PENGOLAHAN DATA
4.7 Implementasi Database
Ada beberapa perubahan dalam sistem informasi pada PT “X”, antara lain :
1. Proses penyimpanan menjadi sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi. Memudahkan dalam meng-input dan mencari data.
2. Pencatatan yang awalnya dilakukan beberapa kali, sekarang hanya cukup sekali saja.
3. Meminimalkan jumlah rangkapan form laporan yang di gunakan.
4.8 Input
Menu input adalah menu yang digunakan menginput dan mengedit data pada master data, seperti data di bawah ini :
Tabel 4.8 Ringkasan deskripsi Input
Tabel Deskripsi
Nama Supplier Tabel untuk mengetahui nama supplier
No Telp Supplier Tabel untuk mengetahui nomor telepon supplier Alamat Supplier Tabel untuk mengetahui alamat supplier Nama Barang Tabel untuk nama bahan baku
Kualitas Tabel untuk mengetahui kualitas bahan baku biji plastik Warna Tabel untuk mengedit warna dari bahan baku pigmen Nama Operator
Tabel untuk nama operator yang bertanggung jawab pada mesin injection
4.9 Proses
Pada bagian proses ini meliputi pengeditan dan penambahan data sehingga dapat diproses agar mengalami perubahan maupun mengalami perhitungan otomatis. Pada bagian proses ini terdapat beberapa aturan yang telah diterapkan oleh database sehingga dapat mencegah serta meminimalkan terjadinya kesalahan. Berikut merupakan rincian beberapa proses :
Tabel 4.9 Ringkasan deskripsi Proses
Tabel Deskripsi
Pemesanan
Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data pemesanan
Gudang
Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data bahan baku
Mesin
Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan rencana produksi untuk mesin
WIP
Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data barang setengah jadi
Barang Jadi
Pada bagian proses ini terdiri dari menginput data, mengedit dan menambahkan data barang jadi
Notif Periode Order
Pada bagian proses ini terdapat peringatan apabila bahan baku mencapai periode pemesanan berdasarkan EOQ
4.10 Output
Menu output merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan laporan yang akan diprint. Masing-masing laporan merupakan print out dari penginputan data. Pada bgian output ini akan dibedakan menjadi dua macam yaitu laporan yang bersifat komputerisasi dan manual. Hal ini dikarenakan terdapatnya form tambahan baru sebagai pelengkap untuk memudahkan dalam pengawasan di lantai produksi. Berikut merupakan rincian beberapa output :
Tabel 4.10 Ringkasan deskripsi Output
Tabel Deskripsi
Pemesanan
Laporan berisi nama barang, jumlah, harga dan waktu pemesanan dari supplier
Gudang
Laporan berisi stok dari tiap bahan baku, WIP dan barang jadi
Mesin
Laporan produktivitas mesin dan operator yang mengoperasikan
Barang jadi laporan untuk mengetahui pengiriman produk Notif Periode
Order
Laporan untuk mengetahui bahwa bahan baku mencapai waktu pemesanan
BAB 5
ANALISA
Pada bab 5 ini didapat hasil perhitungan untuk pengendalian persediaan metode usulan yaitu menggunakan metode Jointly Order untuk tahun 2013 dan penerapan sistem informasi manajemen yang selanjutnya akan dibandingkan dengan metode mula-mula, yaitu metode yang diterapkan oleh perusahaan. Perbandingan dapat kita lihat sebagai berikut:
5. 1 Hasil perhitungan pengendalian persediaan bahan baku Biji Plastik.
Tabel 5.1 Tabel Rangkuman data Biji Plastik Tahun 2013
Tahun 2013 Metode mula-mula Biji Plastik A1 Biji Plastik A2 Biji Plastik A3 Permintaan ( R ) 86749 51112 79558 Harga ( P ) 26000 15000 23000 Fixed cost ( C ) 3000000 3000000 3000000 Var cost ( c ) 1000 1000 1000 Pemesanan bersama ( M ) 11 7 9 Biaya simpan ( H ) 0,1 0,1 0,1
Optimal Order Size ( Q ) 7886 7302 8840 Cycle Inventory ( Q/2 ) 3943 3651 4420
Tabel 5.1(lanjutan) Tabel Rangkuman data Biji Plastik Tahun 2013
Dari tabel diatas didapat frekuensi pemesanan bersama yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan yaitu 9 kali / tahun dengan jumlah pemesanan tiap jumlah biji plastik sesuai dengan Optimal Order Size masing-masing, dan sesuai dengan perhitungan total cost (di bab 4), metode ini menghemat biaya sebesar Rp 57.648.741,30 / tahun (sekitar ±2%).
Tahun 2013 Metode Usulan Biji Plastik A1 Biji Plastik A2 Biji Plastik A3 Permintaan ( R ) 86749 51112 79558 Harga ( P ) 26000 15000 23000 Fixed cost ( C ) 3000000 3000000 3000000 Var cost ( c ) 1000 1000 1000 Pemesanan bersama( M ) 9 9 9 Biaya simpan ( H ) 0.1 0.1 0.1
Optimal Order Size ( Q ) 9639 5679 8840
Cycle Inventory ( Q/2 ) 4819 2840 4420
5. 2 Hasil perhitungan pengendalian persediaan bahan baku Pigmen.
Tabel 5.2 Tabel Rangkuman data Pigmen Tahun 2013
Tahun 2013 Metode
Mula-mula Pigmen Merah Pigmen Hijau Pigmen Biru
Permintaan 26679 25988 25860 Harga 17500 18000 15000 Fixed cost 750000 750000 750000 Var cost 1000 1000 1000 Pemesanan bersama 8 7 8 Biaya simpan 0.1 0.1 0.1
Optimal Order Size 3335 3713 3233
Cycle Inventory 1667 1856 1616
Reorder Point 513 500 497
Tahun 2013 Metode
Usulan Pigmen Merah Pigmen Hijau Pigmen Biru
Permintaan 86749 51112 79558 Harga 26000 15000 23000 Fixed cost 3000000 3000000 3000000 Var cost 1000 1000 1000 Pemesanan bersama 9 9 9 Biaya simpan 0.1 0.1 0.1
Optimal Order Size 9639 5679 8840
Cycle Inventory 4819 2840 4420
Reorder Point 1668 983 1530
Dari tabel diatas didapat frekuensi pemesanan bersama yaitu 9 kali / tahun dengan jumlah pemesanan tiap jumlah pigmen sesuai dengan Optimal Order Size masing-masing, dan sesuai dengan perhitungan total cost (di bab 4), metode ini menghemat biaya sebesar Rp 11.139.664,29/ tahun (sekitar ±1.5%).
5. 3 Hasil perhitungan pengendalian persediaan bahan baku Bottle.
Untuk bahan baku bottle ini digunakan metode EOQ ( Economic Order Quantity) karena hanya mempunyai satu jenis barang yang dikirim oleh supplier tersebut. Berikut hasil perhitungan menggunakan EOQ dan perbandingan dengan metode mula-mula : EOQ = ( 2.R.C / P.l )0.5 = ( 2 x 398.941 x 85.000.000 / 42.500 x 0.1 )0.5 = 89.325 buah Frekuensi pemesanan = 398.941 / 89.325 = 4.47 kali
Didapat 89.325 buah bottle / pemesanan, dan frekuensi pemesanan yang sebaiknya dilakukan perusahaan adalah sebanyak 5 kali / tahun. Penghematan yang dihasilkan sebesar Rp 85.000.000,- / tahun ( sekitar ±17%).
5. 4 Identifikasi Sistem Sekarang ( Current System Identification).
Saat ini sistem informasi di PT “X” masih dilakukan secara
manual, dimana terjadi ketidak efisien-an didalam lantai produksi. Berikut kondisi sistem sekarang :
a. Pencatatan dan penyimpanan dokumentasi secara manual.
Sistem pencatatan dan perekapan data untuk laporan produksi masih di lakukan pada form-form. Hal ini menyebabkan besar resiko terhadap terselip atau bahkan hilangnya form tersebut.
b. Tidak terdapat sistem back up file
Karena pencatatan masih memakai sistem manual, maka rekapan data masa lalu hanya berupa laporan-laporan yang jika hilang harus mencari yang memakan banyak waktu.
c. Tidak terdapat jaringan informasi
Tanpa jaringan informasi, tiap departemen harus menunggu factory manager untuk merekap laporan tersebut, yang menjadikan hal ini kurang efektif secara waktu. Dengan kata lain kecepatan informasi supaya dapat diperoleh pihak lain masih kurang optimal.
5. 5 Usulan perbaikan sistem informasi (Suggested System).
Setelah menganalisa sistem yang dipakai perusahaan, dapat dilakukan usulan perbaikan terhadap sistem yang baru. Berikut beberapa usulan untuk perbaikan sistem yang lama, antara lain :
a. Kecepatan dalam mengakses
Jika sistem yang semula digunakan dirubah menjadi komputerisasi, maka tiap departemen dapat mengaksesnya sewaktu-waktu secara cepat tanpa menunggu laporan akhir.
b. Terdapat backup file
Jika form atau laporan terselip, maka tidak perlu menghabiskan waktu dalam melakukan pencarian, karena data telah tersimpan rapi dalam database.
c. Adanya notif untuk periode pemesanan.
Dalam sistem yang baru ini, nanti akan terdapat peringatan atau note untuk mengingatkan waktu penjadwalan pemesanan saat memasuki periode waktu tertentu (sesuai dengan peridoe perhitungan metode jointly order).