan baku, dan bagian transportasi memonitor kelancaran pengiriman barang ke area yang ditentukan.
Departemen marketing dikepalai oleh seorang manajer marketing memiliki tiga sub-departemen, yaitu dua regional sales, dan sub-departemen marketing and sales. Manajer marketing bertanggung jawab terhadap kelancaran penjualan, membuat target dan perencanaan penjualan, serta menetapkan strategi pemasaran seperti melakukan promosi, mengembangkan area pemasaran, dan lain-lain.
Saat ini pemasaran minyak goreng Cap Sendok baru mencakup wilayah Sumatera dan Jawa, sehingga regional sales tersebut masing-masing bertanggung jawab atas pemasaran dan penjualan untuk daerah Sumatera dan daerah Jawa. Selanjutnya, masing-masing regional sales membawahi beberapa area penjualan. Regional sales untuk Sumatera membawahi supervisor area Sumatera bagian utara dan Sumatera bagian tengah, sedangkan regional sales untuk Jawa membawahi supervisor area Jakarta dan Jawa Barat, Jawa Timur dan Jawa Tengah.
Sub-departemen marketing and sales suport membawahi bagian sales promotion, market research, dan administration computer and data center. Bagian sales promotion membuat perencanaan dan menjalankan kegiatan promosi penjualan minyak goreng Cap Sendok. Bagian market research melakukan survei atau riset berdasarkan tujuan pemasaran yang ingin dicapai. Bagian administration computer and data center bertugas mengumpulkan data guna keperluan pemasaran dan penjualan produk dengan didukung oleh sistem informasi.
Divisi Refinery adalah salah satu bagian dari PT Astra Agro Lestari, Tbk yang bergerak dalam pengolahan serta penjualan dan pemasaran minyak goreng yang merupakan salah satu turunan dari minyak kelapa sawit (CPO). Divisi Refinery mempunyai visi, misi, serta tujuan sendiri yang mendukung perusahaan.
Visi divisi Refinery adalah “Menjadi Salah Satu Pemain Utama dalam Pemasaran Minyak Goreng”. Misi dari divisi Refinery adalah “Menghasilkan Produk Turunan dari Minyak Kelapa Sawit yang Memiliki Nilai Lebih dibandingkan Kompetitor dan Disukai oleh Masyarakat”. Misi ini memiliki tujuan yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
1) Menghasilkan Produk Turunan dari Minyak Kelapa Sawit,
Divisi Refinery disiapkan menjadi divisi yang akan memproduksi berbagai produk turunan minyak kelapa sawit yang salah satunya adalah minyak goreng. Hal ini sejalan dengan strategi PT AAL sebagai level korporat yang ingin memasuki downstream industry kelapa sawit dengan diversifikasi produk yang beragam, karena PT AAL memiliki bahan baku minyak kelapa sawit yang cukup besar. 2) Memiliki Nilai Lebih Dibanding Kompetitor
Misi ini diturunkan dari misi inovatif korporat yang mana divisi Refinery dituntut untuk inovatif dalam menghadirkan produk-produknya bagi konsumen agar memiliki nilai lebih dibanding kompetitor dan sesuai dengan misi korporat untuk menjadi role model.
3) Disukai Masyarakat
Untuk mendapatkan pelanggan, divisi Refinery selain memberikan nilai lebih dalam produknya, juga harus disukai masyarakat, baik dari sisi produk akhirnya, proses produksinya yang ramah lingkungan maupun pelayanannya kepada pelanggan.